Als u een oprichter of leidinggevende bent, voelt het alsof u elke dag duizenden kleine beslissingen moet nemen. U staat op met een plan, maar binnen een uur wordt u meegesleept in discussies, stapelen de goedkeuringsverzoeken zich op en is wat om 8 uur 's ochtends nog urgent leek, om 11 uur alweer vergeten. Tegen lunchtijd is het moeilijk te zeggen waar u eigenlijk eerst aan moet werken.
Deze kloof weerspiegelt precies wat ik in mijn eigen werkstroom zag. Ik realiseerde me dat de tools die ik gebruikte – takenlijsten, borden, dashboards – me vertelden wat er was, maar niet wat vandaag belangrijk was. Toen ben ik op zoek gegaan naar een nieuw soort teamgenoot om me daarbij te helpen.
Een AI-teamgenoot binnen ClickUp: een Daily Focus Super Agent die is ontwikkeld voor het prioriteren van taken met AI.
In tegenstelling tot geïsoleerde AI-assistenten bevinden Super Agents zich in uw ClickUp-werkruimte, waar ze beschikken over de echte context van uw werk – taken, documenten, chats, deadlines en activiteiten bij elkaar – en kunnen ze helpen om prioriteiten op een voor mensen begrijpelijke manier naar voren te brengen.
Over mij: een ClickUp Verified Consultant en efficiëntie-expert
Ik ben Yvonne "Yvi" Heimann, een ClickUp Verified Consultant en coach op het gebied van bedrijfsefficiëntie, en ik ken deze worsteling maar al te goed. In een recent webinar van de ClickUp-community heb ik gedeeld hoe ik ClickUp Super Agents gebruik voor mijn bedrijf.
In dit bericht leg ik uit hoe ik een Daily Focus Super Agent gebruik om:
- Sla vergaderingen over die 'ook via een bericht hadden kunnen worden afgehandeld'.
- Breng naar voren wat echt belangrijk is wanneer het belangrijk is.
- Verander versnipperde activiteiten in een eenvoudige, bruikbare focuslijst.
Het gaat er niet om managers te vervangen of uw business aan AI over te dragen. Super Agents zijn er om u te helpen sneller beslissingen te nemen en te weten waar u zich vervolgens op moet richten, niet om uw business voor u te runnen.
📚 Lees ook: Hoe u prioriteiten stelt in uw werk
Waarom taakprioritering met AI belangrijk is voor moderne teams
De afgelopen jaren is de hoeveelheid werk die teams moeten verzetten explosief toegenomen. 40% van ons kenniswerkers schakelt dagelijks tussen meer dan 26 tools, en bijna 60% van een normale werkweek wordt besteed aan 'werk rondom werk'. Denk daarbij aan coördinatie, contextwisselingen en statusupdates in plaats van daadwerkelijke uitvoering.
Productiviteit gaat niet altijd alleen om het uitvoeren van meer taken. Het gaat om het betrouwbaar beantwoorden van één dagelijkse vraag: "Waar moet ik eerst aan werken?" Traditionele takenlijsten en dashboards kunnen alles weergeven wat binnenkort moet gebeuren, maar ze begrijpen de context niet.
Zelfs met goed opgebouwde Spaces, Lijsten en werkstroom blijft er een kloof bestaan tussen wat er in ClickUp staat en wat er daadwerkelijk wordt gedaan. Het werk loopt niet vast omdat het systeem niet werkt, maar omdat:
- Niemand brengt consequent de belangrijkste volgende stappen naar voren.
- Beslissingen en goedkeuringen blijven hangen in commentaarthreads
- Eigenaren realiseren zich niet altijd dat iets geblokkeerd is of vandaag moet gebeuren.
Dat is precies waarom AI-taakprioritering aan populariteit wint.
Het vermindert de cognitieve belasting van het kiezen van wat belangrijk is. Het synthetiseert context uit meerdere bronnen en past consistente beslissingsregels toe.
En dat is wat een Daily Focus Super Agent mogelijk maakt. Mijn doel was dus om deze Super Agent te creëren die fungeert als een professionele operationele assistent, die ervoor zorgt dat niets belangrijks verloren gaat in de drukte.
Hoe ClickUp Super Agents taakprioritering met AI mogelijk maken
Toen ik voor het eerst hoorde over ClickUp Super Agents, was ik nieuwsgierig maar voorzichtig. Veel AI-tools lijken een modewoord totdat je ziet of ze in de context van je echte werk kunnen blijven.
ClickUp Super Agents zijn anders omdat ze niet alleen tekst genereren, maar ook de context begrijpen. Ze bevinden zich in uw werkruimte, begrijpen uw toestemmingen en zien taken, chats, documenten, schema's en activiteiten als onderling verbonden elementen van echt werk.
In deze video wordt uitgelegd hoe ze werken:
Voor het prioriteren van taken betekent dit dat uw Super Agent kijkt naar uw daadwerkelijke activiteiten, deadlines en eigendom, en al deze informatie gebruikt om u te helpen door de rommel heen te kijken.
De specifieke Super Agent die ik heb gebouwd, richt zich op één eenvoudige taak: mijn werkruimte scannen en een duidelijke, geprioriteerde lijst leveren van wat vandaag belangrijk is.
Maak kennis met de Super Agent die mij (op de beste manier) commandeert.
Mijn Super Agent bevindt zich in ClickUp, onder het AI-tabblad aan de linkerkant. Daar heb ik wat ik mijn Daily Focus and Delegation Assistant noem gebouwd.
Ik zie het als een operationeel stafchef die nooit slaapt. Zijn taak is eenvoudig maar krachtig:
- Bekijk mijn activiteiten in de werkruimte
- Bepaal wat er vandaag echt belangrijk is
- Bezorg mij rechtstreeks een korte, duidelijke lijst met focuspunten.
Hoe de agent wordt getriggerd
Elke weekdag om precies 8:00 uur 's ochtends wordt de agent automatisch uitgevoerd. Hij wacht niet tot ik eraan denk om op een knop te klikken of een rapport te controleren, maar wordt automatisch geactiveerd, scant wat er gaande is en stelt een nieuw focusbericht op. Naast mijn takenlijst en persoonlijke prioriteiten houdt hij rekening met deadlines, statuswijzigingen, vermeldingen en eigendom, zodat de prioriteitenlijst zeer contextueel is.
Hoe de agent mijn topprioriteiten bepaalt
Elke ochtend open ik ClickUp en zie ik een direct bericht van mijn Super Agent met drie dingen waar ik me vandaag op moet concentreren.
Elke prioriteit omvat:
- Wat het is: De taaknaam, rechtstreeks gekoppeld in ClickUp
- Waarom vandaag: Een uitleg in één zin waarom dit nu belangrijk is.
- Hoe dit aan te pakken: Een duidelijk label: Doen, Beslissen of Delegeren
Bovenop het bericht zelf voegt de agent deze drie focustaaken toe aan mijn prioriteiten , zodat ze de hele dag zichtbaar blijven, zelfs als ik ze niet meteen kan aanpakken. Dat maakt dit zo nuttig: het haalt niet alleen taken binnen, maar legt ook de logica achter hun urgentie uit.
Het benadrukt ook een aantal items waar u op moet letten, zonder de hoofdlijst te overschaduwen.
In plaats van weer een dashboard of een eindeloze lijst terug te geven, zet mijn Super Agent deze activiteit om in duidelijke richtlijnen. Dus ik weet dat als ik die drie dingen voor elkaar krijg, ik "verder ben", zonder dat ik me een weg hoef te banen door inboxen, weergaven en borden.
En omdat de agent de focuslijst koppelt aan daadwerkelijke Taken in ClickUp, kan ik direct actie ondernemen. Ik hoef niet te schakelen tussen tools of fragmenten van context aan elkaar te knopen.
📚 Lees ook: Hoe kies je een Super Agent?
Prioritering zonder overbelasting: waarom het stellen van een limiet voor de output deze agent daadwerkelijk bruikbaar maakt
Het is verleidelijk om een AI-agent alles te geven om te bekijken en hem te vragen alles samen te vatten. Maar dat is de snelste manier om de agent – en uzelf – minder effectief te maken.
Daarom is mijn Daily Focus Super Agent opzettelijk beperkt:
- Slechts drie topprioriteiten
- Een aantal "dingen om op te letten"
- Een kleine set duidelijke actelabels
Begin eenvoudig. Begin echt met de drie aandachtspunten en wat u verder nog moet weten. Bouw daar vervolgens op voort.
Er zijn twee belangrijke redenen voor dit ontwerp:
- Te veel output is overweldigend. Als de agent je een heleboel taken geeft, negeer je die net als alle andere luidruchtige notificaties.
- De kwaliteit van de prompts is allesbepalend. De manier waarop je de Super Agent vertelt om beslissingen te nemen – de waarde die je aan dingen toekent, hoe je informatie wilt ontvangen – is de doorslaggevende factor of het echt nuttig is.
Door de limiet te stellen en beslissingsregels te verduidelijken, wordt de agent een betrouwbare stem in plaats van zomaar een waarschuwing.
Hoe AI-taakprioritering met een ClickUp Super Agent de manier waarop u uw dag begint verandert
Vóór deze installatie volgde mijn team een meer traditionele dagelijkse werkwijze: inboxen controleren, borden bekijken, heen en weer schakelen tussen verschillende weergaven en proberen te achterhalen wat het belangrijkst was.
Nu begint de dag anders:
- De Super Agent heeft de werkruimte al gescand.
- De drie belangrijkste prioriteiten komen in mijn DM terecht met context- en actelabels.
- Taaken met hoge prioriteit worden gemarkeerd en gesignaleerd, zodat ze niet verdwijnen.
Ik ben al tijden niet meer zo productief geweest sinds deze Super Agent draait.
Ik ben al tijden niet meer zo productief geweest sinds deze Super Agent draait.
In plaats van de dag chaotisch te beginnen en te proberen dingen uit te zoeken, weet ik:
- Welke beslissingen moet ik nemen?
- Welke taken zijn voor mij nog te doen?
- Welke items moeten worden gedelegeerd?
Dat is de belofte van taakprioritering met AI binnen een geconvergeerde werkruimte zoals ClickUp, die uw taken, documenten, projecten en AI samenbrengt. U hebt minder ruis, meer focus en elke ochtend een lijst met beslissingen die op u wachten.
📚 Lees ook: Hoe bouw je een AI-agent voor betere automatisering?
Hoe u uw eigen Daily Focus Super Agent kunt bouwen (versie 1)
De principes achter mijn Super Agent-configuratie zijn eenvoudig genoeg om door elk team te worden toegepast.
Hier volgt hoe u uw eigen versie één kunt bedenken:
1. Geef de agent één duidelijke taak
Begin met één Super Agent die als enige missie dagelijkse focus heeft, en niet alles tegelijk.
📌 Voorbeelden van duidelijke taken:
- "Vertel me elke weekdag 's ochtends wat mijn drie belangrijkste prioriteiten zijn in de werkruimte."
- "Werk dat vastzit en op mijn beslissing wacht"
- "Markeer goedkeuringen en commentaarthreads waar ik de blokkeerder ben"
Als de taakomschrijving van uw agent vaag is, zal het resultaat ook vaag zijn.
2. Stel de limiet voor de output vast op wat u daadwerkelijk gaat doen
Beperk wat uw agent teruggeeft:
- De drie belangrijkste taken om vandaag op te focussen
- Een korte lijst met aanvullende items om op te letten
- Uitleg in één zin waarom elk belangrijk item vandaag van belang is
Hierdoor blijft de focuslijst kort genoeg om daadwerkelijk te lezen en te gebruiken.
3. Leer de agent hoe u beslissingen neemt
De magie zit niet alleen in wat de Super Agent bekijkt, maar ook in hoe hij is geïnstrueerd om beslissingen te nemen.
Zorg ervoor dat u in uw prompt en configuratie het volgende doet:
- Leg uit welke signalen het belangrijkst zijn (bijvoorbeeld deadlines versus vermeldingen versus statuswijzigingen).
- Maak duidelijk wat 'urgent' echt betekent voor uw team.
- Geef aan welke toon en format u graag in uw dagelijkse DM wilt zien.
Hoe beter de agent uw daadwerkelijke besluitvorming weerspiegelt, hoe meer het voelt als een menselijke assistent die u begrijpt.
4. Begin met één agent en herhaal vervolgens
En tot slot mijn belangrijkste aanbeveling: probeer niet vijf Super Agents tegelijk te bouwen.
- Begin met één dagelijkse focusagent
- Laat het een tijdje draaien.
- Pas de prompt en filters aan naarmate u leert wat wel en niet werkt.
Zodra versie één betrouwbaar werkt, kunt u uitbreiden met extra Super Agents voor werkstroom-processen, focus op teamniveau of rapportage.
💡 Pro-tip: U hoeft geen enkele regel code te schrijven om een Daily Focus Super Agent te bouwen. De natuurlijke taal Super Agent-builder van ClickUp begeleidt u stap voor stap terwijl u beschrijft wat u wilt dat de agent bereikt. Het stelt ook vervolgvragen en verfijnt zijn gedrag rechtstreeks in de AI Hub.
Wanneer je begint met het bouwen van een nieuwe agent vanuit de AI-zijbalk, loodst de builder je door het kiezen van de kennisbronnen van de agent, de instellingen voor triggers (zoals een dagelijks schema) en de vorm van hoe deze over je werk redeneert.
Zodra een Super Agent is aangemaakt, kunt u deze rechtstreeks vanuit het profiel testen en verfijnen door een DM te sturen of deze volgens schema uit te voeren om te zien hoe de output zich ontwikkelt. Aangezien Super Agents de volledige context van uw werkruimte hebben – taken, documenten, chats en schema's – levert het op deze manier configureren echte, relevante inzichten in prioriteiten op.
📚 Lees ook: Voor meer inspiratie over het bouwen van AI-gestuurde werkstroomen in ClickUp, bekijk:
Maak van uw eigen Super Agent de eerste 'vergadering' van uw dag
Het eindresultaat? Super Agents moeten helpen om het werk op gang te houden zonder dat u elke stap hoeft te controleren.
Het eindresultaat? Super Agents moeten helpen om het werk op gang te houden zonder dat u elke stap hoeft te controleren.
Door alles wat al in ClickUp gebeurt – taken, opmerkingen, processen en prioriteiten – om te zetten in een eenvoudige, dagelijkse focusboodschap, kan mijn Super Agent:
- Voorkomt dat cruciaal werk stil komt te liggen
- Vermindert de noodzaak van vergaderingen over status
- Geeft me elke ochtend een rustig, zelfverzekerd startpunt.
Als u klaar bent om dit in uw eigen werkruimte te proberen:
- Definieer één duidelijke taak voor uw eerste Super Agent (dagelijkse focus is een goed begin).
- Beperk de output tot een korte, bruikbare lijst (drie prioriteiten, een paar FYI's).
- Leer het hoe u beslist en herhaal dit vervolgens op basis van wat het meest nuttig lijkt.
Begin klein, blijf doelgericht en laat ClickUp Super Agents de consistente operator worden die uw projecten op gang houdt, zonder dat u nog meer tools of dashboards aan uw drukke dag hoeft toe te voegen.
Probeer ClickUp Super Agents hier gratis uit!
Yvonne Heimann is de oprichter van FemAuthority LLC, CEO van Ask Yvi en maker van de Boss Your Business Academy, waar ze oprichters helpt bij het opzetten van duurzame bedrijven door middel van eenvoudige systemen en AI-aangedreven werkstroom. Als ClickUp-expert en automatiseringsstrateeg is ze gespecialiseerd in het verminderen van handmatig werk, het verbeteren van de uitvoering en het stimuleren van groei met mensgericht ontwerp.