1 日の仕事をすべて終え、すべて完了したと思った矢先に、クライアントから次のようなメッセージが届き、作業が中断された経験はありませんか？ 「レポートがまだ届いていません」
突然、すべてが未完了のように感じられます。そして最悪なのは、頭の中が真っ白になってしまい、見逃した部分を必死で修正しなければならないことです。
ChatGPT タスクは、まさにこのような事態を回避するのに役立ちます。OpenAI の最新機能により、1 回限りのリマインダーや定期的なリマインダーを簡単に設定できるため、重要なフォローアップ、タスク、期限を見逃すことはもうありません。
このブログ記事では、ChatGPT タスクの使用方法、実際の例、および ClickUp などのより堅牢なタスク管理ソリューションを使用してその制限を回避する方法について説明します。
最後の最後のパニックは、もう過去のものにしましょう！🙌
⏰60 秒の要約
- ChatGPT のスケジュールタスク機能を使用すると、1 回限りのタスクと定期的なタスクの両方にリマインダーを簡単に設定でき、タスクを確実に実行できます。
- タイムリーな通知を受け取ることができるため、オフラインでも重要なタスクを見逃すことはありません。
- ChatGPT タスクには制限があります。これらの制限を克服するには、ChatGPT をタスクマネージャーと組み合わせてリアルタイム追跡を行い、プロンプトを具体的に設定し、責任を明確にするために手動のリマインダーを設定してください。
- ClickUpのようなより堅牢な代替ツールを使用することも役立ちます。このツールは、特定のニーズに合わせて完全にカスタマイズ可能なテンプレートとツールを提供しています。
- ClickUp を使用すると、あらゆる業界やワークフローに合わせてカスタマイズされた、あらかじめ作成されたリスト、ダイナミックビュー、カスタムフィールドを使用して、タスクを効率的に整理することができます。
ChatGPT タスクの使用方法
目標を次々と達成しているにもかかわらず、まだやることが足りないと感じることがありませんか？それは生産性に対する罪悪感が芽生えているからです。しかし、重要なのは、生産的であるということは、絶えず働くことではなく、賢く働くことなのです。
そこで、ChatGPT のスケジュールタスクが役立ちます。ChatGPT が、やることリストのタスクを処理し、複雑なスケジュールを管理するのにどのように役立つかを紹介します。
ステップ 1： ChatGPT タスクにアクセスする
ChatGPT を使用してタスクをスケジュールするには、右上隅にあるプロフィールアイコンをクリックします。次に、ドロップダウンメニューから「タスク」を選択します。スケジュールされているすべてのアクションと今後のリマインダーのリストが表示されます。
📝メモ： ChatGPT タスクは、GPT-4 モデルにアクセスできる ChatGPT Plus ユーザーのみ利用可能です。Plus をご利用でない場合は、この機能をご利用になるにはアップグレードが必要です。
ステップ 2：リマインダーまたはタスクを設定する
リマインダーやタスクの設定が初めての場合は、いくつかのオプションがあります。ChatGPT の便利な提案に従うか、少し冒険したい場合は「自分で試してみる」をクリックして、自分で設定してください。
代わりにできることは次のとおりです。
- 「ChatGPT with scheduled tasks」（ドロップダウンメニューにあります）を選択してください。
- ChatGPT に次のようなタスクの作成を依頼してください。「3 月 13 日に母の誕生日をリマインドして」
タスクを送信すると、次のような通知が表示されます。
💡プロのヒント：リマインダーは具体的に！「ジョンに電子メールを送ることをリマインドして」という指示ではなく、「午後 3 時までに、第 2 四半期のレポートについてジョンに電子メールを送ることをリマインドして」と指示してください。*指示が明確であればあるほど、ChatGPT はより的確にタスクを遂行することができます。重要なのは、ChatGPT に適切なコンテキストを与えることです。
ステップ 3：タスクの更新、一時停止、削除
まず、ChatGPT ウェブの「タスクページ」から、スケジュールされたタスクを開きます。プロフィールアイコンから、ポップアップメニューに移動します。更新したいタスクを閲覧して選択し、鉛筆アイコンをクリックします。
そのタスクを一時停止または削除するには、「3 つの水平ドット（省略記号）」をクリックします。
タスクを更新する場合は、以下の詳細を入力する必要があります。
- タスク名： 毎日の金融ニュース
- 指示： 主要な情報源を検索し、ニュースの要約を提供してください。
- スケジュール設定： 毎日午前 9 時（太平洋標準時間）（1 回限りのタスクがある場合は、こちらにも指定してください）
ステップ 4：通知を有効にする
リマインダーを設定したら、通知を有効にして常に最新情報を入手してください。デスクトップまたはモバイルアプリから、ChatGPT ウェブの「通知設定」に移動してください。
電子メール、プッシュ通知、またはその両方から選択することができます。ChatGPT がバックグラウンドで実行されているかどうかに関係なく、通知は画面にポップアップ表示されます。
デスクトップ通知を有効にするには、ブラウザの設定を追加で更新する必要がある場合があります。ChatGPT が必要な許可が無効になっていることを検出すると、次のようなメッセージが表示される場合があります。
必要な許可を有効にするには、「許可」ボタンをクリックしてください。Chrome をお使いの場合は、次のような画面が表示されます。
ChatGPT タスクを最大限に活用する方法
複数のプロジェクトを同時に進行している場合でも、ちょっとした構造化が必要な場合でも、ChatGPT を使用して生産性を最大化する方法は次のとおりです。
- 大きな目標を分割：圧倒されることなく、ChatGPT タスクを使用して、大規模なプロジェクトを実行可能な小さなステップに分割し、タスクを順調に進めることができます。
- 考え過ぎを最小限に：どこから手をつければよいか迷っていますか？ChatGPT に、あらゆるタスクの論理的な次のステップを提案してもらってください。
- プロのように優先順位をつける： 緊急度、重要度、努力の程度に基づいて、AI が提案する優先順位に従って目標をよりよく整理できます。
- 日常業務を自動化：ChatGPT を使用して、電子メールの草案作成、ミーティングのメモの要約、再利用可能なテンプレートの作成を行う
- 進捗の追跡と調整： 完了したタスクを定期的に確認してパターンを特定し、タスクを効果的にデリゲートして、バーンアウトを回避します。
✍️開始するためのプロンプト
- ［トピック］ に関するプロジェクトを、管理しやすい小さなステップに分割してください。
- 緊急度と重要度に基づいて、これらのタスクの優先順位を付けます：［タスクをリストアップしてください］。
- 毎日のタスクを効率的に管理するためのシンプルなワークフローを提案してください。
- ［トピック］ に関するクライアントへのフォローアップ電子メールの下書きを作成してください。
- 仕事と 個人的なタスクの管理のバランスをとるための週ごとのプランの作成を手伝ってください。
ChatGPT タスクの使用上の制限
ChatGPT タスクは生産性を向上させることができますが、以下の制限事項にご注意ください。
- リアルタイム追跡は不可：タスク管理アプリとは異なり、ChatGPT はデバイス間で同期したり、リマインダーを送信したりすることはありません。
- 統合機能がない：カレンダー、電子メール、プロジェクト管理ツールとは接続できないため、タスクは手動で追跡する必要があります。
- コンテキストの保持に制限あり： 詳細情報を十分に提供しない場合、回答が広範になりすぎたり、重要なニュアンスが失われる場合があります。
- 説明責任機能はありません：ChatGPT はタスクを提案することはできますが、そのタスクのフォローアップや完了の確認は行いません。
- 複雑なプロジェクト管理には対応していません：依存関係のある複雑なワークフローの場合は、専用のツールの方が効果的である場合があります。
これらの制限を回避するには？🤔📊 タスクマネージャーと ChatGPT を併用して、リアルタイムで追跡💬 プロンプトは具体的に指定して、より関連性の高い提案を得る🕰️ 手動のリマインダーを設定して、自分の責任を明確にする
ClickUp でタスクを使用する
ChatGPT でタスクをプランニングしても、数時間後には忘れてしまうことに不満を感じたことはありませんか？統合機能、フォローアップ機能、所有権意識はありません。
締め切りが迫っているのに、ただリストがそこに残っているだけ。ChatGPT の制限：追跡機能がないことと説明責任がまったくないため、生産的になるどころか、行き詰まってしまう可能性があります。
そこでClickUp が役立ちます。仕事のためのすべてを備えたアプリとして、整理整頓、集中力、納期遵守をサポートするように設計されています。
よりスマートなプランニングに役立つ AI、仕事を整理しておくためのタスク、アイデアを保存しておくためのドキュメント、締め切りを見逃さないリマインダー、チーム間の接続を維持するためのチャットが組み込まれた ClickUp には、仕事に必要なものがすべて 1 か所に揃っています。そして、これはまだ始まりにすぎません。
ClickUp タスクがタスク管理をどのように簡素化できるかを、ぜひご覧ください。
オールインワンの集中型タスク管理
タスクを追跡するためだけに複数のツールを駆使していますか？そんな方はあなただけではありません。プラットフォームを絶えず切り替えることで、1 年間に最大 32 営業日の作業時間が無駄になり、その時間を実際に仕事に費やすことができたはずです。
ClickUp タスクを使用すると、作業のプランニング、割り当て、追跡に必要なすべてが 1 か所にまとめられます。誰が何を担当しているかを確認するためにアプリ間を移動したり、進捗状況の更新情報を探したりする必要はもうありません。タスクの整合性が保たれ、作業量が整理されるため、チーム全体の生産性が向上します。
📌例：10 人のチームで製品の発売を指揮していますが、全員が異なるツールを使用しています。ある人はスプレッドシートでタスクを追跡し、別の人はカレンダーで納期を管理し、チームの最新情報は Slack や電子メールに散在しています。とても混乱しています。
ClickUp に切り替えると、タスク、期日、責任など、すべてが 1つの共有タスクダッシュボードにまとめられます。チームメンバーは、アクションアイテムを割り当て、タスクに直接コメントし、アプリ間を移動することなくリアルタイムの更新情報を得ることができます。期限の遅れ、メッセージの紛失、ツールの使い分けによる負担はもはやありません。ワークフローが合理化され、プロジェクトを順調に進めることができます。🚀
もう 1 つの例は、人間の価値を職場に組み込む組織「The People Piece」です。この組織は、Excel、Slack、Word 文書などのツールにワークフローが分散しており、非効率性に悩まされていました。
ClickUp を導入して以来、彼らは「すべてを 1 か所に集約」することが可能になりました。現在、ClickUp は、取り組みごとに仕事を整理し、既存のプロセスと整合させる作業を支援しています。
ClickUp で生産性を最大限に高めるために、タスクをカスタマイズするあらゆる方法を見てみましょう。
1. タスクにカスタムステータスを追加する
ClickUp では、ワークフローに応じてタスクのステータスをカスタマイズすることができます。例えば、コンテンツチームは、ブログ投稿を「下書き」、「フォーマット」、「編集レビュー」の各フェーズを経て公開する一方、ソフトウェアチームは、バグや問題を発見するために「テスト」フェーズで承認待ちの新しいコードを配置し、コードが本番環境での使用準備が整ったら「デプロイ」フェーズに進めることができます。
2. タスクを適切なタスクタイプに分類する
タスクをカテゴリや複雑さに応じて分類します。たとえば、開発タスクを「エピック」、「バグ」、「サポート」などに分類することができます。
3. 優先度を設定する
タスクの優先度を適切に設定するには、緊急、高、通常、低など、色分けしたさまざまな優先度レベルを割り当てます。
例えば、クライアントの要求を「緊急」とマークし、チームのワークフローに合わせて社内のミーティングを「優先度低」とマークすることができます。
📮ClickUp Insight：あなたのやることリストはうまく機能していますか？もう一度考えてみてください。当社のアンケートによると、76% のプロフェッショナルは、タスク管理に独自の優先順位付けシステムを使用しています。しかし、最近の調査では、65% の労働者は、効果的な優先順位付けを行わず、価値の高いタスクよりも簡単に成果が得られるタスクに集中する傾向があることが明らかになっています。
ClickUp のタスク優先度は、複雑なプロジェクトを視覚化し、取り組む方法を変革し、重要なタスクを簡単に強調表示します。ClickUp の AI 搭載ワークフローとカスタム優先度フラグを使用すると、まず何に取り組むべきかを常に把握できます。
👉🏼優先順位付けのスキルを向上させたい？以下のビデオで専門家のヒントをご覧ください。
3. カスタムフィールドで詳細情報を取得
各タスクに日付、リンク、番号などの特殊なフィールドを追加して、すべてのコンテキストを一元化し、参照しやすくします。たとえば、「調査」タスクにソースリンクを追加すると、割り当てられたチームメイトがソースを簡単に参照できるようになります。
4. タスクの依存関係を管理し、成果をより適切にプランニング
ClickUp でタスクの依存関係を作成して、依存するタスクや二次的なタスクが、一次的なタスクが完了するまで開始されないようにし、ワークフローをスムーズかつ整理された状態に保ちます。たとえば、「プロジェクトレポートの作成」というタスクは、「プロジェクトデータの収集」が完了するまで開始できません。
5. 複数のリストにタスクを追加する
同じカテゴリに属するタスクを、単一のワークスペース内に残したまま、別々のリストに整理することができます。たとえば、チーム内の「エディター 1」に割り当てられたブログ投稿は、すべてのエディターが投稿したブログ投稿の累積リストに表示されるほか、「エディター 1」に割り当てられたブログ投稿のリストにも個別に表示されます。
🧠おもしろい事実： ClickUp では、各リストに最大 50,000 件のスケジュールタスクまたは定期的なタスクを作成でき、各タスクには最大 1,000 件のサブタスクとネストサブタスクを設定できます。ただし、タスクの説明は 256 KB を超えてはなりません。
6. AI を使用してタスクとサブタスクを作成する
ClickUp のネイティブ AI アシスタントであるClickUp Brain は、入力に基づいてタスクの作成、改良、自動化を支援します。
その仕組みは次のとおりです。
- 必要なことを説明するだけで、ClickUp Brain がタイトル、説明、期日、関連するサブタスクを含む構造化されたタスクを生成します。
- 既存のタスクとワークフローを分析して、関連するアクションアイテムを提案し、手作業によるエントリーを削減します。
- ClickUp Brain は、依存関係、優先度、期限を理解し、ワークフローにより適合するタスクの最適化を提案します。
- タスクを微調整する必要がありますか？AI は、タスクの説明を改良したり、長い更新情報を要約したり、詳細をわかりやすく再フォーマットしたりすることができます。
ClickUp Brain を活用することで、管理業務に費やす時間を削減し、タスクの効率的な実行により多くの時間を割くことができます。
7. カスタムリマインダーと定期的なタスクを設定する
ChatGPT（あるいは他のタスク管理ツール）に対する ClickUp の最大の利点の 1 つは、高度にカスタマイズされたリマインダーや定期的なタスクを設定できることで、見落としを防ぐことができることです。
ClickUp では、特定の時間にリマインダーを設定したり、条件（タスクの期限切れやプロジェクトのマイルストーンが近づいたときなど）に基づいてリマインダーをトリガーしたりすることができます。
ClickUp の定期的なタスクを使用すると、毎日、毎週、毎月、または完了に基づいてタスクを繰り返し実行するようにスケジュールを設定できます。これは、次のような場合に最適です。
- 毎週のチームチェックイン
- 月次レポート
- クライアントのフォローアップ
- 日常的なプロジェクトレビュー
💡プロのヒント：静的なタスクリストとは異なり、ClickUp は定期的なタスクの期日を自動的に更新し、完全なカスタマイズが可能です。さまざまな再発ルールを設定したり、チームメンバーを割り当てたり、依存関係を追加したりすることもできます。
8. デバイス間およびプラットフォーム間の互換性を享受してください。
ClickUp タスクは、Android から iOS、MacOS から Windows まで、すべてに対応しています。スマートフォン、タブレット、デスクトップからタスクやプロジェクトのワークフローにアクセスすることもできます。
👀ご存知でしたか？ ClickUp では、YouTube、Vimeo、Loom、CloudApp、Google Drive、VideoPress、Figma などのプラットフォームへのリンクを貼り付けることで、コンテンツをタスクに埋め込むこともできます。
プロジェクトの管理に苦労している組織には、ClickUp がタスクのコラボレーションに役立ちます。このソフトウェアを使用すると、ユーザーは ToDo リストのアイテムを追跡し、指定された時間内にそれらのタスクに取り組むことができます。また、プロジェクト管理チームはプロジェクト全体の進捗状況を追跡して、納期を確実に守ることができます。
プロジェクトの管理に苦労している組織には、ClickUp がタスクのコラボレーションを支援します。このソフトウェアを使用すると、ユーザーは ToDo リストのアイテムを追跡し、規定の時間内にそれらのタスクに取り組むことができます。また、プロジェクト管理チームはプロジェクト全体の進捗状況を追跡して、納期を確実に守ることができます。
無料でお試しいただけます
ClickUp タスクは、プレミアムバージョンと無料バージョンの両方で利用できます。したがって、ストレージのキャパシティが 100 GB に達するまで、定期的なタスクを無制限に作成することができます。
ストレージが指定したリミットに達した場合は、プランをアップグレードする必要があります。
ClickUp の有料バージョンでは、広範なワークフローを管理し、タスクやプロジェクトに費やした時間を追跡するための追加機能を利用できます。ClickUp クライアントが ClickUp の機能について述べたコメントをご紹介します。
ツールの統合により 50% のコスト削減:3 つのツールを 1 つの強力なプラットフォームに統合し、半分の価格で（より優れた機能を利用可能）。
ツールの統合により 50% のコスト削減:3 つのツールを 1 つの強力なプラットフォームに統合し、半分の価格で（より優れた機能を利用可能）。
タスク管理を効率化するために、ClickUp タスク管理テンプレートは、仕事の優先順位付けと整理のための構造化されたアプローチを提供します。
このテンプレートを使用すると、ボード、カレンダー、リストなどの柔軟な表示オプションを利用しながら、最も重要なタスクを特定してそれに集中することができます。
次のように活用できます：
- タスクを部門、優先度、ステータスで分類して、明確に把握
- タスクの進捗状況とチームの帯域幅を監視して、効率を向上させます。
- タスクを簡単にスケジュール、割り当て、完了して、プロジェクトを順調に進める
このテンプレートを活用することで、チームは明確性を維持し、説明責任を改善し、生産性を高めることができます。
ClickUp タスクでコラボレーションと生産性を向上
仕事でもプライベートでも、効率的なタスク管理は、あらゆる行動の中心です。ClickUp タスクを使用すると、タスクのスケジュール設定、割り当て、カスタマイズを簡単に行うことができ、チームのコラボレーションと生産性を向上させることができます。
その柔軟なビューとカスタマイズ可能なリストは、サイズや業界を問わず、あらゆるチームに最適です。必要なものがすべて 1 か所にまとめられているため、些細なことを心配する必要がなく、本当に重要なことに集中できます。
今すぐ ClickUp に登録して、コントロールを取り戻しましょう。