Le risorse umane riguardano fondamentalmente una cosa: le persone.
In qualità di professionista delle risorse umane, sei al centro della tua organizzazione e gestisci tutto, dal processo di assunzione e inserimento dei nuovi dipendenti alla gestione delle retribuzioni, al coinvolgimento dei dipendenti e alla conformità normativa. Il funzionamento dei tuoi processi influisce sulle operazioni quotidiane delle risorse umane e plasma la forma del futuro della tua azienda.
Quindi, se stai cercando modi per ottimizzare i processi HR, aggiungere valore ai dipendenti, creare un'esperienza senza soluzione di continuità per i nuovi assunti e, in ultima analisi, rafforzare la tua organizzazione, sei nel posto giusto.
In questo post del blog esploreremo il vero significato del miglioramento dei processi HR e perché è essenziale nel mondo del lavoro moderno.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- Il miglioramento dei processi HR comporta l'analisi e il potenziamento delle procedure relative alle risorse umane al fine di aumentare l'efficienza e l'efficacia dell'organizzazione e la soddisfazione dei dipendenti.
- Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti, riduce gli oneri amministrativi, consente un processo decisionale basato sui dati, riduce il turnover dei dipendenti e migliora le prestazioni complessive dell'organizzazione.
- Il miglioramento dei processi HR comporta l'automazione delle attività HR di routine e la standardizzazione delle politiche e delle procedure HR in tutta l'organizzazione.
- I professionisti delle risorse umane hanno inoltre bisogno di formazione e feedback regolari per ottimizzare i processi HR.
- Le organizzazioni dovrebbero inoltre concentrarsi sul mantenimento di canali di comunicazione chiari e coerenti all'interno del team e condurre audit regolari per rivedere e migliorare i processi chiave delle risorse umane.
Comprendere il miglioramento dei processi HR
Il miglioramento dei processi HR si concentra sul miglioramento dell'efficienza e dell'efficacia dei processi HR durante il ciclo di vita di un dipendente, dall'assunzione, all'inserimento, alla gestione delle retribuzioni, alle valutazioni delle prestazioni e altro ancora.
Nel corso del tempo, i flussi di lavoro delle risorse umane possono diventare obsoleti, causando ritardi inutili, duplicazione del lavoro richiesto o spreco di risorse. Il miglioramento dei processi HR comporta l'identificazione delle inefficienze nelle funzioni HR e la loro risoluzione utilizzando una combinazione di tecnologie e strategie avanzate.
📌 Esempio: se il processo di inserimento richiede più tempo a causa delle pratiche burocratiche manuali, il miglioramento dei processi HR può consigliare il passaggio a moduli digitali o a un portale basato sull'automazione.
Ma ricorda: il riallineamento dei processi HR non deve limitarsi alla risoluzione dei problemi esistenti. Devi anche trovare in modo proattivo modi più intelligenti per lavorare. Le mappe dei processi possono aiutarti in questo. 👇🏼
Vantaggi principali del miglioramento dei processi HR
Cosa può portare un reale miglioramento dei processi HR e aziendali? La risposta è semplice: maggiore efficienza, maggiore assistenza, meno attriti e, in definitiva, meno errori.
Ecco le chiavi dei principali vantaggi del miglioramento dei processi HR:
⏱️ Risparmio di tempo: accelera le attività quotidiane delle risorse umane, riducendo i ritardi e migliorando l'efficienza del flusso di lavoro.
💼 Migliore esperienza dei dipendenti: migliora le assunzioni, l'inserimento e il supporto delle risorse umane, aumentando la soddisfazione dei dipendenti.
✅ Riduce gli errori: garantisce la conformità alle leggi e alle normative, riducendo al minimo il rischio di errori e sanzioni.
💰Risparmio sui costi: elimina passaggi superflui e ottimizza le risorse, consentendo un risparmio finanziario.
📊 Decisioni basate sui dati: fornisce informazioni preziose per assumere, formare e pianificare la forza lavoro in modo più intelligente.
📖 Per saperne di più: Modelli e moduli HR gratis per migliorare i processi HR
Sfide nel miglioramento dei processi HR
I vantaggi del miglioramento dei processi HR sono indubbiamente notevoli, ma le organizzazioni potrebbero incontrare diverse sfide durante l'implementazione:
- Resistenza al cambiamento: i dipendenti e il management potrebbero opporsi alle modifiche dei processi consolidati a causa del comfort derivante dallo status quo o dalla paura dell'ignoto. Ad esempio, l'integrazione dell'IA nei processi HR potrebbe sembrare eccessiva ad alcuni.
- Limiti delle risorse: budget e personale limitati possono ostacolare la capacità di implementare miglioramenti dei processi, soprattutto quando sono necessari investimenti in nuove tecnologie o formazione. Ad esempio, un'organizzazione potrebbe ritenere Slack (uno strumento di comunicazione per l'area di lavoro) incompatibile con le proprie esigenze a causa del prezzo.
- Limiti tecnologici: sistemi HR obsoleti o incompatibili possono impedire l'uso di nuovi processi o strumenti di automazione. Ad esempio, un vecchio sistema di gestione delle buste paga potrebbe avere difficoltà a effettuare la sincronizzazione con le moderne piattaforme HR.
- Mantenere la sicurezza e la privacy dei dati: le pratiche HR spesso comportano la gestione di informazioni sensibili sui dipendenti. Questo può renderle bersagli privilegiati per hacker e violazioni.
Per affrontare queste sfide, elenchiamo di seguito alcuni consigli pratici con esempi di miglioramento dei processi HR che ti aiuteranno ad affrontare i problemi comuni dei dipendenti e a migliorare notevolmente i tuoi processi HR.
🌟 Spunto di riflessione: sebbene il progresso tecnologico abbia aperto la strada a incredibili strumenti di miglioramento dei processi HR, pensi che possa sostituire la comprensione e l'empatia umana? Noi crediamo di no. I migliori team HR utilizzano la tecnologia e la pianificazione strategica delle risorse umane per fornire supporto alle connessioni umane, non per sostituirle💯.
Consigli pratici per il miglioramento dei processi HR
Il lavoro delle risorse umane non si limita alle pratiche burocratiche e alle assunzioni. L'obiettivo principale è creare un ambiente di lavoro in cui le persone si sentano apprezzate, supportate e possano dare il meglio di sé.
Vediamo alcuni consigli pratici per rendere più efficaci i tuoi processi HR.
Suggerimento 1: automatizza le attività di routine utilizzando sistemi di gestione delle risorse umane
L'automazione nel reparto risorse umane non è più un lusso, ma una necessità per garantire efficienza e precisione. I team delle risorse umane spesso si occupano di attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo, come la pianificazione dei colloqui, l'elaborazione delle buste paga e il monitoraggio delle presenze. Sebbene queste attività siano fondamentali, lasciano poco spazio alle attività strategiche che favoriscono la crescita effettiva.
Inoltre, i processi manuali aumentano la probabilità di errori e incongruenze. Le automazioni riducono questi rischi, garantiscono l'accuratezza e liberano i professionisti delle risorse umane, consentendo loro di concentrarsi su attività di maggior valore, come lo sviluppo dei talenti o il coinvolgimento dei dipendenti.
📌 Cosa comporta l'automazione delle risorse umane?
I moderni team HR utilizzano software intelligenti per la gestione dei dipendenti che effettuano l'automazione di gran parte del lavoro di routine. Ciò significa che i professionisti delle risorse umane possono dedicare più tempo a ciò che conta davvero.
ClickUp Automazioni può aiutarti a migliorare i processi HR automatizzando attività ripetitive come l'assegnazione dei compiti, le notifiche e gli aggiornamenti del flusso di lavoro. Ad esempio, l'automazione può programmare gli slot per i colloqui in base alla disponibilità dei candidati o inviare promemoria ai dipendenti sulle approvazioni delle ferie in sospeso.
Con oltre 100 modelli di automazione predefiniti, puoi personalizzare trigger e azioni in base alle tue esigenze specifiche. E non puoi perderti l'IA Automation Builder, che consente agli utenti di creare automazioni utilizzando il linguaggio naturale, semplificando l'intero processo di configurazione.
✅ Conclusione: inizia identificando le attività ripetitive e che richiedono molto tempo. Implementa le automazioni in modo graduale per garantire una transizione fluida al tuo team.
Suggerimento 2: standardizza le politiche e le procedure HR
Le buone politiche HR sono come una roadmap per i dipendenti. Dovrebbero essere facili da comprendere, eque per tutti e applicate in modo coerente. Ma cosa si osserva spesso in tutti i settori? Manuali per i dipendenti redatti in modo inadeguato, scritti pieni di gergo tecnico e formulazioni confuse.
Politiche aziendali incoerenti possono creare confusione tra i dipendenti e, peggio ancora, esporre le organizzazioni a rischi legali. È meglio standardizzare i processi HR per garantire che i dipendenti di tutti i reparti e le posizioni operino secondo le stesse linee guida, regole e normative.
📌 Cosa significa standardizzazione?
Creazione di una documentazione completa e uniforme per le attività chiave delle risorse umane, quali assunzioni, inserimento dei nuovi assunti e valutazioni delle prestazioni.
Strumenti come il Modello di manuale e politiche per i dipendenti ClickUp possono semplificare la creazione e la gestione di questi documenti, garantendo chiarezza e accessibilità.
Il modello copre sezioni essenziali come "Come lavoriamo"," "Codice di condotta standard"," "Politiche e procedure"," garantendo che la tua organizzazione rimanga organizzata e conforme. Elimina la necessità di documenti separati o di cercare linee guida altrove, fornendo una piattaforma centralizzata e facile da usare, indipendentemente dal fatto che tu sia un nuovo assunto o già associato.
✅ Conclusione: rivedi regolarmente le politiche esistenti per assicurarti che rimangano pertinenti e conformi ai requisiti legali. Comunica queste politiche in modo efficace attraverso piattaforme accessibili.
Suggerimento 3: introdurre opzioni self-service per i dipendenti relative alle buste paga e all'inserimento in azienda
I dipendenti moderni desiderano avere più voce in capitolo e autorità sulla propria vita lavorativa. Le piattaforme self-service consentono loro di ottenere questo risultato, permettendo al personale di avere il controllo sui propri dati e processi. Ciò dimostra ai dipendenti che l'azienda si fida di loro e apprezza il loro tempo.
La parte migliore? I dipendenti gestiscono autonomamente le attività amministrative di routine, riducendo il carico di lavoro dei team delle risorse umane. Due piccioni con una fava!
📌 Cosa comporta il self-service?
Le piattaforme self-service consentono al personale di aggiornare le informazioni personali, controllare i dettagli relativi alla retribuzione, richiedere permessi e effettuare il monitoraggio delle attività di inserimento.
I dipendenti apprezzano l'autonomia di gestire le questioni di routine senza bisogno dell'intervento delle risorse umane. Nel frattempo, il personale delle risorse umane può concentrare la propria attenzione su attività strategiche come la gestione delle prestazioni e la creazione di una cultura del miglioramento continuo.
✅ Conclusione: Inizia con funzionalità/funzioni semplici come l'accesso alle buste paga e amplia gradualmente fino a includere moduli di formazione o l'iscrizione ai benefit per massimizzare l'efficienza.
📖 Per saperne di più: 8 modelli di miglioramento dei processi in ClickUp e Word per ottimizzare l'efficienza
Suggerimento 4: sfruttate l'analisi dei dati per migliorare il processo decisionale
I numeri raccontano una storia, soprattutto nel settore delle risorse umane. Raccogliendo e analizzando i dati dei dipendenti, i team delle risorse umane possono prendere decisioni migliori in materia di assunzioni, formazione e fidelizzazione dei dipendenti di talento. Ma ricordate: l'analisi dei dati nel miglioramento delle risorse umane non consiste nel monitoraggio delle persone come se fossero macchine, ma nel comprendere i modelli e le esigenze umane.
📌 Perché l'analisi dei dati HR è importante?
Gli approcci basati sui dati eliminano le congetture, consentendo ai team delle risorse umane di prendere decisioni basate su prove concrete. Ad esempio, comprendere i motivi per cui i dipendenti lasciano l'azienda può aiutare le risorse umane a progettare strategie di fidelizzazione più efficaci, consentendo all'azienda di risparmiare tempo e denaro.
Strumenti come ClickUp Dashboard possono aiutare i team delle risorse umane a monitorare metriche chiave come il tempo necessario per l'assunzione, l'assenteismo e i punteggi di coinvolgimento. Queste informazioni consentono ai professionisti delle risorse umane di identificare modelli, prevedere risultati e implementare interventi mirati.
Cosa c'è di più? Con i widget personalizzabili, puoi effettuare il monitoraggio delle scadenze, monitorare lo stato delle attività e visualizzare le metriche chiave, tutto in un unico posto!
✅ Conclusione: esamina regolarmente le analisi delle risorse umane per identificare le aree di miglioramento. Utilizza le informazioni ottenute per affrontare le sfide e replicare le iniziative che hanno ottenuto un esito positivo.
Suggerimento 5: Offri una formazione continua per migliorare le competenze del personale
Non sarebbe sbagliato concludere oggi che un professionista delle risorse umane è in parte coach, in parte analista di dati e in parte esperto di tecnologia!
Perché diciamo questo? Beh, i professionisti delle risorse umane operano in un ambiente dinamico in cui le leggi, la tecnologia e le norme sul posto di lavoro sono in continua evoluzione. L'aggiornamento professionale garantisce che i team delle risorse umane rimangano aggiornati sulle nuove tecnologie, comprendano le tendenze in evoluzione della forza lavoro e sviluppino competenze che vanno oltre le tradizionali funzioni delle risorse umane.
📌 Cosa comporta il miglioramento delle competenze?
L'aggiornamento professionale può includere corsi di formazione sulle tecnologie HR, workshop sulla diversità e l'inclusione o certificazioni in campi emergenti come la people analytics. In questo modo i team HR mantengono le loro competenze e sono in grado di affrontare in modo efficiente le sfide nel campo delle risorse umane.
Puoi utilizzare ClickUp Goals per impostare traguardi e monitorare i progressi. Ti aiuta a definire obiettivi aziendali HR specifici, misurabili e con scadenze precise, suddividerli in attività gestibili e visualizzare facilmente i progressi.
✅ Conclusione: integra il miglioramento delle competenze come componente fondamentale della strategia delle risorse umane. Assegna risorse allo sviluppo professionale e effettua il monitoraggio dello stato per misurarne l'impatto sulle prestazioni complessive.
Suggerimento 6: mantenere canali di comunicazione efficaci all'interno dei team
La comunicazione è il cuore pulsante di qualsiasi organizzazione di successo. Con i modelli remoti e ibridi che stanno prendendo piede in tutti i principali settori industriali, i team delle risorse umane devono creare diversi modi per consentire ai dipendenti di condividere feedback, porre domande e sentirsi ascoltati.
Senza una comunicazione chiara e coerente, anche le politiche migliori possono fallire nel raggiungere i risultati previsti.
📌 Come garantire una comunicazione efficace con i dipendenti?
- Definisci piattaforme di comunicazione (email, chat, riunioni) per diversi scopi
- Conduci sondaggi mensili anonimi per raccogliere informazioni sulla soddisfazione dei dipendenti e sull'efficacia della comunicazione.
- Offri workshop su comunicazione efficace, risoluzione dei conflitti e ascolto attivo.
- Implementa piattaforme come ClickUp Chat per centralizzare la comunicazione e le attività.
ClickUp Chat può facilitare la comunicazione in tempo reale, garantendo che tutte le parti interessate siano informate e allineate. Ciò è particolarmente utile per la gestione di progetti interfunzionali o team remoti.
Con ClickUp Chat, i team possono discutere dei progetti, effettuare la condivisione degli aggiornamenti e convertire i messaggi in attività con un solo clic, assicurando che tutte le conversazioni siano collegate alle attività, ai documenti e alle chat pertinenti.
✅ Conclusione: sviluppa protocolli di comunicazione chiari e sfrutta strumenti che forniscono supporto per interazioni sia sincrone che asincrone. Effettua controlli regolari per garantire l'allineamento degli obiettivi e delle aspettative. Puoi anche condurre sondaggi anonimi e controlli regolari, nonché utilizzare tecnologie avanzate e piattaforme digitali per rendere la comunicazione facile e confortevole.
Suggerimento 7: Effettua regolarmente audit e controlli dei processi
Proprio come un medico controlla la salute di un paziente, i team delle risorse umane devono esaminare regolarmente i propri processi. Ciò significa valutare il funzionamento dei sistemi attuali, identificare i colli di bottiglia ed essere disposti ad apportare modifiche. Perché un processo che funzionava l'anno scorso potrebbe non essere l'approccio migliore oggi.
📌 Perché dovresti condurre degli audit?
Audit regolari aiutano a individuare le inefficienze e i potenziali rischi prima che si trasformino in problemi più gravi. Forniscono inoltre un punto di riferimento per il miglioramento continuo, consentendo ai team delle risorse umane di perfezionare le loro pratiche nel tempo.
Strumenti come Recurring Task di ClickUp possono aiutarti a creare attività ricorrenti e liste di controllo per rivedere sistematicamente i processi chiave, come l'accuratezza delle buste paga, la documentazione dei dipendenti e la conformità alle leggi sul lavoro.
È anche possibile, ad esempio, impostare un'attività da ripetere quotidianamente, settimanalmente o mensilmente e includere una lista di controllo all'interno di ciascuna attività per delineare passaggi specifici o sottoattività. Veloce ed efficiente, vero?
✅ Conclusione: pianifica audit a intervalli regolari e concentrati sia sull'efficienza operativa che sulla conformità. Utilizza i risultati degli audit per definire le strategie e i miglioramenti futuri delle risorse umane.
Suggerimento 8: Assicurati il feedback e la soddisfazione dei manager
I gestori del team sono un collegamento fondamentale tra i dipendenti e l'organizzazione, sia direttamente che indirettamente. Grazie alle loro interazioni dirette e immediate con i dipendenti, il loro feedback è prezioso per progettare e perfezionare i processi HR.
📌 Come raccogliere feedback?
I manager sono spesso i primi a riscontrare inefficienze nei processi HR. Ascoltare il loro feedback garantisce che le politiche HR siano pratiche ed efficaci, a vantaggio dell'intera organizzazione.
Il modello di modulo di feedback ClickUp può aiutare le organizzazioni a progettare sondaggi personalizzati per raccogliere informazioni preziose da clienti, utenti e partner.
Questo approccio centralizzato semplifica il processo di feedback, garantendo che tutte le risposte siano organizzate e facilmente accessibili.
Inoltre, ClickUp Brain, lo strumento basato sull'IA di ClickUp, aiuta a riepilogare/riassumere e analizzare i feedback, consentendo ai team di identificare le tendenze e prendere decisioni informate.
✅ Conclusione: rendi il feedback dei manager una pratica regolare incorporandolo nelle revisioni trimestrali o nelle riunioni strategiche. Agisci in base ai loro suggerimenti per dimostrare che il loro contributo ha valore e è influente.
Suggerimento 9: incoraggiare il feedback e il coinvolgimento dei dipendenti nella mappatura dei processi
Coinvolgere i dipendenti nel miglioramento dei processi HR garantisce che questi sistemi siano facili da usare e soddisfino le esigenze reali. Dopotutto, i dipendenti sono gli utenti principali della maggior parte delle funzioni HR, non sei d'accordo?
📌 Come ottenere il feedback dei dipendenti?
Crea sondaggi anonimi per raccogliere feedback dettagliati dai dipendenti su diversi aspetti relativi al loro lavoro. Strumenti collaborativi come ClickUp HR Teams possono essere d'aiuto in questo senso, poiché offrono ai team HR una suite completa di strumenti per semplificare il project management HR e migliorare l'efficienza.
Grazie a funzionalità quali dashboard personalizzabili, monitoraggio del tempo e canali di comunicazione collaborativi, i professionisti delle risorse umane possono gestire le attività, monitorare le prestazioni e creare un ambiente di lavoro coeso.
✅ Conclusione: crea canali per raccogliere il feedback dei dipendenti, come focus group o sondaggi anonimi. Utilizza i loro contributi per perfezionare i processi HR e renderli più efficaci e allineati.
😁Bonus: consigli extra per perfezionare i tuoi processi HR
Suggerimento 11: Investi in programmi di salute mentale e benessere
Concorderai sul fatto che il benessere dei dipendenti è fondamentale per la produttività e l’esito positivo. Ignorare la salute mentale può influire sulle dinamiche del team e sulle prestazioni complessive.
🛠️ Soluzione: inizia in piccolo con risorse per il benessere o sessioni di sensibilizzazione e amplia gradualmente iniziative come programmi di gestione dello stress e supporto all'equilibrio tra lavoro e vita privata sulla base dei feedback ricevuti.
🙁 Fatto: quasi 3 dipendenti su 4 hanno segnalato problemi di salute mentale sul lavoro.
Suggerimento 12: Stabilisci percorsi di carriera chiari
I dipendenti sono più coinvolti quando vedono un futuro all'interno dell'organizzazione. Offrire percorsi di crescita chiari può fare una differenza significativa nel trattenere i talenti e ridurre il turnover.
🛠️ Soluzione: Discuti gli obiettivi di carriera durante le valutazioni, stabilisci attività cardine raggiungibili e offri formazione, tutoraggio e piani di crescita misurabili.
Suggerimento 13: Rafforzare le iniziative di diversità, equità e inclusione (DEI)
Diversi team apportano prospettive uniche, che consentono di risolvere i problemi e prendere decisioni in modo più efficace.
🛠️ Soluzione: crea politiche di assunzione inclusive e opportunità eque. Ad esempio, Microsoft ha modificato il proprio processo di assunzione per venire incontro alle esigenze dei candidati con disabilità, riducendo la durata delle sessioni e offrendo pause più lunghe.
Esempi reali di miglioramento dei processi HR
1. Come Unilever ha rivoluzionato il reclutamento con l'IA
Unilever, con una forza lavoro globale di 155.000 dipendenti, ha dovuto affrontare delle inefficienze nel suo processo di reclutamento tradizionale. L'azienda impiegava troppo tempo nella revisione manuale dei curriculum e nella conduzione di lunghi colloqui, rallentando così il lavoro richiesto per l'assunzione.
Per affrontare questo problema, Unilever si è rivolta a HireVue, una piattaforma basata sull'IA che combina videointerviste e algoritmi intelligenti. I candidati sono stati intervistati tramite video, mentre l'IA ha valutato non solo le loro risposte, ma anche i segnali non verbali come le espressioni facciali e il linguaggio del corpo. Questo approccio basato sui dati ha contribuito a ridurre i pregiudizi nelle assunzioni, a identificare più rapidamente i candidati più adatti e a ridurre i tempi di reclutamento del 75%.
2. Come Experian ha sfruttato l'analisi dei dati a proprio vantaggio
Experian ha dovuto affrontare un alto tasso di abbandono, con conseguente perdita di talenti chiave e un lavoro richiesto per il reclutamento. Per affrontare questo problema, ha sfruttato la propria esperienza nell'analisi dei dati per trasformare la propria strategia HR. Utilizzando l'analisi predittiva e i dati dei dipendenti, ha creato un modello che ha identificato i rischi di abbandono e individuato fattori quali dati demografici, dinamiche di gruppo e prestazioni individuali.
Il modello ha ridotto il tasso di abbandono del 4%. Questa soluzione ha fatto risparmiare milioni all'azienda ed è diventata parte integrante delle decisioni delle risorse umane di Experian. L'azienda ha quindi commercializzato la soluzione, aiutando altre organizzazioni ad affrontare sfide simili con approfondimenti basati sui dati.
Crea processi HR migliori con ClickUp
Migliorare i moderni processi HR significa adottare nuovi approcci e rimanere flessibili. Mettendo sempre le persone al primo posto, le risorse umane possono aiutare le aziende a costruire luoghi di lavoro più forti, più innovativi e più incentrati sulle persone.
È ormai chiaro: le aziende che investono in processi HR intelligenti e incentrati sui dipendenti saranno quelle che attireranno e manterranno i migliori talenti. ClickUp ti consente di farlo riunendo tutto, dalla gestione delle persone alla project management e al monitoraggio delle prestazioni, in un'unica piattaforma.
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