Vuoi conoscere la regola numero uno per risparmiare tempo nella tua giornata lavorativa? Non reinventare la ruota. Traduzione: non svolgere lo stesso compito due volte, anche se il secondo round viene completato da un'altra persona.
Quando i progetti vengono trasferiti tra due o più persone (per non parlare di due o più reparti), c'è sempre il rischio di duplicare le attività. E i carichi di lavoro duplicati non portano alcun vantaggio.
Invece, entrambe le parti finiscono per sentirsi frustrate perché il loro tempo, il loro talento e la loro energia avrebbero potuto essere impiegati altrove. E il team di progetto o il project manager si perdono in una frenesia di lavoro duplicato.
Quindi, come evitarlo?
Semplice: create il passaggio di consegne perfetto tra le parti, assicurandovi che chi lavorerà al progetto in futuro sappia esattamente cosa è stato completato in passato. Da fare: avete bisogno di un modello di passaggio di consegne.
Che cos'è un modello di trasferimento di progetto?
Un modello di trasferimento di progetto delinea tutti i dettagli di un progetto o di un ruolo in modo che possa essere facilmente (come suggerisce il nome) trasferito da una parte all'altra.
Un modello di trasferimento di progetto delinea l'ambito del progetto, i risultati attesi, le scadenze, i processi e le procedure e altre istruzioni in modo facilmente comprensibile. L'obiettivo di una lista di controllo per il trasferimento di progetto è duplice:
- In questo modo si evita il doppio lavoro e si delineano tutti i dettagli del progetto da fare o che sono già stati terminati per portare a termine il progetto.
- Un documento di trasferimento del progetto ben strutturato consente all'azienda (e al tuo project manager) di risparmiare tempo e risorse. Invece di dover programmare innumerevoli riunioni per discutere il processo di trasferimento del progetto, le principali parti interessate possono semplicemente fare riferimento alle note di trasferimento del progetto.
I migliori documenti di trasferimento di progetto sono concisi, accurati e collaborativi, consentendo una transizione fluida. Tutte le note di trasferimento dovrebbero delineare tutti i dettagli del progetto, evitando così confusione tra le parti e duplicazione dei carichi di lavoro.
Secondo un sondaggio condotto da Zippia, un sito che aggiorna le persone in cerca di lavoro sulla cultura aziendale, il 50% dei dipendenti partecipa a 1-3 ore di riunioni alla settimana e il 20% ritiene che tali riunioni siano una perdita di tempo. Selezionando il modello di trasferimento di progetto più adatto, completo di tutte le informazioni, le attività e le priorità necessarie per un progetto, è possibile ridurre la necessità di riunioni non necessarie.
Modelli gratuiti per il passaggio di consegne dei progetti per una transizione facile
Il modello di trasferimento di progetto giusto previene gli ostacoli al progetto, delinea le priorità e crea un piano di emergenza per i membri del team nuovi o esistenti. Di seguito trovi sette modelli da provare per il trasferimento di progetti nella tua organizzazione.
1. Modello di trasferimento di progetto ClickUp
Devi trasferire un progetto da un reparto all'altro? Assicurati di non perdere nessuna opportunità utilizzando il modello di trasferimento di progetto di ClickUp.
Questo modello di rapporto di trasferimento del progetto può essere personalizzato con il marchio della tua azienda, lasciando spazio per il nome, il logo, lo slogan e le informazioni di contatto della tua azienda nella parte superiore. Per iniziare, scrivi il nome del progetto e l'autore (cioè la persona che compila il rapporto), seguito da una breve descrizione del progetto.
Da lì, il modello approfondisce tutti gli aspetti del progetto, evitando confusione tra i vari reparti. La sezione "Partecipanti al trasferimento" offre spazio per una foto, il nome e la descrizione del ruolo di ciascun collaboratore del progetto.
La sezione "Requisiti" offre una sequenza particolarmente utile, in cui è possibile elencare ogni attività, il reparto responsabile di tale attività e la scadenza associata per tutte le azioni necessarie prima che possa avvenire la transizione. Infine, la sezione "Attività di transizione" consente ai membri del team o al project manager di registrare tutte le attività completate per il progetto, evitando così la duplicazione del lavoro.
2. Modello di procedura operativa standard per il trasferimento di progetti ClickUp
Ammettiamolo: le persone assegnate a un progetto non rimangono sempre le stesse. Il turnover dei dipendenti è semplicemente parte integrante della gestione di un'azienda. Quando assumi nuovi membri del team, vuoi che si integrino e si mettano al passo il più rapidamente possibile.
L'utilizzo di un modello di procedura operativa standard (SOP) garantisce che i nuovi dipendenti comprendano cosa fare e come farlo, all'interno di un determinato ruolo. Il modello SOP per il trasferimento di progetti di ClickUp fornisce linee guida chiare e coerenti affinché tutti i dipendenti seguano un approccio standardizzato per il completamento delle attività, riducendo così il rischio di errori.
Per aiutare i nuovi dipendenti a comprendere il loro ruolo e le loro responsabilità, compila la sezione "Ambito" con i vari aspetti delle attività loro assegnate. Quindi, descrivi i processi standardizzati nella sezione "Procedura", completandola con passaggi numerati e immagini (se utili per il team del progetto).
Infine, fornisci ai colleghi gli strumenti necessari per avere un esito positivo collegandoli alle risorse necessarie (come cartelle, attività e/o file) e compilando una sezione delle domande frequenti (FAQ).
Bonus Watch: scopri come ClickUp può aiutarti a gestire documenti e file importanti relativi ai progetti grazie alle sue funzionalità di gestione delle conoscenze.
3. Modello di rapporto sul cambio turno di ClickUp
Se gestisci un gruppo di dipendenti che lavorano a turni, un modello di documento di trasferimento potrebbe farti risparmiare innumerevoli ore ogni settimana. Per evitare un calo di produttività tra la fine di un turno e l'inizio di un altro, approfitta del modello di rapporto sul cambio turno di ClickUp.
Un piano di trasferimento di progetto per il cambio turno fornisce un resoconto dettagliato di ciò che è accaduto durante il turno precedente e delinea le priorità per il turno successivo. Questo modello di trasferimento potrebbe rivelarsi prezioso per praticamente qualsiasi attività commerciale basata su turni orari, dagli ospedali e le case di cura alle caffetterie e ai servizi di autolavaggio.
Il rapporto di cambio turno dovrebbe essere utilizzato quotidianamente, anzi, più volte al giorno, indicando nella parte superiore la data, l'orario di inizio e di fine turno, il luogo e il nome del supervisore. Se necessario, è possibile compilare la sezione "Informazioni sul dipendente" in modo che ogni membro del team fornisca il proprio rapporto.
Da lì, la sezione "Mansioni e responsabilità" fornisce un resoconto dettagliato di tutte le attività, le attività secondarie, le responsabilità dei dipendenti e lo stato di ciascuna attività, in modo che ogni collega conosca le proprie priorità principali quando timbra il cartellino. Infine, utilizza la sezione "Sfide e raccomandazioni" per discutere eventuali ostacoli alle attività della giornata.
4. Modello di piano di gestione del cambiamento ClickUp
Un buon manager rende l'intera organizzazione più efficiente, assegnando attività, delegando responsabilità e stabilendo le priorità per il resto del team. I supervisori aziendali supervisionano tutti gli aspetti della gestione del cambiamento, adattandosi alle priorità in evoluzione, alla transizione dei progetti e persino al turnover dei dipendenti.
Prepara i manager al successo con il modello di piano di gestione del cambiamento di ClickUp. Il modello pronto all'uso divide le transizioni del progetto in tre fasi (anche se questo può essere ampliato per adattarsi alla tua organizzazione o al tuo team di progetto).
Nella fase 1, i manager identificano quali cambiamenti sono necessari per preparare la transizione di un progetto. Nella fase 2, i manager trasferiscono il progetto da un reparto all'altro, identificando un piano di comunicazione, gli eventi principali e un piano di gestione delle resistenze. Infine, la fase 3 raccoglie il feedback degli stakeholder, celebra i successi e identifica le lacune per le transizioni future.
Con oltre 100 automazioni predefinite tra cui scegliere, questo modello di gestione dei cambiamenti aiuta ad assegnare automaticamente le attività, pubblicare commenti e modificare gli stati, consentendo di risparmiare tempo prezioso durante la settimana lavorativa.
Inoltre, il modello fornisce ai manager gli strumenti necessari per mantenere ogni progetto in linea con gli obiettivi grazie a un sistema di codifica a colori di facile comprensione, una vista Tabella con colonne per tutte le informazioni rilevanti e barre di avanzamento per i vari passaggi.
5. Modello ClickUp per l'inserimento dei nuovi dipendenti
Quando assumi un nuovo dipendente, desideri che contribuisca ai progetti aziendali il prima possibile. Purtroppo, una mancanza di piano potrebbe ritardare il processo di inserimento di settimane (se non mesi).
Per abbreviare il processo di inserimento e aumentare la produttività dei nuovi dipendenti, utilizza il modello di inserimento dei dipendenti di ClickUp. Questo modello fornisce un flusso di lavoro dettagliato a partire dal primo giorno di lavoro del dipendente. L'elenco dettagliato suddivide il processo di inserimento in priorità settimanali, consentendo ai nuovi membri del team di spuntare ogni attività man mano che la completano.
Questo nuovo rapporto sullo stato di avanzamento dei dipendenti può essere facilmente personalizzato per adattarsi alla tua azienda o al tuo reparto. Valuta la possibilità di ampliare ogni attività aggiungendo delle attività secondarie (ad esempio: l'attività "Compilare i documenti delle risorse umane" include attività secondarie relative alle prestazioni sanitarie, ai contributi 401(k) e alle detrazioni fiscali). Oppure aggiungi allegati, approvazioni dei supervisori, scadenze o note per rendere il processo di inserimento il più agevole possibile.
6. Modello Gantt per l'inserimento dei dipendenti ClickUp
Un processo di inserimento di esito positivo non dipende solo dalla capacità di mettere al corrente il nuovo assunto. Dipende anche dalla collaborazione di tutti i membri del team, compresi quelli che lavorano nell'azienda da anni, affinché formino un'unità di produzione e coesione.
Ci vuole davvero un intero villaggio per preparare un nuovo dipendente al successo, con i dipendenti dei team delle risorse umane, legale e della sicurezza che lavorano in tandem. Pertanto, il processo di trasferimento e il trasferimento complessivo delle conoscenze a un nuovo assunto devono essere supervisionati a livello dirigenziale o esecutivo, ed è proprio qui che entra in gioco il modello Gantt per l'inserimento dei dipendenti di ClickUp.
Questo modello crea un piano di transizione semplificato per i nuovi dipendenti a livello organizzativo. Con il diagramma di Gantt, ogni reparto (ad esempio, risorse umane, legale, sicurezza e formazione) riceve una propria cartella, con attività delegate a ciascun dipendente. A ogni individuo viene assegnata una propria barra di avanzamento, che offre una panoramica di alto livello dei risultati completati del progetto.
Ad esempio, un responsabile delle risorse umane potrebbe essere incaricato di completare i controlli sui precedenti personali, compilare il modulo I-9, verificare i documenti di identità dei nuovi dipendenti e presentare i moduli necessari per le prestazioni previdenziali. Nel frattempo, un addetto del reparto sicurezza o tecnico sarà incaricato di effettuare l'impostazione dell'accesso del nuovo assunto, della sua applicazione per il monitoraggio del tempo e della sua chiave magnetica.
Con un modello così dettagliato a tua disposizione, eviti il doppio lavoro e offri il massimo supporto ai nuovi membri del team.
Bonus: modelli per il trasferimento di progetti di costruzione!
Come scegliere il miglior modello di trasferimento di progetto
Un modello di trasferimento di progetto con esito positivo riduce la confusione, la frustrazione e lo spreco di risorse relative a un determinato progetto.
Per scegliere il modello di trasferimento del progetto più adatto alla tua organizzazione, poniti queste domande:
- Chi utilizzerà il modello? Questo modello sarà utilizzato da una singola persona, da un reparto o dal team esecutivo? Comprendere le parti interessate è fondamentale per scegliere il layout giusto per il trasferimento del progetto.
- Di quali strumenti hai bisogno? Hai bisogno di un calendario delle consegne, di un modo per allegare documenti importanti o di un mezzo per effettuare il monitoraggio visivo dei progressi? Comprendere gli strumenti di mappatura dei processi a tua disposizione e come utilizzarli ti aiuterà a selezionare il modello giusto.
- Qual è il layout più facile da comprendere? Hai bisogno di una lista di controllo, una tabella, un calendario o un flusso di lavoro? Sebbene molti modelli offrano più visualizzazioni personalizzabili, sapere quale layout sarebbe più utilizzabile garantirà l'esecuzione più efficiente del progetto.
Prevenire cali di produttività con i modelli di trasferimento dei progetti
Per garantire l'efficienza di un progetto sono necessari diversi elementi. Quando terminano i turni, arrivano nuovi assunti, i dipendenti lasciano l'azienda o cambiano i dirigenti, è importante che tutto continui a funzionare senza interruzioni.
Il modello di trasferimento di progetto giusto può aiutare ad aumentare la produttività del team in tutti i reparti. Sia che iniziate con uno dei numerosi modelli di trasferimento di ClickUp o che ne creiate uno da zero, potete assegnare compiti e attività secondarie, creare un calendario delle scadenze, monitorare lo stato dei progressi in tempo reale ed effettuare un trasferimento senza intoppi dei documenti importanti.
Con ClickUp, puoi personalizzare facilmente visualizzazioni, campi, titoli o testo per adattarli alle esigenze specifiche della tua azienda. E con oltre 1.000 integrazioni a tua disposizione, puoi gestire efficacemente ogni progetto.
Sei pronto a scoprire come ClickUp può rendere più efficiente la tua organizzazione? Provalo gratis oggi stesso.