Heb je wel eens meegemaakt dat een taak vertraging opliep en als je vraagt waarom, het lid van het team zegt: "Oh, maar ik wachtte op iets wat ik nodig heb"?
Afhankelijkheid is een van de grootste redenen voor vertragingen in een project. Als je afhankelijkheid niet effectief inplant, loop je niet alleen achter, maar zitten de leden van een projectteam ook met hun duimen te draaien tot de vorige Taak is voltooid.
In projectmanagement kan dit financiële, reputatie- en motivatiegevolgen hebben.
In deze blogpost verkennen we het concept van vertragingstijd en hoe het je kan helpen om projecten beter te abonneren, vertragingen te voorkomen, het gebruik van middelen te maximaliseren en de gewenste resultaten te behalen.
Wat is vertragingstijd?
Lagetijd in projectmanagement verwijst naar de vertraging tussen taken die van elkaar afhankelijk zijn. Het is de wachtperiode voordat de opvolgende activiteit kan beginnen, zelfs na het voltooien van de voorgaande activiteit.
Als je ooit hebt deelgenomen aan een video conferentie en iemand zei: "Er is een vertraging in dit gesprek", dan weet je al wat vertragingstijd is. Het is de vertraging tussen het moment dat je collega iets zegt en jij het ontvangt zodat je kunt reageren. In het beste geval kan het de mensen in het gesprek frustreren. In het ergste geval kan het het hele gesprek onproductief maken.
Inzicht in vertragingstijd, de oorzaken en de gevolgen ervan is dus cruciaal voor succesvol projectmanagement.
Overzicht van vertragingstijd in projectmanagement
Simpel gezegd is vertragingstijd een plannings- en planningsconcept dat staat voor een onvoorziene vertraging of wachttijd tussen opeenvolgende Taken.
Hoe wordt vertragingstijd berekend?
We meten de vertragingstijd in eenheden die relevant zijn voor de planning van het project, zoals uren, dagen of weken.
Als taak A (voorloperactiviteit) op dag één klaar is en taak B (opvolgeractiviteit) pas na drie dagen kan beginnen, dan is je vertragingstijd drie dagen.
Wat zijn de kenmerken van vertragingstijd?
Enkele van de sleutelkenmerken van vertragingstijd zijn als volgt.
Onverwacht: Een vertraging wordt zelden verwacht. Het treedt op zonder kennisgeving of waarschuwing. Instance, een lid van het team dat ziek wordt of machines die stuk gaan.
Ongewenst: Achterstand is een 'vertraging' in de werkstroom die nadelig is voor het project.
Achterstand: Omdat vertraging onverwacht is, kan het niet worden voorzien. Daarom kan het alleen achteraf geïdentificeerd en aangepakt worden.
Downstream effecten: Een vertraging in een onderdeel van de projectfase heeft downstream effecten op verschillende Taken en mijlpalen. Als bijvoorbeeld in een softwareproject de kwaliteitsanalyse vertraging oploopt omdat het abonnement op de testautomatiseringssoftware is verlopen, zullen ook de implementatie en DevOps-taken vertraging oplopen.
Wat is het doel van vertraging?
Vertragingstijd is een maat voor vertraging. Het helpt u bij het volgen van principes van projectmanagement en de resultaten verbeteren door:
Meten van efficiëntie: Achterlooptijd verwijst naar het niveau van inefficiëntie in het proces. Het is de eerste stap in het optimaliseren van de werkstroom.
Hiaten identificeren: Als een bepaalde stap in het proces vertragingen veroorzaakt, werpt de vertragingstijd licht op een gat dat moet worden opgevuld.
Uitvaltijd voorspellen: Hoewel de cyclustijd geen voorspellende/preventieve maatregel is, kan het helpen bij het identificeren van potentiële knelpunten voor de volgende cyclus. Als een bepaalde machine bijvoorbeeld herhaaldelijk vertragingen veroorzaakt, kunt u een abonnement nemen om deze te laten vervangen/repareren.
Building back-up: Vaak is achterstand het resultaat van tekortkomingen in het proces. Als je bijvoorbeeld maar één ontwikkelaar in het team hebt, kan zelfs zijn vakantie een vertraging veroorzaken. Als u dit begrijpt, kunt u een back-up maken.
Wat zijn enkele veelgebruikte vertragingsindicatoren in projectmanagement?
Vertragingsindicatoren zijn metrieken van de vertragingstijd in projecten. Ze worden berekend nadat de gebeurtenis heeft plaatsgevonden of het project is Voltooid om de prestaties te evalueren.
In projectmanagement zijn enkele veelgebruikte vertragingsindicatoren:
- Tijdvertraging: Het verschil tussen de geplande en de werkelijke datum van levering van de Taak
- Downstream impact: De vertraging die het project oploopt als gevolg van vertraging in een bepaalde Taak
- Productiviteitsverlies: Onproductieve tijd besteed door leden van het team die aan het wachten waren tot de voorgaande Taak Voltooid was
- Rendementsverlies: Potentieel verlies van omzet/inkomsten of boetes als gevolg van vertraging
Vertragingstijd wordt vaak verward met lead time, een ander belangrijk concept in projectmanagement. Laten we eens kijken hoe ze vergelijkbaar of verschillend zijn.
Lead Time vs. Lag Time Lead Time is de totale tijd die nodig is om een project van begin tot eind te voltooien.
In tegenstelling tot cyclustijd, die meet hoe lang het duurt om een product te maken, zoals het ontwikkelen van een functie of het maken van koffie, meet de cyclustijd de duur tussen de bestelling van de klant en het product dat hij ontvangt, inclusief logistiek, klantenservice, enz. We hebben meer besproken over cyclustijd vs. lead time in een eerdere blogpost.
De meest elementaire formule voor lead time is Lead time = Project voltooidatum - project startdatum. Tijdens het abonnement op een project berekenen projectmanagers de doorlooptijd echter als de totale tijd die nodig is om elke taak in het project te voltooien en de eventuele benodigde wachttijd.
Lead time helpt projectmanagers bij het plannen van taken/middelen. Het helpt hen om afhankelijkheid te begrijpen en het werk dienovereenkomstig te plannen. Laten we een eenvoudig voorbeeld nemen van een softwareproject.
De doorlooptijd voor ontwikkeling kan 2 dagen zijn- 1 dag testen, 1 dag uitrollen. Als het project op maandag begint, kunnen projectmanagers taken toewijzen aan ontwikkelaars voor maandag-dinsdag, kwaliteitsanalisten voor woensdag en DevOps voor donderdag.
In tegenstelling tot de vertragingstijd is de lead time een voorspellend/plannend hulpmiddel. De sleutel verschillen tussen de twee zijn als volgt.
| Lead Time Lag time | |
|---|---|
| Lead time is de tijd die nodig is om het project van begin tot eind te voltooien. Lag time is de vertraging of latentie tussen twee opeenvolgende stappen | |
| Voorspellend hulpmiddel: Gebruikt voor effectieve planning: Gebruikt voor prestatiemeting | |
| Voorspelbaar en onvermijdelijk | Onvoorzien en vermijdbaar |
verschillen tussen lead time en lag time_
Hoewel verschillend, zijn zowel lead time als lag time van cruciaal belang bij het meten van de prestaties van een project. Hier lees je hoe.
Abonnementen en planning
Lead time helpt projectmanagers bij het abonnementeren van taken en afhankelijke activiteiten op basis van hun doelen voor tijdmanagement . Tijdsvertraging helpt om onvoorziene omstandigheden op te bouwen.
Instance, als de lead time van een ontwikkelingsproject 10 dagen is, dan kun je de taken dienovereenkomstig plannen. Als de gemiddelde vertragingstijd in eerdere projecten 2 dagen was, dan kun je dat in je planning opnemen en een abonnement nemen voor levering over 12 dagen.
ClickUp Gantt Tijdlijn Sjabloon
om te zien hoe afhankelijkheid de aanloop- en vertragingstijden beïnvloedt
Gebruik en optimalisatie van middelen
Lead time helpt om middelen effectief te gebruiken, terwijl lag time helpt om een back-up te maken.
U kunt bijvoorbeeld de doorlooptijd gebruiken om taken toe te wijzen in de bestelling van de werkstroom. En gebruik de vertragingstijd om extra hulpmiddelen in te huren of machines te huren. Dit kan veranderen naargelang het om een eenmalig of terugkerend project gaat.
Prestatiebeheer
Lead Time wordt gemeten aan de hand van targets, terwijl de ideale vertragingstijd nul is.
Als de geschatte tijd om een functie te ontwikkelen bijvoorbeeld 16 uur is, dan is dat de target lead time voor die taak. Als een ontwikkelaar er langer over doet, voldoet zijn prestatie niet aan de verwachtingen.
lead Time targets en prestatiebeheer instellen op ClickUp_
Vertragingstijd is echter wanneer ze met ziekteverlof gaan of hun computer defect raakt. Daarom is dit geen kwestie van hun prestaties en verschijnt het niet in hun beoordelingen. Toch heeft deze vertraging invloed op de oplevering van een project en moet er rekening mee worden gehouden tijdens een sprint/projectbeoordeling.
Accountability
Lead time is een collectieve verantwoordelijkheid en elk lid van het team en elke projectmanager is verantwoordelijk voor het handhaven van een goede doorlooptijd. Achterstand is een procesinefficiëntie, die de verantwoordelijkheid is van het leiderschap.
Factoren die invloed hebben op Lead Time en Lag Time in productie
Verschillende factoren kunnen de lead en lag time in projectmanagement beïnvloeden, zowel positief als negatief. Enkele van de belangrijkste factoren zijn de volgende.
Beschikbaarheid van middelen: Als middelen gemakkelijk beschikbaar zijn, is de doorlooptijd korter en omgekeerd. Aan de andere kant, als sommige middelen beschikbaar zijn en andere niet, kan er vertraging optreden. Als je bijvoorbeeld ontwikkelaars hebt, maar niet genoeg testers, dan zal er een vertraging zijn tussen die twee ontwikkelingsfasen.
Afhankelijkheid: De aard van afhankelijkheid van projecten beïnvloedt lead- en lagetijden. Sterke afhankelijkheid, waarbij een taak niet kan beginnen voordat de vorige is voltooid, leidt tot langere doorlooptijden. Taken met een lossere afhankelijkheid kunnen daarentegen de doorlooptijd verkorten door taken te overlappen.
Complexiteit van het project: Complexe projecten met meerdere onderling afhankelijke taken en fasen zullen waarschijnlijk langere doorlooptijden hebben. Dit komt door de grotere behoefte aan coördinatie en kwaliteitsborging tussen Taken.
Eisen van belanghebbenden: Strenge kwaliteitscontrolemaatregelen of langere goedkeuringsprocessen kunnen de doorlooptijd verlengen als projecten wachten op bevestiging om door te gaan.
Risicomanagementbeleid: Projecten met agressieve risicomanagementstrategieën zullen waarschijnlijk een kortere doorlooptijd hebben omdat managers mogelijke vertragingen en ongelukken preventief hebben aangepakt.
Afhankelijk van de reden, de impact en het gevolg kunnen vertragingen worden gemeten, beheerd en geminimaliseerd om werkstromen te optimaliseren. Zo werkt het.
Hoe om te gaan met vertragingstijd in projectmanagement
Vertragingstijd kan een aanzienlijke belemmering vormen voor effectieve projectuitvoering en moet voortdurend geminimaliseerd en beheerd worden. Hier zijn een paar tips en strategieën om dat te bereiken met behulp van een robuuste projectmanagementtool zoals ClickUp.
Afhankelijkheid in kaart brengen
Zelfs de eenvoudigste projecten hebben afhankelijke taken. Zo is bijvoorbeeld facturatie afhankelijk van de goedkeuring van het project door de client. Als u deze afhankelijkheid kent, kunt u een beter abonnement afsluiten.
Als je je project instelt met behulp van ClickUp-taak , koppel afhankelijke taken en bekijk hun impact op doorlooptijden. Je kunt ook de kritieke pad methode gebruiken om de tijdsinschatting van een project nauwkeurig in te schatten.
Plan, organiseer en werk samen aan elk project met aangepast projectmanagement
Tijd bijhouden
Moedig elk teamlid aan om de tijd voor hun taken bij te houden. Dit helpt projectmanagers om doorlooptijden nauwkeurig in te schatten. ClickUp tijdsregistratie voor projecten stelt u in staat om een timer te starten en te stoppen, een tijdsbereik toe te voegen of uren/minuten toe te voegen voor elke Taak en subtaak. Er zijn ook verschillende sjablonen voor tijdbeheer binnen ClickUp om u te helpen effectief tijdsinschattingen te maken.
Goed plannen
Gebruik de tijdsinschattingen, afhankelijkheden en kritiek pad om uw project te plannen met optimale lead times en minimale vertragingstijden.
Schedule: Stel deadlines in voor elke taak en visualiseer het project met behulp van ClickUp's kalender weergave . Zorg ervoor dat het redelijk en haalbaar is.
Toewijzen: Wijs taken toe aan leden van het team op basis van hun vaardigheden en beschikbaarheid. ClickUp Werklastweergave is een geweldige plek voor inzicht in resourceplanning . Als je bijvoorbeeld te maken hebt met vertraging bij het implementeren van een increment omdat je niet genoeg DevOps-resources hebt, gebruik dan de Werklastweergave om leden van het team opnieuw toe te wijzen aan niet-kritieke onderhoudstaken.
Gebruik ClickUp's Dashboards om organisatiebrede KPI's in real-time te visualiseren
Werkstromen optimaliseren om vertragingen in de planning van projecten te minimaliseren met ClickUp
Elk project is een complexe werkstroom van activiteiten en informatie. Vertragingen als gevolg van iemand die ergens op wacht zijn bijna onvermijdelijk.
Goed projectmanagement berust echter op het elimineren van dergelijke vertragingen. Als je een project wilt voltooien volgens de vereisten, op tijd en binnen het budget, dan kun je je geen vertraging veroorloven.
ClickUp's uitgebreide software voor projectmanagement is ontworpen om dit te voorkomen. Het bevat krachtige functies om de workflows van projecten te optimaliseren en onnodige vertragingen te voorkomen. Van het schatten van de benodigde tijd tot het bekijken van real-time voortgangsrapporten, ClickUp heeft alles wat u nodig hebt om bovenop uw project te blijven.
Blijf elke keer op tijd. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit !
Veelgestelde vragen over vertragingstijd
1. Wat is een voorbeeld van vertragingstijd?
Vertraging is de onverwachte vertraging tussen het ene proces en het volgende.
Bij softwareontwikkeling kan dit de wachttijd zijn tussen het coderen en het nakijken van de code omdat de senior ontwikkelaar naar een ander project wordt geroepen.
In de productie is een voorbeeld van vertragingstijd de vertraging in de levering van een reserveonderdeel als gevolg van problemen in de toeleveringsketen.
2. Wat is een ander woord voor vertraging?
Een ander woord voor vertraging is "wachtperiode" Deze term verwijst naar het interval waarin geen productieve activiteit plaatsvindt op een specifieke Taak.
3. Wat is vertragingstijd en lead time?
Beide zijn planningsconcepten die in projectmanagement worden gebruikt om de volgorde van de lopende taken te beheren.
Vertraging is de vertraging of wachtperiode tussen Taken. Het is meestal onvoorzien en het resultaat van een fout/ongeval.
Lead time is de tijd die verstrijkt tussen de start van een proces en het voltooien ervan. Het is de geschatte tijd die alle taken in de reeks nodig hebben om Voltooid te worden.