De etiquette van chatten met teams op het werk gebruiken voor optimale samenwerking

Heb je wel eens een chatbericht op je werk afgeschoten om je te realiseren dat het helemaal verkeerd overkwam en dat het tikfouten bevatte? 🙈

We hebben het allemaal meegemaakt. 42% van de werknemers hebben moeite om de juiste toon te treffen in hun chatten op het werk.

Eenvoudige apps voor instant messaging zijn geavanceerde ecosystemen voor teamcommunicatie geworden waarin Taakbeheer, delen van bestanden en video conferencing zijn geïntegreerd. Nu onze werkruimtes zijn verschoven van het hokje naar de cloud, gaat het bij het beheersen van de chatetiquette op het werk niet alleen om beleefdheid, maar ook om het creëren van een soepel lopende, collaboratieve werkruimte waar iedereen floreert.

Klaar om je chats van meh naar geweldig te transformeren? In dit artikel komen onderwerpen aan bod als duidelijke en bondige communicatie, respectvol en inclusief taalgebruik, tijdig reageren en de juiste kanalen, effectief gebruik van emoji's en GIF's, en omgaan met gevoelige onderwerpen en meningsverschillen.

Laten we de essentiële regels doornemen die een einde maken aan de chaos die chatten veroorzaakt. Je team (en je stressniveau) zullen je dankbaar zijn! 🙌

Inzicht in de teamchatomgeving op het werk

Chatten op het werk is een unieke ruimte voor snelle updates, teamwerk of het af en toe delen van meme's (we all have guilty pleasures 😁).

Hoewel chatten een levendige hub voor communicatie kan zijn, kan de informaliteit ervan soms leiden tot misverstanden, afleiding of inefficiëntie. Je moet dit begrijpen om er het beste uit te halen:

• Het is informeel (maar niet onprofessioneel): Chatten is meer ontspannen dan e-mails of andereapps voor teamcommunicatiewaardoor een meer conversationele toon en snellere uitwisselingen mogelijk zijn. Zie het als praten met een collega aan zijn bureau. Professionaliteit is echter nog steeds de sleutel. Gebruik geen jargon dat je ook niet in een vergadering zou gebruiken en blijf respectvol en inclusief
• Het gaat snel: Gesprekken gaan snel en er komen de hele dag door berichten binnen. Dit is geweldig voor snelle updates en brainstormen, maar kan ook afleiden. Wees beknopt en to the point in uw berichten, en vermijd lange heen-en-weer gesprekken die misschien beter geschikt zijn voor een e-mail of een telefoongesprek
• Het is (soms) asynchroon: Mensen zitten misschien niet de hele dag aan hun chats vastgeplakt, vooral als ze vergaderingen hebben of zich op taken concentreren. Wees duidelijk over je urgentie als je snel een antwoord nodig hebt. Overweeg het gebruik van functies zoals "@mentions" om iemands directe aandacht te krijgen, maar vermijd overmatig gebruik om overbelasting door notificaties te voorkomen
• Het is openbaar (soort van): Hoewel sommige platforms privékanalen bieden, zijn de meeste gesprekken in Teams chatten zichtbaar voor het hele team (of specifieke groepen). Wees bewust van wat je deelt. Vermijd gevoelige onderwerpen, vertrouwelijke informatie of negativiteit die het moreel van het team kunnen beïnvloeden
• Het is een levend record: In tegenstelling tot een vluchtig gesprek, worden chatberichten opgeslagen en doorzoekbaar. Dit kan helpen om terug te grijpen op eerdere discussies, maar het betekent ook dat uw berichten een blijvende indruk kunnen achterlaten. Let op je communicatiestijl en vermijd overhaaste berichten waar je later spijt van zou kunnen krijgen

Ook lezen: 10 beste tools voor online vergaderingen voor Teams in 2024 (gratis & betaald)

Beste praktijken voor chatten op het werk

Nu je de basisprincipes van chatten met teams kent, laten we eens wat chat-fu moves leren! Hier zijn enkele eenvoudige tips om in gedachten te houden wanneer je ze gebruikt:

1. Wees de professional die je bent

Laat de "sup" en "brb" achterwege voor een vriendelijke "Hallo, [naam collega]" of "Goedemorgen!" Stel je voor dat je een e-mail naar je werk schrijft, maar dan iets informeler. Voltooide zinnen en correcte grammatica komen een heel eind. Emoji's? Natuurlijk, een smiley voor een vriendelijke toon is oké, maar maak van je bericht geen emoji-parade.

(Voorbeeld: In plaats van "Hey guys, brb need coffee! Weet iemand waar Sarah is?" Probeer: "Hallo allemaal, Even koffie halen. Weet iemand of Sarah online is?")

2. Denk na voordat je een ping verstuurt

We hebben allemaal wel eens om 20.00 uur een ping gekregen over een niet-urgente Taak. Houd rekening met de agenda's van je collega's en respecteer hun behoefte aan evenwicht tussen werk en privé. Kan je bericht wachten tot morgenochtend? Tenzij het om een brandoefening gaat, is het versturen van werkberichten buiten de normale uren misschien niet het beste idee.

Voorbeeld: In plaats van iedereen 's nachts te pingen over een klein detail in een rapport, wacht je tot de volgende dag en stuur je een bericht zoals: "Hey iedereen, ik hoop dat jullie een goede nacht hebben gehad! Snelle vraag over de rapportage..."

3. Houd het kort en krachtig

Niemand vindt het leuk om door een roman te bladeren in zijn chatvenster. Kom meteen ter zake! Bullet points zijn je vriend voor complexe onderwerpen. Heb je meer ruimte nodig? Overweeg een snel gesprek of een video chat voor een meer gedetailleerde discussie.

Voorbeeld: In plaats van een lange paragraaf te sturen over een projectupdate, kun je een async standup-rapport proberen: "Hey team, even een snelle update over Project X:

• Taak 1 afgerond
• Werken aan Taak 2: Vragen?
• Volgende stappen: [korte toelichting]"

4. Proeflezen als een professional

Een tikfoutje hier en daar is niet erg, maar een bericht vol fouten kan verwarrend zijn. Gebruik de functies van de spellingscontrole! Lees je bericht hardop voordat je het verstuurt. Klinkt het duidelijk en professioneel? Dubbelcheck het en je voorkomt lastige missers. Een snelle proeflezing redt de dag!

5. Maak van onderwerpregels minikopjes

Als je chatplatform dat toestaat, gebruik dan beschrijvende onderwerpregels. Het is alsof je je bericht een kleine kop geeft. Dit helpt collega's om prioriteiten te stellen en de content in één oogopslag te begrijpen.

(Voorbeeld: In plaats van een algemene "Hey Sarah," probeer een onderwerpregel als: "Snelle vraag over de presentatie van vandaag.")

6. Wees voorzichtig met humor

Humor kan in tekst verkeerd worden geïnterpreteerd. Vermijd grappen die beledigend of cultureel ongevoelig kunnen zijn in een groepschat. Als je twijfelt, laat het dan achterwege. Hier volgen nog enkele tips voor correct chatten:

• Houd rekening met je publiek en hun gevoel voor humor
• Vermijd sarcasme, omdat dit gemakkelijk verkeerd geïnterpreteerd kan worden in tekst
• Blijf bij veilige onderwerpen en vermijd grappen die gebaseerd zijn op woordspelingen of culturele verwijzingen die misschien niet iedereen begrijpt

7. Tag verstandig

Gebruik de functie "@ vermelding" niet te veel. Gebruik het alleen om iemand rechtstreeks aan te spreken die bij het gesprek betrokken moet worden. Hier zijn wat tips voor effectief gebruik:

• Gebruik "@" niet om iemands aandacht te krijgen voor een niet-urgente zaak. Een eenvoudig bericht kan volstaan
• Vermijd vermelding van een heel team in een chatten als er maar een paar mensen bij betrokken hoeven te zijn
• Als je niet zeker weet wie er vermeld moet worden, overweeg dan om een apart bericht te sturen naar de relevante mensen

8. Respecteer online statussen

Let op de online statusindicatoren van collega's (bijv. "Niet Storen"). Stuur geen dringende berichten naar iemand die gemarkeerd is als niet beschikbaar. Hier volgen nog enkele tips:

• Als een collega niet beschikbaar lijkt, maar je hebt snel een antwoord nodig, overweeg dan om een kort bericht achter te laten waarin je je vraag uitlegt en laat weten dat je later contact opneemt
• Voor dringende zaken kan het het beste zijn om een andereapp voor samenwerking of een ander kanaal te gebruiken, zoals een telefoongesprek, indien van toepassing

Gebruik ook je eigen status van beschikbaarheid om beter te communiceren.

9. Bevestigen en reageren

Als iemand je een bericht stuurt, bevestig het dan, zelfs als je niet meteen kunt reageren. Een simpel "Bedankt, ik kom er zo op terug" toont respect voor hun tijd. Hier zijn nog meer tips voor het bevestigen van berichten:

• Als je meer tijd nodig hebt om te antwoorden, laat de afzender dan weten wanneer ze je antwoord kunnen verwachten. ("Bedankt voor je bericht. Ik heb het nu erg druk, maar ik kom er aan het eind van de dag op terug.")
• Een snelle "duim omhoog" of "vind ik leuk" knop (indien beschikbaar) kan ook een manier zijn om een bericht te bevestigen

10. Gebruik kanalen op de juiste manier

Veel werkplekken gebruiken verschillende chatkanalen voor verschillende doeleinden. Behandel deze kanalen met respect! Wees niet de persoon die projectupdates naar het kanaal "Funny Memes & GIFs" stuurt. Hier lees je hoe je de kanalen gebruikt:

• Ken je kanalen: Neem de tijd om vertrouwd te raken met de verschillende beschikbare chatten. De meeste platforms hebben duidelijke namen of beschrijvingen voor elk kanaal
• Post op de juiste plaats: Bedenk voordat je op verzenden klikt welk kanaal het beste bij je bericht past. Dringende project updates horen thuis in het project kanaal, niet in de algemene chatten. Hulp nodig bij een specifieke Taak? Kop naar het communicatiekanaal van het team dat aan dat project is gewijd
• Respecteer het doel: Elk kanaal heeft waarschijnlijk een specifiek doel. Gebruik een kanaal niet voor iets dat er niets mee te maken heeft. Als er een grappige meme in je hoofd opkomt, weersta dan de drang om deze te delen in het "ClientNotulen van vergaderingen" kanaal. Er is een tijd en een plaats voor alles, zelfs voor hilarische hondenvideo's

Als je deze tips volgt, ben je een expert in communicatie en houd je alles duidelijk, beknopt en (durven we het te zeggen) zelfs leuk voor je collega's.

Ook lezen: 10 beste hulpmiddelen en software voor communicatie op de werkplek in 2024

Veel voorkomende problemen bij het gebruik van chatten op het werk

Chatplatforms op het werk zijn fantastisch voor snelle communicatie en samenwerking op afstand maar zelfs de beste chattools kunnen nadelen hebben. Hier zijn enkele veel voorkomende problemen in digitale gesprekken en hoe je ze kunt aanpakken met goede professionele communicatie etiquette:

Vergadering ClickUp: De beste tool voor chatten met teams om te communiceren op het werk

Houd de werkstroom op gang met ClickUp Chat

Schakelen tussen verschillende apps voor samenwerking? Moeite om gesprekken uit het verleden terug te vinden? Mist u belangrijke updates? Laat ons u kennis laten maken met ClickUp , een alles-in-één platform voor projectmanagement en samenwerkingsbehoeften. Weergave van ClickUp's chatten functie elimineert verwarring op de werkplek en bevordert effectieve samenwerking door al uw teamcommunicatie onder één dak te brengen.

Pigment, een toonaangevend platform voor business-abonnementen voor financiële en omzetteams, heeft bijvoorbeeld al een enorme groei doorgemaakt 20% toename in efficiëntie van teamcommunicatie met ClickUp Chat.

Ook u kunt soortgelijke resultaten behalen en het gebruiken om:

• Samenwerken in realtime: Instant messaging met uw team, voor tijdige communicatie en werkstroom van uw projecten
• Communicatie te centraliseren: Elimineer de noodzaak voor meerdere tools. Integreer ClickUp Chat met uw bestaande chattenClickUp-taak,ClickUp Documentenen projecten, zodat alles georganiseerd en toegankelijk blijft op één platform
• Boost verantwoordelijkheid: Wijs actiepunten direct toe binnen chatten gesprekken met behulp vanClickUp's "@mention" functie. Dit zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit en houdt projecten in beweging

Wijs actiepunten toe en zorg ervoor dat u altijd verantwoordelijk bent met ClickUp Chat

• Deel eenvoudig bijlagen: Deel moeiteloos bijlagen, documenten, spreadsheets en zelfs video's en webpagina's rechtstreeks in chatten gesprekken. ClickUp houdt alles handig gegroepeerd zodat u het gemakkelijk kunt terugvinden

Projectgerelateerde bijlagen toevoegen en delen met ClickUp Chat

• Bewerk rijke tekst: Formatteer uw berichten gemakkelijk om de aandacht te vestigen op wat belangrijk is! ClickUp Chat biedt bewerkingsopties voor rijke tekst, inclusief blokken met code, lijsten met opsommingstekens en zelfs banners, om uw communicatie duidelijker te maken. Bovendien kunt u tijd besparen met handige "/Slash Command" snelkoppelingen voor gestroomlijnd formatteren
• Organiseer uw chats: Maak speciale weergaven van chats voor elk aspect van uw werk binnen ClickUp, van bedrijfsbrede updates tot specifiekecommunicatiestrategieën voor teamsdiscussies of samenwerkingen rond projecten. Je kunt de toegang tot elke chat regelen en op de hoogte blijven met de gecentraliseerde feed voor notificaties

Als u eenmaal de sterke punten van ClickUp als communicatie hub voor uw team hebt onderzocht, vergeet dan niet dat effectieve communicatie en samenwerking inhoudt dat u luistert en benaderbaar bent. Dit zal u helpen een positieve toon, sterke relaties en een collaboratieve omgeving binnen uw team op te bouwen.

chatten met ClickUp

Daar hebt u het! Met een beetje kennis van professionele chatetiquette kunt u werkcommunicatie supergemakkelijk en leuk maken voor iedereen in uw team, inclusief externe medewerkers.

Voeg daar functies als ClickUp, Chatten en Documenten aan toe en u hebt de nuances van groepschats in een mum van tijd onder de knie! Met één tool kunt u feedback delen, Taken aanmaken, updates geven, bestanden versturen en nog veel meer doen. Gratis aanmelden bij ClickUp en laat die gesprekken stromen, zonder de chaos!