Heb je ooit aan een project gewerkt waar iemand niet de informatie krijgt die hij nodig heeft om een taak te voltooien of een mijlpaal te halen? Of erger nog, ze wisten niet dat ze iets toegewezen hadden gekregen?
Misschien ben jij wel eens die iemand geweest. Zelfs als projectmanager.dus
Het is gemakkelijk om te zeggen dat deze situaties ontstaan door onduidelijke doelstellingen, beperkte middelen of zelfs slechte communicatie. Maar deze redenen zijn symptomen van een groter probleem.
Bijna 40% van de projecten mislukken door slechte abonnementen.
Complexe projecten waarbij meerdere teams betrokken zijn, kunnen nog moeilijker zijn.
Workstreams zijn een dynamische oplossing voor dit probleem. In deze gids leer je alles wat je moet weten over workstreams. We behandelen wat een workstream in projectmanagement is, de voordelen ervan en vijf voorbeelden om je te helpen je eigen workstream te creëren.
Laten we erin duiken!
Wat is een workstream in projectmanagement?
Een workstream is een hulpmiddel om grote stukken werk op te splitsen om een project vooruit te helpen.
Het is een reeks gerelateerde taken of activiteiten die Voltooid moeten worden om een specifiek doel te bereiken. Workstreams kunnen ook synoniem zijn met mijlpalen van je project of ze bevatten, afhankelijk van het project. Bij correct gebruik helpt een werkstroom teams om functieoverschrijdend te werken, te organiseren, te plannen en hun voortgang in realtime bij te houden.
Het belangrijkste idee achter workstreams is dat elk team dat betrokken is bij een project alleen zijn deel hoeft af te handelen, waardoor het voor projectmanagers makkelijker wordt om de voortgang te bewaken.
Het resultaat is dat het project sneller en soepeler verloopt met minimale verwarring of vertraging. Workstreams zijn ontworpen om werk op te splitsen in segmenten, zodat teams zich kunnen concentreren op de gebieden waarin ze gespecialiseerd zijn, waardoor de efficiëntie toeneemt.
Een Gantt grafiek helpt je te visualiseren wat een werkstroom is. Bouwprojecten hebben bijvoorbeeld veel afhankelijkheden -mijlpalen die Voltooid moeten worden voordat we verder gaan.
Meerdere projecten weergeven op een enkele Gantt grafiek in ClickUp
Het team dat verantwoordelijk is voor het verkrijgen van een vergunning moet zijn taak volbrengen voordat het project kan "werkstromen" naar het sloopteam.
Het is gemakkelijk om werkstromen te verwarren met werkstromen . Een werkstroom vertegenwoordigt het volgende van een project proces in kaart brengen (of een deel van een proces), die de specifieke opeenvolging van taken bevat die Voltooid moeten worden.
Een workstream is niet de opeenvolging van taken, maar de output van verschillende teams die samenwerken aan een gemeenschappelijk doel.
De voordelen van het gebruik van workstreams voor projectmanagement
Als projectmanager kunt u profiteren van het gebruik van workstreams in plaats van traditionele, op taken gebaseerde benaderingen. Workstreams kunnen projecten vooruit helpen met een hogere snelheid en een betere zichtbaarheid van de voortgang.
Hier zijn vier voordelen van workstreams.
1. Georganiseerd abonnement
Door een project op te splitsen in kleinere werkstromen, kunnen projectmanagers een duidelijk en georganiseerd abonnement voor het project opstellen. Dit maakt het toewijzen van taken en het bijhouden van de voortgang gemakkelijker en zorgt ervoor dat elk aspect van het project aan bod komt.
In het ideale geval creëer je je workstream voordat een project begint. Als je dat doet, weet je wat projectbeperkingen waar je tegenaan loopt.
Taken instellen om elkaar te blokkeren of op elkaar te wachten om een afhankelijkheid in ClickUp te maken
Een workstreambenadering zorgt ervoor dat een project op elk punt op tijd en binnen budget wordt Voltooid, zodat de projectuitvoering is nooit in gevaar.
2. Elimineert organisatorische silo's
Als er meerdere teams bij een project betrokken zijn, kan elk team gemakkelijk geïsoleerd werken. Als je deze ervaring hebt, ben je niet de enige.
Werkplek-silo's, zoals ze worden genoemd, komen vaak voor. Bijna 55% van de bedrijven geeft aan dat ze teams in silo's hebben.
Werkstromen bestrijden silo's. Ze zijn bedoeld om leden van een project in staat te stellen snel en gemakkelijk informatie te delen met andere afdelingen of organisaties. Dit betekent dat iedereen op de hoogte blijft van de laatste ontwikkelingen in het project, waardoor silo's verdwijnen.
Workstreams teamsamenwerking verbeteren door een duidelijk kader te bieden. De leden van het team weten voor welke taken ze verantwoordelijk zijn, kunnen visualiseren door de juiste communicatiemiddelen en kunnen samenwerken om taken te voltooien die verband houden met hun specifieke werkstroom.
3. Stelt u in staat om gebieden die voor verbetering vatbaar zijn gemakkelijk te identificeren
Het bijhouden van specifieke statistieken voor elk onderdeel van het project is van vitaal belang voor het succes van het project. Werkstromen helpen hier ook bij. Door deze statistieken in elke werkstroom te analyseren, kunnen projectmanagers gebieden identificeren waar de prestaties laag zijn en stappen ondernemen om deze te verbeteren.
Plan meerdere projecten, beheer afhankelijkheid en prioriteer alles in uw aangepaste tijdlijn voor projecten met de weergave Gantt Grafiek
Stel dat een werkstroom consequent achterloopt op schema of een probleem heeft met de kwaliteit. Dit is een kans voor jou als projectmanager om een oorzakenanalyse uit te voeren om het onderliggende probleem te vinden en nu target oplossingen te identificeren in plaats van wanneer het te laat is.
4. Stroomlijnt werkstromen en processen
Zodra gebieden van continue verbetering werkstromen geïdentificeerd zijn, kunnen werkstromen en processen geoptimaliseerd worden door ze te standaardiseren voor het hele project, waardoor nog meer efficiëntie gecreëerd wordt. Dit voorkomt dat leden van het team dubbel werk doen of tijd verspillen aan onderzoek hoe een Taak Voltooid moet worden.
Maak aangepaste of kant-en-klare automatiseringsrecepten om routinewerk te automatiseren en je complexe werkstroom te vereenvoudigen
Workstreams kunnen worden ingesteld om automatisering te implementeren waar mogelijk, zodat er minder handmatig hoeft te worden ingegrepen. Automatisering kan helpen om het aantal fouten te verminderen, de efficiëntie te verbeteren en leden van het team vrij te maken om zich op meer strategische taken te richten.
5 Voorbeelden van projectmanagement werkstromen
Als je aan projectmanagement denkt, denk je waarschijnlijk aan wolkenkrabbers bouwen en software ontwerpen. Maar alles met een begin, midden en einde is een project.
Aan welk project je ook werkt, workstreams kunnen helpen.
We delen vijf voorbeelden van workstreams voor projectmanagement. Terwijl je leest, is het belangrijk om te onthouden dat de meeste projecten zelden of nooit perfect lineair zijn.
In elk project zul je te maken krijgen met veranderingen waar je geen invloed op hebt, zoals een sleutel lid dat ziek wordt, een projectomvang aanpassing of een verlaging van het budget. Tijdlijnen en processen kunnen uit de hand lopen. Daarom moet je werkstromen opbouwen. Deze vijf voorbeelden zouden je aan het denken moeten zetten.
1. Een gebeurtenis plannen
Het plannen van een evenement is misschien een van de eenvoudigste vormen van projectmanagement. Maar eenvoudig betekent niet onbelangrijk. Een gebeurtenis plannen is een $5,6 miljard industrie .
Hier zijn de sleutel werkstromen die je nodig hebt om bijna elk type gebeurtenis te abonneren.
- Bepaal het doel, de doelgroep en de doelen van de gebeurtenis
- Bepaal de kosten voor alle aspecten van de gebeurtenis (locatie, catering, entertainment, enz.)
- Een geschikte locatie voor de gebeurtenis zoeken en selecteren
- Verkopers inhuren voor catering en andere noodzakelijke diensten
- Ontwerp gebeurtenis materialen (uitnodigingen, posters, flyers, banners, enz.)
- Breng de gebeurtenis onder de aandacht van het publiek. (Een QR code toevoegen bij de ingang van uw etablissement, e-mailmarketing, sociale-mediagroepen, het gebruik van uw nieuw ontworpen flyers en banners, enz.)
- De gebeurtenis succesvol uitvoeren en beheren
Dit is misschien niet alles wat je doet. Maar deze werkstromen zijn de grote blokken van output die moeten worden bereikt voor een succesvol project.
PRO TIP Creëer een solide en soepel systeem voor het plannen van gebeurtenissen met de Sjabloon voor evenementenbeheer door ClickUp en beheer al uw unieke activiteiten op één plek met vooraf gemaakte weergaven, aangepaste velden, documenten en meer. Gebruik deze sjabloon om alles te plannen en te visualiseren, van locatieverkenning tot het verkrijgen van offertes, uw team en middelen op elkaar af te stemmen voor een soepele samenwerking om de klus te klaren, en de voortgang en doelen bij te houden om ervoor te zorgen dat uw gebeurtenissen op tijd en binnen het budget plaatsvinden
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/image7-1400x830.png Plan uw gebeurtenissen in de lijstweergave van ClickUp /$$$img/
Maak projectmanagement van evenementen eenvoudiger met de sjabloon voor evenementenbeheer van ClickUp. Deze sjabloon wordt geleverd met vooraf gemaakte en aanpasbare weergaven en functies om u te helpen een succesvol evenement te plannen
2. Een mobiele app bouwen
De app ontwikkeling proces vereist een paar complexe stappen. Hier zijn de werkstromen die je over het algemeen zou kunnen hebben bij een project voor een mobiele app:
- Bepaal het doel van de app
- Verzamel technische vereisten
- Maak een wireframe van navigatie en content
- Ontwerp de UI/UX
- Start de ontwikkeling
- Unit- en integratietesten uitvoeren
- Voorbereiden op implementatie
ClickUp is geweldig voor agile projectmanagement en zijn digitale Whiteboards zijn een krachtig hulpmiddel om complexe projecten zoals het bouwen van een app of website in kaart te brengen. Je kunt er elk soort canvas mee maken. Zoals plakbriefjes:
ClickUp Whiteboards bieden alle creatieve en samenwerkingsfuncties die u nodig hebt om de stroomdiagrammen van uw dromen te maken
Of een stroomdiagram van afhankelijkheid:
Maak visuele weergaven van complexe ideeën zoals user flows, wireframes en engineering diagrammen met ClickUp Whiteboards
PRO TIP Bij de ontwikkeling van een nieuw product moeten uw ontwerp en gebruikerservaring (UX) bovenaan staan. Maar hoe kunt u meerdere gedetailleerde constructies en werkstromen op één plaats vastleggen? ClickUp Whiteboards zijn ideaal voor het uitzetten van werkstromen van gebruikers, het maken van wireframes en het construeren van visuele weergaven van ingewikkelde engineeringdiagrammen. Taken toevoegen, Documenten lijsten en zelfs mensen op je Whiteboard om zo ongeveer alles te visualiseren. Ga aan de slag met de Inleiding tot Whiteboards Sjabloon van ClickUp ! Deze sjabloon wordt geleverd met een gids om u te helpen optimaal gebruik te maken van de functie Whiteboard in ClickUp.
3. Uitrol van branding
De rebranding vereist zorgvuldige abonnement, uitvoering en communicatie tussen marketing, human resources en executive leadership teams. Enkele sleutel werkstromen zijn:
- Merk- en marktonderzoek uitvoeren
- Een merkstrategie ontwikkelen
- Merkactiva creëren
- Ontwikkel merkrichtlijnen
- Implementeer de nieuwe merkstrategie
In een klein bedrijf is de marketingafdeling heeft misschien maar een of twee werknemers die binnen veel van deze stromen werken. Een groter bedrijf kan een team voor onderzoek en ontwikkeling hebben een grafisch ontwerpteam, een marketingteam, een social media-team, enz., die allemaal samen aan dit project werken.
PRO TIP Gebruik merk management software om je te helpen bij het plannen, bijhouden en beheren van alles wat je nodig hebt om een succesvol merk uit te rollen en te onderhouden. Je kunt ook profiteren van aanpasbare sjablonen voor merkbeheer om toegang te krijgen tot een solide kader dat u zal helpen om processen consistent en soepel te laten verlopen.
4. Campagne voor personeelsbehoud
De personeelsafdeling wordt meestal beschouwd als "operations" en weergegeven als iets dat volledig losstaat van projectmanagement. Dat is meestal terecht.
Tenzij een HR-campagne een begin, midden en einde heeft. Dan is het een project.
Hier zijn belangrijke werkstromen voor een HR-retentiecampagne.
- Onderzoek medewerkerstevredenheid enstrategieën voor werknemersbetrokkenheid* Retentiestrategie bepalen
- Retentiecijfers vaststellen
- Ontwikkel een introductie abonnement
- Het abonnement uitvoeren en beheren
- Follow-up met regelmatige enquêtes en prestatiebeoordelingen
PRO TIP Vereenvoudig personeelsbeheer en creëer de beste werknemerservaring door gebruik te maken van een HR-beheerplatform voor aanwerving, onboarding, talentmanagement en personeelsbeheer.
5. Strategische langetermijnabonnementen
Ons laatste voorbeeld is een ander soort project dat buiten de box valt. Strategische langetermijnabonnementen is geen project in de zin dat het een tastbaar product oplevert.
Het is een project voor de richting van de hele organisatie, zodat elk ander project zinvol is in de organisatorische context.
Werkstromen voor strategische abonnementen kunnen zijn:
- Een situatieanalyse uitvoeren (sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen)
- De visie van het bedrijf bepalen
- Bepaal de missie van het bedrijf
- Organisatorische doelen vaststellen
- De benodigde middelen bepalen
- VaststellenKPI's en prestatiecijfers Ontwikkel eenimplementatie abonnement Het strategische abonnement bewaken en aanpassen
PRO TIP Bekijk 10 gratis sjablonen voor strategische planning om je op weg te helpen.
Hoe maak je je eigen werkstroom?
Dit gedeelte geeft een lijst van de basisstappen die u moet doorlopen om een werkende workstream te maken. In voorbeeld 2 ligt de nadruk op ClickUp functies die gebruikt kunnen worden voor het maken van workstreams.
1. Identificeer de betrokken teams en mensen
Het creëren van project workstreams vereist een gezamenlijke inspanning van meerdere teams en individuen, elk met hun specifieke rollen en verantwoordelijkheden. Je eerste stap is om precies te weten welke teams en, specifiek, welke mensen deel zullen uitmaken van elke werkstroom.
Hier zijn vier brede groepen teams om in gedachten te houden, hoewel deze per branche kunnen verschillen.
- Werkgroepen: Dit zijn de afzonderlijke teams die verantwoordelijk zijn voor het voltooien van het eigenlijke werk van het project (ontwerpers, ontwikkelaars, producttesters, enz.)
- Analisten: Dit is het team dat verantwoordelijk is voorhet verzamelen en analyseren van projectvereisten en het communiceren ervan naar het team van het project
- Technical Leads: Dit is het team dat verantwoordelijk is voor het geven van technische richting en begeleiding aan het project team.
- Kwaliteitsborging: Ze voeren test- en verificatieactiviteiten uit om defecten te identificeren en ervoor te zorgen dat het project voldoet aan de gedefinieerde acceptatiecriteria.
Zodra je bij de visualisatiestap bent aangekomen, moet je ervoor zorgen dat deze teams en personen in elke stroom zijn geïdentificeerd.
2. Kies uw communicatiemiddel
Workstreams zijn ontworpen om de cross-functionele inspanning te verbeteren. Maar het beheren van meerdere teams en externe of hybride werknemers kan dat moeilijk maken. Uw communicatie zal zo goed zijn als de tool die u gebruikt.
Om dit probleem aan te pakken, kun je het beste het volgende gebruiken tools voor projectmanagement met asynchrone communicatie functies om gelijktijdig samen te werken en ervoor te zorgen dat iedereen met de meest recente versie van het project werkt.
Uiteindelijk hangt de juiste tool voor je projecten af van de specifieke behoeften van het project en het team. Het is belangrijk om de functies en het gebruiksgemak van elke tool te bekijken voordat je een beslissing neemt.
3. Visualiseer uw tijdlijn
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/09/timeline-view-1400x928.png tijdlijn weergave 3.0 /%img/
De tijdlijn weergave in ClickUp geeft een overzicht van uw middelen en taken
Voordat u begint met het maken van een grafiek, moet u eerst een lijst maken van de belangrijke mijlpalen die worden vertegenwoordigd door of zijn opgenomen in elke werkstroom. Dit hoeft niet erg gedetailleerd te zijn - vergeet niet dat je daar je werkstroom voor hebt.
Elke werkstroom moet zijn eigen regel hebben, waarbij de lengte van elke regel afhangt van hoeveel tijd het kost.
Het tijdsbestek van dit project moet ook worden weergegeven door een horizontale lijn bovenaan de grafiek.
Sommige werkstromen kunnen afhankelijkheid hebben. Identificeer deze en zorg ervoor dat ze worden weergegeven in je visual. Nu ben je klaar om een tijdlijn voor de werkstroom te maken. U moet alleen nog de juiste tool kiezen. ClickUp heeft alles wat u nodig hebt op één plek om uw tijdlijn te visualiseren.
4. Stel rollen en regels op voor het projectteam
Iedereen die betrokken is bij het project moet het doel van elke stroom begrijpen en zijn deel doen om die mijlpaal te bereiken. Begin met het toewijzen van specifieke rollen en verantwoordelijkheden aan elk team lid als het gaat om hun specifieke werkstroom.
Gebruik kant-en-klare automatiseringsrecepten of pas ze aan op basis van uw behoeften, zodat uw team zich kan concentreren op wat het belangrijkst is
6. Evalueren en verfijnen
Hier komt het harde werk om de hoek kijken. Controleer regelmatig je werkstroom om er zeker van te zijn dat je voortgang boekt ten aanzien van je KPI's. Focus op de tijdlijn van het project, het budget, de kwaliteit en de tevredenheid van de belanghebbenden.
Dan is het jouw taak als projectmanager om de nodige aanpassingen te doen om je workstream op koers te houden.
Tools voor projectmanagement gebruiken om grote projecten te overwinnen
Projecten kunnen ingewikkeld worden. Het maakt niet uit in welke branche je werkt of aan welk project je werkt. Als je deadlines hebt of er meerdere teams bij betrokken zijn, neem dan een goed abonnement om te voorkomen dat je een statistiek van een project wordt.
Dat is waar werkstromen om de hoek komen kijken. Deze gids heeft je dichter bij het verbeteren van de communicatie en productiviteit gebracht, het verfijnen van je werkstromen en het verbeteren van de samenwerking. Nu is het tijd om in actie te komen.
Verander de manier waarop u uw projecten plant en begin vandaag nog met het opbouwen van uw workstream. ClickUp heeft alle tools die u nodig hebt om uw workstream op te bouwen en uw mensen met elkaar in verbinding te houden, zodat er niets tussenkomt.
Begin vandaag nog gratis! 
---
Gast Schrijft r:
freya Laskowski
is een SEO-consultant die merken helpt hun organische verkeer te vergroten door content aan te maken en te verdelen. Ze wordt geciteerd als bijdrager in verschillende online publicaties, waaronder Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance en de Huffington Post._
ze is ook eigenaar van CollectingCents, een blog over persoonlijke financiën die ze vanaf de grond heeft opgebouwd. Je kunt haar bereiken op freya@collectingcents.com_