Omdat internettoegang wereldwijd toeneemt, is het dagelijks gebruik van e-mail sinds 2017 gestaag gestegen. In 2022 zullen naar schatting 333 miljard e-mails dagelijks wereldwijd verzonden en ontvangen. Dit nummer zal naar verwachting stijgen naar 392,5 miljard dagelijkse e-mails in 2026.
Deze groeiende nummers leiden tot een vraag. Hoe trek je de aandacht in een zee van gelijk klinkende e-mails? Het antwoord: Personaliseer beter.
Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Met strakke deadlines en honderd andere dingen te doen in een normale werkweek, is het moeilijk om tijd te besteden aan het maken van gepersonaliseerde e-mails voor elk contact.
Maar wat als je vooraf geschreven content zou kunnen hergebruiken en meer tijd zou kunnen besteden aan berichtontwikkeling en strategische communicatie?
Verminder het aantal terugkerende follow-ups en updates door e-mailsjablonen in Outlook te gebruiken. Ze helpen je om je te concentreren op essentiële details zonder dat je daar handmatig iets voor hoeft te doen. Het resultaat is professionele, goed gestructureerde e-mails telkens wanneer u op de knop Versturen drukt.
Vandaag bespreken we hoe je sjablonen maakt in Outlook, wat de limieten zijn en wat de beste manier is om sjablonen te maken alternatief voor deze tool van Microsoft .
**Wat is een sjabloon voor e-mail?
Een sjabloon is een vooraf geschreven en geformatteerd e-mailbericht dat dient als blauwdruk voor het efficiënt opstellen van soortgelijke e-mails. Het is als een herbruikbaar stencil voor uw communicatie, dat tijd en moeite bespaart terwijl het zorgt voor consistente branding en berichtgeving.
Een typische sjabloon bevat begroetingen, introducties, een centrale boodschap, een afsluiting en plaatshouders voor variabele informatie zoals namen, bedrijven of datums.
Hier zijn enkele elementen van een e-mailsjabloon in Outlook:
- Opmaak: Vooraf gedefinieerde stijlen voor lettertypen, kleuren, layout en merkelementen
- Plaatshouders: Markeringen zoals Naam of Company die worden vervangen door specifieke informatie voor elke ontvanger
- Thematische content: Soms bevatten sjablonen tekst die bij het thema past, zoals een bedankmail.
Belang van sjablonen voor e-mails
Wilt u het aantal typefouten en inconsistenties in de opmaak tot een minimum beperken? Sjablonen voor e-mails helpen daarbij. U hoeft zich niet bezig te houden met steeds terugkerende taken zoals het typen van dezelfde details of het elke keer opnieuw formatteren van uw e-mail. Microsoft Outlook maakt deel uit van de Microsoft suite en integreert automatisch met Word, Excel en andere tools. Dit is handig wanneer uw werkstroom bestaat uit het overbrengen van gegevens of het behouden van een consistente opmaak in documenten en e-mails. Minder tijd aan repetitieve e-mails betekent meer aandacht voor taken met een hoge prioriteit, wat bijdraagt aan Inbox Nul doelen.
Vooraf geschreven content en opmaak besparen je het gedoe van elke keer helemaal opnieuw beginnen.
En als je Outlook voornamelijk gebruikt voor persoonlijke e-mail, is de ingebouwde functie voor sjablonen gratis met een account bij Microsoft.
Hoe maak je e-mailsjablonen in Outlook?
Hulp bij sjablonen voor e-mail verbeter de productiviteit van uw e-mail . Met Microsoft Outlook kunt u sjablonen maken en opslaan via het web of de desktop-/mobiele app.
Volg deze stap-voor-stap handleiding om te leren hoe je e-mailsjablonen maakt in Outlook:
Deel 1: E-mail sjablonen maken in Outlook [web]
Volg deze stappen om een e-mail sjabloon te maken in Outlook.com op de web versie:
Stap 1: Meld u aan bij uw Outlook mail account
Ga naar https://outlook.live.com/ en meld u aan bij uw account. Klik op New Mail in de linkerbovenhoek.
Een nieuwe e-mail maken in Outlook
Stap 2: Een nieuw sjabloon maken
Klik op het menu Meer opties (drie puntjes) in de rechterbovenhoek, scroll naar beneden en selecteer Mijn sjablonen.
Outlook web biedt beperkte ontwerpopties voor het maken van e-mails, waaronder grootte van lettertype, stijl, kleur, basisopmaak, tekstuitlijning, vooraf ontworpen achtergronden, afbeeldingen en logo's.
Als je dat nog niet hebt gedaan, schakel dan Mijn sjablonen in en klik op +Sjabloon.
Hoewel de web versie van Outlook soortgelijke functies biedt als de desktop-app versie voor het maken van e-mails, zijn de ontwerpopties beperkter. Hier is een overzicht van wat je kunt doen:
- Opmaakopties: Pas het uiterlijk van je e-mails aan in de Outlook web app:
- Wijzig de grootte, stijl en kleur van uw lettertype
- Basisopmaak toepassen zoals vet, cursief, onderstrepen, opsommingstekens en nummering
- Verschillende uitlijningen voor tekst gebruiken
- Achtergrond en thema's: Vooraf ontworpen achtergronden en kleurenschema's toepassen op uw e-mails
- Afbeeldingen en logo's: Neem afbeeldingen en logo's op in uw e-mails, maar de bewerkings- en formatteeropties zijn beperkt vergeleken met de desktop-app
Om een map met sjablonen te openen of te maken, klik je op '+ Sjabloon'
Stap 3: Registreer uw sjabloon
U ziet een berichtvenster met een nieuw dialoogvenster waarin u de titel en het type van uw sjabloon kunt typen. Geef het nieuwe dialoogvenster een naam in het sjabloon en typ uw bericht.
Wanneer u klaar bent met de instelling van uw sjabloon, klikt u op Opslaan.
Aantekening: Deze methode werkt alleen in de web-app, niet in de mobiele of desktop-app.
Deel 2: E-mailsjablonen maken in de Outlook app
Volg deze stappen om een e-mail sjabloon te maken in de app:
Stap 1: Outlook openen
Navigeer naar het menu Home en selecteer New Email.
Een werkbalk voor snelle toegang voor Outlook gebruikers
Stap 2: Opstellen en formateren
Ontwerp uw e-mail naar wens. Outlook biedt geen specifieke ontwerptools zoals de drag-and-drop bouwers in e-mailmarketingplatforms.
U vindt echter wel een aantal opties om het visuele uiterlijk van uw e-mails aan te passen:
- Ingebouwde sjablonen: Outlook heeft een kleine collectie vooraf ontworpen sjablonen met basisopmaak en -thema's, maar mist soms variatie en aanpassingsmogelijkheden
- Achtergrond en thema's: Pas vooraf ontworpen achtergronden en kleurenschema's toe om een visueel consistente look te creëren voor al uw e-mails. Dit kan helpen om een primaire merkidentiteit te behouden
- Opmaakopties: Gebruik opmaakfuncties in de e-mail om lettertypes, lettergroottes en kleuren van tekst aan te passen. Pas basisopmaakstijlen toe zoals vetgedrukt, cursief, onderstreept en opsommingstekens of nummers voor meer nadruk en organisatie
- Afbeeldingen en logo's: Neem afbeeldingen en logo's op in uw e-mails om de visuele aantrekkingskracht en merkherkenning te verbeteren. Zorg ervoor dat afbeeldingen zijn geoptimaliseerd voor weergave via e-mail en dat ze de juiste alt-tekst hebben voor toegankelijkheid
- HTML-bewerking: Voor gevorderde gebruikers biedt Outlook beperkte mogelijkheden voor directe bewerking van HTML in de bron van het e-mailbericht. Dit vereist echter technische kennis en wordt niet aanbevolen voor beginners vanwege mogelijke problemen met de opmaak
Stap 3: Opslaan als sjabloon
Ga naar Bestand > Opslaan als en kies Outlooksjabloon als bestandstype.
Het sjabloon van Outlook opslaan
Stap 4: Geef het een naam
Voer een duidelijke naam in voor uw sjabloon in het vak File Name.
Stap 5: Klik op Opslaan
Klik op de knop Opslaan en uw sjabloon is klaar!
Lees meer: Sjablonen voor nieuwsbrieven
Nadelen en beperkingen van het maken van e-mailsjablonen met Outlook
Nu weet je hoe je e-mailsjablonen maakt in Outlook. Weet je echter zeker dat er geen betere manier is om dingen te doen?
Hoewel sjablonen in Outlook basisaanpassingsopties bieden zoals het toevoegen van plaatsaanduidingen, het wijzigen van lettertypes en het opnemen van logo's, mist de tool geavanceerde functies. Hier volgt een overzicht van de beperkingen:
1. Beperkte functie
Outlook sjablonen ondersteunen voornamelijk basis tekst opmaak zoals lettertypes en stijlen. Geavanceerde functies zoals voorwaardelijke opmaak, tabellen of ingesloten objecten zijn beperkt.
U kunt plaatsaanduidingen opnemen voor statische informatie, maar het creëren van dynamische content op basis van gegevens van de ontvanger of externe bronnen is niet mogelijk binnen native sjablonen.
De ingebouwde sjablonen van Outlook bieden beperkte aanpassings- en opmaakopties. De sjablonen worden lokaal opgeslagen, wat het delen en bijwerken ervan tussen teams bemoeilijkt. U moet elke keer handmatig variabelen invoegen, waardoor het risico op fouten toeneemt en de efficiëntie afneemt.
Outlook ondersteunt weliswaar het samenvoegen van gegevens uit lijsten met contactpersonen met Mail Merge, maar dat is een apart proces en ontbeert de flexibiliteit van speciale e-mailmarketingplatforms.
2. Personalisatie-uitdagingen
Outlook sjablonen leiden snel tot generieke en onpersoonlijke berichten. Dat kan gevolgen hebben voor de betrokkenheid en de perceptie van de ontvanger. Het handmatig toevoegen van persoonlijke accenten kost tijd, vooral bij grote hoeveelheden e-mails.
Hoewel u persoonlijke begroetingen of informatie kunt toevoegen, is complexe personalisatie op basis van het gedrag of de voorkeuren van de ontvanger een uitdaging.
3. Schaalbaarheid en beheer
Naarmate u meer sjablonen in Outlook maakt, kan het beheren en bijwerken ervan lastig worden, wat kan leiden tot problemen met versiebeheer en verouderde informatie.
Het delen van sjablonen in bestandssystemen tussen teams of afdelingen wordt ook moeilijk zonder specifieke tools of processen te integreren.
Uiteindelijk zul je workarounds of externe oplossingen nodig hebben bij het integreren van sjablonen van gebruikers in bestanden met e-mail workflows of schrijfprogramma's .
4. Veiligheid en compliance
Het is moeilijk om wijzigingen bij te houden en terug te gaan naar vorige versies als dat nodig is. Lokaal opgeslagen sjablonen zijn vatbaar voor malware-aanvallen en het delen van sjablonen is riskant door het ontbreken van toegangscontrole.
E-mails versturen vanuit een sjabloon garandeert niet dat de informatie van de afzender correct of consistent is, wat invloed kan hebben op de deliverability en compliance. Bovendien zijn sjablonen mogelijk niet aangepast aan uw specifieke compliance-eisen, zoals opties voor afmelding of juridische disclaimers in elke e-mail.
Bovendien moet gevoelige informatie in sjablonen zorgvuldig worden behandeld en moeten er veiligheidsmaatregelen worden genomen, vooral wanneer deze informatie in verschillende teams wordt gedeeld.
5. Geavanceerde functies en integraties
Bijhouden van de prestaties van verschillende sjabloon voor nieuwsbrieven variaties of het meten van de effectiviteit van nieuwe campagnes via A/B-tests en gedetailleerde analyses worden niet ondersteund door native sjablonen in Outlook.
U kunt ook niet integreren met marketingautomatiseringsplatforms voor geavanceerde functies zoals lead-nurturing. Voor het genereren van rapportages of het verkrijgen van inzicht in de prestaties van e-mails op basis van sjablonen zijn extra tools of handmatige inspanningen nodig
6. Problemen met formatteren en renderen
Verschillende clients geven sjablonen op verschillende manieren weer, maar u wilt een onprofessionele uitstraling vermijden als u CSS functies gaat implementeren. De complexe CSS formattering wordt mogelijk niet correct of helemaal niet weergegeven. Achtergrondafbeeldingen of ingesloten logo's in de interface kunnen ook inconsistent worden weergegeven.
ClickUp: Een beter alternatief voor Outlook e-mailsjablonen
Outlook e-mailsjablonen bieden een basisoplossing voor het stroomlijnen van communicatie, maar ze hebben beperkingen op het gebied van personalisatie, schaalbaarheid en geavanceerde functies. ClickUp's E-mail Projectmanagement platform lost dit en nog veel meer op. Dit is hoe:
Gebruik ClickUp Brain om briefings te schrijven, voorstellen te versturen, e-mails en pitches op te stellen en nog veel meer voor uw marketingteams
Personalisatie en samenwerking
Gebruik ClickUp Brein AI Writer for Work om automatisch sjablonen en hoofdlijnen voor e-mails te genereren, e-mails in uw stijl te schrijven, lange content samen te vatten, onderwerpregels voor te stellen en nog veel meer, zodat u tijd en moeite bespaart om boeiende e-mails te maken.
U kunt ook kant-en-klare sjablonen van ClickUp voor verschillende e-mailmarketingbehoeften.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/ClickUp-Email-Advertisement-Template.png Het ClickUp sjabloon voor e-mailadvertenties biedt concrete richtlijnen om e-mailadvertenties onder de knie te krijgen https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6122444 Download dit sjabloon /$$$cta/ ClickUp heeft het sjabloon voor e-mailadvertenties gemaakt om u te helpen brainstormen over e-mailideeën, een overtuigende e-mailadvertentie te maken en hoge doorklikpercentages te behalen. Gebruik dit sjabloon in Docs om uw reclame-e-mails te maken en bij te houden.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-578.png Bouw en plan succesvolle e-mailcampagnes met ClickUp's sjabloon voor e-mailcampagnes https://app.clickup.com/signup?template=t-30mdtym Download deze sjabloon /$$$cta/
Als u met een client werkt om leads te genereren, de merkbekendheid te verbeteren of de betrokkenheid te vergroten, probeer dan eens ClickUp's sjabloon voor e-mailcampagnes .
Het zal u helpen om uw e-mailcampagnes op een gestructureerde manier te abonneren, uit te voeren, te optimaliseren en te controleren. Niet alleen zullen alle e-mails er professioneel en on-brand uitzien, maar u zult ook tijd en moeite besparen.
/cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-586.png
ClickUp's sjabloon voor e-mailmarketing is ontworpen om u te helpen georganiseerd te blijven bij het beheren van uw e-mailcampagnes.
https://app.clickup.com/signup?template=t-206446358&_gl=1\*uyihfv\_gcl\_au\*OTg4MjkwMzUxLjE3MDU4OTMzNzMuMTU5OTAzNTExNC4xNzA2MjM5MjkwLjE3MDYyMzkyOTk.
Sjabloon downloaden
/%$cta/
Moet u gepersonaliseerde e-mails sturen naar een groot aantal mensen? Gebruik ClickUp's sjabloon voor e-mailmarketing e met aangepaste velden op basis van projectgegevens, die automatisch worden gepersonaliseerd voor elke ontvanger. Het helpt u e-mail workflows te creëren voor business aankondigingen en andere belangrijke e-mail doeleinden.
Eenvoudige integratie van e-mail
Zet uw e-mails om in gedetailleerde Taken, rechtstreeks vanuit uw ClickUp- inbox. Kopiëren-plakken is niet nodig
E-mails opstellen, verzenden en beantwoorden rechtstreeks vanuit uw ClickUp-taak en houd alle communicatie gecentraliseerd en georganiseerd.
Leg de sleutelgegevens uit e-mails vast en zet ze om in taken, wijs verantwoordelijkheden toe en stel deadlines - allemaal vanuit de e-mail - zonder heen en weer te schakelen tussen verschillende tools.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/outlook-integration-1400x879.png Outlook sjablonen na integratie op ClickUp Outlook e-mail sjablonen | standaard sjablonen map /$$$img/
Zet Outlook e-mails snel om in taken op het #1 beoordeling platform voor productiviteit.
Bespreek en werk samen aan taken direct in de thread van de e-mail, zodat er geen aparte communicatiekanalen meer nodig zijn. Blijf op de hoogte met directe notificaties voor Taak updates, antwoorden en vermeldingen, en houd iedereen op de hoogte.
De ClickUp Outlook integratie laat u ook probleemloos bijlagen bij e-mails toevoegen wanneer u Taken aanmaakt om ervoor te zorgen dat alle relevante informatie binnen uw ClickUp-taak blijft.
Geavanceerde functies en intelligentie
- Slimme automatisering: Gebruik ClickUp om terugkerende taken te automatiseren, zoals het verzenden van follow-up e-mails oftaken voor e-mail toewijzen met AI* Detailrapportage en analyses:Verwerf waardevolle inzichten met gedetailleerde rapporten met deSjabloon voor e-mailmarketingrapporten. Toegang tot analyses van open rates, doorkliks en meer
/cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/clickup-Email-Marketing-Report.png
ClickUp's Email Marketing Report Template is ontworpen om u te helpen bij het bijhouden en analyseren van de effectiviteit van uw e-mailcampagnes.
https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6110444&_gl=1\*zyrn3y*\_gcl\_au*OTg4MjkwMzUxLjE3MDU4OTMzNzMuMTU5OTAzNTExNC4xNzA2MjM5MjkwLjE3MDYyMzkyOTk.
Sjabloon downloaden
/%$cta/
ClickUp vereenvoudigt niet alleen het aanmaken van e-mail content en campagnebeheer, maar kan u ook helpen om uw werk georganiseerd te houden.
Visualiseer uw e-mailmarketingworkflow met Kanban-borden, lijsten en mindmaps voor een duidelijk projectoverzicht. Houd de voltooiing van taken, deadlines en afhankelijkheid van uw team bij, zodat uw project op schema blijft. Wijs taken toe, geef commentaar en werk in realtime samen met je team om transparantie en verantwoordelijkheid te bevorderen.
gerelateerd: Hoe automatisering van e-mail workflows implementeren
Personaliseer communicatie en bespaar bronnen met ClickUp
Sjablonen voor Microsoft Outlook helpen u om uw e-mails er consistenter uit te laten zien. Ze hebben echter hun eigen nadelen en beperkingen. Als u een professioneel en schaalbaar e-mailmarketingsysteem wilt bouwen, raden wij ClickUp aan. Het heeft honderden sjablonen en meer robuuste inbox beheer functies die de communicatie met uw clients vlotter laten verlopen.
ClickUp is uw one-stop-shop voor stressvrij marketingcampagnebeheer; het stelt u in staat om uw werk naadloos te plannen, bij te houden, te beheren en te controleren.
Bespaar tijd en moeite, stimuleer de samenwerking tussen teams en stroomlijn e-mailmarketingprocessen - alles binnen een gebruiksvriendelijk platform. ClickUp helpt u om de controle te nemen, efficiënt te werken en succes te boeken op het gebied van marketing. Aan de slag met ClickUp gratis.
Veelgestelde vragen
1. Hoe maak ik een snel deel e-mail in Outlook?
Stel de tekst op die u vaak wilt hergebruiken, inclusief begroetingen, inleidingen, hoofdtekst en afsluiting. Formateer het zoals gewenst. Selecteer daarna de content, ga naar het tabblad Inser_t en klik op _Snelonderdelen ▶ Save Selection to Quick Part Gallery. Geef het een duidelijke naam en klik op OK.
Wanneer je die content nodig hebt, ga je gewoon naar de galerij met snelle onderdelen (tabblad Invoegen > Snelle onderdelen) en voeg je met één klik je opgeslagen knipsel in. Zo eenvoudig is het! Vergeet niet dat u meerdere Quick Parts kunt maken voor verschillende e-mailtypen, zodat u tijd bespaart en een consistente boodschap overbrengt.
**2. Hoe sla ik een sjabloon voor een e-mail op in snelle stappen?
Stel uw herbruikbare bericht op met plaatshouders voor variabele informatie zoals Naam of Bedrijf. Formateer en pas aan zoals nodig. Klik op Home en dan op Create New in de galerij Snelle stappen. Kies Nieuw bericht en pas de details aan. Plak de content van je sjabloon in het nieuwe berichtvenster of in het veld body en configureer extra instellingen zoals ontvanger of onderwerpregel. Klik op Finish om je Quick Step op te slaan.
Kies de bijbehorende Quick Step uit de galerij om die e-mail te versturen. Het sjabloon wordt vooraf ingevuld geopend, klaar om te personaliseren met specifieke details voor verzending.
3. Hoe maak ik een sjabloon voor een snel te versturen e-mail in Outlook?
Stel uw herbruikbare content voor e-mails op met plaatsaanduidingen zoals Naam voor personalisatie. Formateer en pas het naar wens aan. Kopieer de content, ga naar het tabblad Invoegen en klik op Snelle onderdelen - Selectie opslaan in snelonderdelengalerie. Geef het een duidelijke naam en klik op OK.
Klik op het tabblad Home op Create New in het bestandstabblad onder Quick Steps, klik op Open the Gallery en kies New Message. Pas de details aan en plak de content van je opgeslagen sjabloon in het veld body.
Klik op Finish om je Quick Step op te slaan. Wanneer je nu die e-mail nodig hebt, kies je gewoon de Snelle stap uit de galerij, pas je hem aan en verstuur je hem!