Il nostro cervello non è in grado di memorizzare un numero infinito di appunti presi durante le riunioni, ma l'IA sì.
Certo, Zoom ha una funzionalità di presa di appunti con IA integrata, ma potrebbe non catturare tutte le sfumature di cui hai bisogno. Se sei stanco di affannarti per prendere appunti o di perdere dettagli importanti, è ora di fare un salto di qualità. In questo blog ti mostreremo come automatizzare gli appunti delle tue riunioni Zoom e perché ClickUp potrebbe essere la scelta più intelligente.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
Zoom Notes utilizza l'IA per trascrivere le riunioni, catturare i punti chiave ed evidenziare gli elementi da intraprendere, in modo da rimanere organizzati.
Per attivarlo:
- Attiva IA Companion nelle impostazioni di Zoom.
- Abilita Riepilogo riunione e Note, regolando le autorizzazioni secondo necessità.
- Avvia la tua riunione Zoom e clicca su IA Companion nel pannello inferiore.
- Rivedi le note in tempo reale o ritrovale in seguito nelle riunioni registrate o precedenti.
- Modifica e condividi le note con il tuo team
Limiti delle note di Zoom: formattazione, collaborazione, accesso offline, integrazioni e conservazione delle note limitati.
Come ClickUp può aiutarti:
- Offre modelli di riunione e integrazione con Zoom per un flusso di lavoro più fluido.
- Partecipa alle riunioni, registra le conversazioni e crea note strutturate e modificabili.
- Utilizza ClickUp Documenti per una formattazione avanzata e una collaborazione in tempo reale.
- Riassume automaticamente le lunghe discussioni nella chat di ClickUp
- Funziona con ClickUp Brain per impostare scadenze, assegnare membri e inviare notifiche.
- Offre modelli di riunione e integrazione con Zoom per un flusso di lavoro più fluido.
Come prendere automaticamente note durante le riunioni su Zoom
Zoom Notes ti consente di annotare facilmente idee, effettuare il monitoraggio delle azioni da intraprendere e redigere i verbali delle riunioni senza dover cambiare scheda.
Se l'organizzatore ha abilitato la funzione "Note" nei controlli della riunione, puoi accedere a un editor di testo condiviso in cui tutti possono digitare in tempo reale.
Hai bisogno di evidenziare qualcosa di importante? Formatta il testo con grassetto, corsivo o elenchi. Non è necessario premere "Salva" perché Zoom lo fa automaticamente.
Una volta terminata la riunione, le tue note rimangono al loro posto. Scaricale come file di testo o condividile via email per tenere tutti aggiornati.
💡Suggerimento professionale: risparmiati la fatica di annotare tutto utilizzando le trascrizioni video. Basta attivare Trascrizioni in tempo reale in Zoom facendo clic sul pulsante accanto a Registra. In questo modo vengono aggiunti i sottotitoli per tutti gli oratori, facilitando il recupero dei dettagli chiave in un secondo momento. Quando sarà il momento di scrivere i tuoi appunti, avrai tutto a portata di mano.
Ma se stai cercando qualcosa di più di semplici note di base, l'IA Companion di Zoom fa al caso tuo. È in grado di generare riassunti, effettuare il monitoraggio delle azioni da intraprendere e persino consentirti di incorporare contenuti multimediali. Ecco come utilizzarlo per prendere automaticamente appunti durante le riunioni:
1. Abilita l'accesso all'IA Companion
Prima di iniziare, assicurati che AI Companion sia attivato. Se fai parte di un'organizzazione, probabilmente è l'amministratore del tuo account Zoom a controllarlo. Se hai un account personale, verifica se il tuo piano Zoom lo include.
Una volta abilitato, apri Zoom, clicca sulla tua immagine del profilo, vai su Impostazioni > IA Companion e attiva l'opzione.
💡 Suggerimento: l'IA Companion di Zoom può anche riassumere lunghi threads di messaggi dalla finestra della chat di Zoom, risparmiandoti ore di lettura per comprenderne il contenuto.
2. Attiva il riepilogo della riunione e le note
Ora, vai alle impostazioni di AI Companion e attiva/disattiva Meeting Summary (Riassunto riunione) o Meeting Notes (Appunti riunione): in questo modo Zoom inizierà a prendere appunti mentre parli.
Se non vuoi attivare questa funzione manualmente per ogni riunione, impostala su avvio automatico per le chiamate ricorrenti tramite il portale web Zoom. Per discussioni più delicate, come quelle individuali, puoi modificare le impostazioni per impedire all'IA di generare riassunti.
Ecco un suggerimento Zoom per te: aggiungi i pronomi al tuo profilo Zoom e IA Companion li utilizzerà quando ti farà una menzione nei riassunti.
3. Avvia la tua riunione Zoom e attiva IA Companion
Avvia la tua prossima riunione come faresti normalmente. Puoi programmarla in anticipo o avviarla immediatamente. Assicurati di aver effettuato l'aggiornamento all'ultima versione di Zoom per utilizzare tutte le funzionalità/funzioni di AI Companion.
Durante la riunione, trova il pulsante AI Companion nella barra degli strumenti dove sono presenti le opzioni di silenziamento, video e condivisione dello schermo. Cliccaci sopra per aprire il pannello AI Companion.
4. Accedi e rivedi le note durante (o dopo) la riunione
IA Companion aggiorna le tue note in tempo reale durante la riunione, ma puoi anche consultarle in un secondo momento quando hai bisogno di rinfrescarti la memoria. Li troverai in:
- La tua email (se hai abilitato i riassunti automatici)
- Il portale web Zoom
- La sezione Riunioni registrate nell'app Zoom
- La scheda Riunioni precedenti
5. Modifica e condividi le note finali
Una volta terminata la riunione, apri le note, sfogliale, apporta le modifiche necessarie e condividile con il tuo team. Puoi farlo all'interno di Zoom o esportarle per effettuare ulteriori modifiche altrove.
Limiti dell'utilizzo di Zoom per le riunioni
Una volta che inizi a utilizzare AI Companion di Zoom, noterai che è un po'... beh, limitato. Ecco dove non è all'altezza:
- Testo normale: niente tabelle, immagini o blocchi di codice; solo formattazione di base. Se sei abituato a piani di progetto dettagliati o frammenti di codice, Zoom Notes ti sembrerà un po' come scrivere su un tovagliolo.
- Nessun accesso offline: se sei offline, anche le tue note lo sono. A differenza di altre app che funzionano senza Internet, Zoom mantiene tutto bloccato fino a quando non torni online.
- Le note non durano per sempre: Zoom potrebbe eliminarle dopo 30-180 giorni a seconda del tuo piano. Se non li salvi altrove, potrebbero scomparire prima ancora che te ne accorga.
- Collaborazione limitata: puoi modificare le note in tempo reale, ma una volta terminata la riunione, non è più possibile aggiungere commenti, visualizzare la cronologia delle versioni o tenere traccia delle modifiche. Non è l'ideale se il tuo team lavora su fusi orari diversi.
- Nessuna integrazione: vuoi inviare gli elementi da intraprendere direttamente al tuo task manager? Dovrai copiare e incollare tutto manualmente, il che non è esattamente infallibile.
📮 ClickUp Insight: ClickUp ha scoperto che il 47% delle riunioni dura un'ora o più. Ma tutto quel tempo è davvero necessario? Il motivo del nostro scetticismo? Solo il 12% dei nostri intervistati fa una valutazione positiva delle proprie riunioni, considerandole altamente efficaci.
Il monitoraggio di metriche quali le azioni generate, i tassi di follow-up e i risultati può rivelare se le riunioni più lunghe offrono davvero un valore aggiunto.
Gli strumenti di gestione delle riunioni di ClickUp possono aiutarti in questo! Acquisisci facilmente le azioni da intraprendere durante le discussioni con AI Notetaker, convertile in attività tracciabili e monitora i tassi di completamento, il tutto in un unico spazio di lavoro unificato. Scopri quali riunioni portano effettivamente risultati e quali invece rubano solo tempo alla tua squadra!
Prendi note durante le riunioni in modo efficace con ClickUp
Siamo realistici: l'IA Companion di Zoom va bene... se ti piacciono i programmi delle riunioni semplici e insignificanti e le note che svaniscono nel nulla dopo poche settimane. Ma se vuoi davvero utilizzare i tuoi appunti delle riunioni per qualcosa di produttivo, è ora di passare a qualcosa di più avanzato.
ClickUp ti offre un'esperienza di presa di appunti che funziona davvero per te. È il tuo memoria delle riunioni, project management e assistente di squadra tutto in uno. Niente più elementi persi, appunti sparsi o lavoro con cinque diverse app solo per rimanere allineati.
Vediamo come.
Cattura ogni dettaglio della riunione con ClickUp AI Notetaker.
Ti è mai capitato di finire una riunione e pensare: "Aspetta, cosa abbiamo appena deciso?" ClickUp AI Notetaker fa in modo che ciò non accada mai più.
Si unisce alle tue riunioni virtuali, registra tutto e organizza automaticamente i tuoi appunti, completi di punti chiave, azioni da intraprendere e attribuzioni dei relatori. Ottieni un riepilogo/riassunto dettagliato e strutturato senza muovere un dito.
Ecco cosa fa per te questo strumento di presa appunti basato sull'IA:
- Trascrizione automatica delle riunioni: ascolta la riunione, trasforma il parlato in testo e organizza le note in base all'oratore e all'ora.
- Genera automaticamente dei riassunti dopo ogni riunione con i punti chiave, le decisioni e gli elementi da intraprendere, così non dovrai leggere la trascrizione completa.
- Identifica e effettua il monitoraggio degli elementi da intraprendere, come richieste e follow-up menzionati durante la riunione, e li evidenzia.
- Salva i dati in un database ricercabile che ti consente di trovare le discussioni passate tramite parole chiave.
🎉 Curiosità: Zoom tratta le tue note come un'offerta a tempo limitato: oggi ci sono, tra qualche mese non ci saranno più. Ma ClickUp? Ha una politica di "scadenza mai". Le tue note, le trascrizioni e gli elementi da fare rimangono per sempre. E con spazio di archiviazione illimitato su tutti i piani a pagamento, non dovrai mai più giocare al gioco "Quale file devo eliminare?".
Usa ClickUp Docs per prendere note complete e ben formattate.
A volte, una semplice trascrizione non è sufficiente. È necessario un documento interattivo e completamente strutturato.
Con ClickUp Docs puoi:
📌 Crea note dettagliate delle riunioni con formattazione avanzata, immagini, tabelle e liste di controllo📌 Inserisci piani di progetto, sprint e roadmap direttamente nelle note delle riunioni📌 Collabora in tempo reale: aggiungi commenti, tagga i colleghi e tieni traccia delle modifiche📌 Organizza tutto per progetto o reparto, così non perderai mai il contesto
E poiché ClickUp archivia ogni versione del tuo documento, puoi sempre ripristinare le modifiche se necessario. Non dovrai più chiederti: "Aspetta, chi ha cancellato quella nota importante?"
Prova questo 👉 Condividi gli appunti della riunione direttamente nella chat di ClickUp, tagga il tuo team e discuti i punti chiave in tempo reale. Non dovrai più passare da una scheda all'altra o cercare le persone per avere aggiornamenti!
Il sistema di presa appunti basato sull'intelligenza artificiale trasforma anche le azioni da intraprendere emerse durante le riunioni in attività di ClickUp tracciabili con un solo clic. È possibile impostare date di scadenza, assegnare membri del team e collegare le attività agli appunti della riunione per avere un quadro completo del contesto.
Potenzia il processo di presa di appunti con ClickUp Brain.
L'IA di Zoom è in grado di trascrivere una riunione. ClickUp Brain è in grado di comprenderla. Ecco come sfruttarla al meglio:
1️⃣ Ottieni riepiloghi istantanei per qualsiasi riunione
Invece di leggere l'intera trascrizione, chiedi a ClickUp Brain:
- "Quali sono stati i tre elementi principali emersi dalla riunione di marketing di oggi?"
- "Riassumi in un paragrafo la discussione sulla roadmap del prodotto."
Otterrai note chiare e strutturate, ideali per aggiornarti in pochi secondi.
2️⃣ Automatizza i flussi di lavoro direttamente dalle tue note
Quando vengono prese decisioni durante le riunioni, lascia che ClickUp Brain faccia il passaggio successivo per te. Può:
- Avvia i flussi di lavoro di approvazione quando una decisione richiede l'approvazione
- Crea attività direttamente dalle note della riunione (ad esempio, "Assegna la riprogettazione del sito web a Mike, da consegnare venerdì").
- Fornisci ai team un promemoria sulle scadenze in modo che nulla venga trascurato.
💡 Prova questi prompt:
- "Mostrami chi ha elementi in sospeso da questa chiamata."
- "Trasforma tutti i follow-up di questa riunione in attività."
- "Elenca tutte le scadenze menzionate durante la riunione."
Puoi anche impostare le automazioni ClickUp per avvisare i partecipanti alla riunione quando sono disponibili nuove registrazioni e trascrizioni, assicurando che tutti abbiano immediatamente accesso ai materiali della riunione.
Parti in vantaggio con i modelli di riunione di ClickUp.
Con un carico di lavoro sempre più pesante, non c'è da stupirsi se a volte il tempo a nostra disposizione non è sufficiente (a chi non capita?). In questi casi, puoi ricorrere alla vasta collezione di modelli personalizzabili di ClickUp.
Uno dei nostri migliori consigli per prendere appunti è il modello ClickUp Meeting Notes Template.
Ecco perché è così importante:
- Sezioni preformattate: non è necessario creare nuovi documenti da zero. Include spazi per gli elementi del programma, i punti di discussione, le azioni da intraprendere e i passaggi successivi.
- Integrazione delle attività – A differenza delle note statiche, ClickUp ti consente di convertire i punti chiave in attività, assegnarle ai membri del team e impostare le date di scadenza, il tutto dall'interno del modello.
- Collaborazione in tempo reale: che il tuo team si trovi nella stessa stanza o sia distribuito in fusi orari diversi, tutti possono contribuire e effettuare modifiche alle note in tempo reale.
- Ricercabile e organizzato: non dovrai più scorrere all'infinito i vecchi documenti. Il sistema di tagging e cartelle di ClickUp ti consente di trovare facilmente e istantaneamente le note delle riunioni passate.
Tuttavia, per conservare una registrazione formale delle decisioni, utilizza il modello di verbale di riunione di ClickUp. Ti aiuta a documentare le discussioni chiave, a effettuare il monitoraggio delle azioni da intraprendere e a responsabilizzare tutti i partecipanti.
Le riunioni non dovrebbero sembrare un buco nero in cui le idee scompaiono. Questi modelli consentono di organizzare tutto. Non dovrai più cercare freneticamente le tue note. Solo riunioni chiare e strutturate che portano effettivamente all'azione.
💡Suggerimento professionale: Hai bisogno di annotare delle idee prima o durante una riunione? ClickUp Blocco note è perfetto per catturare i pensieri al volo. Puoi facilmente trasformare queste note in attività e aggiungerle ai tuoi modelli di riunione. È un modo semplice per organizzare le tue idee senza dover passare da uno strumento all'altro.
Integra ClickUp con Zoom e altri strumenti per ottenere la massima efficienza.
Grazie alle integrazioni integrate, puoi effettuare la connessione tra ClickUp e oltre 1.000 strumenti di terze parti, tra cui molti strumenti e piattaforme di presa appunti basati sull'IA come Zoom.
Tutto quello che devi fare è andare nell'App Center e sfogliare Tutte le app o selezionare una categoria dal pannello a sinistra. Ad esempio, troverai Zoom nella categoria Comunicazione e altre piattaforme simili. Puoi anche cercare lo strumento utilizzando la barra di ricerca in alto.
Una volta effettuata la selezione dello strumento, clicca su Connetti, accedi al tuo account, controlla le autorizzazioni e infine seleziona Consenti per completare la configurazione.
Prendi note nel modo più intelligente con ClickUp!
Le idee brillanti possono nascere in qualsiasi momento. Anche se non possiamo aiutarti a catturare i pensieri che ti vengono in mente sotto la doccia, possiamo assicurarti che non perderai mai quelli condivisi durante le tue riunioni.
Dei buoni appunti garantiscono la produttività delle riunioni e assicurano che nulla venga tralasciato. Lo strumento integrato di Zoom svolge egregiamente il suo compito, ma se hai bisogno di qualcosa di più potente, ClickUp fa al caso tuo.
Con ClickUp, puoi prendere appunti durante le riunioni, riassumere le conversazioni in chat e trasformarle immediatamente in attività, senza bisogno di passare da un'app all'altra. Imposta scadenze, assegna attività e monitora lo stato delle attività, tutto in un unico posto.
Iscriviti oggi stesso per ottenere un account ClickUp gratis e organizzare i tuoi progetti e note senza alcuno sforzo!