Klanten zijn de sleutel tot het succes van je business.
Of je nu net begint met het managen van projecten voor klanten of er al mee bezig bent, je weet dat het lastig kan zijn om met hun accounts om te gaan. Projecten beheren is één ding, maar clients beheren is iets heel anders.
Het gaat niet alleen om dagelijkse taken, driemaandelijkse doelen en je hoofd naar beneden steken voor diep werk. Nu moet je ook conflicten oplossen, diplomatiek communiceren en verwachtingen managen.
Sommige clients doen verzoeken binnen een tijdsbestek dat niet realistisch is voor jouw branche. Anderen kunnen persoonlijkheden hebben die het moeilijker maken om te communiceren. En dan is er nog de druk om winst te maken en vergaderingen te houden.
Met dit alles op je schouders is het niet moeilijk om te zien waarom het managen van projecten voor clients zo moeilijk is. Gelukkig is het leren van client strategieën voor projectmanagement kunnen het eenvoudiger maken en je effectiever in je werk - vooral met de juiste hulpmiddel voor projectmanagement .
Hier bespreken we wat projectmanagement voor clients eigenlijk inhoudt en bespreken we de vier belangrijkste fasen. Daarna delen we een aantal van onze beste strategieën voor projectteams voor uw clients om u te helpen bij elke situatie. 🙌
Wat is projectmanagement voor klanten?
Projectmanagement voor klanten houdt in dat je het volgende beheert communicatie met de client verwachtingen en te leveren prestaties terwijl je ook toezicht houdt op het interne werk dat nodig is om de doelen van de client te bereiken. Het verschilt van normaal projectmanagement in het feit dat het werk een voortdurende inbreng van een client of een deliverable specifiek voor je client betreft, niet je eigen bedrijf.
In het dagelijkse werk is er enige overlap met normaal projectmanagement. Projectmanagers of teamleiders plannen en wijzen taken toe, creëren deliverables en plannen het project van begin tot eind.
Het verschil met projectmanagement bij klanten is dat je ook communicatieabonnementen voor klanten moet opstellen, scope creep moet beheren en relaties met klanten moet opbouwen. Zie het als het managen van je interne team en het managen van een extern team van belanghebbenden.
Deel documenten met leden van het team in de Taak en verzamel feedback over ontwerpactiva zonder ClickUp-taak te verlaten
Een groot verschil in client management is de communicatiecomponent - en dit is vaak waar projectmanagers in moeilijke situaties terechtkomen. Clients begrijpen uw branche misschien niet zo goed als u en ze hebben ook hun eigen winstdruk.
Ze kunnen verzoeken doen waaraan je team niet kan voldoen. Soms reageren ze onvriendelijk op voortgangsrapportages of eisen ze veranderingen die niet haalbaar zijn. Als projectmanager bij een client is het jouw taak om technieken te gebruiken om verwachtingen te managen, gesprekken in goede banen te leiden en succes bij de klant te garanderen.
Fasen van projectmanagement voor klanten
Als projectmanager weet je alles over de verschillende fasen van projectmanagement projectlevenscyclus die over het algemeen is onderverdeeld in vier fasen: initiatie, abonnement, uitvoering en afsluiting. Wat je misschien niet weet, is dat elk van deze fasen unieke componenten heeft wanneer ze worden toegepast op projecten van clients. Hier behandelen we elke fase en waar je rekening mee moet houden.
Initiatie
Dit is de lanceringsfase waarin je informatie verzamelt en de verwachtingen van het project en de client vaststelt. In deze fase maak je een abonnement op het budget, maak je een planning voor het project en definieer je deliverables en projectdetails. 🤔
Maak het formulier van uw dromen en verbeter uw intakeproces met de aanpasbare functie Formulier van ClickUp
Hier houdt u rekening met de behoeften van de client, verzamelt u gegevens en legt u de basis voor een succesvol project, zowel intern als met de client. Hoewel dat gemakkelijk lijkt, is het belangrijk om in deze fase aandacht te besteden aan details.
Het is namelijk gemakkelijk om vitale stukjes informatie te missen die later een project kunnen doen ontsporen. Een client weet misschien niet hoe hij moet communiceren wat hij wil of nodig heeft. Als je daar niet in een vroeg stadium aan werkt, zul je later problemen krijgen met het managen van verwachtingen en deliverables.
Richt je op het creëren van duidelijke verwachtingen, projectdoelstellingen en de reikwijdte van het project in deze fase. Vergader verschillende keren met de client, zorg ervoor dat je begrijpt wat ze willen en herhaal dit duidelijk om te laten zien dat jullie allemaal op dezelfde pagina zitten.
Plannen
Vervolgens is het tijd om een abonnement te nemen. Deze fase overlapt soms met de initiatiefase, maar verdient een vermelding omdat er veel werk in gaat zitten. Hier maak je een werkomschrijving en een projectplanning - meestal in een projectmanagementtool zoals ClickUp . 🗺️
Als projectmanager leg je de volgende zaken vast project abonnement en verdeel het in behapbare Taken voor zowel je team leden als de client. Hier voeg je deadlines toe voor projectwerk, stel je duidelijke mijlpalen op en wijs je werk toe aan elke persoon die bij het project betrokken is.
ClickUp's 15+ weergaven bieden organisaties een kamerbrede oplossing voor elk team
Controleer de toegang door toestemming in te stellen en de weergave van de client te limieten tot alleen de taken die zij moeten zien. Deel het klantenportaal in een vroeg stadium en bied een snelle trainingssessie of webinar aan om hen te helpen navigeren met de tool als ze niet weten hoe.
Het beste van alles is dat een portal voor clients client onboarding en het starten van een project gemakkelijker. Taken toevoegen voor de client om zijn contract te ondertekenen en feedback te geven op voorgestelde deliverables. Wijs deadlines toe en gebruik de portal om de communicatie en voortgang van het project bij te houden.
3. Duidelijke communicatieabonnementen opstellen
Een van de grootste problemen bij projecten voor clients is communicatie. We hebben allemaal verschillende manieren van communiceren en sommigen zijn duidelijker dan anderen. Doorbreek de ruis en kom tot de kern van wat uw client verwacht door duidelijke abonnementen en communicatiekanalen op te stellen. 🎙️
ClickUp's verzameling van sjablonen voor communicatieplannen helpt u bij het beheren van de frequentie, content en doelstellingen van uw gesprekken met clients. Gebruik ze om regelmatig projectupdates, strategieën voor berichtgeving en communicatiematrixen te maken om iedereen op de hoogte te houden als dat nodig is.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Communication-Plan-Template.png ClickUp's sjabloon voor communicatieabonnementen /%img/
Gebruik het ClickUp communicatieplan sjabloon om een stappenplan te maken voor naadloze communicatie tussen teams en klanten
Als je eenmaal een communicatie abonnement hebt, automatiseer dan notificaties in je projectmanagement platform om updates of herinneringen te sturen om verbinding te maken met de client.
4. Maak een eenvoudig goedkeuringsproces
Een ander obstakel dat managers zien bij projecten die klantgericht zijn, is een vertraging in goedkeuringen aan de kant van de klant. Of je nu factureert, prijscontracten verstuurt of goedkeuring vraagt voor een conceptproduct, het is van sleutel belang dat de klant het goedkeurt.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/Whiteboard-gif.gif Leden van het team bewerking op hetzelfde moment in ClickUp Whiteboard /%img/
ClickUp Whiteboards is uw gecentraliseerde, visuele hub om teamideeën om te zetten in gecoördineerde acties
Gebruik ClickUp om een gestroomlijnd goedkeuringsworkflow voor het aanvragen, bijhouden en goedkeuren van de volgende stappen. Stap in de visuele Whiteboard om met teamleden te brainstormen over het goedkeuringsproces of om een client te laten zien wat hij kan verwachten. Taken maken, toegewezen personen bijwerken en tags toevoegen om het beoordelingsproces te versnellen.
5. Maak doelen die realistisch, haalbaar en transparant zijn
Een goede manier om je project vanaf het begin te laten mislukken is om doelen te stellen die niet realistisch, duidelijk of haalbaar zijn. Aangezien clients geen experts zijn op het gebied van projectmanagement, kunnen ze ideeën voorstellen die niet werken in uw branche.
Iets anders waar je voor moet oppassen zijn clients die denken dat ze weten wat ze willen, maar hun woorden of daden weerspiegelen die wensen misschien niet. Het is jouw taak om hun verwachtingen te managen door uit te leggen wat haalbaar is en wat niet. Hoe duidelijker je bent, hoe beter je jezelf instelt op succes. 👀
Gebruik een hulpmiddel zoals ClickUp's sjabloon voor client succes om in het hoofd van uw client te kruipen en hun verwachtingen te begrijpen. Het is een geweldige manier om te laten zien dat u de klantervaring belangrijk vindt. Bovendien zit u op dezelfde pagina of genereert u in ieder geval ideeën voor discussie over de te leveren prestaties.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Client-Success-Template.png Sjabloon voor succes van klanten door ClickUp /$$$img/
Met deze sjabloon van ClickUp kunt u klantenverloop voorkomen
Zodra u overeenstemming hebt bereikt over projectresultaten en doelen, schrijf ze op in een hulpmiddel zoals ClickUp Documenten . Op deze manier hebt u een verslag van uw bespreking en kunt u scope creep beheren ten opzichte van het overeengekomen abonnement. Bovendien zijn deze documenten deelbaar, waardoor het gemakkelijk is om wijzigingen en doelen direct met uw interne team te communiceren.
6. Visualiseer planningen en stel duidelijke deadlines, tijdlijnen en mijlpalen vast
Zoals bij alle projecten is het de sleutel tot succes om georganiseerd te blijven en vooruit te plannen. Begin met het gebruik van een hulpmiddel zoals ClickUp voor taakbeheer en instellingen voor het project. Gebruik de verschillende weergaven om een idee te krijgen van de werklast van elk teamlid en om taken toe te wijzen volgens een realistische tijdlijn.
Nauwkeurig de tijd registreren die is besteed aan taken en projecten in ClickUp-taak
Integreer een tool voor tijdsregistratie om te zien hoe lang elke taak duurt en pas de planning zo nodig aan. Checklists maken om het projectteam op de hoogte te houden van de status van het project en wat er nog op stapel staat.
7. Gebruik een CRM om relaties met klanten te beheren en rapportage te verbeteren
Als je klantgericht werkt, is de kans groot dat je met meer dan één client tegelijk werkt. Het bijhouden van hun gegevens, communicatie en projecten kan lastig zijn als je niet georganiseerd bent. Gebruik ClickUp's CRM om de klanttevredenheid te monitoren, het contact met de client te centraliseren en databases te bouwen voor een betere rapportage. 📈
Sla contactpersonen op zodat u klanten snel kunt bereiken en voeg aangepaste velden toe voor accounts, projecten en communicatiestijlen. Gebruik CRM-sjablonen om tijd te besparen bij het opstellen van klantinformatie, het bijhouden van de gezondheid van klanten en het verbeteren van rapportageprocessen.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Custom-Field-Manager-Simplified.png Een veld aanpassen in ClickUp /$$$img/
Aangepaste velden maken, bewerken en organiseren in ClickUp 3.0 met de zeer flexibele Custom Fields Manager
Historische gegevenspunten en projectgegevens uit uw CRM gebruiken om uw CRM te verbeteren rapportage voor clients . Met de bord- en grafiekweergaven kunt u snel visuele uitsplitsingen maken van de status van het project. Vervolgens kunt u de statistieken omzetten in een verbluffende presentatie voor uw client.
Het CRM maakt het gemakkelijk om alle interacties met de client en de resultaten van die gesprekken bij te houden. Bovendien kan je team dankzij de statistieken statusrapporten opstellen in minuten in plaats van uren.
Projecten van clients beheren met ClickUp
Projectmanagement voor clients kan moeilijk zijn, maar u zult de uitdaging aankunnen dankzij deze strategieën voor succes. Van beheersoftware die het onboarding van klanten vereenvoudigt en workflows stroomlijnt tot communicatietips, er zijn eenvoudige manieren om uw projecten voor klanten te verbeteren. Meld u vandaag nog aan voor ClickUp en begin met het opbouwen van betere relaties met klanten en het managen van succesvolle projecten voor klanten. Met automatisering van werkstromen functies, dashboards en databases, heb je alles wat je nodig hebt om mijlpalen te bereiken voor alle soorten clients. ✨