nieuwsgierig naar _email taakbeheer ?
Stel je dit eens voor:
je bent op zoek naar een oude e-mail die je collega je een paar maanden geleden heeft gestuurd. er gaan 10 minuten voorbij, dan 20, dan 30..._
Nu voelt het als een eeuwigheid, dus je drijft weg in de eindeloze oceaan van verloren e-mails .
De laatste keer dat we dit controleerden, was dat geen manier om taken gedaan te krijgen !
Maar maak je geen zorgen, we hebben een oplossing gevonden voor dit dilemma.
In dit artikel bekijken we wat e-mailtaakbeheer is, de belangrijkste kenmerken, voordelen en de beste tool die je kunt gebruiken om taken vanuit je inbox te beheren.
klaar om weg te varen van eindeloze e-mailketens?
Geweldig, laten we beginnen!
Wat is e-mail taakbeheer?
E-mail taakbeheer houdt in dat je je inbox gebruikt om taken te sorteren, organiseren en creëren. Dit omvat het toewijzen van taken aan mensen, het stellen van deadlines en het beheren van projecten via uw e-mail.
Maar natuurlijk zijn e-mails systematisch georganiseerd op afzender, onderwerp en datum, en niet op taak, prioriteit en deadline. E-mails staan ook vol met conversaties die niet relevant zijn voor het delegeren van taken.
waarom zou je ze dan gebruiken?
Begrijp ons niet verkeerd, e-mail is niet dood, vooral niet omdat fulltime werknemers tot wel 2.5 uur om door een dag aan e-mails te werken.
opeens lijken die 30 minuten die je bent kwijtgeraakt niet zo erg meer, hè?
Maar er is een manier om e-mails efficiënte hulpmiddelen voor taakbeheer alles wat je nodig hebt is een op e-mail gebaseerde software voor projectbeheer .
Met een hulpmiddel voor het beheren van e-mailtaken kun je meerdere projecten plannen, taken toewijzen en de voortgang bijhouden. Klik hier voor meer tips over het plannen van taken!
Functies die uw hulpmiddel voor e-mailtakenbeheer moet hebben
We weten dat je wilt dat je team sterker is dan de Titanic, zodat ze niet zo uit elkaar vallen:
Om je te helpen, is hier een lijst met essentiële functies die je e-mailtakenbeheerprogramma moet hebben:
1. E-mailintegratie
E-mailintegratie is een onmisbare functie, vooral omdat je letterlijk geen tool voor het beheren van e-mailtaken kunt hebben zonder e-mails.
Met e-mailintegratie kan je team documenten beheren in en uit hun inbox. Ze kunnen ook e-mails opslaan en delen en taken aanmaken met automatische meldingen.
Zo hoef je niet meer heen en weer te rennen tussen apps:
2. Taken maken en delegeren
Taken maken is een belangrijke functie waarmee je taken kunt plannen en naar je projectteam kunt sturen via je e-mail. Taken worden verzonden met een vervaldatum, taakbeschrijving en bijlagen.
Effectief delegeren van taken helpt je ook met capaciteitsplanning . Op deze manier kunt u optimaal gebruik maken van wat er beschikbaar is.
We weten immers allemaal dat Jack en Rose die zweefdeur niet optimaal hebben gebruikt! 🙄
3. Taak plannen
Het is één ding om taken uit te sturen, het is iets anders om een team te managen.
Uw projectmanagementtool moet functies voor teambeheer hebben die ervoor zorgen dat elk teamlid dagelijkse taken heeft.
Als een taak vertraging oploopt, moet je task manager automatisch afhankelijke taken opnieuw kunnen inplannen. Daarnaast moet er een ingebouwde kalender, tijdsinschattingen en tools voor het bijhouden van taken zijn.
4. Taakvermeldingen
Gebruik het almachtige @-symbool om een gebruiker, team, taak of document te noemen om leden in je werkruimte te taggen. Vermeldingen van taken zijn altijd zichtbaar en worden ook via e-mail verzonden.
Dit betekent dat je teamleden nooit een taak zullen missen, maar wat ze wel zullen missen is het "Ik zag de taak " excuus!
5. Gestroomlijnde communicatie
De task manager die je kiest moet een centraal instant messaging platform hebben waar teamleden kunnen communiceren.
Op deze manier heeft je team nog steeds alle voordelen van e-mails, maar hoeft het er niet meer op te vertrouwen voor (langzame) communicatie.
gerelateerd: Drip e-mail campagnes
Het beste hulpprogramma voor het beheren van e-mailtaken: ClickUp
E-mail bezet 23% van de werkdag van de gemiddelde werknemer in beslag en gemiddeld bekijken werknemers hun e-mails 36 keer per dag. Ik bedoel, we zijn er allemaal geweest... onze e-mails verversen... 36 keer.⌚
Het is dus geen verrassing dat projectmanagers op zoek zijn naar hulpmiddelen voor taakbeheer om productiviteit te verhogen op het werk. En het is ook geen verrassing dat het naleven van e-mailmarketing en koude e-mail best practices leidt tot echte resultaten.
Gelukkig is ClickUp daarvoor gemaakt.
Wat is ClickUp?
ClickUp
is de
wereldleider op het gebied van projectmanagement.
Van het helpen beheren van uw team op afstand tot het verbeteren van de samenwerking tussen teams, ClickUp biedt teams alles wat ze nodig hebben om productief te werken.
Nu we het er toch over hebben, hier is een artikel over enkele tips om productief te blijven op het werk! Nu terug naar e-mail taakbeheer...
Dit is hoe ClickUp's e-mailtaakbeheer kan helpen:
ClickUp's systeem voor het beheer van e-mailtaken stimuleert teams om hun taken holistischer te benaderen, zodat ze dienovereenkomstig kunnen plannen.
We willen geen situatie zoals op de Titanic, waar ze niet genoeg reddingsboten hadden gepland!
verward?
Laten we eens kijken hoe ClickUp een soepele vaart voor jouw team kan garanderen:
1. Direct e-mails verzenden en ontvangen vanuit taken
Hoeveel tijd zou u besparen als u direct e-mails kon verzenden of beantwoorden naast het relevante werk - zonder ooit van tabblad te hoeven wisselen?
Met E-mail in ClickUp kunt u precies dat doen!
- E-mailberichten rechtstreeks vanuit ClickUp-taken verzenden en ontvangen
- Bijlagen toevoegen,Formulieren, gesjabloneerde antwoorden en meer
- Organiseer uw e-mailconversaties als opmerkingen ofGedeelde opmerkingen* E-mail Automations instellen op basis van gebeurtenissen binnen ClickUp
U kunt bijvoorbeeld e-mails toewijzen aan teamleden, samenwerken aan verzendingen en antwoorden en automatiseringen activeren op basis van aangepaste velden, klantgebeurtenissen en zelfs bugtracking. De mogelijkheden zijn bijna onbeperkt!
De integratie van uw e-mails met ClickUp helpt u:
- Tijd te besparen (geen heen en weer getabbel meer)
- Communicatie georganiseerd houden
- Zichtbaarheid behouden in e-mailconversaties
Voor deze functie ondersteunt ClickUp momenteel Outlook, IMAP, Office 365 en Gmail. Alle e-mails die u vanuit ClickUp verstuurt, zien eruit alsof ze rechtstreeks vanuit uw e-mail zijn verzonden - geen rare doorstuuradressen!
2. Taken aanmaken via e-mail
ClickUp's tool voor het beheren van e-mailtaken heeft een Taak toewijzen functie waarmee je taken kunt maken door e-mails naar ClickUp te sturen of door te sturen.
Hier ziet u welke taakdetails u kunt opnemen:
- Taaknaam: de onderwerpregel van de e-mail is uw taaknaam
- Taakbeschrijving: de body van de e-mail bevat de taakbeschrijving
- Taken toewijzen
gebruik
, , in de onderwerpregel om meerdere geadresseerden aan je taak toe te voegen - Vervaldatum
gebruik
in de onderwerpregel om een deadline toe te voegen - Bijlagen: voeg afbeeldingen, links en bestanden toe aan uw e-mail en ze verschijnen onmiddellijk als bijlagen bij de taak
3. Opmerkingen toevoegen
U kunt
e-mails sturen naar ClickUp taken
en het zal verschijnen als een nieuwe
Opmerking
voor die taak, inclusief alle bijlagen.
_Benieuwd naar de lay-out?
Geen zorgen, ClickUp legt de HTML-e-mail in zijn geheel vast, zodat uw afbeeldingen en ontwerpen er net zo spectaculair uitzien als Jacks tekening van Rose.
4. Meldingen beantwoorden
U kunt reageren op meldingen van ClickUp door een e-mail terug te sturen die als een nieuwe opmerking aan de taak wordt toegevoegd. U hoeft niet tussen apps te schakelen!
5. Taken automatiseren
Gebruik ClickUp's regels voor het doorsturen van e-mails om automatisch taken voor u aan te maken. En, als u uw taak opslaat en
Lijst
adressen aan uw contactpersonenboek, kunt u onderweg taken aan uw takenlijst toevoegen!
U kunt uw taken ook automatiseren met ClickUp's
Functie terugkerende taken
. U kunt taakherhalingen aanpassen door een herhalingsschema of herhalingstrigger te gebruiken.
6. Taakplanning
Gebruik de taakdetails van ClickUp om een vervaldatum toe te voegen in de onderwerpregel die automatisch een deadline plant voor die specifieke taak.
U kunt ook de sleep-en neerzetfunctie
Functie Tijd plannen
om de planning van je team op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis te beheren.
Als een teamlid vertraging oploopt (we weten allemaal hoe het leven soms kan lopen), verandert ClickUp automatisch de vervaldatums voor alle afhankelijke taken.
Bonus:_
Email Alternatieven
7. Integratie van Gmail en Microsoft Outlook
Met ClickUp kunt u verbinding maken met
Gmail
en
Outlook
met uw ClickUp taken. Op deze manier wordt elke taak die u toevoegt in ClickUp gesynchroniseerd in uw Gmail-taken of Outlook-taken.
_Wilt u tijd besparen?
Zet belangrijke e-mails in uw Gmail-inbox om in ClickUp-taken door er sterren aan toe te voegen. ⭐
U kunt uw ClickUp taken ook synchroniseren met
Google Agenda
.
Als u nu een taak bijwerkt in ClickUp, ziet u de wijziging in de Google-app.
over gemak gesproken!
Maar dit is niet alles wat ClickUp voor u in petto heeft! 🎁
Deze geweldige projectmanagementsoftware biedt ook andere functies zoals:
- 50+ Taak Automatiseringen : automatiseer terugkerende taken en stroomlijn uw workflow
- Aanpasbare weergaven : Kies hoe u een project wilt bekijken met weergaven zoals Gantt-diagram , Werklast , Kanban-bord en nog veel meer
- Taakstatussen updates toevoegen aan uw projectstatus
- Taak Checklists eenvoudig gebruiken takenlijsten om uw dagelijkse prestaties te zien
- Taakafhankelijkheden uw team helpen om taken in de juiste volgorde uit te voeren
- Taakprioriteiten gebruik vlaggen om aan te geven welke taken dringend moeten worden uitgevoerd
- Integraties met derden ClickUp integreert met Evernote , Tijd dokter , en meer
- Agile Dashboards gebruik Sprint Widgets in Dashboards om een overzicht op hoog niveau te krijgen van elk Agile project
- Sneltoetsen en sneltoetsen : gebruik een sneltoets om uw ervaring te verbeteren en te stroomlijnen
Waarom u e-mailtakenbeheerprogramma's nodig hebt
Tools voor het beheren van e-mailtaken helpen projectmanagers en teams om hun e-mailproductiviteit op het werk.
Met een app voor taakbeheer kan je team het volgende bereiken
inbox nul
met gemak en meer tijd over om te focussen op individuele taken.
Dit is hoe een taakbeheersoftware dit doet:
1. Verandert e-mails in to-dos
Door een tool te gebruiken die in je e-mailprogramma integreert, kun je van je inbox een gigantische
takenlijst
.
Dus vergeet het downloaden van een aparte app voor notities of een to-do app! Met e-mailtakenbeheer kunt u rechtstreeks vanuit uw e-mail taken maken en taakdetails toevoegen.
Gedaan met het dupliceren van taken en het wisselen tussen apps en pagina's!
2. Minder e-mails versturen en tijd besparen
Met een taakbeheerder worden je teamleden, projectgerelateerde documenten en gesprekken allemaal op één centrale plek opgeslagen.
Dit betekent dat je niet langer een vraag naar een teamlid hoeft te e-mailen om vervolgens een cryptisch antwoord te ontvangen waardoor je nog een e-mail moet sturen.
Houd dit lang genoeg vol en plotseling..
Als je echter een taken-app gebruikt, bevatten je e-mails elk detail over de taak, samen met de vervaldatum. En als iemand een vraag heeft, kunnen ze gewoon een bericht sturen in de ingebouwde chatroom. Voilà!
Antwoorden binnen enkele seconden.
3. Verhoogt de efficiëntie van het team
E-mailtakenbeheertools voorzien projectteams van gedetailleerde taakbeschrijvingen zodat teams niet in verwarring raken over hun verantwoordelijkheden. Bovendien kun je een taak eenvoudig delen met een teamlid door te noemen hen.
Apps voor projectbeheer helpen teams ook om samen te werken. Door functies voor het bijhouden van taken en instant messaging te gebruiken, hebben teams en projectmanagers een beter zicht op ieders projectvoortgang.
4. Centraliseert uw workflow
wat is er erger dan het beheren van meerdere taken tegelijk?
Het beheren van meerdere taken op meerdere platforms!
Hoewel we allemaal graag denken dat we geweldige multi-taskers zijn, is de waarheid dat we veel beter geschikt zijn om op gecentraliseerde, uniforme platforms te werken.
Het houdt dingen geordend en georganiseerd en helpt je om dingen in één oogopslag te begrijpen.
En dat is precies waar een platform voor het beheren van e-mailtaken je bij zal helpen. Omdat je werklastverdeling, teamcommunicatie en taakplanning vanuit dezelfde interface kunt afhandelen, hoef je niet van platform naar platform te springen om alles op een rijtje te zetten!
Conclusie
E-mail taakbeheer laat teams hun inbox gebruiken als hun belangrijkste platform voor projectbeheer. Je zou bij je gewone inbox kunnen blijven, maar dat biedt je geen werkruimte met samenwerkingsmogelijkheden, ingebouwde chatrooms en taakautomatisering.
ClickUp biedt teams een breed scala aan effectieve functies voor taakbeheer en e-mailworkflows om hen te helpen zo productief mogelijk te zijn.
Met functies variërend van taakplanning tot e-mail taakdelegatie clickUp heeft alles wat u nodig hebt om taken te beheren vanuit uw inbox. Ontvang ClickUp vandaag en zie hoe uw inbox verandert in een efficiënt hulpmiddel voor taakbeheer, want vergeet niet, het leven is te kort om het te verspillen aan eindeloze, vervelende e-mailketens.
Vraag maar aan Jack:
