Se sei a capo di un team di servizi o software snello, probabilmente riconosci lo schema. La tua bacheca sprint è piena, gli esperimenti dei clienti sono a metà e ogni "domanda veloce" finisce in qualche modo sulle tue spalle. Poi, nel momento peggiore possibile, ricevi un'email importante da un cliente.
Per me, quel momento è arrivato il giorno di Capodanno.
Un client che consideravamo quasi certo di rinnovare ci ha scritto dicendo: "Ci prendiamo una pausa. Vi preghiamo di inviarci la fattura per il superamento del limite. Chiudiamo la pratica".
In passato, avrei trascorso il fine settimana fissando un cursore vuoto, cercando di riflettere su ogni implicazione. Impatto sui ricavi, rischio di consegna, capacità del team e mantenimento delle relazioni. Questa volta, ho affidato la situazione a quello che ora chiamiamo il nostro consiglio di amministrazione IA, un piccolo gruppo di Super Agenti ClickUp che agiscono come colleghi esecutivi nominati nel nostro spazio di lavoro.
La maggior parte dei team dispone già di strumenti ricchi di dati. Ciò che manca è un livello di gestione IA affidabile che trasformi i cambiamenti imprevisti in un piano calmo e strutturato.
Chi sono: CEO di Hybrid Helix Consulting ed esperto di ClickUp.
Mi chiamo Andrew e, in qualità di ClickUp Verified Consultant, progetto sistemi di gestione basati sull'intelligenza artificiale per team di sviluppo software snelli. La mia azienda, Hybrid Helix Consulting, fornisce consulenza e coaching sulla produttività per aiutare i team a lavorare meglio con gli strumenti che già utilizzano.
Questo post illustra esattamente come abbiamo creato un consiglio di amministrazione IA all'interno di ClickUp e come ha gestito un vero e proprio cambiamento di rotta da parte di un cliente senza costarmi il mio weekend di vacanza o la relazione con il cliente.
Perché i team snelli hanno bisogno di un consiglio di amministrazione basato sull'IA
In qualità di fondatori e leader solitari, quasi sempre diventate il punto di riferimento per tutto. Ogni escalation, ogni decisione, ogni "cosa dovremmo fare in questo caso?" passa per la vostra testa.
Hai troppi strumenti pieni di informazioni. Hai bacheche sprint, commenti, documenti, ticket e tantissime e-mail, ma tutti contengono solo frammenti della storia. E nessuno di essi ti aiuta a decidere cosa fare dopo. Questo è il Work Sprawl in azione. Ed è per questo che ti senti così esausto.
Il problema è l'assenza di un sistema convergente in grado di leggere la situazione, inquadrare il contesto e presentarti una decisione strutturata invece che un insieme di informazioni confuse. Il nostro consiglio di amministrazione basato sull'IA è stato progettato proprio per colmare questa lacuna.
👀 Lo sapevi? Il 61% dei CEO sta già adottando attivamente agenti IA. Inoltre, hanno un piano per implementarli su larga scala.
Perché abbiamo creato il nostro consiglio di amministrazione IA all'interno di ClickUp?
Perché un consiglio di amministrazione basato sull'IA è efficace solo nella misura in cui è in grado di comprendere il contesto.
La maggior parte degli strumenti di IA rimane al di fuori del tuo lavoro. Riassumono un documento, riscrivono un'email o rispondono a una domanda in modo isolato. Ma non riescono a vedere come le decisioni si collegano tra attività, scadenze, conversazioni e lavoro di consegna. È proprio così che persiste il Work Sprawl. Il contesto rimane frammentato e i leader sono ancora costretti a ricomporre la storia da soli.
ClickUp funziona in modo diverso. È il primo spazio di lavoro AI convergente al mondo in cui attività, documenti, chat, piani sprint e decisioni coesistono fianco a fianco. Questa convergenza è importante perché consente all'IA di accedere al quadro completo, non solo a un singolo artefatto.
Quando abbiamo creato il nostro consiglio di amministrazione IA all'interno di ClickUp, abbiamo aggiunto un livello di gestione al lavoro che era già collegato. I Super Agenti possono leggere le conversazioni attive, capire cosa sta succedendo, fare riferimento alle decisioni storiche e riscrivere nello stesso sistema. Questo permette loro di creare attività, modellare sprint e acquisire lezioni senza dover passare da uno strumento all'altro.
In altre parole, ClickUp offre all'IA uno spazio in cui pensare nel contesto. E una volta che l'IA è in grado di vedere l'intero sistema, può smettere di comportarsi come un chatbot e iniziare a comportarsi come un consiglio di amministrazione.
Il futuro della produttività consiste nel riunire tutti i contesti lavorativi e le attività in un unico luogo, dove l'IA opera in modo ambientale. L'IA ambientale si integra perfettamente nella vita degli utenti sfruttando il contesto e le attività per anticipare le esigenze, fornire approfondimenti e offrire valore senza richiedere prompt espliciti. Questo è il futuro del lavoro.
Il futuro della produttività consiste nel riunire tutti i contesti lavorativi e le attività in un unico luogo, dove l'IA opera in modo ambientale. L'IA ambientale si integra perfettamente nella vita degli utenti sfruttando il contesto e le attività per anticipare le esigenze, fornire approfondimenti e offrire valore senza richiedere prompt espliciti. Questo è il futuro del lavoro.
Come si presenta effettivamente un consiglio di amministrazione basato sull'intelligenza artificiale in ClickUp
Il nostro consiglio di amministrazione IA non è un singolo assistente o un prompt intelligente. È un piccolo gruppo di Super Agenti, ciascuno con un mandato chiaro, che opera all'interno di ClickUp con accesso allo stesso contesto utilizzato dal nostro team umano.
Al centro di questa configurazione c'è quella che chiamiamo mappa contestuale di triage per ogni client.
Come la mappa contestuale di triage mantiene tutto collegato
Nella parte superiore, la mappa riunisce il contesto di lavoro attivo:
- Email e messaggi recenti dei clienti
- Appunti delle riunioni e thread delle chat
- Commenti sulle attività in corso
Alla base si trova una base di conoscenze più stabile:
- Documentazione di ciò che è stato creato finora
- Problemi GitHub e richieste pull
- Piani sprint e roadmap passati
- Un "archivio di intelligence" di ciò che il team ha imparato
Al centro si trova l'elenco dei Super Agent Directors che sanno come utilizzare questo contesto.
Chi fa parte del consiglio di amministrazione IA?
Il nostro consiglio di amministrazione IA attualmente include:
- Direttore della crescita: responsabile dei momenti di fatturato, dei rinnovi e delle decisioni commerciali fondamentali.
- Direttore operativo e supporto alla produzione: monitora i carichi di lavoro, la capacità e i rischi di produzione in tutti gli spazi ClickUp.
- Super agente per il project management dei clienti: opera all'interno del contesto del progetto del cliente e visualizza ogni lista di controllo, sprint e elemento in corso.
- Client Sprint Planner: rimodella gli sprint per stabilizzare il motore ClickUp del cliente durante i cambiamenti.
- Direttore dell'intelligence: trasforma il contesto grezzo in briefing semplici e leggibili dall'uomo.
- Direttore delle lezioni dei clienti: cattura ciò che il team sta imparando in modo che gli accordi futuri siano più intelligenti.
Ogni amministratore ha un ruolo specifico, input definiti e output chiari, quindi si comportano come un piccolo team esecutivo all'interno di ClickUp, non come un insieme di automazioni non correlate tra loro.
📮 ClickUp Insight: il 12% dei partecipanti al nostro sondaggio afferma che gli agenti AI sono difficili da configurare o collegare ai propri strumenti, mentre un altro 13% sostiene che siano necessari troppi passaggi solo per eseguire operazioni semplici con gli agenti.
I dati devono essere inseriti manualmente, le autorizzazioni devono essere ridefinite e ogni flusso di lavoro dipende da una catena di integrazioni che può interrompersi o subire variazioni nel tempo.
La buona notizia? Non è necessario "collegare" i Super Agenti di ClickUp alle tue attività, ai tuoi documenti, alle tue chat o alle tue riunioni. Sono integrati in modo nativo nell'area di lavoro di ClickUp e utilizzano gli stessi oggetti, le stesse autorizzazioni e gli stessi flussi di lavoro di qualsiasi altro collega umano.
Poiché le integrazioni, i controlli di accesso e il contesto sono ereditati dall'area di lavoro per impostazione predefinita, gli agenti possono agire immediatamente su tutti gli strumenti senza bisogno di configurazioni personalizzate. Dimentica la configurazione degli agenti da zero!
Come il consiglio di amministrazione IA gestisce un cambiamento di rotta ad alto rischio per un cliente
Torniamo all'email di Capodanno.
Sono le 16:59. Un client che sembrava "sicuro" di rinnovare il contratto scrive per comunicare che sospenderà i servizi e desidera chiudere il rapporto. Il trigger è semplice: un client sta rifiutando ciò che ti aspettavi di concludere, ma la situazione è complessa.
Avevo tre obiettivi contrastanti:
- Proteggi la relazione e rispetta il contesto aziendale del client.
- Evita di prendere decisioni affrettate ed emotive basate su una singola email.
- Proteggere il tempo da dedicare alla mia famiglia durante il weekend festivo
Quindi, invece di buttarmi subito sulla mia finestra In arrivo, lascio che sia il consiglio di amministrazione IA a occuparsi in prima battuta della situazione in evoluzione.
🔑 Punto chiave: quando arriva un'email importante, la Bacheca si attiva e la inquadra come una decisione strutturata prima ancora che io debba fissare il cursore vuoto.
Fase 1: Il direttore della crescita riformula un'email preoccupante come una decisione strutturata
Il primo agente a rispondere è il Direttore della crescita.
Questo agente ha riunito:
- L'email in arrivo
- Note recenti e check-in
- Il contratto firmato e le fatture
- Eventuali opportunità aperte o versioni di prova legate al client
Il fattore rivoluzionario? Invece di trattare il messaggio come un ticket di supporto, il direttore dello sviluppo lo ha riconosciuto come un momento decisivo per la fidelizzazione.
Dietro le quinte, esso:
- Ho creato un'attività dedicata per il pivot, in modo che non venisse sepolta nel supporto generale.
- Ho etichettato correttamente il lavoro in modo che apparisse nell'elenco delle decisioni da prendere.
- Ho delineato un piano in tre fasi per rispondere in modo ponderato: Decidere cosa offrire effettivamente Inviare un'email chiara e professionale Se il client accetta, fornire il servizio in modo pulito
- Decidi cosa offrire effettivamente
- Invia un'email chiara e professionale
- Se il client dice di sì, procedi in modo pulito.
- Decidi cosa offrire effettivamente
- Invia un'email chiara e professionale
- Se il client dice di sì, procedi in modo pulito.
Allo stesso tempo, il Direttore dell'Intelligence si è unito alla conversazione, leggendo l'intera cronologia del client per spiegare cosa stava realmente accadendo:
- Il client ha apprezzato molto il "motore" di ClickUp e il sistema di gestione agile che è stato creato.
- Stavano entrando in modalità di conservazione della liquidità per il nuovo anno.
- Il problema era il contratto di consulenza, non il sistema in sé.
Questo cambiamento di prospettiva ha cambiato tutto. Invece di opporsi alla pausa, il consiglio ha proposto un'uscita professionale abbinata a una migrazione fai da te e a un percorso di autogestione. Ciò avrebbe aiutato il client a mantenere il motore e le pratiche che amava, riducendo al contempo i costi di servizio correnti.
🔑 Punto chiave: I direttori della crescita e dell'intelligence trasformano un'email sconvolgente in un piano di svolta calmo e in tre fasi in pochi minuti.
Fase 2: Proteggere la consegna prima che si interrompa, con operazioni, project management e sprint
Una volta definito il piano generale, il resto del consiglio è intervenuto per proteggere il lavoro in corso.
Il Direttore delle operazioni e del supporto alla produzione ha esaminato tutti i carichi di lavoro attivi in ClickUp Spazi e ha chiesto:
- Se chiudiamo questo client, cosa si rompe?
- Dove dobbiamo proteggere la capacità o adeguare altri sprint?
- Quale sarebbe l'impatto sulla nostra produttività e capacità se il client accettasse l'offerta di migrazione?
Ciò ha messo in luce gli effetti a catena, in modo che il team non sovraccaricasse accidentalmente altri progetti nel tentativo di "salvare" questo.
Il Super Agente per il project management dei clienti opera all'interno del contesto del progetto del cliente. Comprende:
- Ogni lista di controllo, sprint e elemento del servizio in corso
- Dipendenze che si estendono alle problematiche e alle richieste pull di GitHub
- Quali esperimenti sono attivi e quali sono in sospeso
Da lì, ha iniziato a delineare un piano di trasferimento chiaro e realizzabile, in modo che il client sapesse sempre cosa sarebbe stato completato, cosa sarebbe stato sospeso e in che stato sarebbe rimasto il suo motore ClickUp.
Infine, il Client Sprint Planner ha rimodellato il prossimo sprint trasformandolo in uno sprint stabilizzante:
- Completa il lavoro critico che mantiene l'affidabilità del sistema.
- Metti da parte gli esperimenti di minor valore in modo che la roadmap rimanga coerente.
- Prepara un percorso di sviluppo a breve termine che il client possa seguire nelle prossime settimane senza l'agenzia.
🔑 Punto chiave: invece di affannarmi tra schede e arretrati, il mio consiglio di amministrazione basato sull'IA mi ha fornito una visione chiara e assemblata dall'IA di ciò che dovevo portare a termine, ciò che dovevo mettere in pausa e come lasciare il sistema in ottime condizioni.
Fase 3: Progetta un'uscita professionale e un percorso di migrazione fai da te
Una volta che il consiglio di amministrazione ha compreso sia la decisione che il suo impatto, è passato all'esecuzione.
Insieme, gli agenti di pianificazione sprint hanno prodotto:
- Un percorso di sviluppo a breve termine: quali lavori portare a termine ora, quali esperimenti mettere in attesa e cosa tenere d'occhio nei prossimi giorni.
- Una guida all'autogestione: un semplice manuale che ha guidato il client attraverso la pianificazione e la revisione settimanale degli sprint in modo autonomo.
- Un manuale post-uscita: una descrizione chiara del sistema che stanno ereditando e di come gestirlo.
In questo caso, il client era un'azienda di software. Ciò significa che la qualità dell'esperienza degli sviluppatori con il motore ClickUp era molto importante per loro.
L'obiettivo del consiglio non era solo quello di "dimettersi" in modo pulito. Era quello di:
- Preserva le pratiche agili sviluppate nelle ultime dodici settimane.
- Assicurati che la roadmap rimanga coerente invece di precipitare nel caos.
- Lascia il client in una posizione migliore rispetto a quando è iniziato il rapporto.
🔑 Punto chiave: indipendentemente dal fatto che il cliente abbia mantenuto o meno il contratto, il consiglio di amministrazione IA ha garantito che il sistema, la roadmap e la relazione non andassero in fumo.
Cattura le lezioni, così il tuo consiglio di amministrazione IA diventa ogni volta più intelligente
L'ultimo elemento del sistema è uno dei miei preferiti: il Client Lessons Director.
Questo direttore ha esaminato ciò che è realmente accaduto in questa "certa" oscillazione processuale:
- Quali segnali precoci hanno fatto intuire che il rinnovo potesse essere a rischio?
- Quali parti dell'email pivot e dell'offerta fai-da-te hanno avuto successo?
- Dove si sono verificati attriti per il client o il team interno?
In collaborazione con il direttore dell'intelligence, queste intuizioni sono state trasformate in un modello riutilizzabile all'interno di ClickUp:
- Avvisi precoci documentati per future versioni di prova e rinnovi
- Uno schema di riferimento per email simili.
- Lista di controllo e linee guida a cui gli altri amministratori potranno fare riferimento in futuro.
La prossima volta che un processo o un incarico "sembra già deciso", il consiglio potrà alzare tranquillamente la mano e dire:
"Ehi, questa situazione assomiglia molto all'esperienza di quell'altro client. Forse dovremmo preparare un percorso fai da te prima di dare per scontato il rinnovo."
🔑 Punto chiave: ogni incertezza diventa un'occasione di formazione per la bacheca, così il tuo livello di gestione dell'IA diventa più efficiente ad ogni intervento.
📮 Approfondimento ClickUp: Il nostro sondaggio sulla maturità dell'IA ha rilevato che il 33% delle persone è restio ai nuovi strumenti e solo il 19% adotta e scala rapidamente l'IA. Quando ogni nuova funzionalità si presenta sotto forma di un'altra app, un altro login o un altro flusso di lavoro da imparare, i team sono colpiti quasi istantaneamente dalla fatica da strumenti. ClickUp Brain colma questa lacuna operando direttamente all'interno di uno spazio di lavoro unificato e convergente in cui i team già pianificano, monitorano e comunicano. Offre diversi modelli di IA, generazione di immagini, supporto alla codifica, ricerca approfondita sul web, riassunti istantanei e ragionamento avanzato proprio nel luogo in cui si svolge il lavoro.
"Ehi, questa situazione assomiglia molto all'esperienza di quell'altro client. Forse dovremmo preparare un percorso fai da te prima di dare per scontato un rinnovo."
🔑 Punto chiave: ogni incertezza diventa un'occasione di formazione per il consiglio, così il tuo livello di gestione dell'IA diventa più efficiente ad ogni intervento.
📮 Approfondimento ClickUp: Il nostro sondaggio sulla maturità dell'IA ha rilevato che il 33% delle persone è restio ai nuovi strumenti e solo il 19% adotta e scala rapidamente l'IA. Quando ogni nuova funzionalità si presenta sotto forma di un'altra app, un altro login o un altro flusso di lavoro da imparare, i team sono colpiti quasi istantaneamente dalla fatica da strumenti. ClickUp Brain colma questa lacuna operando direttamente all'interno di uno spazio di lavoro unificato e convergente in cui i team già pianificano, monitorano e comunicano. Offre diversi modelli di IA, generazione di immagini, supporto alla codifica, ricerca approfondita sul web, riassunti istantanei e ragionamento avanzato proprio nel luogo in cui si svolge il lavoro.
Come creare il tuo consiglio di amministrazione IA in ClickUp
Non hai bisogno di un team numeroso per farlo. Il nostro approccio è pensato appositamente per team snelli che lavorano tutto il giorno su ClickUp.
Ecco come puoi iniziare in piccolo e ottenere comunque risultati concreti:
- Scegli un momento decisionale critico. Per noi, si trattava di rinnovi e "oscillazioni" nella versione di prova. Per te, potrebbero essere lo scope creep, incidenti ad alto rischio o scommesse importanti sui prodotti.
- Progetta il tuo primo direttore. Inizia con un direttore della crescita, ad esempio: Assegnagli un ruolo chiaro (ad es. decisioni relative al rinnovo e all'espansione) Definisci i suoi input (email, elenchi ClickUp chiave, fatture, note delle riunioni) Specifica i suoi output (sintesi delle decisioni, bozze di e-mail, attività relative agli accordi, aggiornamenti del playbook)
- Assegnagli un ruolo chiaro (ad esempio, decisioni relative al rinnovo e all'espansione).
- Definisci i suoi input (email, elenchi ClickUp chiave, fatture, note delle riunioni)
- Specifica i suoi risultati (sintesi delle decisioni, bozze di email, attività relative agli accordi, aggiornamenti dei playbook)
- Assegnagli un ruolo chiaro (ad esempio, decisioni relative al rinnovo e all'espansione).
- Definisci i suoi input (email, elenchi ClickUp chiave, fatture, note delle riunioni)
- Specifica i suoi risultati (sintesi delle decisioni, bozze di email, attività relative agli accordi, aggiornamenti dei playbook)
- Collegalo alla tua struttura ClickUp esistente. Utilizza ClickUp Super Agents e ClickUp Brain (l'assistente IA nativo) per leggere dagli spazi, dagli elenchi e dai documenti corretti e per riscrivere attività strutturate, commenti e riassunti.
- Aggiungi un direttore dell'intelligence. Il suo compito è quello di tradurre il contesto grezzo in narrazioni semplici che puoi verificare in pochi minuti, non in un'ora.
- Esegui un test nel mondo reale. La prossima volta che una "certezza" inizia a vacillare, lascia che sia il consiglio a prendere la prima decisione. Confronta il suo piano con quello che avresti fatto da solo.
- Trasforma il risultato in un modello. Cattura ciò che ha funzionato, ciò che non ha funzionato e ciò che cambieresti, quindi aggiorna le istruzioni e le liste di controllo dei tuoi amministratori all'interno di ClickUp.
🎥 Bonus: vuoi un modello pronto per ClickUp per progettare il tuo Growth Director? Dai un'occhiata al nostro modello Super Agent Directors!
💡 Suggerimento professionale: Come iniziare a utilizzare i Super Agenti (anche se sei nuovo su ClickUp)
Inizia aprendo l'AI Hub in ClickUp e crea un Super Agente con un unico compito. Scegli "Crea agente da zero", quindi descrivi il suo ruolo in un linguaggio semplice (ad esempio: "Agisci come direttore della crescita e aiutami a riflettere sui rischi di rinnovo e sui cambiamenti dei clienti"). Non è necessario scrivere codice per crearlo.
Quando richiesto, collega l'agente a uno spazio o un elenco in cui tali decisioni sono già presenti. Imposta un semplice trigger, un'esecuzione manuale o un controllo programmato, e provalo su un'attività reale. Puoi perfezionare le istruzioni direttamente nel profilo dell'agente man mano che procedi.
Guarda questo video per un breve tutorial:
Concediti un livello di gestione IA sereno prima della prossima crisi.
Un fondatore su due dichiara di sentirsi esausto. Non perché si preoccupi troppo, ma perché ha in testa l'intero albero decisionale.
Un consiglio di amministrazione basato sull'IA mostra una strada diversa:
- Il contesto proveniente da chat, documenti, ticket e repository viene mappato in un'unica vista condivisa.
- I Super Agenti si attivano quando succede qualcosa di importante, non solo in base a un programma prestabilito.
- Otterrai sintesi delle decisioni, Sprints stabilizzanti e percorsi di uscita professionali, prima ancora di dover sacrificare il tuo weekend.
Se sei pronto a smettere di essere il router di tutto e iniziare ad agire come il presidente del consiglio di amministrazione della tua azienda, prova a definire un singolo amministratore nell'area di lavoro di ClickUp. Lascia che gestisca la prossima crisi, impara dal risultato e poi promuovilo nel tempo a un consiglio di amministrazione IA completo.
Il tuo io futuro, e il tuo prossimo rinnovo, ti ringrazieranno!
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Andrew è il CEO di Hybrid Helix Consulting ed esperto di ClickUp che progetta sistemi di gestione basati sull'intelligenza artificiale per team di sviluppo software snelli.