準備を怠ることは、失敗を準備することです。
準備を怠れば、失敗を招くことになります。
これは単なる美辞麗句ではありません。プロジェクトの成功に苦労している55% の組織では、熟練した作業計画の欠如が問題となっています。
明確なプランがなければ、目標、スケジュール、プロジェクトチームの責任など、プロジェクトに関するすべてが曖昧になります。この混乱は、リソースの競合、予算の超過、タスクの遅延など、プロジェクト管理上の課題につながる可能性があります。
どこから手をつければよいか迷っている方もご安心ください。必要なヒント、ツール、無料テンプレートをご用意しています。
⏰ 60 秒の要約
10 の簡単なステップで仕事プランを作成する方法をご紹介します。
- SMART 手法を用いて、プロジェクトの主な目標を定義し、より小さく測定可能なマイルストーンに分割します。
- タスクのリストを作成し、各タスクの見積もり時間を設定し、その内容と除外事項を定義して、全員の認識を統一します。
- 社内外に必要なリソースを特定し、適切なチームメンバーに具体的なタスクを割り当てます。
- 各タスクに現実的な期限を設定し、プロジェクト全体での進捗状況を視覚化します。
- リソースの不足や技術的な問題など、潜在的な課題について事前に検討し、解決策を準備しておきましょう。
- 明確な予算を立てて、リソースを効果的に配分し、支出を追跡し、予算超過を回避しましょう。
- 既製のテンプレートを使用して、タスクを整理し、優先度を設定します。
- 予算超過やチーム変更などのリスクを予測し、これらの課題に対処するための戦略を立てましょう。
- 全員が自分の役割を理解し、プランが設定されたら、実行を開始し、チームが最終目標に集中し続けるようにします。
- 進捗を定期的に追跡し、鍵となるメトリクスを確認し、必要に応じて調整を行って、プロジェクトが成功に向けて順調に進んでいることを確認します。
- 仕事のためのすべてを備えたアプリ「ClickUp」は、プロジェクト、タスク、ドキュメント、チャット、さらには AI まで、すべてを 1 つの強力なプラットフォームに統合することで、仕事の計画を立てやすくします。
仕事プランとは？
効果的な作業プランは、あなたやチームをプロジェクトの完了へと導くツールです。これは、ロードマップと考えるとわかりやすいでしょう。プロジェクトで達成すべき成果物、マイルストーン、タスクを明確にし、誰が、何を、いつまでにやるかを明確に定義します。より簡単に言えば、作業プランは、仕事を完了するための行動計画です。
作業プランとプロジェクトプランは同じように聞こえるかもしれませんが、まったく同じものではありません。作業プランは、行動に関するものです。プロジェクトプランの「方法」には、より高レベルのプロジェクトの概要が含まれます。
以下に、両者の違いを簡単に説明します：
| 仕事プラン | プロジェクトプラン |
| タスクと責任に焦点を当てています。 | 全体的な戦略、プロジェクトの範囲、プロジェクトパイプライン全体について取り上げています。 |
| チームメンバーのためのアクションアイテムを分解 | プロジェクト全体の目標とマイルストーンを設定する |
| 個々の作業負荷の管理に役立ちます | リソースの割り当てとプロジェクトのスケジュール設定に役立ちます。 |
仕事プランのメリット
優れたプロジェクト管理作業プランのメリットは次のとおりです。
- しっかりとした仕事プランは、チームにタスクの明確な方向性と実行ステップを示します。
- 作業プランがあれば、チームメンバーは各自の貢献に責任を持ち、プロジェクトの成功を推進することができます。
- 仕事プランは、プロジェクトを開始する前にリソースや予算を整理するのに役立ちます。
- 戦略と目標をマップ化して、順調に進捗し、ターゲットを達成することができます。
- 作業プランは、目標、タスク、チームメンバーに関する視覚的なガイドとして機能し、関係者に最新情報を簡単に伝達することができます。
関連記事：チームのためのハイレベルなプロジェクトプランの作成方法
仕事プランの鍵となる要素
では、よく構造化された仕事プランとはどのようなものなのでしょうか？各部分が、スムーズで効率的なプロセスにどのように貢献しているかを理解するために、その構成要素を分解してみましょう。
- 目標を設定する：まず、達成したいことを決定します。目標は、具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、期限のあるもの（SMART）である必要があります。たとえば、「新製品の発売と既存在庫の割引を組み合わせて、6 か月間で売上を 20% 増加させる」という目標を設定することができます。
- 仕事プランの範囲を定義する：目標が明確になったら、その目標を達成するために必要なタスクを分解します。この分解は、多くの場合、作業分解構造 （WBS） と呼ばれ、プロジェクトの範囲を明確にし、範囲の拡大を防ぐ役割を果たします。
- 必要なリソースを見積もる：タスクリストを確認し、各タスクに必要なリソースを自問してください。リソースには、資金、資材、ツール、人材などが含まれます。
- 役割と責任の割り当て：チームを構築する時が来ました。各人の役割と責任を明確に定義します。全員が自分のタスクと、他のメンバーとの仕事の流れを確実に理解するようにします。
- コストを見積もり、予算を立てる：必要なリソースがわかったら、そのコストを見積もります。人件費、材料費、その他のリソースに価値を割り当てます。次に、これらのコストをすべてカバーする予算を立てます。
- プロジェクトスケジュールを作成： プロジェクトを順調に進めるために、スケジュールを設定しましょう。ガントチャート、カレンダー、プロジェクトスケジュールテンプレート、カンバンボードなどのツールを使用して、タイムライン、期限、依存関係を視覚化します。
- リスク、制約、仮定をリストアップする：最後に、プロジェクトに影響を与える可能性のある潜在的なリスクや制約を特定します。これらのリスクや制約について事前に計画を立てておくほど、チームは課題によりうまく対処できるようになります。
👀 ご存知でしたか？最近の PMI Pulse of the Profession レポートによると、プロジェクトのパフォーマンスの低下により、企業は投資額の 9~10.5% の損失を被っているそうです。
仕事プランの作成方法
プロジェクト管理のベストプラクティスに基づいて構築された堅実な作業プランは、プロジェクトの成功に大きな違いをもたらします。仕事のためのすべてを備えたアプリ「ClickUp」などのソフトウェアを使用すると、作業プランの作成がスムーズになります。
📮ClickUp Insight：パフォーマンスの低いチームは15 以上のツールを管理している割合が 4 倍高いのに対し、パフォーマンスの高いチームはツールキットを 9 つ以下のプラットフォームにリミットすることで効率を維持しています。では、1 つのプラットフォームを使用するのはどうでしょうか？
仕事のためのすべてを網羅するアプリであるClickUp は、タスク、プロジェクト、ドキュメント、ウィキ、チャット、通話を 1 つのプラットフォームにまとめ、AI 搭載のワークフローも完備しています。ClickUpはあらゆるチームに対応し、仕事を可視化することで、AI が残りの作業を担当する間、重要な業務に集中することができます。
仕事を順調に進めるための仕事プランを作成するステップを見ていきましょう。
ステップ 1：目標を特定する
まず最初にすべきことは、プロジェクトの目標を定義することです。
その主な目的は何ですか？顧客へのサービス提供の改善を目指していますか？それとも、事業拡大と取り組みのスケールアップに向けて準備を進めていますか？
主な目標が決まったら、それを具体的なマイルストーンや目標に分割します。SMART 手法を用いて、目標の指針を設定しましょう。
ClickUp Goals を使用すると、目標を視覚的に追跡し、大きな目標を小さく測定可能なステップに分割して、KPI を監視することができます。
たとえば、最新のキャンペーンの主な目標がブランド認知度の向上である場合、リーチを 50% 向上、クリック率を 20% 向上といった具体的なターゲットを設定することができます。その後、選択したプラットフォームでキャンペーンのパフォーマンスをリアルタイムで追跡することができます。
最大のメリットは、ClickUp で仕事プランを簡単に調整できることです。ClickUp スプリントを使用すると、さまざまな戦略をテストするためのスプリントを計画・実施し、結果を追跡して、迅速に変更を加えて目標を達成することができます。
ステップ 2：プロジェクトの範囲の概要
それでは、プロジェクトの「範囲」を決定しましょう。つまり、完了する必要のあるすべてのタスクとサブタスクを定義し、チームを設定し、予算を見積もります。
タスクリストを作成する際には、各ステップにかかる時間を見積もるために、見積もり時間も記載してください。
その鍵となるのが、目標と目的です。これらは、作業範囲に関する意思決定の指針となり、プロジェクトの方向性を決定します。作業範囲が明確に定義されていると、全員が作業内容と作業対象を正確に把握できます。これにより、プロジェクトは単一のビジョンに向けて集中して進められます。
ステップ 3：リソースをリストアップし、タスクを割り当てる
仕事を完了するには、リソースが必要です。これには、社内文書や資産の完成、外部コンサルタントの採用、追加予算の要求など、あらゆるものが含まれます。
必要なものを特定したら、後で混乱が生じないように、チームメンバーにタスクを割り当てます。各タスクの責任者を明確にします。
💡プロのヒント:1 つのタスクを複数のチームメンバーに割り当てたい場合は、ClickUp の「複数の担当者」機能を使用すると簡単です。
ClickUp タスクは、そのすべてを管理するのに役立ちます。ソーシャルメディア、電子メール、コンテンツ作成など、各作業領域ごとにタスクを作成します。また、各タスクにサブタスクを作成し、チームメンバーに割り当て、期日を設定することもできます。
また、タスクを使用して、仕事プランの重要なステップにチェックリストを ClickUp に追加することもできます。たとえば、1 か月間に 50 件のブログ投稿を公開するプランの場合、各投稿の草案作成、承認、公開などのフェーズにチェックを入れて、何も見落とさないようにします。
ステップ 4：明確なタイムラインを確立する
仕事プランは、期限が定められている場合にのみ効果的です。そのため、各タスクの期限を明確に設定してください。期限は変更になる場合もありますが、チームを順調に進め、クライアントの期待に応えるためには、期限の設定は不可欠です。
ClickUp のタイムライン機能は、この目的に最適です。この機能を使用すると、作業プランを視覚的にマップし、タスクやプロジェクトが時間とともにどのように展開されるかを表示することができます。開始日と終了日を設定し、さまざまなタスクやメディアチャネルに色分けすることができます。重要なマイルストーンや締め切りを簡単に追跡できるため、すべてを把握することができます。
タイムラインとClickUp カレンダービューを組み合わせて、毎日のプランの概要を把握しましょう。この組み合わせにより、全員が同じページで情報を共有し、長期的なスケジュールや今後の締め切りを明確に把握することができます。
💡プロのヒント：ClickUp のガントチャートビューを使用して、タスクの依存関係を設定および追跡します。これは、ボトルネックを防止し、タスクが必要な順序で確実に進捗するようにするのに役立ちます。
ステップ 5：潜在的な障害を特定する
最高のプランでさえ、障害に直面することはあります。チームメンバーの病気や技術的な問題など、予期せぬ問題により、進捗が妨げられることがあります。潜在的なリスクを早期に特定し、バックアッププランを作成しましょう。この予防的なアプローチにより、課題が発生しても柔軟に対応することができます。
ClickUp のカンバンボードビューでは、タスクをドラッグ&ドロップで明確に視覚化できるため、遅延を簡単に発見できます。タスクが蓄積している場所、つまりボトルネックを確認し、「進行中」や「ブロック」などのステータス更新で進捗状況を追跡することができます。作業中 （WIP） のリミットを設定することで、各段階のタスク数を制限し、過負荷を防ぐことができます。さらに、リアルタイムの更新と自動化により、タスクが停滞した場合にチームに通知されるため、見落としを防ぐことができます。
ステップ 6：予算を作成する
堅実な予算は、仕事プランを順調に進めるために不可欠です。予算を立てることで、リソースの配分、支出の追跡、財務目標への集中が可能になります。明確な予算がない場合、予算の超過や重要な投資の機会を逃してしまうリスクがあります。
ClickUp のカスタムフィールドを使用して、仕事プランの予算トラッカーを作成しましょう。たとえば、リスクの高いプロモーションキャンペーンでは、各メディアチャネルのフィールドを作成し、チャネルごとに割り当て予算を設定し、実際の支出を追跡し、ROI を測定して最も収益性の高いチャネルを特定し、そのチャネルへの努力を倍増することができます。
この方法なら、全体の支出を監視し、必要に応じて調整を行うことも可能です。
ステップ 7：スケジュールを立てる
スケジュールを作成することは、仕事プランを整理して実行するための鍵となります。明確なタイムラインがあれば、全員が予定通りに作業を進め、タスクを期日通りに完了することができます。これにより、混乱を防ぎ、チームが集中力を維持することができます。
ClickUp は、スケジュールを計画し、視覚化するための、既製の作業プランテンプレートの膨大なライブラリを提供しています。たとえば、ClickUp プロジェクト作業プランテンプレートを使用すると、最初から最後まで、すべてを 1 か所で管理できます。このテンプレートは、以下のことを支援します。
- 各タスクに現実的な目標とタイムラインを設定する
- 混乱を避けるために明確な責任を割り当てる
- 進捗とマイルストーンをリアルタイムで追跡
このテンプレートでは、スケジュール、努力、実際の期間、実際の開始日、期間など、9 つのカスタムフィールドを使用して、プロジェクトの重要な詳細情報を記録し、仕事のスケジュールを簡単に視覚化できるため、タイムラインの追跡と調整をスムーズに行うことができます。
また、管理しやすいアプローチのために、ClickUp のシンプルな作業プランテンプレートを使用することもできます。このテンプレートを使用すると、プロジェクトを完了する前に完了する必要のあるすべてのタスクを分解することができます。以下のことができます。
- 既存のリストからタスクや日付をインポートしたり、一から作成したりできます。
- タスクに優先度を割り当てて、チームに最も重要な作業を明確に伝えます。
- 開始日と期日を追加して、全員が同じページで作業を進められるようにします。
このテンプレートには、ニーズに合わせて調整できるカスタムフィールドも含まれています。サイズに関係なく、あらゆるプロジェクトやタスクの柔軟な出発点となります。
関連記事：Excel および ClickUp の無料プロジェクトプランテンプレート
ステップ 8：リスク、制約、および仮定を管理する
リスク管理は、あらゆる仕事プランの鍵となる要素です。
潜在的なリスクは、重要な計画段階でチームの鍵となるメンバーを失うことから、予期せぬ予算の制約に直面することまで、その範囲は多岐にわたります。
チームで集まり、考えられるリスクとそれに対処する方法をブレインストーミングしましょう。ClickUp のホワイトボードを使用すると、リアルタイムでコラボレーションし、アイデアを交換するための共有スペースを作成できます。潜在的なボトルネックを特定し、リスク管理を改善するための解決策を事前にプランニングしましょう。
付箋、フローチャート、コネクターを使用して、リスク要因とプロジェクトへの影響を視覚化します。ホワイトボードから直接タスクを割り当て、ワークフローのアクションアイテムにリンクして、シームレスに実行します。リアルタイムの編集とコメントにより、全員が緊急時対応計画や次のステップについて、常に同じ認識を共有できます。
以下のビデオで共有されているヒントを参考にして、ホワイトボードでのプロジェクト計画についてさらに詳しく学びましょう。
👀ご存知でしたか？ Wellingtone の「プロジェクト管理の現状に関するレポート」によると、プロジェクトマネージャーの 64%が、プロジェクト計画にリスク管理を含めているそうです。
ステップ 9：プランを実行する
すべてが整い、全員が自分の役割を理解したら、プロジェクトの実行に移りましょう。
ClickUp チャットを使用すると、チームはプロジェクトのワークスペースを離れることなく、割り当てられた責任の処理、最新情報の共有、質問を行うことができます。
📮ClickUp Insight：プロフェッショナルの約 41% は、チーム内のコミュニケーションにはインスタントメッセージングを好みます。インスタントメッセージングは迅速かつ効率的な情報交換が可能ですが、メッセージは複数のチャネル、スレッド、ダイレクトメッセージに分散してしまうことが多く、後で情報を検索するのが困難になります。
ClickUp Chat のような統合ソリューションを使用すると、チャットスレッドが特定のプロジェクトやタスクにマップされるため、会話の文脈が把握でき、すぐに利用できます。
ClickUp 自動化機能で反復的なステップを自動化し、引き継ぎや承認の効率化を推進しましょう。
堅実な作業プランは、プロジェクトライフサイクル全体を通じた基準点となり、プロジェクトマネージャーがいない場合でも、全員の作業を順調に進めることができます。
15 以上のClickUp ビューを使用すると、仕事プランの追跡とリアルタイムの進捗確認が簡単になります。
たとえば、カレンダービューを使用して重要な納期やマイルストーンを把握し、カンバンボードを使用してさまざまな完了フェーズのタスクを追跡し、リストビューを使用してすべてのプロジェクトコンポーネントを一覧で確認することができます。
ステップ 10：結果を監視し、成果を上げる
プランが動き出しても、仕事はそこで終わりではありません。プロジェクトが進むにつれて、パフォーマンスを監視し、必要に応じて調整する必要があります。
ClickUp ダッシュボードでは、タスクの進捗状況をリアルタイムで確認できるため、完了状況、タイムライン、リソースの可用性や使用状況などの重要な指標を追跡できます。50 以上のカスタマイズ可能なカードとチャートを使用して、チームのパフォーマンス、タスクの期限、作業努力を監視できます。
このデータは、問題の特定、戦略の調整、プロジェクトの成功に向けたチームの進捗管理に役立ちます。
無料の作業計画テンプレート
マネージャー、チームリーダー、起業家として、プロジェクトを順調に進めるには、しっかりとした作業プランが鍵となることをご存じでしょう。作業プランは、タイムラインの管理、リソースの割り当て、意思決定の指針となるものです。
ゼロから作成するのは難しいかもしれませんが、既製のテンプレートが役立ちます。カスタマイズ可能なテンプレートを使用すると、すぐに作業を開始し、プロジェクトのニーズに合わせてプランを調整することができます。
おすすめの作業プランテンプレートをご紹介します。
1. ClickUp 年間作業プランテンプレート
チームやビジネスを 1 年を通して順調に進めたいなら、ClickUp の年間作業プランテンプレートが最適です。このテンプレートは、長期的な目標を設定し、それを管理しやすいステップに分割するのに役立ちます。
タスクの責任とステータスに関する専用セクションが備わっているので、プロジェクト全体の進捗状況を常に把握しながら、チームに責任を持たせることができます。このテンプレートは、目標を確実に実現するために必要な構造を提供します。
⚡️最適なユーザー： 1 年間にわたる大規模なプロジェクトやイニシアチブの計画と追跡を行うプロジェクトマネージャー
2. ClickUp リモートワークプランテンプレート
リモートチームの管理は、特に全員が異なる場所で仕事をしている場合、難しい場合があります。ClickUp のリモートワークプランテンプレートを使用すると、コラボレーションが容易になり、全員が同じページで作業を進めることができます。プロジェクトをその影響度に応じて分類し、チームが最も重要な事項に優先的に取り組むことができるようにします。
各プロジェクトに具体的な目標、予算情報、努力レベル、重要な成果物を追加することができます。これにより、全員が期待される内容を正確に把握し、1 か所でプロジェクトの詳細にアクセスできるため、リモートでのコラボレーションが改善されます。
⚡️最適なユーザー：タスクの調整、作業負荷の管理、分散したチーム内の効果的なコミュニケーションの確保を行うリモートチームマネージャー
3. ClickUp 12 週間プランテンプレート
このテンプレートは、四半期ごとに仕事をする方や、今後 12 週間の集中的なプランが必要な方に最適です。ClickUpの12 週間プランテンプレートを使用すると、タスクを管理しやすいアクションアイテムに分割することができます。
進捗状況を明確に把握しながら、個人および仕事関連の目標を追跡します。テンプレートを使用して、タスクをリストし、期日を設定し、今後 3 か月間の優先度を設定します。また、進捗状況の追跡や「仕事」、「個人」、「財務」などのカテゴリを使用して、集中力を維持することもできます。
⚡️最適なユーザー： 個人的な生産性、目標設定、四半期ごとの時間管理に重点を置いている方
こちらもご覧ください：Excel および ClickUp の無料リソース計画テンプレート
仕事プランの実施に関するベストプラクティス
仕事プランの作成を始める前に、よくある間違いを避けるための簡単なヒントをいくつかご紹介します。
- 重要な関係者を早期に関与させる：最初から適切な人材を関与させることで、全員がプロジェクトの目標に足並みを揃え、支持を得ることができます。
- 明確なコミュニケーションチャネルと頻度を設定する：専用のプロジェクト管理ソフトウェアなど、コラボレーションのためのツールとチャネルを決定し、進捗を追跡するための定期的なチェックインを設定します。
- バッファ時間を組み込む：過去のプロジェクトデータを使用してタスクの期間を見積もり、予期せぬ遅延に備えたバッファ時間を組み込む
- すべてを文書化する： タイムライン、予算、フィードバックなどの重要な詳細を追跡します。最初は時間がかかりますが、文書化することで今後の計画立案のスピードが向上します。
- 単一の信頼できる情報源を使用：リソース管理ソフトウェアを使用して、すべてを 1 か所にまとめ、エラーを減らします。また、レポート作成やステータス更新などのタスクを自動化することで、時間を節約できます。
ClickUp で仕事プランをよりよく管理
仕事の計画は複雑である必要はありません。適切な仕事プランとプロジェクト管理ツールを使用すれば、計画プロセスを簡素化し、予定通りに進めることができます。
ClickUp を使用すると、すべてを 1 か所に簡単に整理できます。チームのタスクを明確に確認し、進捗を追跡し、プロジェクトのタイムラインを迅速に更新したり、作業を再割り当てしたりすることができます。新しいプロジェクトでスケジュールのギャップを埋め、予算内にとどまることも可能です。リアルタイムのデータにより、より賢明な意思決定を行い、すべてを円滑に進めることができます。