Usare ClickUp

Come creare una documentazione interna efficace per il tuo team

Entri in una riunione di pianificazione dello sprint. Viene fatta una menzione di una decisione presa tre release fa e tutti annuiscono. Ma controlli il backlog. Niente. L'informazione non è andata persa, semplicemente non è archiviata dove dovrebbe essere. È ora di adottare un sistema migliore.

Non è che le informazioni non ci siano, semplicemente non sono scritte dove dovrebbero essere. Molti team si affidano a un mosaico di cartelle, strumenti e conoscenze tribali che lavorano solo in parte.

È giunto il momento di adottare un sistema migliore.

In questo post del blog, esploreremo come creare una documentazione interna che ti aiuti a muoverti più rapidamente ed evitare confusione, oltre a come ClickUp renda tutto ancora più facile. 🎯

Che cos'è la documentazione interna?

La documentazione interna è una raccolta strutturata delle conoscenze interne della tua azienda, comprese politiche, procedure, processi, linee guida, best practice, materiali di formazione e competenze accumulate.

A differenza della documentazione esterna, destinata a clienti o utenti esterni all'azienda, la documentazione interna è progettata esclusivamente per il tuo team. Centralizza le conoscenze, aumenta la produttività e salvaguarda il know-how della tua organizzazione. Funge da risorsa centralizzata e accessibile che standardizza le prestazioni, migliora la produttività e salvaguarda le conoscenze organizzative.

Con ClickUp, puoi riunire tutto questo in un unico posto. Il Hub documenti funge da unica fonte di verità, organizzando le conoscenze aziendali, i wiki e le note delle riunioni. La ricerca basata sull'IA ti consente di trovare istantaneamente le risposte tra documenti, wiki, attività e commenti, in modo che nulla vada perso e tutti rimangano sulla stessa pagina. Puoi persino convertire i documenti in wiki, rendendo facile mantenere aggiornate e accessibili le tue informazioni più importanti.

Se stai passando da un altro strumento, l'importazione dei documenti esistenti da Documenti Google, Notion e Confluence è semplicissima, così potrai consolidare la tua base di conoscenze e facilitare l'inserimento dei nuovi membri del team.

🧠 Curiosità: Nel Medioevo, i monasteri conservavano registri meticolosi delle pratiche agricole, della medicina e persino di come produrre la birra. Questi manuali interni hanno contribuito a preservare la conoscenza attraverso pestilenze, guerre e imperi in rovina.

Perché la documentazione interna è importante?

Considera la documentazione tecnica interna come la memoria collettiva del tuo team. Senza di essa, le conoscenze rimangono intrappolate nei messaggi diretti, sepolte nella finestra In arrivo di qualcuno o, peggio ancora, vanno perse quando un membro del team lascia l'azienda.

Ecco perché è importante disporre di una buona documentazione interna. 👇

  • Conserva le conoscenze in un unico posto: Riunisce informazioni importanti sparse in modo che tutti sappiano dove trovare ciò di cui hanno bisogno
  • Accelera l'inserimento: Consente ai nuovi assunti di partire con il piede giusto, comprendere come funzionano le cose e sentirsi più sicuri, più rapidamente
  • aumenta la produttività: *Riduce il tempo speso a cercare risposte o a ripetere domande, consentendo ai team di concentrarsi sul lavoro che conta davvero
  • Garantisce la coerenza: Aiuta tutti a seguire gli stessi processi, riducendo gli errori e mantenendo la qualità tra i team e i progetti
  • Riduce il lavoro duplicato: impedisce alle persone di risolvere più volte gli stessi problemi documentando chiaramente le soluzioni
  • Promuove il miglioramento continuo: raccoglie le lezioni apprese e le best practice in modo che i team possano imparare dal passato e migliorare nel tempo

Con la gestione delle conoscenze basata sull'intelligenza artificiale di ClickUp, cercare le risposte è semplicissimo. Che tu stia cercando un documento di processo, una sintesi di progetto o un commento dell'ultimo trimestre, l'intelligenza artificiale ti fornisce le informazioni giuste a portata di mano, senza dover più cercare tra infinite cartelle o thread di chat.

Tipi di progetti di documentazione interna

Dalle guide di inserimento e dai documenti di processo alle specifiche tecniche e alle note delle riunioni, il tuo progetto di documentazione ha diversi scopi.

Diamo un'occhiata ai tipi di documentazione interna chiave. 💁

Documentazione relativa a politiche, procedure e processi:

  • Manuali per i dipendenti
  • Documentazione dei processi, come le procedure di inserimento e uscita dei dipendenti
  • Politiche dei dipendenti (ad es. sicurezza, conformità, test di controllo qualità)
  • Procedura operativa standard (SOP), lista di controllo e guide pratiche

Documentazione relativa alla formazione e allo sviluppo dei dipendenti:

  • Materiali di formazione e liste di controllo
  • Piani di sviluppo dei dipendenti
  • Valutazioni delle prestazioni

Documentazione di progetto:

  • Casi aziendali o idee di progetto
  • Documentazione di progetto, come obiettivi, piani, analisi dei rischi e calendario/tempistiche
  • Verbali delle riunioni del progetto, reportistica sullo stato, documenti di chiusura del progetto e lezioni apprese

Documentazione operativa e sulla collaborazione tra team:

  • Piani operativi
  • Pianificazioni del team, reportistica sullo stato di avanzamento
  • Verbali delle riunioni del team e del reparto

Documentazione tecnica:

  • Codice sorgente, manuali, documentazione per utenti/amministratori
  • Guide di codice e stile, documento sui requisiti di prodotto (PRD) e diagrammi di architettura
  • Nota di rilascio (documentazione destinata agli utenti)
  • Domande frequenti, documentazione di manutenzione, schede tecniche dei prodotti

Documentazione commerciale:

Documentazione HR:

  • Materiali di inserimento, politiche aziendali, materiali di formazione e manuali per i dipendenti

🔍 Lo sapevate? Nel 1999, il Mars Climate Orbiter della NASA si è disintegrato perché un team utilizzava unità metriche e un altro unità imperiali. Il problema? Nessuna documentazione unificata per gli standard di misurazione. Letteralmente un errore di battitura da 125 milioni di dollari.

Come creare una documentazione interna che funziona

Una cosa è scrivere qualcosa. Un'altra è renderlo chiaro, accessibile e utile. Una documentazione interna efficace richiede struttura, coerenza e un po' di empatia per chi la leggerà in seguito.

Ecco come creare una documentazione interna che funzioni bene per te con un software di documentazione tecnica come ClickUp. ⚒️

Prima di iniziare, dai un'occhiata a cosa ha da dire un utente ClickUp nella vita reale:

ClickUp è ottimo per ottenere dettagli estremamente precisi quando necessario, ma anche per visualizzare le cose in modo molto semplice. Questo ha cambiato le regole del gioco per la nostra agenzia, consentendoci di aumentare la documentazione dei processi e la nostra produttività.

ClickUp è ottimo per ottenere dettagli estremamente precisi quando necessario, ma anche per visualizzare le cose in modo molto semplice. Questo ha cambiato le regole del gioco per la nostra agenzia, consentendoci di aumentare la documentazione dei processi e la nostra produttività.

📮ClickUp Insight: il 70% dei manager utilizza briefing dettagliati sui progetti per definire le aspettative, l'11% si affida ai kickoff di squadra e il 6% personalizza i kickoff dei propri progetti in base alle attività e alla complessità. Ciò significa che la maggior parte dei kickoff è ricca di documentazione e non basata sul contesto. Il piano potrebbe essere chiaro, ma è chiaro a tutti, nel modo in cui hanno bisogno di sentirlo?

Le funzionalità/funzione AI di ClickUp Brain ti aiutano a personalizzare la comunicazione fin dall'inizio. Usale per riepilogare/riassumere i documenti iniziali in brief di attività specifici per ruolo, generare piani d'azione per funzione e individuare chi ha bisogno di maggiori dettagli e chi invece ne ha bisogno di meno.

💫 Risultati reali: Hawke Media ha ridotto i ritardi nei progetti del 70% grazie alle funzionalità avanzate di monitoraggio dei progetti e all'automazione di ClickUp.

Passaggio n. 1: inizia con un obiettivo chiaro

Prima di aprire un documento vuoto, chiarisci l'obiettivo. Stai cercando di semplificare l'inserimento dei nuovi membri del team? Rendere ripetibili i processi aziendali? Ridurre le domande ripetitive? Annota 2-3 risultati specifici che desideri ottenere con la tua documentazione interna.

ClickUp Doc è un ottimo punto di partenza sia per la scrittura che per la condivisione di conoscenze orientata agli obiettivi.

Crea un punto di partenza per il tuo framework di documentazione in ClickUp Documenti

I documenti sono profondamente connessi al tuo flusso di lavoro, integrati direttamente nella stessa piattaforma in cui già risiedono le attività di ClickUp, le roadmap e le sequenze.

Supponiamo che tu sia un project manager che sta implementando un nuovo processo di controllo qualità. Il tuo obiettivo è ridurre le domande ripetitive e le incongruenze nel modo in cui il controllo qualità viene eseguito dai vari team. Invece di partire da zero con uno strumento di documento scollegato, apri ClickUp Docs e crei una "Guida al processo di controllo qualità" di condivisione

Descrivi lo scopo del documento utilizzando una lista di controllo ("Ridurre i ritardi nel controllo qualità", "Documentare le aspettative dei casi di test", "Collegamento agli script di automazione"). Inserisci la bacheca delle attività di controllo qualità direttamente all'interno del documento per una visibilità in tempo reale.

💡 Suggerimento professionale: imposta attività ricorrenti in ClickUp per revisioni regolari e applica il modello Avvia/Interrompi/Continua. Cosa dovremmo avviare nei nostri documenti? Cosa dovremmo interrompere? Cosa dovremmo continuare? Puoi eseguire una verifica e contrassegnare tutto ciò che è obsoleto, inutilizzato o non necessario.

🔍 Lo sapevi? In Google, ogni grande progetto di ingegneria inizia con un documento di progettazione. Questi documenti vengono esaminati, commentati, revisionati e archiviati. Ciò ha reso l'organizzazione ingegneristica di Google scalabile e ha ispirato il settore a dare priorità alla documentazione.

Passaggio 2: Coinvolgi i principali stakeholder del progetto nel processo di documentazione

Non cercare di documentare tutto da solo. Coinvolgi le persone che vivono e respirano il processo che stai documentando: sviluppatori, leader del team, responsabili delle operazioni. Questi esperti in materia colmeranno le lacune del mondo reale che potresti trascurare.

È possibile assegnare un titolare del contenuto per ogni documento, che si occuperà di mantenerlo aggiornato e accurato nel tempo.

In Documenti, collaborazione significa trasformare il feedback in passaggi operativi. Con i commenti assegnati di ClickUp, puoi taggare un membro del team direttamente su una riga di testo, richiedere chiarimenti o chiedere loro di rivedere una sezione. Quel commento diventa un'attività tracciabile, assicurando che non si perda in un mare di risposte avanti e indietro.

ClickUp Assegna commenti nei documenti: assegna il lavoro all'interno dei documenti interni
Garantisci la responsabilità del team con ClickUp Assign Comments

Supponiamo che tu sia un product manager che documenta il processo di passaggio di consegne tra progettazione e ingegneria. Non sei sicuro di un passaggio, quindi evidenzi la sezione e assegni un commento al responsabile dell'ingegneria: "Puoi confermare se qui utilizziamo ancora il plugin Figma dev?"

Ora è un'attività, non solo una domanda in sospeso.

Inoltre, puoi rendere i documenti pubblici o privati e personalizzare le autorizzazioni per visualizzare, inserire commenti o modificare, in modo da coinvolgere le persone giuste mantenendo le informazioni sensibili in sicurezza.

💡 Suggerimento professionale: aggiungi dei profili alla documentazione descrivendo gli utenti o gli stakeholder tipici di determinati processi. Questo aiuta i team a entrare in empatia e ad adattare il loro approccio.

Passaggio 3: mappare la tua struttura

Pensa alla tua documentazione come a un sito web: deve avere sezioni chiare e un flusso logico. Che si tratti di onboarding, guide pratiche o documenti di processo, scegli una struttura che rispecchi il modo in cui il tuo team lavora.

La formattazione del testo avanzata in ClickUp Docs è davvero fantastica. Non sei limitato al testo normale: puoi usare intestazioni, sezioni comprimibili, liste di controllo, callout, tabelle, blocchi di codice e persino visualizzazioni incorporate come bacheche Kanban o Calendari.

ClickUp Doc: semplificare la gestione del processo di sviluppo della documentazione interna
Crea documenti interattivi e dinamici con ClickUp Docs

Ad esempio, se stai documentando un processo di controllo qualità, potresti aggiungere:

  • Pagine nidificate per contenuto "approfondito" che non tutti hanno bisogno di vedere a colpo d'occhio.
  • Una lista di controllo con la data di scadenza per i test di regressione
  • Una vista integrata della scheda che visualizza i bug aperti
  • Avvisi per aree ad alto rischio o passaggi che richiedono particolare attenzione

🧠 Curiosità: nel 1700 i pirati utilizzavano "Gli articoli" per documentare le regole relative al bottino, alla condotta e persino al risarcimento per lesioni. Ogni membro dell'equipaggio doveva accettarli prima di salpare, rendendoli una versione primitiva di un manuale di team.

Passaggio n. 4: utilizza modelli per garantire la coerenza

I modelli consentono di risparmiare tempo e aiutano a dare ai tuoi documenti un aspetto uniforme. Crea formati standard per le procedure operative standard, le guide di onboarding, le note delle riunioni e tutto ciò che si ripete.

Puoi creare una mini guida di stile che copra il tono, i termini, la formattazione e le frasi comuni. Ciò è particolarmente utile per i team distribuiti.

Ecco un ottimo modello ClickUp da provare:

Ottieni un framework per creare e organizzare la tua libreria di informazioni digitali con il modello ClickUp Knowledge Base.

Il modello di knowledge base di ClickUp ti aiuta a organizzare, a promuovere la condivisione e a accedere alla documentazione interna senza il tipico disordine.

Classifica i contenuti in sezioni quali Onboarding, Guide pratiche, Casi d'uso, Modelli, Video tutorial e Risorse della community. Questo raggruppamento elimina le congetture e ti aiuta ad accedere facilmente alle risorse pertinenti.

⚙️ Bonus: puoi anche provare i nostri modelli di gestione dei prodotti e di ingegneria per organizzare idee sulle funzionalità/funzione, dettagli tecnici e piani di progetto.

Passaggio n. 5: Scrivi contenuto chiaro

Elimina le parti superflue e vai al sodo. Più non sempre significa meglio.

Dai la priorità alla documentazione che fornisce supporto a flussi di lavoro critici, domande comuni o allineamento interfunzionale. Se si tratta di qualcosa che viene chiesto raramente o che cambia costantemente, potrebbe non essere necessario un documento dedicato.

Per velocizzare il processo di scrittura e ridurre le congetture, affidati a ClickUp Brain. Il suo AI Writer ti aiuta a generare, effettuare la modifica o riepilogare/riassumere la documentazione direttamente all'interno di un documento.

ClickUp Brain: assistenza IA per creare la tua documentazione interna
Chiedi a ClickUp Brain di riepilogare/riassumere i documenti tecnici

Hai bisogno di tradurre un processo complesso in una guida per utenti di facile utilizzo? Chiedi all'IA di semplificarlo utilizzando un linguaggio semplice o applicando un tono specifico. Stai cercando di riepilogare un documento tecnico complesso per stakeholder non tecnici? Genera immediatamente un TL;DR.

ClickUp Brain è il tuo assistente quotidiano, consapevole dello spazio di lavoro: legge attività, documenti e dati di progetto in modo che le risposte che ricevi siano pertinenti e attuabili. E quando hai bisogno di un diverso equilibrio tra velocità e profondità, Brain ti consente di scegliere il modello di IA più adatto all'attività: scegli un modello veloce per note rapide o un modello di ragionamento più approfondito per PRD sfumati o documenti tecnici. In questo modo ottieni il giusto compromesso tra velocità, creatività e precisione senza uscire da ClickUp.

Quando cambiare modello

  • Aggiornamenti rapidi / brevi riepiloghi/riassunti → scegli il modello ottimizzato per la velocità
  • Formulazioni complesse di natura strategica, legale o tecnica → scegli il modello di profondità/sfumatura
  • Brainstorming creativo o formulazioni alternative → scegli un modello creativo/incentrato sul tono

ClickUp Brain MAX: potenza desktop per documenti interni dinamici

Dettagli delle attività di Brain Max
Dettagli delle attività di Brain Max

Quando i tuoi documenti non sono solo pagine di riferimento ma sistemi viventi (procedura operativa standard, retroscena delle decisioni, playbook di onboarding), hai bisogno di un'esperienza desktop pensata per lavori di lunga durata: ecco Brain MAX. È la versione ottimizzata per desktop di ClickUp Brain, progettata per gestire attività di documentazione che coinvolgono più documenti e richiedono molte ore di lavoro, in modo che le conoscenze della tua azienda diventino utilizzabili, non solo archiviate.

Perché Brain MAX aiuta la tua documentazione a fare il suo lavoro davvero

  • Consolida rapidamente contesti frammentati: inserisci in Brain MAX più note di riunioni, PRD e thread di ticket e chiedigli di produrre un unico documento interno ben strutturato (ad esempio, "Crea una guida al processo di controllo qualità da queste tre note di sprint e dal PRD").
  • Estrai automaticamente decisioni e retroscena: trasforma il Chattare informale o i frammenti di riunioni in una chiara sezione Retroscena delle decisioni che spiega perché è stata fatta una scelta e chi è responsabile dei follow-up, perfetta per evitare di dover riscoprire "perché l'abbiamo fatto?" in sprint futuri.
  • Crea in batch attività di revisione e manutenzione: chiedi a Brain MAX di scansionare i documenti e generare attività di revisione ricorrenti, assegnare titolari e impostare i campi "ultima revisione / prossima revisione" nelle impostazioni in modo che i documenti non diventino obsoleti.
  • Talk-to-Text per una rapida acquisizione: utilizza Talk-to-Text per dettare post mortem, passaggi di consegne o sessioni di condivisione delle conoscenze tribali; Brain MAX strutturerà gli input in titoli, riepiloghi/riassunti e elementi da intraprendere che potrai pubblicare immediatamente.
  • Cambia tono e modello in base al pubblico: attiva/disattiva gli stili di risposta (breve riepilogo/riassunto per i dirigenti vs. dettagliato passaggio dopo passaggio per gli ingegneri) in modo che un'unica fonte di verità possa servire più destinatari senza dover riscrivere il testo.

Prompt pratici per i flussi di lavoro di documentazione

  • "Combina queste tre note retrospettive e la bacheca attività "Release 4. 2" in un unico documento "Release Retrospective" con i punti salienti e i follow-up assegnati. "
  • Esamina questo documento di onboarding di 20 pagine e aggiungi una sezione "Avvio rapido" con 5 attività da fare per i nuovi assunti, oltre a un'attività ricorrente per il titolare del documento.
  • "Dettate 8 minuti della nostra sessione di trasferimento delle conoscenze e convertitela in una procedura operativa standard di risoluzione dei problemi con passaggi di lista di controllo e casi di test incorporati."

Chi ne beneficia maggiormente

  • I team operativi e di ingegneria trasformano le conoscenze tribali in runbook ripetibili
  • I product manager creano registri delle decisioni ricercabili collegati al lavoro sulle funzionalità/funzione
  • Le risorse umane e le operazioni relative al personale creano guide di inserimento dinamiche e sempre aggiornate.

Provalo nei tuoi documenti: Brain MAX rende le lunghe modifiche, la sintesi di più documenti e i flussi di lavoro di manutenzione meno simili a compiti di amministratore e più simili a stato. Scopri di più su Brain MAX e su come utilizzare Talk-to-Text qui: ClickUp Brain MAX e Talk to Text.

Vuoi qualcosa di più? Prova Clip!

ClickUp Clips: software di documentazione interna con supporto per comunicazioni asincrone
Registra lo schermo per creare guide visive con ClickUp Clips

E quando è opportuno, ClickUp ti consente di andare oltre il testo. Aggiungi immagini, screenshot, diagrammi o anche un breve video. Puoi registrare direttamente lo schermo con ClickUp Clips per mostrare esattamente come funziona qualcosa, come un flusso di lavoro di sviluppo in più passaggi, come impostare una bacheca sprint o dove registrare le richieste di funzionalità.

È un modo più veloce e intuitivo per cogliere le sfumature che il testo potrebbe tralasciare, soprattutto per i team interfunzionali o asincroni.

Ulteriori informazioni su ClickUp Clips:

📮 Approfondimento ClickUp: i dati del sondaggio sull'efficacia delle riunioni condotto da ClickUp suggeriscono che quasi la metà di tutte le riunioni (46%) coinvolge solo 1-3 partecipanti. Sebbene queste riunioni più piccole possano essere più mirate, potrebbero essere sostituite da metodi di comunicazione più efficienti, come una documentazione migliore, aggiornamenti asincroni registrati o soluzioni di gestione delle conoscenze aziendali.

I commenti assegnati nelle attività di ClickUp ti consentono di aggiungere contesto direttamente all'interno delle attività, condivisione di brevi messaggi audio o registrare aggiornamenti video con ClickUp Clips, aiutando i team a risparmiare tempo prezioso e garantendo al contempo che le discussioni importanti continuino a svolgersi, senza perdite di tempo!

💫 Risultati reali: team come Trinetrix stanno registrando una riduzione del 50% delle conversazioni e delle riunioni non necessarie grazie a ClickUp.

Passaggio n. 6: rendi la documentazione accessibile e aggiorna regolarmente

La documentazione interna del team è utile solo se può essere facilmente reperibile. Conservala in un'unica fonte attendibile come ClickUp Hub documenti, dove il tuo team può sfogliare, cercare e accedere alle informazioni rilevanti senza dover setacciare infinite cartelle o thread di chat.

Puoi taggare i contenuti, classificarli in base alla funzione (ad esempio, onboarding, flussi di lavoro di sviluppo, specifiche di prodotto) e collegare le risorse correlate per mantenere la tua base di conoscenze interna interconnessa e intuitiva.

Per metterlo alla prova, chiedi a un membro del team di trovare un documento utilizzando solo la funzione di ricerca. Se ha difficoltà, significa che la tua struttura ha bisogno di essere migliorata.

Autorizzazioni in ClickUp Documenti: aggiungi autorizzazioni basate sui ruoli per tutti i documenti interni.
Condivisione delle autorizzazioni per proteggere le informazioni sensibili

ClickUp ti consente di personalizzare le autorizzazioni per controllare chi può visualizzare, commentare o effettuare la modifica su ogni documento. Ciò garantisce la sicurezza delle informazioni sensibili, consentendo comunque alle persone giuste di accedere per contribuire o acquisire conoscenze.

Inoltre, non dimenticare che una documentazione obsoleta è peggiore della mancanza di documentazione. Assegna una titolarità chiara per ogni documento e stabilisci una cadenza di revisione regolare: mensile o trimestrale è un buon punto di partenza. Puoi aggiungere in alto le date "Ultima revisione il" e "Prossima revisione da" per una migliore gestione dei documenti.

Ascolta Mitch Stephens, PMP:

Da quando abbiamo adottato ClickUp, i nostri team hanno gradualmente abbandonato Documenti Google per la documentazione e, di fatto, la documentazione è migliorata in modo significativo.

Da quando abbiamo adottato ClickUp, i nostri team hanno gradualmente abbandonato Documenti Google per la documentazione e, di fatto, la documentazione è migliorata in modo significativo.

Esistono molte alternative a Documenti Google adatte alla documentazione interna, dai semplici editor alle piattaforme complete di knowledge base. Questo video esamina 11 opzioni e confronta collaborazione, controllo delle versioni, modelli, controlli di accesso, integrazioni e prezzi per aiutarti a scegliere lo strumento più adatto alle esigenze di documentazione del tuo team.

💡 ClickUp AI Notetaker: documenta automaticamente le riunioni

Il ClickUp AI Notetaker acquisisce automaticamente gli appunti delle riunioni e li archivia nel Hub documenti in una sezione dedicata denominata "Appunti delle riunioni". Che si tratti di incontri individuali, riunioni di team o di pianificare sprint, avrai a disposizione un registro coerente e centralizzato senza bisogno di prendere appunti manualmente. È un modo efficace per trasformare le conversazioni in documentazione facile da consultare, rivedere e per la condivisione.

Best practice per la creazione di documentazione interna

Ecco alcuni dei migliori consigli e trucchi per creare documentazione tecnica:

  • Assegna i responsabili della conoscenza: identifica gli esperti in materia e assegnali come titolari o revisori per specifiche aree di documentazione.
  • Utilizza una matrice RACI: aggiungi i tag "Responsabile, Accountable, Consultato, Informato" per chiarire i ruoli nella creazione e nella revisione della documentazione.
  • Standardizza le sezioni: consenti sezioni comuni in ogni documento, come introduzione, panoramica, istruzioni dettagliate, risoluzione dei problemi e riferimenti.
  • Crea una lista di controllo per la documentazione: aggiungi una lista di controllo per ogni modello per assicurarti che tutti gli elementi necessari siano inclusi.
  • Utilizza una matrice MECE: classifica le informazioni in un quadro "mutualmente esclusivo e collettivamente esaustivo" per categorizzarle in modo che non vi siano sovrapposizioni.

💡 Suggerimento professionale: aggiungi una sezione "Contesto decisionale" in cui spieghi perché sono stati creati determinati processi o politiche. Aiuta gli utenti a comprendere il ragionamento invece di seguire ciecamente le regole.

Crea documenti interni dinamici con ClickUp

La creazione di un documento interno di alta qualità non dovrebbe essere un progetto secondario che temete di aggiornare. Quando è terminato correttamente, il vostro documento diventerà un sistema di supporto per il vostro team: l'inserimento dei nuovi assunti sarà più rapido, le domande saranno meno numerose e i processi saranno seguiti come previsto.

ClickUp, l'app completa per il lavoro, rende tutto questo ancora più facile. Con funzionalità/funzione come documenti nidificati, autorizzazioni di condivisione semplici, collaborazione in tempo reale e ricerca potente, puoi integrare la documentazione nel tuo flusso di lavoro. Inoltre, ClickUp Brain automatizza la scrittura di guide lunghe, mentre Clips ti aiutano a catturare le istruzioni in formato audio/video.

Allora, cosa aspetti? Iscriviti a ClickUp gratis oggi stesso! ✅