Ti occupi di approvvigionamento. Allora perché continui a rincorrere approvazioni, aggiornare fogli di calcolo e cercare informazioni sui fornitori nelle finestre In arrivo?
Mentre voi siete bloccati nei dettagli, i vostri concorrenti stanno prendendo decisioni di approvvigionamento più rapide grazie a dati più chiari e informazioni più precise.
Quasi un quarto dei leader aziendali ha committed il 40% o più del proprio budget per l'IA all'IA generativa.
Ogni ora persa in lavori manuali ripetitivi è tempo che potreste dedicare a risparmi strategici e innovazione dei fornitori.
L'IA generativa nell'approvvigionamento cambia le regole del gioco. Consolida i dati isolati, evidenzia rischi e opportunità e suggerisce i passaggi successivi in pochi secondi.
In questa guida vi mostreremo come l'IA si integra nel vostro processo di approvvigionamento. Dalla ricerca dei fornitori e dalla revisione dei contratti all'analisi della spesa e all'approvvigionamento strategico, tratteremo casi d'uso reali, strumenti e sfide chiave da tenere in considerazione.
⭐️ Modello in primo piano
Il modello di approvvigionamento di ClickUp ti aiuta a monitorare e gestire il processo della catena di fornitura dall'inizio alla fine. Con strumenti per la gestione delle attività, come tagging, attività secondarie annidate, stati personalizzati ed etichette di priorità, è l'ideale per i team che desiderano perfezionare e scalare in modo efficace le loro operazioni di approvvigionamento.
Che cos'è l'IA generativa nell'approvvigionamento?
L'IA generativa nell'approvvigionamento si riferisce all'utilizzo di modelli avanzati di IA, come i modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM), per semplificare, migliorare e automatizzare processi di approvvigionamento complessi. A differenza dei tradizionali sistemi basati su regole, l'IA generativa nell'approvvigionamento è in grado di comprendere il contesto, generare contenuti e sintetizzare dati tra sistemi diversi, consentendo di operare più rapidamente.
In un'organizzazione di approvvigionamento, l'IA generativa elimina il tempo che altrimenti dovresti dedicare ad attività ripetitive nella gestione della catena di fornitura. Ad esempio, la redazione di RFP (richieste di proposta), la riscrittura delle clausole contrattuali o la scrittura di email ai fornitori possono essere tutte automatizzate.
Oltre a ciò, integrare l'IA generativa nei flussi di lavoro di approvvigionamento e nei sistemi della catena di fornitura significa:
- Individuare i rischi dei fornitori prima che si aggravino
- Miglioramento della qualità dei dati su tutte le piattaforme
- Scopri come ottenere significativi risparmi sui costi riducendo le ore di lavoro dedicate alla documentazione ripetitiva e abbreviando i cicli di approvvigionamento.
- Sfruttare l'analisi avanzata per ricavare informazioni dettagliate dalle prestazioni dei fornitori, riepilogare grandi insiemi di dati e individuare scostamenti rispetto ai benchmark passati.
📮 ClickUp Insight: Il 21% degli intervistati desidera sfruttare l'IA per eccellere professionalmente applicandola a riunioni, email e progetti.
Sebbene la maggior parte delle app di posta elettronica e delle piattaforme di project management integrino l'IA come funzionalità, questa potrebbe non essere sufficientemente fluida da unificare i flussi di lavoro tra i diversi strumenti.
Ma noi di ClickUp abbiamo trovato la soluzione! Con le funzionalità/funzioni di gestione delle riunioni basate sull'IA di ClickUp, puoi facilmente creare elementi all'ordine del giorno, prendere appunti durante le riunioni, creare e assegnare attività dagli appunti delle riunioni, trascrivere le registrazioni e molto altro ancora, grazie al nostro AI Notetaker e ClickUp Brain. Risparmia fino a 8 ore di riunioni a settimana, proprio come i nostri clienti di Stanley Security!
Applicazioni chiave dell'IA generativa nell'approvvigionamento
L'IA generativa sta cambiando il modo di lavorare dei team di approvvigionamento. Ecco le aree chiave in cui l'impatto è più visibile.
Generazione automatizzata di documenti
La creazione di documenti di approvvigionamento è un lavoro ripetitivo. Ogni documento, che si tratti di una RFP (richiesta di proposta), RFQ (richiesta di preventivo) o modulo di registrazione fornitori, deve essere preciso, conforme alle politiche aziendali e adattato al contesto.
Finirete per passare ore a copiare vecchi modelli, cercare clausole e ricontrollare la conformità.
🎯 Valore dell'IA generativa: utilizza modelli linguistici per riconoscere i modelli nei tuoi contenuti esistenti, come struttura, tono, linguaggio di conformità, e li applica ai nuovi documenti. Comprende il tipo di documento che stai creando e si adatta di conseguenza.
ClickUp Brain è perfetto per questo tipo di attività:
Ecco i tre tipi di contratti di approvvigionamento che dovresti conoscere:
- Contratti a prezzo fisso: per un ambito di progetto ben definito
- Contratti a rimborso spese: per progetti con ambiti incerti, in cui l'acquirente rimborsa al venditore i costi ammissibili più una commissione.
- Contratti a tempo e materiali: per progetti in cui l'ambito non è chiaramente definito, combinando contratti a prezzo fisso e contratti con rimborso dei costi
Gestione intelligente del rischio fornitori
Il monitoraggio manuale del rischio fornitori è lento e reattivo. Ci si affida a report obsoleti, fogli di calcolo sparsi o feedback frammentari provenienti da diversi stakeholder interni. Quando un responsabile degli acquisti individua un problema, questo ha già influito sulle sequenze, sulla qualità o sui costi.
🎯 Il valore dell'IA generativa: analizza i dati di tutti i sistemi: schede di valutazione dei fornitori, cronologia dei contratti, tempistiche di consegna e ticket di supporto. Individua i primi segnali di rischio dei fornitori, come ritardi nelle spedizioni, volatilità dei prezzi o cali di qualità, e suggerisce in modo proattivo i passaggi da effettuare.
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Analisi e ottimizzazione della spesa
I tuoi team di approvvigionamento dispongono di una miniera d'oro di dati di spesa. Tuttavia, senza gli strumenti adeguati, tali informazioni rimangono inutilizzate. Quando si ha a che fare con sistemi non collegati, si presenta il problema di reportistica obsoleta. Ciò significa che non si ha un quadro chiaro della spesa nelle operazioni di approvvigionamento.
🎯 Il valore dell'IA generativa: estrae i dati da ERP, piattaforme di approvvigionamento, sistemi di gestione dei fornitori e altri sistemi aziendali a monte e a valle. È quindi possibile classificarli e analizzarli in tempo reale. Si ottiene una visibilità immediata sulle tendenze, sulle spese anomale e sulle opportunità di risparmio.
Arricchimento e pulizia dei dati
Nella maggior parte dei sistemi di approvvigionamento, i dati dei fornitori sono incompleti o obsoleti. Ad esempio, potresti avere lo stesso fornitore elencato con nomi diversi, dati fiscali mancanti o informazioni di contatto non corrispondenti tra i vari sistemi.
Il risultato di queste imprecisioni sono errori di reportistica, rischi di non conformità e persino tempo sprecato per correggere manualmente i dati prima dell'approvvigionamento o delle verifiche.
🎯 Valore dell'IA generativa: identifica e corregge le lacune nei dati riconoscendo i modelli presenti in input disordinati. È possibile compilare automaticamente le informazioni mancanti, standardizzare le voci, unire i duplicati e persino arricchire i profili dei fornitori utilizzando fonti esterne. Ogni decisione di approvvigionamento e di spesa è supportata dai dati nei flussi di lavoro di automazione degli acquisti.
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Previsioni e pianificazione della domanda
I tuoi team commerciali hanno le loro proiezioni. I dati di inventario sono isolati nei sistemi legacy. Le tendenze di mercato cambiano più rapidamente di quanto la tua reportistica riesca a stare al passo. Tutto ciò porta a input frammentati.
Ora le tue decisioni relative alle previsioni e alla pianificazione della domanda vengono prese facendo riferimento a fogli di calcolo obsoleti. E, infine, diventa più una questione di supposizioni.
🎯 Il valore dell'IA generativa: ti offre una visione più chiara di ciò che ti aspetta. Grazie all'analisi predittiva, puoi scoprire modelli che il tuo team non stava nemmeno cercando e individuare i cambiamenti nella domanda prima che compaiano nei report. Tutto sommato, ti consente di pianificare in modo più ponderato.
Ecco come un potente strumento di IA generativa come ClickUp AI può esserti d'aiuto.
Automazione delle email e delle comunicazioni
Trascorri molto tempo a comunicare e a seguire i fornitori, a confermare le sequenze, a chiarire i termini e a rispondere alle query interne. Sebbene fondamentali, questi scambi sono ripetitivi e consistono in versioni leggermente modificate degli stessi aggiornamenti.
Ma cosa succede quando le tue caselle di posta sono piene e hai centinaia di fornitori con cui trattare? C'è un'alta probabilità che i messaggi importanti vengano ritardati o persi del tutto.
🎯 Valore dell'IA generativa: agisce come un livello di intelligence di comunicazione centralizzato, estraendo il contesto dai sistemi aziendali di terze parti per generare risposte accurate. È possibile ridurre il carico di coordinamento, offrendo al contempo a ogni fornitore un'esperienza più reattiva e coerente.
📚 Per saperne di più: Come utilizzare l'IA nella gestione delle operazioni
Condivisione delle conoscenze
Chi ha negoziato quali condizioni, quali fornitori erano difficili e quali soluzioni alternative sono state utilizzate per risolvere i problemi passati? Tutto questo è nella testa delle persone, non nei sistemi. Quando un membro del tuo team lascia l'azienda o cambia ruolo, spesso queste conoscenze scompaiono con lui.
Quello che segue è familiare: i nuovi manager ripetono gli errori del passato, perdendo tempo a riscoprire problemi che erano già stati risolti.
🎯 Il valore dell'IA generativa: trasforma le conoscenze tribali in intelligenza condivisa. Analizzando email, contratti, appunti di riunioni e chat interne, è in grado di far emergere informazioni chiave che altrimenti sarebbero state dimenticate. Grazie a questa continuità, è possibile inserire più rapidamente i nuovi dipendenti e basarsi su ciò che è già noto.
⚒️ Quick Hack: usa ClickUp Brain per trasformare tutte queste informazioni in azioni concrete. Dal riassunto delle conversazioni con i fornitori all'estrazione di informazioni sui contratti, fino alla risposta immediata alle query relative agli acquisti, ClickUp Brain aiuta il tuo team a rimanere allineato.
Abbinala alle dashboard di ClickUp per effettuare il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori, dei contratti in sospeso e delle tendenze di spesa, tutto in un unico posto. Che tu stia inserendo un nuovo fornitore o trasferendo la titolarità dei fornitori tra i membri del team, non perderai mai più il contesto.
Esempi reali di IA generativa nell'approvvigionamento
Abbiamo superato la fase in cui l'IA generativa nell'approvvigionamento era ancora in fase di sperimentazione. Ecco come le organizzazioni leader la stanno utilizzando nelle loro operazioni di approvvigionamento.
1. Gestione dei contratti e reportistica di conformità più intelligenti
Sfida: i team di approvvigionamento e finanza di eBay dovevano affrontare inefficienze nell'estrazione manuale dei termini chiave da contratti complessi, nella riconciliazione dei dati finanziari e nella conformità alle normative fiscali e di sostenibilità in continua evoluzione.
Decenni di dati accumulati hanno aumentato la complessità, rendendo difficile mantenere accuratezza e velocità.
Soluzione implementata: grazie all'impiego dell'IA generativa, è stato possibile automatizzare l'analisi dei contratti, semplificare le riconciliazioni dei pagamenti e fornire supporto per la classificazione normativa delle imposte indirette.
Il team di approvvigionamento ha anche iniziato a utilizzare l'IA per migliorare i processi di richiesta di offerta e la gestione dei documenti dei fornitori.
Impatto: come l'IA generativa ha trasformato l'approvvigionamento e la conformità
- Riduzione del carico di lavoro manuale nelle operazioni di approvvigionamento, finanza e conformità
- Maggiore accuratezza nell'interpretazione dei contratti, nella conformità fiscale e nella reportistica sulla sostenibilità
- Maggiore efficienza dei costi, cicli di approvvigionamento accelerati e maggiore produttività del team nei settori dell'ingegneria e del supporto clienti.
2. Costruire una catena di fornitura più resiliente
Sfida: nella gestione di una catena di fornitura globale vasta e complessa, Unilever ha dovuto affrontare sfide nella collaborazione con i fornitori, nella gestione dei contratti e nella garanzia della conformità alle normative in continua evoluzione.
Questi processi manuali richiedevano molto tempo ed erano soggetti a errori, ostacolando l'agilità e la reattività.
Soluzione: Unilever ha collaborato con Accenture per estendere le applicazioni di IA generativa a tutta la sua azienda.
Utilizzando la piattaforma GenWizard di Accenture, Unilever ha sviluppato strumenti basati sull'IA per automatizzare l'analisi dei contratti, migliorare la collaborazione con i fornitori e semplificare i processi di approvvigionamento. Questi strumenti hanno facilitato l'abbinamento efficiente dei fornitori, il monitoraggio delle prestazioni e la raccolta di feedback, promuovendo l'innovazione e la resilienza nella catena di fornitura.
Impatto: implementazione dell'IA generativa per migliorare l'efficienza operativa
- L'automazione delle attività di approvvigionamento ha portato a un notevole risparmio di tempo e a una riduzione del carico di lavoro manuale.
- I processi basati sull'IA hanno contribuito a un notevole risparmio sui costi ottimizzando la selezione dei fornitori e la gestione dei contratti.
- La collaborazione semplificata con i fornitori ha facilitato lo sviluppo più rapido dei prodotti e l'innovazione.
I migliori strumenti di IA generativa per i professionisti degli acquisti
Ecco alcuni dei migliori strumenti di IA generativa per i professionisti degli acquisti come te:
ClickUp
ClickUp è l'app completa per il lavoro, che riunisce attività, documenti, comunicazioni, IA e automazione in un'unica potente piattaforma.
Scopriamo come utilizzare ClickUp per la gestione dei progetti di approvvigionamento basata sull'intelligenza artificiale.
Con l'assistente IA integrato, ClickUp Brain, puoi generare riepiloghi/riassunti e porre domande contestualizzate. ClickUp Brain può anche aiutarti ad automatizzare gli aggiornamenti, sintetizzare rapidamente le note contrattuali e rispondere istantaneamente a domande come "Quali RFP sono in ritardo?".
Successivamente, utilizza le automazioni di ClickUp per creare flussi di lavoro personalizzati e basati su regole per queste attività ripetitive nel tuo flusso di lavoro. Puoi creare trigger come:
- Quando un nuovo contratto con un fornitore viene caricato nel software di gestione degli ordini, assegna un'attività di revisione legale.
- Quando un'attività RFP passa allo stato "Inviata", crea automaticamente un'attività di follow-up per la valutazione.
- Notifica automatica alle parti interessate quando la certificazione di un fornitore sta per scadere
- Sposta le attività su "Chiuso" quando l'approvazione finale è stata completata.
ClickUp Docs semplifica la collaborazione tra te e i tuoi fornitori in un'area di lavoro condivisa e sicura. Ti consente di effettuare le modifiche in tempo reale alle liste di controllo di onboarding, alle istruzioni RFP o ai modelli di audit.
L'accesso come ospite garantisce che i fornitori vedano solo ciò di cui hanno bisogno, senza compromettere i dati interni. Con Commenti e Menzioni, puoi taggare gli stakeholder interni per consentire loro di esaminare e commentare in tempo reale.
Utilizzando la cronologia delle modifiche, puoi vedere chi ha apportato modifiche ai documenti e quando, per evitare duplicazioni.
Con ClickUp Docs puoi anche semplificare la gestione dei documenti. Puoi creare e archiviare cartelle specifiche per ciascun fornitore. Facendo un ulteriore passo avanti, puoi anche collegare i documenti alle attività (ad esempio, i moduli di valutazione dei fornitori collegati all'attività stessa).
📚 Bonus: con ClickUp Brain puoi riepilogare contratti lunghi, estrarre clausole chiave o generare attività di follow-up dalle note delle riunioni, il tutto all'interno del documento stesso.
Il monitoraggio degli acquisti diventa molto più semplice grazie alle visualizzazioni e ai dashboard flessibili di ClickUp. Puoi utilizzare la vista Bacheca per visualizzare lo stato di ciascun progetto di approvvigionamento. In alternativa, la vista Gantt o la vista Sequenza ti consentono di monitorare i programmi di consegna.
📊 Ecco alcuni dei KPI di approvvigionamento che puoi monitorare utilizzando ClickUp:
- Numero di fornitori
- Risparmio sui costi
- Lead time dei fornitori
- Tasso di difettosità dei fornitori
- Accuratezza degli ordini di acquisto
- ROI degli acquisti
Le dashboard ClickUp ti aiutano a gestire il budget dei progetti e a monitorare tutti i KPI critici, inclusi i tempi di risposta dei fornitori, le date di rinnovo dei contratti e le spese dirette e indirette.
Inoltre, con le integrazioni ClickUp, ridurrai il passaggio da uno strumento all'altro. Che tu stia gestendo flussi di lavoro di approvvigionamento, onboarding dei fornitori o analisi degli acquisti, ClickUp può importare i dati dagli strumenti già utilizzati dal tuo team, offrendoti un'unica fonte di informazioni sempre aggiornata.
Altri strumenti di IA generativa leader per i team di approvvigionamento sono:
1. Icertis: Icertis è una piattaforma di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM) basata sull'IA utilizzata dai team di approvvigionamento, legali e finanziari. Il suo strumento Contract Intelligence (ICI) sfrutta modelli linguistici di grandi dimensioni per generare automaticamente contratti, segnalare clausole rischiose ed estrarre gli obblighi chiave.
Fornendo raccomandazioni contestualizzate durante le negoziazioni, Icertis aiuta i teams ad accelerare le approvazioni e a garantire la conformità alle politiche legali.
2. SAP Ariba: SAP Ariba utilizza l'IA aziendale per migliorare le operazioni di approvvigionamento, dalla ricerca dei fornitori alla valutazione dei rischi. È utile per i team di approvvigionamento e supply chain che gestiscono grandi reti di fornitori.
L'IA fornisce assistenza con suggerimenti sui contratti, raccomandazioni sull'approvvigionamento e valutazione dei fornitori sulla base di profili di rischio in tempo reale e dati storici.
3. Zycus: Zycus, una piattaforma end-to-end per l'automazione degli acquisti, offre funzionalità di IA generativa attraverso la sua suite Merlin AI. I team di acquisto possono generare automaticamente richieste di offerta, valutare le risposte dei fornitori con un punteggio contestuale e creare riassunti delle negoziazioni.
Il sistema apprende dai dati storici per suggerire strategie di approvvigionamento ottimali.
4. Ivalua: Ivalua è una piattaforma Source-to-Pay (S2P) senza codice progettata per unificare l'approvvigionamento, la gestione dei fornitori e l'analisi della spesa all'interno di un unico ecosistema adattabile.
Utilizzando l'IVA (Intelligent Virtual Assistant) di Ivalua, puoi automatizzare attività quali la ricerca dei fornitori, la riaggregazione dei contratti e la redazione delle comunicazioni.
5. Cherrywork: grazie a flussi di lavoro basati sull'IA, la suite Intelligent Procurement di Cherrywork semplifica il ciclo di vita dall'approvvigionamento al pagamento. Ti aiuta a ridurre la durata del ciclo garantendo al contempo conformità e coerenza.
L'applicazione basata sul cloud è utile per le organizzazioni che utilizzano SAP grazie alla sua integrazione nativa.
6. Klevaar: per i team che gestiscono richieste di preventivo ad alto volume o con più variabili, combina l'ottimizzazione dell'approvvigionamento con l'automazione intelligente per gestire eventi complessi su larga scala, senza sovraccaricare il team.
La piattaforma di eSourcing basata sull'IA è in grado di elaborare contemporaneamente centinaia (o migliaia) di risposte dei fornitori, applicando le regole e le preferenze impostate dall'acquirente.
7. LevaData: LevaData utilizza l'IA per individuare opportunità di risparmio sui costi, valutare i rischi di approvvigionamento e raccomandare fornitori o componenti alternativi.
Questo strumento di approvvigionamento basato sull'IA è ideale per i materiali diretti e l'approvvigionamento strategico. Infatti, trasforma i segnali del mercato esterno in un supporto decisionale proattivo durante tutti i cicli di approvvigionamento.
8. Sievo: trasforma i dati disordinati relativi agli acquisti in informazioni strutturate sulla spesa con il software di analisi degli acquisti di Sievo. Offre una visibilità completa sulla spesa, approfondimenti basati sull'IA, gestione avanzata dei dati e monitoraggio ESG per le aziende.
All'interno del tuo dashboard di analisi della spesa, puoi confrontare le prestazioni storiche e filtrare i dati in base alle unità aziendali.
9. GEP Smart: GEP SMART è una piattaforma di approvvigionamento end-to-end con IA integrata. La piattaforma di approvvigionamento unificata consente di identificare opportunità, gestire i risparmi e ottimizzare la gestione delle spese dirette e indirette.
10. Fairmarkit: la piattaforma autonoma per la gestione della spesa Fairmarkit è stata appositamente progettata per l'approvvigionamento delle spese secondarie. È in grado di automatizzare attività manuali quali la raccolta della domanda, la creazione di eventi di approvvigionamento, l'analisi delle risposte dei fornitori e la reportistica sull'andamento e sui flussi di lavoro che richiedono un uso intensivo di fogli di calcolo.
📚 Per saperne di più: Strumenti di IA per la gestione dell'inventario
Sfide chiave e considerazioni etiche nell'approvvigionamento basato sull'IA
Sebbene i vantaggi dell'approvvigionamento basato sull'IA spazino dall'automazione della generazione di documenti alla gestione intelligente dei rischi dei fornitori, all'analisi della spesa e all'ottimizzazione, esso presenta anche alcune sfide. Tra queste figurano:
1. Pregiudizi algoritmici ed equità
I sistemi di IA addestrati sui dati storici di approvvigionamento possono perpetuare i pregiudizi esistenti. Ad esempio, se i dati passati hanno favorito determinati fornitori in base alla posizione geografica o alle dimensioni, i modelli di IA potrebbero continuare questa tendenza, portando a una selezione ingiusta dei fornitori e a potenziali discriminazioni.
Considerazioni chiave:
- Diversità dei dati: assicurati che i dati di addestramento includano un ampio intervallo di profili di fornitori (ad esempio, per dimensioni, area geografica, tipo di titolarità) per evitare di rafforzare i pregiudizi sistemici.
- Verifica dei pregiudizi: testare regolarmente i modelli di IA per individuare eventuali risultati distorti nella valutazione, nella selezione e nelle raccomandazioni dei fornitori.
- Spiegabilità: utilizza sistemi di IA che offrono trasparenza sul processo decisionale, in modo che le decisioni possano essere contestate o riviste se necessario.
- Progettazione inclusiva: coinvolgi più parti interessate, compresi i team che si occupano della diversità dei fornitori, nello sviluppo e nella sperimentazione dei modelli di IA per evitare punti ciechi.
👀 Lo sapevate? I team di approvvigionamento dedicano quasi il 40% del loro tempo ad attività manuali e ripetitive, come richiedere approvazioni o aggiornare fogli di calcolo. Si tratta di quasi due giorni interi alla settimana dedicati ad attività che strumenti come l'automazione e l'IA potrebbero facilmente gestire.
2. Privacy e sicurezza dei dati
I sistemi di IA per gli acquisti spesso elaborano dati sensibili relativi ai fornitori e alle organizzazioni, come le informazioni finanziarie dei fornitori e i documenti contrattuali e legali. Ma cosa succede quando non si dispone di solide misure di sicurezza? Quando manca una governance chiara su come i dati vengono consultati, elaborati e condivisi dai sistemi di IA?
Rimarrete esposti a rischi significativi legati all'uso improprio dei dati, alla non conformità con le leggi sulla privacy e all'erosione della fiducia dei fornitori.
✅ Lista di controllo: misure di salvaguardia etica nell'IA applicata agli acquisti
- Limita l'accesso ai dati sensibili utilizzando autorizzazioni basate sui ruoli
- Scopri come gli strumenti di IA elaborano i dati relativi ai fornitori o ai contratti.
- Verifica delle decisioni dell'IA per la conformità alla privacy (GDPR, CCPA, ecc.)
- Stabilisci protocolli di consenso durante la condivisione di dati con soggetti esterni
- Rivedi regolarmente le politiche di conservazione e cancellazione dei dati
📌 Quali sono le sanzioni previste per le violazioni del GDPR?
Per le violazioni gravi, le sanzioni possono arrivare fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale annuo sia per le organizzazioni pubbliche che private.
Anche per infrazioni meno gravi, come la mancata conservazione di registrazioni adeguate o la mancata reportistica tempestiva di violazioni dei dati, le multe possono raggiungere i 10 milioni di euro o il 2% del fatturato globale.
3. Eccessivo affidamento alle automazioni
Man mano che l'IA diventa più potente, cresce il rischio che i tuoi team inizino a fare troppo affidamento sulle decisioni automatizzate.
Prendiamo ad esempio la redazione dei contratti. Un sistema di IA potrebbe rimuovere una clausola apparentemente ridondante durante la generazione del contratto per semplificare il documento. Ma quella clausola potrebbe essere una protezione di riserva su cui il tuo team legale ha insistito per i fornitori ad alto rischio sulla base di una controversia passata.
Ciò che l'IA considera una duplicazione potrebbe, in realtà, essere una misura di protezione conquistata a fatica che tutela la tua organizzazione.
✅ Lista di controllo: come bilanciare l'automazione con il giudizio umano
- Esamina i risultati generati dall'IA prima delle approvazioni o della valutazione dei fornitori.
- Imposta soglie in cui le azioni di automazione richiedono l'approvazione umana
- Traccia le eccezioni e i modelli di override per individuare i casi in cui l'automazione non funziona correttamente.
- Forma i tuoi responsabili degli acquisti affinché comprendano i limiti dell'IA, non solo come utilizzare gli strumenti di IA.
📚 Per saperne di più: Come utilizzare l'IA per automatizzare le attività
4. Proprietà intellettuale e diritti dei fornitori
I fornitori ti affidano i loro dati proprietari nella speranza di instaurare una partnership equa e sicura. Se i tuoi strumenti di IA riutilizzano o divulgano tali informazioni, intenzionalmente o meno, potresti andare incontro a gravi conseguenze. Ciò potrebbe anche comportare azioni legali. L'IA non è in grado di tracciare una linea di demarcazione. Devi farlo tu.
Considerazioni chiave per salvaguardare i dati dei fornitori nei flussi di lavoro dell'IA
- Chiarezza contrattuale: assicuratevi che i fornitori di IA dichiarino esplicitamente come utilizzano i dati di input e chi è il proprietario dei risultati ottenuti.
- Diritti di utilizzo dei dati: verifica che tutti i dati di terze parti utilizzati nella formazione dell'IA siano stati correttamente concessi in licenza per evitare reclami per violazione.
- Accordi con i fornitori: Includere clausole di indennizzo per proteggersi da potenziali violazioni della proprietà intellettuale derivanti dalle azioni dei fornitori.
👀 Lo sapevate? Nel novembre 2024 diverse agenzie di stampa canadesi hanno citato in giudizio OpenAI per violazione del copyright in relazione all'utilizzo dei loro articoli giornalistici per addestrare ChatGPT. Chiedono un risarcimento danni fino a 20.000 dollari canadesi per ogni articolo giornalistico utilizzato per l'addestramento.
Potenzia il tuo approvvigionamento con ClickUp
Sai già che il settore degli acquisti sta cambiando. Ma strumenti improvvisati e dati scollegati non saranno in grado di stare al passo con ciò che ci aspetta.
Per usufruire di risparmi strategici, ridurre la durata del ciclo e guidare con lungimiranza, l'IA generativa deve essere più di un semplice esperimento. Deve essere integrata in ogni fase del flusso di lavoro, dall'approvvigionamento e dal monitoraggio dei rischi dei fornitori all'automazione dei contratti e alla visibilità della spesa.
È qui che entra in gioco ClickUp.
Non solo per gestire le attività di approvvigionamento, ma anche per stabilire la connessione tra il personale, i sistemi e i dati in un unico spazio di lavoro basato sull'IA.
Inoltre, ClickUp Brain ti consente di trasformare conversazioni sparse con i fornitori in riassunti, contratti lunghi in elementi da intraprendere e domande complesse relative agli acquisti in risposte immediate. È come avere un analista degli acquisti, un responsabile delle operazioni e un addetto alla presa di appunti in un unico strumento.
Sei pronto a potenziare gli acquisti strategici con l'IA? Registrati gratis su ClickUp.