2026年のおすすめタスク管理ソフト：10ツールを比較

「終わりのない仕事の日」に関するレポートによると、平均的な労働者は1日に117通の電子メールと153件のTeamsメッセージを受け取っています。それらのメッセージの多くは、何らかのタスクを伴っています。タスク管理ソフトウェアは、そうしたタスクが埋もれてしまう前に把握するために存在します。

すべてのタスクには2種類の「顧客」が存在します。タスクを実行する人は、数秒でタスクを登録し、その日の期限を確認する必要があります。タスクの完了を待つ人は、担当者と完了予定日を知る必要があります。チームが後者の「顧客」のためだけに作られたツールを導入すると、実際に仕事を行う人たちは、こっそりと別のリストを作成することになります。これを「シャドーリスト」と呼びましょう。公式のボードは更新されなくなり、ステータスミーティングがその穴を埋めることになります。

このガイドでは、10種類のタスク管理ツールを、対象となるユーザー層（チーム向けプラットフォーム、個人向けアプリ、そしてその両方を対象とする少数のツール）ごとに分類しています。どのツールについても、同じ疑問が浮かびます。実際に仕事を行う人々は、タスクをこのツールに登録するのでしょうか、それとも引き続き「裏リスト」を作り続けるのでしょうか？

❗️Plannerのタイムライン機能を利用するには有料プランが必要です。monday.comは規模が大きくなるにつれて料金が高くなります。

Plannerでタイムラインビューを無理やり実現しているなら、Mondayがその解決策になりそうです。しかし、Mondayで15人を超える規模になったチームは、同じ壁にぶつかってしまいます。この移行チェックリストでは、長期的に持続可能な移行方法について解説しています。👇🏼

タスク管理ソフトの概要

タスク管理ソフトとは？

タスク管理ソフトウェアとは、タスクを中核とするツールのカテゴリーを指します。タスクとは、作成したり、自分自身やチームメイトに割り当てたり、期限を設定したり、完了まで追跡したりできるものです。リマインダー、定期的なタスク、次に期日が迫っているタスクのビューは、最低限必要な機能です。それ以外はすべて、その上に追加される機能となります。

このカテゴリーには、2種類の製品があります。Todoist、TickTick、Things 3などの個人向けタスクアプリは、1人のユーザーのリストと、思いついたことを素早くリストに追加できることを重視して設計されています。一方、Asana、monday.com、Trello、Microsoft Planner、Jira、Wrikeなどのチーム向けタスクツールは、共有プロジェクト、所有者、ステータスを中心に設計されています。その中間に位置するのが「シャドウリスト」です。 個人用アプリは情報の取り込みが速いですが、チームには可視性がありません。一方、チーム用ツールは全員に公開されていますが、情報の取り込みには時間がかかります。ClickUpをはじめとするいくつかのプラットフォームは、チームプロジェクト内のタスクを各ユーザーが個人用のビューで確認できるようにしようとしています。

共有プロジェクトという観点では、タスク管理ツールとより広範なプロジェクト管理ソフトウェアの領域が重なり始めますが、それらが解決する課題は異なります。 タスク管理ツールは「次に何をすべきか、そしてそれは完了したか」という問いに答えます。一方、プロジェクト管理プラットフォームは、それに付随する「どのタスクが他のタスクに依存関係があるか」「誰がキャパシティを持っているか」「プロジェクト全体が予定通りに完了するか」といった問いも扱います。単にリストが必要な人にとっては、プロジェクト管理ツールは重たく感じられる可能性があるため、ツール選びの際には、プロジェクト管理とタスク管理の違いを把握しておくことが重要です。

選定基準： 本記事では、タスクの作成、割り当て、日程設定、完了までの追跡が主な機能であるツールを対象としています。また、リマインダー機能や定期的なタスク機能、公開されている料金体系、あるいは恒久的なFreeプランが必須条件です。Notionのようなドキュメント中心の作業スペースなど、選定基準を満たさなかったツールについては、記事末尾の「注目すべきツール」セクションで取り上げています。

なぜチームには「影のリスト」ができてしまうのか？

チームのタスク管理ソフトにタスクを追加するのに、他の場所に書き留めるよりも時間がかかる場合、いわゆる「影のリスト」ができてしまいます。人は毎回、より手っ取り早い方法を選んでしまうものです。その結果、タスクは2か所に存在することになり、そのうち1か所だけが最新の状態を維持することになります。

5人のマーケティングチームが共有ボードを使ってキャンペーンを展開している様子を想像してみてください。デザイナーはSlackで1日に3件のリクエストを受け取ります。ボードを開き、該当するプロジェクトを見つけ、4つのフィールドに入力するのに1分かかるため、彼女は代わりにスマートフォンのメモアプリにリクエストを入力します。ボード上の彼女のカードには、9日間も「進行中」と表示されたままです。マーケティングリーダーは状況を確認するためにステータスミーティングを設定しますが、結局そのミーティングこそが実質的な追跡システムとなってしまいます。

この傾向はレビューにも表れています。G2では、あるプロジェクトマネージャーが、並行して進行する複数のプロジェクトにわたる細かいタスクを整理するために、TickTickを個人用システムとして活用していると述べています。これはTickTickやチーム向けツールの欠点というわけではありません。チームのソフトウェアでは提供されていない「情報収集の層」を、その人が自ら構築しているのです。

正直な選択肢は3つあります：

自分のリストを出発点とするなら、これらのToDoリストの例は、人々が個人的な面をどのように整理しているかを示しています。

タスク管理ソフトを選ぶ際、何に注目すべきでしょうか？

適切なツールを使えば、タスクリストへの追加がより迅速に行えます。また、余分なコピーを作成することなく、チーム全体で可視性を確保できることも重要です。さらに、Freeプランがチームのサイズに見合っていることも必要です。これら6つの基準に基づき、本リストに掲載された10のツールを厳選しました。

2026年のおすすめタスク管理ソフト

最適なタスク管理ソフトは、あなたがタスクのどの立場にいるかによって異なります。最初の7つのツールはチーム向けに設計されており、その中には各メンバーに個人用ビューを提供するツールも含まれています。最後の3つは個人向けアプリです。

1. ClickUp（同じタスクについて、個人用ビューとチームビューを同時に管理するのに最適）

ClickUpでは、各ユーザーが自分の仕事状況を個別に確認できるだけでなく、それをチームのプロジェクトと連動させることができます。「マイタスク」ページには、自分に割り当てられたタスク、リマインダー、自分宛てのコメント、そしてまだどのプロジェクトにも属していないToDoをまとめた「個人リスト」が一箇所にまとめられています。

マネージャーは、チームメンバーの「LineUp」にタスクを追加できます。LineUpとは、そのメンバーのページに表示される、優先順位付けされた「まず完了すべきタスク」のリストです。「Planner」を使えば、カレンダーのイベントの横にある時間枠にタスクをドラッグして配置できます。

先ほどのデザイナーの話に戻りましょう。彼女はわずか数秒で、Slackのリクエストを「個人リスト」に追加します。マーケティング責任者がそれを「キャンペーンリスト」に移動しても、タスク自体は同じもののため、ステータス、コメント、期日はすべて1か所にまとめられたままです。「複数のリストにタスクを配置」機能により、デザインチームのキューにも重複することなくタスクを配置できます。

ClickUp Brainは、ワークスペース全体のタスクに関する質問に答え、プロンプトからタスクを作成・更新することができます。ClickUp Super Agentsには、チームメイトと同様にタスクを割り当てたり@メンションしたりすることができ、また、しばらく更新されていないタスクを見つけることもできます。

際立った機能

料金

評価

弱点： ClickUpの柔軟性は、同時にセットアップの負担にもなります。「スペース」「フォルダ」「リスト」「カスタムフィールド」「ビュー」など、チームが業務をモデル化する方法は多岐にわたるため、シンプルなToDoアプリのような単一機能のツールから移行してきたチームは、構造を決定するのに時間を要します。

ClickUpについて、実際のユーザーはこう語っています

あるユーザーのレビューによると：

ClickUpでは、タスクの一貫性、構造、可視性、そして誰が何を担当しているかが一目でわかる点が気に入っています。 私はこのツールを使って、背景、成果物、リソース、期限を盛り込んだタスク概要を作成し、担当責任、説明責任、プロジェクトの進捗状況を追跡しています。プロセスを標準化し、反復的な事務作業を削減するためのテンプレート、Docs、フォーム、自動化機能が特に気に入っています。ClickUpのおかげで、自分の仕事や期日を把握し、進捗や障害を追跡し、頭の中での管理作業を減らし、引き継ぎの際に情報が漏れるのを防ぐことができます。初期セットアップも非常に簡単でした。

2. Asana（ルールに基づいて活動する部門横断型チームに最適）

Asanaのタスク管理は「ルール」を中核としています。チームで業務の流れについて合意すれば、トリガーとアクションによって、誰かが個別に追いかけることなくタスクが常に最新の状態に保たれます。すべての有料プランには無制限のルールが含まれており、各ユーザーには、プロジェクトを横断して自分に割り当てられたすべてのタスクをリスト表示する「マイタスク」が用意されています。また、1つのタスクを複数のプロジェクトに同時に割り当てることも可能です。例えば、法務レビューのタスクは、1セットのコメントで「製品リリース」チームと「法務」チームの両方のキューに同時に表示させることができます。

あるタスクの遅延が次のタスクに影響を与える場合、ルールの重要性は格段に高まります。例えば、小規模なリフォームビジネスでは、依存関係にあるタスクの期日がずれた際に、下流のすべての期日もそれに合わせて自動的に調整されるルールを設定できます。そうすれば、準備が整っていない現場に塗装業者が駆けつけるような事態を回避できます。これは、オペレーション、マーケティング、代理店チームが毎週行っているような連鎖的な業務であり、Asanaはシンプルなボードと本格的なプロジェクト管理スイートの中間に位置し、こうした業務に最適です。

AsanaのAI機能には「AI Teammates」と「Asana Dash」があり、有料プランではユーザー1人あたり毎月5件のリクエストが可能で、アカウントごとの月間上限はプランに応じて増加します。

際立った機能

料金

評価

限界点： AsanaのFreeプランは1～2人向けに設計されているため、チームが共有プロジェクトを長期間試用するには有料プランへの移行が必要です。また、「Starter」プランから「Advanced」プランへのアップグレードにより、目標、ポートフォリオ、校正機能を利用できるようになります。 Teams that want Asana’s structure across a whole department should price the Advanced tier from day one. If you’re weighing it against Microsoft’s tool, thisMicrosoft Planner vs. Asana comparisonbreaks down the trade.

Asanaについて、実際のユーザーはこう語っています

あるユーザーのレビューによると：

私はフリーランスのウェブ開発者で、常に3社ほどのクライアントを抱えています。以前は、週の大半を「やあ、調子はどう？」という同じ電子メールへの返信に費やしていました。今では、各クライアントにAsanaで個別のプロジェクトを作成し、ゲストとして招待しています。そうすることで、クライアントには自分のタスク以外は一切表示されません。クライアントは、完了したタスクや次のタスクを確認でき、タスクに直接コメントを残すこともできます。 先月、あるクライアントから「ホームページの変更を承認した覚えがない」と言われました。タスクを開いてみると、日付付きの「良さそうだから進めて」という彼女のコメントがそこにあり、その会話は約1分で終わりました。

3. monday.com（独自のボードを作成したいチームに最適）

monday.comは、タスク管理を「組み立てる」ものとして捉えています。ボードはアイテムの一覧表であり、ステータス、所有者、日付、優先度、予算、リンク、ファイルなど、どの列を含めるかはユーザーが自由に決めることができます。そのため、ソフトウェアチームとは「タスク」の性質が異なるオペレーション、人事、顧客サービスチームにも最適です。ボードがプロセスに合わせるのではなく、プロセスに合わせてボードをカスタマイズできるからです。

各アイテムはサブアイテムに分割でき、ボード同士をリンクさせることも可能です。そのため、あるボード上のクライアントからの依頼を、別のボード上の仕事内容に紐付けることができます。チームのプロセスが変更された場合、列を追加または入れ替えるだけで、ボードの他の部分はそのまま維持できます。monday.comの完全レビューでは、プラットフォーム全体について詳しく解説しています。

monday.comのAI機能はボード内に組み込まれています。コンテキストを認識するアシスタント「Sidekick」が、仕事に関する質問に答えてくれます。AIコラムはすべてのアイテムにわたるデータの入力、分類、要約を行い、AIエージェントチームがルーチンワークを自律的に処理します。

際立った機能

料金

各有料プランには、毎月一定量のAIクレジットが付与されます（Basicプランでは1,000から）。ミーティングメモ機能とAI列はStandardプランから利用可能です。

評価

制限事項： 自動化機能の利用はプランによって制限されます。Standardプランでは、月間250回の自動化アクションと250回の連携アクションが含まれていますが、業務が忙しいチームではすぐに使い切ってしまう可能性があります。25,000回のアクションまで利用可能になるのはProプランからです。ステータス変更のほとんどを自動化する予定のチームは、StandardプランではなくProプランの価格を検討すべきでしょう。エンジニアリング中心のチームで、このツールを課題管理ツールと比較検討している場合は、monday.comとJiraの比較分析記事をご覧ください。

monday.comについて、実際のユーザーはこう語っています

あるユーザーのレビューによると：

進行中のプロジェクトや計画中のプロジェクトを横断して、プログラム全体の可視性を担当する者として、monday.com のおかげで、散らばったスプレッドシートやステータス報告資料をやりくりする代わりに、仕事をタスクに細分化し、タイムラインを一元管理することが格段に容易になりました。 視覚的なボードレイアウトにより、各プロジェクトの進捗状況を一目で把握できます。また、経営陣へのレポート作成時やチームとの日々の業務管理時など、状況に応じてタイムライン／ガントチャートビューとタスクレベルのビューを切り替えられる点が特に役立ちます。さらに、新しいチームメンバーにとって習得のハードルが高くなりすぎることなく、プロジェクトの種類に応じてボードを柔軟にカスタマイズできる点も魅力です。

4. Trello（今すぐカンバンボードを導入したい小規模チームに最適）

Trelloは、チームを共有ボードに集める最も手っ取り早い方法です。カードはリスト間を左から右へと移動しますが、新規ユーザーが覚えるべきことは、ほぼこれだけです。これは視覚的なタスク管理の定番フォームであり、小規模な代理店、学生グループ、編集チーム、そして仕事が3～4つのフェーズに分かれるあらゆる人々に適しています。

Trelloは「シャドウリスト」も重視しています。その「受信トレイ」は、ボードに整理する前に電子メール、Slack、Microsoft Teamsからのタスクを一時的に集約する個人用スペースであり、Freeプランでも利用可能です。 Trelloのカレンダービューである「プランナー」では、予定されたカードがイベントの横に表示されます。そのため、チームリーダーはクライアントからの電子メールを転送し、「受信トレイ」に一時保存しておき、月曜日の計画セッションで適切なボードにドラッグ＆ドロップすることができます。自分でリストを設計したくない場合は、あらかじめ用意されたカンバンボードのテンプレートが役立ちます。

AI機能は「スタンダード」プランから利用可能です。AIを活用した「クイックキャプチャ」機能により、電子メールやメッセージをカードに変換でき、TrelloのAIはカードの説明文やコメントの草案作成、修正、アイデア出しを支援します。

際立った機能

料金

評価

弱点： Trelloには、相互に依存関係にあるカードをリンクするネイティブな機能がないため、遅延したカードがあっても、それを待っているカードは自動的に進みません。また、ボードが大きくなると、タイムラインとして見づらくなってしまいます。チームは「Power-Ups」を追加することで対応できます。Trelloでのガントチャート作成に関するこのガイドでは、その回避策について解説しています。

Trelloについて、実際のユーザーはこう語っています

あるユーザーのレビューによると：

私がTrelloを気に入っている理由は、そのすっきりとした視覚的なUI/UXのおかげで、タスクやプロジェクトの整理が簡単に行えるからです。他の生産性向上ツールとの連携によりワークフローをシームレスに接続でき、日常業務においてもプラットフォームは安定して動作します。料金体系は、柔軟なプロジェクト管理を必要とするチームにとって優れた投資対効果（ROI）をもたらします。新規ユーザーの導入も容易で、提供されているサポートリソースも役立ちます。また、TrelloのAI機能により、情報の要約や業務の整理が容易になり、時間の節約にもつながります。

5. Microsoft Planner（すでにMicrosoft 365やTeamsを活用しているチームに最適）

Microsoft Plannerは、多くのチームがすでに利用しているタスク管理ツールです。Microsoft 365に標準で含まれており、Microsoft Teams内やWeb上で利用可能です。「My Day」「My Tasks」「Assigned to me」といった個人用ビューでは、共有プランからタスクをまとめて表示できます。ミーティングのメモやMicrosoft Loopで割り当てられたタスクもここに表示されるため、Teamsのミーティングから仕事が始まるチームにとって、いわゆる「シャドウリスト」の問題をある程度解消してくれます。

基本バージョンでは、グリッド、ボード、スケジュール、チャートの各ビュー、チェックリスト、ラベル、カスタム計画テンプレートが利用可能です。業務の規模がそれ以上になった場合、「Planner Plan 1」では、サブタスク、バックログ、スプリント、タスクの依存関係、目標、マイルストーン、およびタイムラインビューが追加されます。これらのMicrosoft Plannerテンプレートでは、プランの構造がどのように見えるかが確認できます。

PlannerのAI「Planner Agent」を利用するには、ユーザー1人あたり月額30ドルのMicrosoft 365 Copilotライセンスが必要です。これを利用すれば、日常的なタスクをエージェントに割り当てたり、ステータスレポートを作成したり、目標をプランに基づいたタスクリストに変換したりすることができます。Copilotを利用していないユーザーもプランの共同作業には参加できますが、エージェント機能は利用できません。

際立った機能

料金

評価

弱点： Plannerの機能はライセンスごとに分かれています。タイムラインビュー、メンバービュー、目標、依存関係を利用するには「Plan 1」が必要で、Planner Agentを利用するには「Copilot」が必要です。 メンバーの構成が異なるチームでは、基本バージョンを利用しているユーザーは他のメンバーと同じプランのビューを確認できないため、そのプランは全員が一元的に確認できる場所ではなくなってしまいます。ガントチャート形式のスケジュール管理が必要なチームは、まずMicrosoft Plannerでのガントチャートの動作を確認してみてください。

Microsoft Plannerについて、実際のユーザーはどのように評価しているか

あるユーザーのレビューによると：

私が最も気に入っているのは、このツールを使えば仕事を簡単に整理できる点です。タスクの追跡、作業の割り当て、期日の設定、進捗の確認を、複雑さを感じることなく行えます。ボードビューはシンプルなので、未処理のタスク、進行中のタスク、完了したタスクが一目でわかります。Microsoft 365の一部であるため、Teamsや私が毎日使っている他のMicrosoftアプリとシームレスに連携します。 タスクや進捗状況を確認するためだけに、さまざまなツールを切り替える必要がないのは非常に便利です。全体として、小規模なプロジェクトや日々の仕事を整理しておくための堅実なツールです。不必要な複雑さを加えることなく、チームが足並みを揃え、認識を一致させるのに役立っています。

6. Jira（ワークフローを厳格に遵守して問題を処理するソフトウェアチームに最適）

Jiraはタスクを「問題」として管理し、チームが定義したワークフローに沿って処理を進め、そのワークフローを強制的に適用することができます。チケットが「Open」から「完了」へ直接移動することをブロックし、「Dev Complete」と「QA」を経由するように設定することも可能です。エンジニアリングチームにとって、この強制的な適用こそが重要なポイントです。ボードには、誰かが更新を忘れたかどうかではなく、コードに実際に何が起きたかが反映されるからです。

エンジニアにとっては、これにより個人リストを管理する必要もなくなります。スプリントボードには、現在のスプリントで各メンバーに割り当てられたタスクが表示され、すべてのステップを通過するまで、問題は「完了」とみなされません。スプリント方式で作業するチームは、Jira内でスプリントサイクル全体を管理することができ、この「スプリントサイクルの管理」ガイドではその流れについて解説しています。

際立った機能

料金

Rovoの検索、チャット、エージェント機能はすべての有料プランに含まれており、月額のAIクレジット利用枠は「スタンダード」プランでユーザー1人あたり25クレジット、「プレミアム」プランで70クレジットです。最大10ユーザーまで利用できる「Freeプラン」にはRovoは含まれていません。

評価

Jiraの限界： Jiraは、チケットやワークフローを重視するチーム向けに設計されています。マーケティング、人事、またはオペレーションチームにとっては、設定や許可管理、課題画面が業務のニーズに対して煩雑に感じられることが多く、そのため業務の進捗は別の場所で追跡することになり、エンジニアリングボードにはプロジェクトの半分しか表示されません。エンジニアはJiraを愛用しているものの、それ以外のメンバーが敬遠している場合は、これらのJira代替ツールを検討する価値があります。また、「Linear vs. Jira」の記事では、プロダクトチーム向けのよりシンプルな選択肢について解説しています。

Jiraについて、実際のユーザーはこう語っています

あるユーザーのレビューによると：

Jiraは非常に柔軟性が高いです。スクラムやカンバンボードを設定したり、作業をエピックやタスクに分割したり、チームの働き方に合わせてワークフローをカスタマイズしたりできます。ダッシュボードやスプリントレポートを使えば進捗状況を簡単に追跡でき、Confluence、Slack、GitHubとの連携により、チケットに関連するすべての情報を一箇所にまとめて管理できます。

7. Wrike（絶え間なく寄せられる依頼やレビューを処理するチームに最適）

Wrikeは、タスクを活用して依頼事項を追跡するチーム（クリエイティブスタジオ、マーケティング部門、プロフェッショナルサービス部門など）向けに設計されています。仕事は、担当者、ファイル、スケジュールが設定されたタスクに分割され、チームはカンバンボード、スプレッドシート形式のテーブル、またはインタラクティブなガントチャートでその進捗を確認できます。Wrikeが特に優れているのはフィードバックのループです。エディターやレビュー担当者は、別のスレッドではなく、作業画面内で特定の同僚に直接質問を投げかけることができます。

12人の社内デザインチームを想像してみてください。依頼が入ると、Businessプランで標準的なタスクセットとしてテンプレート化され、レビューを経て、マーケティングディレクターが金曜日に確認する共有ダッシュボードに集約されます。Wrikeはこのような形をスムーズに処理し、拡張性も備えています。ビジネスプランは5～200人のユーザーに対応しています。Wrikeの詳細なレビューでは、より幅広い機能セットについて解説しています。

WrikeのAI機能はプランごとに段階的に提供されています。「チーム」プランには「AI Essentials」が含まれており、コンテンツ編集、コメントの要約、ボードAI、モバイル受信トレイの優先順位付け、平易な言葉で記述された自動化ルールなどが利用可能です。「Business」プランからは「Wrike Copilot」とAIエージェントが利用可能になり、AI Eliteアクションのスターターパックが含まれます。さらに上位のプランでは、より多くの機能が追加されます。

際立った機能

料金

評価

注意点： Wrikeでは、席を1つずつではなくグループ単位で販売しています。5～30席のグループ、30～100席の10席単位のグループ、100席を超える場合は25席単位のグループとなります。 「Teams」プランはユーザー数15名までとなっているため、チームが拡大すると、ほぼ同時にプランの変更と、より大規模なライセンスバンドルの購入が必要になります。スケジューリングを主眼としたツールと比較検討しているチームは、「Microsoft Project vs. Wrike」の記事をご覧ください。

Wrikeについて、実際のユーザーからの声

あるユーザーのレビューによると：

Wrikeは、プロジェクトの仕事を体系的に整理し、可視化しておくのに最も役立ちます。私は、優先度を把握し、進捗状況を追跡するために、タスクの割り当て、期日、ステータスの更新、プロジェクトビューを定期的に活用しています。これらの情報を一か所にまとめることで、特に複数の人が同じプロジェクトに携わっている場合、連携がスムーズになります。

8. Todoist（文章を入力してタスクを登録したい個人ユーザーに最適）

Todoistは、このリストの中で「タスクの取り込み」という課題に対する最も強力な解決策です。その「クイック追加」機能は、文章を読み取り、日付、時間、繰り返し設定、プロジェクト、優先度を自動的に抽出します。そのスピードこそが、チームツールの傍らに置いて使われるアプリとして人気を博している理由であり、2つのツールを併用するセットアップにおいて、個人用ツールとして頻繁に選ばれる理由でもあります。

無料の「Beginner」プランでは、個人プロジェクト5件、フィルタービュー3種類、ボードおよびリストレイアウト、日時指定タスクの自動リマインダーが利用可能です。 「Pro」プランでは、個人プロジェクトが300件に増え、カレンダーレイアウト、タスクの期間、タイムブロッキング、締め切り、カスタムリマインダー、完全なアクティビティ履歴が追加されます。例えば、フリーランサーであれば、クライアントの仕事と家事の管理を別々のプロジェクトで管理し、カレンダー上で集中する時間を確保することができます。このタイムブロッキングガイドはそのセットアップと相性が良く、「Notion vs. Todoist」の記事では、ドキュメントを重視した代替案について解説しています。

TodoistのAIは「情報の取り込み」に重点を置いています。Rambleは音声をタスクに変換し、Task Capture Assistはテキスト、画像、ドキュメントを読み取ります。Beginnerプランでは月10セッションまで、有料プランでは無制限に利用可能です。Proプランでは、ルーチン作業の自動化を行う「Todoist Assist」と、転送された電子メールをタスクに変換する「Email Assist」が追加されます。

際立った機能

料金

評価

弱点： Todoistのコラボレーション機能は、Businessプランに移行するまでは限定的なものです。 どのプランでも、個人プロジェクトを最大5人と共有でき、無料チームプランでは最大5つのチームプロジェクトを利用できますが、最大500のチームプロジェクト、役割、フォルダを備えた完全なチームワークスペースを利用するには「Business」プランが必要です。プロジェクト横断での所有者設定、ステータスの共有、レポート作成機能が必要な部署では、この機能では不十分になるでしょう。同じ個人用タスク管理ツールにおけるAIスケジューリング機能の比較については、「Motion vs. Todoist」をご覧ください。

Todoistについて、実際のユーザーはこう語っています

あるユーザーのレビューによると：

Todoistのシンプルで使いやすい点がとても気に入っています。タスクの作成、期日の設定、毎日のToDoリストの整理が、どれも素早く簡単にできます。タスク管理が複雑だったり負担に感じたりすることなく、整理整頓して計画通りに進めるのに役立っています。

9. TickTick（カレンダーと集中タイマーが内蔵されており、個人のスケジュール管理に最適）

TickTickは、通常3つの個人用アプリに分散しているツール――タスクリスト、カレンダー、集中タイマー――を1つにまとめました。タスクはアイゼンハワー・マトリックスに基づいて「緊急」と「重要」の4象限に分類し、カレンダーにスケジュール設定し、タスクごとの集中時間を計測するポモドーロタイマーを使って着実にこなすことができます。

こうした機能の組み合わせにより、TickTickは「意図的なシャドウリスト」を管理するのに最適なツールとなります。これは、チームのツールを置き換えるのではなく、その隣に並行して機能するプライベートな計画層です。マネージャーは各タスク内にミーティングのメモを残したり、仕事が山積みになっている日をカレンダーで確認したりできる一方で、チームのステータスは共有ボード上に表示されたままにしておくことができます。

TickTickの料金ページでは、プラン比較にAI機能がリストされていますが、その詳細については説明されていません。そのため、ここではAI機能を判断材料のほんの一部として捉えてください。

際立った機能

料金

Freeプランでは、各リストに99件のタスクを登録できる9つのリスト、リストビューとカンバンビュー、自然言語による日付指定、リマインダー、5つの習慣機能が利用可能です。プレミアムプランでは、各リストに999件のタスクを登録できる299のリストに加え、複数のカレンダービュー、タイムラインビュー、タスク期間、電子メールリマインダー、詳細な統計機能が利用可能になります。

評価

弱点： TickTickの共有機能は、チーム全体ではなく、少人数向けに設計されています。共有リストのメンバー数は、Freeプランで2名、プレミアムプランで29名までです。これは家庭や小規模なプロジェクトには適していますが、部署単位での利用には不向きです。個人用システムとして活用し、チームのステータス管理はチーム向けのツールで管理することをお勧めします。

TickTickについて、実際のユーザーはこう語っています

あるユーザーのレビューによると：

使い方は簡単で、すぐに使い始められます。すぐに使い始めて、タスクの作成を始められます。サブタスク機能がとても気に入っていますし、クリックして項目を開く際も、すべてが素早くスムーズに動作します。さらに、無料です！

10. Things 3（一度購入すればずっと使えるリスト機能を求めるAppleユーザーに最適）

Cultured Code社が提供する「Things 3」は、Mac、iPhone、Apple Watch、iPad、Vision Pro向けの個人用タスク管理アプリです。1人が1日のプランを立て、プロジェクト管理を行い、目標に向かって取り組むのを支援するために開発されており、Apple Design Awardを2度受賞しています。月額制のサブスクリプションが主流のカテゴリーにおいて、「Things」はプラットフォームごとに1回限りの購入で利用できます。

このアプリは、落ち着いた日常のタスクリストを軸に設計されています。「受信トレイ」にタスクを集め、その中から「今日」に組み込むものを選び、残りをプロジェクトやカテゴリに分類します。タスクは、シェアシート経由で他のアプリから、Appleのリマインダーから、あるいはSiriによる音声入力で取り込むことができるため、タスクが発生した場所に関係なく記録できます。AI機能は搭載されていないため、邪魔にならないシンプルなリストを求めている方に最適です。

際立った機能

料金

評価

弱点： Things 3 は Apple デバイスでのみ動作し、個人利用を想定して設計されています。Windows 版、Android 版、Web アプリは存在せず、プロジェクトの共有機能もないため、異なるデバイスを使用するチームが共同作業を行うためのシステムとしては適していません。チームメンバーが確認する必要のある情報は、すべて手作業でチームのツールにコピーする必要があります。

「Things 3」について、実際のユーザーはこう語っています

あるユーザーのレビューによると：

前述の通り、私はプライベートでは「Things」を使用しており、Apple Notesやカレンダー（ショートカット機能を活用）と連携させています。ビジネス用途では、タスクの共有、コメントの追加、添付ファイルの扱いの点で「Todoist」の方が優れています。また、TodoistはすでにGoogle カレンダーと連携しています。しかし、プライベートや個人事業（例えばフリーランサーなど）には「Things」が最適です。

注目すべきその他のタスク管理ツール

Notion（1ユーザーあたり月額12ドル～）は、ページ内のデータベース行としてタスクを管理するため、ドキュメントとタスクを一か所にまとめたいチームに適しています。その中核となるオブジェクトは「ページ」であるため、本リストの選定基準には適合せず、タスク処理が中心のチームは結局、独自にタスクシステムを構築することになります。

Basecamp（1ユーザーあたり月額15ドル～）は、ToDoリスト、メッセージボード、クライアントとの共有機能を1つのプロジェクトスペースに統合しており、クライアントへの可視性の高さから代理店に好評です。ただし、カスタマイズ性には課題があります。レビューアからは、ここで紹介する他のツールの多くに比べて設定の自由度が低いとの指摘があります。

Any.do（1ユーザーあたり月額4.99ドル～）は、カレンダーとの連携や、デバイス間をまたいだスマートなリマインダー機能を備えた個人用プランナーです。ただし、機能の深さには限界があります。日々の計画管理には優れていますが、前述のチーム向けツールに比べ、チーム運営のための機能ははるかに少ないのです。

自分に合ったタスク管理ソフトはどのように選べばいいのでしょうか？

まずは、チーム内にすでに存在する「影のリスト」から始めましょう。公式ツール以外に最も多くのタスクを抱えている人に、それらのタスクがどこから来て、なぜツールに入れないのかを尋ねてみてください。その答えから、前述の3つのセットアップのうち、どのタイプがチームに適しているかが分かります。

その答えには、たいてい「スピード」が関わっています。Capterraが1年間にわたるタスク管理ツールのレビューを分析したところ、システムの動作が遅いことがよくある課題のトップに挙げられており、ツールの動作が遅いことは、タスクをメモアプリに追いやる最も手っ取り早い原因となります。

ツールを切り替える前に、現在「シャドーリスト」を管理している担当者を含め、チーム全員で新しいツールを用いて実際のプロジェクトを2週間実施してみてください。2週間経ってもその担当者が依然として別の場所にタスクを書き留めているようであれば、機能一覧に何が書かれていようとも、タスクの取り込みプロセスが遅すぎるということです。

すべてのタスクをチーム全員が確認できる場所にまとめましょう

「追跡機能」を備えているというだけでツールを購入し、自動的に進捗が記録されることを期待してしまうのは、大きな損失につながる間違いです。タスクの追加に書き留めるよりも時間がかかってしまうと、「影のリスト」が復活し、ボードは更新されなくなり、ステータスミーティングが再び進捗管理の役割を担うことになってしまいます。

どのツールを選ぶにしても、ミーティングの進捗状況でそのツールを評価しましょう。ボードが最新の状態であれば、タスクの進捗を待っている人は、わざわざ尋ねなくても、誰が担当しているか、いつ完了するかが一目でわかります。ミーティングの議題が増え続けるということは、タスクが別の場所で処理されているということです。

ClickUpは、まさにこの問題を解決するために開発されました。「個人リスト」、「メモ帳」、そしてチャットからのタスクにより、各ユーザーは仕事内容をすぐに記録できる場所を確保でき、それらのタスクはすべて、チームがプロジェクト内で追跡しているものと同じです。「マイタスク」ページと「LineUp」は、各ユーザーに「まず何を完了すべきか」を示してくれます。また、「スーパーエージェント」は、誰かがミーティングを開いて確認する必要が生じる前に、しばらく更新されていないタスクにフラグを立てることができます。

おすすめのタスク管理ソフトに関するよくある質問

最高の無料タスク管理アプリとは？

最適な無料タスク管理アプリは、チームの規模によって異なります。チーム向けには、ClickUpの「Free Forever」プランが無制限のタスクとメンバー数をサポートし、Trelloの無料プランは作業スペースごとに最大10人の共同作業者をカバーします。個人向けには、Todoistの無料「Beginner」プランがリマインダー付きの個人プロジェクト5件を提供し、TickTickの無料プランはカレンダーとポモドーロタイマー付きのリスト9件を利用できます。

Office 365にはタスク管理機能はありますか？

はい。Microsoft PlannerはMicrosoft 365に含まれており、Microsoft TeamsおよびWeb上で利用可能です。「My Day」、「My Tasks」、「ボード」、「Grid」、「Schedule」、「チャート」の各ビューが利用できます。タイムラインビュー、メンバービュー、目標、および依存関係を利用するには、ユーザーあたり月額10ドル（年額課金）の「Planner Plan 1」が必要であり、Planner Agentを利用するにはMicrosoft 365 Copilotライセンスが必要です。

タスク管理に最適なAIツールとは？

タスク管理に最適なAIは、実際のタスクデータに基づいて機能します。ClickUpでは「スーパーエージェント」にタスクを割り当てたり、@メンションしたりできます。Asanaの有料プランには月間のAIリクエスト枠が含まれており、追加リクエストは1回あたり0.50ドルです。monday.comの有料プランには月間のAIクレジットが含まれており、Todoistの「Ramble」は音声をタスクに変換します。クレジット、リクエスト数、別途必要なライセンスによって実際の費用が変わるため、各ツールのAI利用方法を確認してください。

中小企業に最適なタスク管理ソフトとは？

中小企業にとって最適なタスク管理ソフトとは、Freeプランまたはエントリープランでチーム全員をカバーできるものです。ClickUp、Trello、Jiraには2人以上で利用できるFreeプランがあり、WrikeのFreeプランにはユーザー数の上限はありませんが、アクティブなタスク数は200件までとなっています。一方、Asanaとmonday.comのFreeプランは2人までとなっています。

優れた個人向けタスク管理アプリとは？

Todoist、TickTick、Things 3は、個人向けのタスク管理アプリの中でも特に優れたものです。Todoistは平易な言葉でタスクを入力するのに最も速く、TickTickにはカレンダー、習慣トラッカー、ポモドーロタイマーが搭載されており、Things 3はAppleデバイス向けの1回限りの購入型アプリです。個人のタスクをチームプロジェクトにも反映させる必要がある場合は、ClickUpのようなプラットフォームを利用すれば、両方のタスクを同じタスクとして管理できます。