Stel je voor dat je aan een e-mailcampagne werkt en de tool geeft een fout. Je bent van plan om contact op te nemen met ondersteuning via chatten of e-mail, maar dat kan wel even duren. In plaats van te wachten, zoekt u online naar helpgidsen en video's, zoals een kennisbank voor de tool.
Draai nu het script om. Als een SaaS-hulpmiddel provider, probeer je ondersteuningsteams verschillende opties te geven om hen te helpen hun werk nog beter te doen. Dit omvat ook een zelfbedienings opslagplaats van productdocumentatie waar klanten antwoorden kunnen vinden wanneer en hoe ze maar willen. En het werkt.
Self-serve tools zoals walkthrough video's, onboarding documenten, leercentra en use cases verhogen de klanttevredenheid, verminderen churn en maken ondersteuningsteams vrij voor andere Taken. De voordelen strekken zich uit tot interne teams die een gecentraliseerde kennisbank nodig hebben om goed te kunnen functioneren.
Wij bij ClickUp begrijpen de uitdaging van het creëren en organiseren van een kennis hub, dus mijn team en ik onderzochten de beste SaaS kennisbank software en maakten een shortlist van tien die aan alle eisen voldoen.
Maar laten we eerst begrijpen waar u op moet letten bij SaaS-kennisbanksoftware.
Wat moet je zoeken in SaaS Knowledge Base Software?
Uw SaaS-kennisbanksoftware moet enkele van deze functies hebben, zo niet alle:
- Self-service toegankelijkheid: Zorg ervoor dat de kennisbank 24/7 beschikbaar is zonder dat er support tickets nodig zijn, zodat gebruikers zelfstandig antwoorden kunnen vinden
- Robuuste zoekfunctionaliteit: Zoek naar krachtige zoekfuncties waarmee binnen documenten kan worden gezocht, zodat gebruikers snel relevante informatie kunnen vinden
- Versiebeheer: Zorg ervoor dat het platform wijzigingen kan bijhouden en verschillende versies van artikelen kan onderhouden om informatie up-to-date te houden
- Editorial workstroom: Zoek naar functies die samenwerking tussen teamleden ondersteunen, zoals commentaar, toestemming voor rollen en goedkeuringsprocessen voor content
- Analyse en rapportage: De kennisbeheersoftware moet inzicht bieden in de betrokkenheid van gebruikers, populaire artikelen en zoekopdrachten om de kennisbank in de loop van de tijd te helpen verbeteren
- Variatie in content: De software moet verschillende typen content ondersteunen, waaronder FAQ's, handleidingen, handleidingen voor het oplossen van problemen en video demo's
- Aanpasbare sjablonen: Controleer of de software vooraf ontworpen sjablonen biedt die kunnen worden aangepast aan uw branding en contentbehoeften
- Integratiemogelijkheden: Zorg voor compatibiliteit met andere tools en platforms die u gebruikt, zoals systemen voor klantenservice, CRM-software en communicatietools
- Beveiligingsfuncties: Zoek naar robuuste veiligheidsmaatregelen om gevoelige informatie te beschermen en naleving van de regelgeving voor gegevensbescherming te garanderen
- Gebruiksvriendelijke navigatie: De software moet een duidelijke en intuïtieve structuur hebben met goed gedefinieerde categorieën en subcategorieën voor eenvoudig bladeren
- Mobiele responsiviteit: De kennisbank moet toegankelijk en functioneel zijn op mobiele apparaten om tegemoet te komen aan gebruikers onderweg
Ook lezen:_ We hebben de 10 beste kennisbanksoftware getest in 2024 , die u in een kennisbank kunt veranderen door de wiki-knop in te schakelen.
Zodra een document als wiki is gemarkeerd, wordt het beter zichtbaar in uw content dashboards en kan uw team samenwerken om de content te bewerken en te beoordelen. Als u met meerdere clients en leveranciers werkt, kunt u alles binnen één platform onderhouden door gegevens naar ClickUp te importeren.
Als dat Klaar is, kunt u vragen ClickUp Brein om nieuwe Taken voor te stellen om mee te beginnen.
Selecteer content en gebruik ClickUp Brain om suggesties op basis van AI te krijgen
Zo kan ClickUp Brain u helpen:
- Gebruik ClickUp Brain's AI Writer om snel eerste concepten van kennisbankartikelen te genereren op basis van aanwijzingen en hoofdlijnen
- Haal informatie op uitClickUp-taakdocumenten, relevante artikelen en expertise van het team om te zorgen voor nauwkeurige en actuele content
- Profiteer van ondersteuning op maat viaClickUp Brain's AI Knowledge Manager, die suggesties en verbeteringen biedt voor het aanmaken van content
- Automatiseer projectmanagementtaken met betrekking tot de kennisbank, zoals het verzenden van updates, het toewijzen van taken en het bijhouden van de voortgang met ClickUp Brain's AI Project Manager
- Analyseren van interacties en feedback van gebruikers om gebieden voor nieuwe artikelen te identificeren, populaire content te markeren en complexe onderwerpen voor gebruikers te markeren
U kunt ook tijd besparen door ClickUp's sjabloon voor de kennisbank . Het is een eenvoudig, gebruiksklaar document dat de klantervaring van een helpcentrum goed nabootst.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Knowledge-Base-Template.png Maak een digitale bibliotheek met ClickUp Knowledge Base Template https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6449400&department=operations Dit sjabloon downloaden /cta/
Dit zijn enkele van de belangrijkste functies die deze sjabloon biedt:
- Kennisartikelen: In dit gedeelte kunt u uw kennisbankartikelen maken en organiseren
- Categorieën: Het sjabloon bevat secties zoals 'Onboarding', 'How-To Gidsen', 'Use Cases', 'Sjablonen' en 'Community', waarmee u uw content effectief kunt organiseren
- Subcategorieën: Binnen elke categorie kunt u subcategorieën maken zoals 'Voor beginners', 'Voor beheerders' en 'Projectmanagement' om uw content verder te organiseren
- FAQs sectie: Een speciale sectie voor veelgestelde vragen, met snelle antwoorden op veelgestelde vragen
- Contact formulier: Een formulier voor gebruikers om hun vragen of verzoeken in te dienen als ze de informatie die ze nodig hebben niet kunnen vinden
ClickUp beste functies
- Mappen en submappen:Kennisbankartikelen organiseren in mappen in een hiërarchische structuur voor eenvoudige navigatie
- Tags: Pas toeClickUp-taak Tags aan artikelen om snel te filteren en te zoeken
- Zoek: Vind efficiënt informatie in uw kennisbank met behulp van krachtige zoekmogelijkheden metClickUp Universeel Zoeken *Versie geschiedenis:Documentgeschiedenis bijhouden om gemaakte wijzigingen te zien en terug te keren naar vorige versies indien nodig
Integraties: Verbinding maken met andere tools zoals Google Drive, Dropbox of Slack om informatie te centraliseren metClickUp integraties *Whiteboards: Visualiseer complexe informatie, brainstorm ideeën en werk samen aan de content van de kennisbank inClickUp Whiteboards
ClickUp beperkingen
Nieuwe gebruikers kunnen een leercurve ervaren door de uitgebreide functies van ClickUp
ClickUp prijzen
- Free Forever
- Onbeperkt: $7/maand per gebruiker
- Business: $12/maand per gebruiker
- Enterprise: Neem contact op voor prijzen
- ClickUp Brain: Voeg toe aan elk betaald abonnement voor $7 per lid per werkruimte per maand
ClickUp beoordelingen en recensies
- G2: 4.7/5 (9.500+ beoordelingen)
- Capterra: 4.6/5 (4.000+ beoordelingen)
Ook gelezen:_ Gratis sjablonen voor kennisbank
2. Document360-Beste voor vereenvoudigde kennisbanken
via Document360 Document360 is kennisgebaseerde software met een stabiele, gebruikersvriendelijke gebruikersinterface. Omdat de primaire focus ligt op kennisbank- en documentbeheer, is het gemakkelijk om privé en openbare bibliotheken aan te maken
Je kunt content organiseren tot zes niveaus van subcategorieën, dus als je te maken hebt met grote datasets, zul je Document360 zeker waarderen.
Document360 beste functies
- Content bewerken en insluiten met WYSIWYG editor, met oog voor de gebruikerservaring
- Gebruik rollbacks om per ongeluk overschrijven te voorkomen en up-to-date versies te behouden
- Content opslaan in het station en snel invoegen in uw documenten
- Beperkinterne kennisbanken tot specifieke IP bereiken om veiligheidsincidenten te voorkomen
Document360 beperkingen
- Samenwerking met derden op het platform is voor verbetering vatbaar
- Belangrijke functies gaan schuil achter add-on's die de totale kosten verhogen
Document360 prijzen
- Free Forever
- Standaard: $199/maand per 3 gebruikers
- Professioneel: $299/maand per 5 gebruikers (jaarlijks gefactureerd)
- Business: $ 399/maand per 5 gebruikers (jaarlijks gefactureerd)
- Enterprise: $599/maand per 10 gebruikers (jaarlijks gefactureerd)
Document360 beoordelingen en recensies
- G2: 4.7/5 (400+ beoordelingen)
- Capterra: 4,7/5 (200+ beoordelingen)
Ook gelezen:_ 13 Beste AI-schrijftools voor content
3. Helpjuice-Beste voor AI zoeken naar content
via Helpjuice Helpjuice is een andere gebruiksvriendelijke kennisbanksoftware die qua functies concurreert met Document360. Met zijn krachtige maar eenvoudige tekst editor kun je je content formatteren, bewerken en bijwerken. Maar het beste deel van Helpjuice is de zoekfunctie
Met de zoekfunctie van Helpjuice kun je alle documenten doorzoeken om relevante details te vinden. Het is net als zoeken in Google, maar dan binnen uw documentbeheersysteem. Het kan zelfs gegevens ophalen uit PDF's en afbeeldingen.
Helpjuice beste functies
- Gebruik een drag-and-drop interface voor het intuïtief aanmaken van content
- Meet de impact van uw kennisbank op ondersteuningstickets
- Werk met meerdere versies van hetzelfde artikel en schakel tussen deze versies via het zijpaneel
- Processen voor succes bij klanten verbeteren door integratie met CRM- en communicatietools zoals Slack en Salesforce voor omnichannel ondersteuning
Helpjuice beperkingen
- De editor kan problemen hebben met de reactiesnelheid tijdens het werken aan zware documenten en bewerkingen in lagen
- De functie importeren moet worden verbeterd
Helpjuice prijzen
- Starter: $120/maand voor maximaal 4 gebruikers
- Run-up: $200/maand voor maximaal 16 gebruikers
- Premium Limited: $289/maand voor maximaal 60 gebruikers
- Onbeperkt: $659/maand voor onbeperkte gebruikers
Helpjuice beoordelingen en recensies
- G2: 4.6/5 (50+ beoordelingen)
- Capterra: 4.7/5 (90+ beoordelingen)
Ook gelezen:_ Hoe AI gebruiken voor documentatie
4. Hiver-Best voor Gmail-integratie
via Hiver Hiver is een Gmail-gebaseerde helpdeskoplossing die is ontworpen om e-mailbeheer te stroomlijnen en de samenwerking tussen teams te verbeteren zonder de complexiteit van traditionele ticketsystemen.
Met Hiver kunt u e-mails omzetten in bruikbare Taken, eigendom toewijzen en zorgen voor snelle oplossingen. Deze functie voorkomt gemiste query's van klanten en verbetert de responstijden. Hiver integreert met verschillende populaire tools zoals Slack, WhatsApp, Salesforce, Asana en meer, zodat je meerdere kanalen voor klantenservice kunt beheren vanuit je inbox van Gmail.
Hiver beste functies
- Meet en volg de prestaties van je team, zoals reactietijden en klanttevredenheid
- Beheer editors, viewers en activiteiten allemaal in hetzelfde dashboard
- E-mails in realtime bijhouden om te weten wanneer ze worden geopend en gelezen
Hiver limieten
- De knowledge hub is een aanvulling op de kernfuncties en staat mogelijk niet op zichzelf
Prijzen van Hiver
- Lite: $24/gebruiker per maand
- Pro: $59/gebruiker per maand
- Elite: Aangepaste prijzen
Hiver beoordelingen en recensies
- G2: 4.6/5 (1.000+ beoordelingen)
- Capterra: 4.7/5 (100+ beoordelingen)
Ook gelezen:_ Hoe het SaaS-beheer van uw team optimaliseren
5. Notion-Best voor wiki-beheer
via Notion Notion is een veelzijdige productiviteitstool die functies voor het aantekeningen maken, het beheren van taken, wiki's en databases in één platform combineert. Het is in hoge mate aanpasbaar en aanpasbaar aan verschillende gebruikssituaties.
Notion stelt teams in staat om samen te werken in gedeelde werkruimtes, zodat er efficiënt kan worden samengewerkt aan projecten en taken. Het biedt een hiërarchische structuur met mappen en subpagina's om content te organiseren en informatie gemakkelijk toegankelijk te maken.
Met Notion AI kan je klantenservice team snel antwoorden vinden uit je self-serve database, waardoor de ondersteuning sneller verloopt en de klantervaring verbetert.
Notion beste functies
- Combineer verschillende soorten content (tekst, afbeeldingen, code, embeds, etc.) binnen een pagina voor een rijke opmaak
- Sleep onderling verbonden pagina's onder een koptekst om binnen enkele seconden een kennisbank op te bouwen
- Gebruik kant-en-klare Notion sjablonen die passen bij uw use cases
- Snel toegang tot antwoorden op veelgestelde query's van klanten met Notion AI
Notion limieten
- Notion kan overweldigend zijn voor beginners
- Het verwerken van zware databases duurt even
Notion prijzen
- Free Forever
- Plus: $12/zetel per maand
- Business: $18 zetel per maand
- Enterprise: Aangepaste prijzen
Notion beoordelingen en recensies
- G2: 4.7/5 (5.000+ beoordelingen)
- Capterra: 4.7/5 (2.000+ beoordelingen)
6. Papyrs-Beste voor interne kennisbank
via Papyrs In tegenstelling tot Notion, dat een breed bereik aan functies biedt, is Papyrs alleen gericht op het verbeteren van uw bedrijfsintranet. Dit omvat een privé kennisbank, wiki en discussies.
Papyrs is een modern hulpmiddel voor kennisbeheer met een eenvoudige gebruikersinterface en flexibele functies voor intranet. Het biedt bewerking via slepen en neerzetten, wat het in combinatie met de Markdown-modus gemakkelijk maakt om content te bewerken en te herzien.
Papyrs beste functies
- Verrijk uw documenten met een breed bereik aan flexibele widgets
- Houd interne discussies bij en koppel ze aan content updates voor eenvoudige samenwerkingen
- Integreer met belangrijke tools om gegevensbeheer in uw werkruimte uit te breiden
Papyrs beperkingen
- De UI kan af en toe haperen tijdens het werken met teams op afstand
- Onderscheidt zich qua prijs niet van grotere kennisdatabasetools
Papyrs prijzen
- Team Wiki: $99/maand voor 20 gebruikers
- Bedrijfs Wiki: $386/maand voor 60 gebruikers
- Bedrijfsintranet: $999/maand voor onbeperkte gebruikers
- Enterprise: Aangepaste prijzen
Papyrs beoordelingen en recensies
- G2:Niet genoeg beoordelingen
- Capterra: Niet genoeg beoordelingen
Ook gelezen:_ Al uw informatie binnen handbereik met ClickUp Kennisbeheer
7. Freshdesk-Beste voor tickets ondersteunen
via Freshdesk De belangrijkste functies van Freshdesk zijn klantenservice en ticketing, en het maakt gebruik van een kennisbank om informatie gemakkelijker te vinden te maken.
De kennisartikelen van Freshdesk staan in mappen en u moet deze mappen aan bepaalde categorieën toewijzen om ze te organiseren. Het goede van Freshdesk is dat u de zichtbaarheid van de mappen kunt aanpassen op basis van het toegangspunt (webwidgets, iOS, Android, enz.). U kunt metabeschrijvingen bewerken voor externe mappen, wat helpt bij zoekmachineoptimalisatie.
Freshdesk beste functies
- Meertalige kennisbanken toevoegen voor een wereldwijd gebruikersbestand
- Oplossingsartikelen in bulk exporteren en bijwerken met Freshdesk API
- Communiceer met klanten via verschillende kanalen, zoals e-mail, telefoon, live chat, sociale media en meer, vanaf één platform
- Veelvoorkomende query's oplossen en terugkerende taken automatiseren met AI-mogelijkheden
Freshdesk limieten
- Gebruikers hebben opgemerkt dat de analytics van Freshdesk onvoldoende verfijnd is, waardoor gebruikers de feedback op oplossingen niet kunnen bijhouden
- De neiging om te vertragen bij meerdere tickets en zware bewerkingen van documenten
Freshdesk prijzen
- Free Forever
- Groei: $18/gebruiker per maand
- Pro: $59/gebruiker per maand
- Enterprise: $95/gebruiker per maand
Freshdesk beoordelingen en reviews
- G2: 4.4/5 (3.000+ beoordelingen)
- Capterra: 4,5/5 (3.000+ beoordelingen)
Ook gelezen:_ 10 beste AI-kennisbeheertools in 2024
8. Zendesk-Beste voor intuïtieve aanbevelingen
via Zendesk Zendesk Guide helpt bij het maken van slimme kennisbanken voor zowel klanten als medewerkers van de klantenservice.
De meest nuttige functie zijn de AI-aanbevelingen in support tickets. Na het analyseren van de zorgen van de client, stelt de tool relevante kennisbankartikelen of documenten uit de bestaande opslagplaats voor.
Zendesk beste functies
- Automatiseer routinetaken zoals ticketrouting, e-mail notificaties en antwoordsuggesties om de efficiëntie te verhogen
- Real-time ondersteuning bieden via live chatten en berichtenkanalen
- Verbinding maken met andere tools zoals CRM, marketing automatisering en betalingsgateways
- Content lokaliseren in meer dan 40 talen
Zendesk beperkingen
- Het ticketingsysteem hapert af en toe
Zendesk prijzen
- Suite Team: $55/agent per maand
- Suite Growth: $89/agent per maand
- Suite Professional: $115/agent per maand
- Suite Enterprise Plus: Aangepaste prijzen
- Geavanceerde AI: Beschikbaar als add-on voor US $50 per agent per maand
Zendesk beoordelingen en reviews
- G2: 4.3/5 (5.500+ beoordelingen)
- Capterra: 4.4/5 (3.500+ beoordelingen)
9. KnowledgeOwl-Beste voor het maken van targeted kennisbanken
via KennisOwl Tijdens het testen van KnowledgeOwl, was ik vooral gecharmeerd van de Reader Group functie. Hiermee kunt u bepaalde categorieën van uw kennisbank toegankelijk maken voor alleen specifieke doelgroepen.
KnowledgeOwl heeft ook een eenvoudig te navigeren interface die het creëren en beheren van content in de kennisbank vereenvoudigt. Nieuwe gebruikers kunnen zich snel aanpassen zonder uitgebreide training.
KnowledgeOwl beste functies
- Vereenvoudigt het zoeken met de Google zoekfunctie die geen configuratie vereist
- Pas het uiterlijk van artikelen aan met thema's, lay-outs en kleurenschema's die bij uw merk passen
- Instelling van automatisering 'Herziening nodig' om herinneringen te krijgen om oude artikelen na een bepaalde tijd te herzien
KnowledgeOwl beperkingen
- De instelling van lezersgroepen is complex en tijdrovend
KnowledgeOwl prijzen
- Standaard: $100/maand per gebruiker
- Business Extra's: $275/maand
- Extra's voor Enterprise: $1150/maand
KnowledgeOwl beoordelingen en recensies
- G2: 4.6/5 (100+ beoordelingen)
- Capterra: 4.7/5 (200+ beoordelingen)
Ook gelezen:_ Beste strategieën en software voor kennisbeheer voor Teams
10. Obsidian-Beste voor het visualiseren van relaties tussen aantekeningen/concepten
via Obsidiaan Obsidians kan ongestructureerde gedachten omzetten in een gestructureerde kennisbank. Het maakt gebruik van platte tekst bestanden in Markdown format, wat eenvoudige opmaak mogelijk maakt en ervoor zorgt dat aantekeningen overdraagbaar en toegankelijk zijn op verschillende platforms.
Een van de opvallende functies van Obsidian is de mogelijkheid om aantekeningen aan elkaar te koppelen, waardoor een web van onderling verbonden informatie ontstaat. Hierdoor kunnen gebruikers navigeren tussen gerelateerde aantekeningen, waardoor ze de aantekeningen beter begrijpen en ze gemakkelijk kunnen onthouden.
Obsidian beste functies
- De versiegeschiedenis van documenten tot een jaar bijhouden
- Onderzoek consolideren, brainstormen, diagrammen tekenen, ideeën bedenken en meer op Canvas, een virtuele lege ruimte
- Op granulair niveau bepalen welke bestanden met welke apparaten gesynchroniseerd moeten worden
- Samenwerken met teamleden om online wiki's te maken
Obsidian limieten
- Steile leercurve
- Beperkte aanpassingsmogelijkheden voor lay-outs
Obsidian prijzen
- Persoonlijk gebruik: Gratis
- Commercieel gebruik: $50/gebruiker per jaar
Obsidian beoordelingen en recensies
- G2: Niet genoeg beoordelingen
- Capterra: Niet genoeg beoordelingen
Ook gelezen:_ Obsidian vs. ClickUp
Creëer en deel met het juiste SaaS-platform voor kennisbanken
Van startende ondernemingen tot Fortune 500, iedereen heeft behoefte aan georganiseerde, snelle en nauwkeurige informatie over processen, probleemoplossing en ondersteuning. Een online kennisbank brengt niet alleen bestelling in de informatiechaos, maar fungeert ook als referentiepunt voor het bedrijf.
Na het testen en beoordelen van verschillende SaaS kennisbanksoftware, kan ik zeggen dat je een tool moet kiezen die veilig en gebruiksvriendelijk is en zowel externe als interne kennisbanken ondersteunt. ClickUp onderscheidt zich door alle functies die je nodig hebt om informatie te creëren en te verspreiden onder belanghebbenden. Daarnaast biedt het AI-gestuurd Taakbeheer om je te helpen de algehele efficiëntie van je SaaS-bedrijf te verbeteren. Meld u vandaag nog aan voor ClickUp !