La maggior parte dei team non ha problemi di comunicazione.
Hanno un problema di frammentazione della comunicazione.
Gli aggiornamenti sono su Slack. Le decisioni si prendono nei messaggi privati. I file sono nelle email. Lo stato delle cose è nella testa di qualcuno. E, in qualche modo, l’unica cosa che non riesci mai a trovare è proprio il messaggio di cui hai effettivamente bisogno.
I team dedicano il 60% del loro tempo a “attività legate al lavoro stesso”: controlli sullo stato di avanzamento, ricerca del contesto, passaggio da uno strumento all’altro e ripetuti follow-up. La dispersione comunicativa è ciò che fa sì che questo numero diventi silenziosamente normale.
Chi sono: ClickUp Verified Consultant ed esperto di architettura delle soluzioni
Sono Christopher Day, fondatore e capo architetto di Upficient, un’agenzia di architettura delle soluzioni specializzata nella creazione di aree di lavoro di ClickUp per aziende di ogni forma e dimensione. In qualità di ClickUp Verified Consultant e libero professionista con valutazione “Top-Rated Plus” su Upwork, dedico le mie giornate alla progettazione di aree di lavoro di ClickUp altamente ottimizzate per team di tutto il mondo.
In questo articolo spiego come ho utilizzato ClickUp Chat per affrontare uno dei problemi più diffusi tra i team moderni: la dispersione delle comunicazioni.
La mia prospettiva deriva da anni di esperienza nella creazione di aree di lavoro di ClickUp e/o nell’ottimizzazione di ambienti ClickUp esistenti, non solo dalla teoria: pertanto, il mio approccio alla chat si basa sulla progettazione dei flussi di lavoro.
Il problema: la frammentazione delle comunicazioni tra diversi strumenti e canali
Come molti team, anche la nostra agenzia ha iniziato utilizzando Slack. Messaggi, aggiornamenti e decisioni rimbalzavano da un thread all’altro, mentre il lavoro vero e proprio veniva svolto altrove.
Ciò ha comportato:
- Le informazioni fondamentali erano sparse su diversi strumenti (e ci trovavamo ad affrontare il fenomeno del “Work Sprawl” )
- Le conversazioni non avevano una connessione affidabile con le attività e i modelli su cui avevano un impatto
- I membri del team che lavoravano da remoto in fusi orari diversi facevano fatica a capire chi fosse disponibile e quando
L’approccio: migrazione verso una piattaforma unificata di comunicazione e collaborazione per il team
Quando ClickUp Chat è stato lanciato nel terzo trimestre del 2024, ho effettuato un'analisi approfondita e ho subito intuito il potenziale di riunire la comunicazione sulla stessa piattaforma in cui si trovano attività, documenti e modelli. Abbiamo effettuato una migrazione preventiva da Slack a ClickUp Chat e non ce ne siamo mai pentiti.
Se sei curioso, ecco una breve panoramica su come funziona ClickUp Chat:
Ora, il vero vantaggio per noi non è derivato semplicemente dall’avere una “chat all’interno di ClickUp”. No, è stato molto più di questo.
ClickUp ci ha offerto un spazio di lavoro AI convergente , in cui conversazioni, lavoro e contesto sono tutti collegati per impostazione predefinita.
In un sistema come questo, un messaggio non è solo un messaggio. Può rimandare direttamente a un'attività, integrare un documento, triggerare un'automazione o diventare l'inizio di un vero e proprio lavoro. Nessuno deve perdere tempo a copiare link da uno strumento all'altro o a ripetere lo stesso contesto cinque volte.
E con l’aggiunta di ClickUp Brain, l’IA contestuale di ClickUp, la tua area di lavoro non è più solo un luogo in cui archiviare le comunicazioni. È un ambiente in cui l’IA le comprende davvero, le riepiloga/riassume e aiuta il tuo team ad agire più rapidamente.
Ecco la differenza tra una semplice app di chat e una progettata per eliminare alla radice la dispersione delle comunicazioni.
Come fare le cose per bene: partire dall’architettura dell’area di lavoro, non dai canali di chat
L’architettura dell’area di lavoro è sia il punto di partenza che il punto di arrivo della tua esperienza con ClickUp.
L’architettura dell’area di lavoro è sia il punto di partenza che il punto di arrivo della tua esperienza con ClickUp.
Il mio mantra fondamentale è semplice: l’architettura della tua area di lavoro dovrebbe guidare la tua strategia di chat.
Se non sei ancora un ClickUp Power User, ecco il modo più semplice per comprendere l’architettura di ClickUp (o la gerarchia dei progetti ):
- Uno Spazio è simile a un reparto o a una funzione principale (Marketing, Consegna, Prodotto, Attività con i clienti)
- Una cartella è come un programma o un flusso di lavoro all’interno di quello spazio (Campagne, Sprints, Onboarding)
- Un Elenco è il luogo in cui viene organizzato il lavoro vero e proprio (Backlog, Richieste, Attività, Bug)
La maggior parte dei team fa il contrario. Inizia prima con la chat. Crea un lungo elenco di canali come #annunci, #bug, #casuali, #richieste-clienti… e solo in un secondo momento cerca di ricollegare quelle conversazioni al lavoro.
È così che nasce la dispersione comunicativa.
Abbina la gerarchia dei progetti integrata in ClickUp con Chat
In ClickUp, la gerarchia e ClickUp Chat coesistono nella stessa barra laterale.
Ogni spazio, cartella ed elenco può avere un proprio canale di chat dedicato.
Per impostazione predefinita è “inattivo”: è lì quando ne hai bisogno. Ma nel momento in cui clicchi su Aggiungi canale, proprio in quella posizione si crea un flusso di conversazione mirato e legato al lavoro concreto.
Ecco perché è importante:
- I canali ereditano automaticamente le impostazioni di condivisione e le autorizzazioni Se qualcuno non ha accesso al lavoro, non vede il canale. Nessun invito separato. Nessun controllo manuale
- Le persone giuste ricevono gli aggiornamenti giusti per impostazione predefinita: segui lo spazio/la cartella/l’elenco in cui lavori effettivamente e l’appartenenza al canale corrisponde naturalmente alle persone che possono intervenire
- Chat rispecchia finalmente la struttura del lavoro La comunicazione diventa parte integrante dell'area di lavoro, non più un universo parallelo in cui le decisioni vengono prese per poi essere dimenticate
Quando si struttura la chat in base alla forma del lavoro, i team dedicano meno tempo a smistare i messaggi e più tempo a portare avanti i progetti.
Trasforma le posizioni importanti in canali dedicati
Prendiamo ad esempio lo spazio Sviluppo prodotti, all’interno del quale il nostro team di Upficient collabora alla creazione dei modelli ClickUp.
Di solito, i team risolvono questo problema creando un canale generico #annunci-prodotti su Slack (o su qualsiasi altro strumento di chat utilizzino). Il problema è che il canale è separato dal lavoro vero e proprio. Diventa così un altro flusso di aggiornamenti che le persone sfogliano di sfuggita, perdono di vista o dimenticano di ricollegare alle attività.
Abbiamo quindi optato per una soluzione più semplice all’interno di ClickUp:
- Abbiamo creato un elenco dedicato agli Annunci all’interno della nostra area Prodotti digitali
- Ho cliccato su Aggiungi canale in quell’elenco per creare immediatamente un canale di chat collegato ad esso
- Ha aggiunto come follower le persone giuste, in modo che solo il team responsabile di quel lavoro possa visualizzarlo
Ora, ogni annuncio relativo ai nostri prodotti digitali viene pubblicato nello stesso luogo in cui è strutturato il lavoro effettivo sul prodotto.
Assicurati che l’appartenenza ai canali corrisponda alle persone che possono intervenire sui Messaggi
Poiché i canali sono legati alle posizioni, le persone che possono visualizzare e seguire un canale sono già definite dalle impostazioni di condivisione dell’area di lavoro. Utilizziamo questa funzionalità per mantenere le comunicazioni mirate e facilmente individuabili:
- Chiunque abbia accesso allo spazio, alla cartella o all'elenco può seguire il canale
- Una volta aggiunti come follower, i membri del team vedono ogni aggiornamento senza bisogno di un canale Slack separato accessibile solo su invito
- I nuovi membri del team ottengono immediatamente un quadro contestuale storico sfogliando il canale con la connessione alla posizione a cui hanno appena ottenuto l’accesso
💡 Consiglio da esperto: quando nuovi membri entrano a far parte di un canale, non costringerli a scorrere settimane di messaggi nel tentativo di ricostruire il quadro generale. Utilizza AI CatchUp in ClickUp Chat per riepilogare istantaneamente ciò che si sono persi — decisioni chiave, priorità attuali e threads in corso — in modo che possano comprendere rapidamente il contesto e iniziare a dare il proprio contributo senza dover chiedere al team un riepilogo.
Come collegare le conversazioni al lavoro con le relazioni tra attività in ClickUp
Ci affidiamo alle relazioni tra le attività per garantire che la chat rimanga collegata al lavoro a cui si riferisce.
Se non conosci ancora ClickUp, ecco una spiegazione semplificata: una relazione tra attività è semplicemente un modo per collegare due attività tra loro in modo che il contesto rimanga coerente. Invece di lasciare una conversazione isolata all’interno di uno strumento di chat, ClickUp ti permette di ricollegare quella conversazione all’attività su cui ha un impatto, in modo che il messaggio non vada perso nel momento in cui la discussione si interrompe.
Ad esempio, quando un collega registra un video di aggiornamento su un modello ClickUp che stiamo realizzando — ad esempio, una guida dettagliata introduttiva per un modello di progetto Agile Scrum — noi:
- Condividi l'aggiornamento video nel canale di chat pertinente
- Utilizza Relazioni per collegare quel messaggio direttamente all’attività specifica (ad esempio, l’attività Guida introduttiva)
- Lascia che ClickUp raggruppi quei messaggi nel flusso di attività dell’attività
Ciò significa che chiunque apra l'attività in un secondo momento vedrà:
- I dettagli e i campi delle attività
- Messaggi correlati e aggiornamenti video tutti in un unico posto
- Una traccia chiara di ciò che è stato discusso, di cosa è cambiato e del perché
Questo è uno dei modi più semplici per ridurre la dispersione delle comunicazioni nel lungo termine. Trasforma la chat da una conversazione effimera a un contesto duraturo che accompagna il lavoro.
📮Approfondimento ClickUp: Il 75% delle persone afferma che aprire la chat ogni mattina è come iniziare la giornata lavorativa con calma. Il resto la descrive come un secondo lavoro!
Il paradosso? La chat sembra uno strumento di alta produttività finché non ti rendi conto che passi metà della giornata a scorrere, cercare o rileggere thread lunghi e sconclusionati.
Abbiamo reso la chat troppo veloce per contestualizzare e troppo frammentata per garantire un follow-up chiaro. ClickUp Chat riporta l’attenzione sull’essenziale. Ancorando le conversazioni al lavoro reale, un messaggio può trasformarsi istantaneamente in un’attività, un follow-up o un punto decisionale. ClickUp Brain ne riepiloga inoltre il contenuto, perché il tuo lavoro e la chat sono finalmente collegati!
Come utilizzare le automazioni e l’IA per evitare di ripetere le stesse operazioni in ClickUp Chat
⚡️ Ecco uno dei miei migliori (anche se un po’ subdoli!) consigli da professionista di Upficient: lascia che siano le automazioni e l’IA di ClickUp a occuparsi, ove possibile, di riepilogare, inviare notifiche e rispondere nei tuoi canali di chat. In questo modo, il tuo team potrà concentrarsi sulle decisioni, anziché perdere tempo a cercare informazioni.
Si evidenziano due modelli:
Documenti generati dall’IA a partire dalle menzioni
Il mio team è sempre alla ricerca di soluzioni innovative con ClickUp per ridurre il lavoro richiesto.
Ad esempio, utilizziamo la funzionalità Teams di ClickUp per creare un team vuoto denominato “AI-Doc”. Quando il team @AI-Doc viene menzionato in un commento su un’attività, ClickUp genera un documento di riepilogo per quell’attività, raccogliendo i dettagli chiave e le attività svolte fino a quel momento. Esistono altre applicazioni di questo approccio che vi invitiamo a provare.
Agenti in modalità automatica nei canali
Spesso i canali di ClickUp possono essere inondati di messaggi e non si ha il tempo di scorrere il canale alla ricerca di un aggiornamento importante. In tali canali (ad esempio, un canale dedicato allo sviluppo web), attiviamo gli Autopilot Agents in modo che, quando viene pubblicato un messaggio, l’agente risponda automaticamente.
Quella risposta potrebbe:
- Scopri cosa sta succedendo nelle attività correlate
- Risposte alle domande più frequenti
- Indica a qualcuno il documento giusto o il passaggio successivo
In questo modo le persone ricevono aiuto nel momento stesso in cui ne hanno bisogno, senza che qualcuno del team debba interrompere ciò che sta facendo per rispondere.
📚 Per saperne di più: Questi modelli sono in linea con la visione più ampia di ClickUp per la gestione del lavoro basata sull’intelligenza artificiale, in cui funzionalità/funzioni come ClickUp Super Agents e ClickUp Brain aiutano i team a lavorare in modo più produttivo e a stare al passo con conversazioni in rapida evoluzione.
Se stai valutando questa direzione, questi approfondimenti ti saranno di grande aiuto:
Come utilizzare ClickUp per risolvere il problema della comunicazione disorganizzata nei team remoti: il rituale dei registri giornalieri
Upficient opera interamente da remoto, con i membri del team distribuiti su diversi fusi orari. E in una configurazione distribuita, la dispersione delle comunicazioni si manifesta rapidamente. Per ridurre i continui scambi di messaggi e le richieste del tipo “sei in giro?”, abbiamo creato un sistema di registri giornalieri su ClickUp.
Ecco come funziona:
- Nel nostro spazio Risorse umane, abbiamo creato un elenco denominato Registri giornalieri all’interno della cartella Team
- Ogni membro del team ha un'attività dedicata a lui/lei, che porta il proprio nome, di cui è responsabile dell'aggiornamento
- Tale attività include stati personalizzati come Online, Lavoro intensivo, In viaggio, Assenza, Pausa ecc.
- Le automazioni monitorano i cambiamenti di stato e inviano un messaggio a un canale di chat dedicato ai registri giornalieri
Quindi, se imposto il mio stato su “Pausa” per trenta minuti, l’automazione pubblica un aggiornamento informale nel canale “Daily Logs” con il nome dell’attività, lo stato e la durata — in sostanza dicendo: “Sono in pausa in questo momento, per favore non disturbatemi.”
📌 Il risultato: tutti i membri del team possono vedere immediatamente chi è disponibile per brevi chiamate, chi è concentrato sul lavoro e chi è offline, senza intasare canali casuali con aggiornamenti di stato.
Perché questa soluzione funziona così bene per i team che lavorano da remoto
Questo modello offre ai team che lavorano da remoto come il nostro un modo semplice per:
- Rispettare i momenti dedicati al lavoro e i confini personali di ciascuno
- Non dovrai più chiederti se qualcuno sia disponibile per una chiamata
- Conserva gli aggiornamenti sullo stato in un unico posto ben definito, invece che in messaggi diretti sparsi qua e là
Utilizziamo questi stati anche quando pianifichiamo i follow-up in altri canali. Se qualcuno è in pausa o fuori sede, possiamo programmare un messaggio da inviare al suo ritorno. In questo modo la comunicazione rimane essenziale anziché costante.
Da messaggi sparsi a un sistema di comunicazione interna ben strutturato: copiate questa configurazione di ClickUp Chat
Il nostro approccio a ClickUp Chat non consiste semplicemente nell’utilizzare “l’ennesimo strumento di messaggistica”, ma piuttosto nel costruire un sistema di comunicazione mirato che rispecchi la struttura del nostro lavoro. E anche tu puoi farlo!
- Progetta innanzitutto una chiara architettura dell'area di lavoro
- Trasforma le posizioni chiave in canali dedicati
- Collega i messaggi chiave della chat direttamente alle attività utilizzando Relazioni
- Aggiungi agenti in modalità automatica e documenti generati dall’IA
Questo sistema ci ha aiutato a passare da una comunicazione disorganizzata in stile Slack a una maggiore chiarezza grazie a ClickUp.
Ma non preoccuparti, non è necessario adottare tutti i modelli contemporaneamente. Inizia chiedendoti:
- In quali casi disponiamo già di una solida gerarchia (spazi, cartelle, elenchi) che merita un canale dedicato?
- Quali canali ad alto traffico trarrebbero vantaggio dalle relazioni tra le attività o dagli agenti in modalità automatica, in modo da non dover ripetere continuamente le stesse cose?
Da lì, poi, si procede per iterazioni.
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Christopher è il fondatore di Upficient, un provider indipendente di soluzioni ClickUp che offre potenti soluzioni ClickUp ad aziende di ogni dimensione in tutto il mondo. Il team di Upficient aggiorna costantemente una guida a ClickUp Chat per consentire ai team di ottenere il massimo dai propri ambienti ClickUp. Dispongono inoltre di un marketplace di modelli ClickUp pensati per gli utenti Business Plus ed Enterprise. Seguiteli su LinkedIn per rimanere aggiornati sulle loro offerte.