Come utilizzare Amazon Q per la gestione delle conoscenze

I team spesso hanno difficoltà a gestire le conoscenze dell'azienda disperse.

Le informazioni importanti si perdono tra decine di strumenti scollegati tra loro, rendendo quasi impossibile trovare rapidamente risposte accurate.

Ciò accade principalmente perché la maggior parte delle aziende tratta la gestione delle conoscenze come un archivio cartaceo. I loro processi possono essere digitali, ma l'approccio rimane radicato nei modi di pensare tradizionali e analogici.

Le informazioni sono organizzate in teoria, ma non sono mai realmente collegate al lavoro da fare.

Questa guida ti accompagna nella configurazione di Amazon Q Business per la gestione delle conoscenze dell'azienda, dalla connessione delle origini dati alla configurazione della sicurezza, oltre a spiegarti come colmare il divario tra la ricerca delle risposte e l'attuazione delle azioni.

Cos'è Amazon Q Business?

Amazon Q Business è l'assistente generativo basato sull'intelligenza artificiale di AWS. Funge da assistente di chat centrale per le informazioni interne della tua azienda. Consideralo come un'unica barra di ricerca che si collega alle tue origini dati esistenti, dai documenti ai messaggi di chat.

È importante distinguere questo strumento da Amazon Q Developer, che è uno strumento separato creato appositamente per le attività di codifica e sviluppo software.

Amazon Q Business è personalizzato per le conoscenze aziendali generali. Utilizza una tecnologia chiamata generazione aumentata dal recupero (RAG), il che significa che basa le sue risposte sui documenti aziendali effettivi, impedendo attivamente all'IA di generare informazioni errate.

Inoltre, il suo sistema sensibile alle autorizzazioni rispetta i controlli di accesso già in atto. Se un dipendente non può vedere un file nella sua posizione originale, non lo vedrà nemmeno nei risultati di ricerca di Amazon Q.

Amazon Q Business si concentra su tre funzionalità principali:

Come funziona Amazon Q Business per la gestione delle conoscenze

Comprendere gli aspetti tecnici ti aiuta a determinare se uno strumento è davvero in grado di risolvere il problema della frammentazione delle conoscenze o se è solo un'altra app che contribuisce alla proliferazione degli strumenti.

Con le aziende che ora utilizzano in media 101 diverse applicazioni SaaS, l'aggiunta di un altro strumento richiede un'attenta valutazione. Amazon Q segue un flusso di lavoro chiaro per trasformare i tuoi dati sparsi in conoscenze ricercabili. Si inizia con l'acquisizione dei dati, si procede con l'indicizzazione, poi con il recupero e, infine, con la generazione della risposta.

Il sistema non si limita a leggere i tuoi documenti, ma li suddivide in parti più piccole e gestibili chiamate "chunk". Ogni chunk viene quindi convertito in un vettore incorporato, ovvero una rappresentazione numerica del suo significato. Ciò consente la ricerca neurale, in cui l'IA può trovare informazioni concettualmente correlate, non solo corrispondenze esatte di parole chiave.

Quando fai una domanda, ecco il flusso semplificato:

Questo meccanismo di base è fondamentale. Assicura che l'IA "mostri il proprio lavoro", il che aiuta a costruire fiducia ed evita il pensiero black box che si verifica quando si ha una risposta ma non si ha idea da dove provenga o se sia affidabile.

Come collegare le origini dati dell'azienda ad Amazon Q

Un sistema di gestione delle conoscenze è efficace solo nella misura in cui lo sono i dati a cui può accedere.

La maggior parte delle aziende ha informazioni sparse ovunque e l'idea di un progetto di migrazione dei dati su larga scala è spesso irrealizzabile. È qui che l'approccio basato sui connettori di Amazon Q torna utile.

Invece di costringerti a trasferire tutti i tuoi dati in un nuovo sistema, Amazon Q Business utilizza oltre 40 connettori nativi per indice i contenuti proprio dove si trovano. Ciò significa che puoi collegarti ai tuoi strumenti esistenti senza un doloroso processo di migrazione.

La chiave è essere strategici. Inizia con le tue origini dati più preziose, invece di cercare di effettuare connessioni con tutto in una volta.

Ogni connettore è progettato per rispettare gli elenchi di controllo degli accessi (ACL) del sistema di origine, mantenendo la sicurezza e le autorizzazioni esistenti. Utilizza inoltre una funzionalità di "sincronizzazione delta", il che significa che dopo la scansione completa iniziale, elabora solo i documenti che sono stati modificati o aggiornati, risparmiando tempo e risorse.

Tipi di origini dati supportati

Amazon Q Business si collega a molte delle piattaforme che i tuoi team utilizzano già quotidianamente. Per qualsiasi sistema proprietario o non supportato, puoi utilizzare l'SDK del connettore personalizzato per crearne uno tuo.

Flusso di lavoro di acquisizione dei dati

Il collegamento di una nuova origine dati è un processo guidato. Selezionerai il connettore e fornirai l'autenticazione necessaria, che potrebbe essere una chiave API o un login OAuth. Il sistema esegue quindi una "sincronizzazione completa" iniziale per elaborare tutti i documenti esistenti.

Successivamente, passa alla "sincronizzazione incrementale" per mantenere aggiornato l'indice elaborando solo i contenuti nuovi o modificati.

La pipeline di elaborazione dei documenti gestisce l'estrazione del testo, la sua suddivisione in blocchi, la creazione di incorporamenti e l'aggiunta all'indice. Riceverai notifiche in caso di errori in qualsiasi fase del processo di acquisizione, consentendoti di risolvere rapidamente eventuali problemi.

Sincronizzazione delle best practice di pianificazione

È necessario trovare il giusto equilibrio tra l'aggiornamento dei dati e i costi. Sincronizzazioni più frequenti forniscono informazioni più aggiornate, ma consumano anche più risorse, il che può aumentare la bolletta AWS.

Guida passo passo alla configurazione di Amazon Q Business aziendale

Iniziare a utilizzare un nuovo strumento di IA per l'azienda può sembrare complicato, ma suddividere il processo in passaggi chiari e gestibili lo rende più semplice.

Per iniziare, è necessario un account AWS con le autorizzazioni IAM appropriate. La configurazione di base può essere completata in poche ore, ma l'implementazione completa in produzione con più origini dati potrebbe richiedere alcuni giorni.

Passaggio 1: accedi e crea la tua applicazione

Per prima cosa, vai alla console di gestione AWS e cerca il servizio Amazon Q Business. Qui creerai una nuova "applicazione". Questa applicazione sarà il contenitore delle tue origini dati, dell'indice e dell'interfaccia web.

Durante la creazione, dovrai assegnargli un nome chiaro e scegliere la regione AWS in cui verrà distribuito. Questa scelta è importante per i requisiti di residenza dei dati e di conformità.

Passaggio 2: configurare IAM Identity Center

Amazon Q Business richiede AWS IAM Identity Center (il nuovo nome di AWS SSO) per gestire l'autenticazione degli utenti. In questo modo puoi controllare chi può accedere al tuo assistente IA.

Hai due opzioni principali: creare una nuova fonte di identità all'interno di AWS o effettuare una connessione con un provider di identità esistente già utilizzato dalla tua azienda, come Okta o Azure AD.

Un corretto provisioning degli utenti è fondamentale per la sicurezza. Tutti coloro che devono utilizzare Amazon Q devono disporre di un account nell'Identity Center, in modo che le loro autorizzazioni possano essere gestite correttamente.

Passaggio 3: effettuare la connessione e la sincronizzazione delle origini dati

Ora passiamo alla parte divertente: collegare i tuoi dati. Nell'applicazione Amazon Q, vai alla sezione delle origini dati e inizia ad aggiungere connessioni. L'interfaccia ti guiderà attraverso il processo di autenticazione per ciascuno di essi.

È buona norma iniziare con un sottoinsieme di dati più piccolo per eseguire dei test, ad esempio un singolo sito SharePoint o un canale Slack. In questo modo potrai verificare che il contenuto venga indicizzato correttamente prima di distribuirlo all'intera azienda. Puoi monitorare lo stato della sincronizzazione direttamente dalla console.

Passaggio 4: personalizza e distribuisci l'esperienza web

Amazon Q Business è dotato di un'interfaccia web pronta all'uso che puoi personalizzare in base al marchio della tua azienda. Puoi aggiungere il tuo logo, modificare i colori e scrivere un messaggio di benvenuto per guidare gli utenti sul tipo di domande che possono porre.

Una volta soddisfatto dell'aspetto e della funzionalità, puoi distribuire l'esperienza web e condividere l'URL con il tuo team. Per un'esperienza più integrata, puoi anche utilizzare le API per incorporare l'interfaccia di chat di Amazon Q direttamente in altre applicazioni che il tuo team utilizza quotidianamente.

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Amazon Q Sicurezza aziendale e Guardrails

L'adozione di qualsiasi strumento di IA in un contesto aziendale è impossibile senza superare gli ostacoli legati alla sicurezza e alla conformità. Affidare i dati aziendali a un'IA può essere motivo di grande preoccupazione, ma Amazon Q è progettato con la sicurezza integrata nella sua architettura di base.

La funzionalità di sicurezza più importante è il recupero sensibile alle autorizzazioni. Rispetta automaticamente gli elenchi di controllo degli accessi (ACL) dei sistemi di origine. Ciò significa che le risposte dell'IA includeranno solo contenuti che l'utente è già autorizzato a vedere.

Puoi anche configurare delle protezioni per controllare il comportamento dell'IA. Ad esempio, puoi impedirle di discutere argomenti sensibili o richiedere che citi le fonti per ogni risposta.

Ecco una panoramica delle principali funzionalità di sicurezza:

Questi controlli ti danno la sicurezza necessaria per implementare un potente strumento di IA senza creare nuovi rischi per la sicurezza.

Vantaggio di ClickUp: ClickUp BrainGPT riunisce ricerca, contesto e azione in un unico livello di IA che copre l'intero spazio di lavoro.

Invece di agire come un assistente separato, BrainGPT lavora direttamente sulle tue attività, sui tuoi documenti, sulla chat, sul Calendario e sulle priorità. Puoi cercare informazioni, porre domande, capire cosa sta succedendo e trasformare immediatamente le risposte in attività, aggiornamenti o modifiche al flusso di lavoro senza interrompere il tuo flusso.

Poiché BrainGPT è alimentato dalla ricerca aziendale di ClickUp e dal contesto completo dell'area di lavoro, comprende come il lavoro è collegato, cosa è in corso e cosa richiede attenzione in seguito.

Il risultato è un'esperienza IA unificata in cui la ricerca porta direttamente all'esecuzione e l'intelligenza vive all'interno del lavoro stesso, non parallelamente ad esso.

Limiti dell'utilizzo di Amazon Q per la gestione delle conoscenze dell'azienda

Nessuno strumento è perfetto ed è importante comprendere i limiti di Amazon Q Business aziendale prima di utilizzarlo. Essere consapevoli dei compromessi ti aiuta a definire aspettative realistiche ed evitare sorprese in futuro.

Il fattore più importante è la sua profonda integrazione con l'ecosistema AWS. Se la tua azienda ha già investito molto in AWS, è la scelta naturale.

Per i team che non hanno familiarità con i servizi AWS, la configurazione di elementi quali i ruoli IAM e le VPC richiede un notevole sforzo di apprendimento, soprattutto se si considera che solo il 7% ha implementato l'IA a livello di azienda nonostante la sua diffusione capillare.

Ecco alcune limitazioni chiave da tenere in considerazione:

L'ultimo punto è il più importante. Il solo recupero delle conoscenze non risolve il problema di fondo di un flusso di lavoro disconnesso. Trovare una risposta è solo il primo passaggio; è ancora necessario trasformare quella risposta in azione.

Come ClickUp migliora la gestione delle conoscenze dell'azienda

Conosci già questa sensazione. Trovi la risposta che ti serve, poi la trasferisci manualmente da uno strumento all'altro.

Da un risultato di ricerca a un documento. Da un documento a un'attività. Da un'attività a un messaggio di chat che spiega cosa è appena successo. Da qualche parte in questa staffetta, il contesto va perso. Ciò che era iniziato come chiarezza si trasforma in un lavoro di coordinamento.

Si tratta di un errore nel flusso di lavoro causato dalla frammentazione. Ogni passaggio di consegne introduce attriti, duplicazioni e il rischio che la conoscenza si distacchi dall'azione.

Perché un'area di lavoro IA convergente cambia le carte in tavola

Un'area di lavoro AI convergente non è "un altro strumento". È un ambiente unico e sicuro in cui progetti, documenti, conversazioni e analisi coesistono per progettazione. Quando tutto coesiste, la conoscenza non deve più essere trasferita. Può muoversi in modo nativo attraverso il flusso di lavoro.

È qui che ClickUp si distingue. Invece di aggiungere l'IA alla ricerca o sovrapporre un altro assistente agli strumenti esistenti, ClickUp ti consente di creare un processo di trasferimento delle conoscenze scalabile all'interno dello stesso sistema in cui si svolge già il lavoro. Le tue risposte, decisioni e contesti rimangono collegati all'esecuzione che informano.

La conoscenza come parte integrante del flusso di lavoro

In una configurazione tradizionale, trovare le informazioni è solo il primo passo. Si effettua una ricerca in uno strumento, si copia la risposta, la si incolla nel sistema di project management, si crea un'attività, quindi si avvisa il team tramite chat. Ogni passaggio aggiunge ritardi e aumenta la possibilità che qualcosa vada perso o venga frainteso.

All'interno di ClickUp, il ciclo si chiude. Poni una domanda utilizzando ClickUp Brain , ricevi una risposta con il contesto completo dell'area di lavoro e trasformi immediatamente tale risposta in un'attività, un commento o un aggiornamento del documento senza uscire dalla schermata. La risposta non viaggia. Si trasforma.

Documenti collegati che non diventano obsoleti

ClickUp I documenti affiancano il lavoro che supportano, collegati direttamente alle attività e ai progetti. Quando i piani cambiano, gli aggiornamenti avvengono sul posto, non in sistemi paralleli.

Poiché i documenti sono sensibili alle azioni, puoi convertire il testo in attività di ClickUp o persino collegarlo all'attività pertinente nel momento in cui viene presa una decisione. La conoscenza e l'esecuzione rimangono sincronizzate, che è esattamente il punto in cui la maggior parte dei team fallisce.

IA sensibile al contesto che collega l'intero spazio di lavoro

ClickUp Brain non si limita a comprendere ciò che chiedi. Comprende anche il contesto in cui si inserisce la tua domanda all'interno del tuo lavoro.

Essendo integrato direttamente nell'area di lavoro, Brain ha visibilità sulle tue attività, priorità, scadenze, titolari e Calendario. Può vedere cosa è in scadenza oggi, cosa è in ritardo, cosa è bloccato e come il lavoro è distribuito tra le persone e nel tempo. Ciò significa che le risposte che ottieni sono basate su ciò che sta realmente accadendo in questo momento.

Quando richiedi un riepilogo/riassunto, ottieni una panoramica basata sullo stato delle attività, sulle attività recenti e sugli impegni imminenti.

Ricerca aziendale che funge anche da livello di comando

Nella maggior parte degli strumenti, la ricerca è passiva. Si cerca qualcosa e poi si decide cosa fare dopo. Ma ClickUp Enterprise Search è una componente attiva. La barra di comando IA che si utilizza per trovare informazioni consente anche di agire.

Da un'unica interfaccia di comando, puoi effettuare ricerche tra attività, documenti, commenti, thread di chat e app di terze parti collegate, quindi trasformare immediatamente ciò che trovi in lavoro. Crea attività, aggiorna stati, apri documenti, partecipa a conversazioni o avvia flussi di lavoro senza cambiare contesto.

Invece di interrompere il lavoro per cercare il contesto, i team utilizzano la ricerca per rispondere a una domanda e andare avanti in un unico passaggio. Il risultato è un minor numero di vicoli ciechi, decisioni più rapide e molto meno tempo speso a verificare se si sta guardando la fonte giusta.

Mantieni aggiornate le conoscenze su documenti, attività e Chat

Le conoscenze raramente diventano obsolete perché le persone dimenticano di documentarle. Diventano obsolete perché le conversazioni avvengono altrove.

ClickUp risolve questo problema collegando strettamente ClickUp Chat ai flussi di lavoro. La chat è integrata direttamente accanto al lavoro a cui si riferisce. I messaggi possono essere collegati alle attività, referenziati nei documenti e rivisti attraverso la ricerca con il contesto completo intatto.

Man mano che il lavoro evolve, i team aggiornano i documenti in modo collaborativo, discutono le modifiche nella chat e effettuano il monitoraggio delle decisioni attraverso commenti e cronologia delle versioni, il tutto nello stesso sistema. Non è necessaria alcuna "fase di documentazione" separata né alcuno sprint di pulizia per ripristinare l'accuratezza.

Poiché conversazioni, decisioni ed esecuzione coesistono, la tua fonte di verità rimane aggiornata per impostazione predefinita. Non perché qualcuno l'abbia mantenuta perfettamente, ma perché si è evoluta naturalmente con il progredire del lavoro.

I Super Agenti di ClickUp trasformano la tua area di lavoro in un ambiente che risponde alle domande prima che diventino ostacoli.

Invece di attendere un prompt, i Super Agent operano continuamente su attività, documenti, chat e Sequenze. Monitorano i cambiamenti, rilevano i lavori in stallo, individuano i rischi e forniscono risposte contestualizzate basate su segnali reali provenienti dall'ambiente di lavoro, come scadenze non rispettate, priorità in conflitto o domande senza risposta.

Poiché i Super Agent operano all'interno dello stesso spazio di lavoro convergente, le loro intuizioni sono sempre basate sul contesto reale. Non si limitano a segnalare i problemi, ma spiegano perché qualcosa è importante e possono agire automaticamente, dall'aggiornamento delle attività alla segnalazione al titolare giusto.

Questo è ciò che rende l'IA invisibile e utile allo stesso tempo. Le risposte appaiono nel flusso di lavoro, esattamente quando sono necessarie, senza bisogno di altri strumenti di gestione o altre domande da porre.

Migliora la tua ricerca con ClickUp

Una gestione efficace delle conoscenze dell’azienda richiede molto più di un potente motore di ricerca. Richiede un sistema che colleghi le conoscenze direttamente ai flussi di lavoro del tuo team.

Quando valuti una soluzione, inizia dalle tue origini dati di maggior valore e espandi gradualmente. Ricorda che il futuro del lavoro richiede una soluzione che trasformi le risposte in elementi concreti senza perdere slancio.

Amazon Q Business è una scelta eccellente per le organizzazioni che hanno già investito molto nell'ecosistema AWS e che si concentrano principalmente sulla risoluzione dei problemi di ricerca aziendale.

Tuttavia, per i team che desiderano andare oltre la ricerca e creare un sistema di gestione delle conoscenze e del lavoro realmente connesso, è necessario un approccio diverso.

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Domande frequenti

Amazon Q Business è progettato per la gestione generale delle conoscenze dell'azienda per aiutare tutti i dipendenti, mentre Amazon Q Developer è uno strumento specializzato per gli sviluppatori di software che assiste nella codifica, nel debug e nell'architettura AWS.

Amazon Q Business si collega a molte origini dati, ma non dispone di un connettore nativo per ClickUp. ClickUp fornisce una propria funzionalità AI integrata, ClickUp Brain, che è completamente integrata con le sue funzionalità di project management e knowledge base.

Amazon Q Business offre due livelli di sottoscrizione principali, Amazon Q Business Lite e Pro, con prezzi basati su un modello mensile per utente. I costi includono anche le spese per le "unità di indice" in base al volume di dati archiviati, pertanto è consigliabile consultare la pagina ufficiale dei prezzi AWS per conoscere le tariffe attuali.

I principali limiti includono una forte dipendenza dall'ecosistema AWS, la necessità di competenze AWS per la configurazione, un focus primario sulla ricerca piuttosto che sui flussi di lavoro integrati e potenziali lacune nei connettori nativi per alcuni strumenti dell'azienda.