Chi lavora a distanza lo sa fin troppo bene. Aprite il vostro calendario e vedrete che ci sono diversi Riunioni di Zoom programmati durante la settimana.

E ammettiamolo, è probabile che non siate completamente attenti durante tutte le riunioni, né che ricordiate tutto ciò che è stato discusso.

Secondo un sondaggio Microsoft, il 42% dei partecipanti a una riunione lavora in multitasking in una settimana tipica.

Per questo è importante prendere o avere accesso alle note e alle registrazioni delle riunioni. Ma chi è in grado di prestare attenzione agli oratori e annotare tutto con precisione e rapidità? Non molti di noi.

Ma questo processo può essere molto più semplice con gli strumenti giusti e alcuni consigli pratici.

In questo post vi mostreremo come creare registrazioni in modo semplice e veloce, comprese le modalità di automazione del processo. In breve tempo, avrete a disposizione tutti gli strumenti necessari per creare sempre note dettagliate e utili per le riunioni di Zoom.

⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi

• Zoom Notes è una funzionalità/funzione di Zoom che crea automaticamente le note delle riunioni con l'aiuto di Zoom's Companion
• Zoom aiuta a trascrivere le riunioni e a catturare elementi chiave e azioni durante le chiamate, rendendo più facile l'organizzazione
• La presa di note efficace in Zoom prevede tre fasi. Prima della riunione, pianificare i punti chiave e fissare gli obiettivi. Durante la riunione, prendere note chiare sugli argomenti importanti. Successivamente, rivedere e organizzare le note in attività
• ClickUp Blocco Note vi aiuta a prendere note rapide durante le riunioni, mentre ClickUp Documenti vi permette di creare voci più dettagliate e collegare le informazioni al vostro flusso di lavoro
• ClickUp Brain fa un ulteriore passo avanti trasformando le note in elementi d'azione e definendo automaticamente i passi successivi
• Un grande errore comune è quello di scrivere ogni parola della riunione, rendendo difficile ritrovare le chiavi di lettura in seguito
• Non dare seguito agli elementi di azione può anche portare a scadenze non rispettate, mentre le note disorganizzate sono difficili da trovare
• Potete evitare questi errori concentrandovi sul riepilogare/riassumere le decisioni chiave e utilizzando le potenti funzionalità di ClickUp per migliorare l'organizzazione, la ricercabilità e il follow-up degli elementi della riunione

Che cosa sono le note di Zoom?

via Zoom Zoom Notes è una funzionalità/funzione integrata nella popolare piattaforma di videoconferenza che consente di annotare e condividere note con gli altri durante le riunioni. È possibile avviare una nuova nota o aprirne una esistente durante una chiamata. Una volta condivisa, tutti possono partecipare e collaborare per catturare i dettagli importanti in tempo reale.

Non è tutto: qui è possibile creare e condividere programmi con il team! E quando la chiamata si conclude, le note sono facilmente formattate e pronte per essere condivise con tutti gli altri.

Il bello di questa funzionalità/funzione è che è disponibile per tutti gli utenti della piattaforma Zoom senza costi aggiuntivi.

Suggerimento: Attivate le trascrizioni dal vivo nelle riunioni di Zoom facendo clic sul pulsante accanto a Registra. Questo genera i sottotitoli per tutti gli oratori. È possibile accedere alla trascrizione in un secondo momento per redigere più rapidamente il verbale della riunione.

Perché le note di Zoom cambiano la produttività?

👉🏼 Nel 1885 lo psicologo tedesco Hermann Ebbinghaus introdusse la Curva dell'oblio. Questa mostrava come un'informazione appena acquisita diminuisce dalla memoria se non viene rinforzata.

Ora, immaginate la quantità di informazioni che vi arrivano durante una sola giornata di lavoro. Affidarsi alla propria memoria per ricordare tutto ciò che è stato discusso durante la chiamata Zoom è una ricetta per il disastro. Quindi, note!

Ecco come semplifica e avvantaggia la vostra produttività:

• **Quando si scrive o si scrive, non si sta solo ascoltando, ma si sta anche elaborando e riepilogando ciò che viene detto, rendendolo più facile da capire e ricordare in seguito
• **Mantenere un registro chiaro delle discussioni e dei piani delle riunioni: le note indicano chi fa cosa e mappano i passaggi successivi, in modo che nulla venga dimenticato
• **Migliora la comunicazione e la collaborazione: le note condivise mantengono tutti sulla stessa pagina. La collaborazione nelle riunioni riduce la confusione e rende più facile evitare errori di comunicazione
• Promuove l'apprendimento attivo: Prendere note migliora il modo in cui si elaborano e si comprendono le informazioni. Aiuta anche a individuare le chiavi di lettura e le connessioni e stimola il pensiero critico
• **Le note conservano le decisioni, lo stato di avanzamento del progetto e le discussioni del team in un unico luogo. Possono diventare una risorsa preziosa per l'inserimento dei nuovi assunti e per la comprensione delle strategie passate

**Leggi anche 20 trucchi e consigli di Zoom per riunioni video migliori

Come automatizzare la presa di note di Zoom

tramite Zoom

È possibile automatizzare il processo di presa di note con l'IA Companion del proprio account Zoom.

Questo Strumento di IA per prendere appunti si unisce alle riunioni o ai webinar di Zoom per prendere automaticamente le note. Trascrive la conversazione mentre si parla e fornisce un riepilogo/riassunto dettagliato della discussione.

Lo strumento è in grado di dire chi sta parlando, di monitorare gli elementi di azione e di evidenziare le decisioni chiave in tempo reale.

via Zoom Tuttavia, alcuni utenti di Zoom hanno trovato questa precisione discutibile durante le conversazioni complesse. Sebbene funzioni per le conversazioni semplici, lo strumento ha spesso difficoltà a sovrapporre le conversazioni, a riconoscere i termini tecnici o a comprendere il linguaggio specifico del settore.

Il risultato è che si finisce per spendere ulteriore tempo per correggere le note, il che richiede quasi lo stesso tempo della loro creazione manuale da zero.

Per non menzionare il fatto che cercare in Zoom Menzioni le informazioni esatte di cui si ha bisogno è un processo laborioso. Inoltre, se si desidera utilizzare le informazioni utilizzabili, è necessario cambiare piattaforma e inserire manualmente tutto in altri strumenti di gestione dei contenuti.

Quindi, perché non iniziare da lì?

$$$a L'app per il lavoro, ClickUp combina attività, documenti, riunioni e gestione delle conoscenze in un'unica potente piattaforma di produttività supportata dall'IA.

Ma come si può automatizzare la presa di note con ClickUp?

Fortunatamente, il più potente assistente nativo di ClickUp AI, ClickUp Brain offre la soluzione perfetta.

ClickUp Brain consente di riepilogare/riassumere le note delle riunioni di Zoom con un solo pulsante

Con Integrazione di ClickUp con Zoom è possibile importare le note delle riunioni di Zoom in ClickUp e lasciare che ClickUp Brain faccia il resto. È in grado di riepilogare i punti chiave, le discussioni e gli elementi d'azione con un semplice clic. Avete poco tempo a disposizione o avete una nota vocale della riunione da trascrivere? Da fare anche questo.

Lo strumento può anche adattare il tono, il linguaggio e il livello di creatività alle vostre esigenze. Che si tratti di tradurre note per un team globale o di mantenere uno stile di scrittura coerente, lo strumento può adattarsi alle vostre esigenze.

ClickUp Brain è anche in grado di trasformare le vostre note in attività da svolgere, ma di questo parleremo più avanti.

Leggi anche: Come gestire le riunioni Zoom come un esperto: suggerimenti, trucchi e best practice

Come prendere note efficaci con lo Zoom

Prendere note non significa annotare ogni singola parola pronunciata durante una chiamata. Immaginate di dover scorrere pagine e pagine di una riunione di un'ora! L'idea è quella di identificare ed evidenziare gli elementi su cui lavorare in seguito.

Certo, l'annotazione dell'IA è il vostro amico in questo caso. Ma prendere appunti in modo attivo vi garantirà anche di essere informati. Scrivete e rafforzate i punti su cui potreste aver bisogno di chiarimenti al termine della telefonata. Oppure annotate semplicemente i problemi che dovete discutere ulteriormente con il vostro team. Vediamo come Da fare in modo corretto.

Fatto divertente: Conoscete l'affaticamento da Zoom? Spiega l'esaurimento causato da lunghe videochiamate. Una delle cause principali è l'eccessiva necessità di maintainer un contatto visivo ravvicinato .

Prima della riunione

Quando eravate giovani scout, è probabile che abbiate sentito dire spesso "Siate preparati". Prendendo nota delle riunioni, potrete lavorare ancora con lo stesso motto.

Ecco alcuni consigli per prepararsi prima della riunione:

1. Iniziare controllando attentamente il programma o l'invito della riunione per capire gli argomenti e gli obiettivi principali. Se non c'è, chiedete all'organizzatore lo scopo della riunione
2. Preparate la vostra app per prendere appunti. Se utilizzate uno strumento digitale, testatelo in anticipo per evitare problemi durante la riunione.
3. Preparate un semplice modello prima della riunione con sezioni come "Elementi del Programma", "Punti chiave", "Azioni" e "Domande" Questo vi aiuterà a prendere rapidamente nota durante la telefonata
4. **Assicuratevi che il computer sia carico, che Internet sia stabile e che vi troviate in un luogo tranquillo e ben illuminato. Chiudete le schede e le app del browser per evitare distrazioni
5. Se la riunione deve discutere un documento o un materiale specifico, esaminatelo prima della chiamata. Scaricate o stampate qualsiasi reportistica, presentazione o altra risorsa di cui avrete bisogno per avere un contesto migliore
6. Decidere cosa si vuole ottenere dalla riunione. Potrebbe trattarsi di aggiornamenti sul progetto o di piani futuri, ma avere un obiettivo chiaro vi aiuterà a prendere le note giuste
7. Infine, preparate le domande che desiderate porre o gli argomenti che volete assicurarvi vengano discussi

Durante la riunione

L'efficacia della presa di nota durante la riunione dipende molto dal tipo di strategia che si intende adottare. Tra quelle più diffuse vi sono: Il metodo Cornell nonostante l'intenzione della maggior parte delle persone di fare riunioni, non sono in grado di farlo. Il motivo? Gli elementi d'azione sono spesso dispersi e mancano di visibilità a causa degli attuali canali di comunicazione che si dividono tra email (42%) e messaggistica istantanea (41%)_

$$$a rende più fluido il passaggio dalla discussione all'azione come app per il mio lavoro. Porta le riunioni, le note e le attività in un'unica piattaforma unificata per una maggiore produttività delle riunioni!

Trasforma le tue note in attività organizzate con ClickUp

Utilizzate il Blocco note di ClickUp per annotare punti importanti rimanendo all'interno dell'area di lavoro di ClickUp

Per trasformare le note statiche di Zoom in lavori d'impatto bastano quattro semplici passaggi.

Passaggio 1: Iniziare con Integrazione di ClickUp con lo Zoom e saltare in una riunione programmata (o crearne una nuova) direttamente dall'interno dell'applicazione Attività di ClickUp .

Passo 2:

1. Prendere le note manualmente durante la riunione usandoClickUp Blocco note oClickUp Documenti.

Prova il blocco note di ClickUp

ClickUp Notepad è ottimo per prendere note rapide o creare liste di controllo. ClickUp Docs è invece più adatto per prendere note più dettagliate che includono programmi o piani di progetto.

Questi documenti sono facili da modificare grazie ai ricchi strumenti di formattazione di ClickUp, come intestazioni, elenchi puntati e numerati, banner e tabelle. Questi elementi migliorano anche la leggibilità delle note. La parte migliore? Potete condividerli con il vostro team in tempo reale (e persino modificarli insieme), in modo che tutti siano sulla stessa pagina

Collaborate con il vostro team in tempo reale su ClickUp

1. Ottenete la trascrizione e la registrazione della riunione (se abilitata) all'interno della vostra attività automaticamente al termine della riunione. È anche possibile impostare un file diAutomazioni in ClickUp per notificare ai partecipanti alla riunione quando ciò accade, in modo che tutti abbiano subito accesso a tutti i materiali della riunione.

Prova ClickUp Brain

Una volta fatto ciò, è possibile chiedere all'assistente nativo ClickUp AI, ClickUp Brain per riepilogare la discussione e scoprire elementi d'azione dalla trascrizione senza dover documentare manualmente le cose durante la riunione

Passaggio 3: Ora è il momento di creare attività e attività secondarie di ClickUp e assegnarle ai membri del team (o a voi stessi) per portare a termine gli elementi d'azione. È sufficiente evidenziare una voce sul blocco note o su Documenti per convertirla in attività e aggiungere un assegnatario e una data di scadenza.

Convertite le vostre note direttamente in attività, impostate le scadenze e assegnatele ai rispettivi membri del team

Con l'aggiunta di ClickUp Brain alle vostre attività, scoprite le responsabilità e le scadenze direttamente dalle vostre note. Impostate le priorità, monitorate lo stato di avanzamento e assicuratevi che non venga tralasciato nulla nei compiti.

La funzionalità/funzione migliore di ClickUp (che nessun altro ha) è che potete tenere tutte le vostre note nei documenti e che queste sono integrate con le attività... Così potete evidenziare una frase da un documento e fare clic con il pulsante destro del mouse per crearla in un'attività. Questo è molto utile quando voglio tradurre le note di una telefonata di un'ora in attività discrete... e non devo riscriverle o incollarle Jon Mervis , consulente Salesforce, Blue Engine Solutions

Se avete bisogno di aiuto, l'estensione della libreria di modelli di ClickUp include diversi modelli modelli di note per le riunioni per adattarsi a tutti gli scenari.

Modelli di ClickUp per assistere le riunioni

Scarica questo modello

Uno dei nostri preferiti è il modello Modello per le note delle riunioni ClickUp . Dalle riunioni settimanali dettagliate ai check-in giornalieri, questo modello aiuta a mantenere organizzate le riunioni del team con sezioni dedicate a programmi, note ed elementi d'azione.

È anche possibile aggiungere immagini, collegamenti o video per un contesto aggiuntivo, per assicurarsi che la riunione sia ben documentata.

Con ClickUp avete tutto ciò che vi serve per riunioni e progetti in un unico posto, per mantenervi organizzati e produttivi.

Un'altra opzione con cui si può lavorare è il Modello di verbale di riunione ClickUp . Consente di creare un dashboard delle note sotto forma di sottopagine per ogni sessione, in modo che nulla sfugga. Il modello è perfetto per i principianti, in modo che tutti i membri del team possano davvero collaborare senza dover affrontare una curva di apprendimento.

**Se il vostro posto di lavoro utilizza l'area di lavoro Google, è probabile che i vostri programmi siano in Google Documenti. È possibile controllare questi modelli di programma gratuiti per Documenti Google per iniziare.

Errori comuni di Zoom nel prendere le note e come evitarli

Anche con gli strumenti e la preparazione giusti, è comune commettere errori durante le chiamate online che possono avere un impatto diretto sulla produttività.

Ma la maggior parte di questi errori sono semplici da correggere. Ecco alcuni errori tipici nel prendere appunti e come evitarli.

• Caricare le note con dettagli non necessari può rendere difficile la revisione o l'azione. Invece di cercare di catturare tutto, concentratevi sugli elementi chiave, sulle decisioni e sulle azioni da intraprendere
• Il mancato follow-up degli elementi d'azione dopo una telefonata è un problema comune. Subito dopo la riunione, rivedete gli elementi di azione e assegnateli alle persone giuste
• Le note disorganizzate e non recuperabili possono portare alla perdita di informazioni e di tempo. Create un sistema chiaro per la loro archiviazione, con nomi di cartelle semplici ed etichette coerenti
• L'attività multi-tasking riduce la qualità delle note. Se controllate le email mentre siete in riunione, vi sfuggiranno dettagli vitali. Rimanete concentrati sulla riunione
• La mancata condivisione delle note con le persone giuste ne riduce il valore e genera confusione. Inviate immediatamente le note alle parti interessate dopo una telefonata

Lasciate il compito di prendere le note a ClickUp!

Prendere buone note è la chiave per garantire la produttività delle riunioni e non perdere nulla di importante. Lo strumento interno di Zoom ha fatto un ottimo lavoro per i team di tutto il mondo.

Ma se cercate qualcosa di ancora più potente e preciso, ClickUp è la soluzione.

ClickUp non solo aiuta a prendere appunti, ma si connette anche con gli strumenti di project management, in modo da poter trasformare subito le note delle riunioni in attività senza dover passare da un'app all'altra. Dall'impostazione delle scadenze all'assegnazione delle attività e al monitoraggio dello stato, ClickUp fa tutto. Registratevi oggi stesso per un account gratuito di ClickUp e lasciate che gestisca i vostri progetti e le vostre note all'interno dello stesso luogo di lavoro!