Als u niet voor uw aangepaste klanten zorgt, doet uw concurrent dat wel.
Als u niet voor uw aangepaste klanten zorgt, doet uw concurrent dat wel.
In het bedrijfsleven betekent zorg voor uw klanten tijdige check-ins en follow-ups. Immers, verlaten winkelwagentjes worden zelden omgezet zonder een duwtje in de rug.
Toch nemen de meeste bedrijven na een onbeantwoorde offerte niet meer dan één keer contact op. Ter verdediging: het handmatig versturen van die herinneringen kan elke week uren in beslag nemen.
Daar komt WhatsApp-automatisering om de hoek kijken. Door WhatsApp-berichten te automatiseren, kunt u repetitieve taken verminderen, zoals het versturen van afspraakherinneringen, follow-ups, welkomstberichten of zelfs het beantwoorden van veelgestelde vragen van klanten.
In dit artikel laten we u zien hoe u WhatsApp-berichten kunt automatiseren met behulp van de WhatsApp Business-app, WhatsApp Business API en populaire WhatsApp-automatiseringstools.
⭐ Functioneel sjabloon
In een wereld waar overal teamchats plaatsvinden, kunnen belangrijke updates gemakkelijk verloren gaan. Met de sjabloon voor instant messages van ClickUp kunt u ze echter allemaal onder één dak brengen. Het helpt u om:
- Bewaar alle gesprekken op één plek, zodat uw team belangrijke updates gemakkelijk kan vinden, volgen en opnieuw bekijken zonder van app te wisselen.
- Geef prioriteit aan sleutelberichten met georganiseerde threads en gestructureerde follow-ups, zodat urgente vragen of updates de aandacht krijgen die ze verdienen.
- Zorg ervoor dat geen enkel bericht onbeantwoord blijft door gesprekken om te zetten in uitvoerbare taken of herinneringen, waardoor miscommunicatie en gemiste deadlines worden verminderd.
Wat houdt automatisering van WhatsApp-berichten in?
Als u vindt dat uw verkoop- of marketinginspanningen wel wat meer pit kunnen gebruiken, bent u niet de enige. Zelfs met de beste bedoelingen is het moeilijk om elke lead op het juiste moment te pakken, vooral wanneer u handmatig reageert.
En aangezien naar verwachting 75% van de mensen wereldwijd elke maand berichtenapp gebruikt, loopt u veel kansen mis als u niet bijblijft.
WhatsApp-automatisering betekent dat je je WhatsApp-berichten zo instelt dat ze automatisch worden verzonden, of het nu gaat om een kort hallo, een follow-up of een handige herinnering.
En het beste? Deze geautomatiseerde WhatsApp-berichten kunnen nog steeds persoonlijk aanvoelen. Of u nu een aanbieding deelt, een klant controleert of hen een herinnering stuurt aan een boeking, uw bericht kan tijdig en attent zijn.
U kunt WhatsApp-automatisering in verschillende fases gebruiken, zoals:
- Zeg hallo wanneer iemand voor het eerst een verbinding legt met uw bedrijf
- Veelgestelde vragen beantwoorden of hen helpen uw diensten te verkennen
- Met een herinnering aan hun winkelwagen of een speciale aanbieding doen
Kleine dingen, zoals het toevoegen van een automatisch antwoord in WhatsApp of het gebruik van berichtensjablonen, maken het ook gemakkelijker voor uw klanten om te reageren, waardoor het gesprek op een natuurlijke manier verloopt.
📖 Lees ook: Instant messaging gebruiken in werk
Manieren om WhatsApp-berichten te automatiseren
Laten we eens kijken naar de verschillende manieren waarop u automatische WhatsApp-berichten kunt instellen en zien welke het beste bij uw bedrijf past.
Gebruik de WhatsApp Business-app
Als u op zoek bent naar een eenvoudige manier om aan de slag te gaan met WhatsApp-automatisering, is de WhatsApp Business-app een fantastische eerste stap.
Hiermee kunt u eenvoudige geautomatiseerde WhatsApp-berichten instellen, zoals begroetingen, afwezigheidsberichten en snelle antwoorden. Ideaal voor het verwelkomen van nieuwe klanten, het afhandelen van berichten buiten kantooruren of het beantwoorden van veelgestelde vragen zonder deze elke keer opnieuw te hoeven typen.
Zo kunt u dit instellen:
- Stap 1: Open de WhatsApp Business-app op uw telefoon.
- Stap 2: Tik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek en selecteer Zakelijke tools.
- Stap 3: Kies de gewenste automatisering: begroetingsbericht of afwezigheidsbericht.
- Stap 4: Schakel de functie in en maak het bericht aangepast aan uw stijl en boodschap.
- Stap 5: Als u een afwezigheidsbericht instelt, kies dan wanneer u dit wilt verzenden (altijd, buiten werktijd of volgens een aangepast schema).
- Stap 6: Selecteer wie het bericht moet ontvangen (alle contacten, nieuwe klanten of geselecteerde personen).
- Stap 7: Sla uw wijzigingen op en u bent klaar.
U kunt ook handige functies gebruiken, zoals:
- Snelle antwoorden om veelgebruikte berichten op te slaan
- Bulkberichten naar een geselecteerde groep verzenden via broadcastlijsten
- Integratie met tools van derden, als u later meer geavanceerde automatisering wilt verkennen
🟠 Als klanten een vraag hebben, kunnen ze die aan u stellen. Maar als u een cruciale vraag hebt over werkstroom of processen, aan wie stelt u die dan? Hiervoor hebt u een AI-superagent nodig die u helpt sneller antwoorden te vinden!
2. Gebruik de WhatsApp Business API
In tegenstelling tot de WhatsApp Business-app, die goed werkt voor kleine teams, kunt u met de WhatsApp Business API WhatsApp-berichten op grote schaal automatiseren en integreren met uw bestaande zakelijke tools.
Ja, het vergt wat planning om dit in te stellen, maar het stelt u in staat om aangepaste klanttrajecten te creëren, bulkberichten te versturen en geavanceerde automatisering te bouwen die soepel op de achtergrond draait. Hier leest u hoe u aan de slag kunt gaan:
- Stap 1: Kies een betrouwbare WhatsApp Business API-provider (ook wel Business Solution Provider genoemd).
- Stap 2: Registreer uw WhatsApp Business-account via de provider
- Stap 3: Stel uw WhatsApp Business Platform-account in Facebook Business Manager in.
- Stap 4: Voeg uw zakelijke telefoonnummer toe en verifieer het
- Stap 5: Maak berichtensjablonen voor updates, aanbiedingen of klantenservice
- Stap 6: Dien uw berichtensjablonen ter goedkeuring in
- Stap 7: Werk samen met uw ontwikkelaar of provider om de API te koppelen aan uw bedrijfssoftware.
- Stap 8: Test het verzenden van berichten vanuit uw zakelijke account om te controleren of alles goed werkt.
Met de API kunt u:
- Automatiseer klantenservice en orderupdates
- Verstuur bulkberichten zoals promoties, afspraakherinneringen of waarschuwingen.
- Gebruik sjablonen met snelantwoord-knoppen en call-to-action-links.
- Houd de prestaties van uw berichten bij via het dashboard.
📖 Lees ook: De beste alles-in-één messenger-apps
📮 ClickUp Insight: 21% van de mensen zegt dat meer dan 80% van hun werkdag wordt besteed aan repetitieve taken. En nog eens 20% zegt dat repetitieve taken minstens 40% van hun dag in beslag nemen.
Dat is bijna de helft van de werkweek (41%) besteed aan taken die niet veel strategisch denken of creativiteit vereisen (zoals follow-up-e-mails 👀).
ClickUp AI Agents helpen u deze sleur te doorbreken. Denk aan het aanmaken van taken, herinneringen, updates, vergadernotities, het opstellen van e-mails en zelfs het creëren van end-to-end workflows! Dat alles (en meer) kan in een handomdraai worden geautomatiseerd met ClickUp, uw alles-in-één app voor werk.
💫 Echte resultaten: Lulu Press bespaart 1 uur per dag per medewerker door ClickUp automatisering te gebruiken, wat leidt tot een toename van 12% in werk-efficiëntie.
3. Gebruik chatbots en AI-tools
Als uw team overbelast is met het beantwoorden van klantquery op WhatsApp, kunnen chatbots uw leven aanzienlijk vereenvoudigen. Bovendien maken platforms zoals WATI en Interakt de installatie van chatbots eenvoudig en effectief.
Met de AI Agent van WATI kunt u bots maken die de context begrijpen, eerdere gesprekken onthouden en zelfs routinematige customer queries afhandelen, zoals productdetails of het bijhouden van bestellingen. U kunt een kennisbank uploaden, triggers instellen voor wanneer de bot het moet overnemen en de prestaties monitoren via gedetailleerde rapporten.
Interakt is een andere goede keuze, vooral als u aangepaste gesprekken op grote schaal wilt automatiseren. Met de gebruiksvriendelijke drag-and-drop chatbotbouwer kunt u moeiteloos tot 80% van de veelgestelde queries automatiseren.
Chatbots zoals WATI en Interakt helpen u daarbij:
- Behandel klantvragen, leadgeneratie of verzoeken om te ondersteunen automatisch op WhatsApp.
- Stel trefwoordtrigger, slimme routering en zelfs AI-gestuurde gesprekken in.
- Beheer bulkberichten, campagnes en chatbot-werkstroom zonder te code.
- Bied 24 uur per dag reacties, zodat uw klanten zich nooit genegeerd voelen.
Dit is ideaal wanneer u WhatsApp-berichten wilt automatiseren, bulkupdates wilt versturen of leads wilt kwalificeren zonder menselijke tussenkomst.
Maar wat gebeurt er na de interactie met de aangepaste klant?
👀 Leuk weetje: het beroemde SOS-signaal was geen afkorting van 'Save Our Souls' (red onze zielen). Het werd gekozen omdat het eenvoudige patroon van punt-punt-punt, streepje-streepje-streepje, punt-punt-punt snel en duidelijk was in morsecode. Net als bij de snelle berichten van vandaag ging het erom dat het snel aankwam.
Dat is waar ClickUp Brain en ClickUp Brain MAX alles samenbrengen voor uw interne team. 💡
In plaats van klantinteracties te laten eindigen bij de chatbot, kunt u ClickUp Brain gebruiken om inzichten te verzamelen uit externe tools of klantinzendingen, automatisch taken aan te maken, deze toe te wijzen aan de juiste personen en uw projecten op gang te houden.
Uw WhatsApp-automatiseringstools zorgen ervoor dat geen enkele klant hoeft te wachten, terwijl ClickUp Brain ervoor zorgt dat geen enkele taak onafgemaakt blijft.
Geen wonder dat teams 1,1 dag per week kunnen besparen, vier keer sneller kunnen werken met Talk to Text en tot 88% op de kosten kunnen besparen door hun werkstroom te vereenvoudigen met ClickUp Brain MAX.
📖 Lees ook: Voor- en nadelen van WhatsApp
4. CRM- en marketingautomatiseringsintegraties
Als u een CRM- of marketingtool gebruikt om uw leads bij te houden, is het logisch om deze te verbinden met uw WhatsApp-communicatie. Het opvolgen van klanten moet immers natuurlijk aanvoelen, en niet alsof u tussen tientallen verschillende apps moet schakelen. Hierbij zijn integraties van CRM en marketingautomatisering van cruciaal belang.
Met deze tools kunt u uw WhatsApp-campagnes synchroniseren met de klantgegevens die u al hebt. Of het nu gaat om een kort bedankje, een aankoopbevestiging of een vriendelijke herinnering aan een achtergelaten winkelwagen, u kunt het allemaal automatiseren vanuit uw CRM- of marketingplatform.
Neem bijvoorbeeld Zoho Marketing Automatisering. Hiermee kunt u gepersonaliseerde WhatsApp-berichten maken, deze op het juiste moment inplannen en zelfs automatiseringswerkstroom-instellingen instellen die reageren op acties van klanten.
📌 Voorbeeld: stel dat een klant zich aanmeldt voor uw nieuwsbrief, dan kan Zoho automatisch een welkomstbericht via WhatsApp triggeren. Als iemand op een promotie klikt maar niets koopt, kunt u een vriendelijke herinnering of een speciale aanbieding sturen, zonder dat u daar handmatig iets voor hoeft te doen.
Wat deze integraties zo waardevol maakt, is de balans die ze vinden tussen automatisering en personalisatie. U kunt contacten groeperen op basis van interesses, eerdere aankopen of hoe ze op uw berichten hebben gereageerd.
5. Plan WhatsApp-berichten met behulp van automatiseringstools
We weten allemaal hoe belangrijk timing is in de communicatie met klanten. Maar niemand kan 24/7 online zijn om precies op het juiste moment op 'verzenden' te klikken.
Met een WhatsApp-planner kunt u nu een bericht opstellen en later versturen, zonder dat u het hoeft te onthouden of beschikbaar hoeft te zijn wanneer het tijd is.
💡 Pro-tip: Let bij het kiezen van een WhatsApp-planner op functies zoals berichtensjablonen, personalisatieopties, bulkplanning, contactsegmentatie en basisanalyses. Deze helpen u berichten te versturen die persoonlijk aanvoelen, op het juiste moment aankomen en echte waarde bieden voor uw klanten.
Hieronder wordt uitgelegd hoe het planningsproces doorgaans werkt, ongeacht welke tool u kiest:
- Stap 1: Log in op uw favoriete WhatsApp-planningstool
- Stap 2: Schrijf uw bericht of kies een opgeslagen sjabloon (zoals een bedankbericht of herinneringsbericht).
- Stap 3: Selecteer de contacten die u wilt bereiken. Dit kunnen individuen zijn of een contactenlijst.
- Stap 4: Stel de datum en tijd in waarop u het bericht wilt versturen.
- Stap 5: Klik op 'plannen' en laat de tool de rest doen.
Met de meeste planningstools kunt u uw bericht later ook aanpassen of de bezorgstatus controleren. Het beste is dat u in één keer de communicatie voor een hele week kunt plannen, waardoor u gemoedsrust krijgt en uw team tijd gratis bespaart.
👋🏾 Leer hoe u workflows eenvoudig kunt automatiseren. Bekijk deze video:
👀 Leuk weetje: het woord 'hallo' was geen gangbare begroeting tot de uitvinding van de telefoon. Thomas Edison maakte het populair als een manier om een telefoongesprek te beginnen.
Limieten en overwegingen bij automatisering van berichten in WhatsApp
Voordat je je volledig stort op de automatisering van WhatsApp-berichten, is het de moeite waard om de limieten en basisregels te kennen en je voor te bereiden op alternatieven voor WhatsApp:
❗️WhatsApp vereist expliciete toestemming van de gebruiker voordat u geautomatiseerde berichten kunt versturen, en bedrijven moeten duidelijk aangeven wat voor soort communicatie gebruikers zullen ontvangen.
❗️Zowel de WhatsApp Business-app als de API hebben berichtlimieten, waarbij de API een gelaagd systeem hanteert op basis van bedrijfsprestaties en berichtkwaliteit.
❗️Het versturen van te veel berichten of irrelevante content kan de spamfilters van WhatsApp triggeren, waardoor het risico bestaat dat berichten worden geblokkeerd of zelfs dat uw account wordt opgeschort.
❗️Geautomatiseerde antwoorden zijn beperkt, vooral buiten het 24-uurs klantenservicevenster, waar goedgekeurde berichtensjablonen nodig zijn.
❗️De Business-app biedt limiet integratie met CRM's en tools, terwijl de API beter geschikt is voor grotere operaties die geavanceerde automatisering en schaalbaarheid vereisen.
📖 Lees ook: Gratis sjablonen voor projectcommunicatieplannen
Waarom ClickUp gebruiken voor automatisering van berichten?
Als je denkt aan de automatisering van communicatie, zijn de meeste tools ofwel bedoeld voor het chatten met klanten ofwel voor interne updates, maar nooit voor beide.
Dat is waar ClickUp zich onderscheidt, door realtime samenwerking tussen uw team mogelijk te maken. Het is de eerste geconvergeerde AI-werkruimte die berichten, taakbeheer en AI samenbrengt in één verbonden werkruimte. Het resultaat? Minder app-wildgroei en contextwildgroei, waardoor er een einde komt aan losstaande werkstroom en versnipperde informatie/werkcontext.
Automatiseer herinneringen, updates en follow-ups met ClickUp automatisering.
Om te beginnen heb je ClickUp automatisering, waarmee je tijdige berichten kunt triggeren op basis van je werkstroom. Je hebt de mogelijkheid om geautomatiseerde herinneringen in te stellen voor naderende deadlines of berichten van klanten te triggeren.
Dit kan worden aangepast voor geïntegreerde apps van derden via ClickUp Integrations. De use cases hier omvatten het waarschuwen van reviewers bij wijzigingen in de status van de taak of het versturen van updates bij het bereiken van belangrijke mijlpalen.
Als een ontwerptaken bijvoorbeeld naar "Review" gaat, kan ClickUp uw team chat een bericht sturen met: "Ontwerp klaar voor review – gelieve voor 17.00 uur te controleren." U kunt ook terugkerende berichten plannen, zoals een wekelijkse samenvatting voor belanghebbenden of een dagelijkse stand-up-prompt.
Begin gesprekken precies daar waar het werk plaatsvindt met ClickUp Chat.
Met ClickUp Chat kan uw team updates delen, snelle vragen stellen en klantgerelateerde taken bespreken, allemaal binnen één platform. In plaats van te schakelen tussen een projecttool en een chat-app, hebt u één thread waar ideeën, beslissingen en taaklinks bij elkaar blijven.
Projectmanagers kunnen bijvoorbeeld wekelijks rechtstreeks in ClickUp Chat check-ins uitvoeren, waarbij elke update aan de relevante taken wordt gekoppeld. Sterker nog, wanneer iemand een probleem in de chat signaleert, kunt u dat bericht direct omzetten in een taak of via SyncUps een telefoongesprek starten.
👀 Leuk weetje: De vroegst bekende handgeschreven brief, uit ongeveer 500 v.Chr., werd verstuurd door de Perzische koningin Atossa. Naar verluidt bevatte deze brief instructies aan haar gouverneurs, wat bewijst dat schriftelijke memo's al eeuwenlang een belangrijke rol spelen in leiderschap.
Maak herbruikbare sjablonen en scripts met ClickUp Document en AI.
ClickUp Document is perfect voor het opslaan van communicatiesjablonen. Denk aan onboardingberichten, chatbot-scripts of aangepaste vragen van klanten. U kunt één keer een concept opstellen, dit verfijnen met ClickUp Brain en bijwerken wanneer dat nodig is.
Met deze functie kan een klantenservice een gedeeld document maken met vooraf opgestelde antwoorden op veelgestelde vragen en dit na elke productwijziging bijwerken. Marketingteams kunnen aankondigingssjablonen maken en ClickUp AI gebruiken om de toon aan te passen aan verschillende doelgroepen.
💟 Bonus: Brain MAX is uw AI-aangedreven desktopassistent die klantenservice en vraagbeheer stroomlijnt. Dankzij de diepgaande integratie met uw e-mail-, chat- en ondersteuningsplatforms helpt Brain MAX u snel antwoorden op vragen van klanten op te stellen, te ordenen en te versturen met behulp van slimme sjablonen en contextbewuste suggesties.
U kunt spraak-naar-tekst gebruiken om klantproblemen vast te leggen of antwoorden te dicteren, en Brain MAX zal uw berichten onmiddellijk transcriberen en ordenen. Het kan ook follow-ups automatiseren, herinneringen instellen voor onopgeloste tickets en alle klantinteracties gekoppeld aan de juiste cases of projecten. Dit zorgt ervoor dat elke vraag snel, professioneel en met volledige context wordt behandeld, waardoor de klantenservice sneller, gemakkelijker en betrouwbaarder wordt.
📖 Lees ook: Top tools voor asynchrone communicatie
Gesprekken hebben een betere werkstroom wanneer ClickUp in de loop zit
Als er één ding duidelijk is geworden uit deze gids, dan is het wel dat het onderhouden van verbinding met klanten en teams draait om het versturen van de juiste berichten op het juiste moment. WhatsApp-automatisering helpt bedrijven precies dat te doen.
Of het nu gaat om afspraakherinneringen, follow-ups of snelle updates, automatisering zorgt ervoor dat uw merk responsief, betrouwbaar en altijd aanwezig is, zelfs wanneer u niet online bent.
Maar waar komt ClickUp om de hoek kijken? De meeste WhatsApp-tools richten zich op automatisering voor klanten.
ClickUp brengt alles samen: klantgesprekken, interne follow-ups, projectupdates en geautomatiseerde herinneringen – in één werkruimte met verbinding.
Klaar om uw werkstroom te vereenvoudigen, follow-ups te verbeteren en uw team elke week uren te besparen? Meld u nu aan voor ClickUp!
Veelgestelde vragen
WhatsApp zelf biedt geen ingebouwde functie voor automatische berichten in persoonlijke accounts. Als u echter de WhatsApp Business-app gebruikt, kunt u automatische begroetingen en afwezigheidsberichten instellen om klanten te antwoorden wanneer u niet beschikbaar bent. Voor meer geavanceerde automatisering kunnen bedrijven de WhatsApp Business API gebruiken, die automatische antwoorden en geplande berichten mogelijk maakt, maar hiervoor is doorgaans een technische installatie of integratie door een derde partij nodig.
Het plannen van WhatsApp-berichten wordt niet standaard ondersteund in de standaardapp. Op Android-apparaten kunt u apps van derden gebruiken, zoals SKEDit, om berichten te plannen. Op iPhones kunt u de app Shortcuts gebruiken om herinneringen in te stellen om berichten op een bepaald tijdstip te verzenden, maar u moet ze wel handmatig verzenden. Voor zakelijke gebruikers maakt de WhatsApp Business API het mogelijk om berichten te plannen via platforms van derden.
Ja, maar dat hangt af van uw accounttype. De WhatsApp Business-app biedt basisfuncties voor automatisering, zoals begroetingen en afwezigheidsberichten. Voor complexere automatisering, zoals het versturen van berichten op basis van triggers of schema's, is de WhatsApp Business API vereist. Persoonlijke WhatsApp-accounts ondersteunen standaard geen automatisering, maar sommige apps van derden bieden beperkte automatiseringsfuncties.