Lindsey Rossi è la responsabile delle operazioni di New Reach Marketing. È specializzata nella creazione di sistemi e nel miglioramento delle operazioni aziendali. Nel tempo libero, Lindsey ama comporre musica, cantare, dare lezioni di canto e stare all’aria aperta.
Quando si avvia un’attività, è facile mettere insieme un sistema per gestire i propri progetti senza tenere conto della scalabilità. Forse stai utilizzando strumenti come Fogli Google e app di messaggistica, e il tuo sistema attuale non è più sufficiente.
Se ti ritrovi disorganizzato e a perdere tempo, l’utilizzo di uno strumento efficace per il project management potrebbe essere la soluzione giusta per favorire la crescita e la scalabilità della tua azienda.
New Reach Marketing ha iniziato la propria attività nel 2020 come piccola impresa e, all’epoca, era gestita interamente tramite Fogli Google.
Man mano che la nostra azienda cresceva e acquisiva nuovi clienti, ci siamo resi conto che il sistema che avevamo in uso non sarebbe stato né scalabile né gestibile.
Abbiamo testato diversi strumenti di project management nel corso di sei mesi e abbiamo scelto ClickUp perché è intuitivo, fa risparmiare tempo ed è personalizzabile in base alle esigenze specifiche della nostra azienda.
Ecco come il passaggio a una piattaforma alternativa di project management si è rivelato una delle migliori decisioni che abbiamo preso come agenzia.
Il problema: flussi di lavoro disorganizzati, difficoltà nella gestione dei progetti e problemi di comunicazione
Immagina di arrivare al lavoro e di essere immediatamente sommerso da messaggi di testo, messaggi su Slack e un elenco di attività senza alcuna chiarezza né gerarchia di priorità tra le attività.
Ogni mattina passi un'ora o più a cercare di organizzarti, ma non hai ancora idea di come iniziare la giornata.
Apri Google Drive per trovare il foglio di lavoro dei Fogli Google giusto e cerchi tra i Messaggi per assicurarti che non ti sfugga nulla.
Scorri innumerevoli righe di dati alla ricerca delle informazioni che ti servono: il sistema funziona, ma a malapena.
Questa era la nostra realtà in New Reach Marketing prima di passare a ClickUp.
Con il passare del tempo, i nostri fogli di calcolo stavano diventando sempre più difficili da gestire. Solo nel foglio di calcolo dedicato al contenuto avevamo raggiunto le 648 righe e, all’interno di un unico foglio, dovevamo gestire diverse schede per i vari progetti di tutti i nostri clienti! 😱
Era quasi impossibile effettuare il monitoraggio di tutto e c'erano continuamente delle cose che sfuggivano al controllo.
Il nostro project management non era ottimizzato per il tipo di crescita che ci aspettavamo.
Vi mostrerò alcuni screenshot dei nostri vecchi fogli Google e, in seguito, vi presenterò il nostro nuovo sistema, così potrete vedere come funzionavamo prima e dopo l’adozione di ClickUp.
Ma prima ecco qualche informazione sul tipo di azienda che siamo e su come siamo riusciti a personalizzare ClickUp in base alle nostre esigenze aziendali.
Cosa facciamo come agenzia: uno sguardo approfondito al nostro vecchio sistema
Per offrirti una visione approfondita di come ClickUp ci abbia aiutato a raggiungere un ARR di 800.000 dollari, è necessario avere una comprensione generale di ciò che facciamo come azienda.
New Reach Marketing è specializzata in SEO e content marketing. Abbiamo diversi clienti con nicchie e obiettivi diversi e gestiamo tre diverse tipologie di clienti, tra cui quelli che si occupano di link building e quelli che si occupano di contenuti.
Quando un client desidera migliorare il proprio posizionamento complessivo sui motori di ricerca, ci affida in outsourcing la creazione di link. Ecco le sette campagne di marketing tra cui scegliamo quando elaboriamo un piano per i nostri clienti che richiedono servizi di link building:
- Guest post
- Infografiche
- Elenchi di outreach (che possono comportare l’acquisto di backlink se generano traffico di riferimento)
- La tecnica dello "skyscraper"
- Monitoraggio delle menzioni
- Pagine delle risorse
Ogni campagna passa attraverso tre fasi distinte, indipendentemente dal tipo di campagna che stiamo conducendo.
- Ricerca di nuovi clienti
- Personalizzazione
- Attività di sensibilizzazione
La nostra campagna più popolare è quella dei guest post: ecco una breve panoramica su come funzionano i guest post:
Passaggio 1: Ricerca di potenziali clienti
Individuiamo siti che ospitano blog relativi ai segmenti di mercato di riferimento del client e ne raccogliamo gli indirizzi email.
Passaggio 2: Personalizzazione
Diamo un'occhiata al blog del potenziale cliente, individuiamo un aspetto che ci piace particolarmente e personalizziamo il modello di email. Lasciamo anche un commento sul blog per preparare il terreno con il potenziale cliente. Questo aiuta ad aumentare il tasso di risposta, dato che stiamo inviando email a freddo.
Passaggio 3: Outreach
Inviamo email ai potenziali clienti e, quando riceviamo una risposta, proponiamo idee per gli articoli del loro blog. Una volta che la testata ha scelto un argomento, inviamo la richiesta di contenuto al nostro editor e includiamo i link al sito del nostro client all’interno di quei post in qualità di ospiti.
Per i nostri clienti nel settore dei contenuti, facciamo ricerche approfondite sulle parole chiave, creiamo grafiche personalizzate per favorire i link organici e redigiamo articoli in modo che superino in posizionamento quelli della concorrenza che si collocano in cima ai risultati di ricerca per la parola chiave che stiamo perseguendo.
Prima facevamo tutto questo su Fogli Google, ma non era gestito come una serie di progetti distinti, quindi non riuscivamo a scalare né a gestire facilmente le attività.
Dai un'occhiata al nostro vecchio foglio di calcolo del contenuto ⬇️
Un po’ opprimente, vero? E questo non è nemmeno il quadro completo di tutte le informazioni che abbiamo archiviato tramite Fogli Google.
Era davvero difficile per noi sapere quanti articoli avessimo in lavorazione per i nostri clienti e da quanto tempo fossero rimasti in ciascun stato! Alcuni articoli andavano persi e ci voleva molto tempo per ottenere un report per un client.
Ecco come abbiamo gestito lo stato delle campagne attive dei nostri clienti. È anche qui che abbiamo archiviato i dump delle campagne (tutti i dettagli relativi a ciascuna campagna che stavamo conducendo) e il foglio di lavoro del cliente ⬇️
Ecco una panoramica completa dei nostri clienti, dei loro obiettivi e della percentuale dello stato rispetto a dove eravamo arrivati nel corso del mese. Questo vale in particolare per i nostri clienti nel settore del link building, poiché prima di ClickUp non disponevamo nemmeno di un sistema di monitoraggio per i clienti in loco.
Come potete vedere, avevamo un sistema, ma non era affatto scalabile. 😬
Il nostro primo project manager aveva scelto Asana come soluzione, ma non solo non è riuscita a risolvere il problema, anzi, ha solo peggiorato le cose.
Il primo problema è stato che hanno cercato di abbandonare gradualmente i Fogli Google per passare ad Asana, invece di effettuare una transizione netta e definita. Ciò ha creato ulteriori problemi di comunicazione, poiché gli stessi progetti venivano gestiti in più luoghi diversi.
Per questo motivo, il nostro team perdeva più tempo rispetto a quando utilizzavamo esclusivamente Fogli Google e, francamente, i collaboratori non utilizzavano nemmeno molto la piattaforma.
Inoltre, per il team era davvero difficile familiarizzare con il flusso di lavoro, e la piattaforma non era abbastanza personalizzabile per soddisfare le esigenze della nostra agenzia. Abbiamo dedicato molto tempo a cercare di capire come funzionasse Asana, e il tempo è denaro, quindi abbiamo sprecato anche molti soldi.
Ma d’altronde, è questa la natura di una startup: tante difficoltà iniziali e una lunga curva di apprendimento.
La soluzione: il passaggio a una piattaforma di project management "tutto in uno"
In definitiva, ClickUp aveva tutto ciò di cui avevamo bisogno per crescere rapidamente. Siamo riusciti a replicare su ClickUp il sistema che avevamo su Fogli Google, il che ha reso la transizione molto più semplice per il team. Non stavamo cambiando i processi, ma semplicemente migliorando le operazioni.
ClickUp è intuitivo, dispone di un eccellente sistema di gerarchia e consente la collaborazione in team, la personalizzazione e le automazioni: era proprio quello che stavamo cercando.
Siamo riusciti a far passare il nostro team a ClickUp senza intoppi in poco più di un mese. Questo dimostra quanto ClickUp sia facile da usare e intuitivo, e quante risorse metta a disposizione dei principianti. Quindi, se sei preoccupato all’idea di effettuare il passaggio, non esserlo. Se ci sono riuscito io, puoi farlo anche tu. 😊
Come utilizziamo ClickUp nella nostra agenzia: uno sguardo dall’interno al nostro nuovo sistema
Ora che hai visto come funzionava in passato, lascia che ti mostri come utilizziamo ClickUp oggi nella nostra agenzia.
Cominciamo dal nostro spazio dedicato ai contenuti!
Di seguito è riportata una vista Bacheca che mostra lo stato di ciascun articolo su cui stiamo attualmente lavorando. Se consulti il nostro vecchio foglio di calcolo, noterai che non era possibile vedere il numero di volte in cui avevamo dato seguito agli articoli né capire quanti articoli si trovassero in ciascuna fase. Inoltre, non avevamo date di scadenza né una vera e propria organizzazione.
Bonus: Software per agenzie di marketing
Ora che utilizziamo ClickUp, possiamo vedere quanti articoli sono in fase di elaborazione per un client filtrando le visualizzazioni. Basta un clic per avere una panoramica completa dello stato delle cose. Possiamo anche tenere sotto controllo le date di scadenza e gestire il nostro team in modo molto più semplice.
Abbiamo molti stati personalizzati, ma questa soluzione funziona bene per noi perché ci troviamo ad affrontare numerose situazioni che coinvolgono siti web diversi. Abbiamo impostato un’automazione per ogni stato in modo che rifletta la data di scadenza corretta man mano che il processo avanza nella pipeline e stiamo lavorando per migliorare ulteriormente il flusso dei contenuti man mano che l’azienda cresce.
Ecco uno sguardo da dietro le quinte su come gestiamo i nostri contenuti sul sito in ClickUp ⬇️
Ecco una panoramica di come gestiamo le campagne dei clienti con ClickUp ⬇️
Le campagne passano ripetutamente attraverso questi tre stati fino al loro termine, cosa che di solito avviene solo se decidiamo di seguire una strada diversa o se il client rescinde il contratto. Gestire tutto questo tramite ClickUp è davvero semplice.
Ora diamo un'occhiata al nostro elenco clienti, nuovo e migliorato ⬇️
Non è forse una meraviglia? Qui abbiamo tutto ciò che ci serve sapere sui nostri clienti e abbiamo collegato le campagne attive a ciascun cliente. Possiamo anche spostare facilmente i clienti da uno stato all’altro.
Abbiamo configurato diverse automazioni per ridurre le attività amministrative. Ad esempio, quando le ore settimanali dedicate ai clienti aumentano, ClickBot scrive un commento in cui fa una menzione e avvisa il membro del team responsabile dell’assegnazione del tempo a ciascun progetto (prospezione, personalizzazione, outreach).
Prima di ClickUp, quando un cliente voleva sospendere il lavoro, la comunicazione avveniva tramite Slack e a volte la situazione diventava davvero confusa. Ora basta un clic e l’intero team è al corrente dello stato di un cliente.
Abbiamo anche un elenco per ogni tipo di cliente che ho menzionato in precedenza. A lungo termine, abbiamo un piano per espanderci ulteriormente e sappiamo di poterlo fare grazie alle infinite possibilità offerte da ClickUp.
I 5 vantaggi principali di ClickUp
1. Facile da usare per gli utenti
Una delle cose che preferiamo di ClickUp è la sua facilità d’uso. È estremamente semplice da utilizzare e molto intuitivo. Ecco quattro aspetti che hanno reso il passaggio a ClickUp davvero agevole:
- Possibilità di impostare tutto in un mese senza alcuna esperienza
- Il trasferimento dei dati dai Fogli Google a ClickUp è stato semplicissimo: abbiamo persino incorporato il nostro vecchio foglio di lavoro di Google Sheets relativo ai clienti per la creazione di link, finché il team non ha acquisito maggiore dimestichezza con ClickUp. Una volta che tutti hanno preso confidenza con la piattaforma, abbiamo creato la vista Elenco. Questo ha reso la transizione più agevole per tutti.
- Sono disponibili diverse risorse tramite ClickUp University e il blog di ClickUp
- Risposte rapide da parte del supporto clienti se noti un bug o hai bisogno di aiuto
2. Offre una gerarchia chiara
Apprezziamo molto la gerarchia di ClickUp perché rende facile mantenere tutto ben organizzato. Con ClickUp puoi:
- Visualizza tutto in un colpo d’occhio
- Visualizza l’intero spazio
- Suddividi gli spazi e visualizza le cartelle
- Suddividi le cartelle e visualizza gli elenchi
Puoi anche filtrare le visualizzazioni per assegnatario, tag, campi personalizzati e altro ancora!
Ecco un esempio di come sfruttiamo la gerarchia di ClickUp:
Ecco una panoramica dei nostri diversi Spaces: se clicchi su “Tutto”, vedrai letteralmente tutto ciò che accade in ClickUp per la tua azienda. Da lì potrai visualizzare i tuoi singoli Spaces.
Se clicchi sullo spazio “Contenuti”, ad esempio, potrai vedere tutto ciò che accade all’interno di quello spazio. Ho impostato una codifica a colori, quindi se guardo tutti i nostri contenuti nella vista Elenco, saranno suddivisi per colore.
Se clicchi sulla cartella “Guest Post Content”, vedrai tutto ciò che è contenuto in quella cartella.
Una volta aperta la cartella, è possibile visualizzare tutti gli elenchi al suo interno. Come potete vedere, i nostri contenuti sono suddivisi in due cartelle e ciascuna contiene elenchi che ci aiutano a mantenerci organizzati. Possiamo anche vedere quante attività sono presenti in ciascun elenco. Sono riuscito a comprendere appieno la gerarchia di ClickUp dopo aver seguito il corso introduttivo su ClickUp University.
3. Favorisce la collaborazione tra i team
ClickUp favorisce la collaborazione all’interno del team. Apprezziamo particolarmente la possibilità di:
- Assegnare più assegnatari a un'unica attività. Ciò è utile quando più persone devono intervenire su un'attività o monitorarne lo stato di avanzamento. Ad esempio, se un autore deve apportare una modifica a un articolo e il nostro editor deve controllare tale modifica
- Crea attività secondarie e liste di controllo per i membri del team. Puoi anche assegnare attività secondarie e elementi delle liste di controllo all’interno dell’attività per assicurarti che tutti abbiano gli strumenti necessari per svolgere il proprio lavoro
- Invia link alle attività. Questa funzione è utile in caso di richieste più urgenti. Di tanto in tanto invieremo attività su Slack per assicurarci che tutti ne siano a conoscenza. Altri casi d’uso potrebbero essere l’invio di attività ai clienti. Puoi anche configurare un’integrazione tra ClickUp e Slack per inviare messaggi automatici, se preferisci.
- Invita ospiti. Utilizziamo spesso questa funzionalità/funzione con gli autori ospiti e i freelance che fanno parte del nostro team. Ci permette di invitare i nostri autori esclusivamente nel nostro spazio dedicato ai contenuti, in modo che non abbiano accesso alle informazioni sensibili dei clienti.
4. Altamente personalizzabile
Trovare una piattaforma con numerose opzioni personalizzabili è stato fondamentale per la nostra attività aziendale. ClickUp ti permette di personalizzare la tua configurazione:
- Creazione di spazi e implementazione delle operazioni in base alle esigenze della tua azienda. Puoi anche attivare ClickApps come il monitoraggio del tempo, la durata stimata, i Sprints e i campi personalizzati, a seconda delle tue esigenze
- Creazione di viste personalizzate in base alle esigenze. Queste includono opzioni quali la vista Bacheca, la vista Elenco, l’integrazione con Fogli Google, la vista Documento, la vista Calendario e altre ancora. È inoltre possibile fissare le viste e proteggerle
- Campi personalizzati per conservare informazioni importanti. Si tratta di una funzionalità fondamentale per la nostra attività e di una preziosa ClickApp che utilizziamo in ogni spazio. Utilizziamo i campi personalizzati per conservare, tra le altre cose, le informazioni sui clienti e sui contenuti. Sono disponibili diverse opzioni tra cui scegliere
- Crea stati personalizzati. Puoi denominare e organizzare gli stati come preferisci! Apprezziamo molto la possibilità di aggiornarli e spostarli in qualsiasi momento
5. Funzionalità di automazione utili
ClickUp offre diverse funzionalità di automazione che puoi implementare a qualsiasi livello: spazio, cartella o elenchi. Automazioni:
- Risparmia tempo
- Intuitivo e facile da configurare
- Contribuisci a garantire che nessuna attività venga trascurata
- Riduciamo le attività amministrative, il che ci permette di risparmiare denaro
Risolvere i nostri punti critici e crescere con ClickUp
ClickUp ha aiutato la nostra azienda a crescere e ci ha permesso di acquisire più clienti e gestire un volume di lavoro maggiore.
Grazie al passaggio a ClickUp siamo riusciti a risolvere la maggior parte dei nostri punti critici come azienda. Questo ci ha aperto nuove opportunità per espandere l’attività e continuare a crescere. Prima di passare a ClickUp, offrivamo ai nostri clienti un solo pacchetto; ora ne abbiamo tre.
Ci ha inoltre permesso di acquisire nuovi clienti e assumere nuovo personale. Abbiamo sistematizzato i processi e disponiamo ora di un registro centralizzato di tutte le attività in corso per ogni ramo dell’azienda.
Quindi, se ti riconosci nella nostra storia o stai semplicemente pianificando di far crescere la tua attività, ti consigliamo vivamente di utilizzare ClickUp per riunire tutto il tuo lavoro in un unico posto, mantenere il tuo flusso di lavoro organizzato, coerente e gestibile, eliminando al contempo gli inutili intoppi causati dall’uso di più app. 🙏