De Ivy Lee Methode: Een eenvoudig pad naar topproductiviteit

Lange takenlijsten kunnen zelfs de meest energieke persoon overweldigen. En als je ambitieuze doelen verstrengeld raken met alledaagse boodschappen, wordt de spiraal alleen maar erger.

De Ivy Lee Methode is een bedrieglijk eenvoudig raamwerk voor productiviteit dat belooft je te helpen bij het prioriteren van taken en meer te bereiken in minder tijd door je tijd beter te beheren.

Door je elke dag op slechts zes cruciale taken te concentreren, kun je meer bereiken en je minder gestrest voelen. Laten we eens kijken hoe!

Wat is de Ivy Lee Methode?

De Ivy Lee Methode is een productiviteitstechniek waarbij prioriteiten worden gesteld en de belangrijkste taken het eerst worden aangepakt. De schoonheid ervan ligt in de eenvoud: Schrijf aan het einde van elke werkdag de zes belangrijkste dingen op die je morgen moet doen. Rangschik deze zes taken in volgorde van belangrijkheid. Wanneer je aan je werkdag begint, concentreer je je uitsluitend op de eerste taak totdat deze klaar en volledig afgerond is. Ga dan verder met de tweede, dan de derde, enzovoort.

Deze eenvoudige methode om je tijd te beheren pakt het fundamentele probleem aan van het gevoel overweldigd te worden door een nooit eindigende to-do lijst. Door je te dwingen om slechts zes taken te kiezen en er prioriteiten aan te geven, snijdt de Ivy Lee Methode door de rommel heen en helpt je te focussen op wat echt belangrijk is.

Geschiedenis van de Ivy Lee Methode

Aan Ivy Ledbetter Lee, een pionier in public relations, wordt de ontwikkeling van deze productiviteitstechniek toegeschreven.

Rond 1918 zocht Charles M. Schwab, een zeer succesvolle industrieel die aan het hoofd stond van de Bethlehem Steel Corporation, naar manieren om de productiviteit van zijn team te verhogen. Hij ontmoette Ivy Lee voor een consult.

Het verhaal gaat dat Schwab vroeg: "Toon me een manier om meer gedaan te krijgen." Het antwoord van Lee was onconventioneel: "Geef me 15 minuten met elk van uw leidinggevenden."

Lee gokte op de effectiviteit van zijn methode. Hij zei tegen Schwab: "Niets, tenzij het werkt. Na drie maanden kunt u me een cheque sturen voor wat u denkt dat het u waard is."

De resultaten spraken voor zich. Na drie maanden implementeren van de Ivy Lee Methode stuurde Schwab Lee naar verluidt een fikse cheque, naar men aanneemt gelijk aan ongeveer $500.000 vandaag de dag. Dit bevestigde de reputatie van de methode als een krachtig hulpmiddel om de productiviteit te verhogen.

Ondanks het historische belang blijft de Ivy Lee Methode opmerkelijk eenvoudig en richt het zich op het stellen van prioriteiten en het effectief aanpakken van taken.

Aanbevolen lectuur: Meer informatie over de Ivy Lee Methode

Als je de Ivy Lee Methode in meer detail wilt begrijpen, raad ik je aan deze bronnen te lezen:

• De Ivy Lee Methode: De dagelijkse routine die experts aanbevelen voor piekproductiviteit door James Clear : Auteur van de bestseller Atomic Habits, James Clear, biedt in dit artikel uitgebreide inzichten in deze productiviteitstechniek. Hij onderzoekt de belangrijkste factoren die de Ivy Lee methode effectief maken

Het vereist dat je één taak uitvoert. De moderne maatschappij houdt van multitasken. De mythe van multitasken is dat druk zijn synoniem is aan beter zijn. Het tegenovergestelde is waar._

• De Ivy Lee Methode: The Daily Routine Experts Recommend for Peak Productivity door Sikandar Sami: Dit boek bundelt de grondbeginselen van de Ivy Lee Methode in een vereenvoudigd formaat. Het kan een snel naslagwerk zijn wanneer je je productiviteitsstrategie moet bijspijkeren zonder in al te veel details te treden

via Amazon

• Free to Focus van Michael Hyatt: Dit boek verkent de kracht van prioriteiten stellen en kan een waardevolle aanvulling zijn om de Ivy Lee Methode te begrijpen. Het legt de nadruk op focussen op de juiste dingen in plaats van op meer doen. Het stelt ook het Stop-Cut-Act raamwerk voor om grote doelen te identificeren, nee te zeggen tegen onnodige taken en activiteiten te ondernemen die je helpen om dichter bij je doelen te komen

via Amazon

Kernelementen van de Ivy Lee Methode

De Ivy Lee Methode is gebaseerd op drie kernprincipes:

1. Prioriteren: Neem aan het eind van elke werkdag de tijd om de zes belangrijkste taken te identificeren die u de volgende dag moet uitvoeren

Vraag jezelf af: 'Wat zijn de zes dingen die ik morgen absoluut moet afronden om het gevoel te hebben dat ik een geslaagde dag heb gehad?' Wees meedogenloos in je selectie - zes taken is de limiet.

2. Volgorde van de taken: Zodra je je zes taken hebt geïdentificeerd, rangschik je ze in volgorde van belangrijkheid. Begin met de meest kritieke taak, de taak die de grootste impact zal hebben op je dagdoelen. Ga pas verder met de tweede taak als de eerste volledig is afgerond

Een snelle tip: Volgens Harvard Business Review kunnen kenniswerkers tot wel 20% van hun werkweek terugwinnen door onbelangrijke taken te identificeren en aan anderen te delegeren.

3. Single-tasking: Richt al je energie op het voltooien van de eerste taak op je lijst. Laat je niet afleiden door e-mails, sociale media en andere onderbrekingen. Zodra de eerste taak is voltooid, ga je verder met de tweede taak.

Gisteravond gaf ik bijvoorbeeld prioriteit aan het schrijven van een artikel (dit artikel!) als mijn belangrijkste taak voor vandaag. Door me alleen op deze taak te concentreren, kon ik het in een stroomversnelling afronden voordat iets anders me kon afleiden. Het resultaat was dat ik meteen een gevoel van voldoening had na het afronden van deze taak. Het zette een positieve toon voor de hele dag.

Maak er een gewoonte van om aan het einde van je werkdag nog eens naar je prioriteitenlijst te kijken. Zet alle onafgemaakte taken bovenaan de lijst van morgen. Voeg ook nieuwe belangrijke taken toe voor de volgende dag.

Voordelen van de Ivy Lee Methode

Ivy Lee's benadering van productiviteit levert je voordelen op:

• Scherpere focus en minder afleiding: Door dagelijks slechts zes cruciale taken te identificeren, elimineert de methode de rommel van eindeloze to-do lijsten. Hierdoor kon ik mijn volledige aandacht aan de belangrijkste dingen wijden, afleidingen minimaliseren en een staat van diep werk creëren
• Een duidelijker begrip van je doelen: De Ivy Lee Methode dwingt je om je prioriteiten onder ogen te zien. Het selecteren van slechts zes taken vereist een zorgvuldige afweging van acties die de beste resultaten opleveren. Dit proces vertaalt zich ook in een duidelijker begrip van je doelen en de stappen die nodig zijn om ze te bereiken
• Vermindering van beslissingsmoeheid: Onze wilskracht is een eindige bron. Elke beslissing - groot of klein - put ze uit,en doodt productiviteit. De Ivy Lee Methode minimaliseert beslissingsmoeheid door de constante afweging 'wat moet ik nu doen? Met de belangrijkste taak van tevoren vastgesteld, kunt u uw werkdag beginnen met een duidelijke richting
• Een gevoel van voldoening: Het voltooien van zes goed gekozen taken voelt substantieel. De Ivy Lee Methode bevordert een winnende houding, die een krachtige motivator kan zijn en verdere productiviteit kan stimuleren

Tips voor effectief gebruik van de Ivy Lee Methode

Hier volgen enkele praktische tips om het meeste uit de Ivy Lee Methode te halen:

• Maak aan het einde van elke werkdag tijd vrij om je zes taken voor de volgende dag vast te stellen. Dit zorgt ervoor dat je de taak met een heldere geest benadert en de verleiding om uit te stellen vermijdt
• Wees bij het kiezen van je zes taken realistisch over wat je op een dag kunt bereiken. Overlaad je lijst niet, want dit kan leiden tot ontmoediging en je vooruitgang doen ontsporen
• De Ivy Lee Methode legt de nadruk op focus, maar pleit er niet voor om jezelf uit te putten. Plan korte pauzes in de loop van de dag om je geest te verfrissen en je energieniveau op peil te houden
• Houd elke dag bij welke taken je hebt voltooid. Dit geeft je een gevoel van voldoening en motiveert je om door te gaan met de methode
• Neem aan het einde van elke week de tijd om je takenlijst te bekijken. Identificeer terugkerende taken of gebieden waar je prioriteiten beter kunnen

Populair gebruik en voorbeelden van de Ivy Lee Methode

Schwab's succes met de Ivy Lee Methode was als een plons in een stilstaande vijver. Het nieuws golfde naar buiten, eerst door industriële kringen. Leidinggevenden, hongerig naar een voorsprong in het concurrentielandschap, verslonden alle informatie die ze konden vinden over Lee's 'wondermethode'.

Er verschenen artikelen in vakbladen waarin de eenvoud en doeltreffendheid van het concentreren op slechts zes dagelijkse taken werd geprezen. Het nieuws reikte uiteindelijk verder dan de staalfabrieken en fabrieken. Zakenmensen, schrijvers en zelfs politici begonnen te experimenteren met de Ivy Lee Methode.

Verhalen over verhoogde productiviteit en een nieuw gevoel van controle over hun dagen werden uitgebreid gedeeld. Het gebrek aan complexiteit van de methode - pen, papier en een beetje discipline - maakte de methode toegankelijk voor iedereen, ongeacht hun beroep.

Vandaag de dag vinden de kernprincipes hun weerklank in veel productiviteitskaders. Het idee om prioriteit te geven aan taken en je op één taak tegelijk te concentreren is een hoeksteen van modern projectmanagement.

Enkele punten van kritiek op de methode zijn echter oversimplificatie, beperkte flexibiliteit en gebrek aan tijdsinschatting - enkele veelvoorkomende uitdagingen die vandaag de dag nog steeds relevant zijn.

Ondanks deze uitdagingen blijft de kernboodschap van de Ivy Lee methode, namelijk prioriteiten stellen en focussen, waardevol. Het is een geweldig startpunt voor iedereen die overweldigd wordt door to-do lijsten, en de eenvoud maakt het gemakkelijk te integreren in bestaande workflows.

De flexibiliteit van de Ivy Lee Methode kan worden aangepast aan verschillende werkstijlen en voorkeuren. Hier zijn een paar voorbeelden:

• Digitale to-do lijsten: Ik gebruik liever digitale to-do lijst apps ommijn taken te beheren. Je kunt deze apps gemakkelijk aanpassen aan de Ivy Lee Methode. Ik maak meestal een aparte lijst van de zes belangrijkste taken voor de volgende dag
• Bullet journaling: Liefhebbers van Bullet journaling kunnen de Ivy Lee Methode integreren door een dagelijkse spread te wijden aan het noteren en prioriteren van hun zes belangrijkste taken en aan het eind van de dag te reflecteren op hun voortgang
• Teamwerk: Dit kan ook een waardevol hulpmiddel zijn voor teams. Teamleiders kunnen de methode gebruiken om teamdoelen te prioriteren en taken toe te wijzen op basis van belangrijkheid
• Projectmanagement: Projectmanagers kunnen de Ivy Lee Methode gebruiken omdagelijkse taken te prioriteren gerelateerd aan specifieke projecten, zodat ze op schema blijven en deadlines halen
• Creatief werk: Schrijvers, kunstenaars en andere creatieve professionals kunnen de productiviteitstechniek gebruiken om prioriteit te geven aan taken met betrekking tot brainstormen, onderzoek, uitvoering en revisie
• Leren: Studenten kunnen studietaken, opdrachten en projectwerk prioriteren, zodat ze gefocust blijven en last-minute proppen vermijden

Tips van Redditors:

Ik doe zoiets als dit. Je takenlijst kan echter veel meer taken bevatten en je moet hem actueel houden. Wat ik doe is alle delegatie- of teamwerkgerelateerde items bovenaan zetten (wat er ook op een kritiek pad staat dat afhankelijk is van andere mensen). Al het andere staat op de lijst eronder. Ik print pagina 1 en begin dan meteen bovenaan te schrijven. Er was geen kans dat ik pagina 2 zou halen. Nieuwe dingen en notities worden op de achterkant van de pagina geschreven en de lijst wordt bijgewerkt op mijn laptop vlak voordat ik stop voor vandaag

Ik laat me leiden door die lijst in plaats van door e-mail. Ik controleer e-mail nadat ik dat delegatiegedeelte heb gedaan en zet alle nieuwe dingen op de lijst. E-mail is gewoon andere mensen die jouw lijst maken, dus je verliest de controle volledig als je het jouw dag laat runnen. [sic]]_

• De 100 jaar oude Ivy Lee Methode liet me zien hoe ik productiviteit op een stressvrije manier kan benaderen

Deze eenvoudige methode is zeer effectief omdat je beslissingsmoeheid vermindert en je energie reserveert voor je taken met de hoogste prioriteit. Als je niet al je taken afmaakt, voeg je gewoon de onafgemaakte taken toe aan je lijst voor de volgende dag._

• Hoe je de Ivy Lee Methode kunt gebruiken om je productiviteit te verhogen

Uitdagingen bij het gebruik van de Ivy Lee Methode

Laten we duidelijk zijn: de Ivy Lee Methode heeft zijn uitdagingen. Ik heb geprobeerd om het te laten werken op verschillende werkplekken en in verschillende rollen, en toen merkte ik een paar gebieden op waar het niet zo effectief was als gewoonlijk.

• Inflexibiliteit: Het beperkte aantal taken (zes) kan beperkend aanvoelen voor sommige gebruikers met een zware werklast. Er kunnen dagen zijn waarop meer dan zes taken aandacht vragen
• Beperkt aanpassingsvermogen: Ik vond deze methode niet ideaal voor zeer dynamische werkomgevingen waar prioriteiten snel kunnen verschuiven. Het is ook het meest geschikt voor taken met een duidelijk begin en einde. Het kan minder effectief zijn voor projecten met een open einde of doorlopende projecten
• Moeilijkheden bij het inschatten van taken:Nauwkeurig de tijd strategiseren die nodig is om elke taak te voltooien kan moeilijk zijn. Het onderschatten van de duur van taken kan leiden tot gevoelens van ontmoediging als de lijst niet af is

Hier zijn enkele alternatieve productiviteitsmethoden die je misschien nuttig vindt:

• De Eisenhower Matrix: De Ivy Lee-methode prioriteert taken, maar houdt geen rekening met urgentie. De Eisenhower-matrixcategoriseert taken op urgentie en belangrijkheid, zodat u zich kunt concentreren op kritieke taken die onmiddellijke aandacht nodig hebben naast belangrijke maar minder urgente taken, zodat u deadlines niet mist
• De Pomodoro Techniek: De Ivy Lee methode gaat niet in op focus of het potentieel voor overweldiging enwerkdrukverlamming. De Pomodoro Techniek richt zich echter op effectievetijdmanagement door ruimte te maken voor downtime. De getimede intervallen en geplande pauzes bestrijden de uitdagingen van de Ivy Lee Methode door gefocust werk in hanteerbare brokken te bevorderen, burn-out te voorkomen en je de hele dag energiek te houden
• Getting Things Done (GTD): Terwijl de methode van Ivy Lee rigide is met één enkele dagelijkse lijst, is er flexibiliteit in de GTD-methodeGetting Things Done techniek GTD biedt een uitgebreid systeem om al je taken en projecten vast te leggen en ze vervolgens te verwerken en organiseren in uitvoerbare stappen. Dankzij deze flexibiliteit kun je een grotere werklast beheren en je aanpassen aan veranderende prioriteiten

Je kunt altijd een beroep doen op technologische oplossingen om uitdagingen in de Ivy Lee Methode te overwinnen. Bijvoorbeeld, ClickUp biedt een veelzijdig platform voor taakbeheer met speciale hulpmiddelen om u bij elke stap te helpen.

Hoe de Ivy Lee Methode implementeren met ClickUp

Taken toewijzen, deadlines instellen en prioriteiten toewijzen met ClickUp Checklists

U kunt kiezen voor de eenvoudige lijstweergave binnen ClickUp Taken om uw toptaken op één plaats te visualiseren. Aan het einde van elke werkdag maakt u een nieuwe lijst voor de volgende werkdag en voegt u alle openstaande taken toe aan de nieuwe lijst.

Stap 2: Geef taken prioriteit en stel vervaldatums in op volgorde van urgentie en belang

Gebruik ClickUp Taakprioriteiten om je taken te rangschikken van meest belangrijk naar minst belangrijk. Je kunt de taken naar hun respectieve prioriteitslijsten slepen en neerzetten: dringend, hoge prioriteit, normaal en lage prioriteit.

Deel taken in volgens urgent, hoog, normaal en laag geprioriteerd met ClickUp Taakprioriteiten

De taak bovenaan wordt uw hoogste prioriteit (perfect in lijn met de focus van de Ivy Lee Methode om de belangrijkste taak eerst aan te pakken).

Wees toegewijd aan uw prioritering en beperk uw lijst tot alleen de zes meest kritieke taken voor die dag. Minder belangrijke taken schrap ik meestal of verplaats ik naar een aparte lijst 'Volgende dag' of 'Later'.

Een visuele indicator voor prioriteitsniveaus (bijvoorbeeld kleurcodering, sterrensysteem) binnen je lijst met zes taken kan je helpen om je top zes direct te herkennen en ze in je hoofd te houden.

Je kunt ook de vooraf gebouwde ClickUp Prioriteitsmatrix Sjabloon . Het helpt u bij het categoriseren van taken op basis van hun urgentie en belang en is aanpasbaar voor meer dan zes taken.

Deze sjabloon downloaden

Zet kritieke taken uit in tijd (urgentie) en impact van taak of project (belang) met behulp van de ClickUp Priority Matrix Sjabloon

Gebruik de sjabloon om:

• Taken te prioriteren: Brainstorm en identificeer de meest kritieke taken uit alles op je takenlijst. De sjabloon helpt u bij het visualiseren van uw prioriteiten, zodat u de urgentie en het belang ervan snel kunt evalueren
• Uw toptaken te verfijnen: Zodra u een goed inzicht hebt in de prioriteiten, neemt u uw toptaken uit de matrix en brengt u ze terug tot de zes belangrijkste taken voor die dag

Dit sjabloon voor prioritering kan een voorbewerkingsstap zijn om u te helpen bij het identificeren van sterke kandidaten voor uw zes dagelijkse Ivy Lee-taken. Deze sjabloon downloaden Wijs realistische deadlines toe aan elke taak om ervoor te zorgen dat u op schema blijft en u zich niet overweldigd voelt. U kunt dit doen in ClickUp Taken door individuele taken te openen en op het veld Data bovenaan te klikken om uw vervaldatum en -tijd te selecteren.

Vervaldatums instellen en bewerken binnen ClickUp Taken

U kunt de datums ook een kleurcode geven om aan te geven of een taak te laat was of op tijd werd afgesloten.

Standaard worden vervaldatums en -tijden ingesteld op uw lokale tijdzone. Vervallen data zonder ingestelde tijd zijn technisch gezien vervallen om 4 uur 's ochtends in de lokale tijdzone van de taakmaker.

Stap 3: Concentreer u op één taak tegelijk met ClickUp Calendar en Timer

ClickUp biedt verschillende functies om u te helpen zich te concentreren en afleidingen te vermijden:

Maak tijdblokken om beter te concentreren met de ClickUp kalenderweergave

• Plan speciale blokken in uwClickUp Kalenderweergave om u te concentreren op het voltooien van specifieke taken van uw 'Top 6 van morgen'-lijst. Deze techniek helpt u om u mentaal voor te bereiden op elke taak en onderbrekingen te minimaliseren
• Terwijl u aan een taak werkt, zet u meldingen op stil en minimaliseert u afleidingen. ClickUp's gecentraliseerde platform houdt al uw werk op één plek, waardoor u niet meer tussen verschillende apps hoeft te schakelen en de verleiding om te multitasken vermindert
• Integreer ClickUp met een tijdregistratie-app zoalsToggl Trackof ClickUp's nativePomoDone integratie naarde Pomodoro techniek implementeren. Deze methode houdt in dat je werkt in gefocuste intervallen van 25 minuten met korte pauzes ertussen
  De timer helpt je om gefocust te blijven op je taak en voorkomt een burn-out

Stap 4: Volg uw taken met ClickUp-sjablonen

Mijn favoriete functie voor het implementeren van de Ivy Lee-methode op het ClickUp platform is de ClickUp Dagplanner Sjabloon -het geeft een visueel overzicht van al mijn taken. U kunt deze sjablonen gebruiken om de voortgang van de zes belangrijkste taken bij te houden en uw dagelijkse schema zo nodig aan te passen.

Rangschik de taken in categorieën, stel prioriteiten op basis van urgentie en visualiseer de voortgang met grafieken en diagrammen.

Deze sjabloon downloaden

Blijf georganiseerd en productief met de ClickUp Dagplanner Sjabloon

Lees hier hoe u het meeste uit deze sjabloon kunt halen:

• Gebruik de tabelweergave voor een overzicht van uw gewoonten en een gemakkelijke manier om voltooide taken af te vinken
• De lijstweergave helpt u bij het ordenen en filteren van taken om u te helpen geconcentreerd te blijven
• Gebruik de Gebruikshandleiding voor het instellen van uw gewoonten en doelen
• Organiseer taken in twee verschillende statussen, Open en Voltooid, om de voortgang bij te houden
• Werk statussen bij om uzelf op de hoogte te houden van de voortgang
• Bewaak en analyseer uw gewoonten voor maximale productiviteit Deze sjabloon downloaden Op dezelfde manier kan de ClickUp Weekplanner Sjabloon is uitstekend voor het bijhouden van meerdere taken per week. U kunt de komende week in één overzichtelijke weergave bekijken en deadlines, evenementen en vergaderingen bijhouden.

Deze sjabloon downloaden

Volg taken de hele week door met de ClickUp Weekplanner Sjabloon

U kunt deze sjabloon gebruiken om:

• Taken te creëren met aangepaste statussen zoals Open en Voltooid voor het bijhouden van de voortgang
• Taken te categoriseren en kenmerken of aangepaste velden toe te voegen om uw plannen voor de week gemakkelijk te visualiseren
• Twee verschillende weergaven openen in verschillende ClickUp-configuraties, zoals de Aan de slag-gids en het Planner-bord, om u te helpen uw werkweek te plannen
• Verbeter de weekplanning met meerdere contactpersonen, tijdregistratie, vervaldatums en prioriteitslabels Deze sjabloon downloaden ## Uw favoriete productiviteit vinden

Mijn ervaring met de Ivy Lee Methode is echt transformerend geweest.

Ik behandel het bijna als een tijdmanagementspel . Door me elke dag te concentreren op een vast aantal taken, kan ik mijn taken georganiseerd voor succes en ervaarde een nieuw gevoel van controle over mijn werkdag.

Hoewel de methode zijn beperkingen had, bood ClickUp de flexibiliteit en functies om deze te overwinnen en mijn productiviteit verder te verhogen.

De sleutel tot succes ligt in het vinden van een systeem dat voor u het beste werkt. Experimenteer met verschillende benaderingen en wees niet bang om de Ivy Lee Methode aan te passen aan jouw specifieke behoeften en werkstijl. Aanmelden voor ClickUp vandaag nog!