一部の企業は優秀な人材を惹きつける一方で、他の企業はポジションの採用に苦労している理由について考えたことはありますか？あるいは、あるチームは活気にあふれ生産性が高い一方で、他のチームは毎日をただただ無気力に過ごしている理由について考えたことはありますか？その答えは、おそらく驚くべきものかもしれません。それは、明確に定義された人事プロセスがあるかどうかです。
人事プロセスとは、組織の従業員が健康で働きがいを感じ、その使命と一致して行動できるようにするための体系的な枠組みです。人事プロセスは、あらゆる組織にとって生命線であり、最適な人材の発掘から従業員の活躍の維持まで、あらゆる業務を支援します。
適切な人事手続きが整備されていないと、不適格な人材を採用したり、期待が不明確で従業員が不満を抱えたり、苦情や解雇の適切な対応手順が守られないことで法的問題が発生したりするおそれがあります。
強力な人事プロセスは、円滑な業務運営、前向きな職場環境、そして最善の力を尽くす準備の整ったチームを保証します。
この記事では、明確な人事プロセスを確立し、優れた人事部門を構築し、ツールを使用してワークフローを最初から最後まで最適化する方法について説明します。
人事プロセスの鍵となる要素とは？
人事プロセスは、成功し、健全な職場環境を構築するための基礎となる要素です。適切な人材の発掘（採用）から、その人材のエンゲージメントと満足度の維持（パフォーマンス管理、従業員関係）まで、すべてを網羅しています。
人事プロセスの鍵を探ってみましょう。
1. 採用
採用は、強力な人事計画の基盤であり、有能で成功するチームを構築するための入り口としての役割を果たします。これは、人事の旅の最初のステップであり、社内で必要な人材を特定し、そのポジションに最適な人材を見つけることから始まります。
この目的には、人材管理ソフトウェアも活用できます。
採用には、次のようなタスクが含まれます。
- 職務記述書の作成： 役割の責任、必要なスキル、企業文化を明確かつ魅力的に記述した職務記述書を作成します。
- ソーシング： 求人掲示板、ソーシャルメディア、社員の紹介などを通じて、潜在的な候補者にアプローチすること。
- スクリーニング： 履歴書の審査と初期面接を実施し、適格な候補者を絞り込む
- 選択： 最終選考に残った候補者を、詳細な面接、技術評価、または照会先確認を経て、最適な人材を見極める。
明確に定義された採用プロセスは、優秀な人材を引き付け、採用時間を短縮し、会社の成功のための強固な基盤を構築します。
効果的な人事管理ツールであるClickUp は、これらのステップを支援します。例えば、採用プロセスに役立つ無料のリソース、ClickUp 採用テンプレート実装プランをご用意しています。
最適な人材を見つけるのに苦労していますか？強力なチームを構築するには、採用プロセスを簡素化することから始めましょう。
テンプレートを最大限に活用する方法をご紹介します。
- カスタムタスクステータス： 「やること」、「進行中」、「入力が必要」、「完了」、「完了」などのカスタムステータスを使用すると、採用パイプライン内の各タスクの進捗状況を視覚的に追跡できます。ステータスがすぐに確認できるため、チーム全体が各候補者のプロセスの進捗状況を即座に把握できます。
- カスタムフィールド： 各タスクには、カスタムフィールドを追加して、「書類」（履歴書、カバーレター）、「採用段階」（選考、面接など）、「チーム」（採用担当者、人事）、 「進捗」（メモ、面接のフィードバック）、 「努力」（必要な推定時間）などの重要な情報を保存することができます。このカスタマイズされたアプローチにより、各候補者およびポジションに関するすべての関連情報にすぐにアクセスすることができます。
- カスタムビュー： 4 つの異なるビューを作成して、採用プロセスを視覚化します。 採用タイムライン： 採用プロセス全体の包括的なタイムラインを視覚化し、すべてのステップが希望する期間内に完了するようにします。努力の評価： 各タスクに必要な時間を見積もり、追跡することで、より適切なリソースの割り当てを促進します。スタートガイド： 新入社員のために、すべての入社資料とリソースを 1 つのアクセスしやすい場所にまとめます。採用進捗： パイプラインにおける候補者の動きを明確に把握し、採用活動の全体的な進捗状況を監視します。
- 採用タイムライン： 採用プロセス全体の包括的なタイムラインを視覚的に把握し、すべてのステップが希望する期間内に完了するようにします。
- 努力の評価： 各タスクに必要な時間を見積もり、追跡することで、より適切なリソースの割り当てを促進します。
- 入門ガイド： 新入社員向けのすべての入社資料とリソースを、アクセスしやすい 1 つの場所に統合します。
- 採用進捗： パイプラインにおける候補者の動きを明確に把握し、採用活動の全体的な進捗状況を監視します。
- 採用タイムライン： 採用プロセス全体の包括的なタイムラインを視覚的に把握し、すべてのステップが希望する期間内に完了するようにします。
- 努力の評価： 各タスクに必要な時間を見積もり、追跡することで、より適切なリソースの割り当てを促進します。
- 入門ガイド： 新入社員向けのすべての入社資料とリソースを、アクセスしやすい 1 つの場所に統合します。
- 採用進捗： パイプラインにおける候補者の動きを明確に把握し、採用活動の全体的な進捗状況を監視します。
2. オンボーディング
採用段階の次は、新入社員が会社の文化や役割にスムーズに移行するための HR プロセスであるオンボーディングです。これは、チームに新しい選手を迎えるようなものと考えればわかりやすいでしょう。説明もなしに、いきなり試合に出場させることはありえませんよね？オンボーディングとは、新入社員が初日から成功するために必要な知識、リソース、サポートをすべて提供することです。
オンボーディングには、以下のような例があります。
- 必要な情報を記載したウェルカム電子メール を送信し、初日の期待事項を設定する
- 温かい歓迎、同僚の紹介、作業スペースの設定、会社と役割の概要の説明
- 役割に特化した会社の方針、ツール、手順に関する包括的なトレーニングプログラムの提供
- 彼らにメンターを割り当てる メンターは、質問に答え、助言を提供し、会社文化に適応するのを支援します。
- 新入社員のパフォーマンス達成のために必要なKPIを明確に示し、その達成プロセスを案内する
たとえば、Google の入社研修は、その素晴らしさが評判で、 新入社員の 77% が「 良い 経験だった」と評価しています。 Google は、入社前の研修、バディ制度、体系的なオリエンテーションプログラムなど、綿密なプロセスによってこれを実現しています。
Google のオンボーディングチャンピオンである Sundas Khalid は、プレオンボーディングの重要性を強調しています。
*「承諾した瞬間、Google のチームから、面接官、将来の上司、さらにはチームメイトまで、たくさんの温かい電子メールが届きました。それは素晴らしい気分でした」と彼は語っています。これにより、入社当初から歓迎され、前向きな体験ができる雰囲気が生まれます。
Google では、新入社員（Nooglers）が初出勤する前に、オンボーディングバディを割り当てます。この「職場の友人」は、新しい環境の中で親しみやすい顔と声を提供します。初日は、バディがガイド役となり、社内の案内や会社文化の説明を行います。事前研修を優先し、バディを通じて人脈を構築し、包括的なオリエンテーションを提供することで、Google は Nooglers の成功を支援しています。
入社後のタスクをすべて手作業で管理するのは大変だと思われる方は、無料のHR テンプレートを使用してプロセスを効率化してください。
3. トレーニングと開発
研修および能力開発（T&D）は、従業員に現在の職務に必要なスキルを単に身につけさせるだけにとどまらない、人事プロセスに欠かせない要素です。これは、従業員の長期的な成長と潜在能力に投資することなのです。
トレーニング：
- 職務固有のスキル： 新入社員や既存の従業員に、その役割を効果的に遂行するために必要な特定の知識とスキルを提供します。これには、ソフトウェアのトレーニング、製品知識のワークショップ、安全プロトコルなどが含まれます。
- コンプライアンス研修： 従業員に、自分の仕事に関連する会社のポリシー、法的規制、倫理ガイドラインについて教育する。
開発：
- リーダーシップ研修： チームを率いて刺激を与えるスキルを、将来有望な従業員に身につけさせる
- ソフトスキル開発： 従業員がコミュニケーション、チームワーク、問題解決、時間管理のスキルを磨くのを支援する
- キャリアパスプランニング： 従業員と協力して、彼らのキャリア目標を特定し、社内で昇進の機会を提供します。
包括的なトレーニングと開発（T&D）プログラムに投資することで、従業員の士気を高め、業務パフォーマンスを向上させ、イノベーションを促進し、従業員の定着率を向上させることができます。
ユニリーバは、ユニリーバ・コンパス・プログラムの一環として、2025 年までに全従業員に将来必要なスキルを習得させることをコミットしています。同社の調査によると、ワークショップの参加者は全体的な生産性が 41% 向上しました。
ユニリーバのワークの未来担当副社長、パトリック・ハル氏は次のように述べています。
当社は、人材の流動性の向上、柔軟性の強化、継続的な学習の必要性を早い段階から認識していました。誰もが生涯学習の重要性を口にする中、当社は、自社組織にインパクトを与えるために導入できるツールやアイデアを市場で探すべきだと判断しました。
当社は、人材の流動性の向上、柔軟性の強化、継続的な学習の必要性を早い段階から認識していました。誰もが生涯学習の重要性を口にする中、当社は、自社組織にインパクトを与えるために導入できるツールやアイデアを市場で探すべきだと判断しました。
ユニリーバは、社員を他の事業分野のプロジェクトにマッチングさせる、社内の柔軟な勤務プログラムを作成しました。この取り組みは、リーダーがプロジェクトに迅速に人材を割り当てられるよう支援する AI プラットフォームによってさらに強化される予定です。
人々が「有意義な仕事」と定義する方法はさまざまであることを認識し、ユニリーバは社内の機会の透明性を最優先事項としました。すべてのチームメンバーに平等な可視性を提供する公平なフィールドを構築することで、プロジェクトの割り当てが、理想的な候補者の希望や強みに確実に一致するようにしました。このアプローチは、従業員が自分の目的と一致する仕事を積極的に追求できる文化を育みます。
4. 定着
エンゲージメントの高い従業員は、組織の目的のために仕事に情熱を注いでいます。彼らは組織の使命に共感し、その実現のために尽力しています。 *
エンゲージメントの高い従業員は、組織の目的のために仕事に情熱を注いでいます。彼らは組織の使命に共感し、その実現のために尽力しています。 *
リテンションは、優秀な従業員を幸せで意欲的に保ち、最終的に会社に残るよう促すことに焦点を当てた人事プロセスです。
以下は、人事部が人材定着戦略を組織と従業員の両方の利益に活用する方法です：
- 競争力のある報酬と福利厚生： 従業員の貢献に対する価値を示すため、競争力のある給与、賞与、健康保険、その他の福利厚生を提供します。
- ワークライフバランス ：従業員が仕事と私生活を効果的に両立できるよう、柔軟な勤務体制、休暇制度、および取り組みを推進する。
- 業績評価： 従業員の業績を公に、またプライベートに評価し、報奨することで、士気と達成感を高めます。
- キャリア開発の機会： 従業員にチャレンジとやりがいを感じてもらうため、継続的な研修、メンタープログラム、社内昇進の機会を提供しています。
- ポジティブな職場文化： 従業員が価値を認識され、サポートされていると感じる、協力、オープンなコミュニケーション、尊重、心理的な安心感のある文化の促進
ConocoPhillipsは、従業員の平均勤続年数が10.6年という高い水準を誇っています。これは、同社がおこなう充実した福利厚生と特典によるものです。具体的な福利厚生には、年次現金ボーナス、健康保険、生命保険、給与の6%をマッチングする企業貯蓄制度（場合によっては6%を超える場合もあります）などが含まれます。
5. 従業員関係
強力な人事慣行の要である従業員関係は、雇用者と従業員の間に前向きで生産的な関係を築くことに重点を置いています。
以下は、人事担当者がこの重要な人事プロセスをどのように進めているかです：
- コミュニケーションチャネル： 従業員が安心して懸念を表明したり、提案をしたり、指導を求めたりできる、明確で一貫性のあるコミュニケーションチャネルを確立する。
- 紛争解決： 同僚、マネージャー、チーム間の職場における紛争を、公正かつ効果的に解決する。
- 従業員のエンゲージメント： 従業員の参加、所有権、および企業文化への帰属意識を促進する取り組みの実施
- パフォーマンス管理： 継続的なフィードバック、パフォーマンスレビュー、成長の機会を提供し、従業員のモチベーションを維持し、会社の目標と一致させる。
- 苦情処理手続き： 従業員が不満や懸念事項について報告するための、明確で利用しやすい手続きを確立し、公正で敬意のあるプロセスを確保する。
6. 従業員の要望
従業員の要望は、従業員の雇用に関する問い合わせ、要望、変更を円滑に処理する重要な人事プロセスでありながら、しばしば見落とされがちなプロセスです。
明確に定義された人事プロセスにおける従業員の要望の機能は、次のとおりです。
- 一元化されたシステム： 従業員がリクエストを提出するための、ユーザーフレンドリーなシステム（オンラインポータル、電子メールアドレス、専用フォーム）を導入する。
- 明確な分類： 休暇、休職、備品の変更、福利厚生の更新など、よくある依頼について明確な分類を設定します。
- 明確な承認プロセス： さまざまな種類の要求について、明確な承認プロセスを策定する。
- コミュニケーションと追跡： 従業員の要求のステータスについて明確なコミュニケーションを提供し、プロセス全体を通じて従業員に情報を提供し続ける。
7. パフォーマンス管理
パフォーマンスマネジメントは、人事のコアプロセスであり、従業員を評価、育成、動機付けして、その潜在能力を最大限に引き出し、会社の目標に貢献させる体系的な手法です。
これは継続的なフィードバックループ、つまり、従業員は明確な期待、継続的なサポート、成長の機会を受け取り、その貢献は評価され、会社の戦略的方向性と整合されるという双方向のコミュニケーションです。
人事担当者がパフォーマンスマネジメントを活用して最適な結果を達成する方法をご紹介します。
- 目標設定： 従業員とマネージャーが協力して人事目標を設定し、個人の目標が部門および会社の目標と整合していることを確認する。
- 定期的なフィードバック： 1 年を通して、肯定的かつ建設的なパフォーマンスに関するフィードバックを継続的に提供します。
- 業績評価：人事 KPI に沿った定期的な業績評価を実施し、合意した目標に対する従業員の進捗状況を 正式に評価します。
- 開発機会： 個人の強みと弱みを特定し、トレーニング、メンタリング、またはスキル向上プログラムを通じて成長の機会を創出する。
- 業績評価： 優れた業績を公に、そしてプライベートに評価し、報奨する
8. 給与・福利厚生管理
報酬と福利厚生は、人事プロセスの基本要素であり、優秀な人材の採用、定着、動機付けを支援します。これは従業員に提供する総合的なパッケージであり、金銭的な報酬と価値ある福利厚生を包含しています。
成長中のソフトウェアスタートアップ企業を例にとって考えてみましょう。人事マネージャーは、競争力のある給与、自己負担額の少ない包括的な健康保険プラン、休暇やメンタルヘルスのための充実した有給休暇、柔軟な勤務体制などを提供して、競争の激しいテクノロジー市場で若い人材を引き付け、維持しようとしているかもしれません。また、従業員にインセンティブを与え、会社の成功に対する所有意識を育むために、ストックオプションプランを導入しているかもしれません。
9. 規制遵守
コンプライアンスは、組織が関連するすべての雇用法および規制を遵守することを保証します。これは、法的影響から企業を守る目に見えない力場と考えてください。
例えば、企業が従業員に最低賃金を支払っていない場合、人事部門は、不満を持つ従業員からの苦情、政府機関からの罰金、さらには評判の低下に直面する可能性があります。
コンプライアンスを優先することで、人事部門は組織を法的問題から守り、公正で倫理的な職場環境を促進し、従業員との信頼関係を構築します。
10. オフボーディング
採用やオンボーディングに影を薄くされがちですが、オフボーディングは、従業員と会社との間でスムーズでプロフェッショナルな離職プロセスを保証する重要な人事プロセスです。
例えば、テック系スタートアップのマーケティングマネージャーであるサラが、新しい機会を追求することを決めたとします。以下は、彼女に対してよく定義されたオフボーディングプロセスがどのように機能するかの例です：
- 最終出勤日の 2 週間前： サラのマネージャーであるデビッドは、彼女の退職について話し合うミーティングをスケジュールします。彼らは、彼女の今後のタスクとプロジェクトを確認し、完了または引き継ぎのために優先すべき事項を特定します。
- 最終出勤日の 1 週間前： 人事部門はサラと面談し、退職手続きを開始します。これには、彼女のノートパソコンやバッジなどの会社所有物の回収、COBRA（米国健康保険継続プログラム）に基づく福利厚生の選択肢の確認、最終給与の直接振り込みの設定などが含まれます。
- 最終日： サラは午前中、緊急のタスクを完成させ、同僚と引き継ぎミーティングを行って、自分の職務が円滑に引き継がれるよう確認します。また、チームが開催する送別会にも参加し、同僚たちとカジュアルに別れを告げ、お互いの健闘を祈ります。
- 最終出勤日の 1 週間後：人事部はサラに退職面接を行います。ここで、彼女は会社での経験について、良い点と悪い点の両方を率直にフィードバックすることができます。
- 最終出勤日から 1 か月後： サラは、人事ミーティングで合意した最終給与と未払いの手当を受け取ります。また、彼女の希望に応じて、会社は彼女のスキルと貢献を記載した正式な推薦状も送付します。
この例は、サラと会社双方にメリットのあるスムーズな退職手続きを紹介しています。
11. 人事プランニング
人事計画とは、将来の労働力ニーズを予測し、それを満たすための取り組みを策定する戦略的プロセスです。これはロードマップのようなものと考えてください。人事部門は、現在の人材を分析し、ビジネス目標に基づいて将来のニーズを予測し、そのギャップを埋めるためのプランを作成します。これには、ターゲットを絞った採用、研修プログラム、重要な役割の継承計画などが含まれます。
例えば、成長中のテクノロジー企業は、HR ソフトウェアを使用して、翌年に必要なソフトウェア開発者の人数を予測するプランニングを行うことができます。その後、人事担当者は、優秀な人材を引き付けるための採用戦略を策定するとともに、既存の従業員のスキルアップを図る社内研修プログラムも検討します。
徹底した人事プロセスのチェックリストがわかったところで、その重要性を考えてみましょう。
人事プロセスの重要性
よく管理された人事プロセスがない組織は、統一された目標の達成に苦労する有能な個人の集まりに過ぎません。
効果的な人事プロセスは、全員が役割を果たし、繁栄する企業を築くための基盤となります。では、堅固な人事プロセスがどのようにして真に卓越した組織を築くのか、具体的な方法を探ってみましょう。
人事プロセスと現代のビジネス
人事プロセスは、あらゆる現代のビジネスのバックボーンです。優秀な人材の採用から、従業員の満足とエンゲージメントの維持まで、人材の円滑なフローを確保します。人事プロセスは、パフォーマンスの高いチームを構築するためのレシピと考えてください。強力な人事管理システムにより、次のようなメリットが得られます。
- より良い採用： 適切な人材を採用する
- 離職率の低下： 最良の従業員の定着
- 生産性の向上： 従業員のエンゲージメントを高め、パフォーマンスを向上
- ポジティブな職場文化： 幸せな職場を通じてイノベーションを促進する
人事プロセスが従業員の定着率、仕事への満足度、生産性に与える影響
合理化された人事プロセスは、強力な従業員体験の基盤となるブロックです。人事プロセスは、論理的な連鎖によって、従業員の定着率、満足度、生産性に直接影響を与えます。
- 効果的な人事プロセス（採用、オンボーディング、トレーニング）は、より良い採用判断を可能にし、従業員が成功するために必要なスキルを身につけることを支援します。
- 価値を認識し、準備が整っていると感じる従業員は、自分の仕事に満足している傾向が高い
- 満足している従業員は、より意欲的 かつ 生産的 であり、最高の仕事に貢献します。
- 生産性の向上は、ビジネス成果の向上につながり、強力な人事プロセスの価値をさらに高めます。
よく管理された人事慣行は、幸せで生産性の高い従業員を生み出し、組織の成功を後押しします。マッキンゼーの 2024 年のレポートによると、重複の排除、階層の削減、および管理範囲の調整は、従業員の生産性に直接影響する効率の向上に 5~10% の効果をもたらす可能性があります。
リモートワーク、従業員のエンゲージメント、チームのダイナミクスに対する人事プロセスの影響
パンデミック後のリモートワーク環境では、人事プロセスはこれまで以上に重要になっています。人事プロセスは、物理的な距離の橋渡し役として、従業員のエンゲージメントやチームのダイナミクスに影響を与えます。その仕組みは次のとおりです。
- 構造化された入社手続き： 新入社員が、適切な紹介や研修も受けずに、バーチャルチームに放り込まれた状況を想像してみてください。明確に定義された入社手続き（オンライン研修モジュール、バーチャルな顔合わせなど）があれば、リモート勤務の従業員は、入社初日から歓迎されていると感じ、準備が整っていると感じ、チームとのつながりを感じることができます。
- 明確なコミュニケーションチャネル： リモートワークは孤立感を感じやすいものです。人事部は、従業員がアイデアや懸念を気軽に発言できる、明確なコミュニケーションチャネル（専用の Slack チャンネル、定期的なビデオ通話など）を確立することで、エンゲージメントを促進します。
- パフォーマンス管理： パフォーマンスレビューは、年に 1 回の事後対応では不十分です。人事部は、マネージャーとリモート従業員間のビデオチェックインなど、定期的なフィードバックセッションを奨励することで、強力なチームダイナミクスを促進しています。これにより、全従業員の意識とモチベーションの統一が図られます。
それは、誰もが価値を認識し、つながりを感じ、最高の仕事をする準備ができている、バーチャルファーストの環境を構築することです。
人事プロセスの「人材獲得競争」への影響
マッキンゼーは1997年に「人材争奪戦」という用語を考案し、企業が熟練した労働者を発見し採用する難しさを表現しました。有能な応募者が限られているため、企業は優秀な人材を引き付け、維持するために熾烈な争奪戦に突入しています。
これは一時的なトレンドではありません——これが新しい常識です。この戦いで、非効率な人事プロセスはあなたの敵です。它们は貴重な時間とリソースを浪費し、最終的に必要な人材を獲得するチャンスを逃す原因となります。
この戦争において、人事プロセスは重要な役割を果たしています。
- 採用競争に勝つ： 明確な職務内容、ターゲットを絞ったアウトリーチ、スムーズな採用プロセスを備えた強力な採用プロセスは、優秀な人材を引き付けることができます。
- 従業員の忠誠心を育む： 従業員のエンゲージメント、研修、育成プログラムに投資することで、価値意識が生まれ、従業員はモチベーションを維持して働き続けることができます。
- マネージャーの能力強化： 人事部門は、マネージャーに、前向きな職場文化を構築し、効果的なフィードバックを提供し、従業員の懸念に対処するためのスキルとリソースを提供します。
堅固な人事プロセスを導入することで、企業は戦場から磁石へと変貌を遂げ、未来の戦いでトップ人材を引き寄せ、定着させることを可能にします。
エンドツーエンドの人事プロセス管理
エンドツーエンドの人事プロセス管理（E2E HRM）とは、潜在的な候補者が組織のレーダーに捉えられる瞬間から、最終的な退職まで、従業員のライフサイクル全体を管理することです。
これは、従業員と組織の両方に利益をもたらす、スムーズで戦略的なプロセスを構築します。その主なメリットは次の通りです：
- 候補者の体験の向上：スムーズで効率的な採用プロセスは、最終的に採用に至らなかった場合でも、優秀な人材を引き付け、ポジティブな雇用者ブランドを構築します。
Reddit のユーザーは、不採用になった経験を次のように述べています。「面接で意気投合した KPMG のマネージャーから、面接後に電話がありました。彼は、私がそのポジションに採用されなかったことを謝罪し、不採用になった理由（GPA）を教えてくれました。その電話に感謝し、今後も仕事上で連絡を取り合うことにしました。」
- 従業員のエンゲージメントの向上： 新入社員研修の簡素化、継続的な能力開発の機会、明確なパフォーマンス管理により、従業員に価値とモチベーションが生まれます。
- 定着率の向上： 従業員のポジティブな体験は離職率を低下させ、優秀な人材をボードに留めることができます。
- より良い意思決定： エンドツーエンドのプロセスから得られるデータ駆動型の洞察が、戦略的な人事決定を支援します。
- コストの削減：自動化とプロセスの簡素化により、人事チームの時間とリソースを節約できます。Gartner のレポートによると、38% の人事リーダーが、組織内のプロセス効率の向上のために AI ソリューションを検討または導入しています。
効果的な人事プロセスは、単にタスクを完了するだけではありません。組織の全体的な成功に貢献するものです。
人事プロセスの有効性を評価するための鍵となるメトリクスをいくつかご紹介します。
- 採用までの時間： 空席を埋めるまでに要する時間を測定します。採用までの時間が短いほど、採用プロセスが効率的であると言えます。
- 新入社員定着率： 特定の期間（1 年など）後に会社に在籍している新入社員の割合を追跡します。定着率が高いことは、入社後の研修や育成プログラムが充実していることを意味します。
- 従業員の満足度：アンケートやフィードバックの仕組みにより、従業員の体験に関する感情を把握することができます。満足度が高いということは、前向きな職場文化と効果的な人事慣行が確立されていることを示しています。
- トレーニング ROI （投資収益率）： トレーニングプログラムの費用に対して、そのプログラムがもたらす経済的な利益を測定します。従業員育成への投資の価値を実証します。
- 欠勤率： 従業員の欠勤の頻度を追跡します。欠勤率が低いほど、従業員の健康状態が良好で、仕事への意欲が高いことを示しています。
エンドツーエンドの人事プロセスの確立に苦労している、あるいはどこから手をつければよいのかわからない、というお悩みはありませんか？ClickUp の人事管理プラットフォームが、そのお手伝いをいたします。
この包括的なプラットフォームには、エンドツーエンドの人事プロセス管理に関するあらゆるステップを支援する、数多くのツールとテンプレートが用意されています。
タスク管理
ClickUp タスクと15 以上の柔軟なClickUp ビューを組み合わせることで、人事チームはニーズに合わせたさまざまなタスクビューを作成できます。
採用プロセスの視覚的なパイプラインを作成し、ドラッグ&ドロップ機能を使用して候補者をさまざまなフェーズ（ソーシング、スクリーニング、面接など）に移動することができます。
新入社員のためのチェックリストを作成し、新しい役割へのスムーズな移行を確実にします。定期的なタスクやリマインダーを設定して、マネージャーがパフォーマンス評価を確実に実施し、従業員にタイムリーなフィードバックを提供できるようにします。
リアルタイムのコラボレーション
ClickUp Docs を使用して、すべての従業員のドキュメントを一元化し、安全でアクセスしやすいリポジトリを作成しましょう。
履歴書、業績評価、研修資料、その他の関連文書 を、指定のフォルダまたはワークスペースに保存します。リアルタイムの共同編集機能とスレッド形式のコメント機能により、文書に関するシームレスなコラボレーションを促進し、全員が同じページで作業を進めることができます。
また、ClickUp の HR 知識ベーステンプレートを使用すると、人事情報の保存を簡素化することができます。
ClickUp の HR ナレッジベースを使用すると、従業員は必要な情報に簡単にアクセスできます。この一元化されたリポジトリにより、人事担当者は 問い合わせへの対応に費やす時間を削減し、戦略的な業務により多くの時間を割く ことができます。
このテンプレートがチームにもたらすメリットは次のとおりです。
- シンプルにナビゲートできる包括的なナレッジベースを作成しましょう
- 重要な人事関連文書を 1 つの便利な場所に整理して保管
- ポリシーの変更や文書の更新を随時追跡
フォローアップコミュニケーション
ClickUp フォームを使用して、データ収集とワークフローを簡素化しましょう。 従業員の入社、業績評価、退職面接、休暇申請など、さまざまな人事プロセス用のオンラインフォームを作成できます。
ユーザーフレンドリーなインターフェースでフォームをデザインし、必要な情報を効率的に収集しましょう。ClickUp は、関連フィールドにデータを自動的に入力するため、手作業による入力が削減され、人事チームの貴重な時間を節約できます。
たとえば、ClickUp のフィードバックフォームテンプレートを使用すると、従業員のフィードバックをいち早く収集することができます。
このテンプレートは、従業員のフィードバックを収集および管理するために非常に役立ちます。人事プロセスにいくつかの重要な機能を適用する方法をご紹介します。
- テンプレートをカスタマイズして、従業員のフィードバックの収集プロセスを簡素化しましょう。入社後の経験、業績評価、企業文化など、特定のニーズに合わせた質問を設計
- *「対応が必要」や「実施済み」などのカスタムステータスを使用して、従業員のフィードバックを効率的に追跡します。カスタムフィールドを使用して、部門、従業員グループ、またはタイプ（提案、懸念事項など）によってフィードバックを分類します。
- 従業員のフィードバックを整理して、分析を容易にする。「実行可能な提案」や「部門の問題」などの専用ビューを作成して、傾向を把握し、改善努力の優先順位を決定する。
- ClickUp のプロジェクト管理ツールを活用して、フィードバックの実施進捗を追跡します。 関係するチームにタスクを割り当て、懸念事項に対処するための期限を設定し、電子メール通知や依存関係の警告などの機能を使用して、説明責任とタイムリーな対応を確保します。
反復的な人事プロセスを迅速化
無料の人事テンプレートを使用して、人事管理プロセスのスタートをスムーズに進めましょう。
たとえば、入社後の研修を担当するチームは 、ClickUp の「従業員研修テンプレート」を使用して、このフェーズのさまざまなステップを迅速に進めることができます。
特に新入社員を迎える場合、第一印象は重要です。このテンプレートを使用すると、成功へのフェーズを設定する、シームレスで魅力的な入社体験を作成できます。このテンプレートは、次の用途に使用できます。
- 事前手続きから紹介、トレーニングセッションまで、入社後の研修のあらゆる側面を網羅したステップバイステップのチェックリストを作成します。すべてを整理し、予定通りに進め、タスクの漏れによるストレスを排除します。
- テンプレート内で重要なミーティングやタスクのスケジュールを立て、関係者全員（新入社員、マネージャー、チームメンバー）に情報を伝達し、準備を万全にします。これにより、明確なコミュニケーションが確立され、新入社員の円滑な業務移行が実現します。
- 新入社員と同僚間のコラボレーションを促進。チームでのランチやコーヒーチャットをスケジュールして、早期の接続を促進し、企業文化への帰属意識を醸成します。
オンボーディングプロセス自体で行き詰まっている場合は、ClickUp のオンボーディングチェックリストテンプレートが役立ちます。
新入社員を新しい役割に投入し、活躍するための準備を整えます。このテンプレートは、新入社員の研修を雑用から戦略的優位性へと変えます。
これが、より迅速で効果的なオンボーディング体験を可能にする仕組みです：
- 各ポジションに合わせたカスタムチェックリスト を作成します。これにより、新入社員は、集中して関連性の高い研修を受け、優れたパフォーマンスを発揮するために必要な具体的な知識とツールを身につけることができます。
- 入社後のタスクを、明確で実行可能なステップに分割します。新入社員は、わかりやすい指示を受け、混乱を最小限に抑え、入社初日から生産性を最大限に発揮することができます。
- オンボーディングの進捗をリアルタイムで監視。ClickUp は、タスクの完了状況を明確に可視化し、オンボーディングのあらゆる側面が順調に進んでいることを確認します。これにより、マネージャーは潜在的な障害を特定し、積極的に介入することができます。
人事プロセスと人事システム
人事プロセスは活動を指導し調整し、人事システムまたはHRMSソフトウェアがそれらのプロセスを実践に反映させます。
成功する人事戦略を構築する上で、この 2 つの重要な要素の主な違いを探ってみましょう。
| 機能 | 人事プロセス | 人事システム |
| 定義 | 採用から退職まで、従業員のライフサイクルを管理するために定義されたステップ、活動、および方法論 | 人事プロセスを自動化、簡素化、サポートするソフトウェアアプリケーションおよびテクノロジープラットフォーム |
| フォーカス | 戦略的：人事活動の「何」と「なぜ」を明確にする | 運用：人事プロセスを効率的に実行するためのツールとテクノロジーの提供 |
| 柔軟性 | 特定の企業のニーズに合わせて適応およびカスタマイズ可能 | 柔軟性に欠け、機能があらかじめ定義されている |
| 例 | – 採用プロセス（選考、面接） – 業績管理（目標設定、フィードバック） – 研修および能力開発プログラム | – 応募者追跡システム （ATS） – 学習管理システム （LMS） – 給与計算および福利厚生ソフトウェア |
| 進化 | ビジネスのニーズに応じて、時間とともに進化・変化できる | 技術進歩に対応するため、アップグレードと更新が必要です。 |
人事プロセスと人事システムは密接に関連しています。明確に定義されたプロセスは、従業員を管理するための明確なロードマップを確保し、人事システムは、そのプロセスを効率的かつ効果的に実行するためのテクノロジーを提供します。
人事プロセスを管理する上で、人事システムが果たす鍵となる役割について探ってみましょう。
- ワークフローの簡素化： 人事プロセスには、面接のスケジュール調整、採用通知書の送付、研修資料の管理など、反復的なタスクが含まれます。人事システムは、これらのタスクを自動化し、人事担当者がより戦略的な取り組みに集中できるようにします。
- 正確性の向上： 手作業によるデータ入力はエラーの原因となります。HR システムは、一元化されたデータストレージと、さまざまな機能間の自動データ転送機能により、このリスクを最小限に抑えます。
- コミュニケーションの改善： 人事システムは、組織全体のコミュニケーションを促進します。従業員は、給与明細へのアクセス、休暇の申請、フィードバックの提出を電子的に行うことができ、マネージャーはフィードバックを提供したり、パフォーマンスのメトリクスを追跡したりすることができます。
- 従業員のセルフサービス強化： HRシステムは、従業員が自身のHR体験の側面を管理できるようにします。彼らは個人情報の更新、福利厚生プログラムへの加入、またはトレーニングモジュールのアクセスを独自に行うことができます。
- データに基づく意思決定： 人事システムは、採用、パフォーマンス、定着率、その他の重要な分野に関する膨大なデータを収集、分析します。このデータは、人事担当者が情報に基づいた意思決定を行い、人事戦略を最適化するために活用できる貴重な洞察を提供します。
Instant Teams のオペレーションプログラムマネージャー、Kara Smith は、あらゆる部門で効率性を高める ClickUp を高く評価しています。
このプラットフォームにより、プロセス効率化のための場所が一元化されました。ClickUp チームは、フィードバックを常に受け入れる優秀なメンバーで構成されており、そのフィードバックに基づいて変更の実施に懸命に取り組んでいます。これは、私がこれまで見たことのないようなサポート体制です。すべてのチームは自動化のメリットを享受できますが、ClickUp は私が遭遇したあらゆるシナリオに対応しています。しかし、ClickUp の最大のメリットは、プロセスとツールが 1 つのワークゾーンに統合されていることです。
このプラットフォームにより、プロセス効率化のための場所が一元化されました。ClickUp チームは、フィードバックを常に受け入れる優秀なメンバーで構成されており、そのフィードバックに基づいて変更の実施に懸命に取り組んでいます。これは、私がこれまで見たことのないようなサポート体制です。すべてのチームは自動化のメリットを享受できますが、ClickUp は私が遭遇したあらゆるシナリオに対応しています。しかし、ClickUp の最大のメリットは、プロセスとツールが 1 つのワークゾーンに統合されていることです。
人事プロセスの自動化
人事チームは、さまざまな役割を担っています。採用、入社手続き、研修などを、正確かつ効率的に行うことを想像してみてください。人事プロセスの自動化は、スーパーヒーローの相棒のような存在として、さまざまなメリットをもたらします。
- 効率の向上： 自動化により、反復的なタスクの時間が短縮され、人事部門は戦略的な仕事に時間を割くことができるようになります。
- 正確性とスピード： 自動化されたプロセスにより、データの正確性が確保され、ワークフローが簡素化されます。
- エンパワーされた従業員：セルフサービスオプションが従業員体験を向上させます
- データに基づく意思決定： HR の自動化により、HR 戦略を最適化するための洞察が得られます。
- コスト削減： 自動化により、手作業や管理業務が軽減されます。
- コンプライアンスとエンゲージメント： 自動化されたワークフローによりコンプライアンスが確保され、人事部門は従業員のエンゲージメントに専念できます。
人事の自動化とイノベーションおよびビジネスプロセス管理の関係
人事プロセスの自動化は、イノベーションとビジネスプロセス管理（BPM）を橋渡しします。
イノベーション
- 創造性とデータ駆動型のイノベーションのために人事部門を解放
- 新しい技術を試験導入し、より広範なイノベーションの道を開く
BPM
- ワークフローを簡素化し、データ統合を改善して、BPM の目標に整合
- BPMの有効性を高めるための人事実践の標準化
離職率の低減における自動化の役割
従業員の離職は、ビジネスにとって大きな損失です。人事の自動化は、多面的なアプローチでこの問題に対処します。
- 自動化により、採用、入社手続き、研修が簡素化され、入社初日から従業員にポジティブな体験を提供できます。
- 自動化された学習は、従業員のエンゲージメントを維持し、スキルを向上させます。
- 自動化による定期的なフィードバックと評価により、従業員は自分が評価されていると実感できます。
- 人事の自動化により、人事部門は従業員とつながり、彼らの懸念事項に対応するための時間を確保できます。
ClickUp 自動化の使用
プロジェクト管理プラットフォーム内でClickUp 自動化機能を組み合わせることができます。100 以上の自動化機能から選択し、タスクのカスタムフィールドやステータスを設定して、独自の HR プロセスに合わせてカスタマイズしてください。
ClickUp を他の HR ツールやプラットフォームと接続して、データ転送を自動化し、ワークフローをさらに簡素化しましょう。アンケートやパルスチェックを定期的にトリガーして、従業員のフィードバックを収集しましょう。
従業員に誕生日や入社記念日のメッセージを自動的に送信。自動化されたポイントやバッジで、従業員の評価プログラムを追跡。業績評価やフィードバックセッションの定期的なタスクを設定。
レビューの期限が近づいたときにマネージャーに自動的に通知。自動化されたレポートで、パフォーマンスの目標の進捗状況を追跡。自動化を創造的に活用することで、人事チームは面倒なタスクをシームレスな人事プロセスに変えることができます。
人事プロセスの主な発展と今後の動向
拡張分析を取り入れた人事自動化の主なトレンドを、以下に詳しくご紹介します。
- 人事向け AI ツール： 選考の自動化、パーソナライズされた体験の提供（チャットボット）、研修の提案（学習パスの推奨）、複雑な意思決定（候補者の選択など）の支援
- ロボットによるプロセスの自動化： 反復的なタスク（データ入力、スケジュール管理）を処理し、正確性を向上させ、コンプライアンスを確保します。
- セルフサービス：従業員がセルフサービスポータルやモバイルアクセス（給与明細、福利厚生の手続き、有給休暇の申請など）を利用できる機能。
- データに基づく意思決定（拡張分析を使用）： 情報に基づいた人事の意思決定のために、理解しやすいフォーマット（視覚化、レポート）でデータと分析を提供します。拡張分析は AI を使用してより深い洞察を明らかにし、レポート作成を自動化するため、人事担当者は戦略的取り組みに集中することができます。
- 人間的なタッチ： データと自動化を活用して、人事の焦点を戦略、リレーションシップ、および職場文化に移し、これらの重要な分野に時間を割けるようにします。
人事プロセスの改善で従業員の定着率向上
人事のコアプロセスは、役割を埋めるだけではありません。強力な企業文化を構築し、従業員のエンゲージメントを高め、組織の目標を推進し、最終的には成功を後押しするものです。
時代を先取りするには、適切なツールが必要です。人事プロセスとシームレスに統合できる強力なプラットフォーム、ClickUp をご検討ください。カスタマイズ可能なチェックリストで入社手続きを簡素化し、リマインダーでタスクを自動化し、データ分析を活用して従業員のエンゲージメントを追跡します。これらすべてを、1 つのユーザーフレンドリーなプラットフォームで実現します。
今すぐClickUp に登録して、人事担当者が戦略的パートナーとなり、最も重要なこと、つまり、幸せで生産性が高く、将来も活躍できる従業員の育成に専念できるようにしましょう。