Ooit geprobeerd technische documentatie te schrijven die zinvol is voor de lezers? Dat is een lastig vooruitzicht! Of het nu gaat om whitepapers, API-documentatie of handleidingen voor gebruikers, complexe informatie duidelijk overbrengen is geen gemakkelijke Taak.
En hier is de clou: Amerikaanse bedrijven spenderen 6% van hun totale loon - jaarlijks goed voor $396 miljard - aan het ontcijferen van slecht geschreven materiaal.
Of je nu een techneut bent die code documenteert of een projectmanager die ingenieurstaal vertaalt naar mensentaal, complexiteit omzetten in duidelijkheid is geen sinecure.
Dat is waar efficiƫnte technische documentatie van pas komt. Het helpt je om technisch gebrabbel te vertalen naar iets dat je publiek kan begrijpen. In dit artikel bespreken we de 12 beste voorbeelden van technisch schrijven die laten zien hoe je complexe informatie gemakkelijk te begrijpen maakt.
samenvatting in 60 seconden
Alles wat je moet weten over soorten technisch schrijven:
- Technisch schrijven omvat gebruikershandleidingen, SOP's, API-documentatie, rapporten en interne bedrijfsdocumenten
- Effectief technisch schrijven geeft prioriteit aan duidelijke, beknopte communicatie van complexe informatie
- Het maakt gebruik van visuals en eenvoudige taal om het begrip te bevorderen
- Platformen zoals ClickUp vereenvoudigen technisch schrijven met het aanmaken van documenten, het beheren van taken en het aanmaken van content met behulp van ClickUp AI
- Een consistente toon en structuur is essentieel voor de geloofwaardigheid van je merk
- Revisies beheren en content up-to-date houden zijn cruciale uitdagingen
- Documentatie testen met echte gebruikers verbetert de duidelijkheid en bruikbaarheid
Laten we technisch worden! š¤
Wat is technisch schrijven?
Technisch schrijven is het creƫren van duidelijke, beknopte en gestructureerde documenten die complexe informatie overbrengen voor eenvoudig begrip.
Het is voornamelijk gericht op het geven van instructies, het uitleggen van processen of het overbrengen van technische informatie aan een specifiek publiek, vaak met verschillende niveaus van deskundigheid. Voorbeelden zijn gebruikershandleidingen, standaard operationele procedures (SOP's) en white papers.
In tegenstelling tot creatief schrijven, dat verhalen mooier maakt, of journalistiek schrijven, dat zich richt op het brengen van het laatste nieuws, gaat het bij het schrijven van technische content vooral om duidelijkheid en instructie.
Hier is een snelle vergelijking om je het verschil te laten zien:
| Aspect | Technisch schrijven | Creatief schrijven | Journalistiek schrijven |
| Doel | Complexe informatie uitleggen of instructies geven | Vermaak, verwoord of inspireer | Informeer over actuele gebeurtenissen |
| Publiek | Kennis of geen kennis | Algemene lezers | Algemeen publiek |
| Tone | Formeel, objectief | Informeel, expressief | Neutraal, feitelijk |
| Structuur | Gestructureerd en ingedeeld met koppen en lijsten | Flexibel, verhaalgedreven | Omgekeerde piramide |
| Voorbeelden | Gebruikershandleidingen, SOP's | Romans, poƫzie | Nieuwsartikelen, rapporten |
In essentie zorgt technisch schrijven ervoor dat lezers de gepresenteerde informatie snel kunnen begrijpen en toepassen, waardoor het een vaardigheid van onschatbare waarde is.
leuk weetje: Volgens het US Bureau of Labor Statistics zal de markt voor technisch schrijvers naar verwachting met 4% groeien, ongeveer even snel als het gemiddelde voor alle beroepen.
Soorten technisch schrijven
Bij technisch schrijven denk je misschien meteen aan gebruikershandleidingen en how-to gidsen, maar er komt meer bij kijken! Laten we het eens uitwerken:
technische documentatie
Hieronder vallen gebruikershandleidingen, codedocumentatie, API-documentatie en productgidsen. Deze documenten zorgen ervoor dat gebruikers, ontwikkelaars of technici weten hoe ze software, hardware of systemen moeten gebruiken.
procesdocumentatie
Beschouw dit als het ultieme handboek voor Business. Het bevat SOP's, checklists voor onderhoud en werkstroomdocumenten. Deze hulpmiddelen voorkomen chaos door ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde processen volgt.
rapporten en voorstellen
Grote beslissingen hebben een solide basis nodig, en dat is waar technische rapporten, haalbaarheidsstudies en voorstellen om de hoek komen kijken. Deze documenten bieden onderzoek, inzichten en aanbevelingen als leidraad voor zakelijke beslissingen over producten, markten en uitdagingen.
marketing en zakelijke documentatie
Wat als we je vertellen dat technisch schrijven ook een creatieve kant kan hebben? White papers, casestudy's en productbeschrijvingen combineren technische details met verhalen om te laten zien hoe een product of dienst problemen oplost.
interne bedrijfsdocumenten
Interne documenten, van handboeken voor werknemers tot bedrijfsbeleid, zorgen ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit. Ze hebben betrekking op organisatorische kennis, bedrijfsstructuur en richtlijnen voor de werkplek en helpen teams om op Ć©Ć©n lijn te blijven en op de hoogte te blijven.
š”Pro Tip: Wanneer je schrijft voor een niet-technisch publiek, vermijd dan passieve stem en het gebruik van jargon of acroniemen die niet bij iedereen bekend zijn. Definieer onbekende termen altijd duidelijk en in eenvoudige taal.
12 Voorbeelden van technisch schrijven
Wanneer je complexiteit combineert met leesbaarheid, wordt technisch schrijven lastig om onder de knie te krijgen. Hier vind je een aantal voorbeelden om technisch schrijven gemakkelijker voor je te maken.
1. Handleidingen
Of het nu gaat om het instellen van IKEA-meubels of het navigeren door een nieuwe gadget, goede productdocumentatie vereenvoudigt taken met duidelijke instructies, diagrammen en tips om problemen op te lossen, zodat gebruikers geen technische expert nodig hebben.
Neem bijvoorbeeld de Canon EOS Rebel T7 (1500D) gebruiksaanwijzing. Het is een uitblinker omdat het gedetailleerde uitleg combineert met nuttig beeldmateriaal zoals diagrammen en illustraties, waardoor zelfs geavanceerde instellingen van de camera eenvoudig te begrijpen zijn.
Canon's handleidingen onderscheiden zich door hun gebruiksvriendelijkheid. Ze zijn geschreven in duidelijke taal, perfect voor beginners en doorgewinterde fotografen. Geen wonder dat Canon's handleidingen favoriet zijn onder fotografieliefhebbers!
2. API-documentatie
Application Programming Interfaces (API's) zijn een kaart voor ontwikkelaars. Ze laten ontwikkelaars krachtige functies in hun apps integreren door gedetailleerde instructies te geven.
Bij het schrijven van de perfecte API-documentatie spant het pakket API's van Google Maps de kroon.
Google Maps API documentatie behandelt alle essentiƫle functies, zoals Kaarten, Routes en Plaatsen. Elke sectie wordt duidelijk uitgelegd met praktische stukjes code en interactieve voorbeelden, waardoor implementatie eenvoudig is.
De snelstartgids helpt nieuwkomers snel hun eerste in kaart te brengen. Met de aanpassingsopties kunnen ontwikkelaars kaarten aanpassen aan hun behoeften, of het nu gaat om apps voor reizen, bezorgdiensten of iets heel unieks.
š”Pro Tip: Zorg voor accurate API documentatie door nauw samen te werken met het ontwikkelteam.
3. White papers en casestudies
White papers zijn als de solution hub van de Business wereld - ze bieden diepgaande analyses en oplossingen voor complexe uitdagingen.
Aan de andere kant zijn casestudy's relateerbare succesverhalen die laten zien hoe anderen soortgelijke problemen hebben aangepakt. Samen zijn het krachtige hulpmiddelen om vertrouwen en geloofwaardigheid op te bouwen in sectoren als techniek en financiƫn.
De Executive Guide to Human Security Testing van HackerOne is een geweldig voorbeeld van een whitepaper. Het combineert harde statistieken met bruikbare strategieƫn en laat zien hoe ethische hackers organisaties helpen hun veiligheid te verbeteren.
De duidelijke structuur en het jargonvrije advies voor het integreren van bug bounty-programma's maken de gids toegankelijk, zelfs voor niet-technische leiders. Het is een briljant voorbeeld van hoe je complexe ideeƫn kunt presenteren met duidelijkheid, urgentie en impact.
4. Aantekeningen en veranderingen
Vraag je je wel eens af wat er nieuw is in je favoriete app na een update? Dat is wat release aantekeningen en changelogs doen, maar voor verschillende doelgroepen.
Wanneer je release notes schrijft, wil je gebruiksvriendelijke hoogtepunten van sleutel softwareontwikkeling in een gesprekstaal creƫren. Changelogs daarentegen zijn gedetailleerde technische verslagen voor ontwikkelaars of krachtige gebruikers.
ClickUp's schitterende Release Notes 3.42 is een voorbeeld van hoe het goed te doen. Het zit boordevol gebruikersgerichte updates en introduceert het aanmaken van taken met ƩƩn klik voor chats en taken, zodat lezers moeiteloos ideeƫn kunnen omzetten in uitvoerbare taken. Video uitleg nodig? ClickUp heeft daar ook voor gezorgd!
ClickUp onderscheidt zich door de duidelijkheid en eenvoud van hun aantekeningen. Elke functie is opgedeeld in hapklare uitleg, waardoor het gemakkelijk is om het 'wat' en 'waarom' achter de updates te begrijpen.
5. FAQ's en online help content
Vaak gestelde vragen (FAQ's) en helpartikelen zijn go-to bronnen wanneer gebruikers tegen problemen aanlopen. Ze identificeren hiaten in de kennis, beantwoorden veel voorkomende vragen en leiden gebruikers door stappens in het oplossen van problemen. Goed gestructureerde FAQ's verminderen het aantal tickets voor ondersteuning en verbeteren de gebruikerservaring.
Shopify's FAQ sectie is hier een voorbeeld van. Het behandelt alles van betalingsverwerking tot verzendopties en accountbeheer en is een one-stop resource voor zowel nieuwe als ervaren eigenaren van online winkels. De taal is eenvoudig en technisch jargon wordt vermeden, zodat elke gebruiker zich gesterkt voelt. Bovendien zijn er bij elke FAQ koppelingen naar extra handleidingen en bronnen, zodat je meer inzicht krijgt als je verder wilt zoeken.
š§ Leuk weetje: Veel bedrijven maken FAQ's om vragen te beantwoorden over het bedrijfsbeleid, HR-procedures of IT-ondersteuning. Dit helpt nieuwe werknemers om problemen zelfstandig op te lossen en sneller productief te worden.
6. Standaard werkprocedures (SOP's)
SOP's zorgen voor consistentie en efficiƫntie in de bedrijfsvoering. Of je nu een onboardingproces beschrijft of de receptengids van een restaurant, het maken van overtuigende goed gestructureerde procesdocumentatie begint met structuur.
Neem verantwoordelijkheden, juridische disclaimers en alle benodigde servicebeschrijvingen en middelen op om efficiƫnte SOP-sjablonen te maken die werken voor jouw team.
Tools zoals Smartsheet vereenvoudigen het proces met kant-en-klare sjablonen. Hun SOP-sjabloon voor digitale marketing bevat stroomdiagrammen en checklists, zodat teams effectief kunnen samenwerken en gestandaardiseerde procedures kunnen volgen.
Wil je niet te veel tijd besteden aan het maken ervan? SOP-generatoren kunnen tijd besparen en het overzicht bewaren.
7. Business-abonnementen
Business-abonnementen beschrijven de doelen van een bedrijf en hoe het die wil bereiken. Ze omvatten marktonderzoek, financiƫle overzichten en operationele strategieƫn. En ja, technisch schrijvers helpen vaak bij het opstellen van deze gedetailleerde documenten!
Het business-abonnement van ACCA Global voor het Airport CafƩ is een voorbeeld van een duidelijk en overtuigend plan. Het bevat een samenvatting, marktonderzoek, realistische financiƫle prognoses en een slimme groeistrategie.
Het onderscheidt zich met sleutel details, zoals de voordelen van de locatie van het cafƩ, het klantenbestand en de concurrentie. Het is eenvoudig en grondig, zodat belanghebbenden een duidelijk beeld krijgen van het potentiƫle succes van het cafƩ.
8. Technische rapporten
Technische rapporten geven gedetailleerde informatie over onderzoek, experimenten of projecten. Ze bevatten vaak gegevensanalyses, methodologieƫn en aanbevelingen. Deze documenten helpen besluitvormers om complexe bevindingen te begrijpen en weloverwogen keuzes te maken.
In dit voorbeeld wordt in een technisch rapport van Materials Evaluation and Engineering, Inc. (MEE) een lastig probleem uitgelegd: een falende waterwandbuis. Het is duidelijk, beknopt en zit boordevol details. Het rapport bevat afbeeldingen en diagrammen om het doel uit te leggen. En het beste van alles is dat het niet alleen op het probleem wijst. Er wordt ook degelijk advies gegeven over hoe je kunt voorkomen dat het opnieuw gebeurt.
9. Jaarverslagen
Jaarverslagen bieden een momentopname van de jaarlijkse prestaties van een bedrijf. Ze behandelen financiƫle gegevens, prestaties en toekomstige doelen. Aangezien ze gericht zijn op belanghebbenden en investeerders, moeten deze rapporten informatief en visueel aantrekkelijk zijn.
Microsoft staat bekend om zijn uitgebreide jaarrapporten, die waardevolle inzichten bieden in zijn strategie en ontwikkeling. Het jaarverslag over 2024 benadrukte een aanzienlijke groei in de segmenten Azure en Office 365, gedreven door aanzienlijke vooruitgang op het gebied van AI.
Het verslag beschrijft de sterke financiƫle prestaties en de strategieƫn om te blijven groeien en de wereldwijde uitdagingen aan te gaan. Dit is je referentie als je als technisch schrijver werkt aan een jaarverslag.
10. Service Level Agreements (SLA's)
Een SLA is een formele overeenkomst tussen een provider en een klant waarin het verwachte serviceniveau voor een product of dienst is vastgelegd. Ze stellen verwachtingen vast tussen bedrijven en clients, verminderen verwarring en bouwen vertrouwen op.
Een goed voorbeeld van een goed geschreven SLA is Adobe's Unified SLA voor haar On-Demand en Managed Services. Het definieert sleutelbegrippen als 'Beschikbaarheid' en 'Downtime', beschrijft wat een storing is en geeft details over de servicekredieten die klanten ontvangen als uptimedrempels niet worden gehaald.
Het document gebruikt duidelijke en goed georganiseerde taal, waardoor het een waardevolle bron van informatie is voor Adobe en haar klanten.
11. Installatie- en probleemoplossingsgidsen
Als er Ć©Ć©n bedrijf is dat installatie- en probleemoplossingsgidsen heeft gemaakt, dan is het IKEA wel. Hun montagehandleidingen voor meubels staan bekend om hun uitzonderlijke duidelijkheid en gebruiksvriendelijkheid.
Deze IKEA gids voor het oplossen van problemen helpt gebruikers bij het controleren van de gebruiksaanwijzing en het vinden van de benodigde productinformatie voordat ze de klantenservice bellen. Dit stimuleert het zelfstandig oplossen van problemen en ontlast de klantenservice.
Door de combinatie van duidelijke instructies, handige afbeeldingen en een gebruiksvriendelijk format vormen de IKEA montagehandleidingen een benchmark voor andere bedrijven op het gebied van technisch schrijven.
12. Bedrijfsdocumenten
Interne bedrijfsdocumenten zoals handboeken voor werknemers, bedrijfsbeleid en inwerkgidsen zorgen ervoor dat organisaties soepel blijven draaien. Ze schetsen verwachtingen, procedures en de bedrijfscultuur.
Een goed voorbeeld hiervan is het Google-werknemershandboek. Het communiceert effectief de bedrijfscultuur en waarden en schetst duidelijk het beleid, de voordelen en de verwachtingen, waardoor werknemers zich erbij horen.
De duidelijke structuur, beknopte taal en uitgebreide dekking van essentiƫle onderwerpen maken het handboek tot een waardevolle bron voor alle werknemers.
Tools om technisch schrijven te vereenvoudigen
Het communiceren van complexe technische informatie kan aanvoelen als een Hercules Taak. Tools als Google Documenten en Microsoft Word zijn fantastisch voor het schrijfgedeelte, maar schieten tekort als het gaat om het grotere geheel.
Dat is waar gespecialiseerde tools zoals ClickUp van pas komen.
*clickUp, de everything app voor werk, combineert het aanmaken van documenten met efficiƫnte functies voor projectmanagement, waardoor het ideaal is voor teams die technisch schrijven.
Waarom ClickUp kiezen voor het schrijven van technische documentatie?
Als je technische communicatie gemakkelijker wilt maken met software voor technische documentatie, is er geen betere keuze dan ClickUp.
ClickUp Documenten
Met ClickUp Docs kunt u uw content eenvoudig formatteren, delen en samenwerken in realtime. Je hebt ook een voltooide geschiedenis van elke gemaakte wijziging.
Met de functie voor versiegeschiedenis kun je snel teruggaan naar vorige versies, bijhouden wie wijzigingen heeft aangebracht en de nauwkeurigheid van de documentatie waarborgen. Je kunt de documenten ook delen met selectieve toegang, waardoor je volledige privacy hebt.
ClickUp Brein
Hulp nodig bij het schrijven? ClickUp Brain, de ClickUp AI assistent, kan u helpen uw technische schrijfvaardigheden te verbeteren. Het brainstormt met u over ideeƫn, verbetert uw aanpak en stelt zelfs een betere formulering voor. Voer een prompt in of vraag de AI om 'het beter te maken. '
Het beste aan Brain is dat het informatie oppikt uit chats en Taken.
ClickUp-taak
En laten we teamwerk niet vergeten! ClickUp-taaken helpt u bij het maken, toewijzen en becommentariƫren van taken om iedereen op dezelfde pagina te houden. Dit zorgt ervoor dat deadlines worden gehaald en projecten op schema blijven.
U kunt taken maken terwijl u aan documenten werkt of met uw team communiceert via ClickUp-taak.
š® ClickUp Insight: 92% van de werknemers gebruikt inconsistente methoden om items bij te houden, wat resulteert in gemiste beslissingen en vertraagde uitvoering. Of het nu gaat om het sturen van aantekeningen of het gebruik van spreadsheets, het proces is vaak versnipperd en inefficiĆ«nt.
De Taakbeheeroplossing van ClickUp zorgt voor een naadloze omzetting van gesprekken in taken, zodat uw team snel kan handelen en op Ć©Ć©n lijn kan blijven.
Bovendien hoef je geen Taken meer handmatig te maken! Automatiseer ze allemaal voor aangepaste triggers met ClickUp Automations.
ClickUp Whiteboards
Wilt u een visueel element toevoegen aan uw documenten? ClickUp Whiteboards is perfect om te brainstormen, complexe concepten visueel in kaart te brengen en diagrammen te genereren terwijl u in realtime samenwerkt met uw team.
Beste praktijken voor technisch schrijven
Zo zorg je ervoor dat je zakelijk schrijven altijd van topkwaliteit is:
1. Duidelijkheid en beknoptheid ā
Verdeel complexe onderwerpen in verteerbare informatie met behulp van eenvoudige taal. Vermijd jargon en wees direct om de leesbaarheid te verbeteren. Duidelijk schrijven zorgt ervoor dat gebruikers technische content snel begrijpen.
2. Visuele hulpmiddelen gebruiken ā
Gebruik diagrammen, afbeeldingen en stroomschema's om geschreven content te ondersteunen. Visuals helpen gebruikers ingewikkelde processen beter te begrijpen, waardoor de documentatie boeiender en gemakkelijker te volgen wordt.
3. Sjablonen gebruiken ā
Consistente structuur is de sleutel. Sjablonen besparen tijd en zorgen ervoor dat alle documenten hetzelfde format volgen. ClickUp biedt een bereik van technische documentatie sjablonen om u te helpen consistentie en professionaliteit te behouden. ClickUp Business-abonnement
Begint u aan een nieuwe zakelijke onderneming? Het ClickUp Business-abonnement sjabloon is uw ultieme metgezel voor het opstellen van een uitgebreid en effectief business-abonnement.
Dit sjabloon kan je hierbij helpen:
- Maak een gedetailleerd actieplan en taken met tijdlijnen en mijlpalen met ClickUp-doelen
- Bewaak je voortgang, identificeer mogelijke wegversperringen en pas je abonnement dienovereenkomstig aan met aangepaste weergaven
- Deel je abonnement met je team, verzamel feedback en zorg dat iedereen op Ć©Ć©n lijn zit
ClickUp sjabloon voor Release Aantekeningen
Kunt u niet wachten om een nieuw deel van uw product te publiceren? Met het sjabloon voor ClickUp Release Aantekeningen kunt u snel release aantekeningen maken en publiceren!
Met dit sjabloon kun je:
- Maak snel release aantekeningen met alle benodigde informatie in ClickUp Docs
- Deel release aantekeningen met je team, belanghebbenden en klanten via verschillende kanalen
- Werk naadloos samen met je team om efficiƫnt release notes op te stellen, te beoordelen en te publiceren
ClickUp sjabloon voor standaard operationele procedures
Zeg vaarwel tegen verwarring en inconsistentie! Het ClickUp sjabloon voor standaard operationele procedures biedt een centrale hub voor al uw standaard operationele procedures.
Gebruik dit sjabloon om:
- Documenteer elke stap van uw processen met gemak en definieer alle rollen en verantwoordelijkheden
- Rust je team uit met de kennis en middelen die ze nodig hebben om te slagen voor betere prestaties
- Eenvoudig delen en samenwerken aan SOP's met je team
4. Documentatie testen ā
Betrek echte gebruikers bij het testen van documentatie om verwarrende secties te identificeren. Hun feedback is van onschatbare waarde om de content te verfijnen en gebruikersvriendelijker te maken.
Uitdagingen in technisch schrijven
Zoiets ingewikkelds brengt een paar uitdagingen met zich mee. Hier zijn er een paar waarmee je te maken kunt krijgen:
1. Consistentie behouden ā
Het kan lastig zijn om de toon, stijl en structuur van documenten consistent te houden, vooral als er meerdere schrijvers bij betrokken zijn. Dit kan lezers in verwarring brengen en de geloofwaardigheid van een merk schaden.
Vermijd deze inconsistenties door een aanpasbaar sjabloon van ClickUp te gebruiken of je eigen sjabloon te maken.
2. Revisies beheren ā
Het omgaan met meerdere concepten, feedback en updates kan overweldigend worden. Zonder een goed proces is het gemakkelijk om wijzigingen uit het oog te verliezen of aan verouderde versies te werken.
ClickUp Docs helpt u echter bij het bijhouden van de versiegeschiedenis en geeft u controle over delen, zodat dit niet gebeurt. Met ClickUp Collaboration Detection weet u of een teamgenoot tegelijkertijd een Taak weergeeft of een nieuw commentaar toevoegt.
3. Content up-to-date houden ā
Industrieƫn evolueren snel en documentatie kan snel verouderd raken. Het niet bijwerken van content leidt tot verkeerde informatie en gefrustreerde gebruikers.
Dit kan eenvoudig worden voorkomen met automatische herinneringen met ClickUp Automatiseringen om de content fris te houden.
Vereenvoudig technisch schrijven met ClickUp!
Effectief technisch schrijven onder de knie krijgen is niet zomaar een vaardigheid - het is je ticket naar heldere technische marketingcommunicatie!
Of je nu documenten met concurrentieanalyses of technische specificaties schrijft, het kan een groot verschil maken als je goed schrijft.
Maar hier komt het leuke gedeelte: ClickUp verbetert uw technisch schrijven. Met realtime samenwerking, eenvoudig versiebeheer en het bijhouden van taken op Ć©Ć©n plek, is het net alsof u uw workflow-toolkit hebt!
Dus waarom zou je het saai vinden als je technisch schrijven leuk kunt maken? Meld je nu aan voor een gratis ClickUp account!