Projecten zijn er in allerlei vormen en groottes, van de verbouwing van uw huis tot het ontwerpen van een datawarehouse voor uw onderneming. Zelfs binnen een organisatie kan het engineeringteam een softwareontwikkelingsproject hebben, HR een jaarlijks teamuitje, financiën een budgetallocatieproject, enz.
Ongeacht de schaal heeft elk project zijn eigen complexiteit. Effectief projectmanagement is de enige manier om complexiteiten te beheersen, verspilling tegen te gaan, middelen te optimaliseren en het doel te bereiken.
Gelukkig hebben we tegenwoordig software die daarvoor kan zorgen. In deze blogpost onderzoeken we hoe u een succesvolle implementatie van projectmanagementsoftware in uw organisatie kunt stimuleren - van abonnement tot implementatie.
Software-implementatie voor projectmanagement begrijpen
Om te begrijpen wat de implementatie van projectmanagement software inhoudt, moet je het antwoord op een aantal vragen weten. Laten we beginnen.
Wat is projectmanagement software?
Projectmanagementsoftware is een digitaal hulpmiddel dat ontworpen is om de activiteiten, middelen en Taken in verband met een project te beheren. Een goede projectmanager voert alle gegevens en gebeurtenissen rond een project in de software in en geeft alle belanghebbenden zichtbaarheid.
ClickUp software voor projectmanagement
Wat is projectmanagement software implementeren?
Projectmanagement software implementeren is het proces van selecteren, instellen en implementeren van projectmanagement tools voor verschillende gebruikers. We bespreken het stap voor stap proces van deze activiteit later in deze blogpost.
Hoe is projectmanagement software-implementatie ontstaan?
Projectmanagement zelf is de laatste decennia sterk geëvolueerd.
Spreadsheet-tijdperk: De eerste tools voor projectmanagement waren gewoon spreadsheets. Projectmanagers maakten eindeloze tabellen en grafieken om alle informatie op één plaats te beheren. Dit was erg handmatig en moeilijk om mee samen te werken.
ERP/CRM-tijdperk: Van spreadsheets stapten grote organisaties over naar ERP-software (Enterprise resource planning) en CRM-software (Customer Relationship Management), waarmee ze taken met betrekking tot specifieke projecten konden beheren. Zo kon CRM bijvoorbeeld de marketingworkflow afhandelen.
Zonder de focus op projectmanagement waren deze tools een noodoplossing. Ze waren ontoereikend en inefficiënt. Bovendien waren ze ook een uitdaging om te implementeren of zelfs te gebruiken.
Tijdperk van de eenvoudige Taakmanager: Naarmate het SaaS-model groeide, werden veel eenvoudige tools voor taakbeheer populair. Projectmanagers pasten hun honderden taken in eenvoudige checklists, wat projectmanagement op grote schaal onmogelijk maakte.
Het tijdperk van krachtige projectmanagement software: Naarmate de SaaS-markt volwassener werd, werden de tools voor projectmanagement aanzienlijk krachtiger. Een alles-in-één tool voor projectmanagement zoals ClickUp stelt u in staat om elk soort project te beheren precies zoals u dat wilt.
Met flexibiliteit, aanpassingen, integraties en automatisering is krachtige projectmanagement software de superkracht van elke projectmanager!
Het is alsof je een virtueel commandocentrum binnen handbereik hebt voor naadloze communicatie, samenwerking en het bijhouden van de voortgang.
Waarom heeft iedereen het nu over software voor projectmanagement?
De pandemie en de opkomst van hybride werkmodellen hebben projectmanagement software in het epicentrum van de productiviteit van organisaties geplaatst. Omdat een verdeeld personeelsbestand de norm werd, werd projectmanagement software het virtuele kantoor.
Als dat klinkt als grootspraak, dan horen we je. Laten we eens in detail bekijken waarom u de implementatie van projectmanagement software moet overwegen.
Inzicht in de noodzaak van software-implementatie voor projectmanagement
Uw business is een bruisende bijenkorf van activiteit. Projecten zijn de honing en uw team de ijverige bijen. Zonder een systeem om deze projecten te organiseren, te prioriteren en bij te houden, kan het snel kleverig worden. Goed projectuitvoering kan dat vermijden en buitengewone waarde toevoegen. Dit is hoe.
Consolidatie: Software voor projectmanagement consolideert alle informatie, acties en resultaten van een project. Op elk moment kan alles wat jij of iemand anders nodig heeft hier gevonden worden. Dit maakt projectmanagement eenvoudig en effectief.
Zichtbaarheid: Het implementeren van projectmanagement software biedt zichtbaarheid in al uw projecten, waarbij duidelijk wordt wat op schema ligt en wat een duwtje in de rug nodig heeft. Met deze transparantie kunt u gemakkelijk moeilijke beslissingen nemen.
Samenwerking: Voor afgelegen/hybride teams overbrugt de implementatie van projectmanagement software de fysieke afstand, waardoor een naadloze samenwerking mogelijk is, ongeacht tijdzones of locaties.
Zelfs als je een co-located team bent, maken projectmanagement oplossingen samenwerking mogelijk met partners, verkopers, klanten, sponsors, etc., waardoor elke sleutelbelanghebbende op dezelfde pagina komt.
Voorspelbaarheid: Met software voor projectmanagement kunt u abonnementen in realtime vergelijken met de werkelijkheid. U kunt aan uw komende abonnementen sleutelen op basis van uw prestaties om nauwkeuriger te zijn.
Automatisering: Goede projectmanagement software laat je niet alleen het werk doen, maar draagt ook een deel van de last. Het automatiseert herhalende/voorspelbare processen, waardoor je team tijd vrijmaakt om zich te richten op datgene waar ze het beste in zijn.
Gemakkelijk aangepaste automatisering instellen op ClickUp
Continue verbetering: Software voor projectmanagement legt alles over een project vast. Afhankelijk van waar u kijkt, is het een schat aan inzichten in alles wat u in de toekomst kunt verbeteren.
Zoals u kunt zien, is de voordelen van software voor projectmanagement gaan veel verder dan alleen het organiseren van werk. Het injecteert tempo en precisie in uw bedrijfsprocessen. Het stelt projectmanagers in staat om de resultaten van hun bestaande middelen te maximaliseren.
De sleutel tot het benutten van de beste tools voor projectmanagement voor zakelijk succes zit in de implementatie. Als je het verkeerd instelt, kan het een nachtmerrie worden die het dagelijkse werk belemmert.
In het volgende deel onderzoeken we hoe je je projectmanagement software zo kunt instellen dat je sneller succes boekt.
De belangrijkste stappen voor het implementeren van software voor projectmanagement
Het implementeren van projectmanagement software vormt de basis voor alle activiteiten die je erop uitvoert. Zwakke funderingen kunnen onbetrouwbaar en inefficiënt zijn en daarom nauwelijks gebruikt worden.
Om een sterke basis te leggen, heb je een succesvol software implementatie abonnement nodig. Wel, je hebt geluk! Hier is het stappenplan met voorbeelden aan de hand van een softwareontwikkelingsproject.
Stap 1: De behoeften evalueren en de businessvereisten definiëren
Voordat u begint met winkelen, moet u weten wat u wilt. Begin uw projectmanagement software-implementatie dus met een uitgebreide evaluatie van de behoeften.
1. Vereisten verzamelen
Vraag uw teams van projecten wat ze nodig hebben. Identificeer alle belanghebbenden die betrokken zijn bij de projecten van uw organisatie en vraag hun input. Bijvoorbeeld:
- Een ontwikkelaar heeft misschien functies nodig om user stories toe te voegen, backlog te beheren, taken te prioriteren, acceptatiecriteria op te nemen, enz.
- Een kwaliteitsanalist heeft misschien een beschrijving nodig van use cases, checklists, de mogelijkheid om commentaar te geven aan de ontwikkelaar, enz.
- De projectmanager wil misschien rapportages zien, notificaties krijgen van achterstallige taken, enzovoort, zoals in eensoftware voor productbeheer Maak een duidelijke lijst van alles wat je nodig hebt in de software voor projectmanagement.
ClickUp Formulieren
voor het verzamelen van vereisten van meerdere belanghebbenden
2. Identificeer uitdagingen
Niet alle behoeften worden verwoord door de leden van het team. Zoals Ford zou zeggen, de meeste mensen denken dat ze een sneller paard nodig hebben. Observeer dus het huidige projectmanagementproces en identificeer de hiaten.
Als je bijvoorbeeld projecten beheert met spreadsheets, kan het zijn dat je het vermogen mist om een gesprek te voeren over een specifieke Taak in context. Deze versnipperde communicatie maakt het werk ineffectief.
3. Succes definiëren
Maak duidelijk hoe het succes van de implementatie van projectmanagement software eruit zou zien. Zijn het snellere cycli, meer synergie tussen teams of een grotere tevredenheid onder belanghebbenden?
Deze metrieken komen van pas bij het evalueren van het rendement op investering in de software voor projectmanagement.
Stap 2: Leveranciers selecteren en de juiste software kiezen
Het aantal opties dat u hebt voor software voor projectmanagement is 442 (volgens G2)! Als u verantwoordelijk bent voor de selectie van de leverancier, dan is er werk aan de winkel. Enkele van de meest voorkomende functies waar je op moet letten bij het selecteren van het juiste product zijn de volgende.
Taakbeheer
Hoewel dit de meest elementaire behoefte is, moet je zorgen voor een hiërarchie van checklists, subtaken, taken, lijsten, mappen, werkruimten, enz. ClickUp's hiërarchie in projecten is ontworpen om een betere organisatie en meer controle mogelijk te maken. Voor softwareteams biedt ClickUp ook aanpasbaarheid voor taken, zoals bugs, mijlpalen, wijzigingsverzoeken, enz.
ClickUp project hiërarchie
Documentatie
Alle projecten hebben bronnen, documenten en inzichten waar de leden van het team van tijd tot tijd toegang tot moeten hebben. Kies een tool die dit moeiteloos mogelijk maakt. ClickUp Whiteboard geeft u een schoon canvas om workflows te brainstormen/plannen. ClickUp Documenten stelt u in staat om met één klik op de knop documenten te schrijven en te delen. Met ClickUp AI kunt u lange documenten automatisch samenvatten zodat u ze gemakkelijker kunt openen.
ClickUp Whiteboards voor effectieve visualisatie
ClickUp's sjablonen voor projectmanagement geven je ook de springplank om aan de slag te gaan!
Zichtbaarheid
Niet alle projecten zijn even zinvol. Projectmanagers hebben verschillende weergaven nodig om verschillende beslissingen te nemen.
ClickUp biedt 15+ weergaven om uw informatie op uw manier te bekijken:
- De weergave Kalender helpt bij het plannen, slepen en neerzetten van Taken voor meer efficiëntie
- De tijdlijnweergave brengt afhankelijkheid in kaart, zodat u onvoorziene abonnementen kunt opstellen
- De werklastweergave toont de beschikbaarheid en productiviteit van het team voor een betere toewijzing van middelen
- De weergave chatten maakt samenwerking in realtime mogelijk
ClickUp Tijdlijn weergave voor beheer van complexe projecten
ClickUp bevat agile projectmanagement tools voor software teams, zoals scrum boards, burnup/burndown grafieken, etc.
Integraties
Een goede tool voor projectmanagement moet aansluiten bij je huidige en toekomstige tech stack. Voor een softwareteam kan dit GitHub zijn om toewijzingen, pull-aanvragen en problemen te koppelen.
Voor een content team kan dit een verbinding zijn met Google Documenten voor eenvoudige toegang tot alle assets. En natuurlijk houdt iedereen van Slack integratie.
ClickUp integreert naadloos met meer dan 1000 tools, waaronder Vimeo, Zoom en Tableau.
Als je eenmaal een tool/projectmanagementsoftware hebt gevonden die aan al je eisen voldoet, is het tijd om deze te implementeren en te lanceren voor je gebruikers.
Stap 3: Project lanceren en ERP implementeren
Deze fase is cruciaal en markeert de overgang van abonnement naar actie, waarbij de strategische visie tastbare vormen begint aan te nemen.
- Krijg goedkeuring van belanghebbenden: Breng de organisatieleiding en sponsors op dezelfde pagina over de visie en doelen
- ERP instellen: Configureer het ERP-systeem om ervoor te zorgen dat het klaar is om uw implementatiecyclus te ondersteunen en integreer waar nodig andere tools
- Zorg voor een team aan boord: Stel een projectimplementatieteam samen met projectmanagers, supervisors, contactpersonen, enz.
- Lanceer het project: Communiceer met alle betrokkenen, maak potentiële gebruikers enthousiast over wat komen gaat
Stap 4: Tijdlijn voor implementatie ontwikkelen en doelstellingen instellen
Als u de software van een leverancier adopteert, is het een project om de implementatie van de projectmanagementsoftware te beheren (ja, het is een beetje meta daar!).
Er moeten dus methodologieën voor projectmanagement worden gevolgd:
- De implementatie van projectmanagement software opdelen in beheersbare Taken
- Een duidelijke tijdlijn plannen voor elke taak/mijlpaal
- Duidelijke doelstellingen voor de implementatie instellen, zoals veiligheid, protocollen voor gegevensoverdracht, onboarding van gebruikers, enz.
Een projectmanagement software implementatie abonnement is uw routekaart, die elke bocht en elk controlepunt voor is. Als implementatie abonnementen nieuw voor u zijn, dan kunnen wij u helpen.
Sjablonen voor implementatieplannen van ClickUp
ClickUp's sjabloon voor projectimplementatie is de blauwdruk van uw project om de reikwijdte, fasen, sleutelactiviteiten en verantwoordelijkheden te schetsen.
Sjabloon downloaden
ClickUp's sjabloon voor een geavanceerd implementatieplan biedt een uitgebreid kader voor softwareontwikkelingsprojecten waarbij meerdere teams of afdelingen betrokken zijn.
ClickUp's sjabloon voor implementatiemanagement is uw dashboard voor projecten en biedt een weergave op hoog niveau van voortgang, taken en mijlpalen.
Het is vergelijkbaar met het gebruik van een versiebeheerdashboard om de voortgang van de ontwikkeling, de statussen van vertakkingen en samenvoegverzoeken te bewaken, zodat het project soepel verloopt en in lijn blijft met de doelstellingen.
Stap 5: Planning voor training en ondersteuning
Voor organisaties die nieuwe software implementeren, is productadoptie een van de grootste uitdagingen. Als de tool zijn visie moet waarmaken en zijn doelen moet bereiken, moet iedereen hem omarmen en elke dag gebruiken. Hiervoor is een duwtje in de rug nodig.
- Creëer trainingsprogramma's om gebruikers kennis te laten maken met het product
- Identificeer early adopters die kampioen kunnen worden binnen hun teams
- Verzamel feedback van early adopters en pas ze dienovereenkomstig aan
- Maaksjablonen voor projecten* Instellen van mechanismen voor doorlopende ondersteuning
Stap 6: Testen van softwareconfiguratie, acceptatietests en kwaliteitsborging
Voordat u de implementatie van projectmanagementsoftware afsluit, zijn er nog drie laatste stappen.
Testen van de softwareconfiguratie: Zorg ervoor dat de projectmanagement software volgens uw specificaties is geïmplementeerd. Dit omvat:
- Aangepaste branding, kleuren en logo's
- Gebruikersprofielen en toegangscontrole
- Autorisatie en verificatie
Gebruikersacceptatietesten: Zorg ervoor dat uw gebruikers alle functies hebben getest die ze nodig hebben. Moedig ze aan om verschillende scenario's te bedenken waarin ze het product zullen gebruiken en test die workflow.
Kwaliteitsgarantie: Dit is een zaak voor je IT teams. Voer grondige tests uit op veiligheid, kwetsbaarheden, integraties, compliance, enz. Als u een sjabloon voor softwareontwikkeling hebt gebruikt heb je een checklist met alles wat je in deze fase moet controleren.
Hoe grondig je je software voor projectmanagement ook implementeert, je zult waarschijnlijk uitdagingen tegenkomen. Laten we eens kijken hoe je die kunt overwinnen.
Uitdagingen en risico's bij implementatie overwinnen
Het implementeren van nieuwe software brengt een aantal technische, logistieke en culturele uitdagingen met zich mee. Hier leest u hoe u uitdagingen op het gebied van projectmanagement of ze aan te pakken als ze zich voordoen.
Een strategie voor verandermanagement implementeren
Uw organisatie zal zich verzetten tegen verandering. Dat is normaal en te verwachten. Begin vroeg om deze uitdaging te overwinnen.
Voer tijdens de implementatie van uw nieuwe software ook een strategie voor veranderingsbeheer uit.
- Communiceer regelmatig en duidelijk met alle belanghebbenden
- Plan townhalls/vergaderingen om angsten weg te nemen en vragen te beantwoorden
- Bespreek de overgang naar het nieuwe systeem
- Stel uw teams gerust met abonnementen om onderbrekingen op te vangen
ClickUp Weergave van chatten voor real-time communicatie in context
Belanghebbenden vroeg betrekken
Niemand houdt van nieuwe processen die van bovenaf worden opgelegd. Betrek ze er dus vroeg bij en betrek ze bij het besluitvormingsproces.
Betrek de belangrijkste belanghebbenden - zoals projectmanagers, teamleiders, IT en eindgebruikers - al in de eerste fasen van de selectie en het abonnement van de software-implementatie. Begrijp hun behoeften, zorgen en verwachtingen en zorg ervoor dat de oplossing aan de vereisten voldoet.
Klein beginnen en langzaam uitbreiden
Als u het hele projectmanagementsysteem van de ene op de andere dag verandert, zullen uw teams zich overweldigd voelen. Om dit te voorkomen, moet u het gefaseerd invoeren.
Met een gefaseerde software-implementatie kunt u de software testen met een kleinere groep, de problemen wegwerken en het hele bedrijf uitrollen wanneer u absoluut zeker bent.
Maak training beschikbaar
De software van vandaag is intuïtief en vereist geen uitgebreide training om te gebruiken. Maar als uw gebruikers de producten zelf ontdekken, missen ze misschien krachtige functies die ze niet kennen.
Zorg ervoor dat je project team de software optimaal gebruikt door trainingen aan te bieden. Stel online tutorials, FAQ's en gebruikersdocumentatie beschikbaar. Je kunt dit ook informeel doen door sessies te organiseren om kennis te delen.
Bewaken en optimaliseren
Een goed software-implementatieproces is continu. Controleer hoe gebruikers het product gebruiken tijdens de gehele implementatie levenscyclus van projectmanagement . Leer de populairste en minst populaire functies. Verzamel feedback over wat het product mist.
ClickUp Dashboard om de voor u belangrijke statistieken te controleren
Neem dit alles mee terug naar de leverancier en optimaliseer het product regelmatig.
Projectmanagement stroomlijnen met ClickUp
Of het nu een #lifeproject of een werkgerelateerd project is, voor het beheren ervan is een wapenrusting van tools nodig. ClickUp's uitgebreide projectmanagement software is ontworpen om uw flexibele, aanpasbare en krachtige wapenrusting te zijn.
Met functies voor creativiteit, samenwerking, organisatie, gesprekken, rapportage en meer is ClickUp's gratis software voor projectmanagement stelt teams in staat om effectief samen te werken. ClickUp onderscheidt zich als een allesomvattende tool die niet alleen software-implementatie vergemakkelijkt, maar ook het beheer van verdeelde teams verrijkt.
Of u nu zelf een softwareontwikkelingsteam bent of een business die een projectmanagementoplossing in haar organisatie integreert, ClickUp is voor u gemaakt.
Geloof ons niet op ons woord. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit !
Veelgestelde vragen over projectmanagement software implementatie
1. Wat is software implementatie projectmanagement?
Software implementatie projectmanagement is het gestructureerde proces van het plannen, organiseren en overzien van de implementatie van een softwaresysteem in een organisatie.
Deze bestelling van woorden - software implementatie projectmanagement - verwijst naar het beheren van elk softwareproject.
Dit is iets anders dan het onderwerp van deze blogpost - projectmanagement software implementatie - dat verwijst naar het implementeren van projectmanagement software.
2. Hoe implementeer je nieuwe software voor projectmanagement?
Een nieuwe projectmanagementsoftware implementeren is een proces van 6 stappen dat bestaat uit:
- Het uitvoeren van een behoeftenevaluatie en het definiëren van business requirements
- Het selecteren van een leverancier en het kiezen van de juiste software
- Project lancering en implementatie van ERP
- Tijdlijn voor implementatie ontwikkelen en doelstellingen instellen
- Plannen van training en ondersteuning
- Testen van softwareconfiguratie, acceptatietesten en kwaliteitsborging
3. Wat is systeemimplementatie in projectmanagement?
In projectmanagement verwijst systeemimplementatie naar de selectie en invoering van een nieuw softwaresysteem. Vaak kiezen organisaties voor de term systeemimplementatie omdat ze ook hun processen en werkstromen veranderen/optimaliseren.