Heb je ooit het gevoel gehad dat je veel te veel tijd besteedt aan het versturen van dezelfde updates in Slack?
Als projectmanager, teamleider, operations professional of marketeer weet je hoe snel handmatige Slack-berichten je dag in beslag kunnen nemen.
Goed nieuws: het automatiseren van Slack-berichten is niet alleen mogelijk, het is ook verrassend eenvoudig.
Of je nu herinneringen wilt plannen, terugkerende updates wilt verzenden of Slack wilt verbinden met je favoriete tools (zoals ClickUp!), deze handleiding loodst je door alle opties.
Maak je digitale leven een stuk eenvoudiger met enkele Slack-hacks.
🌟 Uitgelichte sjabloon
Op zoek naar een betere manier om de chats van je team te organiseren? De sjabloon voor directe berichten van ClickUp helpt je daarbij! Het brengt al je werkgerelateerde directe berichten samen op één overzichtelijke plek, zodat je nooit belangrijke gesprekken (of die willekeurige 'Heb je even?'-berichten) uit het oog verliest.
Met aangepaste statussen en velden kun je eenvoudig zien wat aandacht nodig heeft, antwoorden prioriteren en je team gesynchroniseerd houden, zonder chaos. Het is perfect voor iedereen die snellere reacties en soepeler teamwork wil, allemaal op één plek.
Ingebouwde manieren om Slack-berichten te automatiseren
Voordat je je stort op ingewikkelde integraties of Slack-alternatieven, laten we eerst eens kijken wat Slack standaard binnen de applicatie kan.
1. Berichten plannen in Slack
Heb je ooit midden in de nacht een bericht opgesteld, maar wilde je je team pas 's ochtends op de hoogte brengen? Met de ingebouwde planning van Slack kun je nu schrijven en later verzenden.
Hoe doe je dat:
- Typ je bericht in een willekeurig Slack-kanaal of DM
- Klik op het pijltje naast de knop Verzenden
- Kies uw datum en tijd
- Klaar! Slack bezorgt je bericht op het perfecte moment
🌻 Perfect voor: Aankondigingen, herinneringen of alles wat je op het juiste moment wilt versturen. Het draait allemaal om het handhaven van goede Slack-etiquette, mensen!
⚡️ Sjabloonarchief: 15 gratis sjablonen voor projectcommunicatie: Excel, Word en ClickUp
2. Gebruik Slackbot voor eenvoudige automatisering
Slackbot is als je persoonlijke assistent binnen Slack. Je kunt aangepaste reacties instellen voor trefwoorden of zinsdelen.
Voorbeeld:
Typ 'help me het wifi-wachtwoord onthouden' en Slackbot kan reageren met de informatie die je hebt ingesteld.
Hoe u dit instelt:
- Ga naar de instellingen van je werkruimte
- Zoek 'Slackbot aanpassen '
- Voeg je triggers en reacties toe
🌻 Ideaal voor: Asynchrone communicatie, zoals veelgestelde vragen, onboarding of snelle informatie waar je team voortdurend om vraagt.
💡 Zijbalk: Wat is Slack AI precies?
Slack AI is als je persoonlijke assistent in Slack: het kan snel lange threads samenvatten, actiepunten markeren en je helpen precies te vinden wat je zoekt met slimmere zoekfuncties.
Maar hoewel het geweldig is voor het organiseren van informatie, automatiseert Slack AI niet het verzenden van berichten of het uitvoeren van werkstromen. Voor echte automatisering moet je nog steeds Workflow Builder, tools van derden of ClickUp gebruiken.
3. Stel terugkerende herinneringen in met /remind
Moet je je team elke Monday een duwtje in de rug geven? Het commando /remind van Slack is je vriend.
Hoe te gebruiken:
- Typ /remind [@iemand of #kanaal] [wat] [wanneer]
- Voorbeeld: /remind #marketing Stand-up om 10 uur elke werkdag
Slack doet de rest – geen plakbriefjes meer nodig.
🌻Werkt goed voor: Bestanden verzenden, beoordelingen of taken op tijd voltooien of zelfs binnen een bepaald tijdsbestek op berichten reageren.
➡️ Lees meer: Hoe organiseer je Slack-kanalen op het werk?
Geavanceerde automatisering van Slack-berichten met tools
Heb je meer munitie nodig voor je geavanceerde werkstromen? Laten we eens kijken naar niveau twee van automatisering in Slack.
Met deze tools kunt u Slack-berichten automatiseren op basis van triggers, werkstromen en integraties.
1. Gebruik de integratie van ClickUp + Slack
Als je ClickUp al gebruikt om projecten te beheren, is deze ClickUp + Slack-integratie een gamechanger.
Wat u kunt doen:
- Ontvang automatische Slack-updates wanneer taken worden aangemaakt, bijgewerkt of voltooid in ClickUp
- Maak ClickUp-taken rechtstreeks vanuit Slack-berichten (nooit meer schakelen tussen tabbladen!)
- Beheer en update taken rechtstreeks vanuit Slack: wijs taken toe, plaats opmerkingen of wijzig de status zonder de chat te verlaten
Hoe u dit instelt:
- Ga in ClickUp naar 'Integraties' en selecteer Slack
- Volg de instructies om je werkruimte te verbinden
- Pas aan welke notificaties en acties u wilt ontvangen
Nu blijft de communicatie binnen uw team op peil, zonder dat u daar iets voor hoeft te doen.
💟 Bonus: Voeg wat plezier toe aan je Slack-werkruimte met aangepaste Slackbot-reacties! Je kunt Slackbot laten reageren met grappen, memes of interne verwijzingen wanneer iemand een bepaalde zin typt, bijvoorbeeld door op 'Motivatie nodig' te reageren met 'Je kunt het! 💪🔥'. Het is een geweldige manier om het moreel van het team hoog te houden en wat persoonlijkheid toe te voegen aan je dagelijkse chats.
2. Gebruik werkstroomtools zoals Zapier of Make
Wil je Slack verbinden met honderden andere apps? Zapier en Make (voorheen Integromat) zijn je beste vrienden.
Voorbeelden:
- Stuur automatisch een Slack-bericht wanneer er een nieuwe lead wordt toegevoegd aan uw CRM
- Plaats een dagelijks overzicht vanuit Google Spreadsheets op een Slack-kanaal
- Waarschuw uw team in Slack wanneer een formulier is ingediend
Aan de slag:
- Meld u aan voor Zapier of Make
- Kies Slack als je actie-app
- Stel uw trigger in (zoals 'nieuwe taak in ClickUp' of 'nieuwe rij in Google Spreadsheets')
- Pas uw bericht en kanaal aan
📮ClickUp Insight: 92% van de werknemers gebruikt inconsistente methoden om actiepunten bij te houden, wat resulteert in gemiste beslissingen en vertraagde uitvoering.
Of je nu vervolgnotities verstuurt of spreadsheets gebruikt, het proces is vaak versnipperd en inefficiënt. De taakbeheeroplossing van ClickUp zorgt voor een naadloze omzetting van gesprekken in taken, zodat je team snel kan handelen en op één lijn blijft.
3. Gebruik Slack-werkstromen (de native builder van Slack)
Met de werkstroomgenerator van Slack kun je processen met meerdere stappen automatiseren, rechtstreeks in Slack. Het beste? Kant-en-klare sjablonen voeren de werkstroom van begin tot eind uit.
Wat u kunt automatiseren:
- Welkomstberichten voor nieuwe leden van een kanaal
- Dagelijkse herinneringen voor stand-ups
- Feedback of verzoeken verzamelen via formulieren
Hoe te gebruiken:
- Klik op de naam van je werkruimte > Tools > Werkstroomgenerator
- Kies een sjabloon of begin helemaal opnieuw
- Stel je triggers, acties en berichten in
Gebruiksscenario's voor het automatiseren van Slack-berichten
Nu het goede nieuws. Als je een team beheert, weet je hoe vervelend het is om jezelf steeds te moeten herhalen. Hier zie je hoe echte teams Slack-automatisering gebruiken om hun gezond verstand te behouden:
- Hé, het is tijd voor de stand-up!" – zonder dat je steeds hetzelfde hoeft te zeggen: automatiseer dagelijkse herinneringen voor de stand-up, zodat je team om 10:00 uur stipt een vriendelijk seintje krijgt, zelfs als je vastzit in het verkeer of in een ander gesprek zit
- Directe mijlpaalvieringen voor projecten: Wanneer je team een functie aflevert of een verkoopdoel bereikt, kan er een automatisch Slack-bericht verschijnen in #wins, waarin alle betrokkenen worden getagd. Geen momenten meer waarop je je afvraagt: "Heeft iemand het team op de hoogte gebracht?"
- Onboarding die persoonlijk aanvoelt (maar niet handmatig is): Nieuwe medewerker? Trigger een welkomstbericht met links naar onboarding-documenten, introductievideo's en zelfs een 'Maak kennis met je buddy'-DM, zodat elke nieuwe teamgenoot zich gezien voelt, zelfs als je op vakantie bent
- Deadline-countdowns die echt worden opgemerkt: In plaats van stilletjes een spreadsheet bij te werken, kunt u een automatische Slack-melding instellen die zegt: "Hé, het rapport voor het derde kwartaal moet over twee dagen worden ingeleverd. Heb je nog iets nodig?" in het juiste kanaal, op het juiste moment
- Ondersteun ticketoefeningen, zonder de chaos: Wanneer er een supportticket met hoge prioriteit binnenkomt, laat Slack automatisch de juiste mensen (en niet het hele bedrijf) waarschuwen, zodat er niets door de mazen van het net glipt
- Terugkerende check-ins die niet robotachtig aanvoelen: automatiseer een wekelijkse poll in Slack met de vraag 'Hoe gaat het met de werklast?', zodat je burn-outs kunt voorkomen voordat ze zich voordoen
De gouden regel? Als je ooit hebt gedacht: "Zei ik dat gisteren niet al?", dan is het waarschijnlijk tijd om te automatiseren.
Beperkingen van het gebruik van Slack voor communicatie
Slack is een redder in nood voor snelle chats en GIF-oorlogen, maar projectmanagement in Slack heeft een aantal eigenaardigheden die je tot wanhoop kunnen drijven:
- Belangrijke zaken gaan verloren in de scroll: Je plaatst een belangrijke update, maar tegen de tijd dat je team Slack checkt, is deze begraven onder memes, lunchplannen en een dozijn 'snelle vragen'. Veel succes met het terugvinden ervan later
- Je kunt een bericht plannen, maar geen gesprek: Moet je een reeks herinneringen versturen of iemand alleen een bericht sturen als een taak nog niet is voltooid? De ingebouwde tools van Slack kunnen dat soort logica niet aan, dus moet je dit handmatig doen (of helemaal niet)
- Automatisering is niet voor iedereen geschikt: Wil je een bericht alleen triggeren als een project te laat is, of een aangepaste update sturen op basis van de status van een taak? Daarvoor heb je tools van derden nodig, en zelfs dan verloopt het zelden naadloos
- Context is verspreid: Gesprekken over een project kunnen in #algemeen, #willekeurig, DM's of begraven in threads staan. Als je het hele verhaal nodig hebt, moet je een puzzel in elkaar zetten
De native AI lost veel van deze Slack-problemen op, maar laat nog veel te wensen over als het gaat om het bouwen van een uniforme werkstroom. En dat is waar Slack-concurrenten om de hoek komen kijken .
➡️ Lees meer: Wat zijn de voor- en nadelen van Slack op het werk?
Waarom ClickUp gebruiken om berichten te automatiseren?
Slack is fantastisch voor snelle chats, maar wanneer je tijdens je werkdag moet jongleren met projectmanagement, updates bijhouden, documenten delen en iedereen op dezelfde pagina houden, kan het snel rommelig worden.
Plotseling spring je heen en weer tussen een tiental verschillende apps, voeg je gesprekken, taken en bestanden samen en ben je afhankelijk van eindeloze integraties om je werkstroom op gang te houden.
Dat is waar ClickUp uitblinkt. ClickUp is namelijk niet alleen een tool voor projectmanagement, maar een allesomvattende app voor werk, die chatten, taken, documenten, herinneringen, automatisering en meer samenbrengt op één plek.
In plaats van apps voor teamcommunicatie, projecttrackers, notitie-apps en automatiseringstools aan elkaar te koppelen, brengt ClickUp alles wat je nodig hebt samen in één krachtig platform.
Je krijgt naadloze communicatie, realtime updates en robuuste automatisering, zonder het gedoe van het beheren van talloze integraties.
1. Geïntegreerd chatten: echte gesprekken, precies waar het werk gebeurt
Stel je voor dat al je projectbesprekingen, brainstormsessies en snelle check-ins direct naast je taken en documenten staan. Met ClickUp Chat kun je eindelijk ervaren hoe dat voelt!
Geïntegreerd in uw ClickUp-werkruimte, helpt het u:
- Maak taken rechtstreeks vanuit chatberichten—verander elk gesprek of idee met één klik in een traceerbare taak, zodat niets belangrijks door de mazen van het net glipt
- Start directe berichten of groepschats met iedereen in je team, zonder te hoeven schakelen tussen apps of gesprekken uit het oog te verliezen
- Deel bestanden, links en zelfs taken rechtstreeks in de chat, zodat iedereen de context heeft die hij nodig heeft, precies daar waar de discussie plaatsvindt
- Maak belangrijke berichten vast zodat sleutelupdates, aantekeningen van vergaderingen of deadlines altijd zichtbaar zijn voor het hele team
- Reageer op gesprekken, beantwoord ze en los ze op, zodat je werkruimte overzichtelijk en overzichtelijk blijft – geen eindeloze threads of vergeten follow-ups meer
- Host SyncUps (gesprekken) rechtstreeks vanuit de chat voor snelle teamvergaderingen, dagelijkse stand-ups of projectcheck-ins – geen aparte tool voor videoconferenties nodig
- Gebruik Follow Ups (een speciale functie) om herinneringen of actie-items in te stellen voor elk chatbericht, zodat niets wordt gemist en elk gesprek leidt tot duidelijke volgende stappen
- Gebruik AI-agents in chat om routinematige updates te automatiseren, veelgestelde vragen te beantwoorden of zelfs gesprekken samen te vatten, zodat uw team altijd op de hoogte blijft zonder handmatige inspanningen
Nooit meer momenten waarop je je afvraagt: "Waar hebben we dat ook alweer besproken?"
Toen ik onze eerste ClickUp-automatisering instelde, was dat een echt aha-moment. Nu wordt met iets eenvoudigs als het toevoegen van een tag automatisch de hele sjabloon voor subtaken toegepast. We verspillen geen tijd meer met het doorzoeken van subtaken of ons zorgen maken dat iemand een cruciale stap is vergeten. We hebben ook automatiseringen toegevoegd die taken toewijzen, statussen bijwerken en herinneringen versturen; allemaal kleine dingen op zich, maar samen hebben ze onze werkwijze volledig gestroomlijnd. Het gaat niet alleen om tijdwinst (hoewel dat zeker het geval is), maar ook om het creëren van een soepelere, minder stressvolle omgeving waarin het team zich kan concentreren op het leveren van het beste werk zonder te worden opgehouden door beheerderstaken.
Toen ik onze eerste ClickUp-automatisering instelde, was dat een echt aha-moment. Nu wordt met iets eenvoudigs als het toevoegen van een tag automatisch de hele sjabloon voor subtaak toegepast. We verspillen geen tijd meer met het doorzoeken van subtaken of ons zorgen maken dat iemand een cruciale stap is vergeten. We hebben ook automatiseringen toegevoegd die taken toewijzen, statussen bijwerken en herinneringen versturen; allemaal kleine dingen op zich, maar samen hebben ze onze werkwijze volledig gestroomlijnd. Het gaat niet alleen om tijdwinst (hoewel dat zeker het geval is), maar ook om het creëren van een soepelere, minder stressvolle omgeving waar het team zich kan concentreren op het leveren van het beste werk zonder te worden opgehouden door beheerderstaken.
2. Geautomatiseerde updates: houd iedereen moeiteloos op de hoogte
Ben je het beu om je team handmatig te pingen over statuswijzigingen of deadlines? Met de automatisering van ClickUp kun je regels instellen die het werk voor je doen:
- Automatische notificaties om teamleden direct te waarschuwen wanneer een taak is toegewezen, voltooid of bijgewerkt, of wanneer er een opmerking is toegevoegd, zodat iedereen op de hoogte blijft zonder dat u hen hoeft op te zoeken
- Aangepaste triggers voor elk scenario! Wilt u een kanaal op de hoogte brengen wanneer er een bug met hoge prioriteit wordt aangemaakt? Of een herinnering sturen wanneer een deadline nadert of een taak te laat is? Stel gewoon uw voorwaarden in en ClickUp doet de rest
- Multi-channel levering, zodat u kunt kiezen of updates naar ClickUp Chat gaan voor directe zichtbaarheid voor het team, rechtstreeks naar e-mail voor belangrijke herinneringen, of zelfs naar Slack (dankzij de naadloze integratie van ClickUp)
- Automatiseer terugkerende acties voor wanneer u regelmatig check-ins, statusupdates of terugkerende herinneringen wilt plannen, zodat uw team nooit iets mist, zelfs als u niet op kantoor bent
- Koppel automatiseringen aan elkaar om geavanceerde werkstromen te creëren door meerdere automatiseringen aan elkaar te koppelen, zoals automatisch een reviewer toewijzen wanneer een taak naar 'In beoordeling' wordt verplaatst, of een vervolgtaak aanmaken wanneer iets als 'Klaar' wordt gemarkeerd
- Pas notificaties en acties aan specifieke teams, projecten of zelfs individuele gebruikers aan, zodat iedereen alleen de updates ontvangt die voor hen van belang zijn
Met de automatisering van ClickUp kun je eindelijk stoppen met het micromanagen van kleine dingen en je concentreren op het grote geheel, wetende dat je team altijd op de hoogte en op schema is.
🎉 Leuk weetje: Slack heeft verborgen easter eggs: als je bijvoorbeeld /pony typt in een kanaal (in sommige werkruimtes), verschijnt er een kleine pony die over je scherm galoppeert! 🐴✨Nog een? Als je /shrug typt, wordt automatisch de emoji ¯\_(ツ)_/¯ toegevoegd. Klassieke Slack-sass, standaard ingebouwd.
3. Gecentraliseerde communicatie: werk met één enkele bron van waarheid
In tegenstelling tot Slack, waar gesprekken verspreid kunnen raken over verschillende kanalen, houdt ClickUp alles gekoppeld aan je werk:
- Taakopmerkingen: Bespreek specifieke taken precies daar waar het werk plaatsvindt.
- Samenwerken aan documenten: chat en bewerk documenten in realtime, met opmerkingen en suggesties.
- Projectbrede aankondigingen: Gebruik ClickUp Chat of notificaties om updates naar alle betrokkenen te verzenden.
Nooit meer context kwijt, nooit meer berichten missen. Alleen nog maar duidelijke, bruikbare communicatie.
4. Vraag het aan AI: krijg hulp van je persoonlijke AI-assistent
ClickUp Brain, de ingebouwde AI-assistent van ClickUp, is uw productiviteitspartner achter de schermen en regelt stilletjes alle details, zodat u zich kunt concentreren op het grote geheel. Zo verandert het de manier waarop u werkt:
- Heb je een geweldig idee tijdens het chatten of een snelle spraakaantekening? ClickUp Brain kan het direct vastleggen en omzetten in een taak, zodat niets verloren gaat in de wirwar
- Nooit meer haastig aantekeningen maken tijdens vergaderingen. Met automatische transcriptie worden uw spraakmemo's en opgenomen clips omgezet in duidelijke, doorzoekbare tekst, klaar om te gebruiken of te delen
- Verdrink je in lange threads of projectupdates? Laat ClickUp Brain de essentie distilleren tot beknopte samenvattingen, zodat iedereen in één oogopslag op de hoogte is
- Nooit meer wachten om herinneringen in te stellen, ClickUp Brain stelt proactief automatiseringen en volgende stappen voor op basis van de gewoonten van uw team en de werkstroom van het project
- Gemiste follow-ups behoren tot het verleden. De AI houdt openstaande goedkeuringen, achterstallige items en onbeantwoorde vragen in de gaten en stuurt de juiste mensen een herinnering wanneer dat het belangrijkst is
- U hoeft niet te worstelen met ingewikkelde instellingen—vertel ClickUp Brain gewoon in gewoon Engels wat u wilt, en het zal automatiseringen of herinneringen voor u instellen
- Vraag AI om hulp vanaf elke plek in de werkruimte. Of je nu verdiept bent in een document, aan het chatten bent met je team of een project aan het beheren bent, ClickUp Brain staat altijd voor je klaar om te stroomlijnen, organiseren en alles in beweging te houden
Met ClickUp Brain voelt uw werkruimte minder als een jongleeract en meer als een goed geoliede machine, die voortdurend leert en zich aanpast om u te helpen slimmer te werken.
5. Krachtige integraties: verbind ClickUp met alles wat je leuk vindt
Heb je al favoriete tools waar je team niet zonder kan? ClickUp-integraties werken goed samen met al deze tools, dus je hoeft niet te kiezen tussen wat werkt en wat mogelijk is.
- E-mail, kalender en meer: Koppel uw e-mail en kalender aan ClickUp om taken aan te maken op basis van e-mails, vergaderingen te synchroniseren en nooit meer een deadline te missen
- Automatiseer met Zapier, Make en meer: Wil je ClickUp koppelen aan honderden andere apps? Gebruik Zapier of Make om repetitief werk te automatiseren, zoals updates versturen, bestanden verplaatsen of tijd registreren
- Native integraties voor elke werkstroom: Van Google Drive en Dropbox tot GitHub en Zoom, ClickUp kan worden geïntegreerd met de tools die uw team al gebruikt. Deel bestanden, houd code bij, start vergaderingen en houd alles verbonden
Met ClickUp voegt u niet alleen een nieuwe tool toe, maar bouwt u een slimmere, meer verbonden werkruimte. Geen gedoe meer met tabbladen of context die verloren gaat. Alleen gestroomlijnde werkstromen, rijkere gesprekken en alles gekoppeld aan uw daadwerkelijke werk.
➡️ Lees meer: Beste alles-in-één messenger-apps
Chatten verbinden met werk met ClickUp
Het automatiseren van Slack-berichten draait om het terugwinnen van tijd, het verminderen van handmatige fouten en ervoor zorgen dat je team altijd over de juiste informatie beschikt, precies wanneer dat nodig is.
Of je nu de ingebouwde tools van Slack gebruikt, geavanceerde automatiseringen verkent of een niveau hoger gaat met de krachtige integraties van ClickUp, je stelt je team in staat om soepeler en slimmer samen te werken.
Vergeet niet dat de beste werkstromen de werkstromen zijn die voor u werken, en niet andersom. Met ClickUp kunt u uw favoriete tools verbinden, uw communicatie centraliseren en het drukke werk automatiseren, zodat u zich kunt concentreren op wat echt belangrijk is: projecten vooruit helpen en samen successen vieren.
Klaar om repetitieve updates achter je te laten? Probeer automatisering in ClickUp vandaag nog en zie hoe de productiviteit (en geestelijke gezondheid) van je team omhoog schiet.