Come utilizzare l'IA per i documenti Word per semplificare la creazione di contenuti

Quando mi trovo di fronte all'impossibilità di scrivere cinquecento pagine, mi assale un senso di fallimento e so che non ce la farò mai.

Che tu sia un romanziere acclamato o un aspirante scrittore di contenuti SEO, la paura della pagina bianca era fin troppo reale. Tra macchine da scrivere e schermi vuoti, gli scrittori hanno regolarmente sperimentato difficoltà iniziali. Per fortuna, l'IA ha messo fine a tutto questo!

L'IA per documenti Word, Documenti Google o ClickUp Docs ha reso incredibilmente più facile iniziare. L'IA ha semplificato il brainstorming senza giudizi e la scrittura con un compagno gentile.

In questo post del blog, caro scrittore, ti presentiamo l'uso dell'IA per semplificare e ottimizzare il processo di creazione dei tuoi contenuti.

Ecco come creare un documento con ClickUp Brain:

Che cos'è l'IA per i documenti Word?

I software più diffusi per la generazione di contenuti, come Microsoft Word e Documenti Google, includono Microsoft Copilot e Google Gemini. Ma non sono gli unici. È possibile creare contenuti con l'IA utilizzando un'ampia gamma di strumenti, alcuni dei quali saranno discussi più avanti in questo post del blog.

Ma prima, vediamo cosa comporta l'IA per la generazione di contenuti.

Funzionalità/funzioni dell'IA per i documenti Word

Nella sua forma più semplice, l'IA per documenti Word crea contenuti in risposta a input creati dall'utente, noti come prompt. Tuttavia, può fare molto di più.

Generazione di contenuti

Un assistente di scrittura IA ti aiuta a scrivere meglio e più velocemente. Prende le tue idee generali/prompt e crea una prima bozza. Comprende il tuo pubblico, lo stile e il contenuto del modulo per generare una bozza su cui puoi lavorare.

Assistenza nella scrittura

Una volta scritto, l'IA può fare molto come software di automazione dei documenti.

Formattazione e progettazione

Oggigiorno, un buon contenuto è multimodale. Il tuo autore di documenti IA può anche creare elementi visivi, come banner, immagini, tabelle, citazioni, ecc.

Analisi dei dati e approfondimenti

Hai bisogno di un revisore critico per i tuoi contenuti? Prova l'IA. Un buon creatore di documenti IA ti offre un intervallo di funzionalità/funzioni di analisi, quali:

Tutto questo, e siamo ancora nelle prime fasi della tecnologia dell'intelligenza artificiale. Con l'evoluzione dell'IA, sarà possibile fare sempre di più, offrendo vantaggi straordinari.

Vantaggi della generazione di documenti con IA

Il primo e principale vantaggio dell'utilizzo dell'IA è che elimina l'attrito del primo passaggio. Semplicemente digitando poche parole, l'IA ti fornirà una serie di idee, alcune delle quali potrai esplorare e sviluppare. Ciò, a sua volta, offre altri vantaggi a valle, quali:

Velocità: l'IA per i documenti Word si occupa dei primi due passaggi della creazione dei contenuti, ovvero la ricerca e la prima bozza. Ciò aumenta notevolmente la velocità con cui è possibile generare documenti. Se impieghi tre ore per la ricerca, due per la scrittura e una per la modifica, con l'IA potresti ridurre il tempo di quattro ore (il 66% del tempo).

Efficienza: la ricerca e la prima bozza sono lavori creativi estenuanti. Accelerando queste due fasi, l'IA crea più energia creativa tra gli scrittori, che può essere applicata per scalare il loro motore di contenuti.

Produttività: una parte chiave della generazione di contenuti è anche il riutilizzo, ovvero la creazione di post sui social media, la generazione di snippet, la scrittura di script per video, ecc. L'IA può automatizzare questo processo e riutilizzare i contenuti in pochi secondi.

Risparmio sui costi: la generazione di documenti tramite IA consente alle organizzazioni di creare più contenuti con team ridotti.

Esperienza di scrittura: scrivere può essere un lavoro solitario. L'IA diventa un partner di lavoro senza complicazioni con cui è possibile scambiare idee, discutere, trovare dati, modificare e mettere tutto insieme con un fiocco.

Casi d'uso della generazione di documenti IA

Tutto questo è fantastico, ma a chi è realmente destinata la generazione di documenti IA? È solo per i redattori SEO che hanno bisogno di creare contenuti su una scala mai vista prima? O è solo per i marketer che hanno bisogno di trovare regolarmente modi espressivi fantasiosi?

La generazione di documenti IA è pensata per chiunque abbia bisogno di scrivere qualsiasi cosa: email, report, riepiloghi/riassunti, verbali di riunioni e altro ancora. Se comunichi, la generazione di contenuti IA è quello che fa per te!

Applicazioni aziendali e professionali

I professionisti creano regolarmente un numero elevato di documenti: proposte, contratti, report periodici sulle prestazioni, riepiloghi/riassunti di ricerche, approfondimenti di mercato, note sui clienti e così via.

Vediamo alcuni esempi.

Proposte standard: utilizza l'IA per setacciare i tuoi documenti esistenti e identificare quelli più rilevanti, in base ai quali è possibile creare una proposta standard con parti personalizzabili per campi quali nome del cliente, prezzo e alcuni termini.

Reportistica sulle prestazioni: integra l'IA con le tue applicazioni aziendali, come il CRM o il portale dei dipendenti, per riepilogare/riassumere le informazioni dai dashboard chiave.

Informazioni sui clienti: sfrutta l'IA per elaborare le note provenienti da centinaia, se non migliaia, di interazioni con i clienti e ricavarne informazioni approfondite. Utilizzale per creare strategie, progettare campagne o personalizzare le conversazioni con i futuri clienti.

Creazione di contenuti didattici

La pandemia può aver spinto le persone a passare all'online, ma sono le reali possibilità di trasformazione dei contenuti digitali ad averle trattenute lì.

Strutturazione: crea contenuti didattici di facile consultazione per piattaforme online con l'IA. Fai brainstorming con lo strumento di scrittura IA per creare schemi completi e dettagliati per argomenti di tutti i livelli di complessità.

Materiale di supporto: la maggior parte della formazione online è basata sui video. Crea materiale di supporto basato su testo e immagini, come trascrizioni di video, riepiloghi/riassunti dei punti chiave, schede indice e altro ancora con l'IA.

Quiz: automatizza in modo intelligente quiz e test per i tuoi studenti. Cosa c'è di più? Crea combinazioni illimitate di domande per tenere la classe sempre all'erta.

Gestione dei documenti finanziari

Il reparto finanziario gestisce un numero straordinario di documenti, tra cui ordini di acquisto, fatture, estratti conto bancari/dei clienti, ecc. In qualità di dirigente finanziario, gli strumenti di creazione di contenuti IA ti consentono di comunicare con i tuoi colleghi in modo straordinariamente semplice.

Reportistica: elaborate una miriade di documenti, ricavate informazioni chiave e create report per gli stakeholder interessati, che si tratti del consiglio di amministrazione o dei vostri colleghi. L'IA può anche aiutare con il controllo delle versioni dei documenti per una migliore verificabilità.

Riepiloghi/riassunti: studia report finanziari lunghi e approfonditi, come rendiconti di profitti e perdite, account dei clienti, documenti di conformità, ecc. e crea riepiloghi esecutivi per il team dirigenziale.

Project management e collaborazione in team

Nella comunicazione aziendale, la sfida più grande che i team devono affrontare è mantenere un contesto comune.

Riepilogo storico: immaginate un nuovo dipendente che apre lo strumento di scrittura IA e chiede "aggiornatemi sul progetto finora". Uno strumento valido riepilogherà/riassumerà tutto ciò che è successo finora, identificherà le attività cardine e metterà tutti al corrente.

Standup/aggiornamenti: l'IA può riepilogare/riassumere tutti gli aggiornamenti e i commenti relativi al progetto per fornire un contesto olistico a tutti i membri del team.

Come puoi vedere, le possibilità sono infinite. Come possiamo trarne vantaggio? Scopriamolo insieme.

Come implementare la generazione di documenti IA

Come con la maggior parte dei progressi tecnologici moderni, è possibile iniziare a generare documenti con l'IA quasi istantaneamente.

1. Scegli gli strumenti di creazione di documenti IA più adatti alle tue esigenze

Esiste un'ampia gamma di strumenti per la creazione di documenti con IA integrata. Ecco alcuni dei più popolari.

Microsoft Word: questo word processor collaudato nel tempo è dotato di Copilot integrato per la creazione, il riepilogo/riassunto, la modifica e altro ancora dei contenuti. Se sei già abbonato a MS365, l'IA è inclusa.

Documenti Google: la suite di produttività di Google è dotata di Gemini integrato per creare qualsiasi tipo di contenuto necessario. Un'offerta di livello superiore può anche sfruttare i contenuti presenti in Google Drive per creare contenuti personalizzati.

ClickUp Docs: ClickUp consente di creare documenti semplici, belli e contestualizzati direttamente all'interno dello strumento di project management. Avvia ClickUp Brain per generare bozze, eseguire controlli ortografici, creare tabelle/modelli/trascrizioni e altro ancora.

All'interno di ClickUp Docs, incorpora segnalibri, aggiungi attività, includi immagini e collabora con il tuo team in tempo reale. Una volta terminato, condividilo in modo sicuro sia all'interno che all'esterno della tua organizzazione.

Quillbot: Quillbot è un toolkit con prodotti per la creazione di contenuti, il controllo ortografico, la grammatica, il rilevamento di plagi, la traduzione, i riepiloghi/riassunti e la generazione di citazioni.

Grammarly: da semplice correttore ortografico e grammaticale di pochi anni fa, Grammarly è oggi un assistente di scrittura IA più completo in grado di comporre, riscrivere, rispondere o adattare i tuoi contenuti a un pubblico diverso.

2. Impara a utilizzare il prompt dello strumento di scrittura IA

Ricorda che il prompt non è una situazione in cui a una domanda corrisponde una sola risposta. Puoi rispondere alle risposte dell'IA e chiederle di riscriverle/personalizzarle in base alle tue esigenze, addestrandola così nel lungo periodo.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei generatori di contenuti IA, leggi questa guida introduttiva sui prompt di scrittura IA.

3. Integralo nei tuoi flussi di lavoro

Come abbiamo visto sopra, l'IA per i documenti Word può fare molto di più che creare la tua prima bozza. Quindi, integrala in ogni passaggio del flusso di lavoro di gestione dei documenti.

Integrazioni: quando l'autore ha terminato la propria parte del processo di creazione del documento, imposta delle modalità per importare automaticamente i file nella pipeline IA. Puoi farlo semplicemente condividendo i file su un'unità comune o impostando un'API per le importazioni.

Funzionalità/funzioni specifiche per persona: se hai un editor che lavora su tutti i tuoi contenuti, integra i moduli di controllo ortografico e grammaticale nella sua suite di modifica. Offri ai designer la possibilità di creare immagini e incorporarle nel documento. Se lavori su documenti legali, abilita il controllo dei fatti e l'applicabilità per i team pertinenti.

Miglioramenti dei contenuti: prima della pubblicazione, potenzia visivamente i tuoi contenuti con l'IA. Utilizza l'IA per i documenti Word per evidenziare i punti importanti, scrivere un breve riepilogo/riassunto, identificare citazioni significative, ecc.

Project management: se utilizzi ClickUp Docs per registrare discussioni, riunioni, pianificazione di sprint, raccolta di requisiti, ecc., crea attività in modo intelligente all'interno del documento e gestisci il progetto.

4. Osserva e raddoppia

Essendo una tecnologia emergente, l'IA presenta ancora alcune lacune. Per sfruttarla al meglio, osservate attentamente le vostre interazioni con essa.

Fai di più di ciò che funziona per i tuoi flussi di lavoro relativi ai contenuti per ottenere documenti perfettamente rifiniti in modo più rapido.

Suggerimenti per ottimizzare l'IA nei documenti Word

Una volta impostato il processo generale, ecco alcuni suggerimenti e trucchi da tenere in considerazione.

Inizia con IA

Elimina il blocco dello scrittore chiedendo all'IA di fornirti un punto di partenza. Apri il tuo documento e poni una domanda all'IA. Costruisci il tuo contenuto partendo da lì.

Utilizza l'IA in modo completo

Non tutte le IA richiedono di porre una domanda onnicomprensiva. Ad esempio, con ClickUp Brain, è possibile scegliere da un elenco a discesa di vari formati invece di descriverli nel prompt.

Una volta scelto lo strumento di scrittura IA che desideri utilizzare, dedica del tempo ad apprendere tutto ciò che offre. Utilizza tutte le funzionalità/funzioni rilevanti per te.

Imposta modelli

Non reinventare la ruota e risparmiati il compito di ricordare i prompt migliori. Crea modelli per documenti, stili, prompt, ecc. e riutilizzali per una maggiore efficienza. Ecco alcuni modelli di documentazione dei processi da cui trarre ispirazione.

Cita le tue fonti

La sfida più grande con l'IA è che spesso nasconde da dove proviene la sua conoscenza su un argomento specifico. È naturale, data la mole di dati utilizzati per addestrare i modelli di linguaggio (LLM). Tuttavia, i tuoi contenuti non devono essere infondati.

Chiedi all'IA di mostrare le tue fonti e citarle nei tuoi contenuti per aumentare la credibilità e l'autorevolezza nel tuo campo di lavoro.

Sfide e considerazioni

Nonostante le immense possibilità, l'IA è ancora in una fase embrionale. Noterai che ogni strumento mostra un disclaimer che informa che l'IA può commettere errori e che la responsabilità dell'accuratezza ricade sull'utente. Questo è solo l'inizio.

Allucinazioni e imprecisioni

Gli strumenti di creazione di contenuti IA possono allucinare, ovvero produrre contenuti errati come se fossero accurati. Sebbene i provider IA stiano lavorando duramente per ridurre al minimo le allucinazioni con ogni nuovo LLM, la responsabilità di produrre contenuti accurati rimane comunque dello scrittore.

Quindi, fai attenzione al lavoro IA che stai utilizzando. Ricontrolla i fatti e rivedi attentamente le idee nei tuoi documenti professionali.

Appare come generato dall'IA

Il punto non è che non mi piace "delve", anche se in effetti non mi piace, ma che è un segno che il testo è stato scritto da ChatGPT. pic.twitter.com/2i3GUgynuL

La sua teoria era che l'uso di parole come "delve" fosse un segno che il testo era stato scritto da ChatGPT. Sebbene ciò possa essere discutibile, l'uso di contenuti generati dall'IA nella sfera pubblica è stato oggetto di attento scrutinio.

Ad esempio, i governi di tutto il mondo hanno stabilito che i contenuti generati dall'IA devono essere opportunamente contrassegnati. Google non penalizza i contenuti IA nelle pagine dei risultati del suo motore di ricerca (SERP). Tuttavia, sconsiglia vivamente di utilizzare l'IA come "modo economico e facile per manipolare i risultati dei motori di ricerca"

In un certo senso, i documenti aziendali che sembrano generati dall'IA possono creare un'impressione sfavorevole tra il pubblico. Il modo migliore per evitarlo è renderli più radicati e in linea con la promessa del marchio.

Mancanza di vera innovazione

I documenti generati dall'IA sono spesso un riepilogo/riassunto di contenuti già esistenti. Come afferma questo blog sul sito web Book Prize, "gli LLM sono retrospettivi. Sono derivati, anche quando creano nuove combinazioni; un gigantesco specchietto retrovisore. Producono imitazioni di testi generati dagli esseri umani"

In riepilogo/riassunto, l'IA, da sola, potrebbe non offrire idee innovative per i contenuti. Dove eccelle è nell'accelerare il processo di creazione dei contenuti. L'unico modo per garantire la creazione di contenuti eccezionali e coinvolgenti è applicare una lente acuta dell'ingegno umano all'output dell'IA.

Semplifica la tua pipeline di contenuti con ClickUp

Il termine "contenuto" è ormai sinonimo di blog, TikTok o video YouTube, la maggior parte dei quali viene utilizzata per scopi di marketing. Non c'è quindi da stupirsi che i professionisti del marketing abbiano abbracciato l'IA generativa come nessun altro.

Tuttavia, pensare a un documento generato dall'IA come limitato al marketing significa perdere un'enorme opportunità. L'IA può infatti aiutare ogni singolo dipendente, manager, collaboratore individuale, consulente o imprenditore a comunicare meglio.

In molti modi, l'IA può aiutarti a fare di più e meglio. Quindi, immergiti nell'IA per la generazione di contenuti. Apri ClickUp Docs e inizia subito. Prova ClickUp gratis oggi stesso.