ベンダー、サプライヤー、およびそれらの重要な情報を手作業で管理するという退屈なタスクに悩まされたことがあるなら、このガイドはあなたにぴったりです。ベンダーリストテンプレートを使用することで、ビジネスオペレーションを合理化し、効率を新たな高みに引き上げる、そのパワーとシンプルさを紹介いたします。
ペースの速いダイナミックなビジネスの世界では、よく整理された最新のベンダーリストは不可欠です。しかし、無数のサプライヤー、その連絡先、製品カタログ、パフォーマンスメトリクスなどを追跡することは、すぐに非常に困難になります。
小規模なスタートアップ企業でも、定評のある大企業でも、ベンダーを効果的に管理することは、円滑な業務、シームレスなサプライチェーン管理、プロジェクトの成功に不可欠です。
⏰ 60 秒の要約
契約、監査、連絡先、イベント管理を簡素化する 10 種類のベンダーリストテンプレートをご紹介します。
- ClickUp ベンダーリストテンプレート
- ClickUp ベンダー管理チェックリストテンプレート
- ClickUp ベンダー契約テンプレート
- ClickUp ベンダーレトロテンプレート
- ClickUp サプライヤー監査タスクテンプレート
- ClickUp 調達スペーステンプレート
- ClickUp ショーの進行フォルダテンプレート
- ClickUp イベントプランニングドキュメントテンプレート
- ClickUp 会社連絡先リストテンプレート
- Spreadsheet.com の Excel ベンダーリストテンプレート
ベンダーリストテンプレートとは？
ベンダーリストテンプレートは、業務、供給、またはサービスの提供のために支払っているすべての企業を記録し、整理します。ニーズに応じて、最適なベンダーテンプレートを使用することで、次のような目標を達成することができます。
- 価格や協力体制など、標準化されたカテゴリーに基づいて、潜在的なベンダーを評価します。
- 新規および既存のベンダー向けに、より標準化された契約フォームを作成
- 組織のためにこれまで完了した仕事に基づいて、現在のベンダーを評価します。
- サプライヤー監査を標準化して、サプライヤーにとって公平で予測可能な環境を構築します。
- ベンダーの連絡先を単一の参照シートで整理する
- イベント企画とベンダー管理の両方を一元的に管理できるリソースにより、イベント管理を簡素化
特にベンダーとの提携に依存する仕事の場合、ベンダーリストテンプレートですべてのリソースを標準化すると、プロジェクトの実行がどれほど容易になるか想像してみてください。SOP テンプレートと同様に、このレベルの標準化により、全員の時間を節約し、より戦略的な提携が可能になります。
ただし、もちろん、それは貴社に「最適な」ベンダーリストテンプレートを見つけた場合に限ります。
優れたベンダーリストテンプレートの条件とは？
最高のベンダーリストテンプレートには、いくつかの共通の特徴があります。
- 使いやすさ：不必要な導入作業に時間を割くことは生産性の低下につながります。チームメンバーは誰でも、すぐにテンプレートを使用して更新作業を開始できる必要があります。
- 統合：仕事管理ツールや優先順位付けツールと統合されていないテンプレートは、誰も見つけられないまま孤立し、更新が困難になるおそれがあります。
- 柔軟性： 最高のベンダーリストテンプレートは、単なるスプレッドシートではなく、そのフォーマットを、保存する情報に合わせて柔軟に調整できるものでなければなりません。
- カスタマイズ： 状況や組織に合わせて、個々のフィールドや列を更新およびカスタマイズできるテンプレートをお選びください。
- ミニマリズム：テンプレートに含まれる不要な情報が少ないほど、あなたとあなたのチームは必要な情報をすばやく見つけやすくなります。
ベンダーリストテンプレートは、そのデザインによって削減できる雑務の量によってその価値が決まります。ベンダーリストテンプレートを評価する際には、その実装によって生産性が向上するかどうか、これらの特徴を確認してください。
10 ベンダーリストテンプレート
ベンダーリストテンプレートは、2 つとして同じものはありません。以下の各ベンダーリストテンプレートは、標準的な契約からテンプレート化された監査タスク、連絡先リスト、イベント管理テンプレートなど、必要となる可能性のある情報の範囲を網羅しています。
しかし、これらのテンプレートには 1 つの共通点があります。それは、ベンダー管理に関連する特定のタスクを、そのタスクが発生するたびに、より効率的に達成できるよう支援することに重点を置いていることです。それが、当社がこれらのテンプレートを高く評価し、このリストに選んだ理由です。
1. ClickUp ベンダーリストテンプレート
最初の 2 つのテンプレートは調達に不可欠ですが、現在のベンダーとの関係も管理する必要があります。そこで、ClickUP のベンダーマスターリストテンプレートが役立ちます。
マスターベンダーリストは、名前や連絡先情報などの一般的な情報を入力するベンダーフォームから始まります。そこから、ベンダーの連絡先リストが、潜在的および将来のパートナーのマスターリストにシンプルなテーブルビューで表示されます。もちろん、ベンダーの情報に変更があった場合は、そのビューで調整を行うこともできます。
マスターベンダーリストに登録されている各ベンダーを同等に扱う必要はありません。承認済みベンダーや優先ベンダーがある場合は、これらの組織を優先度としてマークすると、優先ベンダービューに表示されます。
特定の場所にあるパートナーをお探しですか？ベンダーの場所ビューでは、入力した郵送先住所情報に基づいて検索することができます。
ベンダーリストテンプレートにはカスタムフィールドも含まれているため、サービス品質や供給品タイプなどのカテゴリを使用してベンダーリストを整理することができます。最後に、各ベンダーとの関係に基づいて、新規、進行中、完了、または契約解除などのステータスを各ベンダーに割り当てることができます。
他の ClickUp 機能と同様、このベンダーテンプレートも、お客様のビジネスニーズに合わせてカスタマイズすることができます。
2. ClickUp ベンダー管理チェックリストテンプレート
貴社との提携の可能性について複数のベンダーを評価したいとお考えですか？ClickUp のベンダー管理チェックリストテンプレートが役立ちます。
このベンダーリストテンプレートは、組織構造、実行可能性、物流、納期、対応力などの標準的な基準に基づいて、さまざまなベンダーを評価するために設計されたシンプルなスプレッドシートです。1 から 5 までの評価尺度で各ベンダーをこれらの基準について評価し、取引を成立させるまでにさまざまなレビューフェーズを経ていきます。
このベンダーリストテンプレートの魅力は、そのカスタマイズ性です。たとえば、組織や個々のプロセスにとって最も重要な事項に基づいて、さまざまな基準を動的に置き換えることができます。また、ベンダーの連絡先リストテンプレートとしても使用でき、各ベンダーの電子メール、連絡先番号、ウェブサイトを追加して、フォローアップを効率化することができます。
実際、さらに詳細な情報も入手できます。ベンダー評価フォームを使用して、個々のチームメンバーに特定のベンダーに関する意見を提出するよう依頼することができます。テンプレートはこれらの番号を集計し、パイプラインにあるすべての潜在的なパートナーの包括的な概要を提供します。
3. ClickUp ベンダー契約テンプレート
仕事をするすべてのベンダーとは、正式な契約が必要です。契約には、仕事の範囲、タイムライン、支払い条件、その他の重要な詳細を記載する必要があります。ClickUp のベンダー契約テンプレートの最大のメリットは、これらの要素をすべて一から作成する必要がないことです。
その代わりに、標準フォームを使用して、ビジネス関係に関する条件を指定することができます。上部に会社独自のブランド情報を追加し、調達するサービスに合わせてテンプレートを調整すれば、準備は完了です。
柔軟性がこのテンプレートの最大の魅力です。たとえば、見本市でのスポンサーなど、複数のベンダーと取引を行う必要がある場合に、ベンダーリストテンプレートを調整して対応することができます。その場合は、重複部分を少し調整するだけで済みます。
ベンダー契約の複雑さが、ベンダーとの関係の効率化を妨げる要因になってはなりません。ベンダー契約テンプレートを使用して、提携するすべてのパートナーと良い関係を築き上げましょう。
4. ClickUp ベンダーレトロテンプレート
ベンダーの評価は、新しいサービスプロバイダーの調達と同様に、既存および継続的なリレーションシップにとっても重要です。ClickUp のベンダー評価テンプレートを使用すると、こうした評価を簡単に実施できます。
このベンダーリストテンプレートを使用すると、特定のベンダーが組織に提供したサービスを簡単に評価できます。契約の基本的な概要を提供するだけでなく、元の作業明細書と約束された成果物を、実際に提供された結果と成果と結び付けます。
このテンプレートは、以下の用途にご利用いただけます。
- 将来参照できるように、ベンダーリレーションシップのケーススタディを作成
- 実際の成果に基づいて、更新前により良い条件を交渉しましょう。
- 潜在的な新しいパートナーに、購入プロセスにおける成功するベンダーリレーションシップとはどのようなものかを示しましょう。
- ベンダーが顧客に提供した仕事の記録を残しておく
ベンダーのレビューは、ベンダーの評価や組織のリソースを適切に活用するための重要な定性的な要素となります。
5. ClickUp サプライヤー監査タスクテンプレート
複数のサプライヤーを定期的に利用している企業にとって、ClickUp のサプライヤー監査タスクテンプレートはかけがえのないリソースとなるでしょう。このテンプレートを使用することで、サプライヤーが組織の品質基準を満たし、サプライチェーンにふさわしい存在であることを確認できます。
このベンダーリストテンプレートを使用して、サプライヤーの監査プロセスを標準化しましょう。監査プランに従って監査を実施し、その内容を文書化することで、進捗確認に費やす時間を削減し、ベンダーとの関係を最適化するために必要な質的な評価により多くの時間を割くことができます。
規制の厳しい業界の組織は、テンプレートをカスタマイズして、その分野のニーズに合わせて調整することができます。このタスクテンプレートをインストールし、ClickUp 内で適切なタスクの所有者を割り当てると、コンプライアンス、プロセス、製品の監査を、目標の追跡として実施することが可能になります。
6. ClickUp 調達スペーステンプレート
ClickUp の調達テンプレートは複雑ですが、その複雑さのすべてはそれぞれの役割があり、使いやすさを損なうことはありません。その機能には、以下のものが含まれます。
- ベンダーの連絡先リストに基本的な連絡先情報に加え、サプライヤーのリスクやサプライヤーの階層などのカスタムフィールドを含む、サプライヤーマスターリストディレクトリ。
- チームが簡単に検索して参照できる、すべての調達標準業務手順のストレージハブ
- ミッションクリティカルなサプライヤー用のカスタムビューにより、最も重要なサービスおよび製品プロバイダーを常に確認できます。
- 調達チームがベンダー管理に関連する重要なタスクを追跡するためのリストビュー
- 「確認が必要」、「未処理」、「進行中」、「署名待ち」など、カスタムタスクおよびサプライヤーステータス
ClickUp に統合されているため、このベンダーリストテンプレートは、発注書テンプレートや RFQ テンプレートともシームレスに連携します。これにより、調達チーム全体の中心的なハブとなり、サプライヤーやベンダーの管理チェーンが大幅に簡素化されます。
7. ClickUp ショーの進行フォルダテンプレート
イベントを成功させるには、ベンダーとの特別な関係が必要です。ClickUp の「Run of Show」テンプレートは、そのプロセスを簡素化します。
厳密にはベンダーリストではありませんが、Run of Show テンプレートを使用すると、イベントを可能な限りスムーズに運営することができます。イベントの実現に必要なサプライヤーとの仕事も、このテンプレートで管理できます。
イベントの概要に加え、ベンダーリストテンプレートには、イベントに関連するパートナーと、そのパートナーが完了する必要のあるタスクを含む、ベンダーのタスク用のカスタムビューが備わっています。外部から資材が納入される場合のために、資材ロジスティクスビューを直接接続することができます。
これらの機能は、ClickUpをイベント企画ソフトウェアとして使用するとさらに威力を発揮します。チームは、同じスペースでタスクを追跡し、共同作業を行うことができます。また、Run of Show テンプレートは、このリストにある他のベンダーテンプレートにも直接接続できます。
8. ClickUp イベントプランニングドキュメントテンプレート
イベント企画について言えば、イベントベンダーのより高レベルの概要をお探しの場合、ClickUp イベント企画テンプレートが最適です。
これは、会場プロバイダー、ケータリング、エンターテイメントなど、ベンダーリストを記述形式で記載したシンプルな文書です。
テンプレートは、イベント企画に関わっている全員と簡単に共有できる中央のスペースに保存されます。ベンダーへの連絡や管理のための簡単なチェックリストを作成して、イベントの企画と実行を効率化することもできます。
これは、効率の向上に役立つ、数多くのイベント企画テンプレートの1 つです。概要を把握しやすい小規模なイベントや、ベンダーがイベント全体のフローにおいてそれほど重要な役割を担わないバーチャル会議の企画に最適です。
9. ClickUp 会社連絡先リストテンプレート
バーチャルアドレス帳を最新の状態に正確に保つために、基本的なベンダー連絡先リストテンプレートだけが必要な場合もあります。ClickUp の会社連絡先リストテンプレートは、まさにそのためのものです。
これは、静的な連絡先リストの強力な代替手段です。連絡先情報を簡単に保存してアクセスできるだけでなく、すべてのチームメンバーが参照できる単一の信頼できる情報源も得られます。カスタマイズオプションにより、テンプレートがさらに強化されます。
- ベンダーの種類や主な連絡先など、フィールドを追加できるカスタム属性
- 新規従業員、正社員、試用期間中など、仕事上の取引先のタイプに合わせたステータス
- ベンダーとの関係の開始日や期間を追跡するのに役立つ日付フィールド
組織の一部をベンダーにアウトソーシングしている場合、このリストはパートナーシップの効率化に非常に役立ちます。優先ベンダーリストや承認済みベンダーリストとしても使用できます。意図的にシンプルに設計されているため、経営幹部から現場スタッフまで、ベンダー管理プロセスに関わるすべてのユーザーにメリットがあります。
10. Spreadsheet.com の Excel ベンダーリストテンプレート
最後に、Spreadsheet.com の Excel ベンダーリストテンプレートも、ベンダーとの関係を簡単に管理するためのもう 1 つの方法です。
テンプレートの各行は特定のベンダー用で、提供する製品やサービス、連絡先情報、平均注文額などのカスタムフィールドが用意されているため、ベンダーの種類に応じて簡単にカスタマイズや並べ替えを行うことができます。さらに、個々の在庫アイテムや請求書をテンプレートに添付して、ベンダーと彼らが提供する製品を関連付けることもできます。
Microsoft Excel で作成されたこのテンプレートは、以下にリストアップされている ClickUp の代替ツールに比べ、比較的静的で柔軟性に欠けます。それでも、基本的なベンダー連絡先リストテンプレート、ベンダー価格リストテンプレート、または承認済みベンダーリストをお探しの企業にとっては、役立つベンダー管理ツールです。
ベンダー管理を効率化したいですか？
リレーションシップを簡単に管理する方法がない場合、最高のベンダーでさえ頭痛の種になります。そのような事態に陥らないようにしましょう。代わりに、ベンダーリストテンプレートを使って、ベンダー管理を効率化し、改善するための面倒な作業を代行しましょう。
しかし、それだけではありません。上記のテンプレートのほとんどは、ClickUp に直接取り込むことができることにご注目ください。これには理由があります。
ClickUp に登録すると、お客様のニーズを解決するために設計された包括的な作業管理システムをご利用いただけます。プロジェクト管理、リアルタイムのコラボレーション、SOP 追跡、ベンダー管理など、ClickUp はあらゆるニーズに対応します。