Il nostro cervello non è stato costruito per memorizzare infiniti appunti delle riunioni, ma l'IA sì.
Certo, Zoom ha una funzionalità/funzione di IA per prendere appunti integrata, ma potrebbe non catturare tutte le sfumature di cui hai bisogno. Se sei stanco di fare fatica a prendere appunti o di perdere dettagli chiave, è il momento di salire di livello. In questo blog, ti mostreremo come automatizzare le note delle riunioni su Zoom e perché ClickUp potrebbe essere la scelta più intelligente.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
Zoom Notes utilizza l'IA per trascrivere le riunioni, catturare i punti chiave ed evidenziare gli elementi di azione in modo da rimanere organizzati
Per attivarlo:
- Attiva AI Companion nelle impostazioni di Zoom
- Abilita Riassunto riunione e Note, regolando le autorizzazioni secondo necessità
- Avvia la riunione su Zoom e fai clic su AI Companion nel pannello in basso
- Rivedi le note in tempo reale o ritrovale in seguito nelle Riunioni registrate o precedenti
- Modifica e condivisione delle note con il tuo team
Limiti di Zoom Notes: Formattazione limitata, collaborazione, accesso offline, integrazioni e conservazione delle note
Come può aiutarti ClickUp:
- Offre modelli di riunione e integrazione con Zoom per un flusso di lavoro più fluido
- Partecipa alle riunioni, registra le conversazioni e crea note strutturate e modificabili
- Utilizza ClickUp Docs per formattare e collaborare in tempo reale
- Riepiloga/riassume automaticamente le lunghe discussioni su ClickUp Chat
- Lavora con ClickUp Brain per impostare scadenze, assegnare membri e inviare notifiche
- Offre modelli di riunione e integrazione con Zoom per un flusso di lavoro più fluido
Come prendere automaticamente appunti durante le riunioni su Zoom
Zoom Notes semplifica la presa di appunti, il monitoraggio degli elementi da trattare e la stesura dei verbali delle riunioni senza dover cambiare scheda
Se l'organizzatore ha abilitato "Note" nei controlli della riunione, è possibile accedere a un editor di testo condiviso in cui tutti possono digitare in tempo reale.
Devi evidenziare qualcosa di importante? Formatta il testo con grassetto, corsivo o elenco. Non è necessario premere "Salva" perché Zoom lo fa automaticamente.
Una volta terminata la riunione, le note rimangono al loro posto. Scaricale come file di testo o condividile via email per mantenere tutti sulla stessa pagina.
💡Suggerimento: Risparmiati la fatica di prendere appunti utilizzando le trascrizioni video. Basta attivare le Trascrizioni in tempo reale in Zoom facendo clic sul pulsante accanto a Registra. In questo modo vengono aggiunti i sottotitoli per tutti gli oratori, rendendo più facile estrapolare i dettagli chiave in un secondo momento. Quando sarà il momento di scrivere le note, avrai tutto davanti a te.
Ma se stai cercando qualcosa di più delle semplici note di base, Zoom's AI Companion è ciò che fa per te. Può generare riepiloghi/riassunti, monitorare elementi di azione e persino consentire di incorporare contenuti multimediali. Ecco come utilizzarlo per prendere automaticamente appunti durante le riunioni:
1. Abilita l'accesso a IA Companion
Prima di iniziare, assicurati che AI Companion sia attivo. Se fai parte di un'organizzazione, l'amministratore del tuo account Zoom probabilmente lo controlla. Se hai un account personale, controlla se il tuo piano Zoom lo include.
Una volta abilitato, apri Zoom, clicca sulla tua immagine del profilo, vai su Impostazioni > AI Companion e attiva l'interruttore.
💡 Consiglio dell'esperto: Zoom's AI Companion può anche riepilogare/riassumere lunghi thread di messaggi dalla finestra di chat di Zoom, risparmiandoti ore di lettura per capire tutto.
2. Attivare/disattivare riepilogo/riassunto/note della riunione
Ora, vai alle impostazioni di AI Companion e attiva/disattiva Riassunto riunione o Note riunione: questo dice a Zoom di iniziare a prendere appunti mentre parli.
Se non vuoi abilitarlo manualmente per ogni riunione, impostalo su avvio automatico per le chiamate ricorrenti tramite il portale web di Zoom. Per discussioni più delicate, come quelle individuali, puoi regolare le impostazioni per impedire all'IA di generare riepiloghi/riassunti.
*ecco un suggerimento per Zoom: aggiungi pronomi al tuo profilo Zoom e AI Companion li utilizzerà quando ti menzionerà nei riepiloghi/riassunti.
3. Avvia la riunione su Zoom e attiva AI Companion
Avvia la tua prossima riunione come faresti normalmente. Puoi programmarla in anticipo o avviarla subito. Assicurati di aver effettuato l'aggiornamento all'ultima versione di Zoom per utilizzare tutte le funzionalità/funzioni di AI Companion.
Durante la riunione, trova il pulsante AI Companion nella barra degli strumenti dove vedi le opzioni di disattivazione audio, video e condivisione dello schermo. Fai clic per aprire il pannello AI Companion.
4. Accedi alle note e rivedile durante (o dopo) la riunione
IA Companion aggiorna le note in tempo reale durante la riunione, ma è possibile anche controllarle in un secondo momento, quando serve un ripasso. Le troverai in:
- La tua email (se hai abilitato i riepiloghi/riassunti automatici)
- Il portale web Zoom
- La sezione Riunioni registrate nell'app Zoom
- La scheda Riunioni precedenti
5. Modifica e condivisione delle note finali
Una volta terminata la riunione, apri le note, sfogliale, apporta le modifiche necessarie e condividile con il tuo team. Da fare all'interno di Zoom o esportarle per ulteriori modifiche altrove.
Limiti dell'utilizzo di Zoom per le riunioni
Una volta che inizierai a utilizzare Zoom's AI Companion, noterai che è un po'… beh, limitato. Ecco dove ha dei limiti:
- Solo testo normale: niente tabelle, immagini o blocchi di codice; solo formattazione di base. Se sei abituato a piani dettagliati di progetti o frammenti di codice, Zoom Notes ti sembrerà un po' come scrivere su un tovagliolo
- Nessun accesso offline: se sei offline, lo sono anche le tue note. A differenza di altre app che funzionano senza Internet, Zoom tiene tutto bloccato finché non torni online
- Le note non durano per sempre: Zoom potrebbe cancellarle dopo 30-180 giorni a seconda del piano. Se non le salvi altrove, potrebbero scomparire prima che tu te ne accorga
- Collaborazione limitata: È possibile modificare le note in tempo reale, ma una volta terminata la riunione, è tutto finito: niente commenti, cronologia delle versioni o monitoraggio delle modifiche. Non è l'ideale se il tuo team lavora in fusi orari diversi
- Nessuna integrazione: Vuoi inviare gli elementi da trattare direttamente al tuo task manager? Dovrai copiare e incollare tutto manualmente, il che non è esattamente infallibile
📮 ClickUp Insight: ClickUp ha scoperto che il 47% delle riunioni dura un'ora o più. Ma tutto quel tempo è davvero necessario? Il motivo del nostro scetticismo? Solo il 12% degli intervistati valuta le proprie riunioni come altamente efficaci.
Il monitoraggio di metriche quali elementi di azione generati, tassi di follow-through e risultati può rivelare se riunioni più lunghe offrono davvero valore.
Gli strumenti di gestione delle riunioni di ClickUp possono essere d'aiuto! Cattura facilmente le azioni da intraprendere durante le discussioni con AI Notetaker, convertile in attività tracciabili e monitora i tassi di completamento, il tutto in un'unica area di lavoro. Scopri quali riunioni portano effettivamente a dei risultati e quali invece rubano tempo alla giornata del tuo team!
Prendere appunti in modo efficace durante le riunioni con ClickUp
Siamo realistici: l'IA Companion di Zoom va bene… se vi piacciono i programmi delle riunioni semplici e dimenticabili e le note che svaniscono nel nulla dopo poche settimane. Ma se volete davvero usare le note delle riunioni per qualcosa di produttivo, è il momento di fare l'upgrade.
ClickUp ti offre un'esperienza di presa di appunti che funziona davvero per te. È la tua memoria delle riunioni, il project manager e l'assistente del team tutto in uno. Niente più elementi di azione persi, note sparse o lavoro con cinque diverse app solo per rimanere allineati.
Vediamo come.
Cattura ogni dettaglio della riunione con IA Notetaker di ClickUp
Hai mai finito una riunione e pensato: "Aspetta, cosa abbiamo appena deciso?" ClickUp AI Notetaker fa in modo che non accada mai più.
Si unisce alle riunioni virtuali, registra tutto e organizza automaticamente le note, completandole con punti chiave, elementi di azione e attribuzioni dei relatori. Si ottiene un riepilogo/riassunto dettagliato e strutturato senza muovere un dito.
Ecco cosa fa per te questo strumento di IA per prendere appunti:
- Trascrizione automatica delle riunioni ascoltando la riunione, trasformando il parlato in testo e organizzando le note per oratore e orario
- Genera automaticamente riepiloghi dopo ogni riunione con punti chiave, decisioni ed elementi di azione, in modo da non dover leggere la trascrizione completa
- Identifica e monitora gli elementi di azione come richieste e follow-up menzionati nella riunione e li evidenzia
- Salva i dati in un database ricercabile che consente di trovare discussioni passate tramite parole chiave
🎉 Curiosità: Zoom tratta le tue note come un'offerta a tempo limitato; oggi sono qui, tra qualche mese non ci saranno più. Ma ClickUp? Ha una politica di "non scadenza". Le tue note, trascrizioni ed elementi di azione rimangono per sempre. E con lo spazio di archiviazione Unlimited su tutti i piani a pagamento, non dovrai mai più giocare al gioco "Quale file devo cancellare?".
Utilizza ClickUp Docs per prendere appunti completi e ben formattati
A volte una trascrizione di base non è sufficiente. È necessario un documento interattivo completamente strutturato.
Con ClickUp Docs, puoi:
📌 Crea note dettagliate per le riunioni con formattazione avanzata, immagini, tabelle e liste di controllo📌 Incorpora piani di progetto, sprint e roadmap direttamente nelle note della riunione📌 Collabora in tempo reale: aggiungi commenti, tagga i compagni di squadra e monitora le modifiche📌 Organizza tutto per progetto o reparto in modo da non perdere mai il contesto
E poiché ClickUp memorizza ogni versione del documento, è sempre possibile ripristinare le modifiche, se necessario. Niente più "Aspetta, chi ha cancellato quella nota importante?"
Prova questo 👉 Condividi le note delle riunioni direttamente su ClickUp Chatta, tagga il tuo team e discuti i punti chiave in tempo reale. Non dovrai più cambiare scheda o rincorrere le persone per gli aggiornamenti!
Il sistema di IA per prendere appunti trasforma anche gli elementi delle riunioni in attività tracciabili di ClickUp con un solo clic. È possibile impostare date di scadenza, assegnare membri del team e collegare attività alle note delle riunioni per un contesto completo.
Potenzia il processo di presa di appunti con ClickUp Brain
L'IA di Zoom può trascrivere una riunione. ClickUp Brain può capirla. Ecco come puoi sfruttarla al meglio:
1️⃣ Ottieni riepiloghi/riassunti istantanei per qualsiasi riunione
Invece di leggere un'intera trascrizione, chiedi a ClickUp Brain:
- "Quali sono stati i tre elementi principali della riunione di marketing di oggi?"
- "Riepilogare/riassumere la discussione sulla roadmap del prodotto in un paragrafo."
Otterrai note chiare e strutturate, ideali per recuperare in pochi secondi.
2️⃣ Automatizza i flussi di lavoro direttamente dalle tue note
Quando si prendono decisioni durante le riunioni, lascia che ClickUp Brain faccia il passaggio successivo per te. Può:
- *avviare i flussi di lavoro di approvazione quando una decisione richiede l'approvazione
- Crea attività direttamente dalle note della riunione (ad esempio, "Assegna la riprogettazione del sito web a Mike, da consegnare entro venerdì.")
- Promemoria per i team sulle scadenze in modo che nulla venga trascurato
💡 Prova questi prompt:
- "Mostrami chi ha elementi in sospeso da questa chiamata."
- "Trasforma tutti i follower di questa riunione in attività."
- "Elenco di tutte le scadenze menzionate durante la riunione."
È inoltre possibile impostare le Automazioni di ClickUp per notificare ai partecipanti alla riunione quando sono disponibili nuove registrazioni e trascrizioni, assicurando che tutti abbiano accesso immediato ai materiali della riunione.
Parti avvantaggiato con i modelli per riunioni di ClickUp
Con una pila di lavoro sempre più alta, non sorprende che a volte il tempo finisca (a chi non succede?). Per momenti come questi, puoi ricorrere alla vasta raccolta di modelli personalizzabili di ClickUp.
Uno dei nostri migliori consigli per prendere appunti è il modello ClickUp Meeting Notes.
Ecco perché è così efficace:
- Sezioni preformattate – Non è necessario creare nuovi documenti da zero. Include spazi per elementi del programma, punti di discussione, azioni e passaggi successivi
- *integrazione delle attività: a differenza delle note statiche, ClickUp consente di convertire i punti chiave in attività, assegnarle ai membri del team e impostare le date di scadenza, il tutto all'interno del modello
- collaborazione in tempo reale*: che il team si trovi nella stessa stanza o in fusi orari diversi, tutti possono contribuire e modificare le note in tempo reale
- Ricercabile e organizzato – Basta scorrere all'infinito vecchi documenti. Il sistema di tag e cartelle di ClickUp consente di trovare istantaneamente le note delle riunioni passate
Tuttavia, per mantenere un registro formale delle decisioni, utilizza il modello di verbale delle riunioni di ClickUp. Ti aiuta a documentare le discussioni chiave, a monitorare gli elementi di azione e a rendere tutti responsabili.
Le riunioni non dovrebbero essere come un buco nero in cui le idee scompaiono. Questi modelli mantengono tutto organizzato. Niente più confusione per prendere appunti. Solo riunioni chiare e strutturate che portano effettivamente all'azione.
💡Suggerimento: Hai bisogno di annotare delle idee prima o durante una riunione? Il blocco note di ClickUp è perfetto per catturare i pensieri al volo. Puoi facilmente trasformare queste note in attività e aggiungerle ai modelli delle tue riunioni. È un modo semplice per organizzare le tue idee senza dover passare da uno strumento all'altro.
Integra ClickUp con Zoom e altri strumenti per la massima efficienza
Utilizzando le integrazioni incorporate, è possibile collegare ClickUp con oltre 1.000 strumenti di terze parti, tra cui molti strumenti di IA per prendere appunti e piattaforme come Zoom.
Da fare è andare su App Center e sfogliare Tutte le app o scegliere una categoria dal pannello a sinistra. Ad esempio, troverai Zoom nella categoria Comunicazione e altre piattaforme simili. Puoi anche cercare lo strumento utilizzando la barra di ricerca in alto.
Una volta selezionato lo strumento, clicca su Connetti, accedi al tuo account, rivedi le autorizzazioni e infine scegli Consenti per completare la configurazione.
Prendi appunti nel modo più intelligente con ClickUp!
Le grandi idee possono spuntare in qualsiasi momento. Anche se non possiamo aiutarti a catturare i tuoi pensieri sotto la doccia, possiamo assicurarti che non perderai mai quelli condivisi durante le riunioni.
Delle buone note di riunione mantengono la produttività delle riunioni e assicurano che nulla venga trascurato. Lo strumento integrato di Zoom fa il suo lavoro, ma se avete bisogno di qualcosa di più potente, ClickUp fa al caso vostro.
Con ClickUp, puoi prendere appunti durante le riunioni, riepilogare/riassumere i thread delle chat e trasformarli istantaneamente in attività, senza dover cambiare app. Imposta scadenze, assegna attività e monitora lo stato, tutto in un unico posto.
Registrati oggi stesso per un account ClickUp gratis e tieni organizzati i tuoi progetti e le tue note senza sforzo!