ミーティングに遅刻したり、本来の期限を大幅に過ぎてタスクを提出したりするのは、誰だって嫌なものだ。こうしたことは嫌な気分になり、周囲の人にも悪影響を及ぼす。多くの場合、こうした失敗は意図的なものではなく、時間管理がうまくいっていない結果なのだ。
一朝一夕に頼りない人から超頼れる人になることはできないが、時間管理のテクニックを変えることは、より幸せに、より生産的に、より充実した仕事をすることにつながる。
本当に必要なのは、正しい時間管理術なのだ。今こそ、圧倒される気持ちにさよならを告げ、整理され、集中し、能力を発揮できる自分になる時なのだ。✨
さあ、飛び込もう。
なぜ時間管理術が重要なのか？
私たちは皆、時間を効果的に管理する方法を必要としています。ホームであれ仕事であれ、やることリストをこなしたいなら、時間管理術は必須アイテムだ。
職場での時間管理は特に重要だ。複数のタスク、あなたを頼りにする人々、時間的な依存関係に直面したとき、集中力と生産性を維持する方法が必要です。
チームで仕事をしていれば、なおさらです。
チームにおける効果的な時間管理技術のメリット
時間内にやることリストを完了させることは、あなただけに影響を与えるわけではありません。チームの他のメンバーにとっても大きなメリットです。その逆もまた真なりで、遅れをとると、チームやプロジェクトの他のメンバーにドミノ効果をもたらす可能性がある。
ワークライフバランスの改善、タスクの優先順位付け、簡単なタイムブロックの方法など、適切な時間管理はとても有益です。
時間管理のための優れた戦略を持つチームは、次のようなメリットを享受しています：
- 緊急のタスクに対して、より質の高い、より集中した仕事ができる。
- 日々のスケジュールに対する信頼感と信頼性
- ワークライフバランスの向上
- 効果的な時間ブロックにより、先延ばしが減る
- すべてのタスクにおけるリレーションシップの強化
- タスクの優先順位をつけることで、生産性が向上する
- 深い仕事でエネルギーを使い果たす可能性が低くなる
チームがすべてのタスクに優先順位をつけ、すべてを完了させ、生産性高く仕事ができるようになれば、組織にとって大きな財産となります。もし、あなたやあなたのチームのメンバーが、生産性を維持するのに苦労していたり、遅れをとっていると感じたら、次のことを試してみてください。 時間管理ツール .
適切なソフトウェアといくつかの効率的な時間管理テクニックの組み合わせは、すべての違いを生むかもしれない。
最も効率的な時間管理テクニック15選
時間管理テクニックには事欠かない。時間を区切ってタスクにチェックを入れることで仕事がうまくいく人もいれば、一番難しいタスクから取り組む人もいる。
自分に合ったヒントやツールを見つけるために、ここでは最も効果的な時間管理戦略をいくつか紹介しよう。
1.SMART目標を設定する。
本当の目標がないと、気が散って先延ばしにしてしまい、期限までにタスクを終わらせようと焦ることになりがちです。SMART目標を設定することで、何に集中すべきかを理解し、論理的に仕事を進めることができます。🎯
SMART戦略を念頭に置いて目標を設定する：
- 具体的:達成したい目標や結果を知る。
- 測定可能: 目標の進捗を追跡できる。
- 達成可能：あなたが持っている（またはアクセスできる）リソースで達成可能である。
- 関連性: 全体的な目標や優先度の達成に役立つこと
- Time-bound* :達成可能な現実的な期限を持つ。
ClickUpのリストビューでの期日設定
ClickUpで目標を作成するのは簡単です。 クリックアップ目標 は、進捗を可視化できるSMARTな目標設定に役立ちます。また、ClickUpを使って次のこともできます。 タスクに期日を追加する を追加すれば、タスクや目標がどうなっているのか一目瞭然です。
2.最も重要なタスクに取り組むためにタイムブロックを試す
たいていの人は、タスクにどれくらい時間がかかるか、おおよその見当がついている。これをうまく利用して タイムブロック を使えば、生産性と整理整頓を保つことができる。
私の仕事は、特定のタスクにブロック時間を割り当てることで機能する。この特定の時間に、そのタスクだけに取り組み、他の領域から気が散らないようにするのだ。これは集中力を維持し、先延ばしを避け、深い仕事をするために最適なマインドセットになる素晴らしい方法です。👀
多くの人が、実際に深い仕事をする期間が必要なときに、タイムブロックが役に立つと思う。チャレンジングなタスクに集中する時間をカレンダーに書き込んでおき、その周辺をそれほどチャレンジングでないタスクで埋めるのだ。
ClickUpのスケジュールブロックテンプレートを使って、現在、過去、未来のミーティングやイベントを追跡しましょう。
深い仕事に集中することで、自分のエネルギーレベルに合わせて仕事を進めることもできます。最もエネルギーがあるときに専用のタイムブロックを設け、管理業務や小さなタスクは疲れを感じているときや休憩が必要なときに任せましょう。
ClickUpでは、便利なテンプレートがたくさんあります。
/を用意しています。 https://clickup.com/ja/blog/43704/undefined/ タイムブロックテンプレート /%href/
.以下のテンプレートがあります。 日、週、月のプランに役立つテンプレートがあります。 カレンダービューとリストビューの両方があり、自分のスケジュールをどのように見たいかを最適に補うことができます。
3.カエルを食べる
Eat that frogは、優先順位をつける時間管理戦略だ。このテクニックでは、まず最も重要なタスクや要求の厳しいタスクに集中し、それが完了するまで他のタスクに移らない。
先延ばしにしがちな人にはうってつけの戦略かもしれない。最も価値のあるタスクに最初に取り組むことを自分に強いることで、そのタスクを避けることができなくなる。
その代わり、最も貴重なエネルギー・レベルを費やして最初に完了し、一番大変な仕事をすでにやり終えたという満足感を得て、残りの日は精神的にリラックスして簡単なタスクをやることができる。🏖️
ClickUpのアイゼンハワー・マトリックス・テンプレートで、膨大なタスクリストを簡単に分類しよう。
自分で作る アイゼンハワー・マトリックス は時間のかかるものだが、幸運なことに、我々はすでに強力な ClickUp アイゼンハワーマトリックステンプレート を使えば、プロセスをスピードアップできる。やることリストにアドオンすれば、時間とタスクの管理は完璧です。
5.やること完了（GTD）を試す
私の仕事は常に忙しく、次に何をすべきかを理解するのは難しい。デビッド・アレンの人気のある やること完了 (GTD)メソッドは、目標やタスクを処理するのに役立つ。
GTDのプロセスは5つのステップで行われます：
- アイデアとタスクを把握する
- 実行可能かどうかを明確にし、処理する。
- 実行可能なものとそうでないものに整理し、タスクごとにグループ化する。
- リストがまだ適切かどうかを確認する。
- やることリストに取り組み、物事を完了させる。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/Get-Things-Done-Template-by-ClickUp-1400x1024.png やること完了テンプレート by ClickUp /クリックアップ
Getting Things Done (GTD)テンプレートは、David AllenによるGTDシステムに基づいており、タスクやプロジェクトを記録し、実行可能な仕事アイテムに分割することで整理するのに役立ちます。
これは、維持が必要なプロセスが多い時間管理システムですが、優先順位をつけて前進するのに役立つ貴重な方法です。
自分の ClickUp メモ帳 を使えば、GTDの仕事を進めることができます。やることが完了したら、簡単にメモをタスクに変換し、やることリストに追加し、優先順位をつけましょう。✅
または やること完了ソフトウェア カスタムフィールドで仕事アイテムを異なるコンテキストに分類。コンテキスト、期日、必要な努力などに基づいてタスクの優先順位を決定し、チームでアクセス可能なコラボレーション文書でプロセスを合理化します。
Bonus: _*私たちの完全なリストをチェックしてください。
をご覧ください。 https://clickup.com/ja/blog/71483/undefined/ GTDテンプレート GTD テンプレート
6.カンバンボードを使う
プロジェクト管理を本当に効果的に行うには、タスクがどのフェーズにあるかを正確に把握する必要がある。そこで、カンバン・アプローチの出番だ。カンバンボードを使えば、自分のタスクがどの段階にあるのかを視覚化できる。 プロジェクトやタスクがどこにあるのかを可視化できます。 が進行中であることを確認し、障害や課題に積極的に対処できるようにします。🤩
カンバンボードには、プロジェクトのステータスに関連するさまざまな列があります：
- 未着手
- 未着手
- 進行中 レビュー中
- レビュー中
- 準備中
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/02/image7-1.gif ClickUpのカンバンのようなボードビューでステータスを自動的に更新するには、タスクを列から次の列にドラッグ＆ドロップする /%img/
ClickUpのカンバンのようなボードビューでステータスを自動的に更新するために、タスクを次の列にドラッグ＆ドロップする
ボード上で、タスクを各セクションに割り当てたり、特定のタスクを正しい列にドラッグ＆ドロップすることができます。進捗状況を一目で確認し、障害物を特定したり、チームメンバーに進捗状況を確認することができます。
ワークフローにカンバンボードを追加して、プロジェクトで何が起こっているかをよりよくビューしましょう。当社の カンバンボードテンプレート を使い、データを差し込んだり、さらにカスタマイズして、すべてのタスクと時間を管理する完全オーダーメイドの方法を作成することができます。
7.時間追跡
自分は生産性が高いと思ったり、遅れをとっていると思ったりするかもしれないが、それを測る唯一の方法は時間を追跡することだ。時間を追跡することで、仕事のやり方をより良いものに変えるための貴重なデータを得ることができる。
1日中、あなたは重要なタスクに取り組んでいますが、小さなタスクや気が散ることもあります。時間を追跡することで、ソーシャルメディアのチェック、電子メールの返信、同僚の手伝いなど、アカウントにないタスクにどれだけの時間を費やしているかがわかります。📚
ClickUpのグローバルタイマーでどこからでも時間の追跡、見積もり時間の設定、メモの追加、レポート作成ができます。
既にClickUpユーザーであれば、各タスクに費やした時間を確認するための専用のタイムトラッカーツールは必要ありません。
内蔵の ClickUpのプロジェクト時間追跡機能 を使えば、迅速で簡単な方法で時間を追跡し、プロジェクトを作成することができます。 時間追跡テンプレート 設定 見積もり時間 で、時間の使い方のレポート作成ができます。また タイムシートテンプレート を使用して、チーム全体で費やした時間をビューする新しい方法を導入できます。
8.パレートの原則を適用する
結果の80％は20％の努力から生まれるという有名なルールがある。これはパレート分析またはパレートの原理として知られており、時間管理の習慣にアプローチするもうひとつの方法である。
私の仕事のうち、あなたを前進させるのはごく少数だということを理解すれば、ゲームを変えるようなタスクを特定することができる。それを見つけたら、最高の結果を出すために、そのタスクに全力を注ぎ、集中するのだ。パレートの原則のような時間管理のヒントは、集中力を維持し、深い仕事での注意散漫を避けるのに役立つ。👀
ClickUpのTIML(Tasks in Multiple Lists)機能により、開発者は組織内の他のチームとタスクを接続することができる。
ClickUpはタスクリストを記録するだけでなく、重要なタスクに優先順位をつけるのにも便利です。私たちの タスク機能 にはカスタマイズ可能なオプションがたくさんあり、関連するタスクを視覚化したり、最も価値のあるタスクにフラグを立てたり、終わったらチェックしたりするのに役立ちます。
9.コンテキスト切り替えのリミット
マルチタスクが得意だと言う人もいるが、目標を達成するためには深い集中の期間が必要だ。1つのタスクから別のタスクに飛び移るコンテキスト・スイッチングは、先延ばしや生産性の低下を招く。
人によっては、このようなことが頻繁に起こる。 生産性ハック を使えば、コンテキストの切り替えをリミットまで抑えることができる。ゾーンにとどまり、コンテキストの切り替えをリミットする方法を見つけよう。
ClickUpの通知を細かく設定することで、あなたにとって最も重要なアップデートやメンションだけを受け取ることができます。
受信トレイゼロとは、1日の終わりまでに受信トレイをクリアさせ、その状態を維持することです。受信トレイを確認し、すべてのアイテムを分類することから1日を始めましょう。
小さなタスクならすぐにやること、そして電子メールを削除するかファイルする。返信が必要だがすぐにはできないタスクは、後で処理できるようにフォルダにしまっておく。そうすることで、受信トレイが整理され、意図的になったように感じられます。🌻
12.ポモドーロテクニックを使う
フランチェスコ・シリロが考案したポモドーロテクニックは、やることを完了し、生産性を維持するための最もポピュラーな方法のひとつである。この時間管理ツールは、集中してブロック単位で仕事をし、休憩をとってから元の仕事に戻るというものだ。
この時間管理テクニックは、タスクとタスクの間に休憩や休息時間を設ける必要性をプロモーションし、先延ばしを避けるのに役立つ。
Pomodoneアプリ＋ClickUp連携でポモドーロテクニックの時間追跡を自動化
ポモドーロ・テクニックでは、25分間仕事をし、3～5分の休憩を取ります。これを4回完了したら、15～30分の長い休憩をとり、休息してリラックスし、リフレッシュする。その後、この時間管理テクニックを1日中続けるか、別の仕事に切り替えるかを選択できる。
いつものやり方なら ポモドーロアプリ を使っても仕事がうまくいかない場合は、代わりにタイムボクシングを試してみよう。これは、時間のブロックで仕事をするという同じような原則に従いますが、リミット時間や休憩時間を自由に設定することができます。
おかげさまで ポモドンアプリとの統合により Pomodoneアプリとの統合により、ClickUpでの仕事中にポモドーロ・テクニックを使うことがさらに簡単になります。統合を利用して、タスク間の時間追跡、自然な休憩、仕事状況のレポート作成ができます。👀
13.ラピッドプランニング法を使う
自分のコンフォートゾーンからステップを踏み出し、タイムマネジメントに対するより包括的なアプローチを考えたい人のために、トニー・ロビンズの「ラピッド・プランニング・メソッド」がある。 ラピッド・プランニング・メソッド (RPM）は検討に値する。
このアプローチは、あなたの欲求、目的、要件を探ることを促し、それを実現するための行動を起こすことができるようにします。RPMとは
- 結果志向
- 目的主導
- 大規模行動プラン
これは、タスクが自分の全体像にどのようにフィットするかをプロンプトするテクニックである。 私の仕事（あるいは人生）プラン .時間をかけて、目的地に向かわせるタスクやプロジェクトに優先順位をつけ、そうでないタスクは断ったり、デリゲート済みとしたりするのに役立ちます。👋
14.タスクのバッチ化を試す
小さなタスクをたくさんこなす仕事なら、タスクのバッチ化が生産性に革命を起こし、より多くのことをやり遂げるのに役立つだろう。タスクのバッチ化とは、似たようなタスクをグループ化し、それらを一度に処理することである。⚒️
ClickUpのAI機能により、マーケティングチームは重要な情報を素早く作成することができます。 ケーススタディのようなドキュメント のようなAIツールと機能。 クリックUp AI あなたの生産性を新たなレベルへと導きます。人工知能の助けを借りて、アクションアイテムの作成、ミーティングメモの要約、コピーの編集、コンテンツのフォーマット、アイデアのブレインストーミングができます。
完璧な電子メールの件名を考えるのに何時間も費やす代わりに、私の /AI に魔法を使ってもらって、いくつかの選択肢を提供してもらいましょう。AIの力に投資するチームには、まだまだ多くの可能性があります。🤩
時間管理のヒントで成功の準備をしよう
時間に対する考え方や使い方を変えることは、一瞬でできることではありません。時間をかけてこれらの時間管理テクニックを検討し、どれが自分に合いそうか考え、試してみてください。
すぐに正しい方法にたどり着けるわけではありませんが、自分自身について常に新しいことを学ぶことができます。
新しい時間管理の習慣を、より生産性を高めるためのトレンドに巻き込む準備ができたら、ぜひ試してみてください、 ClickUpを無料でお試しください。 .
ClickUpは時間を追跡したり、目標の優先度にフラグを立てるだけの場所ではありません。あなたの仕事を管理し、チームメンバーと協力し、より組織的な仕事へのアプローチを受け入れましょう。