Urgente vs importante: qual è la differenza?

Intorno ai sei-otto anni, diventiamo consapevoli del concetto di "tempo".

Cominciamo a comprendere i secondi, i minuti, le ore e la nostra percezione del tempo che passa.

Poco dopo, iniziamo a sviluppare abitudini e a prendere decisioni su come impiegare il nostro tempo.

Durante le fasi di sviluppo, sono solitamente gli altri a decidere come dovremmo impiegare il nostro tempo. Tuttavia, man mano che diventiamo professionisti, acquisiamo sempre più autonomia nella gestione del nostro tempo.

Sviluppiamo i nostri sistemi personali per trascorrere il tempo, a volte con esito positivo, altre volte no.

E ognuno di noi deve decidere: come posso usare il mio tempo nel modo più efficace?

In questo processo decisionale, possiamo essere indotti a pensare che alcune attività siano importanti quando in realtà non lo sono. Oppure rimandiamo gli elementi più importanti del nostro elenco perché spesso sono anche i più difficili.

E poi confondiamo ciò che è urgente con ciò che è importante.

Si tratta di una distinzione fondamentale che potrebbe modificare le nostre priorità e i nostri elenchi di cose da fare.

Prima di proseguire, ecco come definiremo questi termini:

Elementi che richiedono attenzione immediata.

Elementi che influenzano i tuoi obiettivi e la tua strategia a lungo termine

Un modo per riflettere su ciò che devi fare e ciò che desideri fare è inserire le tue attività in una matrice di gestione del tempo, spesso nota come Matrice di Eisenhower.

Questo metodo, che prende il nome dall'ex presidente degli Stati Uniti, è stato reso popolare da Stephen Covey nel libro Le 7 abitudini delle persone altamente efficaci.

Ecco come appare il quadrante con alcuni esempi rilevanti per il lavoro:

Urgente

Non urgente

Importante

Non importante

Quadrante 1: Urgente e importante

Queste sono le cose che devi fare immediatamente, altrimenti presto ci saranno conseguenze negative. Potrebbero trattarsi di revisioni e modifiche immediate che devi apportare prima di una scadenza e che potrebbero avere altre implicazioni urgenti.

Queste attività di alto valore porteranno vantaggi alla tua azienda e devono essere intraprese immediatamente.

Esempi urgenti e importanti del quadrante 1:

A meno che tu non sia un chirurgo traumatologo o un eroe, non è qui che dovresti concentrare la maggior parte del tuo lavoro.

Quadrante 2: Non urgente, ma importante

Ecco il punto ideale per stabilire le priorità nel tuo lavoro.

Qui potrai svolgere il tuo lavoro in modo più produttivo. Questo è l'obiettivo verso cui stai lavorando. Questi progetti, attività e altri elementi da intraprendere sono i mattoni che ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi a lungo termine.

Non sono immediatamente urgenti, ma ti aiutano a raggiungere l'esito positivo per i tuoi obiettivi.

A volte queste attività includono spegnere incendi che potrebbero non essere di tua responsabilità o che non avrebbero dovuto verificarsi in primo luogo.

Quadrante 2 Importante/Non urgente Esempi:

Questo è come dovrebbe essere la maggior parte del tuo lavoro quotidiano.

Se passi troppo tempo nei quadranti uno e tre con le emergenze, allora devi ripensare, ridefinire le priorità o trovare più risorse che ti aiutino.

Quadrante 3: Urgente, ma non importante

Questo è il quadrante più pericoloso.

È qui che molti di noi vivono e respirano senza volerlo.

È facile per gli altri pretendere il nostro tempo senza rendersi conto di ciò che stanno facendo.

Il loro problema non è necessariamente la tua emergenza. Se stanno cercando una soluzione rapida o una risposta per qualcosa che non fa progredire l'azienda, allora una comunicazione chiara è estremamente importante.

Una piattaforma di produttività come ClickUp risolve questo problema.

Gli utenti impostano diversi livelli di priorità per le attività, forniscono durate stimate per garantire che l'assegnatario conosca l'ambito, inviano notifiche di promemoria e trasmettono qualsiasi informazione importante a tutto il team. Questo aiuta a mantenere il lavoro e le aspettative in linea e consente di essere un team più efficace.

Dobbiamo stare attenti, però. I nostri telefoni e strumenti di comunicazione sono progettati per distrarci in ogni momento. Il sovraccarico di notifiche è una cosa reale.

Le notifiche push sul nostro telefono per le app dei social media ci fanno pensare che qualcosa sia urgente, ma in realtà non lo è, soprattutto quando si tratta solo di un tuo amico che ti mostra quanto si sta divertendo in vacanza.

Interessante?

Forse. Urgente? Assolutamente no.

Quadrante 4: Non importante, non urgente

Conosciuto anche come il quadrante della procrastinazione.

Si tratta di quelle cose che ti ritrovi a fare, anche se non sono importanti né urgenti. In sostanza, sono quelle cose che fai quando dovresti lavorare.

Questo non significa che non dovresti mai concederti una pausa, un momento di svago o di relax. Ma a volte le cose belle possono essere elevate a livello di assolutezza. E tu non vuoi che questo accada.

Potrebbero includere elementi quali:

Oggi sul mercato sono disponibili molte ottime app per la produttività che possono aiutarti a rimanere concentrato. Una delle mie preferite è Forest. Per ogni blocco di tempo in cui sei produttivo e non tocchi il telefono, cresce un albero.

Puoi anche iniziare a costruire una foresta e effettuare la condivisione dei tuoi progressi con i tuoi amici. È un gioco che ti tiene lontano dal telefono.

Riconoscere la differenza tra urgente e importante

Un altro messaggio nella finestra In arrivo dell'email.

Altre telefonate in arrivo.

E sai cosa significa? È ora di prendere una decisione.

Sì, ogni singola email può determinare il successo o il fallimento dei tuoi prossimi minuti, della tua prossima ora, della tua intera giornata o persino della tua intera settimana.

Se decidi di aprire l'email (magari aspetta un po'!), allora dovrai prendere una decisione.

Dove si colloca questa richiesta nella matrice di Eisenhower? Qual è l'urgenza e l'importanza relative all'attività?

I social media e il ciclo delle notizie ci inducono a pensare che ogni elemento dell'ultima ora sia urgente e richieda la nostra immediata attenzione.

Dobbiamo filtrare il rumore per trovare il segnale vero.

Le attività urgenti provocano una reazione.

Vogliamo metterci subito al lavoro e pensare a una risposta. Sì, alcune posizioni richiedono decisioni più urgenti rispetto ad altre (ciao operatori del numero di emergenza!). Ma senza i processi giusti, saremo ansiosi e non lavoreremo al meglio delle nostre capacità.

La fretta di trovare una risposta può portare a decisioni sbagliate che potrebbero influire negativamente sulla produttività futura, aggiungendo ulteriori problemi al nostro carico di lavoro.

Le attività importanti ci danno il tempo per elaborare una strategia. Questi progetti e attività sono ciò che vogliamo realizzare e speriamo di contribuire. Si tratta delle attività relative alle specifiche dei nuovi prodotti, alla presentazione di un nuovo piano Business o alla definizione degli obiettivi finanziari per il team commerciale del prossimo trimestre.

Le attività importanti sono elementi intenzionali che richiedono attenzione. Con questa maggiore attenzione, si spera che il numero di errori sarà limitato.

È possibile che alcune attività siano urgenti e importanti quando occorre prendere immediatamente una decisione fondamentale. Tuttavia, non tutte le attività urgenti sono necessariamente importanti.

L'ultima email del venditore vuole disperatamente attirare la tua attenzione. La fanno sembrare urgente, ma per te non è importante. Questa è un'attività da delegare.

Altre attività diventano urgenti. Ad esempio, un collega che si lamenta perché ha bisogno di aiuto immediatamente. Forse può cavarsela da solo. Forse la sua attività urgente/importante non è una tua emergenza.

Il problema nel presumere che ogni attività sia urgente e importante è che non avrai abbastanza tempo per riflettere strategicamente sulle cose.

È importante sviluppare una strategia di vendita. Potrebbe anche esserci una certa urgenza dietro. Ma se dedichi alcuni giorni o settimane a delineare attentamente il piano, commetterai meno errori nella fase finale. Tutte le attività importanti non possono essere terminate immediatamente: sono troppo importanti per questo e richiedono un'attenzione particolare.

Ma l'urgenza ci fa sentire importanti. L'essere indaffarati potrebbe mascherare la mancanza di attenzione strategica. Enormi problemi organizzativi potrebbero passare inosservati a causa dell'essere indaffarati.

Potresti perdere opportunità potenziali non sfruttate perché non hai avuto il tempo di pensare a importanti cambiamenti strategici.

Pensate ad aziende come Blockbuster o Borders.

Erano aziende enormi: noleggiavano film e vendevano libri. Non hanno saputo cogliere i cambiamenti in atto.

Questo potrebbe essere attribuito solo al fatto che hanno trascurato attività importanti?

Certo che no. Ma si capisce perché il tempo dedicato al lavoro strategico potrebbe non essere sempre il più "urgente".

Quali attività vanno inserite in ciascun quadrante?

Come decidi cosa va dove?

Questo è molto semplice e si integra bene con i quadranti. Ti aiuteranno a:

Come puoi stabilire le priorità del tuo tempo nella matrice di Eisenhower / gestione del tempo?

Non tutte le attività hanno lo stesso peso. E un'attività che potresti considerare urgente/importante potrebbe essere considerata importante/non urgente da qualcun altro.

Tuttavia, dovresti pianificare il tempo specificamente per questi diversi tipi di attività. Una volta terminata la pianificazione e stabilita la programmazione, potrai dedicarti a ciascuna di esse con l'energia e la mentalità giuste.

Invece di limitarti a svolgere le attività in ordine di priorità nell'elenco delle cose da fare, dedica ogni giorno o ogni settimana del tempo alle attività urgenti/importanti e poi a quelle importanti/non urgenti.

Ciò richiede disciplina. Ad esempio, le vostre mattinate potrebbero essere piene di attività urgenti e importanti. Quindi potete dedicare alcuni minuti a delegare le altre attività urgenti/non importanti.

Nel pomeriggio o più tardi la sera, quando tutto si è calmato, puoi dedicarti al lavoro più strategico, quello importante ma non urgente.

Restano quindi le attività non urgenti/non importanti. Queste comprendono un vasto intervallo di attività, dal controllare i social media al fantasticare sui piani per le vacanze dell'anno prossimo. Alla fine, potrebbero persino insinuarsi nelle attività urgenti o importanti.

Un altro aspetto importante da considerare: riesci a farlo in 2 minuti o meno?

Questa regola deriva dalla metodologia Get Things Done di David Allen.

Dice che se riesci a svolgere l’attività in meno di due minuti, allora puoi farlo da solo. Altrimenti, delegalo o riesaminalo in un secondo momento.

Bonus: software Get Things Done!

Come ClickUp può aiutarti a stabilire le priorità nel tuo lavoro

ClickUp è una piattaforma di produttività che può cambiare radicalmente il tuo approccio al lavoro.

Puoi organizzare i tuoi progetti con cartelle ed elenchi e poi assegnarli al tuo team affinché ci lavori o assegnarli a te stesso. Queste funzionalità/funzioni ti aiuteranno a distinguere tra ciò che è urgente e ciò che è importante, non solo per te stesso ma per tutto il tuo team.

Conclusione: la differenza tra urgente e importante influisce sul tuo tempo

Riflettere sulla differenza tra urgente e importante può avere un effetto significativo su ciò che riesci a realizzare con il tuo tempo. Queste strategie generali di gestione del tempo possono aiutarti a concentrarti meglio.

Tenendo a mente questi consigli, sarai pronto ad affrontare problemi urgenti e importanti. Ecco altre risorse disponibili su ClickUp per aiutarti a stabilire le priorità del tuo lavoro: