「1 日にもっと時間が欲しい…」 「もう 5 時？！」 1 日が終わるまでにまだやることがたくさんあるとき、そう思うことはありませんか？😅
聞き覚えがありますか？私も同じ経験があります！
毎週何時間も時間を空けて、最も重要なタスクに集中できる方法があったとしたら？
幸いなことに、仕事（および仕事以外）の時間を最大限に活用するのに役立つ、いくつかの簡単な時間管理のヒントやテクニックがあれば、それは可能です。
この記事では、タイムブロッキングの概念、その仕組み、生産性を高めるためのスケジュールを構築するために使用できるさまざまなタイムブロッキングの方法をご紹介します。また、このプロセスを容易にする便利なツールやヒントも紹介します。
さあ、始めましょう！
タイムブロッキングとは
タイムブロッキングとは、スケジュールの中で、さまざまなタスクや活動のために特定の時間を確保することです。
曖昧な To Do リストを作る代わりに、1 日または 1 週間に「完了しなければならないこと」すべてに、専用のブロックを割り当てます。これにより、集中力を高めながら、すべての優先事項に十分な時間を確保することができます。
American Journal of Lifestyle Medicine（アメリカ生活医学ジャーナル）によると、研究者たちは、タイムブロッキングやその他のスケジュール管理手法が、時間管理スキルと全体的な生産性を向上させることを発見しました。
タイムブロッキングは、次のような方に役立ちます。
- 日々のタスクの優先順位付けに苦労している⏰
- タスクに追われて集中できない⏰
- 重要なことに時間を割くのが難しい⏰
- 目の前のタスクにやる気が起きない、興味が持てない⏰
- 時間管理に苦労していますか？⏰
関連記事：タイムマネジメントのヒント
タイムブロッキングの仕組み
やることがたくさんありますか？それを管理しやすい単位に分割しましょう！初めてブロックを行う場合のステップは、次のとおりです。
- リストを作成する： 仕事、ミーティング、個人的な約束など、やるべきことをすべて書き出しましょう。
- 必要な時間を見積もる： 各作業にはどれくらいの時間がかかるか？大まかな見積もりを行いますが、予定よりも時間がかかる場合もあることを念頭に置いてください。また、作業が中断される可能性も考慮して、アカウントに余裕を持たせてください。
- スケジュールを立てる： カレンダーを使用して、各タスクの時間をブロックします。例えば、「午前 9 時~10 時：電子メール」、「午前 10 時~11 時：昨日の売上番号の確認」などです。食事や休憩の時間も忘れずにブロックしてください。
- 1つずつ：タスクの時間が来たら、そのタスクだけに集中しましょう。気を散らすものやマルチタスクは避けましょう。生産性が大幅に向上します。
- チェックイン：1 日または 1 週間の終わりに、何がうまくいったか、何がうまくいかなかったかを確認します。次回に向けてスケジュールを調整します。
途中で変更しても構いません。時間管理テクニックの目標は、生活をより困難にするのではなく、より楽にするためです。
タイムブロッキングのメリット
多くの人々は、時間の管理に苦労しています。やることが多すぎて、1 日の時間が足りないため、ストレス、燃え尽き症候群、不安などにつながる場合があります。
タイムブロッキングは、時間との健全な境界線を作り、健康的な習慣を身につけるための脳のトレーニングになるだけでなく、他にもさまざまなメリットがあります。
- 毎日のタスクへの取り組みをより整理整頓できます。
- より多くのことを成し遂げ、達成感を得ることができます。
- 集中力を高め、邪魔を最小限に抑えます。
- やらなければならないことすべてに関するストレスや不安を軽減
- 各タスクに費やす時間をリミットすることで、過労やバーンアウトを防ぎます。
- あなたとチームがスケジュール通りに作業を進めることを保証します。
タイムブロッキングを導入することで、生産性が向上し、人生をよりコントロールできるようになります。
タイムブロックの方法
時間をブロックする方法は 1 つだけではありません。適切な時間ブロックのテクニックは、行うべき仕事の種類によって異なります。一般的な時間ブロックの種類は次のとおりです。
タイムボックス ⏳
何かを始めようとして、気がつくと何時間も経って、どこで時間を過ごしたか分からないという経験はありませんか？もしそうなら、タイムボックスを試してみてください。
タイムボックスは、アジャイルソフトウェア開発のための時間管理手法として最初に導入され、現在ではナレッジワーカーの間で人気のタイムブロック手法となっています。特定のタスクに費やす時間をリミットすることで、時間の無駄を省きます。
特定の時間のブロックは「タイムボックス」と呼ばれ、その範囲は数時間から数日に至るまでさまざまです。タイムボックスには開始時間と終了時間が明確に定められており、タイムボックスが終了したら、進捗状況（または進捗の有無）に関わらず、その作業を中断しなければなりません。
ソフトウェア開発のスプリントは、仕事におけるタイムボックスの例です。それぞれには具体的な目標とマイルストーンがあり、特定のタスクの開始日と終了日が定義されています。スプリントの終了までに完了できないものは、次のスプリントに持ち越さなければなりません。
イーロン・マスクは、1 日のスケジュールを 5 分単位のブロックに分割して管理しています。すべて、つまり本当にすべてが、カレンダーにタイムボックスで管理されています。
テーマ別の日 📅
この生産性向上手法では、類似のタスクをまとめてスケジュールすることで、コンテキストの切り替えを防ぐことができます。この手法が有効なのは、タスクを 3 つから 5 つの大きなグループに分けられ、各グループが 1 営業日程度をほぼ占める仕事の場合です。
例えば、ソーシャルメディアチャンネル、ブログ、vlog を運営している場合は、1 週間の仕事をテーマ別の日々に分割して、タイムブロッキングを実施することができます。
- Monday：リサーチ
- 火曜日：コンテンツの作成
- 水曜日：コンテンツの編集と公開
- 木曜日：ミーティングとアウトリーチ
- 金曜日：アナリティクスとSEO最適化
DaSilva Life の CEO 兼 ClickUp コンサルタントであるKristi DaSilva が、毎週のタイムブロックを作成し、ClickUp で追跡する方法をご紹介します。
私は、ボードビューで主なタスクを視覚的にマップして、1 週間の作業負荷を把握するのが大好きです。1 週間にやるべきすべてのタスクを確認するには「すべて」ビューを使用していますが、毎週日曜日に「ウィークリータイムブロック」で主なテーマをマップして、その週の準備をしています。
私は、ボードビューで主なタスクを視覚的にマップして、1 週間の作業負荷を把握するのが大好きです。1 週間にやるべきすべてのタスクを確認するには「すべて」ビューを使用していますが、毎週日曜日に「週のタイムブロック」で主なテーマをマップして、その週の準備をしています。
Twitter（現 X）の共同創設者であり、Square の CEOであるジャック・ドーシー氏も、テーマ別の日を設定して時間を管理し、生産性を維持しています。
月曜日、私は両社で経営と会社運営に専念しています…火曜日は製品に専念しています。水曜日はマーケティング、コミュニケーション、成長に専念しています。木曜日は開発者とパートナーシップに専念しています。金曜日は会社と文化、採用に専念しています。土曜日は休みで、ハイキングに出かけます。日曜日は、振り返り、フィードバック、戦略、そして週の準備に専念しています。
月曜日、私は両社で経営と会社運営に専念しています…火曜日は製品に専念しています。水曜日はマーケティング、コミュニケーション、成長に専念しています。木曜日は開発者とパートナーシップに専念しています。金曜日は会社と文化、採用に専念しています。土曜日は休みで、ハイキングに出かけます。日曜日は、振り返り、フィードバック、戦略、そして週の準備に専念しています。
タスクのバッチ処理 📚
1 日や 1 週間に、同じ種類の小さなタスクを数多くこなさなければならない場合、タスクのバッチ処理が役立つかもしれません。
タスクのバッチ処理は、類似のタスクをまとめて「バッチ」処理することで、認知的負荷を軽減する生産性向上テクニックです。仕事の量に応じて、各種類のタスクに週数時間ずつブロックを設定することができます。
たとえば、営業職の場合、次のようにタスクのバッチを作成することができます。
- 電子メールの作成と送信
- フォローアップの電話をかける
- CRMの更新
- 請求書の発行
- 競合他社分析
- チームミーティング
Andreessen Horowitz の共同創設者でありジェネラルパートナーであるMarc Andreessen も、生産性向上のためにタイムブロッキングを信奉しています。彼のアプローチは、タスクのバッチ処理とテーマ別の日を組み合わせたもので、月曜日と金曜日は共同作業のために予約されています。
現在の私の典型的な 1 日は、文字通りカレンダーに忠実に過ごすことです。できるだけ「プログラムされた」1 日を過ごすよう努めています。
現在の私の典型的な 1 日は、文字通りカレンダーに忠実に過ごすことです。できるだけ「プログラムされた」1 日を過ごすよう努めています。
もっと詳しく知りたい方は、タスクのバッチ処理について以前書いた記事をご覧ください。
ポモドーロ・メソッド 🍅
生産性を向上させたり、先延ばしをやめるために、シンプルかつ効果的な方法で 1 日の仕事を整理したいとお考えですか？ポモドーロ法をお試しください。
作成者のフランチェスコ・チリロが、トマトの形をしたタイマー（イタリア語で「ポモドーロ」はトマトの意味）を使用したことから名付けられたポモドーロテクニックは、一定時間集中して仕事 を行い、その後休憩を取るという方法です。このような作業セッションを「ポモドーロ」と呼びます。この働き方は、集中力を維持し、集中力を高める効果があります。
有名な俳優のトム・ハンクスは、最初の著書『The Making of Another Major Motion Picture Masterpiece』を執筆する際に、生産性を維持するためにポモドーロ法を採用しました。
詳細はこちらをご覧ください。ポモドーロ法については、こちらでご紹介しています。
スケジュールをタイムブロックで管理する方法
タイムブロックは、シンプルなデイリープランナーでも始めることができますが、時間管理機能を備えたタスク管理アプリの方がより効率的です。
ClickUpのようなプラットフォームを使用すると、時間のブロックが簡単になり、時間のブロックを簡単に追加、編集、表示することができます。さらに、すべてを同じプラットフォーム内にまとめることで、コンテキストの切り替えが少なくなります。🚀
完了しなければならないことをすべて評価する
まず最初に、やることすべてをリストアップしましょう。いくつかの方法があります。
ClickUp の ToDo リストを使用すると、どこからでもアクセスできるアクションアイテムのオンラインリストを作成できます。リストにフォーマット、色、リンクを追加して、詳細情報を追加することもできます。定期的に行うタスクの場合は、保存したチェックリストからテンプレートを作成することもできます。
より詳しい情報をお探しですか？ClickUp ドキュメントと ClickUp メモ帳は、この目的に最適です。やることリストを作成し、詳細や画像、リンクなどの追加情報を追加しましょう。ドキュメントにコメントを追加して、同僚にタグを付けることもできます。
どちらの方法を選んでも、ClickUp では 3 つすべての ToDo リストから直接タスクを作成できるため、ClickUp タスクで直接ビューできます。
優先度を設定する
効果的かつ容赦のない優先順位付けは、特に時間がなく、リストにやることが山積している場合に、仕事を完了するための秘訣です。
ToDo リストからタスクを作成したら、ClickUp のタスク優先度を使用して、各タスクを緊急、高、中、低の優先度でマークします。これにより、最も重要な ToDo を最初に処理することができます。
💡プロのヒント： 優先度の高いタスクを ClickUp タスクトレイにドラッグして、見落とさないようにしましょう。
すべてのタスクに時間を割り当てましょう
優先度を設定することは重要ですが、ToDo を完了するためにどれだけの時間が必要かを知ることも必要です。ClickUp はこの点でも役立ちます。
ClickUp の時間見積もり機能を使用すると、各タスクに見積もり時間を追加し、それを複数のサブタスクに分割することもできます。これらを合計することで、プロジェクトの合計期間も見積もることができます。タスクをカレンダービューにドロップするだけで、スケジュールを視覚化できます。
ClickUp の「毎日の時間ブロックテンプレート」を使用すると、1 日のスケジュールを最大限の生産性でプランニングできます。このテンプレートは、以下の点で役立ちます。
- 最も重要なタスクに優先順位をつけ、生産性の最も高い時間帯にスケジュールを立てましょう。
- 明確な構造を確立し、注意散漫を回避して、目標に向かって順調に進める
- 1 日に達成できることを理解するために時間を見積もり、バーンアウトを回避しましょう。
このテンプレートには、すべてのタスクを「やること」、「委任すること」、「スケジュールすること」、「削除すること」の 4 つのバケットに分類して優先度を簡単に決定できるホワイトボードも付属しています。
チームは、ClickUp の「1 時間単位のスケジュールテンプレート」を使用して、1 日を最大限に活用することもできます。
詳細：タスクの優先順位付けにおけるアイゼンハワーのメソッド
優先順位を付けたすべてのタスクにタイムブロックを作成
タスクをリストアップして優先順位付けし、見積もり時間を追加することで、より構造的なアプローチで仕事に取り組むことができます。次のステップは、カレンダーに実際に時間のブロックを作成することです。ClickUp のタイムブロッキングテンプレートは、そのすべてに役立ちます。
仕事で Google カレンダーを使用している場合は、そのカレンダーを使用してブロックのスケジュールを立てることができます。このカレンダーでは、予定、タスク、イベントなどの時間を簡単にブロックし、好みに応じて色分けすることができます。
💡プロのヒント： ClickUp を Google カレンダーと統合して、すべてのタイムブロック、スケジュールされたタスク、ミーティングを 1 か所にまとめましょう。
分析し、最適化しましょう
ToDo の優先順位付けを行い、タイムブロッキングカレンダーでそれぞれのタスクに時間をブロックしたら、ClickUp のさまざまなビューを使用して、タスクを必要な方法で視覚化することができます。
たとえば、カンバンボードでタスクのステータスごとに進捗状況を追跡したり、リストビューでタスクをフィルタリングして並べ替えたりして、タスクを整理することができます。
チームを管理している場合は、ワークロードビューを使用すると、各チームのメンバーのスケジュールを視覚化し、誰も過労にならないようにすることができます。
ClickUp ダッシュボードは、進捗状況や成果を簡単に分析できるツールです。自分やチームのタスクの完了率を追跡し、タイムシートやタスクに費やした時間を視覚化し、タスクのステータスを表示するなど、さまざまな機能を利用できます。
また、AI に質問すると、ClickUp Brainがワークスペースのすべてのダッシュボードのデータを検索して、即座に回答します。
ClickUp のお客様が、ClickUp を使用して自社の生産性を 2 倍にした方法について語っています。
ClickUp を使用することで、より優れたプランニング、より迅速な成果物の納品、チームの効率的な構築が可能になり、私が入社して以来、制作チームのサイズは 2 倍になりました。リソースの割り当てとプロジェクト管理のための強固な体制が整っていなければ、これは実現できなかったでしょう。
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避けるべきタイムブロックのミスとベストプラクティス
タイムブロックでよくある間違いと、それを回避する方法をご紹介します。
生産性を過大評価する
ベンチマークデータがない場合、タスクのタイムラインについて非現実的な期待を抱きがちです。その結果、納期遅れ、タスクの未完了、または理想的な結果を得られないことによるストレスにつながる可能性があります。
🌟解決策：ミーティング、電話、電子メールなど、よくある中断による遅延も考慮に入れてください。また、設定や移行の時間も見積もり時間に追加してください。遅延が発生する可能性があることを受け入れ、最も重要なタスクを最初に完了できるように、仕事の優先順位を決めてください。
やりすぎようとしすぎる
注意しないと、スケジュールを過密に組みすぎてしまう可能性があります。時には、休憩の時間を一切残さずに1日のすべての時間をスケジュールしてしまうこともあります。しかし、食事や休息、さらには創造的な思考のための時間を確保することは不可欠です。
🌟解決策： 休憩や食事、通勤など、あらゆることをタイムブロックのスペースに組み込みましょう。スケジュールされたタスクの間にバッファ時間を設定することで、カレンダーが過密になるのを防ぐこともできます。
💡プロのヒント： ClickUpの仕事スケジュール管理テンプレートを使用すると、過密なスケジュールを立てることを防ぐことができます。
ClickUp のスケジュールブロックテンプレートは、あなたとあなたのチームに次のようなメリットをもたらします。
- スケジュールを迅速かつ正確にプランニング
- タスク間の依存関係を理解する
- 直感的な方法でタスクブロックを整理
月間、日間、週間のビューは、さまざまな期間のスケジュールを立て、そのスケジュールを順守するのに役立ちます。キャンセル、完了、進行中、やることなどのカスタムステータスにより、すべての関係者に進捗状況を知らせることができます。
優先順位の付け方が不十分
時間を正しく優先順位付けしていないと、タイムブロッキングは効果がないよ。適切な優先順位付けをしていないと、重要なタスクを見逃してしまうリスクがあるんだ。さらに、タスクの依存関係を特定していないと、予期せぬ遅延が発生する可能性もあるよ。
🌟解決策： ClickUp のようなツールを使用して、依存関係を特定し、タスクの優先度を効率的に決定し、優先度の高いタスクを最初に完了するようにします。最も生産性の高い時間を、集中して取り組むべき重要なタスクに充て、重要度の低い活動は、1 日の中でエネルギーの低い時間帯に回すようにします。
適応しない
タイムブロッキングを成功させるには、その効果を追跡し、生産性を高めるために必要に応じてアプローチを改善する必要があります。優先度が変化した場合は、タイムブロックの位置を変更する必要があるかもしれません。そうしないと、自分が圧倒されてしまうかもしれません。
🌟解決策：定期的に休憩を取り、スケジュールのパターンを評価し、必要に応じて調整しましょう。スケジュールの変更に合わせて、ブロックのサイズや目的を柔軟に調整できることが重要です。そのためには、スケジュールの柔軟性を確保できるタイムブロッキングツールが最適です。
💡プロのヒント： ClickUp カレンダーで、タスクの期間や依存関係をドラッグ&ドロップで簡単に調整できます。
クリスティ・ダシルヴァがプラットフォームでスケジュールを管理する方法は以下の通りです。
私は「Daily Time Block」というラベルのフォルダに、「Morning」、「Afternoon」、「Evening」の 3 つのリストを作成しています。これらのリストの中で、生産性を最大限に高めるために 1 日のスケジュールを 1 時間ごとにマップしています。カスタムフィールドを使用して、さまざまな時間ブロック（30 分、60 分、90 分）を割り当てています。これは前日に次の日の準備として行い、しっかりとしたプランを立てることで生産性を最大限に高めています。
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⭐️ ボーナス：ClickUp のタイムブロックに関するビデオをご覧ください！
ClickUp で生産性を簡単に高める方法
時間と仕事のスケジュールを効果的に管理することは、生産性を維持し、燃え尽きないようにするための鍵です。私たちが推奨するさまざまなテクニックを使って、自分に最適な方法を見つけ、タイムブロックを作成してみてください。
ClickUp などの生産性およびタスク管理プラットフォームは、選択した時間管理手法の実行をサポートするとともに、仕事をよりよく管理するための追加ツールも提供します。
ClickUp を試して、毎週何時間も節約できることを実感してください！
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