どの組織も、様々な範囲で多くのベンダーと仕事をしている。ノートパソコンやその他の電子機器の購入、給与管理、トレーニングやワークショップの実施、オフィスのセキュリティ、品質監査など、さまざまだ。 プロジェクト管理のアウトソーシング . 研究 によると、組織が利用するサードパーティ・ベンダーの数はここ2年で増加している。この傾向は今後も続くだろう。
増え続けるベンダーのネットワークを効率的かつセキュアに管理するには、堅牢なベンダー管理システムが必要です。それでは、どのようにすれば仕事となるベンダー管理システムを構築できるかを見てみよう。
ベンダー管理とは？
ベンダー管理とは、組織のサプライヤーやサービスプロバイダーとの健全な関係を維持するプロセスです。以下のような活動が含まれる：
- ベンダーの選択
- 契約交渉
- ベンダーのオンボーディングとアクセスの有効化
- 請求書の受領と支払い
- パフォーマンスの評価
- 必要に応じてオフボーディング
効果的なベンダー管理プロセスは、仕事を適切に完了するための基本です。これにより、組織はサプライヤーと戦略的関係を構築し、製品やサービスの品質、信頼性、コスト効率を確保することができる。また、シームレスなオペレーション、リスク軽減、サプライチェーン管理にも不可欠である。
以下は、そのメリットの詳細である。
ベンダー・マネジメントのメリット
ベンダーマネジメントの成功は、ワークフォースマネジメントや従業員経験と同様に不可欠である。組織がサプライヤー／サービスプロバイダーのネットワークを活用し、相互利益を最大化するのに役立つ。その方法を紹介しよう。
きめ細かな可視性
優れたベンダー・リレーションシップ・マネジメントの第一のメリットは、可視性である。これは、組織の理解を助ける：
- 誰がどのような製品／サービスをプロバイダーとして提供しているか
- 各製品・サービスの価格はいくらか
- すべてのサービス・レベル・アグリーメント（SLA）がミーティングされているか
- 請求書は未決済か
ベンダー関連のすべての活動をリアルタイムで追跡することで、無駄を省き、セキュリティを強化し、効率を最適化することができます。
ClickUpテンプレート
ベンダー管理KPIの追跡用
生産性の向上
ベンダー管理システムは、ベンダーが成功するための設定を行う。ベンダーのやること、その受け入れ基準、納期を概説します。
ベンダーにとっては、この明確さが製品／サービスの提供プロセスを容易にする。組織の調達チームにとっては、関係が合理化される。優れたベンダー・マネジメントによって、次のことが可能になる：
- 反復プロセスの自動化
- ワークフローを合理化し、一貫性を高める
- 通常の管理業務ではなく、戦略的イニシアティブに集中する
リスクの軽減
ベンダー管理は、コンプライアンス違反や業績不振などのリスクを特定し、軽減するための戦略的アプローチを設定するのに役立ちます。健全なベンダー管理システムは、以下のようなプロセス、自動化、チェックリストを備えている：
- ベンダーの能力評価
- 規制コンプライアンス管理
- 会社の基準やポリシーの遵守
- 信頼性とサービス履歴
ベンダーマネジメントプラクティスを利用して、身元調査、財務情報開示の要求、リファレンスの確認などを行い、ベンダが法的リスクや業務リスクをもたらさないようにすることができます。これらのリスクを事前に特定し、軽減することで、コストのかかる混乱や法的処罰、評判の低下を避けることができます。
ESGの成果
環境・社会・ガバナンス（ESG）目標は、世界中の組織にとって非常に重要になっています。優れたベンダー管理システムは、労働慣行、多様性、コミュニティ参画を含むESG戦略とベンダーの選択を一致させるのに役立ちます。
戦略的マネジメント
健全なベンダー管理ツールは、支出パターン、ベンダーのパフォーマンス、市場動向に関する貴重な洞察を提供し、戦略的意思決定をサポートします。
例えば、技術コンサルタントへの支出が多いことがデータから判明した場合、代替案として社内チームの雇用を検討することができます。
ベンダー管理のメリットをもたらすシステムを導入する一方で、いくつかの課題に直面する可能性が高い。
ベンダー管理の課題とソリューション
ベンダーマネジメントシステムを取り巻く課題は、契約管理とリスク軽減において理解することができる。
契約管理
契約とは、ベンダーと企業の関係を定義する包括的な条件設定である。そのため、以下のようなさまざまな課題が生じる：
規模：規模：1つのベンダーに対して6つのチェックを行わなければならないとすると、10社のベンダーからなるネットワークだけでも60のタスクを実行しなければならないことになる。新しいベンダーや契約の再交渉のたびに手作業でこれをやることは、面倒なことである。
複雑さ：契約には、義務、マイルストーン、成果物、支払い、紛争解決などを追跡するための複数の条項が絡み合っていることがある。さらに重要なのは、ソフトウェア・サービス・ベンダーとコーヒー・サプライヤーに同じ契約を利用することはできないということだ。ベンダーが増えれば増えるほど、利用規約も複雑になる。
柔軟性：契約は、強制力を持たせるために厳格に作られている。しかしビジネスは、進化するビジネスニーズ、規制の更新、パフォーマンスの問題などに適応できるよう、柔軟性を持たせる必要がある。
コンプライアンス：契約では、両当事者は特定の条件に合意する。契約期間中、両当事者がこれらの条件を確実に満たすようにすることは、かなりの難題となり得る。
ライフサイクル管理更新、再交渉、解約を含むライフサイクル全体の管理は、特に契約が超長期の場合、複雑になる可能性がある。
可視性と統合：必要なときに誰もがアクセスできる、記録の一元化されたデータベースをメンテナーする。システムがバラバラだと情報のフローが妨げられ、非効率やエラーにつながる。
リスク評価
契約管理における上記の問題はすべて、それが組織にもたらすリスクによってさらに複雑化する。最も一般的なリスク管理の課題には、以下のようなものがある：
標準化：標準化：すべてのベンダーに対して同じリスク評価を行うことはできない。しかし、ベンダーごとに独自のチェックリストを作成するのは面倒である。
一貫性：異なる部門やビジネスユニットにまたがるリスクの評価、スコアリング、優先順位付けに一貫性を持たせることは、ベンダー管理プロセスを複雑にする可能性がある。
リソースの制約：徹底的な評価の実施には、時間、専門知識、テクノロジーなどの多大なリソースが必要である。
サイバーセキュリティとデータプライバシー：サイバーセキュリティとデータプライバシー：急速なデジタル化により、ベンダーに関連するサイバーセキュリティとデータプライバシーのリスク管理が複雑になっている。
これらの課題を克服し、ベンダー管理業務を強化するには、適切なツールとプロセスが必要です。
ベンダー管理システムを構築するには？
効率的なベンダー管理システムを構築するために、新しいソフトウェアを開発する必要はない。その目的のために作られたソフトウェアを選択することも、堅牢なプロジェクト管理ツールをベンダー関係の管理に適応させることもできる。
いくつかの組織では、ClickUpをベンダー関係管理に使用し、プロセス、タスク、チェックリスト、リマインダーを設定しています。あなたの組織でベンダー管理システムを構築したいのであれば、その方法をご紹介しましょう。
1.要件を定義する
ベンダー管理システムの目標と要件を明確に定義することから始める。明確なオブジェクトを設定することで、システムの開発と導入の指針となります。
企業がベンダー管理戦略で達成しようとする一般的なビジネス目標には、次のようなものがあります：
- コスト削減
- リスク管理
- SLAの追跡
- パフォーマンス・レビュー
- 財務管理
2.ベンダー管理ソフトウェアの設定
先に確認したニーズと要件に基づいて、以下の機能を設定し、強固な基盤を構築する。
提案依頼 (Request for proposals)
すべてのベンダー関係は提案依頼書（RFP）から始まります。提案依頼書の設定 調達管理ソフトウェア を使用して、単一の標準フォームから情報を収集します。このベンダー・データをリストビューしたり、特定のタグでソートできるようにすることで、エンティティを簡単にショートリストして比較できるようになります。 ClickUp フォーム テンプレートですぐに実行に移せます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-RFP-Project-Proposal-Template.png ClickUp RFPプロジェクト提案書テンプレート /%img/
ClickUpのRFPテンプレートを使って、ベンダーからすべての詳細を入手しましょう。
ベンダーのリスクを評価する。
財務の健全性、オペレーションの安定性、規制の遵守、サイバーセキュリティの実践など、複数の側面からベンダーを評価する標準化されたリスク監査を設定します。
ClickUp フォームを使用してこのデータを収集できます。また、再利用可能なチェックリストでタスクを設定し、調達チームがプロセスを迅速化できるようにします。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-272.png ClickUpのチェックリスト機能 /チェックリスト
ClickUpタスクのチェックリストで、ベンダーのコンプライアンスを保証する
統合
ベンダーの接続 契約者管理ソフトウェア をERP、請求書発行、支払い管理などの様々な企業ツールに統合することができます。これにより、システム間のシームレスなデータフローとプロセスが保証され、業務効率が向上し、エラーが最小限に抑えられます。
ClickUpはZendesk、Dropbox、Google Suiteなど1000以上のツールと統合しています。
カスタマイズも可能です。
ベンダー管理ソフトウェアをお客様独自のニーズに合わせてカスタマイズできます。クリックアップの15以上のパワフルなビュー、35以上の
/参照 https://clickup.com/clickapps ClickApps /クリックアップ
多数のテンプレートと統合機能により、思い通りのソフトウェアを作成することができます。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-371-1400x725.png ClickUp カレンダービュー /クリックアップカレンダービュー
クリックアップカレンダービューでタスクを追跡する。
ポリシーの実装
ベンダーが従うべきポリシーや手順を文書化し、必要な人が誰でも利用できるようにしましょう。例えば、ベンダーが請求書をERPシステムにPDFでアップロードする必要がある場合、トラブルシューティングをサポートする標準作業手順書（SOP）を作成します。
/参照 https://clickup.com/features/docs ClickUp ドキュメント /%href/
は、SOPを書き留めるためのモダンでダイナミック、そして使いやすいインターフェイスを提供します。ClickUp Brainを使えば、検索に時間を取られることなく、質問して回答を得ることもできます。
これらのポリシーが組織目標や規制基準に合致していることを確認してください。クリックアップブレインの
/参照 https://clickup.com/ja/blog/71522/undefined/ を活用する。 契約テンプレート /%href/
.
自動化 .
ベンダー管理システムを利用して、プロセスを一元化し、自動化する。電子メールで見積もりを受け取り、手作業で統合する代わりに、ベンダー管理システムを設定する。
/を設定する。 https://clickup.com/ja/blog/63269/undefined/ 見積依頼（RFQ）テンプレート /%href/
データ収集を容易にする
また、ClickUp自動化により、ルーチンワークを自動で実行することができます。ベンダー管理で最も価値のある自動化には次のようなものがあります：
- ベンダーからすべての書類を受領した時点で、コンプライアンス/法務部門をタスクに割り当てます。
- 期限切れのタスクをユーザーにリマインダーする。
- ベンダーのステータスが変更された場合、「候補リスト」の別リストに移動する。
- ステータスが「ベンダー評価」に変更された場合、チェックリストテンプレートを適用する。
ベンダーの評価 ベンダー管理ソフトウェア を設定したら、次はリレーションシップを管理する番だ。
3.ベンダーのリレーションシップを管理する
オンボード
ベンダーのオンボーディングプロセスを構造化し、すべての新規サプライヤーが組織の基準と要件を満たすようにする。
- チェックリストを使用して、必要な情報がすべて収集されていることを確認します。
- ClickUpにゲストまたはフルユーザーとしてベンダーユーザーを作成し、必要な情報にアクセスできるようにします。
- タスクを割り当て、簡単にプロジェクト管理に移行できます。クリックアップを /参照 https://clickup.com/ja/blog/76081/undefined/ 注文管理ソフトウェア /として使用できます。 として使用できます。
- ClickUp Goalsで目標を設定し、ベンダーに進捗を把握させる。
コミュニケーション
ベンダーとの定期的なチェックインとレビューミーティングを設ける。タスクやサブタスクについて、ベンダーからコメントをもらう。
を利用する。
/参照 https://clickup.com/features/chat-view を使う。 ClickUpチャットビュー /%href/
ベンダーの会話を統合し、効率的に返信することができます。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-549.png ClickUp チャットビュー /表示
ClickUpのチャットビューは、サプライヤーとのコラボレーションを容易にします。
評価する
明確なパフォーマンス指標を定義し、定期的なモニタリングと評価のプロセスを確立する。
- 利用する /参照 https://clickup.com/ja/blog/68457/undefined/ ベンダーリストテンプレート /%href/ を使用して、すべてのサプライヤーを一箇所で追跡します。
- ClickUp ダッシュボードを使用して、納期、品質基準、費用対効果、SLA の遵守などのメトリクスについて議論します。
- これらのメトリクスを使用して、ベンダーのパフォーマンスを評価し、改善すべき領域を特定します。
- 契約更新、コンプライアンス監査、再交渉などのリマインダーを設定します。
ベンダー管理システムの構築は初めてという方もご安心ください。ベンダーマネジメントシステムは
/参照 https://clickup.com/templates/vendor-management-checklist-t-200542923 ClickUpベンダー管理チェックリストテンプレート /%href/
は理想的な出発点です。初期チェックからパフォーマンス評価まで、ベンダーを管理するためのエンドツーエンドのソリューションです。
ClickUpのベンダー管理チェックリスト・テンプレートを使ってベンダーを管理しましょう。
4.進めながら最適化
時間の経過とともに、ベンダー管理プロセスの詳細はこちらでご確認いただけます。例えば、請求書発行でエラーが発生しやすい場合は、ClipUp Clipsを使用して画面キャプチャによるプロセスチュートリアルを行うことができます。
複数の地域のベンダーがいる場合は、通貨用のカスタムフィールドを設定できます。同じプロセスで2つのベンダーが仕事をしている場合は、依存関係の警告を設定できます。
ベンダーのリレーションシップから学び、継続的な改善に投資しましょう。
クリックアップでベンダー管理プロセスを強化しよう
サプライヤーに依頼する第一の目的は、社内チームの作業負荷を軽減することです。ベンダー管理によってプロジェクトチームや調達チームの作業負荷が増えるようでは、せっかくの取り組みも無駄になってしまいます。
そのため、体系化されたベンダー管理システムは非常に重要です。ClickUpの
/参照 https://clickup.com/ja/blog/1964/undefined/ 無料プロジェクト管理ソフト /プロジェクト管理ソフト
は柔軟で適応性が高いので、ベンダー管理にも最適です。
ベンダーのオンボーディングからアフターオフボーディングまで、ライフサイクル全体を管理することができます。柔軟性があり、カスタマイズ可能で、ニーズに合わせて設計されています。プロセスを合理化し、ワークフローを自動化します。
貴社とサプライヤーの双方にメリットをもたらします。
/参照 https://clickup.com/ ClickUpを今すぐ無料でお試しください。 /%href/
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ベンダー・マネジメント・システムに関するFAQ
1.ベンダー管理とはどういうことですか？
ベンダー管理とは、組織がサプライヤーやサービスプロバイダーとの関係をどのように管理するかを意味します。ベンダーの選択、契約交渉、コスト管理、納期管理、業績評価などが含まれる。
2.ベンダー・マネジメントの4つのフェーズとは？
ベンダー・マネジメントの4つのフェーズは以下のとおりである。
- ベンダーの選択：ベンダーの選定：ベンダーの候補を特定し、能力を評価し、品質、コスト、信頼性、サービスを考慮して選択する。
- 契約交渉契約交渉：契約条件、ベンダーのビジネスモデルに応じた価格設定、納期、品質基準、サービス・レベル・アグリーメントを明確にする。
- パフォーマンスのモニタリングパフォーマンスの追跡：合意したメトリクスやSLAに対するベンダーのパフォーマンスを追跡する。
- リレーションシップ管理：定期的なコミュニケーション、問題や懸念事項への対処、プロセスと結果の改善に向けた協力的な仕事。
3.ベンダー管理の責任者は誰ですか？
ベンダー管理の責任は、通常、調達、プロジェクトチーム、財務の間で共有される。
- 調達は、プロポーザルのレビュー、契約交渉、ベンダーのオンボーディングなどを担当する。
- /参照 https://clickup.com/ja/blog/16186/undefined/ プロジェクト関係者 /%href/ は、ベンダーの選定に大きな影響力を持つ。また、私の仕事は、ベンダーとの仕事、パフォーマンスの評価、フィードバック、更新の決定などを行う。
- 財務チームは、請求書、支払い、罰金／違約金があればそれを処理する。
優れたベンダー・リレーションシップ・マネジメントには、これら3者が協力的に仕事をする必要がある。