Chi lavora da remoto lo sa bene. Apri il tuo Calendario e vedrai diverse riunioni Zoom in programma durante tutta la settimana.
E ammettiamolo, la probabilità è che non sarai completamente attento durante tutte le riunioni, né ricorderai Tutto ciò che è stato discusso.
Secondo un sondaggio Microsoft, il 42% dei partecipanti alle riunioni svolge più attività contemporaneamente in una settimana tipo.
Per questo è importante prendere appunti e registrare le riunioni, o almeno avere accesso a tali appunti e registrazioni. Ma chi è in grado di prestare attenzione a chi parla e allo stesso tempo annotare tutto in modo accurato e veloce? Non molti di noi.
Ma questo processo può essere molto più semplice con gli strumenti giusti e alcuni consigli pratici.
In questo post ti mostreremo come creare registrazioni in modo semplice e veloce, compresi i modi per effettuare l'automazione del processo. In poco tempo avrai tutti gli strumenti necessari per creare ogni volta note dettagliate e utilizzabili sulle riunioni Zoom.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- Zoom Notes è una funzionalità di Zoom che crea automaticamente appunti delle riunioni con l'aiuto del suo Companion.
- Zoom aiuta a trascrivere le riunioni e a catturare i punti chiave e gli elementi da intraprendere durante le chiamate, rendendo più facile rimanere organizzati.
- Prendere appunti efficaci su Zoom richiede tre fasi. Prima della riunione, pianifica i punti chiave e stabilisci gli obiettivi. Durante la riunione, prendi appunti chiari sugli argomenti importanti. Dopo la riunione, rivedi e organizza i tuoi appunti in attività.
- ClickUp Blocco note ti aiuta a prendere rapidamente note durante le riunioni, mentre ClickUp Documenti ti consente di creare voci più dettagliate e collegare le informazioni al tuo flusso di lavoro.
- ClickUp Brain fa un passo avanti trasformando le tue note in elementi da intraprendere e definendo automaticamente i passaggi successivi.
- Un errore comune e grave è quello di scrivere ogni singola parola della riunione, rendendo difficile individuare i punti chiave in un secondo momento.
- Non dare seguito agli elementi da intraprendere può anche portare al mancato rispetto delle scadenze, mentre le note disorganizzate sono difficili da trovare.
- Puoi evitare questi errori concentrandoti sul riassumere i punti chiave e le decisioni e utilizzando le potenti funzionalità/funzioni di ClickUp per una migliore organizzazione, ricercabilità e follow-up degli elementi trattati durante la riunione.
Cosa sono le note Zoom?
Zoom Notes è una funzionalità ingegnosa integrata nella popolare piattaforma di videoconferenza che consente di prendere appunti e condividerli con altri durante le riunioni. È possibile creare una nuova nota o aprirne una esistente durante una videochiamata. Una volta condivisa, tutti possono partecipare e collaborare per acquisire i dettagli importanti in tempo reale.
Ma non è tutto: qui puoi creare e condividere i programmi con il tuo team! E al termine della chiamata, le note sono facilmente formattabili e pronte per la condivisione con tutti gli altri.
Il bello di questa funzionalità/funzione è che è disponibile per tutti gli utenti della piattaforma Zoom senza costi aggiuntivi.
💡Suggerimento professionale: attiva le trascrizioni in tempo reale nelle riunioni Zoom facendo clic sul pulsante accanto a Registra. In questo modo verranno generati i sottotitoli per tutti gli oratori. Potrai accedere alla trascrizione in un secondo momento per redigere il verbale della riunione molto più rapidamente.
Perché gli appunti di Zoom sono una svolta per la produttività
👉🏼 Nel 1885, lo psicologo tedesco Hermann Ebbinghaus introdusse la curva dell'oblio. Essa mostrava come un'informazione appena acquisita svanisce dalla memoria se non viene rafforzata.
Ora, immagina la quantità di informazioni che ti arrivano durante una singola giornata lavorativa. Affidarsi alla propria memoria per ricordare tutto ciò che è stato discusso durante una chiamata Zoom è una ricetta per il disastro. Quindi, prendi note!
Ecco come semplifica e migliora la tua produttività:
- Mantiene la mente concentrata e attiva: quando scrivi o digiti, non ti limiti ad ascoltare, ma elabori e riepiloghi ciò che viene detto, rendendo più facile la comprensione e il ricordo in un secondo momento.
- Mantieni una registrazione chiara delle discussioni e dei piani della riunione: le note specificano chi fa cosa e mappano i passaggi successivi in modo che nulla venga dimenticato.
- Migliora la comunicazione e la collaborazione: le note condivise consentono a tutti di essere sulla stessa lunghezza d'onda. Collaborare durante le riunioni riduce la confusione e rende più facile evitare malintesi.
- Promuove l'apprendimento attivo: prendere appunti migliora il modo in cui elabori e comprendi le informazioni. Aiuta anche a individuare i punti chiave e le connessioni e stimola il pensiero critico.
- Funge da guida per le decisioni future: le note conservano le decisioni, lo stato del progetto e le discussioni del team in un unico posto. Questi possono fungere anche da preziosa risorsa per l'inserimento dei nuovi assunti e la comprensione delle strategie passate.
Come automatizzare la creazione di note su Zoom
Puoi automatizzare il processo di presa di appunti con l'IA Companion del tuo account Zoom.
Questo strumento di presa appunti basato sull'IA si unisce alle tue riunioni o ai tuoi webinar su Zoom per prendere automaticamente appunti. Trascrive la conversazione mentre parli e fornisce un riassunto dettagliato della discussione.
Lo strumento è in grado di identificare chi sta parlando, effettuare il monitoraggio delle azioni da intraprendere ed evidenziare le decisioni chiave in tempo reale.
Tuttavia, alcuni utenti di Zoom hanno trovato discutibile questa accuratezza durante conversazioni complesse. Sebbene funzioni per discussioni semplici, lo strumento spesso ha difficoltà con conversazioni sovrapposte, nel riconoscere termini tecnici o nel comprendere il linguaggio specifico del settore.
Come risultato, potresti finire per dedicare più tempo alla correzione delle note, rendendo l'operazione quasi altrettanto dispendiosa in termini di tempo quanto crearle manualmente da zero.
Inoltre, cercare le informazioni esatte di cui hai bisogno nelle note di Zoom è un processo laborioso. Se hai bisogno di utilizzare le informazioni utili, devi cambiare piattaforma e inserire manualmente tutto in altri strumenti di gestione dei contenuti.
Allora, perché non iniziare da lì?
Come app completa per il lavoro, ClickUp combina la gestione di attività, documenti, riunioni e conoscenze in un'unica potente piattaforma di produttività supportata dall'intelligenza artificiale.
Ma come puoi automatizzare la creazione di note con ClickUp?
Fortunatamente, ClickUp Brain, il potente assistente IA nativo di ClickUp, offre la soluzione perfetta.
Con l'integrazione Zoom di ClickUp, puoi importare le note delle riunioni Zoom in ClickUp e lasciare che ClickUp Brain faccia il resto. Può riepilogare i punti chiave, le discussioni e le azioni da intraprendere con un solo clic. Hai poco tempo a disposizione o hai una nota vocale della riunione da trascrivere? Può farlo anche questo.
Lo strumento può anche adattare il tono, il linguaggio e il livello di creatività in base alle tue esigenze. Che tu abbia bisogno di tradurre note per un team globale o di mantenere uno stile di scrittura coerente, può adattarsi alle tue esigenze.
ClickUp Brain può anche trasformare le tue note in attività concrete, ma ne parleremo più avanti. Nel frattempo, guarda questo video esplicativo sull'uso dell'IA per prendere appunti durante le riunioni.
Come prendere note efficaci su Zoom
Prendere appunti non significa annotare ogni singola parola pronunciata durante una chiamata. Immagina di dover sfogliare pagine e pagine di una riunione durata un'ora! L'idea è quella di identificare ed evidenziare gli elementi da intraprendere in un secondo momento.
Certo, la presa di appunti con l'IA è un valido aiuto in questo caso. Ma anche prendere appunti attivamente ti garantirà di essere sempre aggiornato. Annota e sottolinea i punti che potrebbero richiedere chiarimenti alla fine della chiamata. Oppure annota semplicemente i problemi che devi discutere ulteriormente con il tuo team. Vediamo come puoi farlo al meglio.
🧠 Curiosità: Conosci la fatica da Zoom? Si tratta dell'esaurimento causato dalle lunghe videochiamate. Una delle cause principali è l'eccessiva necessità di mantenere un contatto visivo ravvicinato.
Prima della riunione
Da giovane scout, probabilmente hai sentito spesso dire "Sii preparato". Prendere appunti durante le riunioni ti consentirà di lavorare nuovamente con lo stesso motto.
Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a prepararti prima della riunione:
- Inizia controllando attentamente il programma della riunione o l'invito per comprendere gli argomenti e gli obiettivi principali. Se non è disponibile, chiedi all'organizzatore lo scopo della riunione.
- Prepara la tua app per prendere appunti. Se utilizzi uno strumento digitale, provalo in anticipo per evitare qualsiasi problema durante la chiamata.
- Crea un modello semplice prima della riunione con sezioni come "Elementi del programma", "Punti chiave", "Azioni da intraprendere" e "Domande". Questo ti aiuterà a prendere note rapidamente durante la chiamata.
- Quindi, controlla la tua configurazione. Assicurati che il tuo computer sia carico, che la tua connessione Internet sia stabile e che ti trovi in un luogo tranquillo e ben illuminato. Chiudi le schede del browser e le app non necessarie per evitare distrazioni.
- Se la riunione prevede la discussione di un documento o materiale specifico, esaminalo prima della chiamata. Scarica o stampa eventuali relazioni, presentazioni o altre risorse necessarie per comprendere meglio il contesto.
- Decidi cosa vuoi ottenere dalla riunione. Potrebbe trattarsi di aggiornamenti sul progetto o piani futuri, ma avere un obiettivo chiaro ti aiuterà a prendere le note giuste.
- Infine, prepara tutte le domande che desideri porre o gli argomenti che vuoi assicurarti vengano discussi.
Durante la riunione
L'efficacia dei tuoi appunti durante la riunione dipende molto dal tipo di strategia che scegli di adottare. Alcune delle più diffuse includono:
- Il metodo Cornell (perfetto per chi ama una struttura chiara e desidera rivedere gli appunti in un secondo momento): prendi appunti in 3 sezioni: una per i punti chiave e i dettagli, un'altra per le parole chiave o le domande e l'ultima per il riepilogo/riassunto della riunione.
- Metodo a riquadri (ottimo per tutti coloro che apprendono in modo visivo): dividi la pagina in riquadri, ciascuno dedicato a un argomento o punto diverso, e riempili man mano che la riunione procede.
- Schema (per chi preferisce un processo graduale): scrivi le tue note in un elenco, utilizzando titoli per gli argomenti principali e aggiungendo dettagli come sottopunti sotto di essi.
Ma avere una strategia e scrivere tutto parola per parola non è sufficiente: devi concentrarti attivamente sull'ascolto e sulla registrazione delle idee principali, delle attività e delle decisioni. Usa scorciatoie, abbreviazioni o simboli per stare al passo con la conversazione.
💡Suggerimento professionale: se le cose procedono troppo velocemente, non esitare a chiedere un riassunto della riunione o chiarimenti sui punti chiave.
Dopo la riunione
Una volta terminata la riunione, è il momento di organizzare e rivedere le tue note. Cerca di esaminarle entro un'ora, mentre i dettagli sono ancora freschi.
Ecco una lista di controllo di tutto ciò che devi fare:
- Organizza i tuoi appunti in un documento chiaro e di facile lettura.
- Riscrivi il tuo lavoro in modo ordinato, trasformando le abbreviazioni in frasi complete.
- Evidenzia i punti chiave come decisioni, attività e scadenze.
- Usa i colori per ordinare le informazioni. Ad esempio, il rosso per le scadenze e il verde per le attività.
- Aggiungi un riepilogo/riassunto con i punti principali, le decisioni chiave e gli elementi da intraprendere con le relative responsabilità e scadenze.
- Gestisci le tue note fisicamente o utilizza una piattaforma digitale per organizzarle per progetto, data o team e utilizza nomi chiari.
Utilizzo delle integrazioni per una migliore gestione delle note
I tuoi appunti servono a fornire chiarezza. Ma gestirli manualmente può trasformare rapidamente quella chiarezza in caos. Evita la confusione tramite una connessione tra i tuoi appunti delle riunioni e le tue applicazioni di produttività esistenti.
Naturalmente, puoi evitare il fastidio di passare da una piattaforma all'altra grazie alla piattaforma di produttività all-in-one di ClickUp.
📮ClickUp Insight: Quasi il 40% dei professionisti si sente in dovere di dare seguito agli elementi da intraprendere immediatamente dopo ogni riunione.
Secondo una ricerca condotta da ClickUp, nonostante la maggior parte delle persone abbia intenzione di mettere in pratica quanto discusso durante le riunioni, non è in grado di farlo. Il motivo? Gli elementi da fare sono spesso dispersi e hanno poca visibilità a causa dell'attuale suddivisione dei canali di comunicazione tra email (42%) e messaggistica istantanea (41%).
ClickUp rende più agevole il passaggio dalla discussione all'azione, poiché è l'app completa per il lavoro. Riunisce riunioni, note e attività in un'unica piattaforma unificata per una maggiore produttività delle riunioni!
Trasforma le tue note in attività organizzate con ClickUp
Per trasformare le tue note statiche su Zoom in un lavoro di grande impatto bastano quattro semplici passaggi.
Passaggio 1: inizia con l'integrazione Zoom di ClickUp e partecipa a una riunione programmata (o creane una nuova) direttamente dalle attività di ClickUp pertinenti.
Passaggio 2:
- Prendi note manualmente durante la riunione utilizzando ClickUp Blocco note o ClickUp Documenti.
ClickUp Blocco note è ottimo per prendere note veloci o creare liste di controllo. ClickUp Documenti è invece più adatto per prendere note più dettagliate che includono programmi o piani di progetto.
Questi documenti sono facili da modificare grazie ai ricchi strumenti di formattazione di ClickUp, come intestazioni, elenchi puntati e numerati, banner e tabelle. Questi elementi migliorano anche la leggibilità delle tue note. La parte migliore? Puoi condividerli con il tuo team in tempo reale (e persino modificarli insieme), in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
- Ottieni automaticamente la trascrizione e la registrazione della riunione (se abilitata) all'interno della tua attività di ClickUp al termine della riunione. Puoi anche impostare un'automazione in ClickUp per avvisare i partecipanti alla riunione quando ciò accade, in modo che tutti abbiano immediatamente accesso a tutti i materiali della riunione.
Una volta fatto questo, puoi chiedere all'assistente IA nativo di ClickUp, ClickUp Brain, di riepilogare la discussione e individuare gli elementi da intraprendere dalla trascrizione, senza dover documentare manualmente le cose durante la riunione.
💡 Suggerimento da esperto: stanco di prendere appunti manualmente durante le riunioni? È ora di provare ClickUp AI Notetaker.
- Rimani concentrato sulle riunioni mentre i punti chiave, le decisioni e gli elementi da intraprendere vengono automaticamente registrati in un documento ClickUp ben organizzato.
- Trasforma le conversazioni in azioni con riassunti basati sull'IA che effettuano la sincronizzazione diretta con le tue attività e i tuoi documenti.
- I tuoi appunti delle riunioni saranno immediatamente strutturati, ricercabili e collegati al tuo flusso di lavoro.
Passaggio 3: Ora è il momento di creare attività e attività secondarie di ClickUp e assegnarle ai membri del tuo team (o a te stesso) per dare seguito alle azioni da intraprendere. Basta evidenziare una voce sul tuo blocco note o sui documenti da convertire in attività e aggiungere un assegnatario e una data di scadenza.
Con l'aggiunta di ClickUp Brain all'attività, scopri le responsabilità e le scadenze direttamente dalle tue note. Imposta le priorità, effettua il monitoraggio dei progressi e assicurati che nulla venga tralasciato nei compiti.
Sono un grande fan di ClickUp. La sua funzionalità migliore (che nessun altro ha) è che puoi conservare tutte le tue note in Docs e integrarle con Tasks... Quindi puoi evidenziare una frase da un documento e cliccare con il tasto destro per trasformarla in un'attività. Questo è molto utile quando voglio tradurre le mie note di un'ora di telefonata in attività discrete... e non devo riscriverle o incollarle/copiarle.
Sono un grande fan di ClickUp. La sua funzionalità migliore (che nessun altro ha) è che puoi conservare tutte le tue note in Docs e integrarle con Tasks... Quindi puoi evidenziare una frase da un documento e cliccare con il tasto destro per trasformarla in un'attività. Questo è molto utile quando voglio tradurre le mie note di una telefonata di un'ora in attività discrete... e non devo riscriverle o incollarle/copiarle.
Se hai bisogno di aiuto, l'ampia libreria di modelli di ClickUp include diversi modelli di note di riunione adatti a tutte le situazioni.
Modelli ClickUp per assistervi nelle vostre riunioni
Uno dei nostri preferiti è il modello di appunti per riunioni ClickUp. Dalle chiamate settimanali dettagliate ai check-in giornalieri, aiuta a mantenere organizzate le riunioni del team con sezioni dedicate per ordini del giorno, note e azioni da intraprendere.
Puoi anche aggiungere immagini, link o video per fornire ulteriori contestualizzazioni e assicurarti che la tua chiamata sia ben documentata.
Con ClickUp, hai tutto ciò che ti serve per le riunioni e i progetti in un unico posto, mantenendoti organizzato e con una alta produttività.
Un'altra opzione che puoi utilizzare è il modello ClickUp Meeting Minutes Template. Ti aiuta a creare una dashboard di note sotto forma di sottopagine per ogni sessione, in modo che nulla sfugga al tuo controllo. Il modello è perfetto per i principianti, così tutti i membri del tuo team possono collaborare senza dover affrontare una curva di apprendimento.
💡Suggerimento da esperto: se il tuo posto di lavoro utilizza Google Workspace, probabilmente i tuoi programmi sono in Documenti Google. Puoi dare un'occhiata a questi modelli di programma gratis per Documenti Google per iniziare.
Errori comuni nella presa di appunti su Zoom e come evitarli
Anche con gli strumenti e la preparazione adeguati, è normale commettere errori durante le chiamate online che possono influire direttamente sulla produttività.
Ma la maggior parte di questi errori è facile da correggere. Ecco alcuni errori tipici nella presa di appunti e come evitarli.
- Sovraccaricare le tue note con dettagli non necessari può rendere difficile rivedere o agire in base a esse. Invece di cercare di catturare tutto, concentrati sui punti chiave, sulle decisioni e sugli elementi da intraprendere.
- La mancata attuazione degli elementi da intraprendere dopo una chiamata è un problema comune. Subito dopo la riunione, rivedi gli elementi da intraprendere e assegnali alle persone giuste.
- Note disorganizzate e irrecuperabili possono portare alla perdita di informazioni e a una perdita di tempo. Imposta un sistema chiaro per archiviarli, con nomi di cartelle semplici ed etichette coerenti.
- Il multitasking riduce la qualità delle tue note. Se controlli le email durante una chiamata, perderai dettagli importanti. Rimani concentrato sulla riunione.
- Non effettuare la condivisione delle note con le persone giuste ne riduce il valore e causa confusione. Invia immediatamente le note alle parti interessate dopo una chiamata.
Lascia che sia ClickUp a prendere appunti!
Prendere appunti efficaci è fondamentale per garantire la produttività delle tue riunioni e che non venga tralasciato nulla di importante. Lo strumento interno di Zoom sta dando ottimi risultati ai team di tutto il mondo.
Ma se stai cercando qualcosa di ancora più potente e accurato, ClickUp è la soluzione che fa per te.
ClickUp non solo ti aiuta a prendere appunti, ma si collega anche ai suoi strumenti di project management, così puoi trasformare immediatamente gli appunti delle riunioni in attività senza dover passare da un'app all'altra. Dalla definizione delle scadenze all'assegnazione delle attività e al monitoraggio dello stato dei progressi, ClickUp fa tutto.
Iscriviti oggi stesso a un account ClickUp gratis e gestisci i tuoi progetti e le tue note all'interno dello stesso ambiente di lavoro!