Volete sapere qual è la regola numero uno per risparmiare tempo nella vostra giornata lavorativa? Non reinventare la ruota. Traduzione: Non fare due volte la stessa attività, anche se il secondo round è completato da una persona diversa.
Quando i progetti vengono affidati a due o più persone (per non parlare di due o più reparti), c'è sempre il rischio di duplicare le attività. E i carichi di lavoro duplicati non portano alcun beneficio.
Anzi, entrambe le parti si sentono frustrate perché il loro tempo, il loro talento e la loro energia avrebbero potuto essere impiegati altrove. E il team o il gestore del progetto si perde in una frenesia di lavori duplicati.
Da fare, quindi, per evitarlo?
Semplice: Creare un perfetto passaggio di consegne tra le parti del progetto, assicurando che chi lavora al progetto in futuro sappia esattamente cosa è stato completato in passato. Da fare per ottenere tutto questo, è necessario un modello di passaggio di consegne del progetto.
Cos'è un modello di passaggio di consegne di progetto?
Un modello di passaggio di consegne delinea tutti i dettagli di un progetto o di un ruolo, in modo da poterlo passare facilmente (come dice il nome) da una parte all'altra.
Un modello per il passaggio di consegne di progetto delinea le l'ambito del progetto , i deliverable, le scadenze, processi e procedure e altre istruzioni in modo facilmente digeribile. L'obiettivo di una lista di controllo per il passaggio di consegne del progetto è duplice:
- Evitare la duplicazione dei lavori e delineare tutti i dettagli del progetto che devono ancora essere fatti o che sono stati fatti per completare il progetto
- Fa risparmiare tempo e risorse all'azienda (e al project manager) con un solido documento di consegna del progetto. Invece di dover programmare innumerevoli riunioni per discutere il processo di consegna del progetto, i soggetti chiave possono semplicemente fare riferimento alle note di consegna del progetto
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/image17-1400x1027.png Collaborazione e modifica in ClickUp Docs /$$$img/
Rilevamento e modifica collaborativi, aggiunta di commenti e incorporazione di collegamenti all'interno di ClickUp Docs
I migliori documenti di passaggio di consegne del progetto sono concisi, accurati e collaborativi, per consentire una transizione senza intoppi. Tutte le note di passaggio di consegne devono delineare tutti i dettagli del progetto, evitando così la confusione tra le parti e la duplicazione dei carichi di lavoro.
Secondo un'indagine di sondaggio di Zippia , un sito che aggiorna le persone in cerca di lavoro sulla cultura aziendale, il 50% dei dipendenti partecipa a riunioni di 1-3 ore a settimana e il 20% ritiene che queste riunioni siano una perdita di tempo. Selezionando il modello giusto per il passaggio di consegne, completato da tutte le informazioni, le attività e le priorità necessarie per un progetto, si riduce la necessità di riunioni inutili.
Come scegliere il miglior modello per il passaggio di consegne del progetto
Un modello di passaggio di consegne di progetto positivo riduce la confusione, la frustrazione e lo spreco di risorse che si verificano in un determinato progetto.
Per scegliere il modello di passaggio di consegne migliore per la vostra organizzazione, ponetevi queste domande:
- Chi utilizzerà il modello ? Questo modello sarà utilizzato da un singolo individuo, da un reparto o dal team esecutivo? La comprensione delle parti interessate è fondamentale per scegliere il layout giusto per il passaggio di consegne del progetto
- Di quali strumenti avete bisogno? Avete bisogno di un calendario delle consegne, di un modo per allegare documenti importanti o di un mezzo per monitorare visivamente lo stato di avanzamento? Comprendere ilstrumenti di mappatura dei processi disponibili e come utilizzarli vi aiuterà a selezionare il modello giusto
- Quale layout è più facile da capire? Avete bisogno di una lista di controllo, di una tabella, di un calendario o di un flusso di lavoro? Sebbene molti modelli offrano visualizzazioni multiple e personalizzabili, sapere quale layout è più utilizzabile garantirà la massima efficienzal'esecuzione più efficiente del progetto ## 7 Modelli gratuiti per il passaggio di consegne del progetto per una transizione facile
Il modello giusto per il passaggio di consegne evita gli ostacoli al progetto, delinea le priorità e crea un piano d'emergenza per i membri del team nuovi o esistenti. Di seguito sono riportati sette modelli da provare per il passaggio di consegne dei progetti nella vostra organizzazione.
1. Modello di passaggio di consegne per progetti ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/ClickUp-Project-Handover-Template.png Modello di passaggio di consegne del progetto ClickUp https://clickup.com/templates/project-handover-kkmvq-6148184 Scaricare questo modello /$$$cta/
State passando un progetto da un reparto all'altro? Assicuratevi che non si perdano opportunità con l'uso di Modello di passaggio di consegne del progetto di ClickUp .
Questo modello di reportistica per il passaggio di consegne di progetti può essere personalizzato in base alla vostra azienda, lasciando spazio in alto al nome, al logo, alla tagline e alle informazioni di contatto. Per iniziare, scrivete il nome del progetto e l'autore (cioè la persona che compila la relazione), seguito da una breve descrizione del progetto.
Da qui, il modello approfondisce tutti gli aspetti del progetto, evitando confusione tra i vari dipartimenti. La sezione "Spazi per il passaggio di consegne" offre spazio per una foto, un nome e una descrizione del ruolo di ciascun collaboratore del progetto.
La sezione "Requisiti" offre una sequenza temporale particolarmente pratica, in cui si elencano le attività, il reparto responsabile e la scadenza associata per tutte le azioni necessarie prima che la transizione abbia luogo. Infine, la sezione "Attività di transizione" consente ai membri del team o al project manager di registrare tutte le attività completate per il progetto, evitando così di duplicare il lavoro. Scarica questo modello
2. Modello di procedura operativa standard per il passaggio di consegne del progetto ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUps-Continual-Improvement-SOP-Template.jpg Modello di procedura operativa standard per il passaggio di consegne del progetto ClickUp https://clickup.com/templates/sop/project-handover Scarica questo modello /$$cta/
Guardiamo in faccia la realtà: Le persone assegnate a un progetto non rimangono sempre le stesse. Il turnover dei dipendenti fa semplicemente parte della gestione aziendale. Quando si assumono nuovi membri del team, si vuole che siano inseriti e aggiornati il prima possibile.
L'uso di un modello di procedura operativa standard (SOP) assicura che i nuovi dipendenti capiscano cosa fare e come farlo, per ogni ruolo. Modello di procedura operativa standard per il passaggio di consegne di progetti di ClickUp fornisce linee guida chiare e coerenti, in modo che tutti i dipendenti seguano un approccio standardizzato per completare le attività, riducendo così il rischio di errore.
Per aiutare i nuovi dipendenti a comprendere il loro ruolo e le loro responsabilità, compilate la sezione "Ambito" con i vari aspetti delle attività assegnate. Quindi, delineare i processi standardizzati nella sezione "Procedura", completando con passaggi numerati e immagini (se utili per il team del progetto).
Infine, date ai colleghi gli strumenti di cui hanno bisogno per avere esito positivo, collegandovi alle risorse necessarie (come cartelle, attività e/o file) e compilando una sezione dedicata alle domande frequenti (FAQ). Scarica questo modello
3. Modello di reportistica per il cambio di turno ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Change-of-Shift-Report-Template.jpg Modello di reportistica per il cambio di turno di ClickUp https://clickup.com/templates/change-of-shift-report-kkmvq-6109004 Scarica questo modello /$$$cta/
Se gestite un gruppo di dipendenti che lavorano a turni, un modello di documento di passaggio di consegne potrebbe farvi risparmiare innumerevoli ore alla settimana. Per evitare un calo di produttività quando finisce un turno e ne inizia un altro, approfittate di un modello di documento per il passaggio delle consegne Modello di reportistica per il cambio di turno di ClickUp .
Un piano di progetto per il cambio di turno fornisce un account dettagliato di ciò che è avvenuto nel corso del turno precedente e delinea le priorità per il turno successivo. Questo modello di passaggio di consegne potrebbe rivelarsi prezioso per qualsiasi azienda basata sulle ore, dagli ospedali alle case di cura, dalle caffetterie ai servizi di autolavaggio.
Il modello di reportistica per il cambio di turno deve essere utilizzato su base giornaliera - scusate, su base plurigiornaliera - con la data, gli orari di inizio e fine turno, la posizione e il supervisore compilati in alto. Se necessario, la sezione "Informazioni sul dipendente" può essere compilata in modo che ogni membro del team fornisca il proprio rapporto.
Da qui, la sezione "Compiti e responsabilità del turno" fornisce un account dettagliato di tutti i compiti, le attività secondarie, le responsabilità dei dipendenti e lo stato di ogni attività, in modo che ogni collega sappia quali sono le sue priorità quando timbra il cartellino. Infine, utilizzate la sezione "Sfide e raccomandazioni" per discutere eventuali ostacoli alle attività della giornata. Scarica questo modello
4. Modello di piano di gestione del cambiamento di ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Change-Management-Plan-Template.png Modello di piano di gestione del cambiamento di ClickUp https://clickup.com/templates/change-management-simple-plan-t-211271992 Scarica questo modello /$$$cta/
Un buon gestore fa funzionare l'intera organizzazione in modo più efficiente, assegnando attività, delegando responsabilità e impostando priorità per il resto del team. I supervisori aziendali supervisionano tutti aspetti della gestione del cambiamento -Adattamento al cambiamento delle priorità, alla transizione dei progetti e persino all'avvicendamento dei dipendenti.
Impostate i manager in modo da ottenere un esito positivo con Modello di piano per la gestione del cambiamento di ClickUp . Il modello pronto per l'uso divide le transizioni del progetto in tre fasi (ma può essere ampliato per adattarsi alla vostra organizzazione o al vostro team di progetto).
Nella fase 1, i manager identificano quali cambiamenti sono necessari per preparare la transizione del progetto. Nella fase 2, i manager spostano il progetto da un reparto all'altro, identificando un piano di comunicazione, eventi importanti e un piano di gestione della resistenza. Infine, la fase 3 raccoglie i feedback degli stakeholder, celebra i successi e identifica le lacune per le transizioni future.
Con 100+ Automazioni precostruite tra cui scegliere, questo modello di gestione del cambiamento aiuta ad assegnare automaticamente le attività, a pubblicare commenti e a spostare gli stati, risparmiando tempo prezioso nella settimana lavorativa.
Inoltre, il modello fornisce ai manager la possibilità di mantenere ogni progetto in attività grazie a un sistema di codici colore di facile comprensione, un Vista Tabella con colonne per tutte le informazioni rilevanti e barre di avanzamento per i vari passaggi. Scaricare questo modello
5. Modello per l'inserimento dei dipendenti di ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/Employee-Onboarding-Template-by-ClickUp.png Modello per l'inserimento dei dipendenti di ClickUp https://clickup.com/templates/employee-onboarding-t-48349788 Scarica questo modello /$$$cta/
Quando si assume un nuovo dipendente, si vuole che questo contribuisca ai progetti aziendali il prima possibile. Purtroppo, una mancanza di piano potrebbe ritardare il processo di onboarding di settimane (se non di mesi).
Per abbreviare il processo di onboarding e aumentare la produttività dei nuovi dipendenti, è possibile sfruttare Il modello di onboarding per i dipendenti di ClickUp . Questo modello fornisce un flusso di lavoro dettagliato che inizia con il primo giorno di lavoro di un dipendente. L'elenco dettagliato suddivide il processo di onboarding in priorità settimanali, consentendo ai nuovi membri del team di spuntare ogni attività man mano che procedono.
Questo report sullo stato dei nuovi dipendenti può essere facilmente personalizzato per adattarsi alla vostra azienda o al vostro reparto. Considerate la possibilità di ampliare ogni attività aggiungendo delle sottoattività (ad esempio, l'attività "Compilare i documenti HR" include attività secondarie per le prestazioni sanitarie, i contributi 401(k) e le detrazioni fiscali). Oppure aggiungete allegati, firme del supervisore, scadenze o note per rendere il processo di onboarding il più fluido possibile. Scarica questo modello
6. Modello di Gantt per l'inserimento dei dipendenti di ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Employee-Onboarding-and-Engagement-Survey-template-.png Modello di Gantt per l'inserimento dei dipendenti ClickUp https://clickup.com/templates/employee-onboarding-t-127240584 Scarica questo modello /$$cta/
L'esito positivo del processo di onboarding non si basa solo sull'aggiornamento del nuovo assunto. Dipende anche dal fatto che tutti i membri del team, anche quelli che lavorano per l'azienda da anni, lavorino insieme come un'unica unità produttiva.
Per preparare un nuovo dipendente all'esito positivo ci vuole davvero un villaggio, con i dipendenti dei team Risorse Umane, Legale e Sicurezza che lavorano in tandem. Per questo motivo, il processo di passaggio di consegne e il trasferimento delle conoscenze complessive a un nuovo assunto devono essere supervisionati a livello di direttore o di dirigente Modello di Gantt per l'onboarding dei dipendenti di ClickUp entra in gioco.
Questo modello crea un piano di transizione semplificato per i nuovi dipendenti a livello organizzativo. Con il grafico Gantt, ogni reparto (ad esempio, risorse umane, legale, sicurezza e formazione) riceve una propria cartella, con attività delegate a ciascun dipendente. Ogni individuo ha una propria barra di stato, che offre una panoramica di alto livello delle attività completate progetti completati. Ad esempio, un responsabile delle risorse umane potrebbe essere responsabile di completare i controlli dei precedenti, completare il modulo I-9, verificare l'ID del nuovo dipendente e compilare i moduli necessari per i benefici. Nel frattempo, qualcuno del reparto sicurezza o tecnologia sarà responsabile dell'impostazione del login del nuovo assunto, dell'applicazione di monitoraggio del tempo e dell'accesso alla keycard.
Con un modello così dettagliato a disposizione, si evitano i doppioni di lavoro e si offre il massimo supporto ai nuovi membri del team. Scarica questo modello
7. Modello di procedura operativa standard per l'uscita dei dipendenti di ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Employee-Exit-SOP-Template.jpg Modello di procedura operativa standard per l'uscita dei dipendenti di ClickUp https://clickup.com/templates/sop/employee-exit-process Scarica questo modello /$$cta/
I passaggi di consegne dei progetti non avvengono solo quando un nuovo dipendente entra a far parte del team. Succede anche quando qualcuno lascia il team.
Con Modello di procedura operativa standard per l'uscita dei dipendenti di ClickUp consente di raccogliere tutte le informazioni necessarie sul progetto di un dipendente in uscita dall'azienda, prevenendo così eventuali cali di produttività. Utilizzando il modello Visualizzazione del Calendario è possibile programmare il colloquio di uscita del dipendente, mentre la vista Documenti ClickUp consente di raccogliere, archiviare e gestire tutti i documenti necessari.
Questo modello di piano di esito positivo consente di trasferire le conoscenze senza problemi e, in ultima analisi, di preparare il nuovo membro del team a un esito positivo. È possibile raccogliere lo stato del progetto per tutte le attività delegate, creare una lista di controllo delle attività e delle informazioni chiave e assegnare ruoli e responsabilità agli altri membri del team. Con questo pratico modello, è possibile stabilire obiettivi del progetto per i nuovi assunti e per far funzionare l'azienda senza intoppi. Scarica questo modello
Prevenire i cali di produttività con un modello di passaggio di consegne del progetto ClickUp
Per mantenere un progetto efficiente sono necessarie diverse parti in movimento. Con la fine dei turni, l'arrivo di nuove assunzioni, l'uscita dei dipendenti o il cambio di gestione, è necessario che le cose si svolgano senza interruzioni.
Il modello giusto per il passaggio di consegne del progetto può aiutare a incrementare la produttività del team in tutti i reparti. Sia che si parta da uno dei numerosi modelli di passaggio di consegne di ClickUp, sia che si parta da zero, è possibile assegnare compiti e attività secondarie, creare un calendario di scadenze, monitorare lo stato in tempo reale ed effettuare un passaggio di consegne senza soluzione di continuità di documenti importanti.
Con ClickUp è possibile personalizzare facilmente le visualizzazioni, i campi, i titoli o il testo per adattarli alle esigenze specifiche della vostra azienda. E con oltre 1.000 integrazioni a vostra disposizione, potete gestire efficacemente ogni progetto.
Siete pronti a scoprire come ClickUp può rendere più efficiente la vostra organizzazione? Provatelo gratis oggi stesso .