アウトソーシングは、ビジネスを管理する最も成功した現代的な方法のひとつです。リモートワーカーにタスクをデリゲート済みで、コア機能に集中することができます。しかし、何から手をつければいいのかわからなければ、アウトソーシングプロジェクトの管理を成功させることは難しいでしょう。
プロジェクト管理のアウトソーシングを簡素化する方法があるとしたらどうでしょう？
バーチャルアシスタントは、営業、アカウント、カスタマーサポートなど、ビジネスの生産性を大きく変える存在です。プロジェクト管理は、VAに任せられる最も一般的なアウトソーシングタスクの一つです！
この記事では、プロジェクト管理をアウトソーシングし、VAをビジネスに活用し、最大限に活用する方法をご紹介します。 生産性ツール を使えば、ワークフローを簡素化し、ビジネスを拡大することができる。これらのテクノロジーに精通した支援ツールは、プロセスを合理化し、作業負荷を軽減し、プロジェクトを期限内に確実に完了させることができます。
プロジェクト管理のアウトソーシングについて説明する前に、アウトソーシングとは何かを考えてみよう。👀
アウトソーシングとは？ アウトソーシング アウトソーシングとは、社外の人を雇い、社内のチームを助けるためにタスクをやってもらったり、サービスを提供してもらったりすることです。アウトソーシングを利用することで、仕事の穴を埋めたり、やることが多すぎるときに追加で手伝ってもらったりすることができる。
例として、ビジネスでは次のようなことが考えられます。 カスタマーサービスをアウトソーシングすることができる。 を第三者プロバイダーに委託する。カスタマーサポートのアウトソーシング会社は、チャットボットの設定、カスタマー問題の解決、電話、電子メール、チャットによるサポートの提供などのタスクを処理する。
これにより、営業時間が限られているビジネスでも、カスタマーサポートを24時間365日提供できるようになる。また、社内のリソースを無料化できるため、チームは営業や製品開発などのコアコンピテンシーに集中することができる。
ビジネスのニーズや依存関係に応じて、アウトソーシングにはさまざまな方法があります：
- オフショア・アウトソーシング：オフショア・アウトソーシング：ビジネスが特定のタスクやサービスを遂行するために、異なる国や地域のアウトソーシング会社に依頼すること。
- オンショア・アウトソーシング：オンショア・アウトソーシング：ビジネスをホームに戻す場合
- 専用アウトソーシング：ビジネスが特定のプロジェクト、機能、またはプロセスのみに集中するためにサードパーティのチームを雇う場合。
- スタッフ増強：ビジネスが社内のチームをリモートワークで補う場合。
- バーチャルアシスタントアウトソーシング：仮想アシスタントアウトソーシング：ビジネスが仮想アシスタントを雇い、非中核的なビジネスタスクを委託する場合。バーチャルアシスタント ## ビジネスにサービスをアウトソーシングする5つのメリット
アウトソーシングには多くのメリットがあり、あらゆるサイズのビジネスが競争力を高めるために利用している。ここでは、アウトソーシングの主なメリットを5つご紹介します。
1.専門的なスキルや人材へのアクセス
アウトソーシングの場合、場所はもはや重要な採用要素ではありません。 高スキルの労働者を雇うことができるからだ。 を海外から雇うことができる。
社内では得られないような専門的な人材や専門知識を活用する。 作業負荷の管理 ワークロードを効率的に管理し、リソースの優先順位付けと割り当てを改善する。
ClickUpのワークロードビューを使って、遅れている人は誰ですか?
これにより 作業負荷のバランスをとることができる。 特定のタスクを過負荷の従業員から、より効率的に処理できる外部プロバイダーにシフトすることで、継続的な労働力不足を回避し、タスクが最も適格で能力のある個人に割り当てられるようにすることで、最終的にはより良い結果につながる。
また、グローバルな人材プールにアクセスすることで、より革新的で、より迅速で、より機敏な対応ができるようになり、競争力を高めることができます。
2.生産性とプロジェクト品質の向上
アウトソーシングにより、コアコンピタンスと戦略目標に集中し、コアタスク以外は専門家に任せることができます。さらに、プロジェクト をアウトソーシングすることで、ビジネスの効率化を図ることができます。 タスクを完了するために必要な時間とリソースを削減することができます。
バーチャルアシスタントサービスは、いくつかのプロジェクトやより多くの仕事を完了するために余分な手を必要とするだけではありません。VAはまた、あなたが分析し、適切な開発するのに役立ちます。 あなたのビジネスのための生産性戦略 そうすれば、仕事をより速く、より高い品質で完了させることができます。
3.コスト削減
アウトソーシングを利用することで、社内のプロジェクト・マネージャーのような新しい従業員の雇用やトレーニングに多くの時間やリソースを費やす必要がなくなるため、ビジネスにおける人件費、諸経費、オペレーションにかかるコストを削減することができます。
中小ビジネスでは、スキル不足を効率的に補うためにアウトソーシングを行っている。
/参照 https://clutch.co/agencies/resources/small-business-outsourcing-boom-2023 クラッチ /%href/
4.柔軟性と拡張性
会社を成長させたいとお考えだろうが、それは「言うは易く行うは難し」である。しかし、アウトソーシングは、ビジネスの成長を加速させる戦略の一つです。なぜなら、アウトソーシングは、雇用、トレーニング、設備などに莫大な投資をすることなく、市場の変化に迅速に対応できる柔軟性を備えているからです。
アンケート調査 クラッチ によると、ビジネス所有者は、特に不況下において、ビジネス戦術としてのアウトソーシングを楽観視している。スキルギャップを埋め、経費を削減し、ビジネスを新たな高みへとスケールアップするための費用対効果の高いソリューションだからだ。
5.リスクの軽減
アウトソーシングすることで、特定のリスクをプロバイダーに移し、事業を多様化することができます。社内で雇用するために時間とお金を投資するよりも、その責任をアウトソーシング・プロバイダーに移し、仕事がうまくいかなかった場合は、ほぼ即座に新しい雇用を得ることができる。
さらに、アウトソーシング会社は様々なスキル設定を持つプロフェッショナルのリストを持っているため、数え切れないほどの履歴書を整理したり、恐る恐る面接に臨んだりする必要がなく、最初に適切な人材を見つけることができます。
プロジェクト管理におけるアウトソーシングとは？
先にも述べたように、プロジェクトマネジメントにおけるアウトソーシングとは何でしょうか？ プロジェクト管理 は、バーチャル・アシスタントにアウトソースする最も一般的なタスクの一つである。
プロジェクト管理のアウトソーシングとは、ビジネスの代わりに特定のタスクやプロジェクト全体を処理するために、第三者や外部のプロジェクトマネージャーを雇うことを指します。セールス、カスタマーサポート、アカウンティング、グラフィックデザイン、その他あらゆるPMタスクにおけるバーチャルアシスタントサービスが含まれる。
プロジェクト管理をアウトソーシングすることで、経験豊富な人材がプロジェクトを期限内に、予算内に、品質水準に達するように進めてくれます。これにより、売上促進や製品改良などの付加価値活動に無料で取り組むことができます。
プロジェクト管理アウトソーシングの4つのメリット
プロジェクト管理をアウトソーシングすることで、以下のようなメリットが得られます。 シームレスなプロジェクト遂行 .
プロジェクト管理におけるアウトソーシングの4つの鍵を紹介しよう：
1.高度なスキルを持つ人材へのアクセス
プロジェクト管理をアウトソーシングすることで、高度なスキルを持つ人材があなたのビジネスに加わります。ニッチな分野に特化した専門知識を持つ人材や、総合的で俊敏な問題解決能力を持つジェネラリストを採用することができます。
例えば、アウトソーシングされたプロジェクト管理者は、あなたのビジネスが軌道に乗り、リスクを管理し、より大規模なプロジェクトを引き受けるのを助けることができます。複雑で時間のかかりがちなプロジェクト管理のタスクを専門家に任せ、コアビジネスに集中しましょう。
Magicによるバーチャルアシスタントプロフィールの設定とプレビュー
プロヒント オンボーディングプロセスを改善し、Magicを使用してすべてのベースをカバーすることを確認します。 ClickUp オンボーディングチェックリストテンプレート を使えば、外部プロジェクトマネージャーやチームを短時間でスピードアップさせることができます。
2.迅速な採用
アウトソーシングされたプロジェクトマネージャーをチームに加えることで、フルタイムの社内プロジェクトマネージャーの雇用やトレーニングに関連するコストを回避することができます。代わりに、必要に応じてプロジェクト管理サービスの料金を支払うことができます。
また、プロセスが合理化されるため、納期も短縮されます。トップクラスのアウトソーシング企業であれば、最短1週間でお客様のビジネスニーズに合った人材を採用することも可能です。
PRO TIP アウトソーシングを開始する前に、次のような方法で期待値を設定し、常に足並みをそろえましょう。
/参照 https://clickup.com/templates/project-management-services-contract-kkmvq-6075968 ClickUp プロジェクト管理サービス契約テンプレート /%href/
.このドキュメントのテンプレートには、サービスの範囲や契約内容など、合意したサービスに関する鍵が記載されています。 契約条件。
3.マルチツールの専門知識
アウトソーシングされたプロジェクト管理者は、プロジェクトをより迅速に完了するために必要なリソースを持っていることが多い。
特に、バーチャル・アシスタントは、様々なツールを使いこなすことができる。 プロジェクト管理ツール のような高度なツールもある。
ClickUp
複雑なプロジェクトを管理するための幅広い機能を提供できる。ClickUpを使いこなすVAは、一般的な プロジェクト管理手法 -アジャイル、ウォーターフォール、ハイブリッドなど。
プロジェクトマネージャーのVAは、これらのツールを使って整理整頓し、より効率的に仕事をすることができる。また、ワークフローを改善し、目標を達成するためのより良い方法を見つけるために活用することもできる。
PRO TIP アジャイルアプローチには多くのバリエーションがあり、初心者や熟練プロジェクト管理者でさえも圧倒されるかもしれない。 アジャイルワークフロー のようなアジャイルテンプレートを使えば、ほんの数分でプロジェクトに反映させることができる。 ClickUp アジャイルプロジェクト管理テンプレート .
4.新しい技術へのアクセス
プロジェクト管理VAを使えば、余裕がなかったり、設定する時間がなかったりする技術にアクセスできる。これには、急速に進歩し、多くの産業を破壊している人工知能（AI）も含まれる。
その絶え間ない発展により、AIは私たちの仕事のやり方を変えようとしています。その AI・機械学習スキルの必要性 は今後5年間で71％増加すると予測されている。だから、この新しい技術を有利に使うのにこれ以上のタイミングはない！
バーチャルアシスタントがより効率的に電子メールを書けるように設計されたGPTツール「Magic AI」のリライトツール
ひとつは マジックのリモートワーク はカスタムMagicAIを装備しており、彼らの効率を向上させている。この成功したアウトソーシング組織は、アシスタントに権限を与えることに集中している。 タスクを自動化するためのAI ヒューマンエラーを減らし、新たな洞察を明らかにし、プロジェクト管理VAが電子メールの下書きを作成するのを支援し、ゼロからメッセージを作成するのに必要な時間と努力を削減する。
PRO TIP 使用方法 ClickUp AI MagicAIを搭載したMagicのバーチャルアシスタントと連携することで、より短時間でより多くのことをやることができ、時間通りに質の高いプロジェクトを提供することができます。
あなたのビジネスのためにプロジェクト管理をアウトソーシングするには？
プロジェクト管理をアウトソーシングすることは、プロセスを合理化し、コストを削減し、より重要なタスクに集中する時間を無料にするための戦略的な一手です。
プロジェクト管理のアウトソーシングには様々な方法があります。
1.ビジネス・プロセス・アウトソーシング企業
ビジネス・プロセス・アウトソーシング（BPO）企業は、さまざまなビジネス・プロセスを提供する第三者サービス・プロバイダーである：
- 以下のようなバックオフィス・タスクを提供する。データエントリー* カスタマーサポートや営業サポートなど、カスタマーと接するタスク
- プロジェクトプランニングや品質保証などのプロジェクト管理タスク
BPO企業は、クライアントと同じ国にある場合もあれば、人件費の安い海外にある場合もある。BPO企業は、お客様のビジネス・ニーズに合わせたスケーラブルなソリューションを提供し、お客様の業務と市場優位性を向上させます。
営業アウトソーシングはBPOサービスの例である。リモートの営業チームを雇用することは、自社でチームを雇用するよりも簡単で効果的、かつリーズナブルなソリューションです。アウトソーシングされた営業開発担当者は、リードの発掘、選別、見込み客調査、コールドコール、アポイント設定、その他多くのSDRタスクに取り組むことができます。
クリックUpダッシュボードで、営業活動の可視化、進行中の追跡などを行う共有ダッシュボードを作成します。
2.ナレッジ・プロセス・アウトソーシング企業
ナレッジ・プロセス・アウトソーシング（KPO）企業は、高度なスキルと専門知識を必要とする価値ある知識ベースのサービスをプロバイダーとして提供する。KPO企業は、以下のようなフィールドに精通し、高度な教育を受けた熟練労働者を雇用している：
- 市場調査
- データ分析
- 財務分析
- 法的サービス
- エンジニアリング・デザイン
プロジェクト管理をKPOにアウトソーシングすることで、十分な情報に基づいた意思決定やビジネスの競争力強化に役立つスペシャリストを活用できます。KPOを利用すれば、フルタイムのスタッフを雇用したり、コストのかかる技術やトレーニングに投資したりする必要はありません。
3.バーチャルアシスタントアウトソーシング
バーチャルアシスタントは、ビジネスのプロジェクト管理に最適です。彼らは技術に精通し、細部にこだわり、社内外のチームとうまく仕事をします。
また、フルタイムの従業員を雇うよりもコストがかからず、業務への統合も容易です。
プロジェクトが円滑に進むよう、ミーティングの日程調整や電子メールの管理、ファイルの整理などの管理タスクをサポートしてくれます。これにより、あなたやチームがより戦略的なタスクに集中するための貴重な時間が無料になります。
また、プロジェクト管理を成功させるためには、期限を守り、プロジェクトが範囲内に収まるようにすることが重要です。さらに、アウトソーシング会社と仕事をすれば、最短1週間でプロジェクト管理者を雇うことができ、諸経費も大幅に削減できます。
ClickUpのタイムラインビューはリソースとタスクを俯瞰するビューです。
プロジェクト管理をアウトソーシングする際に知っておくべきこと
アウトソーシングやプロジェクト管理のアウトソーシングを初めて利用する場合、このサービスを最大限に活用するためのヒントをいくつかご紹介します：
- アウトソーシングしたいタスクとニーズを明確にする：プロジェクトの目標、チームメンバー、スケジュール、予算、リスクなどを考慮する。
- 候補となるプロバイダーを調査・評価する：アウトソーシングサービスプロバイダーの候補を調査・評価する。ビジネス目標予算、プロジェクト管理のニーズに合ったアウトソーシング・サービス・プロバイダーを見つけましょう。成功の実績、業界経験、アウトソーシングしたいタスクの専門知識を確認する。
- プロジェクトの範囲と期待を定義する：プロジェクトの範囲と期待値を設定する。仕事の範囲 タイムライン、結果、期待値を含める。複数のコミュニケーションチャネルを使い、プロジェクトがプラン通りに進んでいることを確認する。
- 明確なコミュニケーションプロトコルの確立：外注チームとオープンでクリアなコミュニケーションをプロモーションし、プロジェクトの進捗、課題、機会について常に情報を得る。
- プロジェクトの進捗状況を常に把握する：プロジェクト管理のアウトソーシングであっても、結果を待つだけではいけません。常にプロジェクトに関与し、必要に応じてフィードバックを提供しましょう。これにより、プロジェクトの進捗がビジネス目標や期待に沿ったものであることを確認することができます。
コラボレーションとコミュニケーションのためのプロジェクト管理ツールの活用
プロジェクト管理ツールには、社内外のチームとのコラボレーションやコミュニケーションをこれまで以上に容易にする機能が配列されています。
ClickUpは、プロジェクト管理プロセスを合理化し、社内チーム、クライアント、代理店などとのコミュニケーションやコラボレーションをよりシームレスにします。
モニタープロジェクト
ClickUpワークスペースから、プロジェクトの更新を監視し、ワークフローを管理し、チームとコラボレーションすることができます。
ClickUpがプロジェクト管理と外部チームとのコラボレーションを改善する方法：
- ゲストをワークスペースに招待できます：単純にClickUpワークスペースにゲストを招待します。 に招待し、プライバシーと許可設定でゲストのアクセス権を管理します。ClickUpのこの鍵機能により、社内のチームと同じように、社外のチームもプラットフォーム上で一緒に仕事をすることができます。
- アップデートの監視非同期通信 またはリアルタイムで：タスクを簡単に割り当て、進捗をモニターし、リアルタイムでアップデートを取得し、コメントでタスクのコミュニケーションをとることができます、チャットビューなど、ClickUpのあらゆる場所で利用できます。
- ドキュメントやファイルなどを簡単かつセキュアに共有できます：ClickUpドキュメント、ダッシュボード、ホワイトボードなどをプライベートまたはパブリックリンクで共有できます。
- リアルタイムレポート作成機能付きダッシュボード：ダッシュボードカスタムダッシュボード を作成し、すべての仕事の概要を把握し、進捗を監視し、ボトルネックをより効率的に管理します。
- カスタマイズ可能なテンプレート：1,000以上のカスタマイズ可能な請負業者のためのテンプレート を含む、あらゆる仕事をスタートさせるための、あらゆるユースケースのプロジェクト管理テンプレート さらに プロジェクト管理ツール は、遠隔地にいるチームとの効果的なコラボレーション方法を提供し、ユーザーが重要なドキュメントや最新情報をシームレスかつ簡単に共有できるようにします。ユーザーは、誰がアップデートを見たかを追跡することができ、それによって異なる場所にいるチームメンバー間のコミュニケーションを効率化することができます。
最終的には、ClickUpのようなオールインワンのプロジェクト管理ツールを導入することで、社内外のチームがより効果的にコラボレーションやコミュニケーションを行えるようになり、より高い生産性とより良い結果をもたらすことができる。
プロジェクト管理ツールとアウトソーシングを活用してビジネスを次のレベルへ
プロジェクト管理サービスのアウトソーシングは、仕事を完了させる方法を変えます。
それは 時間を節約する を削減し、人員増のストレスやコストをかけずに規模を拡大することができます。また、アウトソーシングを利用することで、優秀なグローバル人材へのアクセス、柔軟性の向上、リスクの軽減といったメリットも得られます。
しかし、それだけにとどまらない！プロジェクト管理をバーチャルアシスタントにアウトソーシングすれば、次のようなメリットがあります。 ビジネスの生産性を高めることができる。 より大規模で複雑なプロジェクトに挑むときにも、ビジネスの生産性を高めることができます。
多くの人は、VAはデータ入力や電子メールを書くことしかできないと思っていますが、彼らはまた、優れたプロジェクト管理者になります。彼らはあなたのプロジェクトやビジネスのニーズに合わせてパーソナライズされたサポートと柔軟性を提供し、すべてのプロジェクトがスムーズに実行されていることを確認するためのツールの広い範囲を使用しています。
プロジェクト管理をより簡単に、より早く、より費用対効果の高いものにする準備はできていますか？
ClickUpは、効率的で手間のかからないプロジェクト管理方法です。あらゆるプロジェクト管理手法をサポートする機能とツールを備えており、プロジェクトのアウトソーシングを簡単に始めることができます。また、Magicでは、バーチャルアシスタントはトップ3％の人材であり、多くのツールやソフトウェアに精通しています。
VAを外部プロジェクト管理者としてトレーニングするのは、以下を使用することでさらに簡単になります。 既製のテンプレート を使えば、どんな仕事でもすぐに始められます。プロジェクト管理アウトソーシングでレベルアップしましょう！
ゲスト・ライター:*
MagicのコンテンツライターであるLiは、ビジネスプロセスアウトソーシング、セールス、カスタマーサポート、ビジネスオペレーションなど、幅広いトピックに関する洞察を提供し、会話のきっかけとなるストーリーを捉えることに専念しています。