Een van de grootste uitdagingen voor consultants is de onzekerheid over hun inkomen.
Voortdurend van de ene client naar de andere springen, nieuwe contracten ondertekenen en je aanpassen aan de unieke behoeften van elke client kan stressvol en onvoorspelbaar zijn. Deze onzekerheid brengt vaak de angst met zich mee voor periodes waarin je geen werk hebt en tegelijkertijd clients en inkomen verliest.
Een consulting retainer neemt deze onzekerheid weg. Dit gebeurt wanneer uw clients vertrouwen hebben in de kwaliteit van uw werk en u elke maand vooraf consulting fees (als retainer) betalen voor uw diensten. De client kan rekenen op uw constante beschikbaarheid en u kunt genieten van een langdurig, stabiel inkomen.
Het is een win-winsituatie voor u en uw client.
Het kan echter moeilijk zijn om clients te overtuigen om u een vast bedrag te betalen, vooral als u een nieuwe consultant bent of nog niet veel ervaring hebt met het werken met veel clients.
In dit artikel komt alles wat u moet weten over consultancy-retainers aan bod. U leert over de verschillende soorten retainers, hoe u de juiste voor uw bedrijf kiest, hoe u deze succesvol implementeert en hoe u eventuele uitdagingen aanpakt.
Laten we beginnen.
Wat is een consultancyovereenkomst?
Een consulting retainer is een vast bedrag of een voorschot dat uw client u betaalt in ruil voor uw werk. Het is een prijsmodel waarmee clients zich voor een vooraf bepaalde periode verzekeren van uw diensten.
De meeste consultants rekenen een vast bedrag per uur, per dag, per maand of per project voor een vast werkpakket. Deze betalingswijzen bieden echter geen garantie voor stabiliteit of een constante inkomstenstroom.
Het prijsmodel voor consulting retainers vult die leemte op. Het biedt een consistent vangnet door u vooraf te betalen voor het geval een van uw projecten op basis van conventionele prijsmodellen mislukt.
Soorten consultancy-retentievergoedingen
Consultancyovereenkomsten zijn er in verschillende vormen en groottes. Laten we eens kijken naar enkele van de meest voorkomende:
Betaling voor werk op basis van een vaste vergoeding
In dit prijsmodel betaalt uw client u een vast bedrag voor een vooraf afgesproken werk of project dat u belooft te leveren.
Instance, u kunt bijvoorbeeld $ 500 ontvangen voor het vernieuwen van een website, en uw betaling is afhankelijk van het specifieke aantal pagina's dat u vernieuwt in een vaste periode, bijvoorbeeld een maand.
Betaal voor toegang tot een vaste klant
Dit maandelijkse retainer-model houdt soms in dat er vooraf voor zes maanden of een jaar wordt betaald. In dit model betalen clients voor toegang tot uw kennis, ervaring en expertise in plaats van voor specifieke deliverables of diensten.
Het wordt vaak gebruikt wanneer het bedrijf van uw client voortdurende ondersteuning nodig heeft. Dit omvat marketing- en campagnebeheer, public relations management, gegevensbeveiliging, client management en meer.
Dit is het meest geschikt voor ervaren consultants en materiedeskundigen met een goede reputatie.
Op waarde gebaseerde prijsstelling op basis van een vast bedrag
In dit prijsmodel komen u en uw client specifieke waardevolle doelen overeen die u aan het einde van bepaalde periodes moet bereiken, in plaats van een limiet in te stellen voor de tijd die u aan het werk besteedt.
Uw client kan bijvoorbeeld als doel stellen om de conversieratio van een pagina voor aanmelding of de klikfrequentie op advertenties op sociale media te verhogen.
De prijs die u krijgt, hangt dan af van hoe goed u uw client kunt helpen deze doelen te bereiken. Een cruciale factor om rekening mee te houden is het stellen van duidelijke verwachtingen over wat u kunt doen, aangezien het niet halen van doelen uw contract in gevaar kan brengen.
Uurtarief (of op tijd gebaseerd tarief)
In dit prijsmodel factureert u clients voor specifieke uren waarop zij gebruikmaken van uw diensten. De omvang van het project is in dit geval meestal volledig open.
Uurtariefovereenkomsten geven uw clients meer flexibiliteit met betrekking tot de projecten waaraan zij u mogelijk nodig hebben. Maar vergeet niet om uw tarieven hoger te houden, aangezien u hen meer veelzijdigheid biedt.
Dit prijsmodel is het meest geschikt voor clients die adviesdiensten voor meerdere projecten tegelijk nodig hebben. Als een client bijvoorbeeld een nieuw product lanceert, kan hij advies nodig hebben over het productontwerp, het ontwerp van de website, marketingcampagnes en nog veel meer.
Vast tarief
In dit prijsmodel biedt u een vast of 'flat' tarief dat alle diensten en kosten dekt die in uw overeenkomst zijn vastgelegd, in plaats van een uurtarief. Dit tarief wordt geheel of gedeeltelijk betaald bij ondertekening van de overeenkomst.
Succesvolle implementatie van retainers in een adviespraktijk
Als u geïnteresseerd bent in het implementeren van een consultancy-retentiemodel, is dit wat u nog te doen staat:
Stap 1: Kies het juiste model voor u
De eerste stap bij het implementeren van een retainer-model is het bepalen van het type dat u wilt gebruiken. Afhankelijk van de behoeften van uw client kunt u één of meerdere modellen kiezen.
Onthoud dat elk model zijn voordelen en uitdagingen heeft. Als u bijvoorbeeld een nieuwe consultant bent met weinig ervaring, kunt u overwegen om een pay-for-work-model te gebruiken. Door u te committeren aan een specifieke set deliverables kunt u clients aantrekken die misschien nog niet bekend zijn met uw werk.
Aan de andere kant, als u een ervaren consultant bent met een sterke reputatie, kunt u beter kiezen voor een pay-for-access-systeem. Potentiële clients zijn wellicht bereid te betalen voor toegang tot uw diensten als ze hebben gezien dat u andere bedrijven in hun veld met succes hebt geholpen.
Houd ook rekening met de branche waarin u werkt. Sommige branches, zoals marketing, vereisen constante ondersteuning, terwijl andere, zoals software-implementatie (CMS of chatbots), eenmalig werk met regelmatig onderhoud vereisen.
Terwijl een pay-for-access-systeem geschikter is voor het eerste geval, kan een pay-for-work-retentiemodel meer geschikt zijn.
Stap 2: Zorg voor goede referenties
Het beoordelen van uw expertise is cruciaal bij het opzetten van een retainer-model voor uw diensten. Het helpt u te beslissen hoe u uw bedrijf op de markt brengt, welk model u gebruikt en hoeveel u in rekening brengt.
Begin met na te denken over je jarenlange ervaring en het werk dat je kunt laten zien om je consultancyvaardigheden aan te tonen.
Overweeg of u eerdere clients heeft die kunnen getuigen van uw successen met een testimonial of aanbevelingen voor social proof. Deze stappen helpen u inschatten hoe goed u uw diensten kunt verkopen en uw prijsstructuur vast te stellen.
Instance, u moet misschien beginnen met lagere tarieven als u uitgebreide expertise, maar een beperkte portfolio en weinig klanten. Echter, u kunt rechtvaardigen het in rekening brengen van hogere tarieven met solide werk records en gloeiende getuigenissen.
U kunt al uw referenties eenvoudig documenteren en opslaan op een veilig, gemakkelijk toegankelijk en gedeeld platform zoals ClickUp Docs. Uw team kan er ook opmerkingen achterlaten voor aanvullende suggesties.
Bovendien kunt u deze documenten eenvoudig met potentiële clients delen met een knop.
U kunt ook het kant-en-klare sjabloon voor ClickUp Consulting Report gebruiken om een rapportage te genereren die u helpt.
- Verzamel en verenig gegevens uit verschillende bronnen
- Visualiseer inzichten in een gemakkelijk te lezen format
- Presenteer sleutelstatistieken aan clients in een aantrekkelijk visueel format
En vergeet niet om uw consultancycertificeringen aan uw portfolio toe te voegen als u die heeft.
Stap 3: Bouw een geschikt bedrijfsmodel op
Bepaal welke diensten u gaat leveren en stel een tijdschema op voor het voltooien van het werk en het ontvangen van de betaling. U kunt wekelijks, maandelijks of zelfs voor langere periodes factureren.
U moet ook een overeenkomst voor consultancy opstellen. Dit document bevat uw voorwaarden en fungeert als een contract tussen u en uw client. Vergeet niet de volgende elementen aan de overeenkomst toe te voegen:
- Duidelijk omschreven projectdoelen die door u en uw client zijn overeengekomen
- Een overzicht van de functie
- Een beschrijving van het type overeenkomst, ofwel betalen voor werk ofwel betalen voor toegang
- Een uitleg over hoe u aan de eisen van de client zult voldoen of een beschrijving van de dienstverlening
- De verantwoordelijkheden van elke partij in de overeenkomst
- Voorwaarden waarin de specifieke reikwijdte van de overeenkomst wordt uiteengezet
- Het tarief dat de client voor uw diensten betaalt
- Handtekeningen van zowel u als uw client
Stroomlijn het hele proces met behulp van het sjabloon voor consultancyovereenkomsten van ClickUp. Het helpt u:
- Stel snel duidelijke en uitgebreide overeenkomsten op waarmee u verwachtingen kunt stellen met betrekking tot de geleverde diensten
- Overzicht van betalingsrichtlijnen
- Sluit een juridisch bindend contract tussen de partijen
Stap 4: Bereken uw vaste vergoeding
Nu komt het moeilijke deel: het instellen van een vast honorarium voor uw diensten.
Bij het bepalen hiervan moet u rekening houden met uw ervaring en reputatie. Dat bepaalt hoeveel uw clients bereid zijn vooraf te betalen.
Als u eerder een uurtarief in rekening hebt gebracht, kunt u dit gebruiken om uw nieuwe prijzen vast te stellen. Schat hoeveel uur u tijdens de contractperiode aan het project van een client zult besteden en vermenigvuldig dit met uw uurtarief.
Als u bijvoorbeeld $ 80 per uur rekent en een contract van een maand voor 30 uur per week tekent, berekent u uw totale vergoeding als volgt:
80 x 30 x 4 = $ 9.600
Dat was de uitgebreide methode voor het schatten van een uurtarief, maar er zijn ook andere manieren om uw vaste vergoeding te bepalen. Deze zijn als volgt:
- Gemiddelde methode: Berekent de vaste vergoeding op basis van de gemiddelde kosten van vergelijkbare zaken die u hebt behandeldFormule: Vaste vergoeding = (gemiddeld aantal uren voor vergelijkbare zaken x uurtarief)
- Stappenmethode: Het vaste bedrag wordt berekend om de eerste fasen van het project te dekken, inclusief de kosten voor de eerste consultaties, onderzoek en andere documentatie
Formule: Retainer = geschatte uren voor de eerste fasen x uurtarief
Zodra u de vergoeding volgens uw voorkeursmethode hebt berekend, kunt u een deel of het totale bedrag als voorschot bedingen.
Stap 5: Presenteer uw portfolio
Wanneer u een retainer-model gebruikt, moet u clients laten zien waarom uw producten of diensten de moeite waard zijn.
Als consultancy is een sterke portfolio het beste instrument hiervoor. U kunt een lijst maken van uw vroegere clients, de projecten waaraan u hebt gewerkt, de voordelen, inkomsten, conversies en andere positieve resultaten die u hebt behaald.
Naast een portfolio kunt u een samenhangende marketingstrategie opstellen die bedrijven meer interesseert in uw diensten. Als u een marketingcampagne van topniveau wilt organiseren, gebruik dan het sjabloon voor marketingcampagnebeheer van ClickUp om
- Plan, monitor en beheer al uw campagnes eenvoudig
- Blijf georganiseerd en houd taken in realtime bij
- Werk samen met uw team en clients op één platform
Gebruik ClickUp Brain, onze AI-aangedreven tool, om uw e-mail- of sms-outreachproces en andere projectmanagement-werkstromen te automatiseren. Door bijvoorbeeld triggers in te stellen binnen ClickUp-taken of statussen, kunt u het verzenden van e-mails of sms-berichten automatiseren wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan. U kunt ClickUp Brain ook gebruiken om snel statusupdates over uw taken op te vragen
Hoe zet u bestaande clients om naar een retainer?
Als consultancybedrijf heeft u wellicht al een aantal clients die met u werken. Hoe zet u uw eenmalige clients om naar een retainer-model?
Dat lijkt in eerste instantie misschien intimiderend, maar met onze hulp hoeft dat niet zo te zijn. Volg deze stappen om uw huidige clients over te zetten naar een retainer:
- Begrijp het perspectief van elke client: Beoordeel wat elke client nodig heeft en evalueer welke clients voortdurende ondersteuning nodig hebben en eerder geneigd zijn om uw diensten opnieuw af te nemen. Richt u ook op bedrijven die uw diensten al meerdere keren hebben afgenomen. Benader niet elke bestaande client met uw nieuwe retainer-model
- Kies een geschikt moment om het prijsmodel te presenteren: Als u al een goede relatie met een client hebt, kunt u het nieuwe prijsmodel op een ontspannen manier ter sprake brengen. Kies hiervoor een geschikt moment, zoals een regelmatig gepland gesprek of tijdens de budget- of strategieplanningsfase. Kom niet uit het niets met het retainer-model aanzetten
- Sta open voor feedback van clients: Wees open en transparant over de verandering en sta open voor suggesties die zij mogelijk hebben. Zij kunnen bepaalde specifieke eisen hebben of willen onderhandelen over een tarief. Ga in op hun zorgen en wees zo flexibel mogelijk zonder uw inkomsten in gevaar te brengen
- Leg het overgangsproces in detail uit: Verandert de omvang van het werk? Krijgt de client kortlopend krediet? Leg de tijdlijn en voorwaarden van deze veranderingen duidelijk uit om verwarring over facturering of zorgen dat ze niet de waarde krijgen waarvoor ze al betaald hebben, te voorkomen
Onderhandelingstactieken voor nieuwe clients
Hoewel het behouden en overzetten van oude clients noodzakelijk is, moet u zich ook richten op het werven van nieuwe clients die met u in zee gaan op basis van een retainer-prijsmodel.
Hier zijn enkele tactieken die je kunnen helpen bij deze onderhandelingen:
- Voer diepgaande verkennende gesprekken: Voordat u een vast honorarium voorstelt, voert u een diepgaand verkennend gesprek om inzicht te krijgen in wat uw potentiële client nodig heeft, wat zijn doelen zijn en wat de omvang van uw werk zal zijn
- Bied een proefperiode aan: Om onzekerheid over de kwaliteit van je werk weg te nemen, kun je een proefperiode aanbieden. Op die manier kunnen beide partijen de relatie vroegtijdig beëindigen met minimaal risico. Een proefperiode stelt de client in staat om je werk te evalueren en te beslissen of het de investering waard is
- Focus op waarde en voordelen: Zorg ervoor dat u bij het pitchen van uw bedrijfsmodel de nadruk legt op de voordelen die het werken met u op basis van een retainer met zich meebrengt. Als u bijvoorbeeld een online reclamebureau bent, kunt u iets zeggen als: "Door mij op basis van een retainer in te huren, kunt u altijd een beroep doen op mijn expertise wanneer u die nodig heeft. U hoeft uw advertentie-uitgaven niet tot in detail te beheren, want ons bureau zorgt voor de monitoring en aanpassing van de prestaties. Bovendien hoeft u geen nieuwe mensen te zoeken wanneer deze campagne afloopt. "
- Wees flexibel: Wees bereid om te onderhandelen en compromissen te sluiten. Probeer een lager tarief aan te bieden in ruil voor een langere contractduur of stel een proefperiode voor
- Ken uw waarde: Wees flexibel, maar laat u niet door uw clients over uw kop lopen. Weet wanneer een compromis te ver gaat en leer aanbiedingen af te wijzen die uw bedrijf kunnen schaden
De kunst van het verkopen van consultancy-retentieovereenkomsten
De grootste problemen waarmee bureaus worden geconfronteerd wanneer ze clients willen overtuigen van hun retainer-modellen zijn:
- Weinig vertrouwen in hun prijsstelling
- Angst om clients om een langdurige toewijzing te vragen en
- Het niet goed overbrengen van de waarde die ze aan de client bieden
Met deze tips kunt u deze uitdagingen overwinnen:
- Kwantificeer uw resultaten: Welke tastbare resultaten kunt u met uw werk bereiken? Te vaak hoort u consultants zeggen: "Wij helpen onze klanten groeien door hen te helpen met hun marketing. " Maar met dat aanbod kan niemand een bedrijf opschalen. U moet specifieker en betekenisvoller zijn. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u het organische verkeer met 200% verbetert. Zoek uit wat voor impact dat heeft gehad op het aantal leads, hoeveel nieuwe klanten er zijn binnengekomen en hoeveel waarde u zou genereren als u dit consequent zou doen gedurende 2, 3 of 5 jaar
- Zet een voet tussen de deur: Probeer uw retainer-model niet meteen aan een nieuwe klant te verkopen. Probeer eerst een relatie met hen op te bouwen. U zou toch ook geen kleding kopen in een winkel zonder deze eerst te passen? Waarom zouden uw klanten dan zo'n grote verbintenis aangaan alleen omdat u hen dat vraagt? Het aanbieden van een gratis proefversie kan een geweldige manier zijn om te laten zien wat u voor uw klanten kunt doen. U kunt ook vooraf ontdekkingsgesprekken verkopen om transacties tussen u en uw klant op gang te brengen. Het is immers veel gemakkelijker om een voorafgaande opdracht van $ 500 tot $ 3.000 te verkopen dan een project van $ 5.000 tot $ 100.000
- Bied korting op vaste vergoedingen: Veel clients zullen sceptisch zijn om vooraf te betalen voordat ze uw diensten hebben gezien. Uw clients denken misschien dat als ze u $ 100 per uur kunnen betalen voor elke uur dat u aan hen besteedt, waarom zouden ze u dan $ 10.000 vooraf betalen voor 100 uur? Om hen gerust te stellen, kunt u een minimale korting van 5% tot 15% op uw vaste vergoeding geven
- Voortgangsrapportage: Klanten willen weten waar ze voor hun geld krijgen. Een regelmatige voortgangsrapportage helpt u dus om klanten te werven en te behouden via een retainer-model. Het rapport laat precies zien wat u hebt gedaan en toont de voordelen die zij halen uit de retainer-relatie
De voordelen en uitdagingen van consultancy-retentieovereenkomsten
Hier zijn een paar voor- en nadelen om u te helpen beslissen wanneer een retainer voor u het beste werkt – en wanneer niet.
Voordelen
- Stabiel inkomen: Het belangrijkste voordeel van consultancy-retentiecontracten is een constant, consistent en gegarandeerd inkomen voor uw bureau. Dit vermindert het risico dat u loopt door betalingsachterstanden
- Langdurige relatie: Consulting retainers bevorderen langdurige relaties met clients en zorgen voor een stabiele werkstroom, waardoor u uw financiële stabiliteit kunt behouden, operationele kosten kunt dekken en kunt plannen voor groei
- Flexibiliteit van de reikwijdte van het werk: Met een op tijd gebaseerd retainer kunt u uw clients helpen met verschillende taken binnen uw expertise, niet alleen met vooraf vastgelegde projecten. Dit toont uw veelzijdigheid aan en stelt u in staat een gevarieerde portfolio op te bouwen
- Toegankelijkheid: Cliënten willen op verzoek toegang tot een expert. Retainerovereenkomsten kunnen cliënten prioriteit geven bij toegang tot uw consultancydiensten, wat op zijn beurt de relatie met uw cliënten versterkt en uw klantretentie verhoogt
Cons
- Zelfgenoegzaamheid: Overmatige afhankelijkheid van retainers kan vaak leiden tot zelfgenoegzaamheid en een gebrek aan innovatie. Dit komt voort uit het feit dat je lange tijd een stabiele bron van inkomsten hebt zonder concurrentie en kan je retentiepercentage verlagen. De beste manier om hiermee om te gaan is door een oplossing zoals ClickUp te implementeren. Met behulp van ClickUp Goals kunt u eenvoudig uw voortgang bijhouden, bijvoorbeeld bij het leren van nieuwe vaardigheden of het benaderen van nieuwe klanten met een uitgebreider takenpakket en meetbare doelen. Met ClickUp Goals kunt u grotere targets opsplitsen in kleinere taken en de voortgang van elk van uw doelen meten.
- Beperkte flexibiliteit voor clients: Het retainer-model kan voor uw clients een beetje verstikkend aanvoelen, omdat ze vastzitten aan het werken met u en geen mogelijkheden hebben om andere alternatieven te vinden. De oplossing is een goed ontworpen portfolio of het aanbieden van gratis proefversies om uw clients gerust te stellen.
Zoals u wellicht heeft gemerkt, hebben we niet veel nadelen vermeld. Dat komt omdat het consultant retainer-model zeer weinig nadelen heeft.
Beheer uw vaste vergoedingen voor consultants met ClickUp
Consultancy-retentiecontracten kunnen de levensader van uw bureau worden als u ze verstandig gebruikt. Ze helpen u een stabiele bron van inkomsten te behouden, zodat u niet afhankelijk bent van de goedkeuring van facturen voor uw maandelijkse betalingen. Dit vermindert het risico op een verstoorde werkstroom als gevolg van betalingsachterstanden aanzienlijk.
Het heeft ook andere voordelen, zoals het helpen onderhouden van een gezonde langetermijnrelatie, het uitbreiden van uw werkterrein en nog veel meer. Het behouden van oude clients of het werven van nieuwe via een retainerovereenkomst verloopt echter niet altijd even soepel en u moet zich voorbereiden op hard werk.
Dit is waar de consultancysoftware van ClickUp om de hoek komt kijken. Het is een premium oplossing voor projectmanagement die u helpt bij het opstellen van overeenkomsten, het verwerken van uw gegevens, het verzamelen van informatie, het genereren van rapportages, het visualiseren van groei en het presenteren van gedetailleerde inzichten. Zo kunt u zich voorbereiden om die retainer te verdienen door de beste diensten aan uw client te leveren.
ClickUp biedt ook verschillende sjablonen voor consultants om u te helpen tijd te besparen bij het opstellen van overeenkomsten, documenten of rapporten.
Hiermee kunt u gemakkelijk inspelen op de rente van uw client en precies weergeven welke waarde u hen biedt – geen giswerk, verspreide bestanden en, het allerbelangrijkste, ontevreden clients meer. Gebruik de Consulting Services van ClickUp nu gratis.