"Het verschil tussen succesvolle mensen en echt succesvolle mensen is dat echt succesvolle mensen tegen bijna alles nee zeggen", zei Warren Buffet ooit.
Het sleutelwoord hier is 'bijna'
Om succes te hebben, moet je je kunnen concentreren op wat belangrijk is en bijna al het andere uitsluiten. Met andere woorden, je moet rigoureus en meedogenloos prioriteiten stellen. Laten we eens kijken hoe.
Wat is meedogenloos prioriteiten stellen?
Meedogenloos prioriteiten stellen is systematisch en consequent kiezen waarop je je concentreert gedurende een bepaalde periode, zoals de duur van een project, een maand, een kwartaal, enzovoort, en al het andere uitstellen.
Meedogenloze prioritering helpt bij:
- Het bereiken van beperkte maar ambitieuze SMART doelen
- Het elimineren van afleidingen zodra een taak/project/sprint is begonnen
- Het beheren van je tijd en middelen bij het nastreven van specifieke doelen
- Het verbeteren van de kwaliteit van output en de efficiëntie van teams
Als je je afvraagt, nou, dat klinkt gewoon als prioriteiten stellen, wat heeft meedogenloos er dan mee te maken? Hier is je antwoord.
| Normale prioritering | Meedogenloze prioritering |
|---|---|
| Taken met de hoogste prioriteit plannen op basis van belangrijkheid, urgentie en beschikbaarheid van middelen | De meest kritieke taken kiezen op basis van waarde en impact voor het bedrijf |
| Bevat ook taken die je zou moeten doen en taken die je zou kunnen doen | Ontworpen om projecten te organiseren en te abonneren |
| Het doel is om zoveel mogelijk Voltooid te krijgen | Het doel is om zo weinig mogelijk taken te doen terwijl het gekozen doel bereikt wordt (of in ieder geval een aanzienlijk deel ervan) |
| Biedt ruimte om taken contextueel op te nemen. Biedt geen ruimte om taken binnen te smokkelen nadat Klaar de prioriteiten heeft bepaald |
De verschillen tussen normale prioritering en meedogenloze prioritering
Het proces van meedogenloos prioriteren
De Pareto-principe of 80/20-regel stelt dat 80% van de resultaten voortkomt uit 20% van de inspanningen. Als je je dus concentreert op de waardevolle 20% en het werk op die gebieden optimaliseert, kan dat grotere resultaten opleveren.
Hoewel niet helemaal vergelijkbaar, is de Agile/Scrum/ Lean projectmanagement gelooft ook in het elimineren van verspillende processen om de output te maximaliseren. In wezen is in alle bedrijfstakken een van de sleutels tot succes het kennen van hoe je prioriteit kunt geven aan je werk .
Laten we eens kijken hoe je een proces van meedogenloze prioritering kunt creëren en daarbij gebruik kunt maken van een aantal sleutel tools voor projectmanagement zoals ClickUp.
1. Begrijp de context
Voordat u beslissingen neemt over het stellen van prioriteiten, moet u de bedrijfscontext, doelen, beschikbare middelen, risico's, enz. begrijpen die een rol spelen bij uw taken. Leer over de afhankelijkheid en complexiteit van de business. Om effectief prioriteiten te stellen, moet je de werkelijke kosten en de opportuniteitskosten kennen van alles wat je elimineert.
Een mindmap is een geweldige manier om al deze informatie samen te brengen. Mindmaps van ClickUp kunt u ideeën opsplitsen, verbindingen leggen, complexiteit temmen en een weergave maken van alles waaraan u werkt.
visualiseer context en tem complexiteit met ClickUp Mindmaps_
2. Prioriteiten vaststellen
Maak een lijst van alles waaruit u kiest.
In een softwareproject kunnen dit functies, tickets of verhalen van gebruikers zijn waaraan je in die Sprint moet werken. In een salesteam kunnen dit alle leads in de pijplijn zijn, ingedeeld in verschillende fases. Zorg ervoor dat je in deze fase niets mist, hoe irrelevant het ook lijkt. Aantekening concurrerende prioriteiten ook, zodat u ze later kunt beheren. ClickUp-taak helpt dit effectief te bereiken. Om de volledige reeks prioriteiten onder uw bevoegdheid te documenteren, stelt u ze in als projecten, taken en subtaken op ClickUp-taak. Verbind gerelateerde taken. Voeg meer context toe met aangepaste velden.
En gebruik dan ClickUp-taak prioriteiten om te bepalen waar u onmiddellijk aan gaat werken.
taak prioriteiten identificeren in ClickUp_
3. Opties evalueren
Het enige dat telt bij meedogenloze prioritering is de waarde die elke activiteit genereert. Soms kan dit betekenen in welke mate een activiteit je naar je doelen duwt.
Dit is echter het lastige deel. Het kan een uitdaging zijn om de waarde van elke activiteit te meten, vooral in vergelijking met andere activiteiten. Maak een schaal en houd je daaraan. Voorbeeld: marketingteams gebruiken lead scoring, softwareteams gebruiken MoSCoW-prioritering of het Kano-model, en bedrijfsleiders gebruiken het Eisenhower matrix . Kies een hulpmiddel dat voor jou werkt.
4. Moeilijke beslissingen nemen
De weg naar meedogenloze prioritering is bezaaid met moeilijke beslissingen. Het is verleidelijk om aan minder kritieke projecten of te veel taken tegelijk te werken om emotionele redenen, bijvoorbeeld omdat het een project is waar een collega erg mee bezig is of omdat het te veel investeringen heeft gekost, enz. Maar om meedogenloos prioriteiten stellen succesvol te laten zijn, moet je moeilijke beslissingen nemen.
Elimineer alles wat niet het meest kritieke aspect van je project is en wat geen buitengewone waarde creëert. Maar om dit te doen op een manier die je professionele relaties niet in gevaar brengt, kijk uit naar het volgende punt.
5. Communiceer effectief
Zoals je ziet, gaat meedogenloos prioriteiten stellen over moeilijke beslissingen nemen. Op de een of andere manier zal dit sommige mensen boos maken. De beste manier om dat te voorkomen is door proactief en empathisch te communiceren.
Als je iemands probleem deprioriteert, ga dan met hem of haar zitten en leg je redenering uit. Laat hen zien dat hun inspanningen gewaardeerd worden, maar dat je focus gestroomlijnd is. Ga met hem of haar in gesprek over bezwaren en probeer hem of haar aan boord te krijgen van jouw visie.
6. Meten en optimaliseren
Hoe zeker je ook bent van je prioritering, er valt altijd iets te verbeteren. Voor elke periode die je prioriteert:
- Meet de resultaten van meedogenloze prioritering in termen van de waarde die je hebt geprojecteerd
- Evalueer de waarde die verloren is gegaan bij taken die je hebt gedeprioriteerd om te bevestigen dat je de juiste keuze hebt gemaakt
Gebruik ClickUp Dashboards om uw resultaten in de loop van het project te volgen. Stel aangepaste widgets in voor de statistieken die u als waardevol beschouwt, zoals ontwikkelde functies, opgeloste bugs, omzet, winst, enz.
de weergave ClickUp Gantt grafiek gebruiken om projectafhankelijkheden te beheren_
Wat is er nog meer? ClickUp Automatiseringen kan al het drukke werk aan, zodat u zich kunt concentreren op sneller werken op je prioriteiten.
In agile softwareontwikkeling
Prioriteiten stellen is een van de basisprincipes van agile softwareontwikkeling. In feite is een van de principes van agile de "kunst van het maximaliseren van de hoeveelheid werk die niet gedaan wordt" Teams gebruiken agile prioriteringstechnieken om te beslissen wat te bouwen voor elke Sprint, die meestal twee weken duurt.
/cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-12.jpeg
ClickUp's sjabloon voor de prioriteitenmatrix
https://app.clickup.com/signup?sjabloon=kkmvq-6322890&department=pmo&\_gl=1*w8iyck*\_gcl_aw\*R0NMLjE3MTY4OTYxNzQuQ2p3S0NBandnZGF5QmhCUUVpd0FYaE14dHV0Y19yZlZJbHJWVy1pOFJpbU9NVDF4NmtxTkxROUs1U2pSc2p2ckQyWHVZWHlhSUpaQTZob0NqbXdRQXZEX0J3Q..\*\_gcl\_au\*NDI0NTI2MDcyLjE3MjI4NjI4NDM.
Dit sjabloon downloaden
/$$cta/
Een platform dat is ontworpen voor agile projectmanagement voor softwareontwikkeling zal al beschikken over prioriteringstools en sjablonen. Bijvoorbeeld, Sjabloon voor de prioriteitenmatrix van ClickUp helpt u bij het organiseren van Taken op een 2×2 raster, waarbij belang en urgentie worden gemeten.
In human resources
Bij talentacquisitie luidt een volksgezegde: "Als het geen 'ja' is, is het een 'nee'." Dit suggereert dat als de aanwervende manager niet volledig overtuigd is van de geschiktheid van een kandidaat, hij of zij niet moet worden aangenomen. Elimineer in wezen meedogenloos profielen die niet bij elkaar passen.
De meeste HR-managers besteden hun tijd aan het bepalen van de juiste rollen, het ontwerpen van de beloningsstructuur, het bedenken van diversiteitsinitiatieven en het afhandelen van klachten van werknemers. Wanneer de verzoeken komen, worden ze allemaal als urgent en belangrijk gepresenteerd.
Een goede HR-leider moet meedogenloos prioriteiten kunnen stellen. Kun je het compensatieherontwerp volgend kwartaal bekijken? Verplaats het dan. Heb je een tekort aan recruiters voor rollen in de pijplijn? Stop de pijplijn. Wil het PR team dat je een interview doet met Vogue? Zeg nee en beveel iemand anders aan, tenzij de resultaten op het gebied van employer branding significant zijn.
Prioriteiten stellen zelf, hoe meedogenloos ook, is een individuele Taak. Het is het werk van een individu of een team om beslissingen te nemen. De grootste uitdaging ligt in het implementeren van die prioriteiten en het bijhouden ervan. Hier kan software voor projectmanagement zoals ClickUp enorm helpen.
Hoe een software voor projectmanagement zoals ClickUp meedogenloze prioritering vergemakkelijkt
In verschillende scenario's hebben we gezien hoe de juiste hulpmiddelen en sjablonen kunnen helpen om de juiste beslissingen te nemen bij het stellen van prioriteiten. Hier is een kort overzicht.
ClickUp-taak: Door complexe projecten op te splitsen in beheersbare Taken, zie je alles waar je aan moet denken voordat je prioriteiten stelt
ClickUp Taakprioriteiten: U hebt besloten wat prioriteit heeft? Tag het als zodanig op ClickUp zodat iedereen weet waar ze zich op moeten concentreren.
ClickUp Doelen: Het primaire doel van meedogenloos prioriteiten stellen is het bereiken van doelen. Stel targets in voor het voltooien van taken op ClickUp Goals en volg uw voortgang in realtime. Staat u voor een zeeverandering? Pas u aan en wees wendbaar met al uw projectinformatie binnen handbereik met ClickUp. Sjablonen voor prioriteitstelling : Prioriteiten stellen kan moeilijk zijn. Hoewel het aan u is om de beslissingen te nemen, vereenvoudigt ClickUp het besluitvormingsproces met vooraf ontworpen sjablonen op basis van populaire raamwerken zoals de Eisenhower-matrix.
ClickUp Werklastweergave: U wilt misschien een aantal dingen prioriteren, maar als u niet over de middelen beschikt om ze uit te voeren, heeft het geen zin. Gebruik de ClickUp Werklastweergave voor een duidelijk overzicht van wie wat doet, wie beschikbaar is en wie opnieuw kan worden toegewezen.
Vereenvoudig resourcegebaseerde prioritering met ClickUp Werklastweergave
Voordelen en uitdagingen van meedogenloze prioritering
Het is duidelijk dat meedogenloze prioritering geen gemakkelijke Taak is. Het is niet alleen een uitdaging om prioriteiten te stellen; het is net zo moeilijk om die prioriteiten te implementeren en er gefocust op te blijven met een eenzijdige geest. Waarom zou je het dan nog doen?
Voordelen van meedogenloos prioriteiten stellen
- Focus: Meedogenloze prioritering stelt teams in staat om aan één ding tegelijk te werken, zonder afleiding en met een diepe, ongestoorde focus
- Duidelijkheid: Door prioriteiten te stellen laten business leaders hun teams zien dat ze duidelijk denken en handelen, waardoor verwarring en overweldiging tot een minimum worden beperkt
- Controle: De standaardpraktijk is om 1-3 doelen/activiteiten tegelijk prioriteit te geven. Dit stelt leiders in staat om activiteiten te controleren en in te grijpen als dat nodig is
- Het vermijden van het 'glimmende object' syndroom: Het helpt teams om afleiding te elimineren, vooral van nieuwe technologieën en producten
- Grotere kans op succes: Aangezien meedogenloze prioritering zich intensief richt op waarde of rendement op investering, is de kans op op waarde gebaseerde resultaten groter
- Balans werk-privé: Teams die hun prioriteiten kennen, kunnen hun tijd goed beheren en genieten van een betere balans tussen werk en privé
Dat betekent echter niet dat de techniek zonder uitdagingen is.
Uitdagingen van meedogenloze prioritering
Definitie van waarde: In projectmanagement, marketing, HR, enz. kan het definiëren van het concept waarde een uitdaging zijn. Kies uw rubriek om dit te vermijden. Bespreek met bedrijfsleiders wat de juiste metriek is voor de waarde van elke taak.
Kortzichtigheid: Soms kan een projectmanager meedogenloos prioriteit geven aan taken voor de komende twee weken, zonder oog te hebben voor wat daarna komt, waardoor langetermijnprojecten ontsporen. Vermijd dit door prioriteit te geven aan onmiddellijk werk met doelen op lange termijn in gedachten.
Conflictmijding: Een leider die bang is om mensen van streek te maken door prioriteiten te stellen, kan onbedoeld de verkeerde beslissingen nemen. Leer om besluitvaardig te zijn. Overweeg een coach in te schakelen om je te helpen conflicten te overwinnen en mensen te behagen.
Grote mislukkingen, als die er zijn: Als je prioriteringsproces gebrekkig is en je middelen inzet voor projecten die geen waarde opleveren, kunnen je mislukkingen veel groter zijn dan wanneer je je inzet had gespreid.
Vermijd grote mislukkingen door doordachte beslissingen te nemen om prioriteiten te stellen. Kies de juiste definitie van waarde. Valideer het met collega's en bedrijfsleiders. Wees vooral wendbaar. Houd de voortgang bij en wees bereid om je aan te passen als dingen niet gaan zoals je had gepland.
Een ander ding dat je kunt doen is de kracht van 'Niet Nu' gebruiken In plaats van minder kritieke taken volledig te elimineren, kun je ze beter uitstellen naar een later, vastgesteld tijdstip.
De kracht van 'Niet Nu' in meedogenloos prioriteiten stellen
Als je de woorden van Warren Buffet letterlijk neemt, zou je je natuurlijk zorgen maken over het 'nee' zeggen tegen ideeën van je team. Een ondubbelzinnig 'nee', vooral omdat het geen prioriteit is, kan innovatie tegenwerken en het moreel van werknemers aantasten.
Een veel betere en meer ruimdenkende reactie is om te zeggen: "Nu even niet" en dit te onderbouwen. Als een ontwikkelaar met een idee komt om een nieuwe functie toe te voegen, kun je zeggen: "Niet nu, want dat staat niet in het stappenplan dat we voor dit kwartaal hebben. Maar laten we dit in Q4 opnieuw bespreken."
Door ideeën te erkennen en experimenten aan te moedigen, maar toch meedogenloos prioriteiten te stellen op basis van waarde, kun je een duurzamere werkomgeving creëren. Je kunt de fysieke, creatieve en emotionele energie van je teamleden gebruiken om te bouwen aan wat belangrijk is.
Door je projecten tot een minimum te beperken, kun je ook de middelen die je inzet, servers, datacenters, computers, enz. tot een minimum beperken en een slankere, efficiëntere werking bevorderen.
Meedogenloze prioriteiten stellen met ClickUp
Als u aan alles tegelijk werkt, zult u niets voltooien, zeggen ze. Vaak vereist het bereiken van gedurfde, ambitieuze doelen dat u een pad kiest en een vlijmscherpe focus toepast om er nooit van af te wijken.
Dit geldt vooral in de kenniseconomie waar energie gelimiteerd is, talent moeilijk te vinden is en probleemoplossende initiatieven voortdurend het risico lopen te ontsporen door belangrijke verstoringen. Vaak is de enige manier om het talent en de energie die we hebben te maximaliseren het stellen van meedogenloze prioriteiten.
Maak een lijst met ideeën. Rangschik je taken. Werk aan wat belangrijk is. Scheid het kaf van het koren.
Geef moeiteloos prioriteiten aan werk van hoge waarde met ClickUp. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit .