Volgens een onderzoek van Gitnux wordt 84,44% van de werknemers in de VS regelmatig afgeleid. Opvallend is dat niet alleen digitale meldingen de belangrijkste boosdoeners zijn voor verstoring van de werkstroom, maar ook slecht geleide vergaderingen.
Wanneer vergaderingen inefficiënt zijn, verspillen ze niet alleen tijd, maar dragen ze ook bij aan een fenomeen dat bekend staat als Meeting Recovery Syndrome (MRS). Dit syndroom kan innovatie en creativiteit ondermijnen en burn-out en stress bij werknemers vergroten, wat een aanzienlijke impact heeft op het succes van het team.
In dit artikel bespreken we de definitie en wetenschap achter MRS, introduceren we de beste strategieën en tools om de effecten van dit syndroom te minimaliseren en bespreken we hoe ClickUp de manier waarop uw team vergaderingen aanpakt, transformeert.
Laten we aan de slag gaan.
Wat is het vergaderingen-herstel syndroom?
Het vergaderingsherstel syndroom (MRS) treedt op wanneer werknemers vermoeidheid en een daling van de productiviteit ervaren na het bijwonen van vergaderingen, vooral wanneer deze vergaderingen onproductief, stressvol of te lang zijn.
Bijna twee op de drie mensen hebben moeite om de tijd en energie te vinden om hun werk te doen vanwege te veel vergaderingen. Sinds de verschuiving in de dynamiek op de werkplek in februari 2020 is de gemiddelde deelname van werknemers aan teamvergaderingen en telefoongesprekken verdrievoudigd. Deze toename laat vaak weinig ruimte voor innovatie of tijd om te brainstormen over nieuwe zakelijke ideeën.
Of het nu gaat om persoonlijke, externe of hybride vergaderingen, MRS kan verschillende periodes duren, afhankelijk van het individu en de aard van de vergaderingen. Het belemmert het vermogen om zich na de vergadering weer op essentiële taken te concentreren aanzienlijk, wat een directe invloed heeft op de betrokkenheid en prestaties van werknemers op de werkplek.
Maar hoe beïnvloeden vergaderingen ons anatomisch gezien? Dat ontdekken we in het volgende deel.
Wat gebeurt er precies in onze hersenen tijdens en na deze uitputtende vergaderingen? In het volgende deel onderzoeken we de anatomische en psychologische effecten van vergaderingen, geven we inzicht in hoe deze leiden tot MRS en wat u kunt doen om deze effecten te verminderen.
De wetenschap achter het vergaderingsherstel syndroom
Vergaderingen vereisen vaak intense concentratie, multitasking en sociale interacties, waarbij de prefrontale cortex van de hersenen intensief wordt gebruikt. Dit gebied is verantwoordelijk voor uitvoerende functies zoals het plannen en nemen van beslissingen.
Overbelasting van dit gebied kan leiden tot cognitieve vermoeidheid, wat zich uit in verminderde concentratie en een verminderd kritisch denkvermogen na afloop van de vergadering.
Neurologische studies suggereren dat langdurige cognitieve activiteit leidt tot een ophoping van adenosine, een neurochemische stof die slaap bevordert, onderdrukt en bijdraagt aan gevoelens van mentale uitputting.
Stressvolle vergaderingen activeren de hypothalamus-hypofyse-bijnier (HPA)-as, waardoor cortisol en andere stresshormonen vrijkomen. Dit is schadelijk wanneer het vaak wordt getriggerd door niet-levensbedreigende gebeurtenissen zoals vergaderingen.
Wanneer werknemers dus tijd doorbrengen met het bijwonen van opeenvolgende vergaderingen zonder voldoende pauzes, blijft de stressrespons chronisch geactiveerd en ontstaat er op langere termijn gezondheidseffecten zoals angst, depressie en een slechte immuniteit.
Inzicht in deze fysiologische en psychologische reacties op vergaderingen vormt een overtuigend argument voor het structureren van vergaderschema's om het mentale welzijn te behouden en de productiviteit te verhogen. Psychologisch onderzoek benadrukt het belang van rusttijd na onproductieve vergaderingen, zodat de hersenen kunnen herstellen en hun cognitieve vermogens kunnen herstellen.
Het verschil tussen het vergaderingsherstel syndroom en Zoom-moeheid
MRS en Zoom-moeheid beschrijven stress en uitputting die gepaard gaan met het bijwonen van vergaderingen, maar ze richten zich op verschillende aspecten van de vergaderervaring.
Meeting Recovery Syndrome (MRS): MRS heeft betrekking op de cognitieve en emotionele tol van vergaderingen, ongeacht het format (persoonlijk of virtueel). Het ontstaat door factoren zoals onproductieve content, slecht gemanagede interacties en de algemene impact van vergaderingen op de werkdag van een individu.
Zoom-moeheid: Deze term beschrijft expliciet de vermoeidheid die gepaard gaat met het intensieve gebruik van digitale communicatieplatforms zoals Zoom, Microsoft Teams en Google Meet. Het komt voort uit de unieke uitdagingen die virtuele interacties met zich meebrengen, waaronder:
- Oogvermoeidheid door langdurig staren naar schermen zonder pauzes
- Sociale overbelasting, door de druk om betrokken en zichtbaar te blijven tijdens video-gesprekken
- Fysiek ongemak door langdurig in dezelfde positie zitten of door een ergonomisch ongeschikte installatie
- Mentale uitputting als resultaat van het verwerken van non-verbale signalen en het onderhouden van een virtuele aanwezigheid tijdens vergaderingen op kantoor
Het verband tussen MRS en Zoom-moeheid
Hoewel het een apart verschijnsel is, kan Zoom-moeheid MRS verergeren, omdat de mentale en fysieke uitputting van virtuele vergaderingen de hersteltijd na vergaderingen verlengt.
In wezen verergert de vermoeidheid door voortdurende virtuele betrokkenheid de ernst van MRS-symptomen, wat een versterkend effect heeft op het algehele welzijn en de productiviteit.
De rol van multitasking en beroepsmatige burn-out
Lange tijd werd het tegelijkertijd uitvoeren van vele taken beschouwd als een vaardigheid die op je cv thuishoorde. In zekere zin gold: hoe meer ballen je gemakkelijk in de lucht kon houden, hoe efficiënter en capabeler je op je werk overkwam.
Recent onderzoek toont echter aan dat wanneer we proberen te multitasken, we 'taakwisseling' toepassen, een uitvoerende functie waarbij we onbewust onze aandacht van de ene taak naar de andere verleggen.
Dit is misschien niet zo duidelijk of impactvol wanneer u de was opvouwt terwijl u tv kijkt. Maar wanneer er veel op het spel staat, leidt het wisselen van taken tot cognitieve vermoeidheid, waardoor we ons gedurende de dag meer uitgeput en minder productief voelen.
En vergaderingen maken het wisselen van taken moeilijker. Onder normale omstandigheden kan het 15 minuten duren voordat u weer op het oorspronkelijke concentratieniveau bent.
Maar hoe zit het met terug naar het werk gaan na een vergadering die je mentaal en emotioneel heeft uitgeput? Ervan uitgaande dat je snel kunt overschakelen en aan het werk kunt gaan, kan het veel langer duren - 45 minuten of meer. Iedereen heeft een ander herstelvermogen.
'Tussen vergaderingen van teams of clients zitten' klinkt misschien leuk, maar het kan leiden tot verminderde efficiëntie tijdens werkuren.
Wist u dat 70% van alle vergaderingen werknemers ervan weerhouden om te werken en taken te voltooien?
Maar de uitputting houdt niet op, zelfs niet nadat u na een nutteloze vergadering weer aan het werk bent gegaan, wat ons bij het volgende punt brengt.
Effecten op de productiviteit: hoe langdurige vermoeidheid door vergaderingen het werk beïnvloedt
Langdurige vermoeidheid is meer dan een tijdelijke daling van de energie – het is een voorwaarde die op lange termijn efficiënte en effectieve taakprestaties verhindert.
Volgens de Centers for Disease Control and Prevention (CDC ) heeft vermoeidheid een negatieve invloed op cognitieve functies, waaronder verminderde aandacht of concentratie, vertraagde reactietijden, een beperking van het kortetermijngeheugen en een verminderd beoordelingsvermogen.
Op de werkplek draagt vermoeidheid vervolgens bij aan MRS, waarbij werknemers tijd nodig hebben om te herstellen van de uitputtende effecten van een onproductieve vergadering.
Werknemers brengen ongeveer 23 uur per week door in vergaderingen, waardoor ze vaker ziek worden en werk missen. Deze cyclus van vermoeidheid en herstel leidt tot een cultuur van inefficiëntie, die bedrijven naar schatting 37 miljard dollar per jaar kost als gevolg van onproductieve vergaderingen.
Is het verminderen van het aantal vergaderingen een oplossing voor dit probleem? Ja. Uit een rapport van HBR blijkt dat de productiviteit met wel 71% stijgt wanneer het aantal vergaderingen met 40% wordt verminderd.
Terwijl we blijven zoeken naar oplossingen, is het essentieel om signalen te herkennen die erop wijzen dat een vergadering contraproductief kan zijn. Door deze signalen in een vroeg stadium aan te pakken, kan vermoeidheid worden voorkomen en de productiviteit op de werkplek worden behouden.
Veelvoorkomende tekenen van een slechte vergadering: hoe u het vergaderingenherstel-syndroom kunt voorkomen
Vergaderingen zijn bedoeld om tot actie te leiden, maar zonder duidelijke doelen en doelstellingen kunnen ze de productiviteit om zeep helpen. Ze kunnen ook frustrerend en uitputtend zijn, en een verspilling van tijd, waardoor de deelnemers mentaal uitgeput raken.
Door de tekenen van slechte vergaderingen te herkennen, kunt u de nodige stappen ondernemen om MRS te voorkomen.
1. Geen agenda voor de vergadering
Vergaderingen zonder agenda zijn vragen om problemen.
Stel dat u voor een vergadering bent uitgenodigd en geen agenda hebt ontvangen. In dat geval zijn de organisatoren van de vergadering waarschijnlijk onvoorbereid, vaag over de reden achter de bijeenkomst of onduidelijk over de gewenste resultaten.
Oplossing: Als u een deelnemer bent, vraag dan om een agenda voor de vergadering. Als u de vergadering organiseert, vermeld dan het doel en waarom bepaalde deelnemers zijn uitgenodigd.
Gebruik een van de sjablonen voor één-op-één vergaderingen om het voorbereidende werk te doen. Maak een korte lijst met actiepunten en geef aan wie de verschillende onderdelen van de vergadering leidt en wie wat moet voorbereiden.
ClickUp Agenda Template is een aanpasbaar document waarmee u taken voor elk actie-item kunt maken, rollen voor deelnemers kunt definiëren en een tijdlijn kunt vaststellen.
Gebruik het sjabloon om samen met belanghebbenden te brainstormen en punten voor de agenda vast te leggen, allemaal in een centrale hub.
Een duidelijk omschreven agenda informeert de deelnemers over het soort interactie dat wordt verwacht. Dit dwingt hen om zich voor te bereiden op de vergadering, of het nu gaat om specifiek onderzoek, het inwinnen van updates bij een leverancier of brainstormen over een nieuw project, en om met vertrouwen een bijdrage te leveren.
2. Vergaderingen die te laat beginnen
Als u de vergadering leidt, bent u verantwoordelijk voor het instellen van een professionele toon voor de sessie, en laat beginnen kan frustrerend zijn voor mensen die op tijd komen.
Onderzoek toont aan dat wanneer een leidinggevende 5-10 minuten te laat komt voor een vergadering, de tevredenheid, effectiviteit en productiviteit van de vergadering drastisch dalen.
Iedereen die een vergadering bijwoont, maakt bewust ruimte vrij in zijn agenda. Respecteer daarom de kostbare tijd van anderen en wees stipt op tijd.
3. Vergaderingen die uitlopen
Zelfs de meest betrokken deelnemer zal moeite hebben om zich te concentreren als het gesprek eindeloos voortduurt. Om de fysieke en mentale uitputting als gevolg van langdurige vergaderingen te verminderen, moet u zich strikt aan de agenda houden en niet blijven hangen.
Oplossing: Stel begin- en eindtijden vast voor elk actiepunt en beperk de tijd die iedereen mag spreken. Als u bijvoorbeeld vier belangrijke ontwikkelingen binnen het team wilt bespreken met drie senior managers en u wijst vijf minuten toe aan elke ontwikkeling, dan mag de vergadering niet langer duren dan 60 minuten.
Om de duur van de vergadering te bepalen, moet u rekening houden met de complexiteit van de te bespreken punten, het aantal deelnemers en het format van de vergadering.
4. Lage deelname onder deelnemers
Een duidelijk teken van een ontmoedigende vergadering is wanneer deelnemers hun toevlucht nemen tot multitasking: ze werken aan andere taken, checken herhaaldelijk hun telefoon, zijn afwezig of blijven stil tijdens de vergadering. Dit gebeurt wanneer:
- Probleem A: De discussie wordt gedomineerd door een paar, meestal meer senior, medewerkers
- Probleem B: Gesprekken dwalen af van de hoofdagenda
- Probleem C: De actie-items zijn niet voor iedereen relevant
Terwijl problemen B en C kunnen worden geminimaliseerd met een gestructureerde agenda, kan A worden opgelost door specifieke stappen te nemen.
Het is normaal dat sommige mensen tijdens vergaderingen meer praten dan anderen, maar dat betekent niet dat u de stillere deelnemers niet kunt betrekken.
Oplossing: Betrek de stillere deelnemers bij uw vergaderingen. Vraag hen of ze iets aan het onderwerp willen toevoegen. Alle deelnemers moeten hun mening op een veilige en gestructureerde manier kunnen delen. Als u merkt dat de concentratie van iedereen afneemt, kunt u ook iets op het whiteboard tekenen en hen vragen wat het is. Dergelijke ideeën voor teamvergaderingen helpen de deelnemers weer te focussen.
Daarnaast kunnen visuele hulpmiddelen zoals ClickUp Whiteboards, dia's of video's een belangrijke rol spelen bij het verduidelijken van complexe punten. U kunt diagrammen schetsen, sleutelpunten opschrijven of strategieën in kaart brengen, wat visueel leren bevordert.
5. Onduidelijke volgende stappen
Als u een vergadering bijwoont en deze verlaat met een onzeker gevoel over de volgende stappen en wat anderen van u verwachten, beschouw de vergadering dan als een slechte vergadering. Tenzij de vergadering puur informatief was, moet er een soort afsluiting zijn.
Voordat u afsluit, dient u kort de belangrijkste besproken actiepunten en genomen beslissingen door te nemen. Een notulen van de vergadering (MoM) bieden een duidelijk overzicht van wat er tijdens de vergadering is besproken, helpen mensen verantwoordelijk te houden en zorgen voor een soepele implementatie van beslissingen.
Oplossing: U kunt software voor vergadernotulen gebruiken om onderweg aantekeningen te maken en webpagina's, spreadsheets, video's en andere media op één platform op te nemen, zodat u deze na de vergadering kunt raadplegen.
Als u het samenvatten van sleutelpunten en de te volgen koers wilt automatiseren, kan ClickUp Brain dat voor u doen. Haal essentiële informatie eruit en presenteer deze beknopt, bijvoorbeeld in de vorm van een checklist waarin u de punten afzonderlijk kunt afvinken nadat u ze met de deelnemers hebt besproken.
Gebruik ClickUp-vergaderingen om kritieke punten te markeren en om te zetten in traceerbare taken. Wijs verantwoordelijkheden toe aan belanghebbenden en deadlines, zodat alle details worden vastgelegd en mensen zonder verwarring aan het werk kunnen.
6. Herhaalde timing en locatie
Het is menselijk om voor vergaderingen altijd dezelfde ruimte, hetzelfde tijdstip en dezelfde algemene installatie te gebruiken. Maar die routines kunnen mensen gaan vervelen, wat weer van invloed is op de productiviteit. Breng variatie aan in vergaderingen om de energie en het enthousiasme van medewerkers te behouden. Bijvoorbeeld:
- Vergader 's ochtends in plaats van 's middags
- Verplaats naar een andere locatie (of een vergaderruimte)
- Experimenteer met niet-traditionele tijdsblokken (bijvoorbeeld 50 minuten in plaats van een uur)
- Verander de zetelindeling zodat iedereen naast en tegenover verschillende collega's zit
Als het bovendien een van de reguliere persoonlijke vergaderingen is tussen 2-3 mensen in uw team, stel dan een wandelvergadering voor. Probeer voor grotere groepen staand te vergaderen, op voorwaarde dat de sessies niet langer duren dan 20 minuten, aangezien is aangetoond dat dit de efficiëntie van de vergadering en de tevredenheid van de deelnemers verhoogt.
De weergave van de ClickUp-kalender helpt bij het visualiseren van de schema's van medewerkers en het snel identificeren van de minst drukke data en tijden die voor iedereen werken.
Bovendien kan ClickUp dankzij zijn integratiemogelijkheden worden gesynchroniseerd met andere kalenderservices, zodat alle deelnemers op de hoogte zijn van de vergadering en zich mentaal kunnen voorbereiden om eraan deel te nemen.
Dit vermindert ook de tijd en energie die wordt besteed aan heen-en-weer-communicatie in verband met het plannen van vele vergaderingen.
De noodzaak van normen in een vergadering: sleutelpunten om te onthouden
Stel bepaalde basisregels op die het gedrag van werknemers positief sturen en de kans op MRS verder verkleinen:
- Minimaliseer afleiding: Vraag iedereen om hun telefoons en laptops opzij te leggen totdat de vergadering voorbij is; dit vermindert de verleiding onder deelnemers om op internet te surfen of tekstberichten of werkgerelateerde e-mails te beantwoorden
- Beheer geluid tijdens virtuele vergaderingen: Als het een virtuele vergadering is, verplicht deelnemers dan om hun microfoon uit te schakelen wanneer ze niet aan het woord zijn, om achtergrondgeluiden te minimaliseren en verstoring te voorkomen
- Plan pauzes in: Als de vergadering langer dan twee uur duurt, geef de deelnemers dan een duidelijke pauze met een vast begin- en eindtijdstip, zodat ze lang scherp kunnen blijven en cognitieve vermoeidheid wordt voorkomen
- Bevorder respectvolle communicatie: Houd een respectvolle toon aan, luister actief en onderbreek anderen niet wanneer ze aan het woord zijn; als er te veel deelnemers zijn, steek dan uw hand op om het woord te krijgen
- Besluitvorming: Of beslissingen nu worden genomen door consensus, meerderheid van stemmen of een aangewezen persoon, streef naar de 'GETGO'-methode (Good Enough To Go), die zich richt op het nemen van beslissingen die misschien niet perfect zijn, maar wel goed genoeg om mee aan de slag te gaan
- Empathie: Wees bereid om de beslissing te ondersteunen, zelfs als u het er in eerste instantie niet mee eens bent; leg uw onenigheid uit aan de hand van een voorbeeld of feit, zodat uw standpunt duidelijker wordt en er geen ruimte is voor conflicten
Feedback en evaluatie voor voortdurende verbetering
Door feedback te vragen, krijgt u inzicht in welke aspecten van een vergadering boeiend of vermoeiend waren. Met deze informatie kunt u agenda's stroomlijnen en focussen, onnodige vergaderingen uit het schema schrappen en alleen tijd vrijmaken voor het bespreken van belangrijke zaken.
Neem aan het einde van elke vergadering een paar minuten de tijd om de deelnemers te vragen hoe effectief de discussie was en wat er verbeterd kan worden.
Als ze niet zeker zijn van zichzelf in een groepssetting, gebruik dan anonieme digitale enquêtes via ClickUp-formulieren om eerlijke feedback aan te moedigen.
Gebruik ClickUp Clip voor virtuele vergaderingen om uw scherm op te nemen en de video (ook wel Clip genoemd) met alle deelnemers te delen. U kunt overal op een Clip opmerkingen achterlaten om te bespreken wat er wordt gedeeld.
Iedereen kan de content van de vergadering bekijken en er samen aan werken, en de video kan ook verbeterpunten aan het licht brengen.
U kunt bijvoorbeeld vaststellen dat één persoon ongewoon lang heeft gesproken of dat sommige deelnemers door elkaar heen praatten, waardoor de discussie onsamenhangend werd. U kunt stappen ondernemen om dergelijke problemen in toekomstige vergaderingen te verhelpen.
Daarnaast kunnen AI-tools voor vergaderingen, zoals ClickUp Brain, elke Clip transcriberen, inclusief tijdcodes en fragmenten ter referentie.
Ten slotte moet u actie ondernemen op basis van de ontvangen feedback door deze te bespreken in vervolgvergaderingen en de nodige veranderingen door te voeren, zodat deelnemers zien dat hun input wordt gewaardeerd en dat er actie op wordt ondernomen.
Van stress naar werkstroom: betere vergaderingen
Vergaderingen hoeven geen angst in te boezemen bij uw werknemers.
Wanneer vergaderingen effectief worden geleid, kunnen deelnemers zich doelgericht en betrokken voelen, waardoor de behoefte aan uitgebreide hersteltijd tot een minimum wordt beperkt.
Wijs specifieke tijden of dagen aan als vergadervrije dagen, zodat medewerkers ongestoord kunnen werken, hun cognitieve vermogens optimaal kunnen benutten, in minder tijd werk van betere kwaliteit kunnen leveren en een groter gevoel van voldoening krijgen.
Er zijn veel manieren om onnodige vergaderingen te vermijden, en ClickUp is een praktische keuze. Het biedt verschillende handige functies, zoals Kalenderweergave, Whiteboards, ClickUp Brain en ClickUp Meetings, waarmee teams kunnen samenwerken aan projectideeën, taken en deadlines kunnen definiëren en rapporten kunnen maken, importeren en aanpassen die helpen bij projectanalyse.
Of u nu op afstand, persoonlijk of in een hybride omgeving werkt, ClickUp verbindt teams, afdelingen en mensen in verschillende regio's met elkaar, zodat ze de gewenste bedrijfsdoelstellingen kunnen bereiken.
Als u wilt profiteren van de voordelen, meld u dan gratis aan bij ClickUp.
Veelgestelde vragen (FAQ)
1. Hoe kom je tot rust na een slechte vergadering?
Gun uzelf de tijd om te ontspannen en te herstellen van een slechte of frustrerende vergadering. Dit kan een paar minuten mediteren zijn, een korte wandeling buiten, of gewoon even weg gaan van uw werkplek om uw hoofd leeg te maken.
Denk na over wat de vergadering slecht maakte. Was het ongeorganiseerd? Waren er conflicten die niet werden opgelost? Zijn de resultaten onduidelijk?
Als u deze factoren begrijpt, kunt u uw ideeën duidelijk in daden omzetten en het probleem oplossen, wat leidt tot een succesvolle vergadering.
2. Hoe kunt u vergaderingen productiever maken?
Verdeel voor de vergadering een agenda met een overzicht van de te bespreken onderwerpen en de te bereiken doelen. Dit helpt de deelnemers zich voor te bereiden en houdt de vergadering gefocust. Begin op tijd, blijf bij het onderwerp en eindig volgens planning. Zorg ervoor dat iedereen aan het woord komt. Sluit elke vergadering af met concrete resultaten en verantwoordelijkheden.