Aannemers effectief managen
Personeelsbeheer

Aannemers effectief managen

De onzekerheid op de arbeidsmarkt, de trend van Gen Z om langzaam te leven en de wereldwijde mogelijkheden hebben de gig economy aangewakkerd. Individuen zijn op zoek naar meer autonomie en flexibiliteit - iets wat traditionele interne rollen niet bieden.

36% van de McKinsey's onderzoek naar Amerikaanse kansen in 2022 respondenten geïdentificeerd als onafhankelijke werknemers. Dat zijn ongeveer 58 miljoen Amerikanen.

Het opzetten van efficiënte processen voor het beheren van onafhankelijke aannemers is belangrijker dan ooit voor interne managers of teams van één persoon, zoals waarschijnlijk het geval is bij de meeste kleine en middelgrote bedrijven.

In deze blogpost bekijken we hoe je onafhankelijke contractanten kunt beheren - waarbij je ze integreert in de processen van je team en tegelijkertijd gezonde grenzen bewaart.

De belangrijkste regel voor succesvol contractbeheer is immers erkennen dat het GEEN voltijdse werknemers zijn.

Contractors effectief managen: 10 tips

Het goed managen van aannemers komt iedereen ten goede. Als je duidelijke verwachtingen instelt en open communiceert, leveren aannemers beter werk en blijven ze betrokken. Voor jou betekent dit dat projecten vlotter verlopen en dat de resultaten van hoge kwaliteit zijn.

Laten we eens kijken hoe u uw relaties met aannemers kunt maximaliseren voor een win-win resultaat.

1. Beoordeel en vind de juiste aannemers

De eerste stap is het vinden van de juiste aannemers - mensen die goed zijn in de taakspecificaties, die kwalitatief werk leveren en die passen bij de werkcultuur en ethos van uw organisatie. Helaas is dit makkelijker gezegd dan gedaan.

In tegenstelling tot fulltimers, die graag een groot aantal interviewrondes en testprojecten doorlopen, geven aannemers de voorkeur aan snelle interviewprocessen, waarbij je ze aanneemt op basis van eerder werk (hun portfolio).

Hier volgen enkele tips voor het snel interviewen en in dienst nemen van zelfstandige aannemers:

  • Plan interviews op basis van hun ervaring: Pas je vragen aan op basis van hun ervaringsniveau. Leg bij beginners de nadruk op technische vaardigheden en bij experts op hun werkstijl en projectbenadering
  • Begin met een betaalde proefversie van een project: Zo kun je de kwaliteit van het werk, de communicatievaardigheden en de culturele fit van de contractant binnen je team evalueren
  • Vraag om referenties van vorige clients: Vraag eerdere clients om feedback uit de eerste hand over de kwaliteit van het werk, de betrouwbaarheid en de communicatievaardigheden van de contractor

Hier zijn enkele cultuurgerichte vragen van de oprichter van 37 Signals, Jason Fried . Hij stelt referenties 'minder voor de hand liggende vragen' om de cultuur en werkstijl van een kandidaat te evalueren.

2. Stel duidelijke contracten en overeenkomsten op om juridische valkuilen te vermijden

Als u eenmaal de juiste aannemers hebt ingehuurd, is de volgende cruciale stap het formaliseren van een succesvolle relatie door middel van duidelijke en juridisch bindende contracten. Deze overeenkomsten beschrijven de omvang van het werk, betalingsvoorwaarden, intellectuele eigendomsrechten, niet-openbaarmaking en andere aspecten van de samenwerking.

Dit kan uw zakelijke belangen beschermen, duidelijke verwachtingen scheppen en het risico op misverstanden of juridische geschillen minimaliseren.

Als je voor een groot deel van je werk afhankelijk bent van aannemers, zul je veel contracten versturen. Een manier om dit proces te stroomlijnen is met software voor contractbeheer en sjablonen. Deze hulpmiddelen kunnen u helpen het proces te standaardiseren, fouten te verminderen en de naleving van wet- en regelgeving te garanderen. ClickUp is software voor project- en contractmanagement - een alles-in-één tool voor het beheren van onafhankelijke aannemers. De ClickUp sjabloon contractantenovereenkomst is branche-agnostisch en u kunt het aanpassen voor verschillende projecten en locaties.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-639.png Standaardiseer contractuele overeenkomsten voor de hele organisatie met het ClickUp sjabloon voor contractuele overeenkomsten https://app.clickup.com/signup?sjabloon=kkmvq-6232104&department=overig&\_gl=1\*140zdp7\*\_gcl_aw\*R0NMLjE3MjUzNzM4MTguQ2p3S0NBanc1OXEyQmhCT0Vpd0FLYzBpallHSUV0S2FMOU95cFd2N3AwLXNPbFdHdlRZRDBGQVZlcDBsaFcxVmk4aG9mWUhoa1Vuekhob0NDXzBRQXZEX0J3Q..\*\_gcl\_au\*MTk1NDg1NDk5LjE3MjYwODE4MTk. Dit sjabloon downloaden /cta/

Deze sjabloon voor contracten omvat alle sleutelonderdelen, inclusief:

  • Verplichtingen van de client: Schets uw verantwoordelijkheden, zoals het leveren van de benodigde tools, goedkeuringsproces en dergelijke
  • Reikwijdte van het project: Definieer de specifieke grenzen van het project, inclusief deliverables, tijdlijnen en verwachtingen
  • Betalingsvoorwaarden: Specificeer het betalingsschema, de betalingswijze en eventuele boetes voor te late betaling
  • Vertrouwelijkheidsclausule: Bescherm gevoelige informatie die gedeeld wordt tussen de partijen
  • Voorwaarden voor onuitstelbaarheid: Leg de voorwaarden in het contract vast, die ook geldig blijven als het contract tijdens een geschil ongeldig wordt verklaard
  • Toepasselijk recht: Vermeld het rechtsgebied dat van toepassing zal zijn op het contract in geval van geschillen
Dit sjabloon downloaden

Ook lezen: 10 sjablonen voor freelancers om werklasten te beheren

3. Een onboarding- (en offboarding-) proces voor contractanten instellen

Zorg er net als bij voltijdse werknemers voor dat je een workflow hebt om aannemers in te werken. Hoewel je sommige onderdelen van het inwerkproces voor voltijdse werknemers kunt overnemen, zijn deze meestal korter en sneller.

Hier volgt een proces in 3 stappen om contractmedewerkers in te werken:

  • Het inwerkdocument: Je maakt een document om de reikwijdte van het project, deadlines, relevante mijlpalen en hoe het interne team ze zal ondersteunen te schetsen. Je kunt deze fase ook gebruiken om ze toegang te geven tot tools en ze toe te voegen aan je communicatiekanalen
  • De ontmoeting: Organiseer een gesprek met de freelancer en andere interne teamleden die betrokken zijn bij het project. Dit is een goed moment om uw werkcultuur en processen te herhalen en freelancers meer te vertellen over uw producten en diensten
  • De eerste mijlpaal: Hier werk je samen met de freelancer aan het eerste project - je helpt hem om de eerste obstakels uit de weg te ruimen en het momentum op te bouwen

Zorg ook voor een goed offboardingproces om projectoverdrachten te stroomlijnen en juridische losse eindjes aan elkaar te knopen. Hier zijn enkele dingen die je kunt opnemen in je offboardingproces:

  • Controleer of alle eindbetalingen nauwkeurig en op tijd worden verwerkt
  • Plan een soepele overdracht van onvoltooid werk om de continuïteit te waarborgen
  • Vraag feedback via een exitgesprek om verbeterpunten te identificeren

Ook lezen: 10 Gratis sjablonen voor servicecontracten in Word & ClickUp

4. Stel uw verwachtingen vooraf in

De meeste aannemers hebben ten minste één horrorverhaal meegemaakt waarbij een project begon als iets en eindigde als iets heel anders. Wees niet die client.

Om scope creep te voorkomen en een succesvol resultaat te garanderen, moet je met een duidelijke doelen en mijlpalen vaststellen werkomschrijving vanaf het begin. Dit helpt voorkomen dat het project uit de koers raakt en zorgt ervoor dat jij en de aannemer op dezelfde pagina zitten wat betreft de doelstellingen.

Hier zijn twee manieren om dit te doen:

  • Stel de reikwijdte en doelstellingen van je project vast bij het opstellen van de overeenkomst. Laat het beoordelen door alle interne belanghebbenden om ervoor te zorgen dat niemand met een wijziging komt als het project halverwege is
  • Stel een doelvolger in jeplatform voor projectmanagement om de voortgang van het project bij de sleutel mijlpalen te bekijken om te zorgen dat je op schema ligt

Project mijlpalen bijhouden met ClickUp Goals

Voeg uw projectgegevens en sleutelresultaten toe aan ClickUp Doelen . Elk overkoepelend doel kan worden onderverdeeld in taken en subtaken, waarbij duidelijk wordt aangegeven wat erbij komt kijken. Zo kunt u de voltooiing van elke mijlpaal bijhouden en verantwoording afleggen.

ClickUp Doelen

Stel doelen voor projecten, bekijk de voortgang en identificeer knelpunten met ClickUp Goals

U kunt doelen gebruiken om prestatiebeoordelingen uit te voeren en de productiviteit van uw aannemers te meten.

Ook lezen: Projectmanagement uitbesteden: Voordelen van outsourcing voor het beheer van uw business

5. Definieer uw communicatiekanalen

Aannemers voelen zich vaak ver verwijderd van interne teamleden. Ze zijn immers geen officiële leden van een team - ze hebben geen toegang tot IRL of virtuele teams gesprekken in de waterkoeler die een groot deel uitmaken van het opbouwen van verbindingen in teams.

Je moet de eerste stap zetten en ze het gevoel geven dat ze erbij horen. Je kunt dit doen door duidelijk je communicatievoorkeuren aan te geven, zoals kanalen, de frequentie van vergaderingen en een primair contactpunt.

Hier zijn enkele tips om duidelijke en consistente communicatiekanalen te definiëren:

Kies je communicatiekanaal

Selecteer je primaire communicatieplatform gebaseerd op de voorkeuren van je team en de eisen van het project (bijv. e-mail, projectmanagement software, instant messaging). Ga dan verder en neem back-up kanalen op zodat je altijd bereikbaar bent.

Je kunt ook overwegen om asynchrone en synchrone tools aan te bieden voor meer flexibiliteit. Stel bijvoorbeeld dat u een document bekijkt of een database bewerking. In dat geval kunt u het volgende gebruiken ClickUp samenwerking detecteren functies zoals opmerkingen, tags en realtime bewerking om gesprekken binnen het document te houden.

De samenwerkingsfunctie van ClickUp

Gebruik de samenwerkingsfuncties van ClickUp om onmiddellijke feedback in de context te geven

Wanneer u de voortgang van een project bekijkt, probeer dan alle gesprekken op één plek te houden om informatiesilo's te voorkomen. U kunt bijvoorbeeld een groep aanmaken in ClickUp chatten en mandateer dat alleen updates worden gemaakt in dat kanaal. Zo blijft iedereen op de hoogte.

ClickUp chatten

Centraliseer projectbesprekingen met groepsgesprekken in ClickUp Chat

Regelmatige check-ins plannen

Plan regelmatige vergaderingen om de voortgang te bespreken, problemen aan te pakken en feedback te geven. U kunt de frequentie van de check-ins bepalen op basis van de complexiteit en tijdlijn van het project.

Deel je communicatiebeleid

Als je een bedrijfsbreed communicatiebeleid hebt, deel dit dan met je freelancers. Op die manier weten ze hoe ze met je moeten praten - formeel, informeel en dergelijke - en of je bedrijf de voorkeur geeft aan async status updates of real-time updates.

💡Pro Tip: Maak een sjabloon voor een document 'Hoe werkt u met mij' en vraag uw aannemers om dit in te vullen. Dit zal jullie helpen om jullie voorkeuren en verwachtingen te schetsen en elkaars werkstijl te begrijpen. Het kan informatie bevatten zoals voorkeurscommunicatiekanalen en responstijden.

Je kunt ook het ClickUp Samenwerken met mij sjabloon en vraag hen om dit als referentie te gebruiken bij het maken van hun document.

6. Een feedbacklus creëren

Regelmatige feedback kan je helpen om verbeterpunten te identificeren en de relatie tussen aannemer en client te versterken. Maar vergeet niet dat feedback een tweerichtingsproces is - je moet een werkstroom instellen waarmee je aannemers feedback kunt geven en waarmee zij hun feedback kunnen delen.

Dit is hoe je dit kunt doen:

  • Geef constructieve feedback: Geef specifieke, bruikbare feedback die gericht is op het verbeteren van prestaties in plaats van kritiek te leveren
  • Vraag feedback: Zoek actief feedback van de aannemer over je prestaties als client of projectmanager tijdens check-ins
  • Gebruik een feedbackhulpmiddel: Overweeg het gebruik van een formulier of enquête om anonieme feedback van aannemers te verzamelen

Als voorbeeld kun je het volgende gebruiken ClickUp formulieren voor maandelijkse of driemaandelijkse Pulse controles bij uw aannemers. De formulierbouwer heeft verschillende veldtypes en voorwaardelijke vragen om de enquête-ervaring te personaliseren.

ClickUp formulieren

Personaliseer uw enquêtes op schaal met de functies voor voorwaardelijke logica van ClickUp Forms

U kunt de antwoorden ook organiseren in een database. Dit laatste kan vooral nuttig zijn voor het vinden van patronen in de antwoorden van een contractant in de loop van de tijd of om te onderzoeken hoe alle contractanten (collectief) uw processen weergeven.

Dit kan u helpen om een collaboratieve en productieve relatie met uw aannemers te creëren.

Ook lezen: How to Improve Agency-Client Relationships to Grow in 2024

7. Standaardiseer uw betalingsbeleid en -proces

Een gestandaardiseerd betalingsbeleid en -proces kan activiteiten stroomlijnen, fouten verminderen en relaties met onafhankelijke aannemers verbeteren. Als je aangeeft hoe dit werkt, hoef jij hen niet op te volgen voor facturen en hoeven zij jou niet op te jagen voor betalingen.

Hier zijn enkele dingen die je in je betalingsbeleid kunt opnemen:

  • Betalingsfrequentie: Bepaal het betalingsschema (bijv. wekelijks, tweewekelijks, maandelijks)
  • Betalingsmethode: Kies een voorkeursbetalingsmethode (bijv. directe storting, cheque, PayPal)
  • Factuursjabloon: Maak een gestandaardiseerd factuursjabloon met alle benodigde informatie om met aannemers te delen
  • Factuur verzenden: Vermeld wanneer contractanten facturen moeten verzenden
  • Goedkeuring van facturen: Implementeer een duidelijk goedkeuringsproces om nauwkeurigheid en tijdige betalingen te garanderen

Stel uw beleid op met ClickUp Docs

Gebruik een tool zoals ClickUp Documenten om uw betalingsbeleid en -processen te schetsen en deel deze met uw interne teams en onafhankelijke aannemers. Dit zorgt voor volledige transparantie en geeft aannemers duidelijkheid over uw betalingsprocedures.

ClickUp Documenten

Stel uw betalingsbeleid op en deel het met contractanten met ClickUp Docs

Nog beter: ClickUp wordt geleverd met schrijfgereedschappen met AI, zoals ClickUp Brein . U kunt uw beleid in verschillende talen bewerken en lokaliseren, wat vooral handig is als u wereldwijd contractanten inhuurt.

ClickUp Brein

Genereer content en vertaal uw documenten in 10+ talen met ClickUp Brain

💡Pro Tip: Stel tariefschijven in voor verschillende soorten contractwerk en houd ze up-to-date om heen-en-weer onderhandelingen met aannemers te voorkomen en ervoor te zorgen dat uw budget overeenkomt met de verwachte kosten.

8. Bevorder een relatie op lange termijn

Feedback loops zijn slechts één manier om te zorgen voor een duurzame relatie tussen aannemer en client. Tenslotte zijn freelance contracten gebaseerd op relaties en wederzijds respect.

Hier zijn enkele manieren waarop je freelancers kunt laten zien dat je hen respecteert en de basis kunt leggen voor een gezonde, langdurige relatie:

  • Bied een eerlijke vergoeding: Zorg voor een eerlijke en tijdige betaling en houd je aan de afgesproken voorwaarden
  • Vermijd micromanagement: Geef contractanten de autonomie die ze nodig hebben om hun taken effectief te voltooien
  • Wees flexibel: Pas je aan hun werkstijl aan, inclusief flexibele werktijden of vergaderingen. Sommige aannemers houden zich bijvoorbeeld niet aan 9-tot-5 werktijden, terwijl anderen misschien liever ten minste 2 dagen van tevoren een vergadering plannen
  • Stuur wat moois: Laat je waardering voor langetermijncontractanten blijken door ze een persoonlijk geschenk te sturen als blijk van waardering voor hun bijdrage

9. Een aannemersdatabase bijhouden

Een contractantendatabase is een gecentraliseerde opslagplaats van informatie over je freelance team - over de afdelingen heen - zodat administratieve teams zoals Financiën of HR de gegevens van contractanten kunnen bijhouden en ervoor kunnen zorgen dat de arbeidswet- en regelgeving wordt nageleefd.

We raden aan om een tool als ClickUp te gebruiken in plaats van traditionele spreadsheet- of documenttools. Het heeft super handige functies voor databasebeheer, zoals filters en tags, om contractanten te helpen categoriseren.

Bijvoorbeeld, je kunt de ClickUp Tabel weergave om uw gecentraliseerde aannemersdatabase zonder code te maken. Met geavanceerde sortering, filtering en aangepaste velden kun je eenvoudig contractanten sorteren op afdeling, specifieke details verzamelen en de layout van de database precies aanpassen aan je behoeften

ClickUp Tabel Weergave

Organiseer je contractantgegevens met de ClickUp Tabel Weergave

Hier zijn enkele velden om op te nemen in je aannemersdatabase:

  • Aannemergegevens: Hun naam, contactgegevens, fiscaal identificatienummer en betalingsgegevens
  • Contract specificaties: Contract duur, omvang van het werk, betalingsvoorwaarden en koppelingen naar de contractovereenkomst, NDA en andere juridische documenten
  • Details over naleving: Formulieren met betrekking tot belastingen en werknemersclassificatie, factureringsgegevens en ander overheidspapierwerk

Optioneel kun je een veld Aantekeningen in de database toevoegen om hun gespecialiseerde vaardigheden, contactgegevens en portfoliolinks te documenteren. Dit is vooral handig als je van plan bent om een oude aannemer opnieuw in dienst te nemen.

Bovendien integreert ClickUp met de meeste HR- en loonsystemen. Dit betekent dat u taken zoals het bijwerken van contractantinformatie of het markeren van facturen als betaald binnen ClickUp kunt automatiseren wanneer ze worden verwerkt in uw salarissysteem.

Aantekening: Aangezien de database gevoelige gegevens bevat, moet u passende toegangscontroles implementeren om informatie te beschermen en de privacy van gegevens te waarborgen.

10. Maak gebruik van technologie

Naleving van de wet is een belangrijk aspect bij het inhuren van aannemers en verschilt per regio. In de Verenigde Staten heeft de IRS specifieke criteria om te bepalen of een werknemer een onafhankelijke aannemer of een werknemer is.

Je moet ook Formulier 1099-NEC uitgeven om betalingen aan onafhankelijke aannemers te rapporteren. Een tool voor contractbeheer kan je helpen deze complicaties te automatiseren en aan te pakken en ervoor te zorgen dat de lokale arbeids- en belastingwetgeving wordt nageleefd.

wist je dat sommige staten in de Verenigde Staten wetten hebben die omzetbelasting heffen wanneer je onafhankelijke aannemers inhuurt? Dit betekent dat je mogelijk omzetbelasting op je aankopen moet innen en afdragen, zelfs als je daar geen fysiek kantoor hebt.

Een ander aspect waarbij technologie kan helpen is het automatiseren van druk werk, of het nu gaat om freelance projectmanagement of systemische processen zoals het laten tekenen van contracten. Een optie is automatisering om facturen goed te keuren, check-ins met contractanten te initiëren en andere administratieve Taken af te handelen.

Juridische teams kunnen overwegen om het aanvraagproces voor contracten te centraliseren en de efficiëntie te verbeteren met het ClickUp sjabloon voor contractbeheer .

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-646.png Stel uw juridische team in staat om verzoeken voor contractovereenkomsten te ontvangen en de voortgang van contracten bij te houden met het ClickUp Formulier voor Contractaanvragen https://app.clickup.com/signup?sjabloon=t-182171572&department=operations&\_gl=1*1dwdfje*\_gcl_aw*R0NMLjE3MjUzNzM4MTguQ2p3S0NBanc1OXEyQmhCT0Vpd0FLYzBpallHSUV0S2FMOU95cFd2N3AwLXNPbFdHdlRZRDBGQVZlcDBsaFcxVmk4aG9mWUhoa1Vuekhob0NDXzBRQXZEX0J3RQ..\*\_gcl\_au\*MTk1NDg1NDk5LjE3MjYwODE4MTk. Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Dit is hoe het werkt:

  1. Vul een aanvraagformulier in: Vul gewoon het Aanvraagformulier Contract in en specificeer het doel en het type contract, samen met de gewenste deadline
  2. Juridische beoordeling: Het juridische team beoordeelt de details van de aanvraag en zorgt ervoor dat alle benodigde informatie wordt verstrekt
  3. Opstellen en goedkeuring: Het juridische team stelt het contract op, waarin de gespecificeerde vereisten zijn opgenomen en dat voldoet aan de relevante wet- en regelgeving

Nog beter: het sjabloon wordt geleverd met een Board View waarmee het juridische team de status van individuele contracten kan bijhouden, zodat ze allemaal op tijd worden afgesloten.

Dit sjabloon downloaden

Vereenvoudig contractbeheer met ClickUp

Zoals het gezegde luidt: "Succes is gebaseerd op systemen" Met ClickUp kunt u een betrouwbaar kader creëren voor het beheer van aannemers - een gecentraliseerd, georganiseerd en schaalbaar systeem dat kan worden aangepast aan de behoeften van verschillende teams.

Van het opstellen van contracten en het beheren van projecten tot het bevorderen van feedbacklussen en het centraliseren van informatie over aannemers, ClickUp kan u helpen om al uw processen vanaf één plek af te handelen. Zo stelt u een systeem in dat zowel op dag 1 als jaar 10 voor u werkt. Meld u gratis aan bij ClickUp en zie hoe dit leidt tot effectief contractbeheer.