Krijg je hoofdpijn van budgetten en uitgaven?
Welkom bij de club – de club waar iedereen worstelt met het beheren van zijn financiën, zich in het zweet werkt bij het bijhouden van zijn uitgaven en met zijn mond vol tanden staat als hij een budget moet opstellen.
Maar wacht even. Je bent niet slecht in het beheren van je financiën. Je hebt gewoon niet de juiste tools.
Google Spreadsheets is de favoriete tool voor het bijhouden van uitgaven, vooral voor mensen die niet technisch onderlegd zijn, vanwege de eenvoud en de minimale leercurve. Maar hoe kom je op gang?
In deze blogpost delen we de drie beste sjablonen voor het bijhouden van uitgaven in Google Spreadsheets, zodat je je persoonlijke en zakelijke uitgaven beter kunt beheren.
Wat maakt een goede sjabloon voor het bijhouden van uitgaven in Google Spreadsheets?
Een goede sjabloon voor het bijhouden van zakelijke uitgaven in Google Spreadsheets moet intuïtief, gebruiksvriendelijk en aanpasbaar zijn. De belangrijkste functies van een effectieve sjabloon voor onkostendeclaraties zijn:
- Duidelijk gedefinieerde categorieën: Er moeten categorieën zijn voor verschillende kosten, zoals vaste kosten, variabele kosten en verdere subcategorieën binnen elk van de bredere categorieën
- Automatisering: Een goede sjabloon bevat vooraf ingevoerde formules om automatisch uw totale kosten, uitgaven, kasoverschot enz. te berekenen.
- Visuele hulpmiddelen: Uw sjabloon voor het bijhouden van uitgaven moet automatisch grafieken kunnen maken om trends in uitgaven te identificeren
- Flexibiliteit: Hoewel duidelijk gedefinieerde categorieën en visuele hulpmiddelen belangrijk zijn, is de flexibiliteit om een item toe te voegen of te verwijderen of het sjabloon aan te passen aan uw merken ook cruciaal
- Samenwerking: Het sjabloon moet ook naadloze samenwerking met anderen mogelijk maken om de totale bedrijfsuitgaven bij te houden
Deze functies maken dit de ultieme sjabloon voor Google Spreadsheets om uitgaven bij te houden voor boekhouding.
Top 3 sjablonen voor uitgaven bijhouden in Google Spreadsheets om te proberen
Laten we eens kijken naar drie gratis sjablonen die het beheren van uw financiën veel gemakkelijker kunnen maken.
1. Sjabloon voor maandelijks rapport van zakelijke uitgaven
Als u een functionele, goed geformatteerde maandelijkse uitgaven tracker voor zakelijke doeleinden wilt, dan is de sjabloon voor maandelijkse zakelijke uitgavenrapportage iets voor u.
U kunt dit sjabloon gebruiken om uw maandelijkse onkostendeclaratie te stroomlijnen door individuele bladen voor uw werknemers aan te maken. Zo krijgt u een uitgebreid overzicht van alle uitgaven in één overzicht.
U kunt ook meerdere filters gebruiken, zoals de naam van de werknemer, het ID van de werknemer, de afdeling, enz. , om de maandelijkse uitgaven in verschillende formaten weer te geven. Wat het nog interessanter maakt, is dat u het sjabloon kunt aanpassen aan de kleuren en lettertypes van uw merk en het naar wens kunt afdrukken of downloaden.
2. Sjabloon voor uitgavenoverzicht
Als je voor het eerst een sjabloon voor een uitgavenoverzicht in Google Spreadsheets gebruikt, zul je deze eenvoudige en beginnersvriendelijke sjabloon voor een uitgavenoverzicht zeker waarderen.
Het enige wat u hoeft te doen is uw uitgaven details toevoegen, zoals een korte uitgaven beschrijving en het bedrag. Dat is alles! Het blad berekent dan automatisch uw totale uitgaven en geeft zelfs het totale bespaarde bedrag weer. U kunt zelfs een grafische weergave van uw transacties, inkomsten, uitgaven en besparingen in een cirkeldiagram krijgen.
Gebruik dit sjabloon om verschillende uitgaven bij te houden, van dagelijkse huishoudelijke uitgaven tot hypotheekbetalingen, verzekeringspremies en creditcardrekeningen.
3. Sjabloon voor reiskostenregistratie
Als u in een bedrijf werkt waar uw werknemers vaak op reis zijn, is deze eenvoudige, gebruiksvriendelijke sjabloon voor het bijhouden van reiskosten een must-have.
Met dit sjabloon kunt u eenvoudig de reisgegevens van elke werknemer bijhouden en de totale kosten van een reis bekijken. Het biedt ook aparte categorieën voor uitgaven, zodat u weet hoeveel geld er is uitgegeven aan vliegtickets, eten en accommodatie.
U kunt deze inzichten bijhouden om te zien waar u kosten kunt besparen. Maak eenvoudig aparte tabbladen voor elke werknemer in één blad en houd de totale reiskosten bij.
Beperkingen van het gebruik van Google Spreadsheets voor het bijhouden van uitgaven
De sjablonen voor onkostentrackers in Google Spreadsheets zijn ideaal voor beginners, maar hebben bepaalde beperkingen waardoor je je uitgaven misschien niet volledig kunt beheren:
- Handmatige invoer van gegevens: u moet de uitgavendetails handmatig invoeren, waardoor het bijhouden van uitgaven tijdrovend en foutgevoelig wordt
- Complexiteit: Geavanceerde functies in Google Spreadsheets, zoals grafieken (cirkeldiagram, radardiagram, voortganggrafiek), gegevensvalidatie en sorteren, vereisen kennis van formules en functies die niet voor alle gebruikers even gebruiksvriendelijk zijn
- Schaalbaarheid: Het omgaan met grote datasets of complexe financiële gegevens kan de schaalbaarheid voor grotere organisaties belemmeren
- Veiligheid: Het delen van gevoelige financiële gegevens is een punt van zorg zonder de juiste instellingen voor delen
- Integratie: Directe integratie met bank- of financiële software is beperkt wanneer je met Google Spreadsheets werkt
- Aanpassing: voor geavanceerde aanpassingen is mogelijk kennis van scripting vereist, waardoor sjablonen van Google Spreadsheets minder geschikt zijn voor niet-technische gebruikers
ClickUp: het beste alternatief voor sjablonen voor onkostenregistratie in Google Spreadsheets
Het bijhouden van uitgaven alleen is niet genoeg om uw bedrijf te laten bloeien. U hebt een goede financiële strategie nodig, waarbij u trends identificeert en mogelijkheden voor kostenbesparingen vindt.
Hoewel het maken van een sjabloon voor onkostendeclaraties in Excel en Google Spreadsheets eenvoudig is, bieden deze slechts basisinformatie.
Je hebt geavanceerde software zoals ClickUp nodig om je onkostenbeheer te optimaliseren. Het is een alles-in-één platform dat je helpt samen te werken met je team om de bedrijfsbudgettering en -uitgaven te stroomlijnen. De sjablonen voor onkostenregistratie van ClickUp automatiseren het bijhouden en controleren van uitgaven en bieden gedetailleerde analyses.
Hier zijn de vijf beste sjablonen van ClickUp voor het bijhouden van uitgaven die je kunt gebruiken om je financiële planning onder de knie te krijgen.
1. Sjabloon voor onkostendeclaraties van ClickUp
Met de sjabloon voor onkostendeclaraties van ClickUp houd je al je persoonlijke en zakelijke uitgaven op één plek bij. Wil je verschillende categorieën uitgaven toevoegen? Open de tabelweergave van ClickUp om aan de slag te gaan. Wil je zien hoeveel je aan leveranciers en aannemers hebt betaald? Bekijk de dashboards in ClickUp voor een overzicht.
Het beste aan dit sjabloon is dat u aangepaste statussen kunt instellen om goedgekeurde en afgewezen betalingen bij te houden, en aangepaste velden kunt toepassen om de betalingsdatum, de begunstigde en het bedrag te beheren.
Met de sjabloon voor onkostendeclaraties van ClickUp kunt u uitgaven voor verschillende bedrijfsafdelingen registreren, zodat u het budget voor elk team kunt beheren. Het biedt ook waardevolle inzichten in zakelijke uitgaven, prognoses voor toekomstige uitgaven en de mogelijkheid om kostenstructuren voor projecten in te stellen.
2. Sjabloon voor maandelijks onkostendeclaratieformulier van ClickUp
Achterstallige betalingen, frequente rekening-courantkredieten en toenemende crediteuren zijn allemaal tekenen van een slechte werkstroom.
Een manier om het beheer van uw werkstroom te verbeteren, is door uw uitgaven regelmatig bij te houden en te beheren. Hierbij helpt de sjabloon voor maandelijkse onkostendeclaraties van ClickUp. Met deze beginnersvriendelijke sjabloon kunt u maandelijkse budgetgegevens instellen en uitgaven bijhouden ten opzichte van het ingestelde budget.
U kunt de inzichten uit dit sjabloon gebruiken voor kosten-batenanalyses en het verbeteren van de werkstroom. Door de maandelijkse uitgaven bij te houden, kunt u uw jaarlijkse budget en de financiële voortgang efficiënt bewaken.
Met dit sjabloon kunt u eenvoudig bijhouden waar en hoeveel uw werknemers uitgeven. Van hotels tot vervoer en maaltijden, u kunt het toegewezen bedrag vastleggen in een budgetspreadsheet en uw uitgaven analyseren.
Pas het sjabloon aan om vaste en variabele uitgaven weer te geven en gebruik ClickUp Dashboards om toekomstige uitgaven te voorspellen.
3. Sjabloon voor onkostendeclaraties van werknemers door ClickUp
Het beheren van de uitgaven van werknemers kan een hele klus zijn. U moet bonnen bijhouden, uitgaven categoriseren, controleren en vergoedingen verwerken. De sjabloon voor maandelijkse onkostendeclaraties van ClickUp stroomlijnt het hele proces voor u.
U kunt de uitgaven van werknemers in realtime bijhouden, uitgaven controleren en goedkeuren en gedetailleerde onkostendeclaraties maken om uitgavenpatronen te monitoren. Dit verhoogt de nauwkeurigheid en verkort de verwerkingstijd, waardoor u en uw werknemers tevreden blijven.
4. Sjabloon voor zakelijke uitgaven en rapportage door ClickUp
Wilt u uw budget en uitgaven op één plek bijhouden om de financiële gezondheid van uw bedrijf te zien? Met de sjabloon voor zakelijke uitgaven en rapportage van ClickUp kunt u precies dat doen. De leden van uw team kunnen eenvoudig hun uitgaven toevoegen, waardoor het gemakkelijker wordt om de exacte uitgaven voor elke afdeling te kennen.
U kunt de uitgaven visualiseren en mogelijkheden voor kostenbesparingen vinden. De automatische tijdsregistratie en waarschuwingen voor afhankelijkheid in dit sjabloon werken uitstekend voor het algemene kostenbeheer van projecten.
En wat meer is: de sjabloon biedt meerdere weergaven voor betere analyse en rapportage van uitgaven. U kunt de weergave 'Business Expense Report' gebruiken om uitgaven bij te houden en de weergave 'Approval Board' om uitgaven te goedkeuren of af te wijzen.
5. Sjabloon voor onkostendeclaraties voor kleine bedrijven door ClickUp
Kleine bedrijven hebben moeite met het beheren van hun uitgaven. Ze hebben te weinig middelen, kampen met beperkte werkstroom, hebben hoge operationele kosten en beperkte toegang tot krediet, naast verschillende andere factoren die het voor hen moeilijk maken om financieel te overleven.
U hebt een gespecialiseerde sjabloon nodig om deze unieke problemen op te lossen. De sjabloon voor onkostendeclaraties voor kleine bedrijven van ClickUp is precies wat u nodig hebt. Het automatiseert het bijhouden van onkosten, helpt u tijd en middelen te besparen en maakt intuïtieve grafieken en diagrammen om beter inzicht te krijgen in de financiële prestaties van uw bedrijf.
U kunt het gebruiken om taken aan te maken om uw uitgaven bij te houden. Het beste? Het maakt zelfs rapporten voor belastingdoeleinden om uw administratieve lasten te verminderen.
Stroomlijn uw financiën met sjablonen voor uitgavenregistratie
Sjablonen in Google Spreadsheets zijn handig om je financiën bij te houden, maar het kost veel moeite om uitgaven in te voeren, ze in categorieën te sorteren en de totale uitgaven te berekenen.
Bovendien ontbreken in de sjablonen van Google Spreadsheets geavanceerde analyses, waardoor het moeilijk is om uitgaventrends te ontdekken. In plaats daarvan kunt u geavanceerde sjablonen gebruiken, zoals de sjablonen voor onkostendeclaraties van ClickUp, om het bijhouden van uitgaven te automatiseren en stroomlijnen.
Met de sjablonen voor onkostentracker van ClickUp kun je budgetvoorstellen plannen, uitgaven bijhouden, trends signaleren, mogelijkheden voor kostenbesparingen vinden en budgetten voorspellen – allemaal op één plek.
Meld je gratis aan bij ClickUp om je uitgaven beter te organiseren en bij te houden.