チームメンバーが最後にアイデアや懸念をあなたに伝えたのはいつですか？
スペースがあると感じたからです。
チームチェックインはそのスペースを提供する。
チームと接続し、何が仕事で何がそうでないかを話し合い、全員が話を聞いてもらえたと感じる環境を作るチャンスなのです。
このような会話を本当に意味のあるものにする方法を探ってみましょう。💬
⏰ 60秒要約
- チームチェックインは、チームのコミュニケーションと連携を強化するための短いミーティングである
- 定期的なチェックインは信頼、問題解決、適応性を向上させる
- 毎日、毎週、毎月のチェックインは、チームやプロジェクトのさまざまなニーズに応える
- クリアされたアジェンダを設定し、目標、課題、フィードバックに焦点を当てた議論を行う。
- マネージャーは、透明性とエンゲージメントを育む上で重要な役割を果たす
- クリックアップのようなツールは、スケジュール、文書化、フォローアップを効率化する。
- フォーマットに柔軟性を持たせ、小さな成功を祝うことでチェックインを効果的に保つ
チームチェックインを理解する
チェックインは、チームのつながりを保ち、クリアされた状態を維持するための、短時間で構成されたミーティングです。
正式なミーティングとは異なり、チェックインは勢いを維持し、その日を脱線させることなく緊急のニーズに対処することに重点を置く。このようなミーティングでは、堅苦しいアジェンダは必要なく、チームメンバーが発言しやすいオープンな環境を作ることが重要です。
チェックインと1対1のミーティングの比較
チェックインと1対1のミーティングの違いを理解することが、効果的に使う鍵です。👇
| アスペクト｜チェックイン｜マンツーマンミーティング |
|---|
| チーム全体｜プロジェクトマネージャーとメンバー1人 |
| 目的｜｜チームの調整とプロジェクトの最新情報に焦点を当てる｜｜個人の成長と課題に焦点を当てる |
| スタイル｜共同作業とグループ指向｜個別対応とプライベート |
| タイミング｜短時間（15～30分）｜長時間（30～60分 |
チェックイン対1対1のミーティング
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定期的なチェックインのメリット
定期的なチームチェックを行うことの鍵は以下の通りです。🧑💻
- コミュニケーションの改善：* チェックインはチームコミュニケーションに一貫したスペースを提供し、ボード全体の整合性と明瞭性を確保する。
- 迅速な問題解決：これらのミーティングは迅速な問題解決を促進し、問題がエスカレートする前に対処する。
- チームの信頼強化： 定期的なチェックインにより、透明性が高まり、メンバー間の信頼感が醸成される。
- 進捗追跡の向上：マイルストーンを強調し、全員が進行中のプロジェクトに遅れないようにする。
- 適応性の向上： チェックインにより、チームは柔軟性を保ち、集中力を失うことなく、必要に応じて優先度や目標を調整することができる。
チェックイン」の概念は、1990年代のアジャイルプロジェクト管理手法に端を発する。
チームチェックインの種類
チェックインにはさまざまな形やサイズがあり、チームのニーズや目下のプロジェクトに応じて、それぞれが独自の目的を果たす。目標は変わらないが、チェックインの種類によって、チームがさまざまな方法で軌道に乗るのを助ける。
探ってみよう。🗂️
毎日のチェックイン
デイリーチェックインとは、短時間の集中的なチームミーティングのことで、進捗状況を素早く報告し、阻害要因を特定し、当面の優先度を明確にする。
このようなチェックインは、アジャイルチームのようなペースの速い環境でよく使われ、勢いを維持するためには絶え間ないコミュニケーションが必要です。
例：📌 アジャイルチームにおける毎日のスタンドアップは、その好例である。このミーティングでは、チームメンバーは通常3つの鍵に答える：昨日やることは何ですか？昨日何をしましたか？今日は何に取り組んでいますか？この構造により、チームの連携が保たれ、潜在的な進捗ブロックが迅速に対処され、プロジェクトの遅れを防ぐことができる。
週1回のチェックイン。
週次チェックインは少し長めで、1週間の進捗を確認し、今後の優先度を合わせ、次週のタスクが順調に進んでいるかを確認するためのタッチポイントとなる。通常、タスクの完了、目標の進捗、必要な短期プランニングをカバーする。
例：📌 マーケティングチームは、コンテンツプロジェクト、ソーシャルメディアキャンペーン、または今後の製品発売のステータスについて話し合うために、毎週チェックインを行うかもしれません。このミーティングでは、チームの達成状況を確認し、必要であればタイムラインを調整し、翌週の優先度を合わせます。
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月次チェックイン
月次チェックインでは、長期的な進捗に重点を置き、全体的な業績を振り返り、顕在化した可能性のある大きな課題や障害に対処します。これらのミーティングは、その月の目標を設定し、傾向を把握し、より大きな目標に向けた進捗を評価するスペースを提供する。
例:*📌 営業チームでは、毎月のチェックインで、営業ターゲットに対する実績を確認し、パイプラインの健全性を評価し、今後のキャンペーンの戦略を調整します。これらのミーティングは、成果を祝い、改善点を特定し、来月の目標に向けて戦術を調整する機会となります。
プロジェクト別のチェックイン
プロジェクト別チェックインは、特定のプロジェクトやマイルストーンのニーズに合わせて調整されます。
機能横断的なチームの連携を保ち、プロジェクトのタイムラインと成果物に関して全員が同じページにいることを確認するために特に有効です。
例:📌 新機能に取り組んでいる製品開発チームは、プロジェクト固有のチェックインを毎週行うかもしれません。このミーティングでは、チームは機能開発の進捗について話し合い、ユーザーからのフィードバックを確認し、対処すべき技術的またはデザイン上の課題を特定します。
🧠 Fun Fact: スタンドアップミーティングは、長時間のディスカッションを防ぐために技術業界で生まれた。
アドホック・チェックイン
アドホック・チェックインは、緊急の問題やコラボレーションの機会に応じて、必要に応じて行われる。このようなプロジェクトミーティングは多くの場合、非公式なものであり、何か予期せぬことが発生し、早急な対応や再編成が必要な場合に行われる。
例:*📌 顧客に影響を与える可能性のあるバグが突然ソフトウェアリリースで発見された場合、アドホックチェックインが招集され、状況を迅速に評価し、問題を解決するためのリソースを割り当て、顧客に関わる問題を防ぐために必要な利害関係者と連絡を取ることがあります。
効果的な従業員チェックインの実施（月次、週次、日次）*。
チームとの関係を維持することは、複雑である必要はありません。チェックインに適切なアプローチをとることで、すべての違いが生まれます。
ここでは、従業員にとってもマネジャーにとってもインパクトのある、有意義なチェックインを構成する方法をご紹介します。👥
明確なアジェンダを設定する。
明確なアジェンダは、会話を集中させ生産性を保つために不可欠です。具体的な内容はチェックインの頻度によって異なるかもしれませんが、以下にガイドラインを示します：
- 毎日のチェックイン：* 当面のタスク、課題、優先度に焦点を当てる。毎日のチェックイン：*当面の仕事、課題、優先事項に集中する。ミーティングでのチェックインの質問に答えるシンプルな3項目のアジェンダで十分である：
- やることは終わったか？
- 次は何をする？
- 何が進捗をブロックしているのか？
- 週次チェックイン：* 週次チェックインでは、もう少し広い範囲が必要です。週間の進捗を振り返り、短期目標に合わせるために利用する：
- 完了したタスクと進行中のプロジェクトのレビュー
- 短期目標とタイムラインの話し合い
- 課題やリソースの必要性についての話し合い
- 長期的な進捗を振り返り、成長の機会について話し合うのに理想的です。典型的なアジェンダは以下の通り：
- マイルストーンと成果の確認
- 課題とそれを克服するための戦略について話し合う
- プロフェッショナルとしての成長目標や抱負の検討
有意義なディスカッションでエンゲージメントを高める。
チェックインは決して雑用のように感じるべきではない。有意義な会話に社員を参加させることで、社員は価値を感じ、話を聞いてもらっていると感じることができます。
以下のディスカッションポイントに焦点を当てましょう：
- 最近の成功を祝うことで、ポジティブなメモで会話を始める。
- 従業員が直面している障害や困難について話し合い、潜在的な解決策について協力する。
- フィードバックを与え、受け取る：増幅しながら建設的なフィードバックを提供する。 従業員の声を増幅させながら、建設的なフィードバックを提供する。
- 目標を一致させる：キャリア目標を再検討し、チームや組織の目標と一致していることを確認する。
💡 プロからのアドバイス： 組み入れる
チームの士気に関する貴重な洞察を得るために、チェックイン時に質問をしてみましょう。作業負荷、コミュニケーション、職場の文化について、自由回答で楽しくチェックインできる質問をすることで、やる気のあるチームにするための改善点を見つけることができます。
透明性と誠実さを育む。
透明性は信頼を築き、社員がためらうことなく本音を共有できるようにします。オープンを奨励する：
- チェックインは判断ではなく対話のための安全なスペースであることを従業員に再確認させる。
- 自らも透明性を保ち、課題や学びを共有することで、脆弱性の模範とする。
- 社員の懸念や提案を遮ったり否定したりせず、積極的に耳を傾ける。
✅ 思慮深い質問を通じて、より強い接続を築く。
適切なチェックインの質問をすることで、従業員への理解が深まると同時に、あなたが心から気にかけていることを示すことができます。以下は、チェックインに取り入れるべきいくつかの例です：
- 個人的な成長について： どのようなスキルをもっと伸ばしたいと思っていますか？
- 職場の改善について：あなたの仕事をより効果的に、または楽しくするためにやることはありますか？
- 課題に関して：最近、あなたの最大の障害は何でしたか？
- 作業負荷の管理はどうなっていますか？サポートされていると感じますか？
💡 プロヒント：*思慮深いチェックインの質問は、接続を育みます、
/参照 https://clickup.com/ja/blog/60415/employee-engagement-software/ 従業員のエンゲージメントを高める /%href/
相互尊重の環境を作る。
従業員エンゲージメントにおけるマネジャーの役割
チームチェックインにおける従業員のエンゲージメントは、強力なリーダーシップから始まり、マネージャーがその中心にいます。この点について、さらに詳しく探ってみましょう。📑
チェックインをリードするマネージャーの責任
チェックインのリーダーとして、マネジャーは会話のトーンを設定します。従業員が自分の考えや懸念を共有しやすい環境を作ることが重要です。
以下は、チェックインにおけるマネジャーの鍵です：
- サポート環境を作る： オープンな対話を奨励し、従業員に彼らの意見が価値あるものであることを伝える。
- 積極的に耳を傾ける： 中断することなく、従業員の視点を理解することに集中する。
- 明確な指導とフィードバックを提供する： 建設的なフィードバックを共有するだけでなく、従業員の努力と成果を認める。
- 従業員の個人目標がチームや会社のオブジェクトと一致していることを確認します。
チェックイン後にマネジャーが取るべき行動
チェックインが終了したら、マネジャーは会話を強化し、次のような具体的な行動をとる必要があります。
.これには以下が含まれる：
- 従業員の意見が重要であることを示すために、従業員が提起した懸念事項や要望に対処する。
- 継続的なサポートを提供する：ミーティング中に議論された課題について、従業員にサポートが必要かどうかを確認する。
- 目標、フィードバック、フォローアップ行動など、チェックイン・ディスカッションの記録を残す。
- 進捗の認識：改善を認め、マイルストーンを祝い、従業員の進捗と貢献を強化する。
米国の従業員エンゲージメントは、2024年第2四半期に緩やかに上昇しました、
/参照 https://www.gallup.com/394373/indicator-employee-engagement.aspx 30％から32％に上昇した。 /%href/
.このような改善にもかかわらず、労働者のかなりの部分は依然として意欲を失っており、完全に関与した労働力を育成する上で組織が直面する継続的な課題が浮き彫りになっている。
チェックインによるミーティングの強化
チェックインはミーティングとチームのダイナミクスを大幅に強化し、ミーティングをより構造化、集中化、包括化することができます。
ミーティングの開始時にチェックインを取り入れることで、チームメンバーは今取り組んでいる仕事、直面している課題、差し迫った懸念などを表明することができる。このアプローチにより、潜在的な障害が早期に発見され、協力的な環境が育まれる。
また、チェックインは透明性と包括性を促進し、全員が意見を聞き、価値を感じられるようにします。全員が最新情報を共有することで、ミーティングはよりインタラクティブで生産性の高いものになり、各参加者が会話のフローに貢献するようになる。
効果的なミーティング・チェックインのテクニック
効果的なチェックインを行うには、以下のテクニックを考慮する：
- 各チームメンバーのチェックインは、勢いを維持し、集中力を持続させるために、ほんの数センテンスにリミ ットする。
- チェックインのリーダーを交代させる： 多様な視点を獲得し、所有権を築くために、異なるチームメンバーにチェックインをリードさせる。
- 進捗状況を可視化し、整合性を確保するために、タスクボードや共有ドキュメントなどのツールを使用する。
従業員チェックインのためのツールとリソース ## Tools and Resources for Employee Check-Ins
従業員のチェックインを面倒に感じる必要はありません。実際、チェックインはスムーズで、組織的で、そしてあえて言うなら楽しいものです！
ClickUp
仕事のためのすべてアプリ "ClickUp "は、チェックインのプロセスを最初から最後まで簡素化します。ミーティングのスケジュール、進行中の追跡、フィードバックの文書化など、さまざまなアプリを行き来する代わりに、ClickUpはすべてを1か所にまとめてくれます。
では
ClickUp HRソフトウェア
従業員のチェックインをシームレスでストレスフリーに。📝
スケジューリングと文書化が簡単になりました。
ClickUp ミーティング
はチェックインをオーガナイズするための究極のツールだ。スケジュール、メモ、行動追跡を1つのワークフローに統合。
その方法を見てみよう。📂
特に複数のチェックインをこなす場合、全員のカレンダーを合わせるのがいかに厄介か、私たちは皆知っています。しかし
/を使えば https://clickup.com/features/calendar-view ClickUp カレンダービュー /をクリックする。
ClickUpカレンダーを使えば、ダブルブッキングや重要なミーティングを逃す心配がなくなります。
毎週1対1のミーティングを設定したり、チーム全体のディスカッションの時間をブロックしたりできます。さらに、ドラッグ＆ドロップのインターフェイスで、その場で調整できます。
例えば、あなたが5人の直属の部下を持つマネージャーだとしましょう。カレンダービューを使って隔週のチェックインをスケジュールし、簡単に識別できるように色分けすることができます。
リマインダーを設定し、すべてをGoogleカレンダーに同期するのも簡単です（こんにちは、 ClickUpのGoogleカレンダーとの統合 !).
ClickUpのGoogleカレンダー統合で効率的なスケジュール管理をお試しください。
ミーティングのメモがアプリに散らばっていませんか？もうそんなことはありません。
ClickUp Docsで共有アジェンダを作成し、アクションアイテムを割り当てます。
ClickUp ドキュメント
を使えば、チェックインごとに詳細な共同文書を作成できます。アジェンダの構成、アクションアイテムの追加、タスクの割り当てまで、ドキュメント上で直接行うことができます。
すべてClickUpに保存されるため、いつでもどこでも過去のメモにアクセスして文脈を確認できます。
例えば、「先週の目標の進捗中」や「課題と解決策」といったセクションを設けたチェックイン・アジェンダを準備することができます。ミーティング中はリアルタイムでドキュメントを更新し、全員の足並みを揃えます。
チームワークとフィードバック？ソート済み！。
アクションアイテムについて議論することは1つのことであり、完了することを確認することは別のことである。
ClickUp Assign Commentsでディスカッションをアクションに変える
クリックアップ コメントの割り当て
フィードバックやアイデアを実行可能なタスクに変換します。チームメンバーにコメントを割り当て、期日を設定し、ドキュメントから直接進捗を追跡できます。
例えば、チェックイン時に社員が追加トレーニングの必要性についてメンションした場合、人事部にコメントを割り当てて、ワークショップを開催するスケジュールを立てることができます。
さらに、効果的なチェックインはミーティングの前から始めることができます。
ClickUp フォーム
を使えば、事前にフィードバックを集めたり、インサイトを収集したりすることができます。フォームは完全にカスタマイズ可能で、チームのニーズに合わせた特定の質問をすることができます。
ClickUp Formsでチェックイン前後のフィードバックを簡単に集めよう
例:*📌 チェックインの前に、以下のような質問フォームを送信します：
- 今週、どのような問題に直面しましたか？
- ワークフローで改善できることは何ですか？
そして、チェックインの後には、こう尋ねる：
- 今日の話し合いで最も役に立ったことは何ですか？
- 目標を達成するために、さらにどんなサポートが必要ですか？
開発チェックインの質問をするフォームを共有することもできます：
- 今、最も伸ばしたいと思っているスキルは何ですか？
- 現在の役割は長期的なキャリア目標をサポートしていると感じますか？
回答はクリックアップで自動的に整理され、すぐに注意を払う必要がある傾向や問題を特定するのに役立ちます。
また
を使って
/を https://clickup.com/templates/employee-engagement-t-90061003553 ClickUp従業員エンゲージメントテンプレート /%href/
を参考に、より良い努力を組み立ててください。
カスタマイズ可能なテンプレートでチェックインを効率化します。
白紙のページは不安です。ClickUpのテンプレートは、チェックインのアジェンダ、フォローアップ、フィードバックの収集のためにあらかじめデザインされたフォーマットを提供することで、この問題を解決します。
ClickUp 1対1ミーティングテンプレート
例:📌 を使用することができます。
には、以下のセクションがあります：
- 進行中のタスクに関する最新情報
- 今週の優先度
- 障害やサポートが必要な場合
このテンプレートは、さまざまなオブジェクトに合わせたアジェンダを提供することで、ミーティングを軌道に乗せることができます。業績評価に集中できる
或いはキャリア開発に関する講演など、あらゆるトピックがそれに値する注目を浴びるようにする。
その
にはメモ、アクションアイテム、フォローアップのセクションがあり、どのミーティングも集中して生産性を保つことができる。また、一貫性のあるフォーマットをプロモーションしているため、進捗状況を把握しやすく、過去のディスカッションを再確認しやすくなっています。
自動化と追跡でよりスマートなチェックイン。
クリックアップ自動化でフォローアップを自動化する
クリックアップ自動化
を使えば、手動によるフォローアップの手間を省くことができます。アクションアイテムやフォローアップに関するリマインダーを自動的に送信するトリガーを設定します。
例:*📌 従業員が来週までにタスクを完了することをコミットした場合、数日後にリマインダーを送信する自動化を設定できます。
外部ツールをミックスしたいですか？
その
ClickUpとZoomの統合
はミーティングのスケジューリングと開催を効率化します。Zoomリンクを即座に生成し、ミーティング招待に追加し、すべてをカレンダーと同期することで、シームレスなスケジュール管理が可能になります。
ClickUpとZoomの統合で、チェックインのスケジュールとホストを簡単に設定
チェックインが終わったら、進捗状況を確認しましょう。
ClickUpダッシュボード
では、すべてを1つの概要で視覚的に追跡できます。進捗やフォローアップを追跡し、チーム全体のエンゲージメントレベルを確認することもできます。
クリックアップダッシュボードでエンゲージメントの傾向とチームのフィードバックを追跡する
ダッシュボードは、タスク完了率から定期的なフィードバックテーマまで、すべてを表示します。
例えば、チェックイン前のアンケート完了率を追跡するダッシュボードを設定し、作業負荷に関する繰り返し寄せられるフィードバックを特定します。
ᔍ Did You Know? Kincentricの調査によると、以下のことが分かっています。
の従業員が、一貫した従業員体験を得たと回答している。
効果的なチェックインのベストプラクティス
チームのチェックインを最大限に活用するには、全員の関心を高め、集中力と生産性を維持するベストプラクティスに従うことが重要です。チームの活力を高める鍵になる戦略をいくつか紹介しましょう。🔄
リモートコラボレーションスタイルを意識する
バーチャルチームやハイブリッドチームでは、チェックイン時のコミュニケー ションのフローを管理することが重要です。
接続を構築するためにビデオを使用することを奨励します。画面共有、共有ドキュメント、ホワイトボードなどのコラボレーショ ンツールを使い、チェックインをよりインタラクティブなものにしましょう。
バーチャルチェックインでは、タイムゾーンや技術的な問題を管理し、イライラしないようにしましょう。
🧠 おもしろい事実： マッキンゼーのアンケートによると、以下のことがわかりました。
の従業員が、リモートワークが生産性の向上に大きく貢献すると考えており、多くの従業員が、リモートワークが適切なワークライフバランスを保ちながら、より効率的に仕事を進めるのに役立っていることを強調している。
🌟 Celebrate small wins （小さな成功を祝う
チェックインの際に、チームメンバーの成果を認める時間を取りましょう。小さな成功もチーム全体の成功と士気に貢献します。進捗を祝うことで、前向きな雰囲気が生まれ、全員が前進し続ける意欲が高まります。
表彰は大げさなものである必要はありません。努力や貢献を認めるだけでも、次のような効果があります。
.
🌟 マイクロマネジメントを避ける .
チェックインはマイクロマネジメントではなく、進捗に焦点を当てるべきである。
チームメンバーのタスク処理を信頼し、細かいことまで監督する誘惑を避けましょう。チェックインでは、仕事のあらゆる側面に踏み込んで管理するのではなく、サポートや指導、フィードバックを提供するようにしましょう。こうすることで自主性を促し、チームの士気を高めることができる。
🌟 フォーマットには柔軟に対応する。
チェックインのフォーマットを決めつけないでください。何か仕事がうまくいっていなかったり、チームが特定のフォーマットが時代遅れだと感じたりしているのであれば、物事を変更することに寛容になりましょう。
例えば、座談会形式の方がうまくいくチェックインもあれば、より構造化されたアップデートのフォーマットの方が有効なチェックインもあります。チームにとって最適なミーティングフォーマットに変更することで、チェックインが適切で生産性の高いものになります。
📖あわせてお読みください。
仕事でプロフェッショナルに挨拶する方法
クリックアップですべてのチェックインをカウントしよう
チームチェックインは、チームの接続、連携、モチベーションを維持するシンプルで強力な方法です。デイリーアップデート、ウィークリーレビュー、マンスリーリフレクションのいずれでも、課題に取り組み、勝利を祝い、全員が最も重要なことに集中し続けることができます。
ClickUpは、こうしたチェックインをより簡単かつ効率的にします。ミーティングのスケジュール、共同アジェンダの作成、進捗の追跡、フィードバックの収集など、すべてを1か所で行うことができます。テンプレート、自動化、リアルタイムのアップデートにより、チームコミュニケーションの維持がかつてないほどスムーズになります。
/参照 https://clickup.com/signup ClickUpに登録する /クリックアップ
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