Non è sempre drammatico quando un team inizia a crollare. Anzi, di solito inizia in modo così silenzioso che ci si accorge a malapena. 👀
A volte si tratta di una scadenza mancata. O forse un'email mezza sballata che lascia più domande che risposte. Qualcuno pensa: "Non è il mio lavoro", mentre qualcun altro presume: "Se ne occuperanno"
E proprio così, le piccole crepe si trasformano in buchi. Le scadenze si accumulano, la comunicazione vacilla, lo stato si blocca e la responsabilità? Non si trova da nessuna parte.
Quello che serve è il giusto quadro di riferimento (leggi regole di base) per creare allineamento, migliorare l'efficienza e garantire che le capacità del team si traducano in esiti positivi.
Scopriamo come la creazione di regole del team chiare e attuabili possa trasformare il potenziale in uno stato reale.
⏰ Riepilogo di 60 secondi
- Le regole del team migliorano la comunicazione, il processo decisionale e le prestazioni complessive
- I tipi di regole del team comprendono valori fondamentali, linee guida per la comunicazione, processi decisionali, regole per i processi di lavoro, misure di account e strutture per la risoluzione dei conflitti
- Per creare regole di team efficaci:
- Definire uno scopo chiaro e stabilire KPI per misurare l'esito positivo
- Definire ruoli, responsabilità e persone direttamente responsabili (DRI)
- Dare priorità e categorizzare le regole per fare ordine
- Comprendete il vostro processo di lavoro, individuate i colli di bottiglia e create delle regole per risolverli
- Stabilire regole chiare per i cicli di feedback
- Creare un meccanismo di gestione dei conflitti
Perché le regole del team sono importanti
A prima vista, le regole del team possono sembrare un altro elenco di cose da fare e da non fare. Ma la verità è che forniscono un quadro di riferimento per l'interazione tra i membri del team, mantenendo tutti sulla stessa pagina e lavorando per obiettivi comuni.
Cerchiamo di capire meglio l'importanza delle regole del team. 🗃️
1. Eliminare la confusione: Con ruoli e responsabilità definiti, tutti sanno a cosa devono lavorare. Non c'è confusione su chi si occupa di cosa, aumentando la produttività con aspettative cancellate.
2. Promuovere la coerenza e l'equità: Il fatto che tutti seguano le stesse regole crea un campo di gioco omogeneo. In questo modo si evitano i favoritismi e si garantisce che tutti siano trattati allo stesso modo, indipendentemente dal ruolo o dall'anzianità.
3. Forniscono una rete di sicurezza per una comunicazione efficace: Le linee guida specificano come e quando comunicare, rendendo più facile affrontare efficacemente le incertezze o le questioni urgenti.
4. Formano la cultura del team: Comportamenti positivi come il rispetto, la comunicazione cancellata e la risoluzione efficiente dei problemi vengono alimentati da regole ben definite, promuovendo una cultura della fiducia e del miglioramento continuo.
Fatto divertente:
Jeff Bezos ha reso popolare l'idea
che i team dovrebbero essere abbastanza piccoli da poter essere nutriti con due pizze. I team più piccoli hanno spesso bisogno di meno regole, rendendo la collaborazione più fluida.
Tipi di regole per i team
Per preparare il team all'esito positivo, è necessaria una serie di regole. Di seguito sono elencati i principali tipi di regole da prendere in considerazione. 📑
1. Valori fondamentali e linee guida di comportamento
Definiscono i comportamenti e gli atteggiamenti di base attesi durante il corso di formazione
modulo che costituisce il fondamento del funzionamento del gruppo. Creano un ambiente in cui prosperano il rispetto e la fiducia.
Esempio: Implementare una regola che enfatizzi l'inclusività, ad esempio assicurando che tutti i membri del team contribuiscano allo stesso modo durante le sessioni di brainstorming e riconoscendo le diverse prospettive.
2. Linee guida per la comunicazione
Una comunicazione efficace è fondamentale per un'azienda
un team ad alta funzione
assicurando che i messaggi vengano trasmessi in modo chiaro e tempestivo.
Esempio: Incoraggiate check-in regolari, come riunioni giornaliere o standup settimanali del team, per affrontare eventuali sfide e condividere gli esiti positivi. Imponete che il feedback sia sempre costruttivo e che venga fornito entro 48 ore dall'identificazione di un problema.
3. Processi decisionali
Stabilire linee guida chiare per le decisioni crea un solido sistema di controllo
un solido accordo di lavoro del team
ed evita la confusione sull'autorevolezza. Queste regole evidenziano chi ha l'ultima parola, determinano come vengono raccolti i contributi o quali passaggi devono essere effettuati prima di prendere una decisione.
Esempio: Impostare una regola per cui le decisioni relative al budget richiedono l'input di due parti interessate e l'approvazione di un manager. Introdurre un sistema di votazione per le decisioni non critiche, per evitare lunghe discussioni e garantire risoluzioni più rapide.
4. Regole del processo di lavoro
Le regole del processo di lavoro consentono a ogni membro del team di lavorare in modo efficiente e sincronizzato. Sono le linee guida operative quotidiane che regolano il modo in cui il lavoro viene terminato.
Esempio: Decidete come devono avvenire i passaggi di consegne. Quando un membro del team completa la sua parte di progetto, deve lasciare un riepilogo dettagliato e i passaggi successivi nella descrizione dell'attività. Applicare la regola che i file e le risorse devono essere caricati in una cartella centrale con convenzioni di denominazione standardizzate per migliorare l'accessibilità.
5. Gestione del tempo e galateo delle riunioni
Queste regole assicurano che il team sia efficiente, impegnato e concentrato senza sprecare ore in attività inutili o in un sovraccarico di riunioni.
Esempio: Impostare una regola che impone ai membri del team di bloccare il tempo di concentrazione sul proprio calendario per evitare inutili richieste di riunione. Istituite una politica di comunicazione asincrona, ad esempio registrando i resoconti delle riunioni e condividendoli con chi non può partecipare dal vivo.
6. Regole per la risoluzione dei conflitti
Le regole per risolvere i disaccordi aiutano a mantenere la professionalità e a ridurre al minimo le interruzioni.
Esempio: Creare una regola di raffreddamento di 24 ore prima di far degenerare i problemi per consentire conversazioni più ponderate e una migliore risoluzione dei problemi.
➡️ **Leggi di più
Come ottimizzare le prestazioni del team durante la fase di esecuzione
Come creare regole efficaci per il team
La creazione di regole per il team è essenziale per far sì che tutti lavorino in modo efficiente. Da fare con attenzione, queste linee guida possono permettere al team di rimanere concentrato, risolvere i conflitti e raggiungere gli obiettivi collettivi con il minimo attrito.
Ecco come creare regole efficaci che siano significative e durature
Passaggio #1: iniziare con uno scopo chiaro
Le regole del team sono le fondamenta del suo funzionamento. Per trarne veramente beneficio, è necessario stabilire il loro scopo. Aiutate il team a capire perché queste regole sono necessarie o quali sfide specifiche affronteranno.
Senza uno scopo chiaro, le regole sono solo parole sulla carta.
Ecco come fare:
- Identificare i punti dolenti: Notare problemi come le scadenze non rispettate, gli errori di comunicazione o la scarsa chiarezza del processo decisionale
- Definire gli obiettivi: Affrontare le sfide con obiettivi perseguibili, come il miglioramento della Sequenza o l'aumento della responsabilità
- Stabilire KPI: Monitorare lo stato con indicatori di performance chiave (KPI), come la percentuale di attività completate in tempo
Impostazione e monitoraggio degli obiettivi del team senza sforzo con ClickUp Obiettivi
ClickUp Obiettivi
consente di creare obiettivi di alto livello e di impostare traguardi più piccoli e misurabili. Questi traguardi possono essere valori numerici, attività specifiche o semplici Vero/Falso.
Supponiamo di voler creare delle regole per una gestione efficace del tempo. Si può creare un obiettivo dal titolo "Regole di gestione del tempo", aggiungere una data di scadenza e assegnare un titolare (che sarà responsabile del monitoraggio del tempo).
All'interno di questo obiettivo, si possono impostare passaggi più piccoli, come "Definire le linee guida per il blocco del tempo" o "Creare un tempo cuscinetto per i ritardi" E con
Attività di ClickUp
è possibile creare facilmente elementi d'azione individuali per ogni passaggio e assegnare il lavoro al membro del team interessato.
Man mano che ogni attività viene completata, l'obiettivo si aggiorna automaticamente per riflettere lo stato di avanzamento.
ClickUp Insights: Quasi il 20% di coloro che hanno partecipato al nostro sondaggio inviano
più di 50 messaggi istantanei al giorno
.
Questo volume elevato potrebbe essere il segnale di un team sempre in fermento per gli scambi rapidi: un'ottima cosa per la velocità, ma anche per il sovraccarico di comunicazioni. Con gli strumenti di collaborazione integrati di ClickUp, come ClickUp Chattare e ClickUp Commenti assegnati, le conversazioni sono sempre collegate alle attività giuste, migliorando la visibilità e riducendo la necessità di inutili follower.
Passaggio #2: Definire ruoli e responsabilità
Definire i ruoli non significa distribuire titoli di lavoro. Si tratta di chiarire chi fa cosa, quando e come. L'assegnazione di persone direttamente responsabili (DRI) rende il tutto ancora più chiaro.
Ecco come definire i ruoli in modo efficace:
- Mappare i flussi di lavoro: Elencare tutte le attività ricorrenti e i progetti gestiti dal team. Per ognuno di essi, chiedetevi: _Chi è il responsabile? Chi lo supporta?
- Assegnare i DRI: Decidere chi sarà il titolare finale (o DRI) di un'attività, di una decisione o di un risultato. Per istanza, in un lancio di prodotto, il DRI per i "contenuti di marketing" potrebbe essere il responsabile della produttività
- **Costruire un manuale del team con sezioni ben organizzate per i diversi ruoli, responsabilità, DRI, ecc. L'obiettivo è archiviare e organizzare tutte le informazioni essenziali del team in un unico luogo per un facile accesso
Create un hub centralizzato di politiche e procedure con ClickUp Docs
ClickUp Documenti
è uno strumento versatile all'interno della piattaforma che consente di creare, organizzare e condividere documenti con il team. Consente di documentare regole, ruoli e responsabilità in uno spazio centralizzato.
Con i ricchi strumenti di formattare di Teams è possibile organizzare facilmente sezioni sui valori fondamentali, sul processo decisionale e sulle pratiche di comunicazione, rendendo il manuale accessibile a tutti i membri del team.
Utilizzate i Commenti assegnati in ClickUp Documenti per migliorare la responsabilità e la titolarità delle attività
Se una sezione del documento deve essere rivista o approvata, è possibile @menzionare un membro del team e lasciare un commento
ClickUp Commento assegnato
per loro. Ad esempio, quando si documentano le responsabilità di un DRI, è possibile taggarlo per confermare i dettagli o apportare modifiche.
Suggerimento: È possibile personalizzare il nome del DRI in base alle proprie esigenze
Il modello di manuali, politiche e procedure per i dipendenti di ClickUp
per iniziare senza dover reinventare la ruota! Questo modello offre un layout strutturato, garantendo che tutte le informazioni chiave siano organizzate e facili da trovare.
Passaggio #3: Prioritarizzare e categorizzare le regole
Se si guarda al quadro generale, è probabile che si debbano documentare centinaia di regole. Tuttavia, non tutte le regole saranno mission-critical. Alcune regole potrebbero essere solo "piacevoli"
Pertanto, è necessario stabilire un ordine di priorità per evitare di essere sopraffatti. Ecco alcuni suggerimenti da fare:
- **Dividete le regole in categorie, come "Comunicazione", "Scadenze" e "Risoluzione dei conflitti"
- **Chiedete cosa non è negoziabile all'interno di ogni categoria. Per istanza, una regola come "Rispondi alle email dei client entro 24 ore" sarà più importante di "Usa i punti elenco nelle presentazioni"
- **Mantenete le regole pulite: puntate a 5-7 regole chiave. Se sono di più, si rischia che le regole diventino carta da parati
Passaggio #4: Sviluppare un quadro di regole per il processo di lavoro
Un quadro di regole del processo di lavoro mostra come le attività si muovono all'interno del team. Senza un quadro adeguato, il lavoro può diventare caotico e i colli di bottiglia possono rallentare lo stato.
Ecco come crearne uno:
- Visualizzare il processo: Identificare come le attività vengono assegnate, completate e passate alla fase successiva. Con Lavagne online ClickUp è possibile visualizzare in modo comprensibile i flussi di lavoro del team. È possibile creare diagrammi e diagrammi di flusso per mostrare come le attività passano da una fase all'altra
Brainstorming e collaborazione visiva con le lavagne online di ClickUp
- Trovare i colli di bottiglia Analizzare i punti in cui si verificano i ritardi. il processo di approvazione blocca i progetti? Da fare il feedback? Evidenziate queste aree e prendete le misure necessarie
- Creare regole: Creare regole per eliminare i colli di bottiglia e velocizzare le operazioni.
ClickUp Brain , l'assistente IA integrato di ClickUp, può aiutare a fare brainstorming, redigere e perfezionare rapidamente le regole del team. Ad esempio, è possibile inserire un prompt come "Suggerisci regole del team per fornire feedback significativi" e specificare il tono o la struttura desiderati
Richiede a ClickUp Brain di generare una bozza delle regole del team
Passaggio #5: costruire un ciclo di feedback
Le regole di feedback creano una struttura e assicurano che i contributi non vengano trascurati o ignorati. Queste regole forniscono una condivisione di ciò che costituisce un feedback costruttivo e di come fornirlo/riceverlo.
Per creare regole di feedback efficaci, seguite questi passaggi:
- Impostazione delle aspettative sulla frequenza del feedback: Stabilire quando e come deve essere fornito il feedback. Utilizzare Promemoria di ClickUp per monitorare le scadenze del feedback e assicurarsi che venga fornito al momento giusto. Ad esempio, se il feedback è richiesto settimanalmente o dopo ogni attività cardine, impostate un promemoria per i membri del team affinché lo rivedano e forniscano i loro contributi
- **Determinare il formato più appropriato per comunicare il feedback in diverse occasioni. Ad esempio, le sessioni di feedback regolari potrebbero essere più adatte per i progetti in corso, mentre i sondaggi anonimi potrebbero essere più efficaci per raccogliere un sentimento più ampio del team
- **Assicurare l'equilibrio: evitare che il feedback diventi eccessivamente critico. È importante creare uno spazio in cui le critiche costruttive siano fornite insieme a un genuino apprezzamento e a un rinforzo positivo per i collaboratori una collaborazione efficace nel team
Passaggio #6: Stabilire meccanismi di risoluzione dei conflitti
I disaccordi sono inevitabili, anche in team coesi. Creare un chiaro meccanismo di risoluzione dei conflitti fa sì che il team ne esca rafforzato ogni volta.
Ecco come procedere:
- Creare uno spazio sicuro: Sottolineare l'importanza di una cultura in cui parlare è incoraggiato. Iniziate a normalizzare i disaccordi, inquadrandoli come una parte naturale e sana del lavoro di squadra, se gestiti con rispetto
- Definire i passaggi di escalation: Sviluppareistruzioni passo dopo passo per la risoluzione dei problemi. Ad esempio: * Passaggio 1: Parlare direttamente con la persona coinvolta (ad esempio, "Ehi, mi sono sentito X riguardo a Y; possiamo parlarne?") * Passo 2: Se il problema non è risolto, coinvolgere il team leader o il gestore del team * Passo 3: Per problemi ricorrenti, programmare una sessione di mediazione formale con le Risorse Umane o con un facilitatore neutrale
🌟 Fatto divertente: Nel 2017, Il promemoria sulla cultura di Netflix ha evidenziato la sua politica di "libertà e responsabilità", che enfatizza la fiducia rispetto alla microgestione. Questa norma è stata accreditata per i suoi team innovativi e ad alte prestazioni.
Passaggio #7: implementare le regole
Successivamente, è necessario introdurre queste regole nel team e creare una condivisione delle aspettative. Ecco come fare.
Iniziate organizzando una riunione iniziale in cui spiegate le ragioni di ogni regola. Utilizzate esempi reali per renderle più comprensibili e incoraggiate i membri del team a fare domande.
Questo aiuta tutti a sentirsi coinvolti nel processo e rafforza la trasparenza fin dall'inizio. A
ogni membro deve comprendere le regole e impegnarsi attivamente a seguirle.
Una volta stabilite le regole, assicuratevi di riconoscere e celebrare coloro che le seguono con costanza.
Riconoscete i team o gli individui che si distinguono, come quelli che seguono i protocolli di comunicazione o il galateo delle riunioni. Ad esempio, se un team segue costantemente le regole di comunicazione, sottolineate il loro lavoro richiesto durante una riunione giornaliera del team o una riunione a livello aziendale.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/automations-1400x971.png Esempio di automazione personalizzata di ClickUp /$$$img/
Automazione di promemoria e altro ancora con le Automazioni ClickUp personalizzate
Per garantire che le regole vengano seguite, automatizzate dove possibile. Con
Automazioni di ClickUp
è possibile impostare promemoria e azioni che si attivano quando si verificano determinate condizioni. Ad istanza, è possibile creare un'automazione per inviare promemoria 24 ore prima della scadenza di un'attività o aggiornare automaticamente la priorità di un'attività quando le scadenze si avvicinano.
Se viene inviata la prima bozza di un manuale del team, è possibile impostare un'automazione per assegnarla all'editor per la revisione. Questo rende più agevole l'applicazione delle regole.
Monitorate il rispetto delle regole e le prestazioni del team con i dashboard di ClickUp
Quindi, monitorate la conformità alle regole utilizzando
ClickUp dashboard
.
Ad esempio, se la regola è che tutte le attività settimanali devono essere completate entro il venerdì, le dashboard possono mostrare la percentuale di attività completate in tempo, fornendo una chiara visualizzazione di come il team sta rispettando le regole.
➡️ **Leggi di più
Guida alle Automazioni in ClickUp (con 10 esempi di casi d'uso)
Sfide nell'applicazione delle regole del team
Le regole del team sono fantastiche in teoria, ma possono essere difficili da applicare in pratica. Queste difficoltà non sono sempre evidenti finché non ci si trova in mezzo.
Vediamo alcune sfide comuni nell'applicazione delle regole (e come risolverle). 🔎
Resistenza al cambiamento
Cambiare non è facile. È nella natura umana attenersi a ciò che ci è familiare (o allo stato attuale), e le nuove idee o le
norme del team
può spesso sembrare un'inutile burocrazia.
☑️ Soluzione: Per ovviare a questo problema, siate trasparenti sullo scopo di ogni norma e su come migliorerà il flusso di lavoro o la comunicazione del team. Coinvolgete i membri del team nel processo, raccogliendo feedback e modificando le norme, se necessario.
In questo modo, si sentiranno più coinvolti e aperti al cambiamento, anziché opporvisi.
Limitato consenso da parte della leadership
Un manager "troppo impegnato" per attenersi ai protocolli del team trasmette il messaggio che le regole non sono importanti.
☑️ Soluzione: Coinvolgere i leader fin dall'inizio nel processo di creazione delle regole per favorire un maggiore consenso. Quando partecipano attivamente alla creazione delle regole, è più probabile che ne supportino l'attuazione.
Conflitto sulle regole
Non tutti saranno d'accordo con tutte le regole. Alcuni potrebbero avere la sensazione di essere controllati da un supervisore. Altri potrebbero pensare che le regole siano ingiuste. Questo porta a tensioni che possono influire sulla produttività del lavoro di squadra.
☑️ Soluzione: Creare uno spazio per conversazioni aperte. Se qualcuno pensa che una regola non sia giusta, chiedetegli di proporre un'alternativa. Utilizzate i dati per informare il vostro ragionamento.
Ad esempio, se una regola è stata introdotta per ridurre le scadenze non rispettate, condividete la frequenza delle scadenze non rispettate prima dell'aggiunta della regola. E se il conflitto continua? Chiedete a una parte neutrale o a un coach di mediare la discussione.
L'obiettivo non è vincere. Si tratta di trovare una soluzione accettabile per tutti.
Regole troppo complicate
Quando ci sono troppe restrizioni, i membri del team possono sentirsi come se stessero camminando su un guscio d'uovo, il che può ridurre la creatività e la motivazione.
☑️ Soluzione: Concentratevi sulle regole più efficaci e importanti che contribuiscono direttamente agli oggetti del team. Mantenete le regole semplici, attuabili e allineate con gli obiettivi generali del team, in modo che sembrino gestibili e mirate.
Incapacità di adattare le regole a team remoti
Con l'aumento del lavoro da remoto, le regole del team concepite per la collaborazione di persona possono non essere adattate agli ambienti virtuali. Questo può portare a incomprensioni o aspettative poco chiare, soprattutto nei processi di comunicazione o di flusso di lavoro.
☑️ Soluzione: Adattare le norme del team per adattarle al lavoro da remoto. Ad esempio, stabilite chiare aspettative per le riunioni online, definite canali di comunicazione appropriati e utilizzate in modo efficace gli strumenti di collaborazione.
Assicurarsi che
team virtuale
i membri hanno accesso a tutte le stesse risorse e linee guida dei team in ufficio, in modo che tutti siano allineati.
Best practice per le regole e la responsabilità del team
Le regole non devono sembrare delle faccende domestiche. Grazie a queste best practice, potete creare delle linee guida che siano rispettate da tutti e che possano creare un team coeso.
Coinvolgere i membri del team
Se dettate le regole dall'alto verso il basso, aspettatevi una certa resistenza. Questo perché i dipendenti sono più propensi a seguire le regole che hanno contribuito a creare.
Ad esempio, se state elaborando una regola sui tempi di risposta alle email, chiedete ai membri del team cosa vi sembra realistico. Forse per alcuni funzionano 24 ore, mentre altri suggeriscono di dare priorità alle richieste critiche.
Suggerimento pro: Utilizzate i Formi ClickUp per raccogliere idee direttamente dai membri del team.
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Modificate e visualizzate in anteprima i vostri moduli senza fatica con ClickUp Form
$$$a Testate le regole con una fase pilota
Prima di diffondere le regole in tutto il team, testatele su scala ridotta.
Ad istanza, sperimentate una nuova regola di comunicazione in un reparto per un mese. Utilizzate il feedback per perfezionare l'approccio prima di un'implementazione più ampia, garantendo un'adozione più agevole.
Rafforzare le regole visivamente
Utilizzate promemoria visivi, come infografiche o dashboard per il team, per tenere le regole ben presenti.
Per esempio, mostrate una guida rapida ai protocolli di comunicazione nelle aree di lavoro condivise o negli hub virtuali. Le indicazioni visive rendono più facile seguire e ricordare le norme.
Bilanciare la flessibilità con la struttura
Se da un lato le regole aggiungono struttura al flusso di lavoro, dall'altro è necessario lasciare spazio alle eccezioni.
Per istanza, se la regola è "rispondi alle email entro 24 ore", chiarite che i problemi urgenti devono avere la priorità anche se ciò comporta un leggero ritardo altrove.
Impostare regole efficaci per il team e ispirare l'esito positivo con ClickUp
La creazione e l'implementazione delle regole del team è solo l'inizio. Il vero valore sta nel modo in cui le adattate e le fate evolvere per costruire un team altamente performante.
Con ClickUp, questo processo diventa più snello e collaborativo. Che si tratti di monitorare obiettivi e KPI o di mantenere un regolamento completo e di automatizzare i controlli di routine, ClickUp vi offre gli strumenti per creare e implementare regole del team che siano davvero in grado di guidare l'esito positivo.
Quindi, andate avanti e iscrivetevi a ClickUp oggi stesso!