チームメンバーが少なかった頃、あるいは現在の規模に達する前に有効だったビジネスプロセスは、現在では時代遅れで非効率的、非効果的になっているかもしれません。
ビジネスプロセス管理 （BPM） は、実績のあるプロセス改善手法を通じて、現在のプロセスを分析および最適化します。これは、反復的な作業の自動化、ボトルネックの解消、非効率的なプロセスの修正、ビジネス成果に関する目標の再設定など、ビジネスプロセスの改善を意味する場合があります。
効率とコスト削減を改善し、デジタルトランスフォーメーションに役立つビジネスプロセス管理の例とベストプラクティスをいくつか見てみましょう。
ビジネスプロセス管理とは？
ビジネスプロセス管理（BPM）とは、組織がビジネスプロセスを評価、モデル化、再設計して、効率と収益の最大化を図るアプローチです。
ビジネスプロセスとは、ビジネス戦略をサポートしたり、特定の目標を達成したりするために、人、システム、情報を調整して、ビジネス成果を生み出すためにビジネスが実行する一連のタスクまたは活動のことです。
BPM は、ビジネスの IT 投資をビジネス戦略に整合させ、業務の標準化、俊敏性の向上、ワークフローの効率化、コンプライアンスの向上を支援します。
ビジネスプロセス管理とビジネスプロセスの違いは？
ビジネスプロセスとは、組織が目標を達成するために必要なさまざまなタスク、活動、ワークフローのことです。カスタマーサポート、製造、調達、財務管理など、ビジネスの日常業務を推進する役割を担っています。
ビジネスプロセス管理は、これらのビジネスプロセスを最適化して効率化します。ビジネスプロセスの戦略面および運用面の双方の管理に役立ちます。
ビジネスプロセス管理について詳しく理解する
ビジネスプロセス管理は、プロジェクト管理やタスク管理とどう違うのか？
タスク管理は、タスクやアクティビティを整理、割り当て、優先順位付け、追跡して、それらが時間通りに完了するようにすることに重点を置いています。より大きなプロジェクトやプロセスに貢献する日々のタスクを監視します。
プロジェクト管理は、プロジェクトの開始から終了までのすべての活動を監督します。これには、プロジェクトの範囲の定義、タスクの割り当て、スケジュールの作成、進捗の追跡、リソースの割り当てなどが含まれます。
詳細：プロジェクト管理とタスク管理
BPM は、さまざまなビジネスプロセスと業務を最適化し、顧客関係管理、調達、従業員の入社手続き、サプライチェーンマネジメント、注文処理など、組織がより大きな目標を達成するのを支援します。
| 概要 | タスク管理 | プロジェクト管理 | ビジネスプロセス管理 BPM |
| それは何ですか | 自己完結型の個別のタスクの完了を伴う | 開始日と終了日があるイベントが含まれます。 | 継続的な戦略と既存のプロセスに対応します |
| 重点を置いている点 | チームの作業負荷の管理 | 必要に応じて個別のイベントを監督する | 日常的なビジネスプロセスの効率を最大化 |
| 目標 | チーム管理 | 透明性 | 効率性 |
ビジネスプロセス管理のメリット：
- 効率の向上： プロセスを最適化することで、運用コストを最小限に抑え、従業員の生産性を向上させ、冗長性を排除して時間と労力を節約します。
- 意思決定の改善： ビジネスプロセス管理ソフトウェアは、特定のビジネスプロセスの運用効率に関する貴重な洞察をステークホルダーに提供します。分析とレポート作成機能を備えたビジネスプロセスの再構築を通じて、情報に基づいた意思決定を行い、全社的なプロセスの最適化を支援します。
- 俊敏性の向上：適応性が高く、拡張可能なプロセスは、変化するマーケティング条件、変動する顧客の要求、および競争に耐えることができます。
- 顧客体験の向上：すべての部門のプロセスパフォーマンスの向上とワークフローの自動化により、顧客に一貫した価値を提供
- コンプライアンスの向上： 定期的なプロセス監査を実施して、規制の遵守を確認します。ビジネスプロセスを業界のコンプライアンス基準や社内ポリシーに整合させることで、リスクの軽減、セキュリティの維持、罰則の回避につながります。
- コストの削減：ビジネスプロセス管理ツールは、反復的なタスクの自動化と改善可能なプロセスの特定を支援し、無駄を削減してビジネスプロセスを最適化することで、人件費と材料費を削減します。
ビジネスプロセスの種類
1. 人間中心のBPM
人間中心の BPM は、通常、承認が必要なタスク において、人間の関与を中心に展開されます。
その例としては、データのレビュー、レポート、提案書、ベンダー契約書などの文書作成が挙げられます。
BPM を使用すると、タスクの割り当てや関係者に通知などのサポート機能を自動化することができます。
2. 統合中心型のBPM
このタイプのビジネスプロセス管理では、継続的な改善のために人的関与をあまり必要としません。
統合中心のビジネスプロセスは、顧客関係管理（CRM） やプロジェクト管理など、さまざまなアプリケーション間でデータを統合する API やシステムに依存しています。
3. ドキュメント中心のBPM
このタイプのBPMは、提案書や契約書などの特定の文書に焦点を当てています。
これは、文書の作成から承認、アーカイブに至るまでのすべてのプロセスを一元化および標準化します。
例えば、企業が製品を購入する場合、契約書はさまざまな部門を経て、クライアントとベンダー間の合意のために数回の承認プロセスを経なければなりません。
ビジネスプロセス管理の 10 の例
実践に移す前に、関連性の高いビジネスプロセス管理の例をいくつか見てみましょう。
1. 顧客オンボーディング
顧客オンボーディングプロセスのワークフローを効率化するために、BPM ライフサイクルを実装する方法をご紹介します。
例： 銀行は、効率の向上、エラーの最小化、および顧客体験全体の改善のために、顧客オンボーディングプロセスを最適化したいと考えています。
まず、オンボーディングに関わるさまざまなステップのプロセスマップを作成します。これには、アカウントの申し込み、本人確認、アカウントのセットアップなどが含まれます。
次に、BPM テクノロジーを使用して自動化できるプロセスを検討します。
たとえば、オンラインアカウントの申し込みを銀行の CRM システムと統合して、顧客情報を取得し、本人確認プロセスを自動的に開始することができます。
一元化されたビジネスプロセス管理システムでは、顧客の文書をデジタルで保存できるため、アクセスが容易になり、事務処理が軽減されます。BPM は、これらのプロセスを標準化し、オンボーディングプロセスに関与するさまざまな部門間の円滑な引き継ぎを保証します。
結果： 必要な規制にも準拠した、より迅速な顧客オンボーディング。
詳細はこちらをご覧ください： *ほぼすべてのチームとプロセスに最適な、10 のお気に入りのワークフローテンプレートをご紹介します。
2. 従業員のオンボーディング
従業員の入社 BPM は、新入社員の入社手続きを効率的に行うのに役立ちます。BPM は、事務処理から組織への統合まで、すべてを合理化します。
ワークフロー自動化ツールまたはBPM プラットフォームを使用してトリガーを設定し、タスクを割り当てて、部門間の円滑な引き継ぎを確保します。
たとえば、人事部門が従業員から記入済みのフォームや書類を受け取ると、システムは自動的に IT 部門にタスクを割り当て、その従業員のコンピュータの設定やシステムへのアクセス権の設定を支援します。
結果： 手作業を最小限に抑え、オンボーディングを迅速化し、オンボーディングの人事プロセスを改善。
3. コンプライアンス管理
組織全体でコンプライアンスに関連するプロセスを標準化することで、業界の規制や内部ポリシーへの準拠を確保できます。
プロセス自動化ツールは、コンプライアンス活動の計画立案、コンプライアンスチェック、承認ワークフロー、データ検証の自動化に役立ちます。
例：製薬会社は、医薬品や医薬品の製造および配布に関する医療および政府の規制を遵守しなければなりません。
この場合、新しい規制が発表されるたびに、BPM ソフトウェアが即座に評価プロセスをトリガーし、企業の現在のコンプライアンスプロセスを評価します。システムは、コンプライアンス管理プロセスに関与する関連部門に、さまざまなタスクを自動的に割り当てます。
評価が完了すると、その結果はレポートにまとめられ、必要な変更を実施し、その確認と承認を行うワークフローが作成されます。
これにより、コンプライアンスプロセスの概要を完全に把握し、すべてのステップが確実に実行されていることを確認できます。タスクの期限が過ぎたり、コンプライアンスのギャップが発生したりすると、システムからアラートが送信されます。また、コンプライアンスに関連するすべてのタスクとアクティビティを追跡するための監査証跡も保持されます。
結果： 必要な努力を削減しながら、ビジネスのコンプライアンスを維持できます。
詳細： 10 最高のビジネスプロセス文書化ソフトウェア
4. 製品ライフサイクル管理
ビジネスプロセス管理は、製品の構想から設計、開発、配布に至るまで、すべてを体系的に管理するのに役立ちます。
例：あるソフトウェア会社は、中小企業向けの新しい CRM ソフトウェアを開発しています。
BPM を実装して、ユーザー要件や製品仕様などの重要な情報の収集および管理プロセスを効率化します。これにより、製品マネージャーや開発者は、製品開発中に重要な情報に簡単にアクセスできるようになります。
BPM ツールは、導入プロセスの調整、顧客とのコミュニケーションの管理、サポートチケットの管理にも役立ちます。
結果：ソフトウェアのリリースまでの時間を短縮し、製品が顧客のニーズや期待によりよく合致することを保証します。
5. プロジェクト管理
BPM は、プロジェクトの開始から完了までのプロセスを効率化するために使用できます。
例：プロジェクト管理の改善のために BPM を導入したマーケティング代理店。
BPM は、キャンペーンの計画と顧客とのコミュニケーションの標準化、タスクの割り当ての自動化、関連文書によるデータの管理、およびリソースの効率的な割り当てに役立ちます。また、さまざまなキャンペーン開始活動の進捗状況を 360 度のビューで関係者に提供することもできます。
結果：プロジェクトワークフローの最適化、コラボレーションの強化、プロジェクト成果の品質向上。
6. 契約管理
契約管理におけるプロセスの自動化により、チームは契約の作成と管理をより迅速に行うことができます。
例：法律事務所は、ビジネスプロセスの自動化を利用して契約書の作成と管理を行っています。これらの契約書は、複数の承認者による承認ワークフローを経て、次のフェーズに進みます。承認者が文書に署名すると、その文書は次のフェーズの指定の承認者に自動的に送信され、関連するすべての関係者が承認するまでこのプロセスが繰り返されます。
契約には期限があるため、契約に含まれる全員に更新通知を送信するための自動リマインダーを設定することができます。
結果：契約処理および更新の迅速化。
7. リスク管理
ビジネスプロセス管理の最良の例の一つは、リスク評価プロセスを評価する BPM です。
例：金融機関が、融資の承認に伴うリスクを管理するためにプロセス自動化ソフトウェアを導入。
このシステムは、顧客データ、クレジットスコア、過去の財務情報を分析して、借り手が信用リスクであるかどうかを判断することで、ローン承認プロセスを効率化します。分析の結果、顧客がリスクが高いと判断された場合、その申請は別のチームに転送され、さらに審査が行われます。
低リスクのアプリケーションは遅延なく即時処理されます。これにより、金融機関は資産をリスクにさらすことなく融資を実行できます。
結果：エラーを減らし、リスクの軽減に役立ちます。
8. 調達と購買
買収および調達におけるビジネスプロセス管理は、ベンダーの選択、商品の配送、および請求書の処理を効率化します。
例：ビジネスプロセス管理は、製造企業が購入依頼の作成を自動化するのに役立ちます。
特定の製品の在庫が事前に定義されたしきい値に達すると、BPM ソフトウェアは直ちに購入リクエストをトリガーします。リクエストは承認ワークフローを経て、予算、アイテムの在庫状況、ベンダーの資格要件などの要素に基づいて評価されます。
リクエストが最終承認されると、発注書が作成され、電子的にベンダーに送信されます。その後、BPM システムは発注書のステータスを追跡し、当該製品が再入荷されるまでコミュニケーションを管理します。
結果：コンプライアンスに準拠した効率的な調達プロセス。
9. ベンダー管理
ベンダーのオンボーディングや契約管理を自動化するプロセスを作成することができます。
例：自動車部品メーカーは、ベンダー管理の改善を目指しています。
ベンダー情報を収集・評価するには、機械学習 BPM 技術が必要です。アルゴリズムは、コンプライアンス、資格、実績などの要素に基づいて各ベンダーを評価します。
これらの評価はレポートにまとめられ、関連する関係者に送られます。関係者は、そのレポートに基づいて、どのベンダーを採用するかを決定することができます。
ベンダーが決定したら、BPM システムを使用して、契約、更新、コンプライアンスの管理も行うことができます。これにより、ベンダーの選択などの手作業によるタスクを自動化し、ベンダーとの関係、契約、コンプライアンス、支払いのステータスを可視化することができます。
結果：ベンダーとの関係の改善。
10. 物流
物流におけるビジネスプロセス管理は、倉庫管理と輸送を最適化することができます。
例：グローバルな海運会社は、BPM ツールを使用して物流業務の効率を改善しています。
顧客が注文すると、BPM システムによって出荷依頼が即座にトリガーされます。その後、配送のタイムライン、配送ルート、コスト、車両の空き状況などの要因に基づいて、その依頼に最適な運送業者が割り当てられます。
注文が発送されると、システムは出荷の場所を追跡し、顧客にステータスの最新情報を送信して、注文の現在地と配送予定時刻を顧客に知らせます。
障害が発生した場合は、運送業者に即座に通知が送信されるため、直ちに是正措置を講じることができる。
結果：納期が改善され、顧客満足度が向上しました。
ビジネスプロセス管理のベストプラクティス
ClickUp のプロジェクト管理ソフトウェアには、ワークフローの作成や、お客様に適したビジネスプロセス管理システムの構築に役立つ、さまざまな機能があります。
ClickUp を使用したビジネスプロセス管理の例をいくつか見てみましょう。このプラットフォームは、自動化されたワークフロー、チームコラボレーション、リアルタイムレポート作成、プロセスマッピングテンプレート、組み込みの AI アシスタント、フィードバック収集フォームなど、BPM の改善に役立ちます。
1. 設計
組織に最適な BPM 戦略を設計する最善の方法は、プロセスと組織の戦略的目標によって異なります。
SWOT 分析は、既存のビジネスプロセスで変更すべき点を把握し、潜在的なボトルネックを特定し、必要な新しいプロセスの改善点を特定するのに役立ちます。
また、日常業務や導入を計画している新しいビジネスプロセスについて、関係者の意見も取り入れてください。
リアルタイム編集、コメントの追加、タスクの割り当て、豊富なフォーマットなど、Docs のコラボレーション機能により、関係者やチームメンバーはビジネスプロセス管理の議論に簡単に参加できます。
ドキュメントを使用して、現在および将来の従業員のための、プロセス関連情報の集中リポジトリであるSOP を作成することができます。
2. モデリング
モデリングフェーズでは、プロセスマップを使用して、作業中のプロセスに貢献するさまざまなタスク、アクティビティ、フロー、イベントの概要など、提案するビジネスプロセスを視覚化します。
BPM ツールまたはワークフロー管理ソフトウェアを使用してプロセスモデルを作成し、アクティビティのフロー、意思決定ポイント、および依存関係を分析します。これにより、プロセス自動化に伴う複雑なプロセスとステップが分解され、価値が追加され、非効率的なアクティビティが排除されます。
ここでは、ClickUp のプロセスマッピングテンプレートを使用して、改善が必要なプロセスを評価し、ボトルネックに関する洞察を収集し、プロセスをエンドツーエンドで視覚化することができます。
このテンプレートには、必要なすべてのツールが含まれています。
- プロセスがどのように改善できるかを評価する
- システム内のボトルネックや弱点を特定し、改善点を見つける
- プロセスを端から端まで迅速かつ簡単に可視化
ビジネスアナリストやプロジェクトマネージャーは、複雑なプロセスをわかりやすい図に簡略化し、プロセスの各ステップ間の関係を示すこのテンプレートを好んで使用しています。
3. 実行
この段階では、自動化を導入して反復的なタスクや手作業によるエラーを削減することを目指します。
ClickUp Automations は、タスクの作成、割り当て、ステータスの更新を自動化することで、ビジネスプロセス管理をサポートします。BPM ワークフローのさまざまなフェーズに進むにつれて、タスクのステータスを自動的に変更することができます。
必要なすべてのアクションが完了したら、タスクのステータスを「進行中」から「完了」に更新する自動化を設定できます。
ClickUp は1000 以上のアプリケーションと統合されており、BPM ソフトウェアとお客様の技術スタック間のエラーのないデータフローを保証します。
4. 監視
ビジネスプロセスのパフォーマンスを定期的に監視することは、ボトルネックを特定し、リアルタイムで是正措置を講じるために重要です。これにより、プロセスが予想される結果から逸脱しないことを確実にすることができます。
ビジネスプロセスのパフォーマンスを監視し、ボトルネックを特定し、是正措置を講じるには、さまざまなタスクの進捗状況を視覚化するリアルタイムのダッシュボードが必要です。
ClickUp ダッシュボードは、ビジネスプロセスモデルとそのパフォーマンスに関するリアルタイムのデータを用いて、その実現を支援します。業務とプロセスの全体像を、詳細かつ包括的に把握することができます。
ビジネスプロセスの改善の運用効率を追跡するために、鍵となるメトリクスとパフォーマンス指標を定義することを忘れないでください。スループット、プロセスあたりのコスト、NPS、コンプライアンスメトリクスなどのメトリクスを追跡して、ビジネスプロセスのパフォーマンスを追跡することができます。
5. 最適化
ステークホルダーやチームメンバーと定期的なミーティングを開催し、ワークフロー内のさまざまなプロセスのステータスを全員に報告します。パフォーマンスデータを確認し、ステークホルダーからのフィードバックを得て、BPM ワークフローを改善することができます。これは、プロセスの改善に役立ちます。
Clickup のフォームビューは、標準化されたフォーマットで全員からのフィードバックを収集し、カスタマーサポートや製品開発など、継続的な改善が必要なタスクを中心に、ビジネスプロセスの最適化に役立ちます。
プロのヒント💡： ClickUp Brain の機能を利用して、受け取ったフィードバックを分析し、アクションアイテムを作成しましょう。
組織のニーズの変化、ステークホルダーや顧客からのフィードバック、データ分析に基づいて BPM を繰り返し変更し、その有効性を確保してください。
ビジネスプロセス管理：今後の動向
ローコードまたはノーコードのプラットフォーム
ビジネスアナリストでもプロジェクトマネージャーでも、ビジネスプロセス管理のためのローコードおよびノーコードのツールを使用すれば、技術チームに依存することなくプロセスの自動化を設計し、開発サイクルをスピードアップし、変化する市場の条件により迅速に対応することができます。
AI と ML
BPM に統合すると、人工知能は、ドキュメントの作成やプロセスワークフローなどのタスクを自動化します。機械学習は、大規模なデータセットを分析して、既存のプロセスや新しいプロセスを最適化するための洞察を提供します。
顧客中心主義
顧客中心の BPM は、顧客のニーズを最優先し、顧客体験の向上に重点を置いています。顧客行動の分析、顧客アンケート、フィードバックの収集、パーソナライズなどのプロセスは、効果的なビジネスプロセスの実装に今後も不可欠であり続けるでしょう。
こちらもご覧ください：プロセス改善テンプレート
現代のビジネスにおける BPM の重要性とその影響
上記の BPM の例は、プロセスのパフォーマンスの向上だけでなく、ビジネスを機敏にし、市場の条件や顧客の期待に迅速に対応できるようにする方法を示しています。
ビジネスプロセスの自動化を実装する場所（販売、ベンダー管理、顧客オンボーディング、物流など）にかかわらず、そのビジネス、その成功、そして競争力には大きな影響を与えます。
ClickUp は、複雑なビジネスプロセスを迅速かつ簡単に作成できる、初心者にも使いやすいビジネスプロセス管理ソフトウェアです。
BPM プラットフォームを初めてご利用になる方は、ClickUp に無料で登録して、お試しいただくことをお勧めします。
よくある質問（FAQ）
1. ビジネスプロセス管理の例とは？
ビジネスプロセス管理は、さまざまな業界や部門にまたがっています。ここでは、一般的な BPM の例をいくつかご紹介します。
BPM は、銀行の顧客オンボーディングの効率化、E コマースビジネスの注文処理、請求、在庫管理の自動化、および従業員の入社時の従業員情報の取得や検証などのプロセスの自動化を実現します。