会社と顧客の両方が規模を拡大する中、各チームやさまざまなツール間で緊密な連携を維持するにはどうすればよいでしょうか？これはまさに、DataAutomation が2020 年に直面した課題でした。そこで、ClickUp を使用して生産性を拡大するオールインワンのワークソリューションを構築したのです。
DataAutomationのストーリー
2016年に設立された DataAutomation は、ソフトウェアを統合し、プロセスを自動化することで、企業の生産性の最適化、時間の節約、人為的エラーの排除を支援するSaaS プラットフォームです。
現在、DataAutomation は世界 186 社以上の企業で使用されており、一括自動化およびアプリ統合ソリューションの提供におけるリーダー的存在となっています。その使命は、ソフトウェアをカスタマイズして接続することで、顧客がビジネスの成長により効率的に集中できるようにすることです。
課題
DataAutomation のソリューションでは、実装チーム、営業チーム、マーケティングチーム間の綿密な連携が必要です。
顧客と成長を続けるチームのニーズをサポートするため、DataAutomation は、部門間のコラボレーション、作業プロセス、組織の可視性を向上させる、単一の共有ワークプラットフォームを必要としていました。
ソリューション
従来のワークフローを、明確で自動化されたプロセスに置き換えることが、ビジネスの効率化の鍵であると私たちは考えています。当社の顧客は、DataAutomation のすべてのチーム間の慎重な連携を必要とする、洗練されたソリューションに依存しています。ClickUp を使用することで、ついに 1 つの場所で共有のツールセットを使用して共同作業を行うことができ、社内プロセスが改善され、ビジネスが前進しました。このソリューションは、チームを統合するだけでなく、より効率的に仕事をするという当社の理念を共有する、信頼できるパートナーも見つけることができました。
従来のワークフローを、明確で自動化されたプロセスに置き換えることが、ビジネスの効率化の鍵であると私たちは考えています。当社の顧客は、DataAutomation のすべてのチーム間の慎重な連携を必要とする、洗練されたソリューションに依存しています。ClickUp により、ついに 1 つの場所で共有のツールセットを使用して共同作業ができるようになり、社内プロセスが改善され、ビジネスが前進しています。このソリューションは、チームを統合するだけでなく、より効率的に仕事をするという当社の理念を共有する、信頼できるパートナーも見つけることができました。
すべてを 1 か所に集約
Renee は 2020 年に DataAutomation に入社し、すぐに非常に重要なタスク、つまり実装チームのツールとプロセスの非効率性を監査し、それを改善するためのシステムを構築するという任務を担当しました。
Renee が DataAutomation の仕事の未来について抱くビジョン、彼女が「アンブレラ哲学」と呼ぶものは、各チームとその仕事が 1 か所に集約され、役割や技術スタックに関係なく、全員が連携して仕事ができるようにすることです。
「情報サイロは、部門間の連携を妨げる大きな障害です。特に、コーヒーを待つ間に他の部門の取り組みについて気軽に情報を得ることができないリモート環境では、その影響はさらに大きくなります」と、レニー氏は述べています。
「情報の可視性とアクセス性を高めるためにツールをいつでも開けるようになると、時間を節約でき、機会損失も軽減されます。
ツールの統合
DataAutomation のツールは、当初は十分でしたが、ワークフローが連携していないことで生産性が低下し、チームの人数が増えるにつれてストレスが増大し、負担が大きくなっていました。
当時、Data Automation のチームは、チーム機能をサポートするために複数のプラットフォームに依存していました。
- プロジェクト管理のための Trello
- Tettra for process（SOP）ドキュメント
- Streak for sales CRM
- ナレッジベース用のGoogle ドキュメント
- プロジェクト調査およびバグフォームには Google フォームを使用
- データベース用の Google スプレッドシート
- …さらに
調査とプロジェクトプラットフォームの比較を一定期間行った結果、Renee は、エンジニアから営業担当者まで、あらゆるユーザーのニーズに対応できる、ユーザーフレンドリーでカスタマイズ可能な UI を備え、すべての基準を満たすツールは ClickUp だけであると判断しました。
ClickUp を使用することで、DataAutomation の各コアチームは、さまざまなツールによって分離されることはなくなりました。すべてのバックログ、ワークフロー、プロジェクトイニシアチブは、1 つのワークスペースに統合されています。
すべてのチームをサポートするインフラストラクチャの構築
効率的な業務組織を構築するための最初のステップは、インフラの整備です。チームは連携して仕事をする必要がありますが、仕事を整理するための個別のスペースも必要です。
DataAutomation は、スペース、フォルダ、リスト、タスクにまたがるClickUp の階層構造を使用して、会社全体を整理することでこれを実現しています。
プロジェクトマネージャーやチームリーダーは、すべての仕事がどのように関連し、全社の目標に貢献しているかをようやく把握することができるようになりました。
この単一の共有インフラストラクチャは、DataAutomation にいくつかの重要なメリットをもたらしています。
- 組織全体が、スペース、フォルダ、リストで明確に構造化されました。
- プロジェクトマネージャーは、会社全体の状況、チームレベルの機能、個々のプロジェクトやタスクを、一目で把握できるようになりました。
- ウィジェットやダッシュボードの助けを借りて、チームは問題点やボトルネック、バグ、アップデート、管理作業、二重作業、コミュニケーションの遅れなどに費やしている時間を把握できるようになりました。
- 従業員は、仕事アイテムが紛失することがなくなり、毎日、仕事アイテムの整理や検索に余分な時間を費やす必要がなくなったことで、新たな安らぎを感じています。
タスクとバックログを整理するシステムの構築
ClickUp を導入する前は、DataAutomation のマーケティングチームと実装チームは、すべてのタスク（チケット）、バックログ、およびチーム間の部門横断的なコラボレーションを管理するための基盤として Trello を利用していました。
Trello ボードは、ある時点では理想的なツールでしたが、Renee 氏と、DataAutomation のプロジェクトマネージャーである Addison Clearwood 氏は、各チームのニーズがツールの機能を上回っていることを認識していました。
- 明確なフォローアップ方法がないため、タスクはレビュープロセスで滞ったり、失われたりしやすい
- さまざまなチームが複数の矛盾したステータスを使用していたため、バックログの優先順位付けが困難でした。
- マーケティングと実装のステータスがCRM と整合しておらず、さまざまなツールでステータスをマッピングするために追加の作業が必要でした。
- サブタスクがないため、大規模なプロジェクトをチームメンバー間で簡単に分割して共有することができず、非効率や情報サイロ化が発生していました。
ClickUp により、DataAutomation のチームは、大小を問わず、各チーム間のプロジェクトでのコラボレーションをシームレスにするオールインワンのプロジェクト管理システムをついに手に入れることができました。
カンバンボードはワークフローの視覚化に最適ですが、作業タスクや顧客チケットのバックログを整理しやすい他のビューもあります。
「以前は、バックログを複数のシステムで整理していました。まず、高レベルでは、努力のレベルと影響のスコアを追跡するスプレッドシートで整理し、そこから Trello に移動して、より詳細な実行可能なタスクに分割していました。ClickUp のカスタムフィールドを使用することで、バックログを 1 つの場所にまとめることができるようになりました。」
「以前は、バックログを複数のシステムで整理していました。まず、高レベルでは、努力のレベルと影響のスコアを追跡するスプレッドシートで整理し、そこから Trello に移動して、より詳細な実行可能なタスクに分割していました。ClickUp のカスタムフィールドを使用することで、バックログを 1 つの場所にまとめることができるようになりました。」
DataAutomation のチームは、ClickUp のリスト、テーブル、カレンダービューを使用して、バックログを視覚化して整理することができるようになりました。
各ビューは高度にカスタマイズ可能で、関連情報（カスタムフィールドなど）を 1 つの画面に表示できるため、あらゆるタイプのバックログを一目で把握し、優先順位付けが容易になります。
所有権と透明性の確立
複数の担当者機能により、DataAutomation の各従業員は、誰がどのタスクを担当しているかを即座に把握することができます。また、ウォッチャー機能を使用すると、そのタスクを任意の番号の人員と共有することができ、誰でもタスクに関する通知を受け取ることができます。
きめ細かな許可と表示機能により、各チームは仕事を別々のフォルダに整理しながら、全員に複数の場所での可視性を確保できるため、すべてのチームのプロジェクトに透明性が生まれます。
チーム間のコミュニケーションを円滑に
さらに、コメントと割り当てられたコメント により、各プロジェクトについて明確なコミュニケーションと進捗状況の更新が可能になりました。
コメントを追加（またはコメントが失われないように割り当て）して進捗状況を更新することで、タスクや仕事の会話が進められます。タスクが進んだ場合、各スペースレベル内で全員が同じステータスで同期されるため、ステータスが多すぎて混乱することなく、全員が一貫した概要を把握できます。
「包括的な哲学により、各個人は自分に関係のある範囲のワークフローを確認することができます。管理者は全部門の進行中の作業のみを確認でき、開発者は自分の領域に関連する特定のタスクをドリルダウンして確認でき、カスタマーサポートはさらにドリルダウンしてバグ報告のみを確認することができます」と、Renee は説明しています。
「情報を適切なサイズに整理することで、パターンを認識し、ボトルネックや特定のチームに過負荷がかかっている状況を簡単に把握できるようになりました。
テンプレートと自動化によるワークフローの自動化
DataAutomation は、自動化されたプロセスの威力を直接知っています。これは、クライアントに提供するソリューションであり、また、同社組織の中心的な要素でもあります。小規模ながら非常に効率の良いチームとして、さまざまなワークフローに携わる彼らにとって、手作業を減らし、時間を節約するためには、テンプレート化されたプロセスが欠かせません。
ビュー、リスト、タスク、ドキュメントにワークテンプレートを活用
DataAutomation は、ビュー、リスト、タスク、ドキュメント用のテンプレートを用意しています。これにより、ワークスペースのあらゆる層における不整合やエラーが削減され、大幅な時間の節約につながっています。
「CRM タスクなどの反復的なタスクタイプのテンプレートは、関連データを迅速に整理し、整理するために非常に役立っています。テンプレート化を行うこと自体が、本当に必要な情報と、混乱の原因となっている情報を識別するのに役立ちます」と、Renee 氏は述べています。
ClickUp のタスクテンプレートを使用することで、Renee と彼女のチームは、反復的な作業や類似の作業プロジェクト用のテンプレートを数秒で作成することができます。担当者や説明、サブタスク、依存関係など、すべてテンプレート化できるため、新しいプロジェクトを記録するための作業が軽減されます。
アイデアやクライアントのニーズが発生したら、誰でも数秒で追跡可能なタスクを作成できます。
各チームは、誰がどの仕事に従事しているか、誰がレビューを担当しているか、タスクを完了とするまでに何を行う必要があるかを把握できるようになりました。
さらに、Renee のチームはドキュメントのテンプレートも使用できるようになり、社内ナレッジベースや SOP ドキュメントの作成が簡単になりました。
自動化により、重要な業務に集中するための時間を節約
その社名からもわかるように、DataAutomation はClickUp の自動化機能を最大限に活用して、各従業員の時間をできるだけ節約しています。
現在では、ClickUp のトリガーを任意に設定することで、ステータス、担当者、期日の変更を自動的に実行することができます。
ダッシュボードと時間追跡による進捗の把握
DataAutomation の企業としての成功には、仕事の進捗とチームのパフォーマンスの追跡が不可欠です。
ClickUp を使用する前は、さまざまなプロジェクトツールで作業が分散していたため、作業の進捗を把握することが困難でした。現在では、各チームの作業は主に ClickUp 内で管理されているため、ダッシュボードを作成して、ほぼすべての作業の進捗を追跡することができます。
各チームには独自のダッシュボードがあり、チケットのオープン期間、ステータスのバグ、ワークフローのボトルネックなどを 1 か所で確認できます。
時間リソースの管理は、レニーと各チームにとってもう 1 つの重要な機能です。
時間追跡機能を使用すると、各従業員（および契約社員）は、ClickUp のグローバル時間追跡機能により、どこからでも、タスクの完了までに要した時間を自動的に追跡することができます。また、見積もり時間は、新しい仕事のベンチマークを設定し、期待値を設定したり、時間追跡を行った類似の作業に対する明確なベンチマークを作成したりするためにも使用されます。
ダッシュボードと時間追跡が毎日のワークフローに実装されたことで、DataAutomation は各時間の作業進捗を完全に可視化し、チームのリソースをこれまで以上に適切に管理できるようになりました。
成果と次のステップ
マーケティング、実装、営業の各チームに ClickUp を導入することで、DataAutomation は、部門ごとにばらばらだったツールに依存していた状態から、チームが 1 つの場所で共同作業できる単一のプラットフォームに移行しました。
2020 年後半に各チームで ClickUp の段階的な導入を開始して以来、DataAutomation のチームは次のようなメリットを享受しています。
- 対応時間の短縮とチームコミュニケーションの改善
- 部門間のプロジェクト、およびそれらが全社的な目標とどのように関連しているかの可視性が向上
- ワークフローのボトルネックを迅速に特定し、最適化できる
- ストレスの軽減と共有された安らぎ
DataAutomationの次なるステップは？
わずか数ヶ月の間に、Renee 氏とそのチームは、DataAutomation を複数の連携していないプラットフォームから、単一の共有ワークプラットフォームへと移行し、チームコラボレーション、生産性、ワークライフの質において大きな成果を上げました。
「現在、営業部門を含むすべてのチームを ClickUp ワークスペースに統合しました。ClickUp 内に CRM を作成し、さまざまなスペースの仕事をすべて一元化しました。現在はまだ最初の段階ですが、自動化や改良を適宜追加しています」と Renee 氏は説明します。
「ClickUp を使用することで、可視性と対応時間が改善されました。ステータス」のタイムトラッカーには明確な減少傾向が見られ、タスクが滞る傾向が少なくなっていることをはっきりと示す結果となっています。
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