Een snelle zoekopdracht op een willekeurig banenportaal toont duizenden vacatures voor specialisten op het gebied van gegevensinvoer. Er is veel vraag naar bekwame mensen, maar toch zien we invoer van gegevens vaak als een van de minst leuke onderdelen van het werk.
Je zult het met me eens zijn als je ooit urenlang gedachteloos nummers van de ene plek naar de andere hebt overgebracht! De creativiteit is beperkt, er worden geen problemen opgelost, alleen eindeloos monotoon getyp.
Dankzij de huidige technologische vooruitgang kunt u nu echter gebruikmaken van automatisering van de invoer van gegevens om de tijd van uw werknemers terug te winnen en de fouten die gepaard gaan met handmatige invoer te verminderen. Laten we eens kijken hoe.
60-seconden samenvatting
Hoe automatiseer je de invoer van gegevens in vijf eenvoudige stappen:
- Train medewerkers voor een soepeler overgang naar het implementeren van automatisering in de hele organisatie
- Identificeer terugkerende, tijdrovende en foutgevoelige Taken. Deze moeten als eerste worden geautomatiseerd voordat je overgaat op complexe Taken
- Kies de juiste tool voor automatisering. Doe onderzoek naar populaire opties, lees recensies en casestudy's van echte gebruikers en probeer de beste opties uit voordat je ze toewijst
- Stel de automatisering in. Met de meeste tools kun je dit doen zonder te coderen, met behulp van condition triggers (en zelfs met automatiseringsbouwers die gebruik maken van natuurlijke taal)!
- Test en bewaak uw geautomatiseerde workflows om te zien of u uw doelen bereikt
Wat is automatisering van gegevensinvoer?
Automatisering van gegevensinvoer maakt gebruik van softwareprogramma's om gegevens in systemen en databases in te voeren, waardoor handmatig werk wordt verminderd of geëlimineerd. Het versnelt de gegevensoverdracht, verbetert de nauwkeurigheid en minimaliseert veelvoorkomende fouten zoals omzettingen, duplicaties, verkeerde classificaties en weglatingen.
**Weet je dat?
Volgens een onderzoek van IDC, 80% van alle gegevens wereldwijd ongestructureerd . Dit onderstreept de behoefte aan een one-stop automatisering om gestructureerde gegevens over te brengen van een bron naar een bestemming.
Voordelen van automatisering van gegevensinvoer
Met automatisering van gegevensinvoer beschik je over een superefficiënte assistent die nooit moe wordt, minder fouten maakt en eindeloos repetitieve Taken op het gebied van gegevensinvoer moeiteloos uitvoert.
Dit is waarom automatisering van dit vervelende proces een game-changer is.
Bespaart tijd
Je hebt misschien meerdere formulieren, gegevensbladen en meer waaruit je gegevens moet halen - handmatig gegevens extraheren voelt dan als het beklimmen van de Mount Everest. Automatisering van gegevensinvoer kan het volgende aan deze repetitieve en arbeidsintensieve taken aan snel en in sommige gevallen aanzienlijk uw projectmanagementprocessen automatiseren .
Vermindert fouten
john Dow' zal nu zijn naam 'John Doe' kunnen opeisen Automatisering laat geen ruimte voor fouten die onbedoeld optreden bij handmatige invoer van gegevens.
Verhoogt schaalbaarheid
Of u nu nieuwe clients aanwerft of grotere ordervolumes verwerkt, geautomatiseerde systemen kunnen zich sneller aanpassen aan veranderende vereisten zonder dat u uw bedrijfsprocessen hoeft te voltooien.
Geeft meer zinvolle inzichten
Door de repetitieve invoer van gegevens te verwijderen, kunnen teams zich richten op het interpreteren van gegevens, het identificeren van patronen en het nemen van gefundeerde beslissingen in plaats van te verzanden in administratief werk.
Als u bijvoorbeeld een detailhandel runt, kan een geautomatiseerd systeem het volgende analyseren verkoopgegevens voor elk product. Dit geeft je de inzichten die je nodig hebt om weloverwogen beslissingen te nemen over je voorraad.
Nu we de voordelen hebben besproken, kijken we naar de verschillende soorten automatisering van gegevensinvoer en hoe elk type uw doelen kan ondersteunen.
Ook lezen:
10 beste software programma's voor gegevensinvoer
Soorten automatisering voor gegevensinvoer
Automatisering van gegevensinvoer is er in verschillende formulieren, elk ontworpen om routinetaken te versnellen en te vereenvoudigen, vaak met AI-geautomatiseerde workflows .
Laten we de sleutel tot dergelijke automatisering eens uitsplitsen.
Optische tekenherkenning (OCR)
Als je een PDF-factuur ontvangt, kan OCR de relevante gegevens extraheren, zoals totalen en beschrijvingen van items, zodat je die niet allemaal handmatig hoeft over te typen. Dit bespaart tijd en minimaliseert de fouten die handmatige invoer met zich meebrengt.
leuk weetje
Parseur is een
hulpmiddel dat gegevensextractie automatiseert
uit documenten zoals facturen en e-mails.
Robotische procesautomatisering (RPA)
Als je team uren bezig is met het kopiëren van klantgegevens van e-mails naar spreadsheets, dan kan RPA dat afhandelen door de informatie automatisch nauwkeurig en snel over te zetten.
📌 Voorbeeld Deutsche Bank heeft ook RPA geïmplementeerd geïmplementeerd om de invoer, validatie en afstemmingsprocessen op de financiële afdeling te automatiseren. Dit hielp de nauwkeurigheid van gegevens te verbeteren, naleving te garanderen en risico's te beheren. Ze bereikten ook een 24/7 verwerking om grote gegevensvolumes te verwerken, wat de werkelijke impact van RPA aantoont.
Formulier automatisering
Formulieren zijn overal, van enquêtes tot feedbackverzoeken, maar het handmatig invoeren van die gegevens in tools voor betere organisatie en analyse kan een lastige klus zijn. Tools voor automatisering van formulieren maken het verzamelproces eenvoudiger door reacties automatisch vast te leggen en te organiseren.
Software voor integratie van apps
Wist u dat u zelfs automatiseringstools kunt gebruiken voor gegevensoverdracht tussen applicaties?
Tools zoals Zapier verbindt meer dan 5.000 toepassingen waarmee gebruikers app-overschrijdende workflows kunnen automatiseren zonder code.
Als een nieuwe lead bijvoorbeeld een formulier op je website invult, kan Zapier die informatie automatisch naar je CRM sturen. A tool voor verkoopautomatisering kan de nieuwe invoer detecteren, de lead verzorgen en de voortgang bijhouden.
Software voor tekstuitbreiding
Met deze hulpmiddelen kun je snelkoppelingen maken voor veelgebruikte tekst, zodat je niet steeds het hele fragment handmatig hoeft in te typen. Instance, gewoon 'addr' typen kan automatisch uitklappen tot uw volledige adres. TextExpander is een voorbeeld van zo'n hulpmiddel hiermee kunt u tekstfragmenten opslaan en deze afkortingen geven. Dus, in plaats van telkens je naam, aanstelling en organisatie te typen in een inleidende e-mail, kun je een korte code zoals ';intro' typen om het onmiddellijk in te voegen.
Stappen om gegevensinvoer te automatiseren
Nieuwsgierig geworden naar automatisering na het lezen van deze voorbeelden? Handmatige taken automatiseren en maak er efficiënte werkstromen van door deze stappen te volgen.
Stap 1: Identificeer repetitieve taken
De eerste stap bij het implementeren van automatisering van gegevensinvoer in uw business is het identificeren van repetitieve, tijdrovende en foutgevoelige taken.
Maak een lijst van al deze taken en houd bij hoe uw team er zijn tijd aan besteedt. Zo krijg je een idee hoe je ze kunt automatiseren.
Pro Tip: Als automatisering nieuw voor je is, is het slim om kritieke Taken voor later te bewaren. Laat je team wennen aan de veranderingen en breid automatisering dan geleidelijk uit naar meer essentiële gebieden naarmate je processen en vertrouwen groeien.
Om dit proces nog eenvoudiger te maken, kunt u projectmanagement tools gebruiken zoals ClickUp waarmee u uw Taken beter kunt organiseren en analyseren.
Hier zijn de functies waarop je kunt vertrouwen:
ClickUp Tabel Weergave
De ClickUp Tabel Weergave kunt u kolommen aanpassen om relevante gegevens weer te geven, zoals de status van taken, deadlines en toegewezen personen. U kunt ook relationele gegevensvelden in de tabellen gebruiken om onderling verbonden Taken effectief te beheren.
Identificeer werkstromen die u kunt automatiseren door taken te sorteren en filteren met de ClickUp-taak tabelweergave
Door deze informatie te sorteren en filteren, kunt u gemakkelijk patronen ontdekken, zoals taken die vaak handmatige updates of goedkeuringen vereisen.
Als verschillende taken consequent wachten op dezelfde goedkeuringsstap, is dit waarschijnlijk een teken dat het tijd is om dat proces te automatiseren.
Stap 2: Kies de juiste tool voor automatisering
Nu u uw routinetaken hebt geïdentificeerd, kiest u de juiste tool voor gegevensinvoer hulpmiddel voor automatisering . Zo werkt het:
- Bepaal je doelen: Stel specifieke doelen voor je automatiseringstool met behulp vanSMART-criteria (Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant, Tijdgebonden)
📌 Voorbeeld
- Specifiek: Automatiseren van de invoer van gegevens voor inkomende vragen van klanten vanaf onze website formulieren
- Meetbaar: Verminder handmatige invoer met 50% in het eerste kwartaal
- Bereikbaar: Implementeren en integreren van een automatiseringstool zoals Zapier met onze CRM binnen twee weken
- Relevant: Free up the customer support team to focus on resolving inquiries rather than entering data
Tijdgebonden: Volledige implementatie en meetbare resultaten binnen drie maanden
- Onderzoek populaire tools: Zoek online naar automatiseringstools die voldoen aan uw behoeften. Houd rekening met kosten, schaalbaarheid, integratiemogelijkheden, gebruiksgemak en compatibiliteit met uw bestaande technologie
- Bekijk feedback van gebruikers: Bekijk beoordelingen van gebruikers, getuigenissen van klanten encasestudies om een realistisch beeld te krijgen van elke tool
- Probeer voordat je koopt: In deze fase zou je twee tot drie sterke kandidaten moeten hebben. Neem contact op met leveranciers voor productdemo's, gratis proefversies of doorloopsessies om de software voor automatisering van invoer in actie te zien
- Maak uw selectie: Kies de automatiseringstool die het beste past bij de behoeften, het budget en de capaciteiten van je team. Kies voor een schaalbare oplossing die uw doelen op lange termijn ondersteunt. Software voor gegevensinvoer met AI-ondersteuningautomatisering van werkstromen zal doorgaans meer waarde bieden dan software zonder
Casestudie: ClickUp 🤝 CEMEX
CEMEX heeft zijn werkstromen verbeterd door het elimineren van handmatige taken met behulp van de ClickUp Formulier Weergave . Het verzenden van formulieren start automatisch een project met behulp van een aangepast sjabloon, zodat het marketingteam meteen aan de slag kan.
Vóór de automatisering moesten we, als een copywriter klaar was met een Taak, handmatig aan de hiërarchie doorgeven dat de kopij klaar was. Dat kon 36 uur duren._
Oscar Aguilar, Marketing Operations Manager bij CEMEX
CEMEX gebruikte ook ClickUp-taak relaties om efficiënte werkstromen te bouwen. Deze workflows zorgen voor een naadloze overgang van projecten van leads naar copywriters, ontwerpers en makers van motion graphics. Door taken, documenten en afhankelijkheid op één centrale plaats te koppelen, hebben werknemers alles wat ze nodig hebben.
We proberen validatieketens te creëren om de mensen die creatief werk moeten beoordelen of om wijzigingen moeten vragen in ons proces op te nemen. Met ClickUp is dit niet langer handmatig_
Oscar Aguilar, Marketing Operations Manager bij CEMEX
Stap 3: De automatisering instellen
Automatisering van uw werkstromen is een lastige taak; voor een soepele uitvoering moet u een implementatie abonnement waarin tijdlijnen zijn opgenomen voor elke fase - van het definiëren van doelen tot het trainen van het team - en individuele en afdelingsverantwoordelijkheden.
De ClickUp sjabloon voor een projectimplementatieplan is een aanpasbaar, gebruiksvriendelijk sjabloon voor succesvolle implementatieplanning.
ClickUp sjabloon voor projectimplementatieplan
Dit sjabloon wordt geleverd met ingebouwde ClickUp Whiteboards . Gebruik het om te brainstormen of uw sjabloon voor implementatieplanning te verbinden met andere documenten binnen uw ClickUp ecosysteem.
Nu je implementatie abonnement klaar is, is het tijd om te beginnen met de instelling van je eerste automatisering. ClickUp Automatiseringen stellen u in staat om deze sequenties te bouwen met behulp van if-then triggers en reacties.
Als een ingestelde trigger optreedt en aan een bepaalde voorwaarde voldoet, zal ClickUp automatisch een gespecificeerde actie uitvoeren. U kunt aangepaste automatiseringen maken met deze formule, maar ClickUp's software voor automatisering van werkstromen biedt al meer dan 50 kant-en-klare sjablonen voor automatisering om je te helpen ze te bouwen en direct te pushen.
Workflows vereenvoudigen met ClickUp's Automatiseringen
Hier zijn vijf manieren (van de vele) waarop u taken in ClickUp kunt automatiseren:
1. Notificaties over wijzigingen in de status van taken
Wanneer een Aangepast veld in ClickUp verandert in "goedgekeurd", kan ClickUp automatisch een opmerking aan de Taak toevoegen. Op deze manier is uw team altijd op de hoogte van de volgende stappen of belangrijke updates zonder handmatig te controleren op toestemmingen.
2. Geautomatiseerde e-mail updates
Stel een automatisering in om e-mails te sturen wanneer een taak van "te doen" naar "nog te doen" gaat Hierdoor blijven clients en teamgenoten op de hoogte zonder dat je handmatig updates hoeft te sturen.
3. Taken aanmaken op basis van verzonden formulieren
Wanneer iemand een formulier indient (zoals een bugrapport), kan ClickUp automatisch een taak aanmaken met alle details, waardoor u tijd bespaart op handmatige invoer.
4. Subtaken aanmaken op basis van de status van de bovenliggende taak
Zodra de status van een bovenliggende taak verandert (bijvoorbeeld van "in uitvoering" naar "klaar voor beoordeling"), kan ClickUp subtaken met deadlines aanmaken en toewijzen aan specifieke teamleden - u hoeft er niet aan te denken om dit zelf te doen.
5. Vervallen taken verwijderen
Voor gevoelige informatie kunt u een automatisering instellen om verlopen Taken te verwijderen en de verwijderingen zelfs te registreren in Google Spreadsheets of managers op de hoogte te stellen via Slack, zodat uw werkruimte georganiseerd en veilig blijft.
Of je nu een beginner bent in automatisering of een professional, er zijn verschillende ClickUp automatisering voorbeelden kunnen u begeleiden.
💡Pro Tip: Gebruik ClickUp's AI assistent, ClickUp Brein om aangepaste automatiseringen te maken met behulp van natuurlijke taal. Beschrijf eenvoudig het proces dat u wilt automatiseren om eenvoudig triggers, acties en voorwaarden voor uw workflows in te stellen.
Stap 4: Testen en bewaken
Voordat u uw automatiseringen start, moet u basisgegevens zoals de gemiddelde tijd voor het voltooien van taken, foutpercentages en andere relevante statistieken vaststellen. Zo kunt u de prestaties na de automatisering vergelijken en verbeteringen bijhouden.
Gebruik de functies voor tijdbeheer van ClickUp om uw tijd voor taken effectief bij te houden
Gebruik ClickUp's functies voor tijdbeheer om de duur van taken bij te houden en urenregistratie automatiseren dit bespaart tijd, vooral voor teams met veel taken of complexe rapportage.
Effectieve monitoring is de sleutel tot het bepalen van het succes of falen van automatiseringsinspanningen. ClickUp Dashboards kunt u kPI's bijhouden taken voltooien en de tijd die aan taken is besteed analyseren, alles op één plek. Met aanpasbare dashboardsjablonen voor verkoop, marketing en HR kun je de prestaties van automatisering en de verdeling van werklast visualiseren, zodat je de voortgang van je team in de gaten kunt houden.
Ook lezen: Hoe AI gebruiken voor marketing automatisering
Stap 5: Medewerkers opleiden
Automatisering kan een enorme verandering zijn voor je werknemers. U moet alle nodige middelen ter beschikking stellen om hen te helpen bij de overgang.
Maak trainingsmateriaal
Maak eerst een gedetailleerde trainingshandleiding met behulp van de ClickUp Training Matrix Sjabloon .
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-512.png ClickUp Training Matrix Sjabloon https://app.clickup.com/signup?template=t-200532965 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Het ClickUp Training Matrix Sjabloon zal je helpen met:
- Het organiseren en evalueren van trainingsprogramma's voor werknemers
- Het bijhouden van de voortgang van werknemers tijdens het voltooien van de training
- Identificeren van verbeterpunten
Met deze gestructureerde aanpak zorg je ervoor dat elke werknemer over de juiste kennis beschikt om optimaal te profiteren van automatisering.
Zodra je de content van de training hebt geschetst, ClickUp Documenten bieden ruimte om relevante informatie te verzamelen, zoals richtlijnen, technische procedures, bedrijfsbeleid of industrienormen. Met ClickUp Docs kunt u deze informatie organiseren in een toegankelijke, gecentraliseerde handleiding.
Opleidingsmateriaal genereren
Om de kwaliteit van uw trainingsmateriaal te verhogen, kan ClickUp Brain fungeren als een schrijfassistent die u helpt met taken zoals het genereren of bijschaven van content.
Maak diepgaande trainingsgidsen voor het invoeren van automatisering in uw organisatie met ClickUp Brain
Om trainingsmateriaal te maken voor de implementatie van automatisering met ClickUp Brain, begint u met het uitleggen van de basisprincipes van automatisering en de voordelen ervan. Maak vervolgens stapsgewijze gidsen met interactieve schermafbeeldingen en video's om te laten zien hoe automatisering moet worden ingesteld en beheerd.
Om de training relevant te maken, kun je praktijkscenario's opnemen voor verschillende afdelingen, zoals verkoop of HR. Voeg een sectie met vragen en antwoorden toe om veelvoorkomende problemen aan te pakken en bied quizzen voor kenniscontroles.
Houd ten slotte de voortgang van gebruikers bij en verzamel feedback om het materiaal te verfijnen en ervoor te zorgen dat automatiseringstools effectief worden toegepast in de hele organisatie.
💡Pro Tip: E-mail automatisering instellen om de trainingshandleiding onmiddellijk naar nieuwe werknemers te sturen zodra ze in dienst treden, zodat elke nieuwe werknemer deze onmiddellijk ontvangt.
Vergeet niet om feedback te verzamelen over je trainingsdocumenten om de ervaring te verbeteren.
Nu je weet hoe je het invoerproces kunt automatiseren, moet je beseffen dat zelfs de best geplande abonnementen op obstakels kunnen stuiten. Laten we eens kijken naar een aantal uitdagingen waarmee je tijdens dit proces te maken kunt krijgen.
Uitdagingen bij automatisering van gegevensinvoer
Inzicht in de obstakels die komen kijken bij automatisering van gegevensinvoer kan je helpen bij het abonneren en succesvol navigeren. Dit zijn de sleuteluitdagingen voor organisaties bij het implementeren van automatisering van gegevensinvoer:
- Hoge initiële kosten: De instelling van geautomatiseerde systemen kan een aanzienlijke investering in software en infrastructuur vereisen. Hoewel besparingen op lange termijn deze kosten kunnen compenseren, kunnen de initiële financiële lasten voor veel bedrijven een barrière vormen
- Zorgen over gegevenskwaliteit: Geautomatiseerde systemen zijn sterk afhankelijk van de kwaliteit van de ingevoerde gegevens. Als de ingevoerde gegevens onnauwkeurig of inconsistent zijn, kan dit leiden tot gebrekkige output, wat de voordelen van automatisering ondermijnt
- Weerstand tegen verandering: Werknemers die gewend zijn aan handmatige processen kunnen weerstand bieden tegen de overgang naar geautomatiseerde systemen
- Beperkt aanpassingsvermogen: Sommige automatiseringstools bieden mogelijk niet de flexibiliteit om oplossingen op maat te maken voor specifieke bedrijfsbehoeften, wat van invloed kan zijn op unieke organisatorische uitdagingen
- Onderhoud en updates: Automatiseringssystemen vereisen regelmatig onderhoud en updates om effectief te kunnen functioneren
- Risico's voor naleving en veiligheid: Het omgaan met gevoelige informatie via geautomatiseerde systemen geeft aanleiding tot zorgen over naleving en veiligheid om ervoor te zorgen dat automatiseringsprocessen voldoen aan de relevante regelgeving
Bereik efficiëntie en nauwkeurigheid met automatisering van gegevensinvoer
Het automatiseren van uw handmatige invoer van gegevens is een strategische zet om de efficiëntie te verhogen, fouten te verminderen en tijd te besparen. U kunt uw gegevensbeheer transformeren door terugkerende taken te identificeren, de juiste tools te kiezen (zoals ClickUp!) en duidelijke workflows in te stellen.
Test en controleer uw systemen regelmatig en investeer in training om hun potentieel te maximaliseren. Het doel is om processen te verbeteren, zodat je team zich kan richten op creativiteit en innovatie. Omarm automatisering en geniet van de voordelen van een efficiëntere, productievere organisatie! Aanmelden voor ClickUp vandaag nog!