Voelt jouw werkdag aan als Groundhog Day? Je wordt wakker, beantwoordt dezelfde e-mails, werkt handmatig dezelfde spreadsheets bij en doorloopt weer een ronde van goedkeuringen, om het morgen allemaal weer opnieuw te doen.
Veel bedrijven zitten nog vast in het pre-internettijdperk van repetitieve en zieltogende taken die de productiviteit aantasten en vaak leiden tot een burn-out.
De Stepstone Group rapporteerde onlangs dat een gemiddelde fulltime werknemer ongeveer 8.7 uur per week aan repetitieve taken.
Maar hey! Het blijkt dat de overgang naar een geautomatiseerde werkstroom niet zo ingewikkeld is als je dacht ! Dit artikel laat je precies zien hoe je handmatige bedrijfsprocessen kunt automatiseren, tijd kunt besparen, kosten kunt verlagen en productiviteit kunt verhogen.
Samenvatting in 60 seconden
Vraag je je af hoe je handmatige bedrijfsprocessen kunt automatiseren? Dit is een stap-voor-stap proces:
- Identificeer: Identificeer repetitieve, tijdrovende taken binnen uw huidige werkstromen
- Doel: Definieer duidelijke doelen en kies de juiste tools voor automatisering
- Ontwikkelen: Ontwerp en bouw geautomatiseerde workflows die aansluiten bij uw business requirements
- Testen: Houd de prestaties van uw geautomatiseerde processen nauwkeurig bij en verzamel feedback
- Monitor: Verfijn en verbeter uw geautomatiseerde workflows voortdurend op basis van gegevens en feedback
- Samenwerken: Betrek uw team bij het proces en stimuleer hun feedback voor voortdurende verbetering
- Vergeet tot slot niet de hulp in te roepen van AI-gestuurde automatiseringstools zoalsClickUp die automatisering zonder code tot een fluitje van een cent maken!
Handmatige processen begrijpen
Handmatige processen zijn workflows of taken die zonder automatisering of geavanceerde technologie worden uitgevoerd. Deze processen zijn afhankelijk van menselijke inspanning, fysieke hulpmiddelen of basissoftware met minimale interconnectiviteit. Ze zijn meestal arbeidsintensief en vereisen handmatige invoer in elke fase, waardoor ze vatbaar zijn voor inefficiëntie en fouten.
Enkele veelvoorkomende voorbeelden van handmatige processen zijn:
- Invoer van gegevens: Handmatige invoer van gegevens van papieren formulieren of e-mails in spreadsheets of andere systemen
- Factuurverwerking: Het handmatig genereren, verzenden en afstemmen van facturen zonder geautomatiseerde factureringssoftware
- Goedkeuringsworkflows: Fysiek aftekenen of goedkeuringen per e-mail in plaats van digitale, traceerbare systemen
- Onboarding van werknemers: Documenten verzamelen, formulieren invullen en oriëntaties uitvoeren zonder gecentraliseerd platform
- Inventarisbeheer: Gebruik van papieren logboeken of losse spreadsheets om voorraadniveaus en nabestellingen bij te houden
- Scheduling en toewijzing van taken: Coördinatie van werkschema's of toewijzing van taken via e-mailketens of fysieke borden
- CRM (Customer Relationship Management):Het handmatig bijhouden van klantinformatie en interactielogboeken in plaats van CRM-software te gebruiken
Veelvoorkomende uitdagingen bij handmatige processen
Deze handmatige processen leiden vaak tot knelpunten, fouten en inefficiënties die bedrijfsgroei en operationele uitmuntendheid in de weg staan.
Hoewel deze processen essentieel zijn, hebben ze de neiging om uw productiviteit te beïnvloeden. Hier zijn enkele uitdagingen van handmatige processen.
Tijdrovend
Elk bedrijf heeft vervelende, repetitieve handmatige taken, of het nu gaat om het sorteren van e-mails of het toewijzen van dagelijkse verantwoordelijkheden. Hoewel ze op zichzelf onbeduidend lijken, slokken ze samen ontelbare uren op die anders naar strategische en creatieve initiatieven zouden kunnen gaan.
Denk er maar eens over na. Het is 9 uur 's ochtends en in plaats van koffie te drinken en te genieten van een frisse start van je werkdag, zit je vast in een lus van monotoon werk. Dat is voor niemand leuk!
Vatbaar voor menselijke fouten
Stel je voor dat je een factuur van een miljoen dollar goedkeurt omdat iemand een decimaal over het hoofd heeft gezien - auw! Dergelijke handmatige fouten kunnen tot problematische resultaten leiden, vooral in velden met gevoelige gegevens zoals de financiële sector of gereguleerde industrieën.
Een simpele tikfout of vergissing kan projecten doen ontsporen, workflows verstoren en bedrijven een fortuin kosten (om nog maar te zwijgen van je waardigheid in vergaderingen van teams).
wist je dat? Mizuho Securities, een Japans bedrijf, meer dan $ 225 miljoen verloor door een tikfout in een aandelenhandel in 2005-een kostbare herinnering aan hoe handmatige invoer van gegevens tot fouten kan leiden.
Hoge arbeidskosten
Elke Taak die handmatige interventie vereist, vergt ook arbeidsuren, wat resulteert in monetaire uitgaven. Of het nu gaat om het inhuren van extra personeel of het betalen van overuren om processen te voltooien, de afhankelijkheid van menselijke inspanning voor repetitieve taken kan de operationele kosten onnodig opdrijven.
Gebrek aan standaardisatie
Klaar voor een waarheidsbom? Een van de grootste problemen voor managers is om iedereen dezelfde stappen te laten volgen voor consistente resultaten. Dit leidt vaak tot verwarring en vertraagd werk.
Medewerkers kunnen dingen op hun eigen manier doen zonder de juiste Standard Operating Procedures (SOP's). Het is alsof je vijf mensen vraagt om hetzelfde gerecht te maken zonder recept. Eén gerecht is te zout, één is aangebrand en niemand weet wat er fout ging.
Maar ben je dan een slechte manager? Absoluut niet! Je hebt gewoon het juiste proces nodig.
Beperkte schaalbaarheid
Vertrouwen op handmatige processen om Taken af te handelen betekent dat uw beschikbare menselijke middelen beperkt zijn.
Als je bedrijf groter wordt, meer clients aanneemt, grotere gegevenssets verwerkt of meerdere belanghebbenden beheert, kunnen je huidige bedrijfsprocessen bezwijken onder de druk.
Inefficiënte samenwerking
Samenwerken op het werk moet leuk zijn, niet als een eindeloze e-mail tenniswedstrijd van "Hé, heb je dit goedgekeurd?" en "Oh, ik dacht dat je dat had gedaan!"
Voeg daar vergaderingen aan toe en de vertragingen stapelen zich op. Dit resulteert in eindeloze threads die niet effectief communiceren, waardoor iedereen uitgeput en gefrustreerd achterblijft.
📮ClickUp Inzicht: 83% van de kenniswerkers vertrouwen voornamelijk op e-mail en chatten voor teamcommunicatie. Bijna 60% van hun werkdag gaat echter verloren aan het schakelen tussen deze tools en het zoeken naar informatie.
Met een alles-in-één app voor werk zoals ClickUp, uw projectmanagement, messaging, e-mails en chats allemaal samen op één plek! Het is tijd om te centraliseren en energie te geven!
Voordelen van het automatiseren van handmatige processen
Al deze onregelmatigheden kunnen worden opgelost met een eenvoudige oplossing: automatisering.
Hier zijn enkele manieren waarop automatisering je business kan helpen.
- Digitale transformatie: Het automatiseren van processen is als het upgraden van je bedrijf van analoog naar digitaal. Het vervangt bergen papierwerk en handmatige invoer van gegevens door strakke, digitale workflows
- Bespaar bedrijfstijd:Waarom uren besteden aan repetitieve Taken? als automatisering ze in seconden kan afwerken? Maak de agenda van je team vrij voor meer strategisch en creatief werk
- Verminder menselijke tussenkomst: Zeg vaarwel tegen constant micromanagement. De integratie van automatisering van robotische processen (RPA) in uw business zorgt voor routinematige Taken en vermindert de kans op fouten
- Operationele efficiëntie verbeteren: Automatiseringvereenvoudigt processenhelpt middelen efficiënt te gebruiken, versnelt Taken, vermindert fouten en houdt werkstromen consistent voor een betere algemene efficiëntie
- Samenwerking vereenvoudigen: Niet meer achter e-mails aan zitten voor updates! Automatisering centraliseert informatie en maakt het eenvoudiger voor teams om updates te delen via opmerkingen over specifieke Taken en op elk moment op dezelfde pagina te blijven
- Klanttevredenheid verhogen: Als u tijd bespaart op Taken, kunt u zich meer richten op de ontwikkeling van de kwaliteit van uw bedrijf. Eenautomatisering voorbeeld in de klantenservice zou automatische update e-mails omvatten
Kortom, automatisering lost niet alleen inefficiënties op; het verbetert je business in het algemeen.
🧠 Leuk weetje: De Harvard Business Review rapporteerde dat 60% van de werknemers vindt dat automatisering hun productiviteit en de kwaliteit van hun werk heeft verhoogd en hun werk veiliger heeft gemaakt.
Hoe handmatige processen automatiseren
Hoe begin je met de automatisering van je bedrijfsprocessen? Je kunt talloze voorbeelden raadplegen van automatisering van bedrijfsprocessen online beschikbaar, maar ze werken niet allemaal voor jou.
Je moet experimenteren en een uniek werkstroomproces creëren dat voldoet aan jouw vereisten. Hier is een stap-voor-stap handleiding om je op weg te helpen:
Stap 1: Procesverbeteringen identificeren
Voordat u direct met automatisering begint, moet u een stap terug doen en uw bestaande processen beoordelen. Stel uzelf de volgende vragen.
- Wat is uw huidige werkstroom?
- Welke Taken kosten de meeste tijd?
- Hoeveel daarvan kunnen worden geautomatiseerd?
Met deze vragen kunt u bepalen welke processen klaar zijn voor een digitale glow-up. Om dit proces gemakkelijker te maken, kun je tools voor de automatisering van bedrijfsprocessen gebruiken. ClickUp is de beste software voor automatisering van taken waarmee u bedrijfsprocessen kunt automatiseren, kunt samenwerken en de voortgang kunt bijhouden, allemaal in één platform.
Breng uw volledige zakelijke werkstroom in één keer in beeld met ClickUp Mindmaps
Gebruik tools zoals ClickUp mindmaps om uw werkstroom te visualiseren en gemakkelijk in één oogopslag verbeterpunten te identificeren.
tip: Neem je team mee in de mix en werk samen met hen in realtime. Wilt u uw visuele brainstormsessies - met plakbriefjes, vormen en connectoren - verbinden met uw eigenlijke Taken? Probeer ClickUp Whiteboards en maken het verfijnen van uw werkstroom een stuk leuker!
Stap 2: Scope de vereisten voor automatisering
Zodra u inefficiënties in kaart hebt gebracht, is het tijd om duidelijke doelen te stellen. Welke resultaten wilt u bereiken met automatisering? Met ClickUp-taak kunt u aangepaste taaktypes maken die afgestemd zijn op verschillende aspecten van uw business.
Of u nu vragen van klanten beheert, mijlpalen van projecten bijhoudt of HR-processen afhandelt, u kunt elk type taak definiëren met unieke aangepaste velden en statussen die het doel weerspiegelen.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-812.png ClickUp Aangepaste velden: hoe handmatige bedrijfsprocessen automatiseren /$$$img/
Markeer alle cruciale details van de Taken met ClickUp Aangepaste velden
Gebruik Aangepaste velden van ClickUp om specifieke informatie toe te voegen die relevant is voor elk type taak, zoals dropdowns voor prioriteitshendels of formules voor het berekenen van voortgang.
📌 Voorbeeld: Als u categorieën voor marketingprojecten bijhoudt, kunt u een aangepast veld maken met opties als "Betaalde media", "Organische content" en "Door gebruiker gegenereerde content" Voeg unieke velden toe om belangrijke details vast te leggen, zoals publicatiedeadlines of kanaaltypen.
Dit helpt bij het consistent vastleggen van informatie. Sla deze aangepaste Taaktypes op als sjablonen voor hergebruik binnen uw organisatie.
Ook lezen: Voorbeelden en gebruikssituaties van automatisering van werkstromen
Stap 3: De automatisering ontwikkelen
Nu uw taken zijn gedefinieerd, is het tijd om ze te automatiseren! ClickUp Automatiseringen kunt u terugkerende taken instellen en triggers maken die automatisch acties starten.
Houd uw meest kritieke werkstromen gaande, zelfs wanneer u niet beschikbaar bent om ze te beheren, met ClickUp Automatiseringen
Je zou denken dat je codeervaardigheden nodig hebt. Maar dat is niet zo! Het is als een domino: de ene actie trigger de andere perfect synchroon, wat eindigt in de automatische uitvoering van zelfs de meest vervelende Taken.
📌 Voorbeeld: Stel dat je team een ontwerptaak als 'Voltooid' markeert U kunt een aangepaste automatisering maken die u onmiddellijk op de hoogte stelt voor goedkeuring en een kwaliteitscontrole met een deadline plant. Dit houdt je verantwoordelijk en zorgt ervoor dat de voortgang niet ontspoort.
Handmatige herinneringen die we misschien vergeten te geven, zijn niet langer nodig. Met slechts een paar klikken kun je het risico van vermijdbare onoplettendheid bij alle betrokken Taken vermijden!
Vóór de automatisering moesten we, als een copywriter klaar was met een Taak, handmatig aan de hiërarchie doorgeven dat de kopij klaar was. Dat kon 36 uur duren. Het is geweldig, want het hele team volgt hun dagelijkse taken op in ClickUp._
oscar Aguilar, Marketing Operations Manager bij CEMEX
Stap 4: De automatisering in een vroeg stadium nauwlettend in de gaten houden
Zodra je automatiseringsproces live is, moet je het nauwlettend in de gaten houden en testen wat werkt voor je team.
Bespaar tijd door ClickUp Brain al uw query's voor werkstromen door AI te laten afhandelen
Brain heeft een antwoord op elke projectgerelateerde vraag omdat het zijn informatie haalt uit uw eigen werkruimte - taken, aantekeningen van vergaderingen en zelfs gesprekken via chatten. Dit betekent dat u alleen krijgt wat u nodig hebt, zonder extra poespas en met 100% nauwkeurigheid!
U kunt het ook gebruiken om aangepaste automatiseringen te bouwen in ClickUp met behulp van prompts in natuurlijke taal.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ClickUp-Brain-11.gif ClickUp brein /%img/
Bouw aangepaste automatiseringen in natuurlijke taal met ClickUp Brain
Bonusstap 6: Schakel uw team in voor consistente verbetering
Uw team is uw grootste troef, dus betrek hen erbij! Voeg opmerkingen toe aan taken om feedback te verzamelen over automatisering en suggesties voor verbetering aan te moedigen.
Plan regelmatige check-ins om te bespreken wat er werkt en brainstorm over ideeën voor optimalisatie.
Alles, van ideevorming tot implementatie en rapportage, gebeurt hier bij ClickUp:
- Identificeer repetitieve en tijdrovende taken
- Bespaar tijd door sjablonen te maken voor soorten Taken en velden die aansluiten bij uw business behoeften
- Trigger automatische notificaties en herinneringen zodat alle deadlines worden gehaald
- Real-time inzichten krijgen in uw automatiseringen
- Werk productief samen met je team en houd alle taken en gesprekken op dezelfde plaats
ClickUp's gebruiksvriendelijke interface en volledig aanpasbare functies helpen u om eindelijk afscheid te nemen van die gevreesde handmatige taken:
Het is geweldig voor het automatiseren van herhalende processen, om de zichtbaarheid en verantwoordelijkheid te vergroten en eerlijk gezegd, om te voorkomen dat je 3 keer rond de fabriek moet gaan om informatie van 3 verschillende leden van het team te verzamelen. Ik denk dat mensen het vooral gebruiken om hun administratie of projecten te ondersteunen, maar wij hebben het vrij goed geïmplementeerd om ons productieproces te digitaliseren._
Donka Stoycheva, algemeen juridisch adviseur bij BioPharma Laboratories Ltd. 💡 Pro Tip: Begin niet bij nul. Om automatisering te versnellen, kunt u sjablonen gebruiken die op uw branche zijn afgestemd, zoals sjablonen voor workflows voor het inwerken van klanten of voor het bijhouden van marketingcampagnes.
Best Practices voor succesvolle automatisering van processen
Uw automatisering beheer van bedrijfsprocessen is een reis, geen bestemming. Volg deze best practices voor een soepele en succesvolle overgang.
Begin klein
Probeer niet alles in één keer te automatiseren. Begin met één welomschreven proces binnen een specifieke afdeling. Zo kun je de proef op de som nemen, mogelijke uitdagingen identificeren en je aanpak verfijnen voordat je automatisering in de hele organisatie doorvoert.
Betrek belanghebbenden vanaf de eerste dag
Automatisering verandert uw werkstroom aanzienlijk, dus zorg ervoor dat u meerdere belanghebbenden bij de planning betrekt.
Zo blijft iedereen betrokken bij het proces en begrijpen ze de doelen van de automatisering. Verzamel input van werknemers, managers en zelfs klanten om pijnpunten en verbeterpunten te identificeren.
Standaardiseer het proces
Definieer, documenteer en standaardiseer uw proces in de hele organisatie voordat u automatisering implementeert. Dit legt de basis voor een soepele en succesvolle overgang naar automatisering.
Overweeg om Standard Operating Procedures (SOP's) te maken en te implementeren voor alle sleutelprocessen, zodat zelfs een nieuweling het platform kan gebruiken met minimale handmatige begeleiding.
Uitgebreid testen
Test uw geautomatiseerde workflows grondig voordat u ze afrondt. Houd de prestaties na de implementatie nauwlettend in de gaten. Houd sleutelgegevens bij zoals verwerkingstijd, foutpercentages en klanttevredenheid.
Zo kun je eventuele problemen snel identificeren en aanpakken, zodat de automatisering de verwachte resultaten oplevert.
Kunstmatige intelligentie integreren
AI kan uw automatisering aanzienlijk verbeteren. Gebruik het dus zoveel mogelijk om uw leven gemakkelijker te maken. Ontdek AI-oplossingen voor gegevensanalyse, voorspellende modellen en taken op het gebied van klantenservice.
Het helpt je om patronen te identificeren, beter geïnformeerde beslissingen te nemen en klantervaringen te personaliseren.
Behoud menselijk toezicht
Hoewel automatisering menselijke tussenkomst aanzienlijk kan verminderen, is het cruciaal om een zekere mate van menselijk toezicht te behouden. Sommige Taken zullen altijd menselijk oordeel, creativiteit en kritisch denken vereisen.
Zorg voor een evenwicht tussen automatisering en menselijk toezicht om de best mogelijke resultaten te garanderen.
Door deze best practices te volgen, kunt u de voordelen van procesautomatisering maximaliseren, de efficiëntie van de werkstroom verbeteren en met succes over te stappen op automatisering zonder overweldigd te worden door de technologische kant ervan.
Loskomen van papieren ketens met ClickUp
Repetitieve taken zijn als kleine steentjes in je schoenen - in het begin heb je er geduld mee, maar na verloop van tijd frustreren ze je en vertragen ze je. Herinner je je het gevoel wanneer je deze steentjes er eindelijk uit kunt halen? Zo voelt automatisering.
Maar waarom zou je ClickUp kiezen om te automatiseren?
Het is het ultieme platform voor procesautomatisering, met aangepaste automatiseringen, dashboards en een intelligente AI-assistent. Het is jouw sleutel tot soepelere werkstromen, tevreden teams en tevreden klanten. Dus waarom genoegen nemen met monotonie als innovatie slechts een paar klikken verwijderd is?
Het is heel eenvoudig. Begin klein, betrek je team erbij en pas aan terwijl je bezig bent. Voor je het weet, vraag je je af hoe je ooit zonder automatisering hebt gekund.
Klaar om te automatiseren? Meld je aan voor een gratis ClickUp account nu!