De 8 beste BPM-tools, vergeleken per categorie 2026

De meeste BPM-overzichten kampen met een categorieprobleem. Ze vergelijken tools voor het in kaart brengen van processen, het doorsturen van goedkeuringen, de automatisering van app-naar-app-werkzaamheden en het coördineren van complexe operaties alsof ze allemaal dezelfde taak vervullen.

Dat wordt duur zodra het proces verder gaat dan een diagram. Uit het rapport ‘State of Agentic Orchestration and Automatisering’ van Camunda blijkt dat organisaties nu gemiddeld 50 eindpunten beheren binnen hun bedrijfsprocessen, en dat dit nummer jaar op jaar met 14% toeneemt. Naarmate er meer apps, mensen, API’s en AI-agenten in de werkstroom worden opgenomen, leidt de keuze voor het verkeerde type BPM-software (Business Process Management) tot hiaten die later moeilijk te dichten zijn.

Een team dat alleen een goedkeuringswerkstroom in kaart hoeft te brengen, heeft niet hetzelfde platform nodig als een bank die langlopende processen over tientallen systemen heen coördineert. En een bedrijf dat verzoeken van medewerkers wil automatiseren, is wellicht beter gediend met een no-code werkstroombouwer dan met een ondernemingsexploitatie-engine.

Voor deze gids hebben we acht van de beste BPM-tools ingedeeld op basis van de taak waar ze het sterkst in zijn: procesmodellering, werkstroom- en goedkeuringsbeheer, procesorkestratie of automatisering tussen verschillende apps. Je vindt hier ook actuele prijzen, gebruikersbeoordelingen, opvallende functies en de limieten die je moet kennen voordat je tot aankoop overgaat.

BPM-tools in één oogopslag vergeleken

Wat zijn BPM-tools?

Tools voor bedrijfsprocesbeheer (BPM) zijn softwareplatforms die teams helpen bij het ontwerpen, uitvoeren, bijhouden en verbeteren van herhaalbare bedrijfsprocessen. Een proces is een vastgelegde reeks werkactiviteiten met regels, eigenaars, beslissingen en overdrachten, zoals het inwerken van leveranciers, het goedkeuren van facturen, het in dienst nemen van medewerkers of het beoordelen van claims.

De BPM-markt omvat verschillende, elkaar overlappende producttypes, maar vier categorieën zijn handig bij het opstellen van een shortlist:

Deze categorieën overlappen elkaar, maar het onderscheid blijft belangrijk bij de aankoop. Een financieteam dat goedkeuringen via e-mail wil vervangen, heeft wellicht alleen een configureerbaar procesplatform nodig. Een bank die een leningaanvraag coördineert over verschillende kernsystemen heen, heeft mogelijk robuuste orchestration nodig om de processtatus te handhaven, storingen op te vangen en elke stap bij te houden.

Om een idee te krijgen van hoe deze processen er in de praktijk uitzien, worden in ons overzicht van voorbeelden van bedrijfsprocesbeheer verschillende end-to-end-processen stap voor stap doorlopen.

Hier volgt een kort overzicht van hoe BPM in de praktijk werkt bij echte teams:

Waar moet je op letten bij BPM-software?

Zodra u weet in welke BPM-categorie u past, kunt u de tools vergelijken op basis van wat er na de implementatie echt telt. We hebben zes criteria gebruikt om deze lijst samen te stellen: hoe gedetailleerd een proces wordt gemodelleerd, hoe flexibel werk wordt gerouteerd en geëscaleerd, hoeveel gestructureerde gegevens er binnen de werkstroom worden vastgelegd, hoe duidelijk knelpunten en cyclustijden worden weergegeven, hoe veilig de verbinding met omliggende systemen is, en of de AI daadwerkelijk binnen het proces in actie komt of het proces alleen beschrijft.

De prijzen verdienen aparte aandacht, omdat deze categorie sterk verkoopgericht is.

Kortom: de catalogusprijs zegt minder dan het licentiemodel. Vraag tijdens demo’s wat als een betalende gebruiker wordt beschouwd en of externe deelnemers licenties nodig hebben. Vraag ook hoe automatisering of procesvolume wordt gemeten, en welke governancefuncties schuilgaan achter aangepaste prijzen.

De 8 beste BPM-tools

De acht sterkste opties zijn Kissflow, Pipefy, ClickUp, Camunda, Appian, Bizagi, Microsoft Power Automate en Process Street. Elk van deze tools blinkt uit in een ander gebied, van goedkeuringsprocessen zonder codering tot uitvoerbare BPMN-orkestratie en handmatige checklists waarbij het overslaan van een stap een reëel risico vormt. In de onderstaande invoeren worden de opvallende functies, prijzen, echte gebruikersrecensies en de beperkingen van elke tool behandeld.

1. Kissflow (Het meest geschikt voor bedrijfsteams die goedkeuringswerkstroomen willen standaardiseren)

Kissflow is een ‘no-code’ procesplatform voor bedrijfsteams die zelf verantwoordelijk zijn voor hun werkstroom, maar niet elke wijziging via de IT-afdeling willen laten verwerken. Denk hierbij aan operationele afdelingen, financiën of inkoop. Een aankoopaanvraag kan beginnen met een formulier, op basis van de waarde worden doorgestuurd naar een manager, worden geëscaleerd wanneer een goedkeuring te lang op zich laat wachten, en worden afgesloten met een overzicht van wie wat heeft goedgekeurd.

De focus op zakelijke gebruikers is in het hele platform terug te vinden. Teams bouwen visueel werkstroomen, voegen voorwaardelijke routes en op rollen gebaseerde goedkeuringen toe en houden verzoeken bij terwijl deze tussen mensen worden doorgegeven. Dezelfde installatie werkt voor het onboarden van leveranciers, onkostendeclaraties, toegang voor medewerkers, inkoop en andere processen die een duidelijk traject hebben, maar genoeg uitzonderingen kennen om e-mail onbetrouwbaar te maken.

AI helpt ook tijdens de ontwikkelingsfase. Beschrijf een proces in gewone taal, en Kissflow stelt een eerste werkstroom op. Vervolgens pas je de velden, regels en routing aan voordat iemand de werkstroom uitvoert. De eerste versie wordt sneller gebouwd en de eigenaar van de werkstroom behoudt de controle.

Opvallende functies

Prijzen

Beoordelingen

Een G2-gebruiker zei:

Dankzij de werkstroombouwer met slepen en neerzetten, de overzichtelijke layout en de intuïtieve formulierbouwers is het zelfs voor gebruikers zonder technische kennis eenvoudig om het systeem in te stellen en te gebruiken. Gebruikers waarderen het dat ze processen kunnen automatiseren en formulieren en werkstroomen kunnen bouwen zonder code te schrijven. Dit versnelt de implementatie en vermindert de afhankelijkheid van IT of ontwikkelaars.

Waar het tekortschiet: Kissflow is minder geschikt wanneer het grootste deel van de proceslogica in code is vastgelegd of afhankelijk is van sterk aangepaste integraties tussen kernsystemen.

2. Pipefy (Het meest geschikt voor verzoekwachtrijen op het gebied van financiën en HR)

Pipefy is een verzoekgestuurd werkstroomplatform dat is opgebouwd rond wachtrijen: werk dat begint met een formulier en door vastgelegde fasen loopt totdat het is afgerond. Een medewerker dient een onboardingverzoek in, of de financiële afdeling ontvangt een declaratie. Pipefy zet elk verzoek om in een kaart met daarin de formuliergegevens, de eigenaar, de status, documenten en de geschiedenis, en verplaatst die kaart vervolgens van fase naar fase totdat het verzoek is afgehandeld.

Deze structuur loont wanneer een team veel verzoeken tegelijk afhandelt. Iedereen ziet de volledige wachtrij op één bord, een zogenaamde ‘pipe’. Regels voor automatisering worden geactiveerd wanneer een kaart een bepaalde fase bereikt, waardoor de volgende stap automatisch plaatsvindt. Aanvragers kunnen op elk moment de status van hun aanvraag bekijken, waardoor de eigenaar van de procedure niet voortdurend vragen krijgt als ‘is er al nieuws?’.

Ook kleinere teams kunnen hiermee aan de slag. Pipefy biedt nog steeds een gratis abonnement aan, zodat je een aanvraagproces met een kleine groep kunt testen voordat je het op grotere schaal invoert. Het platform beschikt nu ook over AI-agenten. Deze kunnen reageren op gebeurtenissen in het proces, informatie lezen, documenten analyseren, gegevens bijwerken en vooraf gedefinieerde acties uitvoeren binnen een werkstroom.

Opvallende functies

Prijzen

Beoordelingen

Een G2-gebruiker zei:

Ik ben dol op de manier waarop Pipefy het maken en automatiseren van overzichtelijke werkstroomen vereenvoudigt, zonder dat daarvoor technische kennis nodig is. Goedkeuringen, onboarding en serviceverzoeken behoorden tot de repetitieve taken die eenvoudiger werden gemaakt dankzij de visuele interface, voorwaardelijke logica en regels voor automatisering.

Waar het tekortschiet: Pipefy wordt zwaarder naarmate je verbindingen met andere systemen, gedeelde databases, automatiseringen en integratielogica toevoegt. De verzoekgestuurde structuur is ook minder geschikt voor technische processen waarbij de status in verschillende backend-systemen moet worden bijgehouden.

3. ClickUp (Het meest geschikt voor processen die uitmonden in projectwerk)

ClickUp is een platform voor werkbeheer met automatisering van processen, en het past in een BPM-selectie wanneer een goedgekeurd verzoek nog als daadwerkelijk werk moet worden uitgevoerd. Een goedgekeurd marketingverzoek wordt een campagne met taken, eigenaars en deadlines. Een klantopdracht wordt een project met te leveren resultaten. Waar veel BPM-tools dat werk doorgeven aan een aparte projecttool, houdt ClickUp het proces en het daaruit voortvloeiende werk op één plek.

Het proces begint bij de intake. ClickUp Forms verzamelt verzoeken met voorwaardelijke velden, en elke inzending wordt een taak die de formuliergegevens meeneemt naar de werkstroom. ClickUp automatiseringen nemen het vanaf daar over. Deze automatiseringen letten op triggers en voorwaarden, en wijzen vervolgens werk toe, wijzigen statussen, werken velden bij, versturen e-mails of sturen het verzoek door naar de volgende fase. Kies uit meer dan 100 sjablonen, of beschrijf de regel in gewoon Engels en laat de builder deze instellen.

ClickUp Dashboards zorgen voor de monitoring. Ze houden cyclustijden, werklasten en aangepaste velden bij binnen de live-werkstroom, zodat een operations-manager knelpunten en vastgelopen verzoeken kan opsporen zonder gegevens naar een andere tool te hoeven exporteren.

Opvallende functies

Prijzen

Beoordelingen

Een G2-gebruiker beschreef het als volgt:

De flexibiliteit springt er het meest uit. Ik kan taken, terugkerende werkstroomen, client-projecten, aantekeningen, deadlines en SOP's allemaal op één plek beheren, terwijl ik toch elke werkruimte kan aanpassen aan de manier waarop het bedrijf daadwerkelijk werkt. De verschillende weergaven, sjablonen, automatiseringen en toewijzingsopties zijn vooral handig om projecten met meerdere stappen overzichtelijk te houden en ervoor te zorgen dat er niets over het hoofd wordt gezien.

Waar het tekortschiet: ClickUp kan complexe operationele werkstroomen uitvoeren, maar het is geen formele BPMN-engine. Je krijgt geen uitvoerbare procesmodellen, token-simulatie of dezelfde orchestratiecontrole over langlopende backend-processen.

4. Camunda (Het meest geschikt voor door ontwikkelaars aangestuurde coördinatie tussen kernsystemen)

Sommige processen groeien uit tot technische systemen, en dat is waar Camunda in beeld komt. Het is een platform voor procesorkestratie van werkstroomen dat onderdeel is geworden van de softwarearchitectuur. Stel je een leningaanvraag voor. Deze roept verschillende diensten aan, wacht op een risicobeoordeling door een medewerker, triggert een andere controle, doorstaat een mislukte API-aanroep en gaat dagen later verder zonder de voortgang te verliezen. Dat staat ver af van het doorsturen van een aankoopverzoek tussen twee managers.

Camunda pakt het aan met BPMN dat je daadwerkelijk kunt uitvoeren. Teams modelleren de werkstroom visueel en voeren dat model vervolgens uit op de Zeebe-engine. Het diagram wordt onderdeel van de software zelf. Technische en zakelijke teams delen één weergave van de werkstroom, en de engine houdt elke lopende case bij.

Teams krijgen ook zichtbaarheid na de lancering. Met Operate kunnen ze live procesuitvoeringen inspecteren en storingen oplossen. Optimize zet procesgegevens om in rapporten, dashboards, KPI’s en waarschuwingen. Camunda heeft ook AI-agenten in hetzelfde model geïntegreerd. Agenten, mensen, systemen en vaste regels maken allemaal deel uit van één enkel, gereguleerd proces.

Opvallende functies

Prijzen

Beoordelingen

Een G2-gebruiker zei:

Wat ik zo waardeer aan Camunda is de moderne architectuur, de hoge schaalbaarheid en de mogelijkheid om met grafische tools te ontwerpen, werkstroomen te trainen en te testen. De mogelijkheid om ze tijdens het proces te monitoren helpt me te begrijpen waar er knelpunten en beperkingen in de uitvoering zitten. Ik waardeer het gemak waarmee ik de werkstroomen aan het bedrijf kan aanpassen dankzij een groot aantal beschikbare plug-ins en de mogelijkheid om standaard bedrijfsprocedures aan te roepen.

Waar het tekortschiet: Camunda verwacht dat teams processen beschouwen als onderdeel van hun softwarearchitectuur. Ontwikkelaars moeten nog steeds workers, integraties, foutafhandeling en operationele monitoring rondom het procesmodel bouwen.

5. Appian (Het meest geschikt voor casemanagement bij gereguleerde ondernemingen)

Appian is een low-code platform voor proces- en casemanagement waarmee applicaties kunnen worden gebouwd rond complexe, variabele processen. Het platform blinkt uit wanneer elke procesinstance zijn eigen verloop kan volgen. Een verzekeringsclaim moet mogelijk op fraude worden gecontroleerd. Bij een overheidszaak kan halverwege een nieuw document nodig zijn. Een bancair onderzoek kan een vertakking hebben op basis van de klant, de regio of het risiconiveau. Het proces heeft een structuur, maar er is geen enkel vast pad dat voor elke casus geschikt is.

Appian-wraps die binnen procesgestuurde apps werken. Casemanagers krijgen één scherm te zien voor de casus, de bijbehorende gegevens, documenten, geschiedenis, taken en volgende stappen, terwijl het platform op de achtergrond de werkstroom uitvoert. Case Management Studio biedt zakelijke gebruikers 'no-code'-bedieningselementen om casustypen, formulieren, velden en werkstroominstellingen in te stellen.

Gegevens vormen een ander voordeel. Appian’s Data Fabric haalt informatie uit verschillende bronsystemen naar de app, terwijl teams die systemen gewoon op hun plek kunnen laten staan. Process HQ combineert vervolgens procesgegevens met procesmining, machine learning en generatieve AI om gebruikers van de business te helpen patronen te ontdekken en verbeterpunten te identificeren.

Opvallende functies

Prijzen

Beoordelingen

Een G2-gebruiker vertelde:

Ik ondersteun het beheer en de automatisering van bedrijfsprocessen met behulp van Appian. Ik vind de eerste installatie uiterst eenvoudig wanneer ik de tool in combinatie met hun clouddienst gebruik.

Waar het tekortschiet: De low-code-laag van Appian vereist nog steeds platformspecifieke expertise naarmate applicaties van ondernemingen complexer worden. Ook de licentievoorwaarden verdienen nauwkeurige aandacht wanneer een proces wordt gebruikt door een grote groep incidentele gebruikers.

6. Bizagi (Het meest geschikt voor het modelleren van een proces voordat je de automatisering uitvoert)

Bizagi richt zich op procesmodellering en -automatisering, en is vooral nuttig wanneer het probleem al vóór de automatisering begint. Stel dat het team weet dat goedkeuringsprocessen traag verlopen of dat er te veel werk verloren gaat tussen afdelingen. Niemand heeft de huidige werkstroom goed genoeg in kaart gebracht om het eens te worden over wat er moet veranderen.

Bizagi Modeler biedt een formele omgeving voor dat werk. Bedrijfsanalisten brengen het proces in kaart in BPMN 2.0, voegen aantekeningen toe, valideren het diagram en delen het model met de mensen die het werk uitvoeren. De notatie beschrijft rollen, overdrachten, beslissingen, gebeurtenissen en subprocessen. Daardoor komen de rommelige delen aan het licht die een eenvoudig stroomschema kan verbergen.

Simulatie gaat nog een stap verder dan het model. Bizagi voert scenario’s uit op procesmodellen om te laten zien hoe veranderingen in volume, timing en personeelsbezetting de resultaten beïnvloeden, voordat een team het live-proces herontwerpt. Als het bedrijf later wil automatiseren wat het in kaart heeft gebracht, biedt het bredere platform van Bizagi uitbreidingsmogelijkheden naar procesapps en bedrijfsorkestratie.

Opvallende functies

Prijzen

Beoordelingen

Een G2-gebruiker beschreef het als volgt:

Bizagi helpt de kloof tussen bedrijfsmanagement en IT-ontwikkeling te overbruggen. Door gebruik te maken van de standaard BPMN 2.0 kunnen niet-technische analisten complexe werkstroommodellen visueel in kaart brengen, terwijl technische teams die modellen met minimale code kunnen omzetten in functionele applicaties. Een van de grootste sterke punten is Bizagi Modeler, een gratis desktopapplicatie waarmee teams werkstroommodellen kunnen ontwerpen, documenteren en publiceren, met ingebouwde foutcontrole om ervoor te zorgen dat diagrammen voldoen aan de BPMN 2.0-standaarden.

Waar het tekortschiet: Bizagi Modeler is goed in het ontwerpen, documenteren en simuleren van processen, maar om dat model in productie te nemen, is het bredere Bizagi-platform nodig en is een meer uitgebreide implementatie vereist.

7. Microsoft Power Automate (het meest geschikt voor de automatisering van processen binnen Microsoft 365)

Als het grootste deel van uw processen al in Microsoft plaatsvindt, is Power Automate een logische keuze. Een typische werkstroom begint bijvoorbeeld met een verzonden Microsoft Forms-formulier dat in SharePoint wordt opgeslagen, waarna het via een Outlook-notificatie en een goedkeuring in Teams verloopt, voordat het resultaat in Excel of Dynamics terechtkomt. Power Automate creëert een verbinding tussen deze stappen, waardoor de afdeling haar huidige tools kan blijven gebruiken.

Cloudflows nemen dat app-naar-app-werk voor hun rekening. Een trigger start de werkstroom, voorwaarden bepalen wat er vervolgens gebeurt en connectoren geven gegevens door tussen diensten. Dat is handig voor de kleine maar terugkerende taken die zich rond Microsoft 365 opstapelen: goedkeuringen van documenten, meldingen, verzoeken van medewerkers, gegevensupdates en geplande taken van beheerders.

Desktop-werkstroomen breiden hetzelfde platform uit naar RPA. Ze automatiseren werkzaamheden via een Windows-scherm wanneer een oudere app niet beschikt over de API of connector die je nodig hebt. Bedrijven die veel met Microsoft werken, krijgen één oplossing voor cloud-werkstroomen en een deel van de verouderde desktop-werkzaamheden.

Opvallende functies

Prijzen

Beoordelingen

Een G2-gebruiker zei:

Wat ik het leukste vind, is dat ik hiermee repetitieve taken kan automatiseren zonder veel code te hoeven schrijven. Er zijn tal van kant-en-klare connectoren beschikbaar, waardoor het eenvoudig is om werkstroom(men) op te zetten tussen Microsoft-toepassingen en andere diensten. Automatiseringen zoals het versturen van notificaties, het bijwerken van bestanden, het verplaatsen van gegevens of het automatisch triggeren van acties kunnen veel handmatig werk besparen. Ik waardeer ook hoe goed het aansluit op het Microsoft-ecosysteem. Aangezien ik al tools zoals Outlook, Teams, SharePoint, Excel en andere Microsoft-diensten gebruik, voelt het creëren van werkstroomen tussen deze tools heel natuurlijk aan. De interface is overzichtelijk en zodra je een paar werkstroomen hebt gebouwd, gaat het samenstellen van nieuwe werkstroomen veel sneller.

Waar het tekortschiet: Power Automate wordt moeilijker te beheren naarmate werkstroomstroom zich uitbreidt over vele vertakkingen, premium-connectoren, herhalingspogingen en RPA-stappen. Ook de licentieregeling wordt complexer zodra je verder gaat dan eenvoudige, op gebruikers gebaseerde automatisering.

8. Process Street (het meest geschikt voor terugkerende SOP's en checklists die door mensen worden gecontroleerd)

Iedereen kent het proces; mensen volgen het alleen niet altijd. Dat is het BPM-probleem dat Process Street oplost. Simpel gezegd is het een mensgericht platform voor werkstroomen en standaardprocedures (SOP's) voor herhaalbare processen waarbij mensen elke keer dezelfde procedure moeten volgen. Het inwerken van nieuwe klanten, het afsluiten van dienstverbanden van medewerkers, beoordelingen van veiligheid, inspecties en het toewijzen van laptops kunnen allemaal mislukken wanneer een stap wordt overgeslagen of wanneer niemand weet wie verantwoordelijk is voor de volgende taak.

Process Street maakt van de SOP zelf de werkstroom. De procedure blijft niet langer beperkt tot een document dat mensen al dan niet volgen. Het team start een nieuwe Instance met ingebouwde taken, instructies, toewijzingen, deadlines, formuliervelden, goedkeuringen en voorwaardelijke paden.

Dat werkt vooral goed voor procedures waarbij veel menselijke handelingen komen kijken. Een checklist voor nieuwe klanten kan worden aangepast op basis van de antwoorden van de klant, de goedkeuring van een manager vereisen voordat de rekening wordt geopend, taken toewijzen aan verschillende rollen en vastleggen wat elke persoon heeft voltooid. Het resultaat is veel gemakkelijker te controleren dan een statische checklist die via e-mail wordt rondgestuurd.

Opvallende functies

Prijzen

Beoordelingen

Een G2-gebruiker meldde:

Process Street is goed ontworpen en eenvoudig in gebruik. Als je je bedrijfsprocessen wilt standaardiseren in een SOP (standaardprocedure) en ze vervolgens als terugkerende werkstroomen wilt uitvoeren, dan is dit de software die ik zou aanbevelen. We hebben Process Street jarenlang gebruikt voor zaken als het inwerken van nieuwe klanten en het aan- en afmelden van gebruikers bij onze beheerde klanten. Je kunt formuliervelden gebruiken, voorwaardelijke logica toevoegen en goedkeuringen instellen bij belangrijke stappen – de mogelijkheden zijn bijna onbeperkt! Er zijn integraties via Zapier en native webhooks en we hebben destijds geëxperimenteerd met de integratie van Process Street met ons PSA-systeem.

Waar het tekortschiet: Process Street is gericht op mensen die herhaalbare procedures uitvoeren. Het beschikt over API’s, webhooks en integraties, maar is niet ontworpen om als de belangrijkste coördinatielaag voor tientallen backend-services te fungeren. Het opzetten van complexe werkstroomprocessen kan ook tijdrovend zijn wanneer deze veel vertakkingen en regels bevatten.

Hoe kies je de juiste BPM-tool?

Welke BPM-tool het meest geschikt is, hangt af van wie de verantwoordelijkheid voor het proces draagt, waar het werk plaatsvindt en hoe technisch het moet zijn. Voor werkstroomstromen die onder de verantwoordelijkheid van het bedrijf vallen, zijn Kissflow, Pipefy, ClickUp of Process Street aan te raden; voor technische, systeemintensieve processen zijn Camunda of Appian geschikt. Begin met het proces dat je moet optimaliseren.

De producten laten zich ook op basis van één nuttig criterium indelen. Kissflow, Pipefy, ClickUp en Process Street zijn vooral geschikt wanneer mensen het grootste deel van het proces zelf uitvoeren. Camunda en Appian zijn beter geschikt naarmate de technische en datacomplexiteit toeneemt. Bizagi is het sterkst in de fase vóór de uitvoering, en Power Automate bevindt zich tussen bedrijfswerkstroomen en app-naar-app-automatisering in.

Als twee tools nog steeds even goed lijken, kijk dan naar het einde van het proces. Wat gebeurt er na goedkeuring, na een uitzondering of als het systeem uitvalt? Die overgang laat vaak zien welk platform het beste bij de werkstroom past.

Waarom de meeste BPM-projecten na het diagram vastlopen

Een BPM-project kan er op papier solide uitzien, maar in de praktijk toch mislukken. Teams kunnen elke overdracht in kaart brengen, overeenstemming bereiken over de ideale werkstroom en vastleggen wie verantwoordelijk is voor elke stap, om vervolgens te ontdekken dat het echte werk nog steeds via e-mail, spreadsheets en informele gesprekken plaatsvindt.

Dat is belangrijk, want een proceskaart heeft maar beperkte waarde als het team na de implementatie geen consistente manier heeft om het proces uit te voeren, te evalueren en te verbeteren. Na verloop van tijd bedenken mensen tijdelijke oplossingen, wijkt de goedkeuringsprocedure af en komt de gedocumenteerde werkstroom niet meer overeen met wat er daadwerkelijk gebeurt.

AI en automatisering kunnen die afwijking weliswaar meer zichtbaar maken, maar ze lossen het onderliggende proces niet op. Als de eigendom onduidelijk is, regels ontbreken of de overdracht tussen processen te wensen overlaat, worden die problemen rechtstreeks doorgetrokken naar de geautomatiseerde werkstroom.

Kies vervolgens de tool die het beste aansluit bij de lacune die u daadwerkelijk hebt. Als het proces nog onduidelijk is, begin dan met het modelleren ervan. Als mensen een afgesproken werkstroom steeds omzeilen, richt u dan op de uitvoering en goedkeuringen. En als het proces vastloopt bij het overschrijden van systeemgrenzen, hebt u een betere coördinatie nodig.

Voordat u iets aanschaft, is het raadzaam om een paar voorbeelden van bedrijfsprocesautomatisering door te nemen en een van uw eigen processen in kaart te brengen, van aanvang tot voltooiing. Kijk waar het werk stilvalt, wie welke beslissingen neemt, welke gegevens worden uitgewisseld en wat er gebeurt als een stap mislukt. Die details vertellen u meer over de BPM-tool die u nodig hebt dan een lange checklist met functies.

Je BPM-tool moet het proces in beweging houden

Een BPM-tool bewijst zijn nut wanneer het proces doorloopt nadat iemand een verzoek heeft ingediend, een stap heeft goedgekeurd of het werk heeft doorgegeven aan het volgende team.

Daar kun je ClickUp ontdekken. Formulieren leggen de intake vast, automatiseringen leiden het werk door de juiste fasen, dashboards laten zien waar verzoeken vertraging oplopen en ClickUp Brain kan vragen beantwoorden in de live werkruimte. Superagenten kunnen ook bepaalde onderdelen van het proces op zich nemen, terwijl de daaruit voortvloeiende taken, documenten, verantwoordelijken en deadlines gekoppeld blijven aan dezelfde werkstroom.

Dus als je bedrijfsprocessen al zijn omgezet in projecten en toegewezen taken, probeer ClickUp dan gratis uit en houd de werkstroom en het werk dat daaruit voortvloeit op één plek bij.

Veelgestelde vragen over BPM-tools

Wat is het verschil tussen BPM en BPMN?

BPM is het bredere vakgebied van het ontwerpen, uitvoeren, meten en verbeteren van bedrijfsprocessen. BPMN, oftewel Business Process Model and Notation, is een gestandaardiseerde visuele taal voor het beschrijven van die processen. BPMN 2.0 maakt gebruik van gemeenschappelijke symbolen voor gebeurtenissen, taken, gateways, pools en lanes, waardoor zowel zakelijke als technische teams hetzelfde procesmodel kunnen interpreteren. Sommige BPM-platforms, zoals Camunda en Bizagi, werken rechtstreeks met BPMN. Andere, waaronder Kissflow en Pipefy, stellen teams in staat bedrijfsprocessen uit te voeren zonder gebruik te maken van formele BPMN-notatie.

Wat is een BPMS?

Een BPMS, oftewel Business Process Management System, is software die verschillende onderdelen van de BPM-levenscyclus op één platform ondersteunt. Dit kan onder meer procesmodellering, werkstroomuitvoering, bedrijfsregels, formulieren, monitoring en procesanalyse omvatten. De term overlapt sterk met 'BPM-software'. In de praktijk verwijst BPMS vaak naar bredere platforms waarmee zowel processen kunnen worden ontworpen als uitgevoerd, terwijl meer gespecialiseerde BPM-tools zich voornamelijk richten op modellering, workflowautomatisering of orkestratie.

Is Microsoft Power Automate een BPM-tool?

Microsoft Power Automate is in de eerste plaats een platform voor werkstroomautomatisering en RPA, maar het kan ook veel BPM-toepassingen aan. Teams kunnen het gebruiken om goedkeuringen door te sturen, gegevens tussen applicaties uit te wisselen, terugkerende taken te automatiseren, werkwachtrijen te beheren en processen te analyseren met procesmining. Het biedt niet dezelfde op BPMN gebaseerde procesmodellering en -uitvoering als Camunda of Bizagi. Daardoor is het beter geschikt wanneer de belangrijkste taak bestaat uit het automatiseren van werkzaamheden binnen Microsoft 365 en aangesloten systemen, in plaats van het uitvoeren van een formeel BPMN-proces.

Wat zijn de beste open-source BPM-tools?

Flowable, jBPM, Bonita, Operaton en Activiti behoren tot de bekendere open-sourceopties voor teams die willen werken met BPMN of procesengines. De juiste keuze hangt af van of je een platform voor volledige processen, een in te bouwen engine of voornamelijk BPMN-tools nodig hebt. Wees voorzichtig met Camunda in deze vergelijking. De huidige versie Camunda 8 is niet zomaar een gratis open-source BPM-platform voor productieomgevingen. Camunda staat gratis ‘Self-Managed’-gebruik toe voor ontwikkeling en niet-productiegerelateerd werk, terwijl voor implementaties in productieomgevingen een Enterprise-licentie vereist is.

Wat is het verschil tussen BPM en werkstroomautomatisering?

Werkstroomautomatisering zorgt voor een vastgestelde reeks taken, zoals het doorsturen van een onkostendeclaratie ter goedkeuring of het bijwerken van een CRM-systeem nadat een formulier is ingediend. BPM bestrijkt de bredere levenscyclus: het proces in kaart brengen, modelleren, verbeteren, uitvoeren, resultaten meten en in de loop van de tijd aanpassen. Dat betekent dat werkstroomautomatisering een onderdeel van BPM kan zijn. Als het proces al duidelijk is en je vooral handmatige overdrachten wilt elimineren, kan werkstroomautomatisering voldoende zijn. Als het proces zelf moet worden herontworpen, of als er behoefte is aan governance, meting of end-to-end-coördinatie, biedt BPM een bredere reikwijdte.

Is Jira een BPM-tool?

Jira is een issue-tracker met configureerbare werkstroomen, geen speciale BPM-tool. Teams voeren er wel bedrijfsprocessen op uit, aangezien Jira-werkstroomen aangepaste statussen, overgangen en automatiseringsregels ondersteunen. Het ontbreekt aan BPMN 2.0-modellering, processimulatie en conformiteitscontrole. Jira werkt goed voor processen die aansluiten bij engineering en is minder geschikt voor goedkeuringsketens op het gebied van financiën of HR.

Wat is het verschil tussen BPM en RPA?

BPM beheert een bedrijfsproces van begin tot eind, terwijl robotische procesautomatisering (RPA) afzonderlijke, repetitieve taken binnen dat proces automatiseert. De twee technologieën worden vaak samen gebruikt. Zo kan BPM-software bijvoorbeeld een factuurproces aansturen, van ontvangst tot goedkeuring en betaling. Een RPA-bot kan dan één stap uitvoeren door factuurgegevens over te nemen in een oudere applicatie die geen API heeft. Om deze reden combineert Microsoft Power Automate werkstroomautomatisering met desktop-RPA.