膨大なタスクの山を抱えて一日を始めることを想像してみてほしい。圧倒されてしまいますよね？
では、やることを完了させる最善の方法は何か？もちろん、やることリストを作ることから始めよう。
タスクをシンプルにリストアップすることで、物事を整理し、それに応じたプランを立てることができる。
どのタスクを優先し、どのタスクを後回しにすべきか？そして、そのリストの中に、今は飛ばしてもいいものはないだろうか？
タスクに優先順位をつけるのは、苦労するものだ。A 2018 消費者研究ジャーナル の研究によると、多くの人は、より大きな報酬が得られることが多い重要なタスクよりも、緊急のタスクに引き寄せられる。
つまり、私たちは締め切りのあるタスクを優先し、締め切りのないタスクは、それがどんなに重要であろうと遅らせる傾向があるということだ。
言い換えれば、タイムラインに直面すると、重要なタスクからの最終的な見返りがより大きくなるにもかかわらず、より緊急なタスクのために、より重要なタスクを見過ごす傾向がある。
アイゼンハワーマトリクスは、こうした問題に取り組むのに役立つ。アイゼンハワーマトリクスは、特定のタスクの価値を理解すると同時に、やることリストから削除できるタスクを特定するための優れたツールだ。効果的な時間管理のための貴重なツールなのだ（これを時間管理マトリックスと呼ぶ人もいる）。
では、アイゼンハワーマトリックスとは何か？アイゼンハワーマトリックスについて学ぶための便利なガイドをご用意しました。
さっそく始めましょう！⏳
アイゼンハワー・マトリックスとは？
アイゼンハワーマトリクスは、タスクを緊急度と重要度に基づいて分類する、生産性とタスク管理ツールです。タスクを4つの象限に分ける必要がある：
| アイゼンハワーマトリックスとは、生産性向上とタスク管理のためのツールです。 |
|---|
| 緊急＋重要でない｜緊急でない＋重要でない |
アイゼンハワーマトリックスを使えば、タスクを分類し、注文を整理し、何を最初に取り組むべきかを考え、時間とリソースを節約することができる。
あるタスクから始めると、他のタスクの進捗が妨げられることがある。マトリックスは、実績のあるパラメーターを用いてタスクを分別することで、明確性を高めるのに役立ちます。
なぜこの名前をつけたのか アイゼンハワー・マトリックス?
アイゼンハワーマトリックス」のコンセプトは、第34代アメリカ合衆国大統領ドワイト・D・アイゼンハワーにちなんで名付けられた。
それでは、時代を少し遡ってみましょう。⏪
大統領になる前、アイゼンハワーはアメリカ陸軍大将として、また第二次世界大戦中は連合国軍最高司令官として、輝かしい軍歴を持っていた。大統領時代にも、NASAの設立や朝鮮戦争の終結など、非常に有名な行動に関わった。
彼は間違いなく、タスクに効果的に優先順位をつけ、永続的で前向きな結果を生み出す方法を知っていた。
軍の高官として、そして後に大統領として、アイゼンハワーは常に相反するタスクや優先度に挑戦していた。
彼は、緊急性と重要性に基づいてタスクの優先順位を決めるフレームワークを持っていた。この考え方は、30年以上後に発展し、「アイゼンハワー・マトリックス」または「アイゼンハワー・デシジョン・マトリックス」と呼ばれるようになった。スティーブン・コヴィーは、アイゼンハワーの知恵を、彼のベストセラー『7つの習慣』の中で、広く普及したこの生産性ツールに取り入れた。
アイゼンハワー・マトリックスには別の名前もある。
アイゼンハワー・マトリックス。時間管理マトリックス
優先度マトリックス、アイゼンハワー・ボックス、アイゼンハワー・メソッド、緊急・重要マトリックス。
アイゼンハワー・マトリックスの4象限法：緊急度対重要度
アイゼンハワーマトリックスの4つの象限または区分は、タスクを分別するのに役立つ。緊急度と重要度という2つのパラメーターに基づいて分けられている。この2つが交わることで、タスクを含む4つの象限ができる：
- すぐにやること。
- 後でスケジュールすること
- 誰かにデリゲート済みのもの
- 削除または停滞させる
マトリックスは、何が重要なタスクを緊急にするのかを理解するのに役立つ。私たちは常に仕事のストレスにさらされているため、物事を客観的に見ることができないことが多いからだ。
しかし、何が緊急で何が重要なのか？
緊急
これらの緊急事項は、あなたに厳しい期限を課し、直ちに注意を払うことを要求します。すぐに完了しなければ、避けられない結末が待っています。避けることはできないが、それに集中しすぎると、より大きな見返りのある本質的なタスクがおろそかになるかもしれない。
例：＊＊＊。
- カスタマーの電子メールや電話への対応
- クライアントのピッチデッキを完了する
- クライアントからのフィードバックに関する仕事
重要
重要度は主観的なものであり、個人の価値観や目標によって定義される。これらのタスクは長期的な目標に貢献します。これらに取り組むには、入念なプランニングと意図的な努力が必要です。
例：*.
- 製品ロードマップの策定
- 新しいトレーニングコースを受講する
- 顧客との衝突の解決
アイゼンハワーマトリクスは、タスクの緊急度と重要度を組み合わせ、4つの象限に分類する：
- ただやること：緊急かつ重要なタスク
- 緊急ではないが重要なタスク。
- デリゲート済み：緊急だが重要でないタスク
- 削除する：緊急でも重要でもないタスク
マトリックスはこうなる。👇
では、それぞれの象限を見てみよう。
第1象限：とにかくやること-緊急かつ重要なこと。
緊急かつ重要なタスクは、あなたに即座の行動を求めます。期限が差し迫っており、期限内に完了しなければ重大な結果を招く。いずれの場合も、危機モードでの対応が必要になります。
例
- 明日行われる打ち上げのための資料の最終調整
- 休暇中の同僚の仕事をカバーする。
- カスタマーの製品使用を妨げている緊急の技術的問題の解決
- 対処しなければソーシャルメディアに飛び火しかねない、土壇場での顧客との衝突の解決
第1象限のタスクは避けられない。どんなにうまくプランを立てても、自分の力ではどうにもならないこともあります。
しかし問題なのは、こうしたタスクに集中しすぎて、自分にとって重要な長期目標がおろそかになってしまうことだ。
コヴィーは、一日中危機モードで過ごし、火事を消せば、やがてエネルギーが枯渇し、第4象限に誘い込まれると警告している。
クワドラント2：スケジュールを立てる-緊急ではないが重要である。
重要だが緊急でないタスクは、緊急の日はないが、長期的な見返りを得るためには不可欠である。
これらのタスクはすぐに締め切りがあるわけではないので、緊急性の高いタスクを優先して後回しにしてしまいがちです。
例：
- ビジネスやチームの長期戦略プランの策定
- 専門能力開発に投資し、新しいスキルを身につける
- 組織にとっての新たな機会を特定するための市場調査
- 新しいイニシアチブのビジネスプランや提案書の作成
- 個人的または仕事上の目標の見直しと更新
- 生産性を高めるためのワークスペースの整理と断捨離
火消しに終始するQ1とは異なり、Q2では辛抱強くプランを練り、有意義な目標に優先順位をつける。
しかし、これらのタスクには明確な期限がないため、いつまでも停滞してしまう。
コヴィーは、個人的な時間管理のために第2象限を設定し、これらのタスクを解決すべき問題としてではなく、プロとして、また個人として成長する機会としてとらえることを提案している。
クワドラント3：デリゲート済み-緊急だが重要ではない」。
この象限には、長期的な目標につながらない忙しい仕事が含まれる。これらのタスクは時間を有効に使えないので、外注するかデリゲート済みでなければなりません。
例
- クライアントの電子メールに返信する。
- ソーシャルメディアをスクロールして最新トレンドを探す
- クライアントからのフィードバックに関する仕事
- 顧客や分析データをシートに入力する
- 重要な仕事の合間のランダムミーティング
この象限にあるタスクは、必ずしもあなたの専門知識が必要なわけではない。この象限に時間をかけすぎると、スケジュールをコントロールできなくなる可能性がある。そのため、この活動は他の人に任せる必要があります。
考えてみてください：
あなたはそのミーティングに出席する必要がありますか、それとも他の人が議事録を送ってくれますか？
それともClickUpのようなプロジェクト管理システムを使うことができますか？(最もスムーズなプラグ 😉）。
この象限で不可欠なのは、_NOと言うことを学ぶことだ。自分の膝の上に降ってくるはずのない責任を取るのはやめよう。できることではなく、やること！
ClickUpではタスクのデリゲート済みは簡単です。チームに直接割り当てたり、コメントでメンションしたりできます。
もちろん、この象限内のタスクをデリゲートできない場合もあるでしょう。その場合でも、その仕事があなたの1日や1週間を占拠しないようにする仕事はできます。例として、次のようなことができる：
- その仕事にかけられる最大限の時間や努力を明確に設定する。
- 優先度の高いタスクを1日の中で最も生産性の高い時間帯にスケジューリングし、重要でないタスクはその前後にスケジューリングする。
- 上司と作業負荷について話し合う。
- 目標に合わないタスクの依頼を断る練習をする。
こちらもお読みください：を避ける方法 *仕事における時間の無駄遣い*
第4象限：緊急でも重要でもないものは削除する。
この象限に当てはまるタスクは、スクラップ箱に入れましょう。これらの不要なタスクは時間の浪費であり、あなたの個人的な成長にもチームの成長にも何の貢献もしません。しかし、それらに没頭すれば、何時間も無駄にし、後悔するだけです。
例：.
- テキストで完了できるミーティングに参加する。
- 流行を見つけようとしてソーシャルメディアをスクロールする。
- 同僚からの不必要な注意散漫
やることだからといって、楽しみを犠牲にする必要はない。アイゼンハワーでさえ、多忙でストレスの多い仕事と、リラックスしてストレスを解消するためのゴルフ旅行のバランスをとっていた。
コヴィーは、ここでのコツはバランスだと言う。余暇を最大限に活用するためには、意図的に余暇を過ごす必要があります」。
A
Toomorrow, How_Off-Job Experiences, Shape, Daily Proactivity?
の研究によると、余暇の過ごし方が仕事中の生産性に間接的に影響するという。言い換えれば、あなたが無料時間を何に費やすかを選択することで、あなたの仕事週間が形づくられるということだ。
例えば、運動はやる気を起こさせるし、ヨガや瞑想は平日のリラックスに役立つ。同様に、趣味を追求したり、ボランティアをしたり、家族や友人と過ごしたりすることも生産性を高める。
とはいえ、マトリックスを効果的に使うためのヒントはいくつかある。
アイゼンハワー・マトリックスでタスクの優先順位を決めるヒント
1.象限を飽和させすぎない。
プロジェクト管理者として、やることリストにはたくさんのタスクがあるかもしれません。しかし、象限を詰め込みすぎないようにしましょう。そうすることで、マトリックスがごちゃごちゃして管理できなくなるのを防ぐことができます。
理想的には、各象限に10個以下のタスクやアクティビティを入れることをお勧めします。長いタスクリストは、非効率な仕事管理につながるだけです。
クワドラントにやることを書き込む前に、除外できるタスクもあるはずです。複数のマトリックスを作ったり、マスターマトリックスにまとめることで、優先度が高く、雑然としたプロジェクトやタスクをきれいに処理することもできます。
2.タスクを視覚的に区別できるものを使う。
可視化は、ワークフローの効率を高める方法として実証されている。ワークフロー全体を一目で俯瞰できる。
アイゼンハワーマトリックスに沿ってタスクを視覚化する最良の方法は、色分けすることである。
ClickUpタスク
も同様の方法でタスクを視覚化します。タスクを色分けしたり、優先度を割り当てたり、ネームタグを使ったり、タグでタスクをフィルタリングすることもできます。
ClickUpタスク優先度でタスクを緊急度、優先度、優先度、優先度、優先度別に分類
タスクの色分けができます：
- 赤
- 最優先度のタスク。私たちの脳は赤く点滅するものに反応し、対処するようにプログラムされています。
- 黄色
- 優先度が2番目に高いタスク
- 青*
- 優先度が3番目に高いタスク
- 緑
- 優先度の低いタスク
これらをアイゼンハワー・マトリックスに当てはめるのは簡単だ。赤は第1象限、黄色は第2象限といった具合だ。
**3.過剰な管理を避ける
アイゼンハワー・マトリックスを管理しすぎるのは、先延ばしのフォームだ。すべてのタスクを細かくふるいにかけて身動きが取れなくならないように。その代わりに
ClickUp Brain
を使えば、次に取り組むべき仕事、期日が近づいているタスク、期限が過ぎているタスクなどを素早く教えてくれる。
ClickUp Brainは、日々のタスクの優先順位付けと簡素化をサポートします。
また、タスクの割り当てに時間をかけすぎないようにしましょう。月/週あたり30～50分（タスクの依存関係による）を割り当て、その期間内にマトリックスをデザインしましょう。
4.まず排除する。
やることリストの中から、緊急でも重要でもないアイテムを取り除く。右の深淵-第4象限-にデリゲート済み。
これらのタスクを削除することで、他のタスクをよりうまく管理するための時間（と精神的な帯域幅）が無料になる。やることリストを見直し、これらのアイテムを削除してから、他の3つの象限に優先順位をつけましょう。
**5.仕事とプライベートを分ける
学校での最初のビジネスレッスンは、「ビジネスを別個のものとして扱いなさい」というものだ。この原則は、アイゼンハワーのフレームワークを最適化する際にも当てはまる。
その理由がここにある。
個人的な目標と仕事上の目標をごちゃ混ぜにすると、圧倒されることがある。タスクに適切な比重が与えられず、仕事上の目標よりも個人的なタスクを優先する人もいれば、その逆をやる人もいる。
個人的なタスクの緊急度や重要度は、（感情的な接続により）仕事よりも常に高くなる。
一方、仕事とプライベートのタスクは、タイムライン、リソース、アプローチが異なり、それぞれに独自の思考プロセスが要求される。
だから、両者を一緒にするのはいい考えとは言えない。それぞれの象限でタスクの番号が増え、時には対立が生じることもある。
しかし、アイゼンハワーのコンセプトが好きで、それを両方の面で使いたいのであれば、個人的なタスクと仕事上のタスクで異なるマトリックスを作成することをお勧めします。仕事とプライベートの目標を分け、それぞれに取り組むのです。
6.マトリックス後のタスク時間をモニターする。
マトリックスを使って1週間の時間の使い方を追跡し、評価する。スプレッドシートやClickUpのようなタスク管理専用アプリを使って、30分間隔でアクティビティを記録する。
💡チップ：*。 クリックアップ・タイムトラッカー _.手動エントリーや追跡をすることなく、タスクの間に飛び込んだり、時間を遡及して追加することができます。
そして、完了したタスクを重要度と緊急度に基づいて象限に分類し、目標に沿ったものであることを確認する。
それぞれの象限でどのように物事が広がっているかをチェックし、微調整が必要かどうかを確認する。ベストなバランスを保つには、ほとんどのタスクを象限2に入れるようにしましょう。
**7.マトリックスを洗練させる。
週間のマトリックステスト期間中の成績に基づいて、マトリックスを調整する。
タスクやプロジェクトに費やす時間に応じて、マトリックスを改良してください。もしかしたら、いくつかのタスクを象限に当てはめたときに、判断を誤ったかもしれません。この経験を活かして、自分のプロジェクトやタスクをよりよく理解し、より効率的にバランスを取れるようにしましょう。
トップパフォーマーはアイゼンハワーマトリクスを活用している。
あらゆる職業の人がアイゼンハワー・マトリックスを使っています。勇敢な消防士であろうと、経験豊富なCEOであろうと、アイゼンハワー・マトリックスの利点の校正は絶えることがありません。
ヴァシル・イヴァノフ、KeepSolidの創設者兼CEO、
/参照 https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2020/08/24/reduce-chaos-as-a-business-leader-by-using-the-eisenhower-matrix/ マトリックスの利点を保証する。 /%href/
.彼は多くの生産性ツールを経験しており、次のように述べている。"CEOとして、私は当初、複数の異なるタスク管理ツールを使ってみました。
そして、アイゼンハワー・マトリックスを選んだ。
アイゼンハワー・マトリックスを使うことで、私は新しいツールを構想することができました。
ヴァシル・イヴァノフ、KeepSolid社CEO
アイゼンハワー・マトリクスを使ったPlayストアやApp Storeのアプリは数多くあり、個人の仕事の優先順位を決めるのに役立っている。数多くのハイテク企業もまた、従業員の生産性を向上させる機会を捉えている。
アイゼンハワー・マトリクスは、生産性向上ツールとしてますます人気が高まっています。ぜひ試してみてください！
アイゼンハワー・マトリックスの例とテンプレート
例を紹介する前に、ClickUpのカスタマイズ可能なホワイトボードテンプレートをご紹介します。このテンプレートを使ってタスクを整理し、アイデアを書き留めてからアクションアイテムに変換しましょう。
ClickUpのアイゼンハワーマトリックステンプレートは、重要度と緊急度に基づいてタスクの優先順位をつけることで、より良い意思決定ができるようにデザインされています。
ClickUp アイゼンハワーマトリックステンプレート を使えば、タスクを緊急度と重要度に基づいて分類し、最も重要なことから集中できるようになります。そのメリットは以下の通りです：
- 最も重要なタスクに集中できる
- 膨大なプロジェクトを管理しやすい大きさに分割する。
- 仕事を整理することで、ストレスや不安を軽減する。
- 重要なことに集中することで、より効率的に仕事を進めることができます。
/参照 *MjAzODI1OTY3Ni4xNzE0NDUzMjEx このテンプレートをダウンロードする /%href/
さて、テンプレートを手に入れたので、さまざまなシナリオでの使い方を理解しよう。
使用例1: プロジェクトを効率的に管理する。
アイゼンハワーマトリクスは、緊急度と重要度を分けることで、タスクの優先順位付けを簡単にします。リソースを管理し、期限を守り、複数の要求を処理するのに最適です。
チームリーダーにとっては、賢いリソース配分により、従業員の過負荷や過少使用を避けることができます。
明確な作業負荷ビューにより、リーダーは各チームメンバーの1週間、2週間、1ヶ月の忙しさを簡単にチェックでき、全員が同じページで共通の目標に向かっていることを確認できます。
プロジェクト管理でアイゼンハワーマトリクスを使えば、全体像を把握することができる。すべてのタスクを把握し、緊急性の高いタスクを強調することで、すべてをスムーズに進めることができる。
アイゼンハワー・マトリクスを使ってプロジェクトを管理することを想像してみよう。プロジェクトのタスクをどのように四分円に分けるかを考えてみましょう：
- 第一象限：重要なバグに対処する、クライアントの締め切りにミーティングを合わせる、プロジェクトの障害を解決する、基本的に一刻を争うタスク。
- 第2象限：プロジェクトプランニング、チーム開発、リスクアセスメント
- 第3象限：緊急でない電子メールや重要でないミーティング
- 第4象限：*仕事時間中の過度のオンライン閲覧や社交、更新ミーティング、またはメインプロジェクトに関係のない最も緊急性の低いタスク。
使用例2：個人的な生産性を向上させる。
タスクを緊急・重要マトリックスに基づいて分類することで、以下のような効果が得られます。
/に分類する。 https://clickup.com/ja/blog/20977/undefined/ 時間を管理する /%href/
とエネルギーを管理し、本当に重要なことに取り組む。
この戦略的アプローチにより、整理整頓ができ、燃え尽き症候群を防ぎ、目標を達成するための集中力とモチベーションを保つことができる。
ClickUpのボードビューでワークフローを可視化しましょう。
- パレートの原則(80/20ルール): この原則は、結果の80%は20%の努力から生まれることを示唆しています。このアプローチは、最も影響力のあるタスクに優先順位をつけるのに役立ちます。目標に最も貢献するタスクを特定し、それに集中することを促します。,
- エピック、機能、ユーザーストーリー： この方法は、プロジェクト管理で特に役立ちます。タスクは、エピック（大規模な仕事）、機能（エピック内のグループ化）、ユーザーストーリー（機能内の個々のタスク）に分類される。
クリックアップのような有能なプロジェクト管理ソフトウェアを使うだけで、これらの課題の多くを回避することができます。 それでは、アイゼンハワー・マトリクスとクリックアップをどのように絡めることができるかを検証してみましょう。
クリックアップにアイゼンハワー・マトリクスを導入するには？
クリックアップはプロジェクト管理のあらゆるニーズにワンストップで応えてくれるソフトウェアです。
/参考文献 https://clickup.com/features/whiteboards クリックアップホワイトボード /%href/
は、アイデアを描き、創造し、接続するための視覚的なキャンバスを提供します。アイゼンハワーマトリクスを描いたり、タスクを書き留めたりしながら、チームと協力してタスクを追加していきましょう。
そして、タスクリストをワンクリックでインタラクティブなタスクカードに変換。カードを適切なチームメンバーに割り当てましょう。優先度フラグとタグを使って効率的に委任し、プロセス全体を通して同期を完了しましょう。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-3.png ClickUp ホワイトボード /クリックアップ・ホワイトボード
ClickUpホワイトボードで、ドキュメントを埋め込んだり、イラストを描いたり、関連ポイントとの接続を追加したり。
で同様の結果を得ることもできます。
/参照 https://clickup.com/features/docs ClickUp ドキュメント /%href/
複数のチームメンバーが提案やアイデアにコメントすることで、共同作業を行うことができます。これにより、チームとしてタスクの優先度を設定し、やることとその理由について全員の賛同を得ることができます。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-57-1400x944.png ClickUp ドキュメント /クリックアップ・ドキュメント
ClickUp Docsでチームと協力し、活動のリストと優先順位をつけましょう。
で
/参照 https://clickup.com/features/tasks ClickUpタスク /参照
を使えば、カスタマイズ可能なタグを使って、特定のタスクに「重要」や「緊急」のラベルを付けることができます。タスクの優先度機能では、優先度によってタスクを色分けすることもできます。クリックアップカンバンビューは視覚化に便利です。
そして、そのすべてを共有できます。
/参照 https://clickup.com/features/chat-view ClickUpチャット /参照
または他の媒体。
全体として、アイゼンハワーマトリクスは、緊急性と重要性という理由で対立する可能性のあるタスクに対処するための素晴らしい方法です。マトリックスには一定の欠点があるかもしれないが、それでもチームが日々の責任に優先順位をつけるための最良の方法のひとつであることに変わりはない。ClickUpのような生産性プラットフォームは、マトリックスを効率的に実行するのに役立つ。
アイゼンハワー・マトリックスを試して、プロジェクトのパフォーマンスへの効果を実感してください。今すぐ優先順位付けを始めよう。
/参照 https://clickup.com/signup ClickUpに無料登録する /%href/
!
アイゼンハワーマトリックスについてのポップクイズです。
クイズの時間です。🥁
アイゼンハワーマトリクスをビジネスで簡単に導入できるように、これを復習に使いましょう。
全問正解したら、アイスクリームをおごります！🍦
質問1:
イーロン・マスクは朝目覚める。彼のアジェンダはこうだ：
a) Xの新しいロゴの仕事。
b) スペースXの打ち上げ準備
c) ジョー・ローガンとアンチョビピザを食べる
d) スペースXの投資家への対応
以下のタスクに優先順位をつけてみてほしい。
.
質問2
目先のニーズと長期目標のバランスをとるプロジェクトマネージャーとして、アイゼンハワーマトリックスのどの象限が、長期にわたって持続的に成功するために重要でしょうか？
a) 第1象限と第2象限
b) 第2象限と第3象限
c) 第3象限と第4象限
d) 第1象限と第4象限
質問3:*：質問3:：質問3:：質問3:：質問3
アイゼンハワー・マトリックスのどの象限が、土壇場の依頼や厳しい締め切りに対処する際に、圧倒されないよう効果的なマネジメントを重視しているか？
a) 第1象限
b) 第2象限
c) 第3象限
d) 第4象限
第4問
あなたは「先延ばしパーティー」を主催している。パーティーにはタスクが招待されるが、完了するのが遅れてしまう。ホストであるあなたは、あるタスクを先延ばしにしていることに気づいている。
ゲストリスト作成におけるあなたの先延ばしは、アイゼンハワー・マトリックスのどの象限に当てはまるでしょうか？
a) 第1象限（緊急かつ重要なタスク-VIPたち）
b) 第2象限（緊急ではないが重要なタスク-遅刻常習者）
c) 第3象限 (緊急だが重要ではない仕事 - ものまねをする人たち)
d) クワドラント4（緊急でも重要でもない-ノーショー）
ここに答えがあるが、カンニングはするなよ。リーアム・ニーソンに見つかってしまう。
答え
- b, d, a, c
- a
- a
- b