Hoe maak je een wervingsdatabase voor HR-teams?

​​"Heb ik deze kandidaat al een e-mail gestuurd? Of was dat voor die andere rol?"

Als u zich dat halverwege het scrollen door een spreadsheet hebt afgevraagd, weet u dat u het leven van een recruiter leidt.

HR-teams hebben, vooral tijdens wervingssprints, vaak te maken met tientallen cv's, e-mailthreads en aantekeningen van sollicitatiegesprekken. Het is geen wonder dat het snel een rommel wordt. Dat is precies waarom het maken van een wervingsdatabase uw backstagepas is voor georganiseerd werven.

De juiste installatie zorgt ervoor dat informatie over kandidaten op één plek wordt bewaard, helpt u snel de beste kandidaten te vinden en zorgt voor consistentie in uw proces (vaarwel plakbriefjes).

In deze blog laten we u zien hoe u een database kunt bouwen waarmee het bijhouden van sollicitanten minder voelt als het hoeden van katten en meer als het runnen van een goed geoliede wervingsmachine.

Nooit meer zoeken naar belangrijke kandidaatgegevens op meerdere vacaturesites. ✋🏽

Wat is een recruitmentdatabase?

Een recruitmentdatabase is een centrale plek waar HR-teams informatie over vacatures, sollicitanten en contactpersonen kunnen opslaan en beheren. Het helpt bij het ordenen van kandidaatgegevens op basis van specifieke filters, zoals vaardigheden, ervaring of kwalificaties, waardoor het vinden van de juiste persoon voor elke rol eenvoudiger wordt.

Het belangrijkste doel van een wervingsdatabase is het stroomlijnen van het wervingsproces. Hiermee kunnen recruiters sollicitaties bijhouden, communicatie monitoren en het traject van elke kandidaat volgen. In plaats van te jongleren met spreadsheets of verspreide aantekeningen, kan het team werken vanuit één enkele bron van waarheid.

Een recruitmentdatabase vereenvoudigt de opslag van en toegang tot wervingsgegevens, waardoor recruiters snellere en beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen, wat uiteindelijk de efficiëntie van het wervingsproces en de ervaring van kandidaten verbetert.

⭐ Functie sjabloon

De sjabloon voor het wervingsplan van ClickUp is een aanpasbaar raamwerk dat is ontworpen om uw wervingsproces te stroomlijnen. Het bevat aangepaste statussen (zoals Open, In uitvoering, Niet geschikt), aangepaste velden voor het bijhouden van kandidaatgegevens en meerdere weergaven om sollicitaties te ordenen op rol of fase.

Met ingebouwde automatisering, afhankelijkheid van taken en tijdsregistratie helpt de sjabloon teams elke stap efficiënt te beheren, van het zoeken naar kandidaten tot het inwerken, terwijl u lijsten, velden en werkstromen kunt aanpassen aan uw unieke wervingsbehoeften.

Gratis sjabloon downloaden

Voordelen van het gebruik van een gecentraliseerde database voor werving

Een goed georganiseerde wervingsdatabase helpt u sneller te werken en beter samen te werken als team. Wanneer alle informatie over uw werving op één plek staat, voorkomt u verwarring, neemt u betere beslissingen en blijft iedereen op dezelfde pagina.

Dit kunt u doen zodra al uw gegevens op één plek staan:

Sleutelelementen van een wervingsdatabase

Zie uw recruitmentdatabase als een bibliotheek waar elk boek (kandidaat) perfect is gecategoriseerd, getagd en direct te vinden is. Als dit systeem correct is opgezet, wordt het de meest waardevolle troef van uw recruitmentteam. Maar wat is er precies nodig om het te laten werken?

Een database voor werving heeft verschillende kerncomponenten nodig om effectief te kunnen functioneren:

Deze bouwstenen vormen de basis voor succesvolle werving, maar de magie ontstaat pas wanneer u ze bewust samenvoegt. Laten we stap voor stap bekijken hoe u uw database vanaf de grond opbouwt.

Stappen voor het maken van een wervingsdatabase

Dit is een handige gids voor hoe u uw database voor werving van idee tot implementatie kunt brengen:

1. Kies de juiste databasetool

Recruitmentdatabasesoftware is uw spiekbriefje voor het vanaf nul opbouwen van een slimme, schaalbare database. De selectie van het juiste platform hangt echter af van de grootte, complexiteit en het budget van uw organisatie.

Voor kleinere organisaties of teams kunnen spreadsheetprogramma's zoals Excel of Google Spreadsheets dienen als instapoplossingen.

Naarmate uw wervingsbehoeften groeien, worden speciale wervingstools echter essentieel.

Zoek naar recruitmentdatabasesoftware die schaalbaarheid, aanpassingsmogelijkheden en integratiemogelijkheden binnen uw bestaande HR-systemen biedt.

2. Definieer gegevensvelden en categorieën

Voor het opzetten van een effectieve databasestructuur moet u goed nadenken over welke informatie u wilt opslaan en terugvinden.

Begin met het identificeren van de essentiële kandidaatgegevensvelden:

Met ClickUp kunt u meerdere verschillende aangepaste velden maken om elk detail bij te houden, van interviewfasen en contactgegevens van kandidaten tot belangrijke deadlines. U kunt deze velden ook sorteren en filteren om snel toegang te krijgen tot de exacte gegevens die u nodig hebt.

Organiseer deze velden in logische categorieën die aansluiten bij uw werkstroom voor werving. Deze structuur maakt het eenvoudiger om later informatie in te voeren, bij te werken en te zoeken.

3. Verzamel en bewaar informatie over kandidaten

Nu uw gegevensstructuur in kaart is gebracht, is het tijd om na te denken over hoe u al die waardevolle kandidaatgegevens gaat verzamelen. Uw methoden zijn van invloed op de kwaliteit en kwantiteit van de gegevens in uw systeem.

Door gestandaardiseerde processen voor het verzamelen van kandidaatgegevens te ontwikkelen, zorgt u voor consistentie en volledigheid. Gestructureerde sollicitatieformulieren die alle benodigde informatie vastleggen en tegelijkertijd gebruiksvriendelijk zijn. Houd er rekening mee dat te complexe formulieren potentiële sollicitanten kunnen ontmoedigen.

Overweeg deze methoden voor het verzamelen van kandidaatgegevens:

Stel bij het verzamelen van deze informatie duidelijke regels op voor de invoer van gegevens. Bepaal wie records kan toevoegen of wijzigen en stel richtlijnen op voor het formatteren en standaardiseren van gegevens om de integriteit van de database te waarborgen.

Zorg ervoor dat u bij het verzamelen en opslaan van persoonlijke gegevens voldoet aan gegevensbeschermingsnormen zoals de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Met tools zoals ClickUp Forms kunt u gegevens naadloos verzamelen, verwerken en analyseren zonder dat u een aparte app nodig hebt! Het biedt aanpasbare vragen, integratie van werkstromen, eenvoudig delen en verbeterde veiligheid met naleving van de AVG en CCPA.

4. Implementeer een zoek- en filtersysteem

De echte waarde van uw recruitmentdatabase komt naar voren wanneer u snel geschikte kandidaten voor openstaande posities kunt identificeren.

Ontwerp uw zoekmogelijkheden zodat deze het volgende omvatten:

Test uw zoeksysteem met realistische scenario's om te controleren of het nauwkeurige resultaten oplevert. Bijvoorbeeld:

HR-professionals kunnen kandidaatgegevens efficiënt organiseren, bijhouden en analyseren door een robuust zoek- en filtersysteem te implementeren in de lijstweergave van ClickUp.

5. Onderhoud en update de database regelmatig

U laat uw e-mail inbox toch ook niet maandenlang onbeheerd achter? Uw database verdient dezelfde aandacht. Regelmatig onderhoud zorgt ervoor dat deze accuraat en waardevol blijft.

Een recruitmentdatabase is geen project dat u eenmalig opzet en vervolgens kunt vergeten. Deze moet voortdurend worden bijgewerkt om realtime veranderingen in uw wervingspijplijn weer te geven.

Een verouderde database helpt niemand. Maak er een gewoonte van om:

Regelmatig onderhoud zorgt ervoor dat uw database een betrouwbare bron blijft voor wervingsbeslissingen en beschermt tegen gegevensverlies na verloop van tijd.

De beste tools voor het opzetten van een wervingsdatabase

Er zijn tal van tools beschikbaar om u te helpen bij het opzetten van een database voor werving, van eenvoudige spreadsheets tot geavanceerde HR-software of CRM-oplossingen voor werving. De juiste keuze hangt af van de grootte van uw team, het aantal vacatures en uw groeiplannen.

Laten we enkele populaire opties bekijken.

Spreadsheets: Excel, Google Spreadsheets (voor het bijhouden van kleine hoeveelheden gegevens)

Voor kleine bedrijven of teams met minimale wervingsbehoeften bieden spreadsheet-applicaties een startpunt voor het bijhouden van kandidaten.

Spreadsheets kunnen aantrekkelijk zijn omdat ze vertrouwd zijn en de drempel voor invoer laag is. Veel recruiters beginnen hier omdat ze al weten hoe ze Excel of Google Spreadsheets moeten gebruiken. Deze tools bieden basisfuncties die voldoende kunnen zijn wanneer u slechts enkele posities en potentiële kandidaten tegelijkertijd moet verwerken.

Maar dit zijn geen speciale tools om uw recruitmenttechnologie op te bouwen. Ze hebben meerdere beperkingen:

De meeste groeiende organisaties ontgroeien snel spreadsheets naarmate hun wervingsbehoeften complexer worden. Dit is waar oplossingen zoals applicant tracking systems en gespecialiseerde HR-wervingssoftware een rol gaan spelen.

ATS- en HR-software

Wanneer uw wervingsvolume toeneemt of uw wervingsprocessen complexer worden, hebt u een dynamischer systeem nodig dat de manier waarop uw team talent identificeert en benadert, transformeert.

Speciale systemen voor het bijhouden van sollicitanten (ATS) en HR-databasesoftware voor werving bieden uitgebreide functionaliteit met geavanceerde zoekfuncties om gekwalificeerde kandidaten te selecteren.

Deze gespecialiseerde platforms zijn speciaal ontworpen voor wervingsbehoeften. Ze bieden gestroomlijnde werkstromen, automatisering voor gegevensnauwkeurigheid en integratiemogelijkheden die de efficiëntie van het aannemen van personeel drastisch kunnen verbeteren.

En u kunt kiezen uit verschillende opties, zoals

De populairste optie voor HR is echter ClickUp vanwege het aanpasbare platform voor projectmanagement dat kan worden aangepast aan de behoeften van recruitment.

Als u ooit een recruitmenttool heeft gewild die zich aanpast aan uw behoeften in plaats van u te dwingen uw werkstromen te veranderen, dan is ClickUp het antwoord op uw behoeften.

In tegenstelling tot starre traditionele ATS-systemen biedt ClickUp een flexibele basis die u kunt vormgeven om precies aan uw wervingsbehoeften te voldoen, of u nu een solo-recruiter bent of deel uitmaakt van een grote HR-afdeling.

De ClickUp for HR Teams -toolset transformeert de manier waarop teams talent werven door een uitgebreide werkruimte te bieden die zich aanpast aan uw unieke wervingsprocessen. De oplossing helpt organisaties kandidaten bij te houden in elke fase van de werving, van de eerste sollicitatie tot de uiteindelijke beslissing.

Houd elke fase eenvoudig bij met aangepaste weergaven en statussen

Met aangepaste statussen voor elke wervingsfase verloopt alles, van het toevoegen van relevante documenten tot het automatiseren van follow-ups, een stuk soepeler.

Zo kunt u ClickUp inzetten voor HR-teams:

Verdeel het proces in kleinere taken en zorg voor tijdige follow-ups

Wat ClickUp echt onderscheidt, is de manier waarop het taakbeheer integreert met databasefunctionaliteit. In plaats van alleen kandidaatgegevens op te slaan, kunt u met ClickUp de gegevens direct omzetten in bruikbare items.

Zet een veelbelovende sollicitatie om in een sollicitatiegesprek met ClickUp-taken. Wijs beoordelaars toe aan specifieke kandidaten en houd het hele proces bij in een visuele pijplijn. Dankzij deze integratie hoeft u niet meer te schakelen tussen verschillende systemen, wat drukke recruiters veel tijd bespaart.

Wanneer het tijd is voor evaluatie, kunnen recruiters gestandaardiseerde interviewscorekaarten maken met behulp van Slash Commando's voor rich text formatting direct in taakbeschrijvingen, waardoor een consistent kader ontstaat voor het beoordelen van alle sollicitanten.

ClickUp Automations voert repetitieve taken uit die anders uren van uw week in beslag zouden nemen. Hiermee kunt u ook werkstromen instellen die kandidaten automatisch naar verschillende fasen verplaatsen op basis van specifieke triggers, aangepaste e-mailsjablonen voor follow-ups verzenden en zelfs rapporten over uw wervingsstatistieken genereren.

Deze automatiseringen besparen niet alleen tijd, maar zorgen ook voor consistentie in uw wervingsproces.

Blijf op de hoogte van inzichten en trends op het gebied van werving

Wilt u een visueel overzicht van uw volledige wervingsactiviteiten? Met ClickUp Dashboards kunt u in één oogopslag belangrijke statistieken bekijken, zoals de tijd die nodig is om een vacature te vervullen, de effectiviteit van bronnen en de status van de pijplijn.

Vervolgens geeft de kalenderweergave van ClickUp uw team een duidelijke, visuele tijdlijn van het hele wervingsproces. U kunt sollicitatiegesprekken rechtstreeks vanuit taken plannen en alles synchroniseren met externe kalenders, zodat iedereen op de hoogte blijft, zelfs onderweg.

ClickUp biedt ook verschillende handige sjablonen om het aannemen van personeel te vereenvoudigen. Een voorbeeld hiervan is de ClickUp-sjabloon voor selectie bij aannemen, waarmee u eenvoudig kandidaten kunt screenen en toptalent kunt organiseren zonder dat u een geheel nieuw systeem hoeft op te zetten.

Gratis sjabloon downloaden

Breng uw recruitmenttechnologie samen in één super app

Wilt u uw favoriete tools meenemen? De integraties van ClickUp zorgen ervoor dat u niets mist. U kunt het koppelen aan wat uw team al gebruikt, zoals Google Drive, zodat cv's en aanbiedingsbrieven die daar zijn opgeslagen direct aan taken kunnen worden toegevoegd. U hoeft niet meer door mappen te bladeren.

Of het nu gaat om het synchroniseren van e-mails om gesprekken bij te houden, het gebruik van uw kalender om sollicitatiegesprekken in te plannen of het ophalen van gegevens uit een CRM, ClickUp kan uw vaste plek worden voor het beheer van alles wat met werving te maken heeft.

Met integraties zoals Recruit CRM via Zapier maakt ClickUp werkstromen voor werving efficiënter. Nieuwe vacatures die worden toegevoegd in Recruit CRM kunnen acties triggeren in ClickUp, zodat u vacatures en sollicitaties kunt beheren zonder iets te missen.

Combineer dat met het Smart Job Board en Zapier, en u kunt vacatures in één keer op tal van vacaturebanken publiceren. Het is een snellere, meer verbonden manier om uw wervingsteam op één pagina te houden.

Dit zegt Soumya Venugopal, Senior Manager HR bij WazirX, over de recruitmentmanagementmogelijkheden van ClickUp:

We vertrouwen sterk op ClickUp voor taakbeheer. De gebruikersinterface is uiterst gebruiksvriendelijk, goed ontworpen en biedt een verbazingwekkende flexibiliteit omdat je deze kunt aanpassen aan de behoeften van jou en je team. Dankzij de mogelijkheid om te organiseren en automatiseren hebben we onze productiviteit en output kunnen verhogen.

Tips voor efficiënt databasebeheer

Nu u weet hoe u een recruitmentdatabase maakt, gaan we u vertellen hoe u deze kunt optimaliseren. Als u zich aan de volgende best practices houdt, blijft uw database niet alleen georganiseerd, maar wordt deze ook waardevoller en effectiever naarmate u deze langer gebruikt.

Maak uw werving toekomstbestendig: bouw de talentenpijplijn van morgen met ClickUp

Als het aannemen van personeel nog steeds een chaos lijkt, hoeft dat niet zo te zijn. Met de juiste installatie kunt u overschakelen van brandjes blussen naar het opbouwen van een solide, proactief wervingssysteem – en ClickUp is speciaal ontworpen om u daarbij te helpen.

Dankzij de flexibele structuur kunt u kandidaten ordenen in ruimtes, mappen en lijsten, zodat alles overzichtelijk en doorzoekbaar blijft. Met aangepaste velden kunt u precies bijhouden wat belangrijk is, zoals vaardigheden, ervaring en de status van sollicitaties, terwijl krachtige filters en zoekfuncties u helpen sneller de juiste persoon te vinden.

Voeg automatisering toe voor repetitieve taken zoals statusupdates en het voorbereiden van sollicitatiegesprekken, en u hebt een systeem dat perfect aansluit bij uw wervingsstijl. Klaar om uw wervingsproces een serieuze upgrade te geven?

✅ Probeer ClickUp gratis en ga vandaag nog aan de slag.