デリケートな顧客対応の文言を考えるのに最悪のタイミングは？確率として、受信トレイがパンク状態で返信が遅れている時でしょう。🫠
遅延した注文、返金リクエスト、混乱した顧客——こうした状況には迅速な対応以上のものが必要です。適切な言葉が求められます。そして毎回一からそれらを書くこと？それは燃え尽き症候群への近道です。
だからこそカスタマーサービス応答テンプレートは命綱となるのです。迅速な対応を可能にし、洗練された印象を与え、人間味を損なうことなく一貫性を保つのに役立ちます。
便利なClickUpテンプレートやその他の役立つテンプレートをいくつかご紹介します。🤩
*カスタマーサービス応答テンプレートとは？
カスタマーサービス応答テンプレートは、よくある質問（FAQ）への回答、繰り返し発生する問題の解決、問い合わせへの確認応答などに使用される標準化されたメッセージです。
各テンプレートは配送状況の更新、請求に関する問題、トラブルシューティングステップなど、特定のクエリタイプに対応する構成になっています。チームは名前や注文番号などの詳細をカスタマイズしつつ、中核となるメッセージはそのまま維持できます。
これらのテンプレートは、電子メール、ライブチャット、ソーシャルメディアといったチャネル別に分類されることが多く、ワークフローのスピード維持、新規担当者の研修時間短縮、返信から重要な情報が漏れないようにするために活用されます。
主要カスタマーサービス応答テンプレート一覧
以下は、最高のカスタマーサービス対応テンプレートの要約テーブルです：
| テンプレート名 | テンプレートをダウンロード | 主な機能 | こんな方に最適です* | ビジュアルフォーマット* |
| ClickUp カスタマーサービスエスカレーションテンプレート | 無料テンプレートを入手 | エスカレーション経路、リアルタイム追跡、フォーム、定型返信 | 緊急問題の振り分け、解決状況の追跡 | ClickUp リスト、ボード、フォーム |
| ClickUp カスタマーサービス管理テンプレート | 無料テンプレートを入手 | 一元化されたチケット管理、自動タスク作成、視覚的なボード | チームのタスクを整理し、作業負荷を調整する | ClickUp リスト、ボード、フォーム |
| ClickUp 顧客ニーズ分析テンプレート | 無料テンプレートを入手 | 組み込みセクション、サブタスク、カスタムフィールド、フォローアップ追跡 | クライアント導入支援、トラブルシューティング、フィードバック分析 | ClickUp ドキュメント、リスト |
| ClickUp カスタマー問題ステートメントテンプレート | Freeテンプレートを入手 | 構造化されたフィードバック、状況説明、解決策の提案 | 繰り返し発生する問題の記録、チームによる診断 | ClickUp ドキュメント |
| ClickUp ヘルプデスクテンプレート | 無料テンプレートを入手 | チケット記録、優先順位付け、品質評価、導入ガイド | チケットの記録・優先順位付け、リクエストの追跡 | ClickUp リスト、ボード、フォーム |
| ClickUp クライアント成功 テンプレート | 無料テンプレートを入手 | クライアントの健全性追跡、NPS、更新/解約ステータス | クライアントとの関係の管理、更新手続き | ClickUp リスト、ボード |
| ClickUp カスタマーサポートテンプレート | 無料テンプレートを入手 | 自動タグ付け、ルーティング、割り当て可能なタスク、期限追跡 | サポートリクエストの処理、チーム割り当て | ClickUp リスト、ボード、フォーム |
| ClickUp顧客満足度アンケートテンプレート | 無料テンプレートを入手 | アンケート、評価、自由回答形式の質問、KPI追跡 | 満足度の測定、体系化されたフィードバック | ClickUp フォーム、リスト |
| ClickUp フィードバックフォームテンプレート | 無料テンプレートを入手 | カスタムフィールド、自動ソート、複数ビュー | 自由回答形式のフィードバック収集、期待値管理 | ClickUp フォーム、リスト |
| ClickUp カスタマーコンタクトフォームテンプレート | 無料テンプレートを入手 | カスタマイズ可能なフィールド、自動ルーティング、タスク作成 | 問い合わせの収集、サポートへのルーティング | ClickUp フォーム、リスト |
| ClickUp 製品フィードバックアンケートテンプレート | 無料テンプレートを入手 | のを絞った質問、満足度追跡、感情分析 | 製品フィードバック、機能優先順位付け | ClickUp フォーム、リスト |
| ClickUp インシデント対応レポートテンプレート | 無料テンプレートを入手 | インシデント記録、カスタムステータス、フォローアップ追跡 | インシデントの記録、フォローアップの割り当て | ClickUp リスト、ドキュメント |
| 電子メール Meter提供のカスタマーサポート返信テンプレート | このテンプレートをダウンロード | 10種類のすぐに使える電子メールテンプレート、緊急時／移行時のシナリオ | 返信の迅速化、一般的なサポート電子メール | 電子メールパック（PDF/ドキュメント） |
| Zendesk提供のカスタマーサービス電子メールテンプレート | このテンプレートをダウンロード | 30種類のテンプレート：サービス障害対応、更新手続き、アップセル対応 | 一貫したブランドの声、多様なシナリオ | |
| Medallia提供 カスタマーサービス電子メール返信テンプレート | このテンプレートをダウンロード | 遅延対応、ポリシー説明、お詫びのテンプレート | フォローアップ、ポリシーの明確化、フィードバック依頼 | |
| Hiver提供のカスタマーサービス電子メールテンプレート | このテンプレートをダウンロード | プロンプトかつ標準化された返信で、遅延やミスをカバーします | 大量の問い合わせへのプロンプト対応 | |
| LiveAgentによるカスタマーサービス応答テンプレート | このテンプレートをダウンロード | 自動応答、怒っている顧客、苦情対応テンプレート | マルチシナリオ対応、効率的なサポート | Web/HTML |
| LiveAgent提供のソーシャルメディアカスタマーサービス対応テンプレート | このテンプレートをダウンロード | ソーシャルメディア特化型、トーンに合った、トラブルシューティング | ソーシャルサポート、迅速な返信、顧客擁護 | Web/HTML |
*優れたカスタマーサービス応答テンプレートの条件とは？
テンプレートは時間を節約できますが、曖昧だったり形式ばりすぎたりすると、本末転倒です。
優れたカスタマーサービス対応テンプレートは適切なバランスを保っています。重要なポイントはこちらです。👇
- プレースホルダーの明示: [顧客名]や[チケット番号]などの箇所を強調表示し、迅速なパーソナライズを可能にします
- フォーム連携: 受信したクエリを即座にタスクとして取り込み、迅速なトリアージを実現
- ガイド付き次のステップ： 問題解決のための関連リンク、手順、または連絡オプションを含み、やり取りの往復を省きます
- 複数ビュー：数クリックで受信トレイ形式のボード、緊急度別リスト、満足度追跡表示を切り替え可能
- 編集可能なフォーマット：チームが文言を調整したり、更新を追加したり、新製品やポリシーに合わせて適応させたりできます
- *応答タイマー：応答の種類や問題の複雑さに基づき、フォローアップやエスカレーションのタイミングを提案します
- 内部メモ欄：担当者が顧客メッセージに影響を与えずに、チームメンバー向けの簡単な背景説明やコメントを追加できるスペースを確保
18種類のカスタマーサービステンプレート
一つひとつの対応が顧客のブランドイメージを形作るため、適切な対応が重要です。しかし明確なシステムがなければ、優秀なチームでもメッセージを見逃したり、対応が遅れたりする可能性があります。
すぐに使えるカスタマーサービス用テンプレート18選をご紹介します。👀
*ClickUpカスタマーサービスエスカレーションテンプレート
ClickUpカスタマーサポートエスカレーションテンプレートは、サポート問題が報告されてから完全解決に至るまでの管理を、明確かつ体系的なアプローチで実現します。
サポートプロセスの各フェーズに合わせて調整された6つの事前設定ビューが含まれています。
カスタマーサポートフォームはチケットの詳細を構造化された形式で記録し、チケットリストでは全リクエストを並べ替え・フィルタリング可能な一覧で確認できます。定型返信ビューでは事前作成された返信文に簡単にアクセスでき、コミュニケーションを迅速化します。階層別サポートボードはエスカレーションされたチケットをチーム別または階層別に視覚的に整理し、オプションのエスカレーション概要では管理者が高優先度ケースをリアルタイムで追跡できます。
🌼 このテンプレートが気に入る理由
- 明確なエスカレーション手順とリアルタイム追跡により、緊急問題の処理を効率化します
- すべてのチケットが適切なチームやマネージャーに確実に割り振られるため、問い合わせが紛失することはなくなります
- 組み込みのフォームと定型返信により、チームはより迅速かつ一貫性のある対応が可能になります
📌 こんな時に最適：優先度の高い問題を適切な担当者に迅速に振り分け、解決の進捗を遅滞なく追跡する場合。
🧠 豆知識：AI技術が進化しているにもかかわらず、75%の顧客は特に複雑な問題に対処する際、サポートでは人間と話したいと回答しています。
2. ClickUp カスタマーサービス管理テンプレート
ClickUpカスタマーサポート管理テンプレートを使用すれば、新規チケットから顧客フォローアップまで、あらゆるサポートリクエストを管理できます。このテンプレートにより、すべてのチケットを一箇所に集約し、問題の種類、優先度、担当エージェント別に分類できます。
組み込みフォームで受信リクエストを自動的にタスクに変換し、ClickUpボードビューでチケットを「進行中」「エスカレーション」「解決済み」などのフェーズ間でドラッグ移動できます。進捗の可視性を失うことなく管理可能です。
例えば、顧客から支払い完了しない旨の電子メールが届いた場合、リクエストフォームで問題を記録し、「請求問題」としてタグ付け、財務サポート担当者に割り当て、「高優先度」とマークできます。
🌼 このテンプレートが気に入る理由
- すべてのサポートチケットを一元管理し、優先度・種類・担当者による簡単な分類を実現します
- 着信リクエストからのタスク作成を自動化し、時間を節約し、エラーを削減します
- ビジュアルボードとリストビューでチームの作業負荷と進捗を可視化
📌 こんな方に最適：カスタマーサービスマネージャーがチームのタスクを整理し、作業負荷を調整し、チケット解決の全体的なパフォーマンスを追跡する場合。
💟 ボーナス: ツールの過剰使用（いわゆる仕事の拡散）は、連携しないプロセスによってカスタマーサービスワークフローを阻害しています。
仕事のためのすべてアプリ「ClickUp」が、カスタマーサービスの混乱を解消します。ClickUpのカスタマーサービスプロジェクト管理ソフトウェアを使えば、タブを切り替えることなくチケット管理、会話の追跡、フォローアップの管理が可能です。
3. ClickUp 顧客ニーズ分析テンプレート
ClickUpカスタマーニーズ分析テンプレートを活用し、顧客の要望に基づいた明確なアクションプランを構築しましょう。
🌼 このテンプレートが気に入る理由
このカスタマーレビューテンプレートは、以下の点でお役に立ちます：
- 「顧客説明」「プロジェクト目的」「評価ツール」などの組み込みセクションを活用し、課題点・顧客の好み・未解決ニーズに関する洞察を収集します。
- 調査結果をサブタスクとチェックリストに分解し、チームが何をレビューし、分析し、改善すべきかを明確に把握できるようにします。
- アンケートリンクされている、サポート書類、内部メモを一箇所に記録し、散在するフィードバックを探す手間を省く
- 適切な担当者にフォローアップアクションを割り当て、「作成者」「確認者」「データソース」などのClickUpカスタムフィールドで所有権を追跡します。
📌 こんな方に最適：オンボーディング時やトラブルシューティング時に、担当者が詳細なクライアントの期待値を把握し、より効果的に解決策をカスタマイズする場合。
📖 こちらもご覧ください：データ収集・分析のためのフォーム自動化ソフトウェア
4. ClickUp カスタマー問題ステートメントテンプレート
ClickUpのカスタマー問題ステートメントテンプレートを活用し、繰り返される顧客クレームを構造化されたステートメントに分解。より賢明な意思決定を導く指針とします。
🌼 このテンプレートが気に入る理由
- 顧客フィードバックを分析し、各カスタムタイプが顧客体験の過程で直面する具体的な障壁を特定する
- それらの課題に背景情報を追加し、チームが課題発生の理由を理解できるようにする
- 単に声の大きい問題ではなく、真に解決すべき課題に的を絞った解決策を提案する
このテンプレートは、迅速かつ明確な問題解決のために既に構造化された、すぐに使える文書として提供されます。例えば、チームが新しいオンボーディングフローを構築しているのに、ユーザーがセットアップ完了前に離脱し続ける場合などです。
このテンプレートを活用し、ターゲットユーザーを定義し、サポートチケットやセッション記録からフィードバックを収集し、摩擦点を特定します。その後、明確な問題定義を作成し、チームでレビューし、合意が得られたら完了するとしてマークします。
📌 こんな方に最適：サポート担当者が問題を明確に文書化し、チームが繰り返し発生する問題をより迅速に診断・解決するのを支援する場合。
💡プロの秘訣:Brain MAXはAI搭載のデスクトップコンパニオン。カスタマーサポート電子メール作成を驚くほど簡単にします。テキスト機能で自然に話しかけるだけ——Brain MAXが即座に言葉を捕捉し、考えを整理し、明確で共感的な返信の作成を支援します。
適切なトーンの模索や重要な詳細の抜け漏れに悩む必要はもうありません。Brain MAXなら、複数のLLMを活用して洗練されたプロフェッショナルな電子メールを素早く作成できます。すべて単一のデスクトップアプリから行えます。
5. ClickUp ヘルプデスクテンプレート
優先順位を見失うことなく、怒りや不満を抱えた顧客の要望に確実に対応する方法を模索していませんか？ClickUpヘルプデスクテンプレートを活用すれば、あらゆるチケットを効率的に処理できます。組み込みのフォームが新規問い合わせを即座にタスク化し、カスタマーサービス目標の達成を支援します。
このテンプレートは、バグ報告、緊急の機能リクエスト、または繰り返されるアカウント問題の受付に有効です。重要な詳細や対応期限を見逃すことなく、各ケースを記録、割り当て、解決するのに役立ちます。
🌼 このテンプレートが気に入る理由
チームが好む方法で仕事できるよう、3つの組み込みビューを切り替えられます：
- 難易度ビューで、各問題の複雑さを割り当て前に評価する
- 新規チームのメンバー向けスタートガイド：最初から一貫したプロセスを確実に実行するためのガイド
- QAスコアビューでチケット解決状況を監視し、時間の経過とともに応答品質を向上させます
📌 こんな時に最適：チケットの登録、リクエストの優先順位付け、タスクの割り当てとリアルタイムのステータス追跡。
6. ClickUp クライアント成功 テンプレート
ClickUpクライアント成功テンプレートは、クライアントとの関係の管理、カスタマーサービス課題の克服、そして全てのアカウントを正しい方向へ導くためのよりスマートな方法を提供します。
🌼 このテンプレートが気に入る理由
- クライアントを「解約リスクあり」「平均的」「非常に良好」などの健全性ステータスでグループ分けし、注力すべき対象を明確に把握できます。
- サポートレベル、エンゲージメント、最終接触ポイント、ネットプロモータースコア（NPS）スコアなどの主要な詳細を並べて追跡します。
- 「更新時期」「導入中」「解約済み」「育成中」などのタスクステータスを作成し、各クライアントのフェーズを管理しましょう
さらに、クライアントの成功とは、長期的な関係構築、アカウント活動の追跡、クライアントのニーズに対する積極的な対応がすべてであり、これらはClickUp CRMと完全に一致します。
例、顧客のNPSスコアが低下し、前回のミーティングから数週間経過している場合、クライアントサクセステンプレートが「解約リスクあり」としてフラグを立てます。その後、ClickUp CRMを使用すれば、ワークスペースを離れることなく、顧客の全インタラクション履歴を即座に呼び出し、アカウントメモを確認し、フォローアップタスクを割り当て、次回のコンタクトポイントをプランできます。
📌 こんな方に最適：顧客成功チーム（クライアント関係管理、マイルストーン追跡、更新期限管理を担当）
7. ClickUp カスタマーサポートテンプレート
サポートプロセスがバラバラでは優れた顧客体験を提供できません。ClickUpカスタマーサポートテンプレートを使えば、すべての受信メッセージ・質問・苦情を、追跡・割り当て・解決される体系的なタスクに変換できます。
すべての問い合わせをフォームで一括収集し、緊急度やトピックに基づいてチケットに自動タグ付け。適切なチームメンバーに直接振り分けられます。サポートとマーケティングの接点間での円滑な引き継ぎを支援し、顧客ライフサイクル全体にわたるマーケティング戦略を強化します。
🌼 このテンプレートが気に入る理由
- あらゆる問い合わせを整理された割り当て可能なタスクに変換し、完全な可視性を実現します
- 緊急度やトピックに応じてチケットを自動タグ付けし、適切なチームメンバーに自動振り分けします
- 全チャネルで一貫した高品質な対応をサポートします
8. ClickUp 顧客満足度アンケートテンプレート
顧客がサービスやサポートにどれほど満足しているか把握したいですか？ のClickUp顧客満足度アンケートテンプレートを活用すれば、率直な回答を収集し、効果的な施策を特定し、改善点を明確に把握できます。面倒なやり取りは不要です。
🌼 このテンプレートが気に入る理由
- 簡単な評価と自由回答形式を組み合わせた短いアンケートを作成し、サポート・サービス・製品に対する顧客の本音を把握しましょう。
- ナレッジ評価や回答者ビューなどの分析機能で繰り返し発生する懸念事項や成功事例を特定し、すべての対応を明確な次なるステップへとつなげます
- チケットや会話を掘り下げる必要なく、チームが各対応をどのように処理したかを評価できます
最大の利点は？すべての対応が追跡可能なタスクに変換されるため、顧客体験のKPIを簡単に測定できます。
📌 こんな方に最適：アンケートを通じて体系的なフィードバックを収集し、顧客関係全体の満足度を測定する場合。
9. ClickUp フィードバックフォームテンプレート
製品やサービスに対する顧客の感想を把握するために、散らばった電子メールを追跡したり、フォローアップの電話を待ったりする必要はありません。ClickUpフィードバックフォームテンプレートを使えば、意見を収集し、それをアクションに変えるための迅速で体系的な方法を作成できます。
🌼 このテンプレートが気に入る理由
このフィードバックフォームテンプレートは、以下のことを支援します：
- 購入日、サービスプロバイダー、顧客階層、総合評価などのカスタムフィールドを備えた簡易フォームを作成します。
- 適切な質問の組み合わせを尋ねましょう：星評価、自由記述コメント、または複数選択式
- フィードバックを自動的に分類・グループ化し、推奨リスト、フィードバック一覧、プロバイダー評価テーブルなどの明確なビューで表示します。
例えば、最近サービスを購入したものの評価が低かった顧客を想定しましょう。その顧客の契約レベル、担当プロバイダー、コメントを一覧表示し、即座に連絡を取り、問題を解決し、改善点を得るための対応が可能です。
🔍 ご存知ですか？ レビューは重要です。価値も重要です。両方が揃えば？完璧です。 2023年の調査によると、優れたクライアントの声と肯定的なフィードバック＋「お金を無駄にしていない」という実感＝より強いロイヤルティにつながります。要するに、あなたを選んだことを賢明だと感じさせましょう。
10. ClickUp カスタマーコンタクトフォームテンプレート
ClickUpカスタマーコンタクトフォームテンプレートを使えば、あらゆる質問・懸念・要望を収集し、即座に適切な担当者に振り分けられます。
注文番号、製品カテゴリ、問い合わせ理由などのフィールドでフォームをカスタマイズし、すべての提出内容がチームに必要な文脈を伴って届くようにします。
特筆すべき機能は？ フォーム提出を問題の種類に応じて自動振り分けできる点です。例えば請求に関する質問は財務部門へ、技術的な懸念はサポートチームへ直接送信されます。これにより手動での仕分け作業が減り、タイムリーで適切なサポートを通じて顧客維持率の向上を実現します。
🌼 このテンプレートが気に入る理由
- カスタマイズ可能なフィールドで全問い合わせを捕捉し、完全な文脈を把握
- 提出を即座に適切なチームや担当者に振り分け、迅速な対応を実現します
- 各問い合わせはタスクとして管理され、見落とされることはありません
📌 こんな場合に最適：お問い合わせ内容を連絡先情報と共に記録し、適切なテクニカルサポート窓口へ自動振り分けする。
🧠豆知識：最初のコールセンターは、PABX（Private Automated Business Exchanges）と呼ばれるシステムを採用した英国企業によって設立されました。これにより企業は大量の顧客電話を管理できるようになりました。
11. ClickUp製品フィードバックアンケートテンプレート
ClickUp製品フィードバックアンケートテンプレートを使えば、わずか数分でアンケートを開始でき、以下のことが可能になります：
🌼 このテンプレートが気に入る理由
- 顧客が無視しない、明確で的を絞った質問を投げかけましょう
- 苦情、機能要望、不満のパターンを特定する
- 満足度スコアと提出の推移を時系列で追跡
例えば、顧客から「チェックアウト体験が煩雑だ」という問い合わせが相次いでいる場合。チケットごとに個別対応する代わりに、このアンケートを送付し、体系的なフィードバックを大規模に収集しましょう。単なる苦情の寄せ集めではなく、変更の必要性を裏付ける具体的な根拠を得られます。
この顧客フィードバックツールを使用すれば、製品評価・コメント・感情別に分類された全回答を一元的にビューできます。これにより、優先的に改善すべき点と既に機能している点を把握しやすくなります。
📌 こんな場合に最適：製品固有のインサイトを収集し、機能・アップデート・修正の優先順位付けを行うことが、クライアント管理において決定的な差を生みます。
12. ClickUp インシデント対応レポートテンプレート
データ漏洩、アカウント侵害、不審なログインなどインシデントが発生した場合、慌てたSlackスレッドだけでは不十分です。ClickUpインシデント対応レポートテンプレートを使えば、詳細を記録し、全員に状況を共有し、同じ過ちを繰り返すことを防げます。
このタスクテンプレートは、各インシデントごとに専用のタスクを作成し、カスタムステータスを使用してフェーズに分類します。さらに「承認者」「インシデントメモ」「関連書類」などのカスタムフィールドを活用し、重要な背景情報を追加します。
🌼 このテンプレートが気に入る理由
- 詳細なコンテキスト、カスタムステータス、関連ドキュメントと共に、すべてのインシデントを記録します
- フォローアップを割り当て、解決状況を追跡することで、同じミスを繰り返さないようにします
- 緊急事態においてもチームを連携させ、情報を共有し続けます
📌 こんな方に最適：重大なインシデントの記録、フォローアップの割り当て、問題点からの学習を行う管理者やサポートチーム。
🧠豆知識：ユーモア（適切に使えば）は顧客とのやり取りを記憶に残るものにします。軽いジョークや楽しく親しみやすい口調は、日常的なサポートチャットを顧客が実際に楽しめるものに変え、ブランドを記憶し推奨する可能性を高めます。
AIを活用したカスタマーサービスの活用方法については、こちらのビデオをご覧ください：
13. Email Meter提供のカスタマーサポート返信テンプレート
サポート電子メールの作成は必ずしも容易ではありません。時間的制約のあるものもあれば、共感と明快さの絶妙なバランスが求められるものもあります。Email Meterはその難しさを理解しています。だからこそ、10種類のカスタマーサポート電子メールテンプレートがまとめられたダウンロード可能なパックを提供しています。サンプル返信を通じて、より迅速な対応と顧客コミュニケーションの管理を支援します。
🌼 このテンプレートが気に入る理由
パック内の特に優れた2つのテンプレートを詳しくご紹介します：
- クライアントが至急の対応を必要とする場合：*顧客が明らかにストレスを感じている緊急電子メール向けのテンプレートです。たとえ相手からのメッセージが丁寧でなくとも、適切なトーン（落ち着き、敬意、安心感）を保つのに役立ちます。
- 営業からアカウント管理への移行: *契約締結後、このテンプレートを使用して顧客へのお礼を伝え、新しいアカウントマネージャーを紹介し、引き続きご質問があれば対応可能であることをお伝えください
📌 こんな方に最適：よくあるケースに対応する電子メール返信テンプレートのライブラリで、返信を迅速化。
14. Zendesk提供のカスタマーサービス電子メールテンプレート
Zendeskの30種類のカスタマーサポート電子メールテンプレートを活用すれば、ほぼ全ての一般的な（そして特殊な）サポートシナリオに対応でき、一から作成する必要はありません。
🌼 このテンプレートが気に入る理由
- サービス障害発生後の顧客への安心感の提供
- 売り込み感がなくアップセルを実現
- 更新リマインダーや価格改定通知を気まずさなく送信
- チームメンバーが交代しても対応の一貫性を維持
📌 こんな方に最適：すべての顧客電子メールにおいて一貫したブランドの声とトーンを維持する担当者や管理者。
15. Medallia提供 カスタマーサービス電子メール返信テンプレート
Medalliaのこのテンプレートスイートは、最も一般的かつ困難な状況に対応する、カスタマーサービス担当者がすぐに使える回答を提供します。あらゆるテンプレートをコピーし、貼り付け、カスタマイズして以下の目的で使用できます：
🌼 このテンプレートが気に入る理由
- 荷物の遅延・誤配送・破損で不満を抱えるお客様に対し、慌てて言葉を探すことなく効果的にコミュニケーションを取れます。
- 複雑な社内規定や請求に関する混乱を数秒で解消
- 適切な謝罪と善意の示しで、電話やチャットでのネガティブな体験を挽回の機会に変えましょう
📌 こんな時に最適：構造化されたフィードバック依頼テンプレートでサービス体験のフォローアップを行う場合。
16. Hiver提供のカスタマーサービス電子メールテンプレート
これらのテンプレートは、機械的な印象を与えずに迅速な返信を実現したいカスタマーサポートチーム向けに設計されています。各テンプレートはサポートプロセスにおける特定の局面に対応し、遅延やミス、さらにはお別れの場面にも、チームが明確かつ自信を持って対応できるようにします。
これらのテンプレートを活用すれば、不安なカスタムに積極的な進捗報告で安心感を与え、解決済みチケットには心のこもった締めくくりを加えるなど、多様な対応が可能です。
🌼 このテンプレートが気に入る理由
- 機械的な印象を与えずに、プロンプトかつ標準化された返信を実現します
- 遅延、ミス、お別れの挨拶など、明確かつ丁寧に対応します
- チームが大量のサポート電子メールを効率的に処理するのを支援します
📌 こんな時に最適：大量のサポート電子メールに対応しながら、プロンプトと標準化された返信を送る場合。
17. LiveAgentのカスタマーサービス応答テンプレート
日々のクライアント対応に追われる方々のために設計されたLiveAgentの送信準備済みテンプレートは、プロフェッショナルな返信作成の煩雑な作業を軽減します。
トーンや緊急度に関わらず、その瞬間にぴったりのテンプレートが用意されています。
🌼 このテンプレートが気に入る理由
- 自動返信電子メールテンプレート：*メッセージ受信を即座に確認し、顧客が返信を期待できる時期について明確な見通しを設定します
- 怒っている顧客への返信電子メールテンプレート：*共感、責任感、安心感をもって緊迫した状況を鎮める
- 顧客クレーム対応テンプレート:問題点を直接的に解決し、解決策を提示し、顧客の声が届いていることを示す*
📌 こんな方に最適：様々な顧客状況に対応する担当者で、複数のユースケースをカバーする効率的な返信が必要な方。
18. LiveAgent提供のソーシャルメディアカスタマーサービス対応テンプレート
ソーシャルメディアで顧客のクエリに対応しているなら、同じ質問や苦情、称賛が繰り返し発生することをご存知でしょう。一つひとつ手動で返信していますか？それは時間がかかり、単調で、疲れる作業です。そんな時に役立つのがLiveAgentのソーシャルメディアカスタムテンプレートです。
カスタマーサービス担当者、サポートチーム、オンライン対応を管理するすべての方のために特別に設計されたこれらのテンプレートは、機械的な印象を与えずに迅速な対応を実現します。
🌼 このテンプレートが気に入る理由
- ユーザーがサポート問題やトラブルシューティングステップをスムーズに進められるよう導く、プロフェッショナルな対応文面
- 親しみやすく感謝の気持ちを込めたメッセージで、良好な関係を保ち続けましょう
- お客様の不満を認め、心からの謝罪を伝え、具体的な解決策を提示します
📌 こんな時に最適：ソーシャルプラットフォーム上での顧客クエリに対し、トーンに合った事前作成済み返信で対応し、顧客満足度向上を実現。
ClickUpで差別化されたサービスを提供
優れたカスタマーサービスは定型文から生まれるものではありません。
むしろ、それはチーム、ツール、顧客のニーズに対応するシステムから生まれます。
ClickUpのカスタマーサポート応答テンプレートはここが特徴です。柔軟なカスタムビュー、ステータス、フィールドで、チームのニーズに合わせて完全にカスタマイズ可能なサポートワークフローを構築します。
優先度の高いチケットをカンバンビューで追跡したいですか？ 完了です。クライアントの問題をフォームベースで受け付けたいですか？ 簡単です。
よくある質問
1. カスタマーサービスの返信文はどう書けばよいですか？
優れたカスタマーサービス対応は、プロンプトで礼儀正しく、個別対応を心がけ、共感を持って、解決策を重視すべきです。常に顧客の名前で呼びかけ、懸念事項を認め、解決策を説明し、さらなる支援を提供してください。
例:
こんにちは、[お客様のお名前]様、
[問題]についてお問い合わせいただきありがとうございます。ご不便をおかけし申し訳ございません。以下のことをやることをご提案いたします：[解決策/次のステップ]。ご不明点やご懸念がございましたら、お気軽にお知らせください。
敬具
[あなたの名前]
[あなたの名前]
2. カスタマーサービスの5つのRとは？
カスタマーサービスの5つのRとは：
- 敬意： すべての顧客を尊厳と礼儀をもって接してください。
- 対応： お客様の問い合わせにプロンプトかつ適切に返信します。
- 解決： お客様の問題を効率的に対応し、解決します。
- 安心させる: お客様の懸念が真剣に受け止められていることを確信させてください。
- 覚えておいてください：過去のやり取りをフォローアップし記憶することで、関係構築を図りましょう。
3. 顧客の苦情にはどのように対応すべきですか？
問題を確認し、お詫びを述べ、解決策を説明し、フィードバックへの感謝を伝えるテンプレートをご利用ください。
テンプレート:
こんにちは、[お客様のお名前]様、
ご指摘いただきありがとうございます。[問題の説明]についてご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。お客様のご意見を真摯に受け止め、現在調査を進めております。
解決に向けて以下のやることやステップを進めております：[解決策または今後のステップを説明]。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。お待たせして申し訳ございません。ご迷惑をおかけしましたが、この度のご対応の機会を賜り、心より感謝申し上げます。
敬具
[あなたの名前]
[あなたの名前]
4. 優れたカスタマーサービス回答の例とは？
優れたカスタマーサービス回答の例は以下の通りです：
サラさん、
注文の商品が遅れて到着したとのこと、お詫び申し上げます。当社は時間厳守を心がけておりますが、ご不便をおかけし誠に申し訳ございません。配送料は返金処理いたしました。また、代替品を速達便にて発送いたしましたので、2日以内に到着する見込みです。
他に何かお手伝いできるやることがございましたら、お申し付けください。ご理解いただき、また価値のあるお客様としてご利用いただき、誠にありがとうございます。
よろしくお願いします、アレックス