Google Drive heeft meer dan twee miljard maandelijkse gebruikers, maar de helft van hen heeft moeite om de beschikbare ruimte duurzaam en efficiënt te gebruiken.
Aangezien deze Drive-ruimte ook gegevens bevat van Google Foto's, Gmail, Spreadsheets, Presentaties en meer, kan het veel tijd kosten om de locaties en groottes ervan te achterhalen. Als u het ruimtegebruik niet controleert, betaalt u voor extra Drive-ruimte.
In dit artikel leert u verschillende strategieën om uw Google Drive op te schonen en waardevolle opslagruimte te besparen. We leiden u door de stappen voor elke methode en verkennen zelfs enkele geweldige alternatieven voor Google Drive voor uw digitale opslagbehoeften.
Houd vol, en laten we beginnen! 🎢
Een kijkje in het opslagruimtebeheer van Google Drive
Hoewel er verschillende Google Drive-hacks bestaan, is basiskennis van opslagruimtebeheer op dit cloudplatform essentieel.
Maar laten we eerst eens kijken wat er opslagruimte in Google Drive in beslag neemt:
- Google Presentaties: Presentaties die zijn gemaakt of opgeslagen in Google Presentaties worden meegeteld in uw opslagruimte voor Google Drive. Hoewel individuele diavoorstellingen minder ruimte innemen, kunnen omvangrijke presentaties na verloop van tijd veel opslagruimte in beslag nemen
- Gmail: E-mails, vooral die met grote bijlagen, nemen veel van uw opslagruimte in Google Drive in beslag. Bovendien tellen items in uw spam- en prullenbak nog steeds mee voor uw quota totdat ze definitief worden verwijderd
- Google Documenten: Documenten die in Google Drive worden gemaakt, nemen ruimte in beslag, net als bestanden die worden geüpload in formaten zoals .docx, .pdf en andere. Door regelmatig onnodige bestanden op te ruimen of te converteren, kunt u ruimte vrijmaken
- Google Foto's: Foto's en video's die zijn opgeslagen in Google Foto's gebruiken opslagruimte van Google. Google Foto's bood voorheen gratis onbeperkte opslagruimte voor afbeeldingen in hoge kwaliteit, maar dit beleid is in juni 2021 gewijzigd en alle nieuwe uploads worden nu in mindering gebracht op je Google Drive-quota
- Back-up en synchroniseren: Bestanden en mappen waarvan een back-up is gemaakt vanaf uw computer of mobiele apparaten met behulp van de tool Back-up en synchroniseren van Google, nemen opslagruimte in Google Drive in beslag. Dit omvat foto's, video's en documenten van uw gekoppelde apparaten
- WhatsApp: Als u een back-up maakt van uw WhatsApp-chats, inclusief mediabestanden, naar Google Drive, nemen deze opslagruimte in beslag. Het beheren van deze back-ups kan een effectieve strategie zijn om uw gebruik van Google Drive te optimaliseren
👀Aantekening: Google Documenten, Foto's, Video's, Spreadsheets, Presentaties, Tekeningen, Formulieren en Jamboard-bestanden die na 1 juni 2021 zijn gemaakt, worden meegeteld in uw opslagruimte. Bestanden die na deze datum niet zijn gewijzigd, worden niet meegeteld in uw opslagruimte.
Het opslagruimtebeleid van Google Drive begrijpen
Google Drive heeft specifieke beleidsregels voor opslagbeheer om gebruikers te helpen hun ruimte effectief te optimaliseren en te beheren. Hier zijn enkele belangrijke beleidsregels en praktijken:
- Opslagruimte: Google biedt 15 GB gratis opslagruimte, die wordt gedeeld door Google Drive, Gmail, Google Foto's en de uitgebreide tools van Google. Als u de limiet van 15 GB opslagruimte overschrijdt en geen ruimte vrijmaakt, kan Google uw content na een kennisgeving verwijderen uit Gmail, Google Drive en Google Foto's. U kunt extra opslagruimte kopen via een Google One-lidmaatschap om dit te voorkomen
- Bestanden bewaren en verwijderen: Items in de Prullenbak worden automatisch verwijderd na 30 dagen. Het is belangrijk om uw Prullenbak regelmatig te legen om ruimte vrij te maken. Bestanden die met u zijn gedeeld, tellen niet mee voor uw opslagruimte, tenzij u een kopie opslaat op uw Drive
- Opslagruimte voor foto's in hoge resolutie: Google bood voorheen gratis onbeperkte opslagruimte voor foto's in hoge resolutie, maar dit beleid is in juni 2021 gewijzigd. Nu worden alle nieuwe foto's en video's in mindering gebracht op uw Google Drive-opslagruimte
- Tools voor opslagbeheer: Google Drive biedt een ingebouwde organizer waarmee u uw opslagruimte kunt verwijderen, sorteren en beheren. U kunt ook een tool voor het zoeken naar duplicaten voor Drive vinden in de Google Workspace Marketplace
Dit brengt ons bij de vraag: hoe ruim je Google Drive op?
Nou, dat is niet zo moeilijk. Hier zijn enkele eenvoudige strategieën om Google Drive op te ruimen. 👇
10 effectieve manieren om Google Drive op te ruimen
Hier zijn 10 effectieve strategieën om je Google Drive op te ruimen en ruimte vrij te maken zonder regelmatig geld te hoeven uitgeven:
1. Verwijder oude bestanden, verwijder eerst grote bestanden
Deze methode is een klassieke opschoonstrategie voor de meeste cloudopslagplatforms en richt zich op het ordenen van alle bestanden en mappen op basis van aflopende of grote naar kleine bestandsgroottes en vervolgens het verwijderen van de bestanden die de meeste ruimte innemen.
Zo werkt het:
Stap 1: Open Mijn Drive
Open Google Drive op het web of in de desktop-app en klik op Mijn Drive in de balk aan de linkerkant. Zo krijg je toegang tot alle bestanden die zijn opgeslagen in je Drive.
Stap 2: Klik op de pijl voor omgekeerde sorteervolgorde
Klik op het pijltje naast de vervolgkeuzelijst Laatst gewijzigd. Zorg ervoor dat het pijltje naar boven wijst om uw bestanden op datum te sorteren, van oud naar nieuw.
De lijst bevat een mix van submappen, PDF's, afbeeldingen, .xls- en Word-documenten. Bekijk welke bestanden het oudst zijn en welke tot de grootste behoren die u wilt verwijderen.
Stap 3: Kies welke bestanden u wilt verwijderen
Zodra u een bestand hebt geselecteerd, klikt u op de drie verticale puntjes in de hoek en vervolgens op Verplaatsen naar prullenbak om het bestand te verwijderen.
2. Verplaats foto's van Google Drive naar Google Foto's
Automatische back-ups van foto's en video's die zijn opgeslagen in Google Foto's nemen enorm veel ruimte in beslag op Drive.
Als je foto's en video's op Google Drive in de originele kwaliteit bewaart, heb je meer opslagruimte nodig. Kies in plaats daarvan voor de optie Opslagruimte besparen. De bestanden worden dan in een iets lagere kwaliteit opgeslagen, waardoor je meer media kunt opslaan.
Zo werkt het:
Ga naar het Google Foto's-dashboard op je desktop > klik rechtsboven op Instellingen > Opslagruimte besparen.
Onthoud dat Google Foto's en Google Drive dezelfde opslagruimte delen die Google biedt. Foto's die vóór 1 juni 2021 in hoge kwaliteit (nu bekend als Opslagbesparing) zijn geüpload, tellen echter niet mee voor je opslagquota van Google Drive.
3. Dubbele bestanden detecteren en verwijderen
Bestanden met een of meer kopieën zijn als verborgen opslagruimteverslinders die uw Google Drive-opslagruimte opslokken. Vaak weet u pas waar ze zich precies bevinden als het te laat is.
Omdat deze bestanden bovendien vergelijkbare namen hebben, is het moeilijk om de juiste versie van uw document te vinden.
Er zijn twee supereenvoudige methoden om dubbele bestanden te verwijderen.
Methode 1: het zoekvak gebruiken
Gebruik de zoekbalk in Google Drive om 'Kopie van' in te voeren
U ziet verschillende bestanden die beginnen met 'Kopie van'. Onthoud dat dit kopieën zijn van het originele document dat al op Drive is opgeslagen. Als u deze verwijdert, maakt u opslagruimte vrij voor onnodige kopieën.
Het grote nadeel van deze methode is dat het handmatig moet worden gedaan, het ene na het andere bestand. Daarom is hier een andere methode.
Methode 2: Gebruik een tool voor het zoeken naar duplicaten
Google Workspace Marketplace biedt tools van partners voor het zoeken naar duplicaten die werken met Google Drive. Deze tools maken gebruik van slimme technologieën om verder te kijken dan bestandsnamen en verborgen duplicaten in elk format te verwijderen.
Filerev en DeDuplicate zijn populaire softwareprogramma's voor het zoeken naar dubbele bestanden op Google Drive. Het zijn snelle, lichtgewicht en zeer veilige apps.
4. De prullenbak in Google Drive opschonen
Bestanden verwijderen uit je Drive kan de rommel verminderen, maar het vergroot je opslagruimte niet. Ja, je leest het goed!
De meeste gebruikers weten niet dat alle verwijderde bestanden NOG STEEDS ruimte innemen op Google Drive. Laten we eens kijken hoe je de prullenbak in Google Drive kunt opschonen.
Stap 1: Ga naar het gedeelte Prullenbak
Klik op Prullenbak in de balk aan de linkerkant van je Google Drive.
Stap 2: Bestanden selecteren en verwijderen
Selecteer individuele bestanden of verwijder gewoon de hele prullenbak door op 'Prullenbak leegmaken' te klikken
Hier is een korte video van het proces. 👇
Video-instructies:
5. Gmail-opslagruimte beheren
Al die nieuwsbrieven, promotionele e-mails en extra berichten in je Gmail-inbox dragen bij aan je opslagruimte in Google Drive. Om alle onnodige e-mails te ordenen, kun je de zoekbalkfunctie in Gmail gebruiken en filters zoals Label, Van, Aan, Bijlage, Datum, Ongelezen, enz.
Ik raad u aan e-mails te verwijderen die:
- Daterend van 2019 en ouder
- Zijn groter dan 15 MB
- Voeg organisatorische updates toe met standaard onderwerpregels
Zodra u deze e-mails verwijdert, worden ze naar uw Prullenbak verplaatst. Vergeet niet ze uit uw Prullenbak te verwijderen om onmiddellijk ruimte vrij te maken, of wacht tot Google ze na 30 dagen automatisch verwijdert.
De andere manier is om tools voor inboxbeheer te gebruiken om deze Gmail-hygiëne routinematig uit te voeren. Als je weinig tijd hebt en een duurzame oplossing voor de lange termijn nodig hebt, kijk dan eens naar Gmail-hacks om dit proces periodiek te automatiseren.
6. Ruim ongebruikte bestanden op
U downloadt of maakt bestanden, en dan... poef! Ze verdwijnen in de afgrond van uw Drive, om nooit meer terug te komen. De waarheid is dat als u ze al een tijdje niet hebt geopend, u ze waarschijnlijk niet nodig hebt. 🤔
Maar ja, dingen verwijderen kan een hele klus zijn. Hier is een supersnelle methode om die ongebruikte bestanden zonder gedoe op te ruimen 👇
Stap 1: Klik op Geavanceerd zoeken
Klik op de zoekbalk en vervolgens op de knop Geavanceerd zoeken op het dashboard van Google Drive.
Stap 2: Gebruik de filters
Op het volgende scherm kunt u het bestandstype, de eigenaar, de woorden, de locatie en meer zoekvelden selecteren. Hier is een fragment:
Laten we nu eens kijken wat we in deze velden moeten invullen om alleen ongebruikte bestanden weer te geven die ruimte op Drive innemen.
Klik om te beginnen op de vervolgkeuzeknop van het tabblad Eigenaar en kies 'Eigendom van mij'
Het punt is:
- Als u de eigenaar bent van het bestand, kunnen mensen met wie u het hebt gedeeld een kopie maken
- Als u niet de eigenaar bent van het bestand, wordt het bestand alleen voor u verwijderd wanneer u het uit uw Drive verwijdert
Voer in dit geval ook 'Zonder titel' in het vak 'Bevat de woorden' in. Als een bestand onvolledig en ongebruikt is, slaat u het namelijk in 90% van de gevallen op zonder een specifieke titel. Google slaat het dan op met de standaardtag 'Zonder titel'.
Kies vervolgens andere parameters, zoals locatie en datum van wijziging, en klik op Zoeken.
Stap 3: verwijder ongebruikte bestanden
Als u die bestanden zonder titel vindt, kunt u het volgende doen.
Selecteer een bestand, druk op Ctrl+A om alle bestanden te selecteren en klik op het prullenbakpictogram op de tijdelijke werkbalk om ongebruikte bestanden te verwijderen.
7. Beheer gedeelde bestanden in Google Drive
De bestanden die u met anderen deelt, worden in mindering gebracht op uw opslagruimte in Google Drive. Bestanden die door anderen worden gedeeld, nemen daarentegen geen opslagruimte in beslag.
Klik op 'Gedeeld met mij' in de linkerzijbalk om alle bestanden weer te geven die met u zijn gedeeld.
U kunt de grootte en relevantie van bestanden controleren om te bepalen welke u kunt verwijderen. Vergeet niet om grote bestanden die u niet meer gebruikt te verwijderen.
👀Aantekening: Google Drive verplaatst verdachte bestanden die met u zijn gedeeld automatisch naar spam. U kunt spam nog steeds zelf rapporteren
8. PDF-bestanden converteren naar Google Documenten
PDF-bestanden op uw Google Drive nemen veel meer ruimte in beslag dan Google Documenten. U kunt dit testen met twee vergelijkbare bestanden, één in Word en één in PDF-formaat. We hebben het geprobeerd, en wat blijkt?
Hoewel het Google Document-bestand 12 KB groot was, nam het bij opslag als PDF-bestand toe tot 91 KB.
Hier leest u hoe u ruimte kunt besparen door PDF-bestanden om te zetten naar Google Documenten. 👇
Klik gewoon met de rechtermuisknop op het PDF-bestand > Openen met > Google Documenten.
Zodra u het bestand opent in Google Documenten, wordt het opgeslagen op uw schijf. U kunt nu de PDF-versie verwijderen om enorme hoeveelheden opslagruimte vrij te maken.
Vergeet niet dat het converteren van sommige Word-bestanden naar een van de vele sjablonen van Google Documenten het document bruikbaarder en kleiner kan maken.
9. Comprimeer grotere bestanden voordat u ze uploadt
Het comprimeren van grotere bestanden kost misschien een minuut extra in uw bestandsbeheer, maar het bespaart u waardevolle opslagruimte.
Overweeg compressietools te gebruiken om grotere afbeeldingen en video's met een hoge resolutie te comprimeren tot kleinere bestanden voordat u ze uploadt naar Drive.
- Als u een Mac-gebruiker bent, kunt u overwegen om de Automater-app te gebruiken om gratis een app voor het comprimeren van bestanden te maken
- Voor Windows zijn er verschillende compressietools beschikbaar, zoals WinZip, 7-Zip en WinRAR
👀Aantekening: U moet ze op uw lokale computer comprimeren, aangezien deze tools geen cloudfunctie hebben.
10. Converteer PowerPoint- en Excel-bestanden naar Google Presentaties en Spreadsheets
Native Google Suite-tools zoals Presentaties en Spreadsheets nemen minder ruimte in beslag dan traditionele Microsoft Word- of PowerPoint-bestanden.
Naast het besparen van opslagruimte, krijgt u toegang tot functies voor realtime samenwerking, automatisch opslaan en versiebeheer. Deze bestanden zijn ook gemakkelijk toegankelijk vanaf elk apparaat met een internetverbinding, zonder dat u specifieke software hoeft te installeren.
Stap 1: upload het PowerPoint-bestand
Open je Google Drive > klik op Nieuw > Bestand uploaden. Kies het PowerPoint-bestand (. pptx) dat je wilt uploaden.
Stap 2: Converteer naar Google Presentaties
Nadat je het PowerPoint-bestand hebt geüpload, klik je met de rechtermuisknop op het bestand in Google Drive en selecteer je Openen met. Kies de optie Google Presentaties voor een automatische conversie.
U kunt dit nieuwe bestand opslaan als een Google Presentaties-presentatie en de andere versie verwijderen.
💡Tip: Met de functie voor batchconversie van Google Apps Scripts kunt u meerdere bestanden (PowerPoint en Excel) converteren naar de native formats van Google.
Alternatieven voor Google Drive voor digitale opslag
Google Drive is een vertrouwde cloudopslagoplossing voor particulieren en bedrijven, maar het is niet de enige speler op de markt.
Wat digitale opslagruimte betreft, zijn enkele van de beste alternatieven voor Google Drive iCloud, OneDrive for Business en Dropbox Business.
- iCloud is een must-have voor Apple-gebruikers
- OneDrive for Business is het meest geschikt voor organisaties die Microsoft Office-apps gebruiken
- Dropbox Business is geschikt voor teams dankzij de naadloze software voor het delen van bestanden, de samenwerkingsfuncties en de veiligheid
Ik heb een vergelijkende tabel gemaakt van de meest voorkomende alternatieven voor Google Drive:
| Functie | Google Drive | iCloud | OneDrive for Business | Dropbox Business |
| Opslagruimte | 15 GB gratis, tot 10+ TB betaald | 5 GB gratis, tot 10+ TB betaald | 5 GB gratis, tot 20+ TB betaald | 2 GB gratis, tot 15 + TB betaald |
| Toegankelijkheid | Web-, mobiele en desktop-apps | Apple-apparaat, web, Windows | Web-, mobiele en desktop-apps | Web-, mobiele en desktop-apps |
| Freemium | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Samenwerkingstools | Google Workspace-integratie | Integratie met het Apple-ecosysteem | Integratie met Microsoft Office-apps | Eenvoudig bestanden delen en samenwerken in teams |
| Bestanden delen | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Veiligheid | tweefactorauthenticatie (2FA) | tweefactorauthenticatie (2FA), AES-256-versleuteling | tweefactorauthenticatie (2FA), AES-256-versleuteling, geavanceerde controles | tweefactorauthenticatie (2FA), AES-256-versleuteling |
Een ander getest alternatief voor Google Workspace en Google Drive is ClickUp.
ClickUp staat bekend om zijn end-to-end projectmanagement. De meeste mensen weten echter niet dat de functies voor opslagruimtebeheer ideaal zijn voor samenwerking en cloudopslag.
De geïntegreerde opslagruimte voor documenten, het delen van bestanden en de tools voor realtime samenwerking maken ClickUp tot een alles-in-één oplossing voor digitale teams.
Het belangrijkste is echter dat gratis abonnementen 100 MB opslagruimte bieden, terwijl alle betaalde abonnementen onbeperkte opslagruimte bieden. U kunt ook bestanden van tools van derden, zoals Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive/SharePoint en Box, aan taken toevoegen.
Met de Google Drive-integratie van ClickUp kunt u persoonlijke en teamdrives vanaf het platform zelf scannen. Bestanden uit uw Google Drive worden behandeld en bekeken als elke andere bijlage in ClickUp.
Al uw Spreadsheets, Presentaties en Documenten die u in ClickUp maakt, worden automatisch opgeslagen in Google Drive. Begin voor $ 7/maand en werk samen in verschillende cloud-apps, met onbeperkte opslagruimte en meer dan 50 volledig configureerbare functies.
Met de functie Universal Search van ClickUp kunt u binnen uw ClickUp-werkruimte zoeken naar bestanden op Google Drive. Dit omvat bestanden die zijn gemaakt door u, teamleden of externe medewerkers.
Aangezien de functie Universal Search beschikbaar is vanaf uw desktop, commandocentrum en globale actiebalk, kunt u snel zoeken en vinden. ⚡
Ongeacht of je tech stack GitHub, Slack, HubSpot of Confluence omvat, dankzij de integratie van ClickUp met meer dan 20 veelgebruikte cloud-apps is 99% van je bestanden doorzoekbaar en binnen handbereik.
U kunt alle gegevens die vastzitten in gescheiden systemen gemakkelijk toegankelijk maken voor uw teams. U kunt aangepaste zoekcommando's toevoegen om uw ClickUp-zoekresultaten verder te personaliseren.
ClickUp's Docs is een veel beter alternatief voor Google Documenten. Het heeft mogelijkheden voor documentbeheer, waardoor gebruikers documenten binnen het platform kunnen maken, bewerken en delen.
U kunt AI ook gebruiken in Google Documenten. ClickUp Docs kan ook worden geïntegreerd met ClickUp Brain, de eigen AI-oplossing van ClickUp.
Koppel uw documenten aan ClickUp-taken om opmerkingen toe te voegen en toegang te krijgen tot taak-specifieke chat- en activiteitsvensters. Dankzij deze compatibiliteit tussen functies kunt u alle relevante gegevens centraliseren en gemakkelijk terugvinden.
Test een alternatief voor Google Drive voor betere opslagruimte
Het op orde houden van uw Drive kan uw productiviteit op cloudplatforms revolutionair verbeteren, van minder vertragingen tot snellere zoekresultaten en beter toegankelijke mappen.
Met de Google Drive-integratie van ClickUp kunt u bestanden en mappen ordenen zonder u zorgen te maken over opslagruimte, en de functies voor projectmanagement zijn een uitstekende aanvulling op uw Google Drive-werkruimte.
Vindt u het nog steeds moeilijk om Google Drive op te ruimen? Schakel vandaag nog gratis over naar ClickUp.